بخشی از مقاله
کلیات مدیریت
فهرست منابع و مأخذ:
1) سازمان و مديريت (آقاي دكتر علي محمد اقتداري)
2) مديريت روابط انساني و روابط كار (آقاي دكتر ناصر ميرسپاسي)
3) اصول و مباني مديريت (دكتر عبدا…جاسبي)
4) تئوريها و اصول مديريت (دكتر عليرضا امير كبيري)
5) سازماندهي پنج الگوي سازگار (هنري مينتربرگ، ترجمه آقايان وزيري سابقي و فقيهي)
6) اصول مديريت (دكتر علي رضائيان)
7) مديريت رفتاري سازماني (پاول هرسي و كنت ايلچ بلانچارد، ترجمه دكتر قاسم كبيري)
8) مديريت اسلامي (محمد حسن نبوي)
9) اصول مديريت (لئونارد كازماير، ترجمه دكتر اصغر زمرديان و آرمن مهروژان)
10) مديريت مالي (ريمودندپي نوو، ترجمه و اقتباس دكتر جهانخاني و دكتر پارسائيان)
11) مديريت توليد (دكتر مهدي الواني و مهندس نصرا… مير رفيعي)
12) مديريت فرهنگ سازمان (دكتر ناصر ميرسپاسي و پريچهر معتمد گرجي)
13) رفتار سازماني (فردلوتانز، ترجمه غلامعلي سرمدي)
14) مديريت عمومي (سيد مهدي الواني)
15) شبكه مديريت (رابرت بليك، ترجمه محمود توتونچيان)
16) روان شناسي مديريت (ادگاردشاين، ترجمه ابوالفضل صادقپور و حبيب بهزادي)
17) سير انديشه اداري و مباني علوم اداري (علي رضا بشارت)
18) مديريت بر مبناي هدف و نتيجه در بخش دولتي (جرج موريسي، ترجمه سيد مهدي الواني و فريده معتمدي)
19) دورة‌عمر سازمان (ايساك اديزس، ترجمه كاوه محمد سيروس)
20) مديريت امور كاركنان و منابع انساني (شيمون ال دولان و شولد راندال اس، ترجمه محمد علي طوسي و محمد صائبي)
21) تئوريهاي ميدريت و مدلهاي سامان (منوچهر كيا)
22) مكاتب مديريت استراتژيك (ناصر مير سپاسي)
23) قابليت انعطاف در ساختار منابع انساني (ناصر مير سپاسي)
24) رفتار در سازمانها (ديويس و نيوسترام جي)
25) تئوري سازمان و طراحي ساختار (ريچاردال دفت، ترجمه علي پارسيان و سيد محمد اعرابي)
26) اصول مديريت (كونتز، ترجمه محمد علي طوسي)
27) اصول مديريت (هاينز، ترجمه سيد امين ا… علوي) – اصول مديريت (سيريل، ترجمه اكبر مهدويان)
مقدمه و نحوة تحقيق:
بعد از گذشت مدت زمان كوتاه، و حضور تازه در دانشگاه درخواستي از سوي اساتيد محترم مبني بر ارائه تحقيق مطرح گرديد. و با توجه به تازه كار بودن اين گروه نحوة گردآوري تحقيق مشكل بود. اما راهنمايي‌ها ی استاد محترم جناب آقاي دكتر سنايي كه بخش عمدة اين فعاليت گروهي را مرهون زحمات ايشان مي‌دانيم، باعث شد كه مراحل تحقيق آسان‌تر جلوه كند.
اما در مرحله بعدي كه همان جمع‌آوري منابع بود با مشكلات متعددي روبه‌رو شديم كه باز از سوي جناب آقاي دكتر سنائي مرفع گرديد. اما از آنجا كه جمع‌آوري منابع در فرصت كوتاه توسط يك فرد سخت بوده و كاملاً ممكن نبود، اين تحقيق را گروهي به مرحلة اجرا رسانديم. در راه جمع‌آوري منابع گروه كوتاهي نكرده و در اين زمان از اساتيد، مديران و افراد داراي تجربه در راه مديريت نيز بهره جسته و از نظرات آنان در امر سازمان و سازماندهي استفاده برده‌ايم.
مجدداً از استاد گرامي، آقاي دكتر سنائي كمال تشكر را داريم كه گردآوري اين تحقيق را محقق ساختن در آخر نيز از آقاي مهندس ابوالفضل نوفلاح كه در جمع‌آوري منابع و نحوة تهيه و تنظيم اين تحقيق گروه را ياري كردند كمال قدرداني را داريم.
با تشكر
حميد نوفلاح
مونا عسكرزاده
مهديه زمانيها
عليرضا نانكلي
مقدمه:
قبل از شروع بحث مورد نظر يعني سازماندهي كمي در مورد نظريه‌هاي مديريت صحبت خواهيم كرد تا با مقدمات مكاتب مديريت آشنا شده و در مورد سازمان و سازماندهي بيشتر صحبت كنيم.
مكتب‌ها و تئوريهاي مديريت:
گرچه مديريت به مفهوم كلي آن سابقه‌اي به قدمت زندگي اجتماعي انسان و حتي بيشتر از آن را دارد، اما آنچه كه به نام دانش مديريت براي مديريت سازمانها و مؤسسات، بخصوص مؤسسات انتفاعي تكامل پيدا كرده است، مربوط به اواخر قرن نوزدهم و عمدتاُ قرن بيستم است.
تا قبل از قرن بيستم سازمانها در مقياس كوچك و با استفاده از روش‌هاي ساده اداره مي‌شدند و هنوز پيچيدگي امروز را به خود پيدا نكرده بودند؛ در حالي كه امروز مديريت‌ها با مسائل گوناگوني همچون جمعيت فزاينده، ركورد، آگاه
ي اجتماعي، كمبود منابع بخصوص منابع انرژي، تورم، تأمين رفاه، رقابت و نظاير آن روبرو هستند.
رعايت همة اين مسائل، همراه با بزرگ شدن نسبي سازمانها و پيشرفت تكنولوژي و استفاده از علوم رياضيات، اقتصاد و كامپيوتر پيچيدگي مديريت را بيشتر كرده است.
پيشرفت مديريت تا انقلاب صنعتي، هماهنگ و محسوس نبود. در سال 1776، آدام اسميت (A.Smith) با اطلاعاتي كه از كارخانه سنجاق سازي بدست آورده بود محسنات تقسيم كار را اعلام كرد كه خود گامي در جهت سازمان و سازماندهي و مديريت بود. البته قبل از آدام اسميت نيز در زمينه مديريت، در برخي كشورها روش‌هايي آزمايش شده بود. مثل روشي كه در «كارخانه كشتي سازي ونيز» در ايتاليا در قرن پانزدهم به كار گرفته شد يعني روش «خط زنجير» (Assembly line) كه در آن قطعات براي ساختن كشتي، با نظم پشت سر يكديگر قرار مي‌گرفتند.
در سال 1832 چارلرز بابيچ (Ch.Babich) رياضي‌دان انگليسي و سازندة ماشين حساب مقاله‌اي به نام «دربارة اقتصاد ماشين‌ها و كارخانه» در زمينة توليد نوشت. بابيچ در اين مقاله براي اولين بار موضوع اختلاف در مهارت و نقش آن در تعيين دستمزد و نيز مفاهيمي از مهندسي صنعتي را به بحث گذاشت. به اعتقاد چارلز بيرد (Ch.Bird) نوشته‌هاي بابيچ مبناي كارها و مطالعات تيلور براي تدوين مديريت علمي قرار گرفت.
مطالب و مقالات در مورد مديريت آنقدر زياد بوده است كه هارولدكونت (.H.Koontz) در سال 1961 مقاله‌اي به نام «جنگل تئوري مديريت» نوشت و اظهار داشت كه در اين جنگل اگر نخواهيم گم شويم به راهنما نياز داريم.
آيا هميشه اين درهم ريختگي خواهد بود؟ يا اينكه تكوين و تكامل آنها به پيدايش يك تئوري مديريت واحد منجر خواهد شد؟ آنچه مي‌توان اظهار داشت اين است كه مي‌توان در ميان انبوه كتب و مقالاتي كه در زمينه مديريت و تحقيق عمليات نوشته شده است؛ خطوط، مفاهيم و گرايشات كلي
را كه معمولاً به شكل يك مكتب فكري در دانش مديريت عرض اندام كرده‌اند، استخراج و تدوين كرد.
اين گرايشات، در كتب مربوط به مديريت در چند مكتب فكري خلاصه شده است كه تعداد آن مختلف و گاهي تا پنج مكتب را در بر مي‌گيرد. ولي در يك تقسيم بندي روشن و مشخص،سه مكتب
اساسي را مي‌توان نام برد و تمامي روش‌ها، اصول و گرايشات را در آنها جاي داد كه عبارتند از: مكتب كلاسيك يا سنتي، مكتب نئوكلاسيك يا روابط انساني، مكتب نوين مديريت يا مكتب مبتني بر تئوريهاي سيستمها.
مكتب كلاسيك:
در اوايل قرن بيستم، نتايج انقلاب صنعتي كه در حدود سال 1790 آغاز گرديده بود بتدريج بثمر رسيد. يكي از مشخصات بارز انقلاب صنعتي ماشيني كردن توليد بود كه زندگي اجتماعي، سياسي و اقتصادي جوامع صنفي اروپا و آمريكا را دگرگون ساخت. برخي از آثار و عواقب انقلاب مزبور را مي‌توان بشرح زير خلاصه نمود:
1) رشد صنايع و توسعه بازرگاني؛
2) گسترش شهرنشيني و ازدياد جمعيت شهرها؛
3) توليد انبوهي و توسعه بازار فروش در نتيجه ازدياد مصرف؛
4) پيشرفت تكنولوژي و استفاده از نتايج تحقيقات علمي در صنايع؛
هر يك از دانشمندان وابسته به اين مكتب، فردگرايي يا رفتار عقلائي سازمان را از زاويه و ديدگاه خاصي تجزيه و تحليل مي‌كنند. معذلک در مكتب كلاسيك يا سنتي توجه دانشمندان صرفا به كالبد (Anatomy) يا ساخت و تركيب سازمان رسمي (Structure) معطوف
گرديده و به رفتار فردي يا گروهي سيستم اجتماعي سازمان عنايتي مبذول نگرديده است.
به علت طولاني شدن سخن و مقدمه مي‌توان فقط به دو نظريه و ديدگاه آن هم فقط در حد معرفي اشاره كرد و مطالعه آن را به عهده علاقه مندان مي‌سپاريم و آن هم بروكراسي وبر و تخصص گرايي فايول اشاره مي‌كنيم. (كتاب سازمان و مديريت / صفحه 6 تا 9).
نئوكلاسيك و نوعدوستي صنعتي:
تا ربع دوم قرن بيستم، نظريه‌هاي كلاسيك و بويژه اصول عقايد تيلور در مديريت سازمانهاي دولتي و خصوصي اروپا و آمريكا نقشي قاطع داشت. اما طولي نكشيد كه نهضت رفتارگرايي (Behavioral Approach) يا اصول روابط انساني در آمريكا تحت رهبري التون مايو (Elton Mayo) شروع شد. با توجه به كثرت مطالعات و بررسي‌هاي مختلفي در اين زمينه بعمل آمده است، خلاصه كردن نظريه‌هاي مكتب رفتارگرايي كار دشواري است. در نوشته‌هاي جديد، نظريه‌هاي مزبور تحت عنوان «نظريه‌هاي نئوكلاسيك» مورد بحث واقع شده است.
بنظر پيروان مكتب رفتارگرايي، مفروضات كلاسيكها دربارة چگونگي رفتار كاركنان در سازمان رسمي بسيار ساده و خارج از واقعيات عيني است، و بهمين دليل كاربرد نظريه‌هاي كلاسيك در سازمانهاي وسيع امروزي محدود است. بعبارت ديگر، كلاسيكها فرد را «انسان اقتصادي» فرض مي‌كردند كه صرفاً تحت تأثير انگيزه‌هاي مادي قرار مي‌گيرد، و بدين ترتيب بنظر آنان فرضيات منطق اقتصادي در مورد انگيزش و توجيه رفتار فرد در سازمانها كافي است، در حالي كه پيروان مكتب رفتارگرايي با استفاده از علوم رفتاري (مانند روانشناسي، جامعه شناسي، مردم شناسي و ساير رشته‌هاي علوم اجتماعي) در مقياس وسيع نشان دادند كه موضوع انگيزش افراد بشر امر پيچيده‌اي است كه تنها با تحقيق از ديدگاه علوم رفتاري قابل درك است، و از اينرو بررسي عوامل مختلفي كه در چگونگي رفتار سازماني افراد مؤثر است براي پي بردن به علل قلت بازدهي كار آنان بسيار مهم است و تنها بدينوسيله است كه مي‌توان در كشف علل قلت بازدهي و برطرف كردن آنها از طريق انگيزش، كارآئي سازماني را بالا برد. بدين ترتيب، بررسي سازمان در چهارچوب علوم رفتاري، موجب شد كه ابعاد تازه‌اي به تئوري، مفاهيم و متودولوژي تحقيق در بررسي‌هاي سازماني افزوده شود.
اين رويداد مهم، بنام نتايج تحقيقات هاثورن (Hawthorne) در بررسي سازمانها راهگشاي شروع يك جريان فكري كاملاً نوين گشت. اين مسير در ابتدا بصورت روي‌آوري مناسبات بشري (Human Relations Apporach) سپس بصورت مديريت منابع انساني (Human Resorce Management) و امروزه بصورت رفتار در سازمانها و يا رفتار سازماني (Organizational Behavior) ادامه يافته و بنا به اعتبار اساسي جريان فكري است كه انسان رفتار و شاغلين سازماني را مبني قرار داده است.
مكتب نوين مديريت يا مكتب مبني بر تئوريهاي سيستمها:
از سالهاي جنگ جهاني دوم در زمينه‌هاي بررسي و مديريتي نظريه نويني گسترش و حاكميت خود را آغاز نمود. اين انديشه نوين به نام «نگرش سيستمي» (System Apporach) از «تئوري عمومي سيستم» كه زيست شناسي بنام «ون برتالنفي» (Von Bertalanffy) آغازگر آن در سالهاي 1920 ميلادي مي‌باشد ناشي مي‌گردد. نظريه سيستم (تئوري سيستم) بيش از يك اصل علمي، يك طرز فكر، يك روش، يك روي‌آوري است كه در بررسي و تحليل رويدادها، وضعيتها و
توسعه و پيشرفتهاي مشخص بكار برده شود. هدف يك چنين روي‌آوري، تجزيه و تحليل واحدها بعنوان سيستمي كه در آنها رويدادهاي مديريتي در جريان است، بررسي روابط مابين واحدها رويدادهاي مديريتي و ماهيت اين روابط، تحقيق دربارة اثرات پيشرفت در يك واحد خاص بر روي
واحدهاي ديگر، و بطور خلاصه تحقيق و بررسي رويدادهاي مديريتي در رابطه با وقايع ديگر و شرايط محيط خارجي مي‌باشد. در اين مكتب سيستم را اينگونه تعريف مي‌كنند:
1) فرهنگ و بستر، سيستم را چنين تعري
ف مي‌كند: سيستم مجموعه‌اي است كه از چندين جزء وابسته به يكديگر تشكيل يافته است.
2) برتالنفي: سيستم را مجموعه‌اي از واحدهاي مرتبط به يكديگر تعريف مي‌كند.
3) جانسون، كست و رازنزويگ «Rosenzweig» مي‌گويند: سيستم عبارت است از آرايش منظم اجزا و عناصر كه به منظور تأمين يك هدف به برنامه، طراحي شده است.
4) رابرت جي ماكلر «Robert.J.Makler» سيستم را به عنوان يك گروه‌بند
ی منظم عناصر مجزا و در عين حال مرتبط به يكديگر به منظور تأمين هدفهاي از پيش تعيين شده تعريف مي‌كند.
بحث مكاتب مديريت طولاني بوده و منابع بسياري در اين مورد موجود خواهد بود و از آنجا كه بحث ما در مورد سازماندهی و سازمان مي‌باشد، به ارائه بيشتر آن نمي‌پردازيم.
«سازمان و سازماندهي»
سازمان وسيله‌اي است براي تركيب منابع انساني و مادي جهت توليد و توزيع كالاها و خدمات. عناصر ضروري سازمان عبارتند از مهارت‌ها و ارزش‌هاي انساني، منابع مادي و تكنولوژي، مديريت به همان عامل انساني اطلاق مي‌شود كه چرخه‌هاي سازمان را به گردش در مي‌آورد و مسير آنرا تعيين مي‌كند. مدير در كالبد سازمان روح مي‌دهد و ارزش‌هاي انساني و مهارت‌هاي اداري را بنحوي درهم مي‌آميزد كه با حفظ تعادل لازم بين ت
خصص (تقسيم كار) و هماهنگي، تحقيق هدفهاي مطلوب به بهترين وجه امكان پذير شود.
سازماندهي: چنانچه عمليات دستگاه بقدري توسعه يابد كه بخدمات بيش از يك نفر احتياج باشد، تشكيل سازمان ضرورت پيدا مي‌كند، زيرا در اينصورت لازم است وظايف متعدد به افراد مختلف محول شود و مساعي آنان بمنظور تأمين هدف مشترك هماهنگ گردد. پس از توسعه عمليات، واحدهاي متعدد سازماني در طبقات مختلف سازمان ايجاد و به هر يك مأموريت خاصي محول مي‌شود.
بدين ترتيب، تشكيل سازمان مستلزم تقسيم كار و طبقه‌بندي وظايف و تفويض اختيار است. بعلاوه سازمان در وهلة اول از افرادي تشكيل مي‌شود كه تمايلات و نيازمنديهاي متعددي دارند. ارضا تمايلات و نيازمنديهاي مزبور تأمين هدفهاي رسمي سازمان را تسهيل مي‌كند. بدين جهت علاوه بر تشكيلات رسمي، مديران دستگاه بايد سيستم اجتماعي سازمان را بنحوي تنظيم كنند كه منطبق با نيازمنديهاي رواني و اجتماعي كارمندان باشد.
تعريف سازمان از ديدگاه‌هاي مختلف:
تعاريف مختلفي درباره سازمان در كتابها و مقالات مربوط به مديريت درج شده است كه تعدادي از آنها اشاره مي‌كنيم:
1) ربرت پرستاس (R.Presthus): سازمانها عبارتند از سيستم‌هاي اجتماعي بزرگ و پايداري كه فعاليتهاي اعضاي آنها براي رسيدن به هدفهاي محدود و مشخص هماهنگ شده است.
2) تالكت پارسنز (Talcott parsons) در كتاب Structure and process in modern societies مي‌گويد: سازمان رسمي، سيستمي از فعاليتها يا نيروهاي دو يا چند نفر است كه اين فعاليتها يا نيروها با آگاهي هماهنگ شده است.
3) مك بلوپتر (M. Blau peter) در كتاب (The sociology of organizations) نيز مي‌گويد: يك سازمان عبارت از سيستمي است براي تحرك و هماهنگي كوششهاي مختلف گروه‌ها (معمولاً گروه‌هاي تخصصي) به منظور دست يافتن به هدفهاي مشترك.
4) ليونيگستن نيز مي‌گويد كه: سازمان عبارت است از جريان تجزيه و تحليل و بررسي تركيب واحدها، مطالعات احتياجات و هدفها و كيفيت ارتباط اين امور با يكديگر بر اثر محركهاي خارجي.
اين تعاريف فقط 4 تعريف از 14 تعريف آمده در كتاب اصول و مباني مديريت نوشته دكتر عبدا… جاسبي است. حال تصور كل تعاريف را داشته باشيد. دريايي از تعريف !!!
توسعه و تكامل اشكال مختلف زندگي در جوامع انساني، سازمانهاي متنوع و متعددي را بوجود آورده است. توسعه نيازمنديهاي متعددي كه منشأ آن تكامل و تغيير شكل زندگي انسان در جوامع مختلف مي‌باشد، بر اهميت سازمان افزوده است. تنوع و تعدد وظايف سازمان ايجاب مي‌كند كه طبق اصول و موازيني تشكيل گردد.
سازمانهاي موجود در هر كشور هدفهاي مختلف دارند، چنانچه هدف مؤسسات نظامي با مقاصد دانشگاه يا فروشگاه و مؤسسات توليدي تفاوت محسوس دارد. ليكن آنچه در كلية سازمانهاي انساني مشاهده مي‌شود و به اصطلاح وجه مشترك جميع آنها محسوب مي‌گردد، اجتماع يكدسته از افراد است كه بطور دسته جمعي تحت رهبري سلسله مراتب سازماني با امكانات محدود بمنظور تحقق مقاصد خاصي همكاري مي‌كنند.
نخست به شرح اموري مي‌پردازيم كه انجام آن براي تشكيل هر سازماني ضروري است. براي تشكيل هر سازماني سه عامل صورت مي‌گيرد:
1) تقسيم كار: براي همكاري مؤثر دسته جمعي بايد مجموع وظايفي كه اجراي آن براي نيل بهدف يعني لازم است بنحوي با رعايت امكانات هماهنگي و كنترل بين افراد و واحدهاي مختلف سازماني تقسيم مي‌گردد كه از تكرار يا تداخل وظايف جلوگيري شود. بنابراين لازمة تشكيل سازمان در درجه اول تقسيم كار و طبقه‌بندي وظايف است.
2) اختيار و مسئوليت: همكاري دسته جمعي بمنظور تأمين هدفهاي مشترك بناچار بايد تحت رهبري سلسله مراتب سازمان انجام يابد، زيرا در غير اينصورت هرج و مرج و خودمختاري جاي نظم و انضباط را مي‌گيرد و تحقق هدفهاي سازمان مشكل مي‌شود. بدينجهت لازم كه حدود اختيارات و مسئوليت‌هاي شاغل هر شغل معلوم و مشخص گردد.
3) روابط: همكاري افراد در يك گروه متشكل بمنظور تأمين مقاصد معين مستلزم اين است كه روابط آنها با يكديگر معلوم باشد. لازم نيست كه اين روابط هميشه تابع قاعده مختار و مرئوس قرار گيرد، ولي در همه حال مجاري ارتباطات بايد معلوم و روشن باشد.
بر حسب عناصر مذكور در بالا، سازمان را مي‌توان «عمل طبقه‌بندي وظايف، تفويض اختيار و تثبيت مسئوليت براي اجراي وظايف، و تعيين روابط بمنظور همكاري مؤثر در انجام هدفهاي سازمان تعريف نمود». (لويس آلن Louis A.Allen) ]كتاب مديريت و سازماندهي [Management and organiation
«سازمان رسمي و سازمان غير رسمي»
Formal Organization and Informal Organization
يكي از نتايجي كه مطالعات هارثون و سپس تحقيق ساير محققان مكتب روابط انساني به بارآورد، كشف وجود سازمانها و گروه‌هاي غير رسمي بود. براي توضيح آن ابتدا سازمان رسمي و سپس سازمان غير رسمي را توضيح مي‌دهيم.
سازمان رسمي:
«سازمان رسمي عبارت است از اختيارات مقالات و روابط بين آنها و كاركنان بر حسب مقررات و قواعد «وضع شده»
بدين ترتيب سلسله روابط بين مشاغل و مقالات سازمانها براي دستيابي به هدف مشخص كه بر اساس طرح و نقشه قبلي برقرار مي‌شود و حدود آن نيز بوسيله مقررات و يا بوسيله مديران مشخص مي‌گردد، سازمان رسمي ناميده مي‌شود.
با اين تعريف معلوم مي‌گردد كه در سازمانهاي رسمي مشاغل و پستهاي سازماني تعريف مي‌شوند و اختيارات و مسئوليتها در هر شغلي يا هر مقام، بصورت دقيق و مدون تنظيم و تشريح مي‌گردد. اما از آنجا كه حدود اختيارات و ارتباطات و همبستگي‌هاي سازماني در سازمان رسمي، بصورت خشك و بي‌روح و به ترتيبي كه مقررات و دستورالعملها تعيين كرده‌اند، در نظر گرفته شده است، اين سازمانها بيشتر به يك سازمان كاغذي تبديل شده‌اند. در هر حال در سازمان رسمي اين موارد روشن و مشخص است:
1) اختيارات و قدرت سازماني هر مقام؛
2) نوع مشاغل كاركنان سازمان و محل سازماني آنها؛
3) كيفيت سلسله ارتباطات رسمي بين افراد؛
4) حدود قلمرو وظايف هر يك از مشاغل و صاحبان مشاغل؛
سازمان غير رسمي:
صاحب نظران دانش سازمان و مديريت گفته‌اند كه سازمانهاي رسمي و بروكراتيك بدون توجه به روابط و سازمانهاي غير رسمي قادر به تحقق هدفهاي سازمان، بخصوص هدفهاي انساني آن نيستند.
همانطور كه در توضيح مكتب روابط انساني گفته شده است، مطالعات هارثون و ساير متخصصان مكتب روابط انساني به كشف گروه‌ها و روابط غير رسمي بين افراد يك سازمان منجر شد. وقتي كه چند نفر در يك سازمان اجتماع كردند تماسهاي مختلفي با هم پيدا مي‌كنند كه با روابط رسمي آنها تفاوت دارد و گاهي به هدفهاي سازمان مربوط نمي‌شود.
روابط شخصي اگرچه بدون شكل و نمودار سازماني ايجاد مي‌شود ولي به علت تكرار و استمرار و به خاطر ارتباط آن با انگيزه‌هاي دروني، بتدريج شكل و نظام خاصي بخود مي‌گيرد تا حدي كه سازمان و روابط رسمي را تحت الشعاع خود قرار مي‌دهند.
بطور كلي سازمان غير رسمي از گروه‌ها و افراد بوجود مي‌آيد كه در درون يك سازمان اداري يا سازمان رسمي اداري روابط شخصي و اجتماعي بين خود هستند. اين روابط از طرف مقامات سازمان به رسميت شناخته نمي‌شود.
خصوصيات سازمانهاي غير رسمي:
1) از آنجا كه سازمانهاي غير رسمي بر اثر خواسته‌هاي افراد، بخصوص خواسته‌هاي دروني آنها بوجود آمده است، نمي‌توان آنها را با دستورالعمل‌هاي خاص اداري ملغي كرد يا از بين برد.
2) بر خلاف سازمانهاي رسمي كه اختيارات از بالا به پائين واگذار مي‌شود، در سازمانهاي غير رسمي معمولاً اختيارات بصورت افقي و يا از پائين به بالا جريان پيدا مي‌كند.
3) سازمانهاي غير رسمي، بر خلاف سازمانهاي رسمي كه ممكن است خيلي بزرگ و گسترده باشند، غالباً كوچك و محدود هستند و تعداد آنها از چند نفر تجاوز نمي‌كند.
4) اختيارات و تفويض آن در سازمان غير رسمي بيشتر بر اساس اعتماد است در حالي كه در سازمان رسمي بر اساس سلسله مراتب و مشاغل قرار دارد.
5) رهبران سازمانهاي غير رسمي، با معيارهايي از قبيل شخصيت، نفوذ معنوي، لياقت، كه بر سن و نظاير آن انتخاب مي‌شوند، در حالي كه در سازمان رسمي ممكن است مسئول يا مديري، هيچيك از اين خصوصيات را نداشته باشد.
6) گروه‌هاي غير رسمي نسبت به تغيير و تحول سازمان رسمي يا غير رسمي مقاومت نشان مي‌دهند.
7) در محتواي شبكه ارتباطات غير رسمي شايعات تأثيري زيادتري مي‌گذارد و اطلاعات درست نيز سريعتر انتقال پيدا مي‌كند (اطلاعات بيشتر در اين زمينه در كتاب Sociology of Organizations نوشته Grusky.Miller بگيرد.)
انگيزه و تحرك در فعاليتهاي اعضاي يك سازمان، روابط داخلي آنها با يكديگر، برداشتها و قضاوت‌ها و عكس‌العملهاي آنان در قبال مسايل مختلف، «رفتار سازماني» (Organization Behaviour) ناميده مي‌شود كه ابتدا مورد توجه مكتب روابط انساني قرار گرفت و موجب كشف گروه‌هاي غير رسمي شد.
با اينكه سازمان غير رسمي را به علت تغيير و تحولات آنها نمي‌توان همچون سازمان رسمي نشان داد، در عين حال كوشش‌هايي براي نشان دادن اين سلسله ارتباطات در سازمان غير رسمي بعمل آمده است.
«تركيب سازمان رسمي»
هر سازمان رسمي طبعاً شكل و تركيب معيني دارد كه بوسيله آن روابط مشاغل بر پايه سلسله مراتب اداري نشان داده مي‌شود. شبكه روابط نامبرده، تركيب سازمان رسمي (Official structure) را تشكل مي‌دهد كه معمولاً بشكل هرم يا مثلثي مجسم مي‌گردد. تجسم نمودار سلسله مراتب سازمان بدين شكل به جهت آن است كه تعداد مشاغل و كاركنان در پايه‌هاي بالاتر كمتر از
رده‌هاي پائين تر است. در رأس هرم سلسله مراتب سازمان فقط يك چهارگوشه قرار دارد كه نماينده يكنفر (رئيس) يا چند نفر (اعضاء هيأت مديره يا كميته در بعضي از مؤسسات) مي‌باشد.
- واحد سازماني (Organization Unit)، يك جزء از كل دستگاه را تشكيل مي‌دهد كه مسئول اجراي يك رشته فعاليتهاي مرتبط است. در نمودار سازمان، واحد سازماني معمولاً بصورت يك مربع (Box) مشخص مي‌شود. بديهي است كه يك سازمان (مانند وزارت اقتصاد) در سازمان وسيع تر ديگر (مانند سازمان دولت ايران) يك واحد سازماني بشمار مي‌آيد، ولي همين سازمان در داخل خود به اجزا متعدد (واحدهاي مختلف) تقسيم مي‌شود.
- رده يا طبقه سازماني (Organization Level)، از تعدادي واحدهاي سازماني تشكيل مي‌شود كه در رديف هم قرار دارند (مانند رده معاونين يا مديران كل يك دستگاه).
- تركيب سازمان رسمي (Organization Structure) به معناي محدود، از جمع رده‌هاي سازماني به ترتيب سلسله مراتب اداري تشكيل مي‌شود. البته چنانكه توضيح داده شد، تركيب سازمانها مفهومي وسيع تر از شبكه روابط رسمي (Official Structure) دارد، و علاوه بر روابط رسمي و وظايف و اختيارات قانوني، شامل سيستم‌هاي فرعي رفتار و عقايد و ارزش‌هاي مشترك افرادي نيز مي‌شود كه جهت مقاصد خاصي با يكديگر همكاري مي‌كنند.
شكل و تركيب سازمانهاي رسمي با حدود حيطة نظارت (يعني تعداد واحدهايي كه زير نظر يك مدير قرار مي‌گيرند) ارتباط دارد. اگر حيطة نظارت مديران وسيع‌تر باشد، سازمان از عرض گسترش يافته (flat Type) و از تعداد رده‌هاي سازماني كاسته مي‌شود، و چنانچه حيطة نظارت مديران محدود شود، سازمان از طول توسعه يافته (Tall Type) و بر تعداد رده‌هاي سازماني افزوده خواهد شد.
مناطق مديريت (Management Zones)
سازمان اداري معمولاً از سه منطقه مديريت، و يك منطقه عمليات، بترتيب زير تشكيل مي‌شود:
1) مديران اداري (Administrative Management) اشخاصي اطلاق مي‌شود كه خط‌مشي و سياست كلي مؤسسه را تعيين مي‌كنند.
مشاوران عالي رتبه كه رياست كل سازمان را در تنظيم برنامه عمومي دستگاه و نظارت بر اجراي آن كمك مي‌كنند، در منطقة مديريت اداري قرار دارند.
2) مديران واسط يا اجرائي (Executive Management) مسئول اجرائي خط مشي و سياست كلي سازمان هستند و در وضع خط‌مشي دخالتي ندارند. بطوري كه قبلاً توضيح داديم، در عمل تفكيك خط‌مشي (Policy) از اداره (Administration) مشكل است. مديران واسط بيشتر وظايف اجرائي را انجام مي‌دهند، منتهي براي اجراي دستورهاي مديران اداري مجبورند كه سياست يا خط مشي اجرائي وضع كنند.
منطقه مديريت واسط از رؤساي ادارات كل، ادارات و دواير تشكيل مي‌شود. كارمندان ستاد تخصصي و كمكي مانند بودجه، حسابداري، كارگزيني، تداركات و روابط عمومي نيز، در منطقه مديرت واسط قرار دارند.
بدين ترتيب ملاحظه مي‌شود كه منطقه مديريت واسط، بر خلاف حوزة مديريت اداري، نسبتاً وسيع‌تر است.
3) مديران سرپرست (Supervisory Management) به اشخاصي اطلاق مي‌گردد كه مؤسسات صنفي با كارگران، و سازمانهاي دولتي با كارمندان مأمور اجراي عمليات، دائماً در تماس و مستقيماً مسئول عمليات آنان هستند.
كاركنان مأمور اجراي عمليات – وظايف ايندسته عبارت از اجراي عمليات اصلي سازمان است و هيچگونه مسئوليت سرپرستي بعهده ندارند. افراد پليس يا مأموران وصول ماليات در مؤسسات دولتي، و كارگران توليدي در بنگاه‌هاي صنفي، جزء كاركنان مأمور اجراي عمليات بشمار مي‌روند.
سه گروه اول ممكن است در هر مورد بيش از يك طبقه از سلسله مراتب سازمان را تشكل دهند.
«تثبيت سازمان»
كلية مؤسسات وسيع، به منظور تثبيت سازمان رسمي خود و تسجيل روابط و اختيارات كارمندان، متوسل به وضع مقررات و موازيني مي‌شوند كه بوسيله قانون و اساسنامه، راهنماي سازمان و شرح وظايف، نمودارهاي گوناگون و دستورالعمل انجام كار تدوين مي‌گردد.
وجود مقررات مدون، ارتباط نزديكي با رشد و قدمت سازمان دارد، وسيله مؤثري براي تثبيت دستگاه و تنظيم روابط افراد بشمار مي‌رود. منتهي شرح روابط، اختيارات و مسئوليت‌هاي افراد و دستورالعمل‌هاي انجام كار، نبايد بقدري غير قابل انعطاف باشد كه مانع پيشرفت امور گردد. بطور كلي مقررات اساسي كه در پايه‌هاي بالاتر سلسله مراتب اداري تنظيم مي‌گردد، بايد كلي و معرف خط‌مشي و سياست عمومي سازمان باشد. بالعكس، مقررات اجرائي كه در منطقه مديريت واسط سازمان تنظيم مي‌گردد، بايد چگونگي اجراي وظايف را با تفصيل توضيح دهد. اين امر با اصل تمركز خط‌مشي و تفويض اختيارات تطبيق مي‌كند.
حال برمي‌گرديم و مختصري در مورد بوروكراسي صحبت مي‌كنيم:
بوروكراسي (Bureaucracy):
سازمانهاي بزرگ براي انجام دادن كارهاي مربوط به خود به دستگاه پيچيدة اداري نياز دارند كه در آن، اختيارات مديران از طريق سلسله مراتب اعمال مي‌شود و كارها بر اساس قوانين و مقررات خاصي صورت مي‌پذيرد. اين سازمانها مبين يك نوع بوروكراسي هستند. البته، بوروكراسي، امروزه مفاهيم مختلفي را بخود گرفته است كه گاهي به خود سازمانها و گاهي آثار و خواص آنها گفته مي‌شود.
عبارت بوروكراسي از دو كلمه بورو به معني دفتر و كراسي به معني حكومت تشكيل شده است كه نخستين بار در قرن هجدهم در فرانسه مورد استفاده قرار گرفت. ولي در طول اين دو قرن بحث‌هاي زيادي دربارة بوروكراسي شده است كه در هر حال با سازمانهاي بزرگ و پيچيده ارتباط پيدا مي‌كند.
- بطور كلي در مورد بوروكراسي در كتابهاي مختلف و مقالات گوناگون، به سه مفهوم مي‌توان برخورد كرد.
- اول: به مفهوم سازمان بزرگ با تمام آثار مثبت يا منفي آن؛
- دوم: به معني عدم كارآئي كه در حقيقت خصوصيات منفي سازمان را بيان مي‌كند
؛
- سوم: به معني سازمان با حداكثر كارآيي كه مفهوم مثبت از عبارت بوروكراسي را ارائه مي‌دهد.
در زبان عامه مردم وقتي صحبت از بوروكراسي مي‌شود منظور عدم كارآيي دستگاه اداري است كه با تشريفات زايد و پيچ و خمهاي غير ضروري خود باعث كندي كارها و اختلال در امور جاري مربوط به مردم مي‌شود و در حقيقت بوروكراسي در مفهوم منفي آن مدنظر قرار مي‌گيرد.
قبل از اينكه وارد بحث بوروكراسي از ديدگاه‌هاي مختلف شويم لازم است به پيدايش و تعريف آن اشاره كنيم.
شكل ابتدايي بوروكراسي در كشورهايي نظير مصر و يونان قديم به هزاران سال پيش بر مي‌گردد و از جهت طرح موضوع، چيز جديد و نوظهوري نيست. اما مفهوم جديد بوروكراسي از اواخر قرن هجدهم، همزمان با گسترش فعاليتهاي دولت و پيدايش دستگاه‌هاي پيچيده اداري جاي خود را در فرهنگ لغات باز كرد. اگر در قديم فقط حكومت‌هاي مركزي مقتدر و دستگاه‌هايي مثل امپراتوري روم. ايران يا كليساي كاتوليك داراي دستگاه بوروكراتيك با سلسله مراتب و تشريفات خاص بود،
امروز علاوه بر اينكه همه كشورها داراي چنين حكومتي با دستگاه بوروكراتيك هستند، در شركت‌ها و سازمانهاي خصوصي نيز نياز به وجود چنين تشكيلات و سازمانهايي اجتناب ناپذير شده است. در هر حال پيدايش بوروكراسي به مفهوم جديد آن به حاكميت گسترده و همه جانبه دولت‌ها در دو قرن اخير بر مي‌گردد. به قول هانز روزنبرگ: (hans Rosenber) «بخش ضروري و مهمي از ساخت
كنوني حكومت، صرف نظر از آن كه در جهت خير بكار افتد يا در راه شر، شامل يك سيستم وسيع و فراگير، متشكل از مديريت حرفه‌اي است و سلسله مراتب مأموران و كارگزاران منصوب آن است كه جامعه كاملاً به آن وابستگي پيدا كرده است. در بدترين حكومت‌هاي استبدادي توتاليتر و در بهترين دموكراسيهاي ليبرال، زندگي ما تا حدود زيادي تحت حكومت نوعي بوروكراسي است.»
ماركسيسم و بوروكراسي:
كارل ماركس (Karl Marx) بنيان گذار سوسياليسم، بوروكراسي را از بعد منفي مورد بحث قرار مي‌دهد و با الهام از نظرات هگل اعلام مي‌دارد كه بوروكراسي باعث تشكيل گروهي خاص مي‌شود كه بصورت پلي بين مردم و حكومت ظاهر مي‌گردد، و اگرچه اين گروه يك طبقه اجتماعي است، اما فاصله طباتي را تشديد مي‌كند.
ماركس بيش از آن كه مسأله كارايي را بررسي كند موضوع از خود بيگانگي انسان‌ها را مورد توجه قرار مي‌دهد. او دربارة سازمانهاي كارگري اظهار مي‌داد كه كارگران كارخانه‌ها به خاطر اين كه مالك وسايل توليد نیستند و محصول كار نيز در اختيار قرار نمي‌گيرد، با كار خود بيگانه هستند. از طرف ديگر بخاطر تخصصي شدن كارها هر كارگر بخشي از كار را بصورت تكراري مي‌ده
د و از مجموعه كار يا كالاي توليدي تصور روشني ندارد. زمان شروع و ختم كار نيز در اختيار آنها نيست و بنابراين كارگران در اين سازمانها از كار خود بيگانه مي‌شوند و بصورت ابزار در مي‌آيند.
بررسي كامل و همه جانبه نظر ماركس و پيروان او از حوصله اين مجموعه خارج است و جا دارد در بحث مربوط به بررسي و ارزيابي نظام ارزشي تجزيه و تحليل شود.
ماكس و بروبوروكراسي: (Max weber)
ماكس، بربوروكراسي را به مفهوم سازمان بزرگي مي‌داند كه داراي سلسله مراتب و قوانين و قواعد مخصوص بوده و در آن تقسيم كار صورت گرفته است. او توضيح مي‌دهد كه بيگانگي تنها در مورد كارگران و ابزار و وسايل آنها نيست و علت آن نيز محدود به موضوع مالكيت سرمايه‌داران نمي‌شود، زيرا كاركنان دولت و سربازان نيز صاحب كار خود و ابزار و وسايل خويش نيستند و موارد استفاده از وسايل را تعيين نمي‌كنند.
ماكس وبر روشن ترين نظرها را درباره بوروكراسي بيان كرده است و به همين دليل همه جامعه شناساني كه دربارة سازمان و سازماندهي بحث مي‌كنند از او بعنوان يك صاحبنظر پیشتاز ياد مي‌نمايند. به نظر ماكس وبر اعمال قدرت (Authority) به سه طريق در سازمانها مشروعيت پيدا مي‌كند كه به اين شرح است:
1- اعمال قدرت بر اساس قانون Legal Authority:
در اين نوع از اعمال قدرت، منطق اعتقاد به قانون وجود دارد و كساني كه بر اساس قانون، در مراتب عالي قدرت قرار گرفته‌اند حق فرماندهي و اعمال قدرت را در قالب قوانين و مقررات دارند. و فرد بر اساس قدرت رسمي و حقوقي كه پيدا كرده است به افراد و سطوح زيردست خود فرمان مي‌دهد و اجراي دستورات آنها به خاطر قدرت و نفوذ معنوي يا شخصي نيست.
2- اعمال قدرت بر مبناي قراردادهاي سنتي Traditional Authority:
اين نوع اعمال قدرت، بر اساس اعتقاد به تقدس سنتهاي باستاني و كهنسالي است كه بر مبناي آن فرمانده‌هان و رؤسا در منطقه خود داراي تقدس هستند و زيردستان بخاطر سنت‌ها به آنها وفادار مي‌باشند و فرامين آن را اجرا مي‌كنند.
3- اعمال قدرت بر مبناي جذبه و نفوذ رهبر Charismatic Authomity:
اين نوع قدرت بر مبناي اختصاص تقدس استثنايي و خاص به يك فرد با نفوذ و يا قهرمان قرار دارد كه اعمال او بعنوان نمونه و الگو انتخاب مي‌شود. قدرت و نفوذ رهبر، منحصر به فرد است و ماكس وبر از او بعنوان كاريزما (Charisma) ياد مي‌كند كه به مفهوم «هديه الهي» (the Gift of grace) است و از فرهنگ لغات مسيحيت گرفته شده است.
در اين نوع سازمان، سلسله مراتب و عناوين و مشاغل بصورت رسمي وجود ندارد و افرادي كه نظرات رهبر را دنبال مي‌كنند پيروان او محسوب مي‌شوند. قدرت رهبر با درگذشت يا كناره گيري او از بين مي‌رود وراثت در آن جائي ندارد.
«سازماندهي Organization»
قبلاً تعاريف متعددي در مورد سازمان داشتيم و حال در مورد سازماندهي سخن مي‌گوئيم.
تعريف سازماندهي:
سازماندهي مستلزم آن است كه منابع – يعني افراد، سرمايه و تجهيزات – به مؤثرترين شيوه براي حصول هدفها فراهم مي‌شود؛ بنابراين سازماندهي شامل تركيب و يگانه سازي منابع است.
تعريف سازماندهي به اين مفهوم است كه سازماندهي به عنوان گروه‌بندي فعاليتها براي رسيدن به هدفها و واگذاري مسئوليت گروه‌ها به مديران با تفويض اختيارات لازم به منظور اعمال نظارت و
تأمين هماهنگي همه جانبه در ساخت سازماني مؤسسه تعريف مي‌شود. تركيب سازماني بايد به طريقي طراحي شود كه معلوم كند چه شخصي چه كاري را بايد انجام دهد و چه كسي مسئول نتايج مورد انتظار است تا موانع ناشي از ابهام و عدم اطمينان در مورد وظايف برطرف گردد و شبكه اتخاذ تصميم و ارتباطات مبتني بر هدفهاي مؤسسه به وجود آيد.
در مفهوم مديريتي اصطلاح سازمان به «ساخت هدفدار نقشها» دلا
لت دارد و اين نيز ساخت رسمي سازمان را تداعي مي‌كند اما در كنار سازمان رسمي همچنان كه در تئوريهاي نئوكلاسيك هم بحث شد نقش اساسي ايفا مي‌كند. در نتيجه ما قبل از وارد شدن به بحث‌هاي اساسي سازماندهي، بطور مختصر سخني از سازمان رسمي و غير رسمي سخن به ميان آورديم.
«نمودارهاي سازماني»
سلسله مراتب سازمان رسمي بوسيله نموداري كه روابط واحدهاي تابعه سازمان و خطوط اختيار و مسئوليت را نشان مي‌دهد، مجسم مي‌گردد. معمولاً سه نوع نمودار بكار مي‌رود:
1) نمودار ساده (Skeleton chart). نمودار ساده تصوير كلي طرح سازمان، سلسله مراتب اداري و روابط واحدهاي تابعه را مجسم مي‌نمايند. خطوط عمودي كه طبقات سازمان را بهم وصل مي‌كند معرف فرماندهي و نظارت مستقيم واحدهاي بالاتر بر واحدهاي زيردست است
.
2) نمودار وظايف (Functional chart). براي هر يك از واحدهاي عمده سازمان مي‌توان نمودار وظايف ترسيم نمود. نمودار وظايف، روابط واحدهاي اصلي را با دواير تابعه بوسيله چهارگوشه‌هاي منظم نشان مي‌دهد. هر چهارگوشه حاوي شرح وظايف و فعاليتهاي شغل معيني است، و در واقع مشخصات شغل را فهرست مانند نمايان مي‌سازد. بعضي مواقع نمودارهاي وظايف ضميمة دفترچه راهنماي سازمان مي‌گردد. در ساير موارد از مجموعه نمودارهاي وظايف بجاي دفترچه مذكور استفاده مي‌شود.
3) نمودار كارگزيني (Personel chart). نمودار كارگزيني از نظر شكل مانند نمودار وظائف است، ولي چهارگوشه‌هاي آن حاوي عنوان شغل و نام شاغل مي‌باشد.
اغلب مشخصات شغل و عنوان و نام شاغل آن يكجا ذكر مي‌گردد، و بدين وسيله شرح وظايف و اطلاعات كارگزيني در نمودار واحدهاي گنجانيده مي‌شود.
نمودارهاي متعددي مانند نمودارهاي زير در مؤسسات دولتي و خصوصي كه طبق اصول عملي اداره مي‌شوند بكار مي‌رود:
1) نمودار جريان كار (work flow chart): مراحل و مراتبي را كه يك عمل معين از ابتدا تا انتها طي مي‌كند، نشان مي‌دهد.
2) نمودار تقسيم كار (work Distribution chart): طرز توزيع كار را ميان كارمندان مختلف نشان مي‌دهد.
3) نمودار صرفه جوئي در حركات (Time and Motion chart) حركاتي را كه يك نفر براي انجام كار بخصوصي بايد انجام دهد، ظاهر مي‌سازد.
4) نمودار تقسيم جا و مكان (space and laeyout chart): وضع محل و قرار دادن وسائل و ابزار كار را مجسم مي‌نمايد.
- بحث مفصل دربارة نمودارهاي فوق در قلمرو درس تجزيه و تحليل اداري است. بدين جهت از توضيح بيشتر در اينجا خودداري مي‌شود.
گرچه نمودارهاي مختلف وسيله مؤثري به منظور تجسم سازمان رسمي و سلسله مراتب اداري بشمار مي‌روند، معذلك نبايد آنها را خالي از هيچگونه نقصي پنداشت زيرا:
1) سازمانهاي امروزي ثابت و لايتغير نيستند و اين موضوع ايجاب مي‌كند كه نمودارهاي سازمان بر حسب تغييرات مربوط مورد تجديد نظر قرار گيرند.
2) كليه فعاليتهاي سازمان را نمي‌توان بوسيله نمودار تشريح نمود و بدين جهت نمودار بمنظور تجسم طرح كلي سازمان و مشاغل اساسي بكار مي‌رود.
3) نمودارهاي سازمان صرفاً روابط رسمي افراد و مشاغل را نشان مي‌دهد، و روابط طبيعي و غير رسمي افراد كه در تحقق هدف و پيشرفت امور سازمان بسيار مهم است نمي‌توان بوسيله نمودارهاي فوق نمايان ساخت.
«تقسيم كار و طبقه‌بندي وظائف در تشكيل سازمان»
شكي نيست كه تقسيم كار و وظائف بين واحدهاي مختلف سازمان يكي از ضروريات سازمانهاي وسيع امروزي است. به مجرد همكاري چند نفر براي نيل به هدفهاي مشترك، تقسيم كار بين آنان ضرورت پيدا مي‌كند. منتهي مسأله مهم چگونگي تقسيم مجموع وظايف متعدد و متنوع سازمان بين واحدهاي مختلف آن است.
براي رسيدن به هدفهاي سازمان، كار بايد به اجزاي قابل اجرا تقسيم شود و به هر يك از افراد سازمان (همراه با اختيار مناسب)، مسئوليت واگذار مي‌شود. بديهي است كه وظايف، ضمن گروه‌بندي بايستي هماهنگ شوند براي تحقق اين امر مراحل ذيل ضروري به نظر مي‌رسد:
1) تعيين و شناسائي فعاليتها: زماني كه هدفهاي اصلي سازمان مشخص شد، هدفهاي اصلي به هدفهاي فرعي، هدفهاي فرعي به فعالیت های اصلي، فعاليتهاي اصلي به فرعي، فعاليتهاي فرعي به مشاغل و مشاغل به وظايف تقسيم مي‌شوند، مشاغل به افراد واگذار مي‌شود و به اين ترتيب، شاغلين مشاغل مي‌دانند كه مسئول چه قسمتي از فعاليت مربوط هستند.
2) گروه‌بندي و واگذاري فعاليتها: تمام فعاليتهاي اصلي مشابه، در يك گروه منظور مي‌شوند و به ادارات و تقسيمات فرعي آنها واگذار مي‌شوند. فعاليتهاي فرعي هر قسمت نيز بعهده دواير گذاشته مي‌شوند. بديهي است كه ويژگي‌هاي مشاغل بايد با خصوصيات شاغلين تطبيق داشته باشد.
3) تفويض اختيار: اشخاصي كه مشاغل تعيين شده را به عهده مي‌گيرند، مسئوليت دارند كه وظايف مربوط را به بهترين نحو ممكن انجام دهند، لذا بايد اختيار متناسب با مسئوليت محوله را داشته باشند. مسئوليت به منزله پس دادن حساب در خصوص اختيارات تفويض شده است.
اصولاً وظايف سازمان به دو نوع تقسيم مي‌شوند: وظايف خاص مديريت و وظائف مربوط به اجراي عمليات.
وظايف مربوط به اجراي عمليات (Operations) شامل كليه فعاليتهاي مختلفي مي‌گردد كه براي به انجام رساندن كار ضرورت دارد. من باب مثال، در يك سازمان بازرگاني اموري از قبيل توليد، فروش و مهندسي جز وظايف مربوط به اجراي عمليات محسوب مي‌شوند. از طرف ديگر، وظايف خاص مديريت شامل وظايفي مي‌گردد كه براي هدايت و رهبري فعاليتهاي ديگران را هدايت و سرپرستي مي‌كنند (از رؤساي دواير كوچك گرفته تا رياست كل سازمان) مدير ناميده مي‌شوند.
انواع سازماندهي:
تقسيم كار يا به عبارت بهتر طبقه‌بندي (Departmenation) در يك سازمان بصورت‌ها مختلف مورد بحث و بررسي قرار گرفته است. آنچه كه مسلم مي‌باشد اين است كه يك طبقه‌بندي ايده‌آل يا بهينه كه براي كليه سازمانها و وضعيت‌هاي مختلف قابل اجرا باشد وجود ندارد بنابراين چارچوب‌هاي مختلفي را براي طبقه‌بندي سازمانها پيشنهاد و تجربه كرده‌اند كه انواع مهم و اساسي آن را توضيح مي‌دهيم:
- طبقه‌بندي بر حسب تعداد (Departmenation by number):
طبقه‌بندي سازمان بر اساس تعداد روشي است كه در ارتش‌هاي قديم و سازمانهاي قبيله‌اي رايج بوده است و امروز روشي كهنه و قديمي بشمار مي‌رود، اگرچه هنوز كاربردهاي مشخصي دارد. اين روش از سازماندهي افراد براي انجام كار مشابه و يكسان زير نظر يك مدير يا فرمانده تحقق پيدا مي‌كند و در آن، اينكه افراد چه كار بايد بكنند، كجا و با چه وسيله‌اي كار كنند اهميت ندارد بلكه اهميت آن در تعداد افرادي است كه در آن مجموع درگير شده‌اند.
از دلايل كاهش اهميت اين روش مي‌توان گفت اول گسترش توسعه تكنولوژي است كه تخصصها و مهارت‌هاي گوناگوني را طلب مي‌نمايد، و دوم اينكه گروهي كه داراي افراد تخصص هستند، از كارايي بيشتري برخوردار خواهند بود، و سوم اينكه تقسيم‌بندي برحسب تعداد، فقط در پايين‌ترين سطح سازماني كاربرد دارد.
- طبقه‌بندي بر حسب زمان (D.by Time):
يكي از طبقه‌بندي‌هاي قديمي در سازمان، طبقه‌بندي بر حسب زمان است كه در سطوح پايين سازمان كاربرد دارد. علت كاربرد اين طبقه‌بندي استفاده از چند نوبت كار در مؤسساتي است كه كار شبانه روزي يا كار براي بيش از يك نوبت در آنها ضرورت پيدا مي‌كند مثل بيمارستانها، آتش
نشاني، كورة ذوب آهن و نظاير آن. اين نوع طبقه‌بندي مزايايي دارد كه عبارتند از: 1- ارائه خدمات خارج از وقت عادي روزانه و تا 24 ساعت كامل شبانه روز 2- ممكن ساختن ادامه كار در فرآيندهاي غير قابل توقف (مثل كورة ذوب آهن) 3- استفاده بيشتر از سرمايه‌گذاري بخصوص در مورد وسايل و تجهيزات سرمايه بروگران 4- بوجود آمدن امكان كار براي كسانيكه در وقت عادي روزانه سرگرم تحصيل يا درگيري‌هاي ديگري هستند.
ي‌توان به اين موارد اشاره كرد:
1) عدم دسترسي احتمالي به كادر سرپرستي در نوبت‌هاي شبانه؛
2) ايجاد خستگي براي كساني كه در نوبت شب كار مي‌كنند و يا كساني كه نوبت كاري آنها مرتب تغير مي‌كند؛
3) ايجاد مشكلات در هماهنگي و ارتباطات بين كاركنان و مشتريها و يا مراجعان بخاطر تغيير نوبت؛
4) افزايش هزينه‌هاي محصول يا خدمات در اثر نرخ بيشتر آنها در خارج از نوبت روزانه؛
