بخشی از مقاله
چکیده
هدف از این مقاله مرتبط ساختن چندین نرمافزار در قالب یک نرمافزار جامع است. در این صورت به کاربر این امکان داده میشود که در یک محیط با کاربری ساده و روان، به اسناد مربوطه و یا اطلاعات مورد نیاز دست یابد و درعینحال شاهد صرفهجویی در زمان، نیروی انسانی و سایر هزینههای مربوطه بود. در این مقاله طراحی یک سیستم مدیریتی جامع صورت گرفته و سیستم مورد نظر به عنوان ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است. سیستم مدیریتی جامع این امکان را میدهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و کتابهای مختلف را با حفظ محدودههای امنیتی مدیریت نمایید.
با استفاده از نرمافزار جامع مدیریتی میتوان علاوه بر مدیریت اسناد و اطلاعات، داراییهای فیزیکی سازمان را نیز مدیریت کرد به طوری که مدیریت بهینه این داراییها منجر به افزایش زمان در دسترس سازمان و سودآوری و صرفه جویی در هزینههای جاری سازمان گردد. مدیریت داراییها ممکن است شامل مباحثی همچون مدیریت قطعات یک انبار، مدیریت ابزارآلات سازمان، مدیریت حملونقل ادوات سازمانی و یا حتی مباحثی همچون ایمنی، تعمیر و نگهداری و یا خدمات پس از فروش را نیز شامل شود. با استفاده از نرمافزار جامع مدیریتی میتوان همزمان بخش منابع انسانی مورد نیاز برای این اقدامات را کنترل و مدیریت کرد و اقدامات مربوط به مدیریت اسناد این اقدامات را در همین بخش انجام داد.
مقدمه
مدیریت فرآیند کسب و کار - BPM1 - یک رشته مدیریت فرایند گرا است . - KO, 2009 - مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BMP به عنوان یک رشته که با استفاده از روشها، تکنیکها و نرمافزار برای طراحی، تصویب، کنترل و تجزیه و تحلیل پروسههای عملیاتی شامل افراد، سازمانها، برنامههای کاربردی، اسناد و سایر منابع اطلاعاتی از فرآیندهای کسب و کار حمایت میکند، تعریف میشود . - Aalst et al, 2003 - این به معنی این است که BPM با حوزههای هوش مصنوعی - AI2 - به صورت مدیریت دانش - KM3 - ، مهندسی دانش - KE4 - و هوش کسب و کار - BI5 - ارتباط دارد.
در چند سال گذشته با پیشرفت موج سوم BPM، تکامل آن به طور فزایندهای توسط مجموعهای از فناوریهای نرمافزاری پشتیبانی شده است که با هم تلفیق شده و سیستم - BPMS - BPM نامیده شده اند . - Cleveland, 2016 - اسناد تجاری - فاکتورها، نامههای اداری، گزارشهای آماری و غیره - توسط کارفرمایان در حین اجرای کار خود و به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران به طور گستردهای مورد استفاده قرار میگیرند . - Hertzum, 1999 - در محیط کسب و کار امروز، حجم اطلاعات با رشد سریع و یکنواختی در حال افزایش است . - Thalheim, 2013 - شرکتهایی که مدیریت فرایند کسب و کار را اجرا میکنند، روند پردازش خود را بهینه میکنند.
بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار به شرح زیر است: به حداکثر رساندن درآمد و سودآوری، کاهش هزینههای عملیاتی، بهبود خدمات مشتری، کاهش اوراق و کهنگی آنها، مدیریت ریسک و انطباق با سیاست و مقررات. شرکتهای امروز، از کار سنتی با اسناد و مدارک و تلاش بر غلبه بر موانع فنی، مالی و عملیاتی، به سوی اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی - EDMS6 - حرکت میکنند. مزایای EDMS به طور به طور گستردهای شناخته شده است: افزایش امنیت اسناد و کنترل، پشتیبان گیری قابل اعتماد تر، هزینههای مدیریت اسناد و آرشیو پایینتر، کنترل بهتر نسخه، مدیریت دانش و امکان جست و جوی بهتر . - Fenton, 2016 - در حال حاضر راه حلهایی وجود دارد که BPM و EDMS را باهم ترکیب میکنند.
- Xerox, 2016 - - HP, 2016 - ایده کلی یکپارچه سازی سیستمهای مدیریتی و مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر گردش کار در - Pho and Tambo, 2014 - ارائه شده است. حتی شرکتهای کوچک و متوسط - SMEs - نیز با افزایش شمار بیشتری از اسناد و کار که امروزه تولید میشوند، ایمن نیستند. یک سیستم مدیریت اسناد - DMS - میتواند به عنوان یک سیستم کامپیوتری تعریف شود که برای ذخیره، پیگیری و بازبینی اسناد الکترونیکی استفاده میشود.
DMS. - Zantout and Marir, 1999 - شامل دو جزء اصلی است: سیستم ذخیره سازی دادهها، که یک عنصر اساسی در لایه زیر ساخت است و توسط دیگر برنامههای شرکتها مجتمع شده و مورد استفاده قرار میگیرد - Kao and Liu, 2013 - و سیستم مدیریت محتوا که به پیچیدگی مدیریت دادههای اساسی کمک میکند و یک پلتفرم کارآمد برای مشارکت کاربران، اشتراک گذاری و بازیابی محتوای خاص را فراهم میکند - Nath and .Arora, 2010 - در کار حاضر از نرمافزار SQL Server برای ایجاد پایگاه داده و از نرمافزار Visual Studio با زبان برنامه نویسی C# و به صورت برنامهنویسی تحت ویندوز و تحت شبکه برای ایجاد سیستم مدیریتی اسناد استفاده شده است.
مدل پیشنهادی
در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات، بسیار حائز اهمیت است. امروزه در اکثر سازمانها، کارخانجات صنعتی، شرکتها، مراکز اطلاعاتی و مراکزی از این دست، جهت ایجاد و نگهداری اطلاعات مختلفی نظیر اسناد، کتب فنی، ابزارآلات و غیره و نیز دسترسی سریع و آسان به این اطلاعات، کمبود یک سیستم مدیریت جامع احساس میشود. عدم پاسخگویی سیستم سنتی حاضر و نامناسب بودن آن جهت دسترسی به اطلاعات موجود؛ اعم از کتابها، فیلمها، نرمافزارها، اسناد فنی و همچنین ابزارآلات صنعتی باعث شکلگیری ایدهی طراحی نرمافزاری شد که معضلات کنونی را حل و فصل کند. لزوم مدیریت و بایگانی سیستمی کتابها، اسناد فنی، نرمافزارها و فیلمهای آموزشی که در تعداد بسیار و به صورت نامنظم نگهداری میشود. در شکل 1 مراحل ایجاد نرمافزار جامع نشان داده شده است.
ایجاد دیتابیس برای اطلاعات مورد نظر
ایجاد فرم های پیشبینیشده
تکمیل کدهای مورد نیاز
اجرای برنامه
ایجاد فایل اجرایی نصب اجرای نهایی برنامه
این درست است که برنامه تهیهشده در این مقاله برنامه بسیار کاملی نباشد و همیشه میتوان بهتر ازکارهای گذشته سیستم جامع تری نوشت اما باید مطالعات بیشتری به این موضوع اختصاص گردد و بهترین گزینهها را برای سازمانها برنامهنویسی و تهیه نمود. در نسخه اولیه این نرمافزار ابتدا مدیریت کتابها، پروژهها، و اسناد در نظر گرفته شده است ولی در نسخههای بعدی این نرمافزار تلاش برای مدیریت ابزارآلات، تعمیر و نگهداری تجهیزات فیزیکی و سایر پارامترهای مربوط به داراییهای فیزیکی سازمان صورت میپذیرد تا بوسیلهی این نرمافزار زمان در دسترس افزایش و در نتیجه سودآوری سازمان بیشتر شود.
پیاده سازی مدل
عاملهایی که در سیستم مدیریتی و آرشیو کتب و اسناد سازمانی میتوان نام برد عبارتاند از: پرسنل عمومی سازمان برای انواع جست و جوها، امانت گرفتن، تحویل دادن به علاوه متصدی مرکز آرشیو جهت انجام عملیات ثبت، ویرایش، حذف، تحویل، امانت و سایر موارد موجود در سیستم. دیتابیس دیاگرام مربوط به پایگاه داده ی مورد نظر در شکل 2 نشان داده شده است.
