بخشی از مقاله
چکیده :
تغییر ساختاری در یک سازمان کلیه جنبههای زندگی کارکنان را تحت تأثیر قرار میدهد. در حقیقت تغییر، اتخاذ یک رویکرد آیندهنگر و تنها راهی است که به کمک آن میتوان آینده را چه بهعنوان یک فرد و چه بهعنوان یک سازمان در دست گرفت. نکته مهم این است که مدیریت تغییر بهعنوان مؤلفه کلیدی تیمهای پروژه مورد نیاز است.
در دنیای رقابتی امروز رمز موفقیت در شناسایی و تمرکز بر عواملی است که برای مشتریان مهم است. مرحله بعد بهبود فرایندهای سازمان برای فراهم نمودن محصول یا خدمات با کیفیت مطلوب مشتریان است . برای تحقق این مهم، از رویکردها و ابزارهای مختلفی استفاده شدهاست . اما ایجاد هماهنگی و هم راستا نمودن این فعالیتها در جهت موفقیت سازمان بسیار مشکل و گاهی اوقات نیز با شکست روبرو شدهاست . در حقیقت آن چیزی که مورد نیاز است داشتن یک سازمان اثربخش برای ارایه محصولات و خدمات بیش ازانتظارات مشتریان درهر زمان است.
-1 مقدمه:
دورانی که در آن زندگی می کنیم به تعبیر مدیران عصر سازمان ها نام دارد. در این دوره پیرامون ما را سازمان های بزرگ وکوچک احاطه کرده است. بیشترین بخش از نیازهای متفاوت ما توسط این سازمان ها برآورده می شوند هر چند که سازمان در طول تاریخ زندگی انسان پیوسته مطرح بوده است اما در واقع از زمان انقلاب صنعتی به بعد بوده که با پیدایش سازمان های بزرگ صنعتی و بازرگانی وایجاد و بسط مؤسسات بزرگ دولتی ، سازمان به عنوان یک پدیده اجتماعی تآکید شد. امروزه سازمان های اجتماعی به عنوان یکی از متنوع ترین وپیچیده ترین نظام ها هستند .
به خاطر این موضوع شناخت علمی این پدیده احتیاج به تجزیه وتحلیل ابعاد متفاوت ساختاری آن را می طلبد . در واقع می توان زمانی نسبت به یک سازمان شناخت پیدا کرد . که ساختارسازمانی و کارکردهای مختلف آن را مورد تجزیه وتحلیل و بررسی قراردهیم .جهت این امر نیاز به شناخت در مورد تئوری های مدیریت ، آشنایی یا ساختار وانواع آن ، طراحی وابعاد معیارهای متفاوت ساختار جهت تجزیه وتحلیل علمی ضروری است.
یکی از راه ها جهت شناخت کامل ودقیق هرسازمانی ، شناخت ساختار آن سازمان است. به عبارت دیگر با شناسایی ساختار سازمانی آن می توان به محیط داخلی آن دسترسی پیدا کرد . این شناخت ساختار سازمانی که رهیافتی است که از پی آن می توان انحرافا ت سازماندهی را مشخص کرد . در دنیای پیچیده وپرازتغییرامروزی بعضی از سازمان ها موفق واثربخش وبعضی دیگر ناموفق و غیر اثربخش و غیراثربخش هستند . چیزی که معلوم است این ست که عوامل گوناگونی در موفقیت واثربخشی سازمان ها تاثیر دارد.
یک سری از عوامل خارج از کنترل سازمان ها وتعدادی هم تحت کنترل سازمان ها هستند . یکی از فاکتورها ، ساختارسازمانی است . بطور کلی ساختاروتشکیلات اداری درهر سازمانی به خودی خود هدف نیست بلکه وسیله ای است برای دستیابی اهداف سازمان ، برای اجرای مؤثر وموفقیت آمیز وظایف ومسئولیت ها . هر سازمان باید دارای ساخت سازمانی ، تشکیلات مؤثر باشد بطوریکه وظایف و مسئولیت ها به وضوح بین واحدهای مختلف تقسیم شده وبه آنها قدرت ، اختیاردربرابرمسئولیت ها و وظایف داده شده است.
ساخت سازمانی وتشکیلات غیراثربخش عمدتا یک عامل مهم درعدم اثربخشی درهرسازمانی معرفی می شود . ازطرفی درک اهداف سازمانی به عنوان اولین گام دردرک سازمان واثربخشی آن آن است . اهداف هر سازمانی باید نشان دهنده علت وجودی ان سازمان باشد .
وقایع ساختاری به گونه ای است که ساختارهای سازمان ها به ساختارهای کهنه ومبتنی برفرضیات قدیمی است که با وظایف کنونی آنها همخوانی ندارد . ساختار سازمانی شهرداری ها نیز در سراسر کشور دچار همین مشکل است . این ساختار بر اساس درجه هر شهرداری بدون در نظر گرفتن وقعیت و مکان آن شهرداری و بصورت تیپی از طرف سازمان شهرداری ها به آن ها ابلاغ می گردد که با نیاز های آن ها هیچ همخوانی ندارد .
فرضیه :
- پیچیدگی سازمان بر افزایش بازدهی تاثیر دارد .
- رسمیت بر افزایش بازدهی شغلی کارکنان شهرداری تأثیر دارد .
- تأثیر تمرکز بازدهی شغلی کارکنان دارد .
1-2 :مبانی نظری تحقیق :
1 -1- 2 -تعاریف :
-1-1-1-2سازمان :
مطالعه روی سازمانها بسیارپیچیده است که این امربه خاطرابعادمتفاوت سازمان است . چون که آنها دارای جنبه های خرد و کلان هستند از دیدگاه کلان ، سازمان یک واحد منسجم است که دارای بخش های ریزتروکوچکتراست پاسکال می گوید " برای اینکه کل رابدانیم باید ابتدا جزئیا ت رابدانیم وبرای اینکه جزئیات رابدانیم باید ازاول کل رابشناسیم."
دیدگاه کلاسیک:
سازمان را به عنوان ساختاری ازقدرت ، هدف، وظایف ، فعالیت ها ، روابط وفاکتورهای متعددی می داند که بین افرادی که بصورت گروهی کارمی کنند وجود دارد .
-2-1-1-2ساختار سازمانی :
هرجا که سخن ازسازمان است ، ساختار در پی آن آمده است وهر جا سازماندهی است ، ساختاردهی مدنظر است .
گری دسلر در کتاب " مبانی مدیریت خود" دربحث سازماندهی اینگونه بیان می کند که " فرایند سازماندهی ، تقسیم کار ضروری است بین واحدها و مشاغل مشخص برای تحقق هدف معین وایجاد هماهنگی برای اطمینان از اینکه این واحدها ومشاغل متناسب با هم عمل می کنند" .
اما هنری منتیزبرگ تقریبا همین تعریف رابرای ساختار می آورد آنجا که می گوید : " ساختاریک سازمان را می توان مجموعه راههایی دانست که طی آن فعالیت های سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم ومیان این وظیفه ها هماهنگی تآمین شود".
دکتر رضائیان در کتاب - - اصول مدیریت ساختار - - طبق گفته دانشمندی اینگونه می گوید که " ساختار سازمانی حاصل فرایند سازماندهی است وعبارتست از : سیستم روابطی که بطور غیررسمی شکل گرفته وبطور رسمی تصویب شده است وحاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند ".
-3-1-1-2تعریف ساختار سازمانی و سازمان - کار
قبل از ورود به مطلب لازم است ابتدا مرز بین دو مفهوم در مورد سازمان، ساختارسازمان و سازمان-کار، مشخص شود . منظور از ساختار سازمانی نحوه تقسیم مسئولیتها و تعداد سطوح تصمیم گیری در سازمان و یا به بیان دیگر نمودار سازمانی است . در حالیکه سازمان - کار معرف نحوه انجام فعالیت و گردش کار درون سازمان است . براین اساس در این متن دو ساختار سازمانی وظیفه گرا و فرایندی با هم مقایسه شده و مراحل حرکت از ساختار وظیفهای به فرایندی شرح داده میشود.
-4-1-1-2تعریف ساختار وظیفهای
ساختارهای وظیفهای براساس جمع نمودن فعالیتهای مشابه در یک بخش شکل میگیرند .این سازمانها به طور سنتی شامل بخشهایی از قبیل بازاریابی، برنامهریزی، تولید، فروش، مالی و سایر بخشهای تخصصی دیگر است . ولی همانطور که در ساختار این نمودارهای سازمانی مشهود است اثری ازنام مشتریان، محصولات و همچنین خدمات سازمان به چشم نمیخورد .
به بیان دیگر گردش کار در سازمان مشخص نیست . در این ساختار هر بخش به صورت مجزا از سایر بخشها هدفگذاری شده و تمرکز هر کدام بر حداکثر نمودن اثربخشی و کارایی واحد خود است . در اینصورت مشخص است که اثربخشی کل سازمان بهینه نمیشود .بعلاوه بدلیل مشخص نبودن ارتباط فعالیتهای روزمره با اهداف استراتژیک سازمان، یکپارچه و همراستا نمودن آنها با یکدیگرنیز بسیار مشکل است . در مورد نیروی انسانی نیز به دلیل تخصص بالای نیروی انسانی و انجام یک کار مشخص، اینگونه سازمانها ازانعطاف پذیری و چالاکی مطلوبی برخوردار نیستند.
-5-1-1-2تعریف ساختار مبتنی بر فرایند - سازمان افقی -
از انتخابهای موجود در مقابل ساختار وظیفهای میتوان به ساختار فرایندی اشاره نمود . این دیدگاه سازمان را به صورت یک سیستم دارای ورودی و خروجیهای مشخص و مجموعهای از فعالیتهای پشت سر هم میبیند . با این زاویه دید مشتریان، تامین کنندگان در نظرگرفته شده و گردش کار سازمان مشخص میشود . وجه تمایز این ساختار آگاه بودن افراد سازمان از ارتباط فرایندها است بنابراین ارتباط محکمی بین فعالیتهای روزمره و اهداف استراتژیک سازمان وجود دارد و تلاش افراد بیشتردر جهت تامین اهداف سازمان سمت و سو میگیرد تا اهداف هر بخش از سازمان به طور مستقل . در این حالت کار تیمی جایگاه بالاتری دارد و فعالیتهای بهبود مستمر با سرعت و کیفیت بهتری انجام میگیرد . اما با وجود مزایایی که برای ساختار فرایندی برشمرده شد،معمولاً سه موضوع در خصوص چنین ساختارهایی مطرح میشود:
اول اینکه عدهای بر این عقیدهاند که چیدن سازمان براساس این ساختارموجب قفل شدن سازمان در یک جهت میشود و سبب مشکل شدن اعمال تغییرات در آنها میشود.
