بخشی از مقاله
چکیده
در آیندهای نه چندان دور، سازمانها با سطح فزایندهای از پیچیدگی روبرو خواهند شد. متخصصین معتقدند که فقط معماری سازمانی است که می تواند به سازمانها کمک کند تا آنها را سازگار، منعطف و تعامل پذیر نگاهداشته و بتوانند راهکارهای مناسب جهت مدیریت این پیچیدگیها را اتخاذ و اعمال نمایند. سازمانهای بزرگ و پیچیده آتی، برای حصول اطمینان از موفقیت خود، ناگزیر از شناسایی و تحلیل چالشهای آینده و یافتن راهکارهای آن با رویکردی آیندهپژوهانه هستند. ناهمگونی نیروی کار از یک طرف و مجازی و بدونمرز شدن سازمانها از طرف دیگر، ایفای موثر نقش در ارتباط با مسئولیت اجتماعی سازمان، پیچیدگیهای مدیریت مشتریان، شرکاء و رقبای بدون مرز و تغییرات غیر قابل پیش بینی از جمله مسائل آینده سازمانها می باشد.
چارچوب معماری زکمن، با چشم انداز کلان به سازمان، قالب مناسبی است که برای بررسی چالش ها مورد استفاده قرار گرفته است. این پژوهش توصیفی پس از طبقهبندی چالشهای بزرگ، مدلی را به عنوان راهکار شامل دو بخش مفهومی - نظریه های غلبه بر پیچیدگی و عدم اطمینان - و ابزاری - زبان مدلسازی ترکیبی - ارائه نموده است.
.1 مقدمه
در سازمانهای امروزی که اغلب دارای ابعاد و ساختارهای پیچیده و از نظر فیزیکی توزیع شده هستند، تنها ذکر اینکه چه کارهایی باید توسط چه کسانی - شرح وظایف - انجام شود کافی نیست، بلکه فرآیندها، دادهها، اهداف و نقش افرادی که در سازمان انجام وظیفه میکنند باید با اهداف و راهبردهای سازمان که در قالب برنامهریزی راهبردی ارائه می شوند، همخوانی داشته باشد. چنین امری مستلزم آن است که سازمان دارای یک نقشه از تمام ابعاد خود باشد تا بتواند با استفاده از این نقشه، روابط بین ابعاد سازمان را درک نموده و در صورت نیاز با تغییرات هماهنگ نماید.
سازمانهای امروزی باید در دنیای مدرنی دوام بیاورند که در یک چشم بهم زدن، همراهان تبدیل به مخالفان و مخالفان تبدیل به همراهان میشوند. به علاوه، بسیاری از تکنولوژیهای درهم گسیخته نیز تقریباً از نقطهی رأس ورود به جریان اصلی یا کمین کردن برای افق گذشتهاند. تکنولوژیهایی مانند رایانش ابری، پهنای باند اتصال دائم، محاسبات دائمی و پرینت نمودن سه بعدی میتوانند نشانههای احتمالی تغییرات عمیق نزدیکی در زندگی مان همانند تلویزیون و تلفن باشند. در مجموع، دنیا تبدیل به یک مکان پیچیده شده که سازمانهای پیچیدهای در آن ایفای نقش مینمایند.
.2 بیان مسئله
پیچیدگی رو به رشد سازمانها، ناهمگونی نیروهای کاری و نمود مواردی مانند قدرت طلبی و مالکیت و عدم مسئولیتپذیری کارکنان، مجازی و بدون مرز شدن سازمانها، افزایش آگاهی، درک و انتظارات عوام مردم و مواجهه با مسئولیت های اجتماعی، پیچیدگی های مدیریت مشتریان، شرکاء و رقبای بدون مرز، پیچیدگی درک انشعابات تغییرات، و عدم وضوح و روش مناسب برای حل مشکلات، ما را بر آن داشت که در زمینه این چالشها بررسی بیشتری نموده و در پی یافتن راهکارهایی جهت غلبه بر آنها با بهره گیری از معماری سازمانی باشیم.
.3 ضرورت و هدف تحقیق
هدف این پژوهش تجزیه و تحلیل چالش های آتی سازمانهای بزرگ با چشم انداز چارچوب زکمن1 است. در ادامه، بررسی نظریه ها و معرفی روشها و ابزارهای مقابله با آنها مورد توجه قرار خواهد گرفت.
.4 مبانی نظری تحقیق
.4.1 معماری سازمانی
معماری سازمانی؛ چارچوبی برای تببین، هماهنگسازی و همسوسازی کلیه فعالیت ها و عناصر سازمان در جهت نیل به اهداف راهبردی سازمان می باشد.[4] این مهم، تمام جنبههای سازمان نظیر کاربران، موقعیت جغرافیایی سیستمها، نحوه توزیع آنها، فرآیندهای حرفه، انگیزه کارها، راهبردها، ماموریتهای سازمان و غیره را در نظر میگیرد.
افراد مختلف در سازمان میتوانند کاربردهای مختلفی از معماری سازمانی داشته باشند.پس از تولید محصولات معماری، محصولات فوق در اختیار ذینفعان سازمان قرار داده میشوند. توصیفهای موجود در محصولات فوق که عمدتاً به صورت گرافیکی ارائه میشوند، کمک زیادی به تصمیمگیریها، تحلیلهای راهبردی، ارزیابی و اصلاح فرآیندهای حرفه، ارزیابی و سنجش کارائی، پیش بینی و برنامه ریزی تغییرات، ارزیابی هزینهها و غیره مینماید. هر کدام از افراد فوق، بسته به جایگاه خودشان میتوانند روی دیدگاه خاصی از معماری متمرکز شوند.
در تدوین طرح معماری سازمانی، سه چشم انداز در نظر گرفته می شود که عبارتند از: الف - معماری وضع موجود: تحلیل وضعیت موجود سازمان در سطوح مختلف آن، ب - معماری وضع مطلوب: چشم اندازی از آنچه که میخواهیم سازمان در آینده معین به آن برسد و گویای وضع آتی سازمان بر پایه راهبردها، اهداف و برنامههای دراز مدتاست و ج - طرح گذار:3 سندیراهبردیومنظمباهدفبرنامهزمانیلازمبرای انتقال سازمان از وضع موجود به وضع مطلوب می باشد. معماری سازمانی رویکردی است که می تواند موارد مذکور را از حالتی غیرملموس و مبهم خارج ساخته و در قالب مستنداتی فنی و روشن به تصویر بکشد.از جمله ویژگیهای کیفی معماری سازمانی میتوان به مواردی همچون همگرایی 4، هم-ترازی5 ، قابلیت نگهداری، یکپارچگی6، قابلیت اطمینان، کارایی، امنیت، قابلیت استفاده و قابلیت اجرا را نام برد.
.4.2 چارچوب معماری سازمانی زکمن
زمینه معماری سازمانی در سال 1987 با انتشار مقالهای با نام »چارچوبی برای معماری سیستمهای اطلاعاتی« توسط جان زکمن پایهگذاری گردید. در این مقاله، زکمن به چالش و چشمانداز معماریسیستمهای اطلاعاتی اشاره میکند؛ چالشی که عمدتا به مدیریت سیستمهای توزیع شده1 همراه با پیچیدگی در حال افزایش، مربوط است.
چارچوب زکمن را به عنوان "هستیشناسی سازمانی" یا نظریه وجود مولفه های یک سازمان مینامند. زکمن، این چارچوب معماری سازمانی را به عنوان یک الگو تعریف میکند، زیرا برخورد میان دو دستهبندی تاریخی که هزاران سال پیش رخ داده اند را ارائه مینماید. این چارچوب یک ماتریس 6*6 است که ستونها نماینده اساس ارتباطات یا پرسش های اساسی برای مثال چه، چگونه، چه زمانی، چه کسی، کجا و چرا می باشند. سطرها، نظریه مادیت را نشان میدهند.
تبدیل یک مفهوم انتزاعی به یک نمونهسازی از طریق چشم اندازهای طراحی متفاوت در این چارچوب مورد توجه قرار میگیرد . یک تصور غلط درباره سطرها، آن است که سطرهای پایینتر، فیلترشده سطرهای بالاتر هستند و سطرهای پایینتر، شرح مفصلتری از سطرهای بالاتر فراهم مینمایند. این صحیح نیست، زیرا هر سطر تمام مدلهای سازمانی را از یک چشمانداز خاص ارائه مینماید و ممکن است سطوح متفاوتی از جزئیات در هر سطر بخصوص وجود داشته باشد.
.4.3 چالش های آینده سازمانها
در آیندهای نزدیک، سازمانها با سطوح رو به رشدی از پیچیدگی و عدم قطعیت روبرو خواهند شد. افراد بسیاری معتقدند که معماری سازمانی به سازمانها کمک خواهد نمود تا با طراحی سازمانهای سازگار و انعطافپذیر و سیستمهای اطلاعاتی آنها، با چنین زمینه مشکلسازی برخورد نمایند. این مقاله چالشهای بزرگی را مطرح میکند که ما معتقدیم سازمان ها در آینده با آن روبرو خواهند شد و نیاز به هدایت آنها بوسیله معماری سازمانی میباشند. به عنوان اولین گام در استفاده از معماری سازمانی به عنوان راه حلی برای غلبه کردن بر چالشهای شناخته شده، چارچوب کاری معماری سازمان زکمن مورد استفاده قرار گرفته تا بحث را هدایت و تشکیل دهد. پژوهش حاضر، چالشهای بزرگ را ارائه میدهد و تئوریها و مدلهای امیدبخشی را برای هدایت آنها مورد بحث قرار میدهد
.4.4 ادوات استفهامی زکمن
زکمن چنین مشخص مینماید که ستونها در چارچوب، اصول ارتباطات هستند. برای مثال "چه"، "چگونه"، "چه زمانی"، "چه کسی"، "کجا" و "چرا" و پاسخها به این ادوات پرسشی، به یک تحلیلگر اجازه خواهند داد تا تمام جنبه های هر موضوع مهندسی را توصیف نماید. برای این چارچوب، زکمن به صورت خاص آنچه که ادوات پرسشی در متن سازمانها نشان میدهند را تعریف مینماید، برای مثال، پرسش "چه"، به مجموعههای موجودی، "چگونه" به جریانهای فرایند، "کجا" به شبکههای توزیع، "چه کسی" به تخصیصهای مسئولیت، "چه زمانی" به چرخههای زمانی و "چرا" به مقاصد انگیزشی ترجمه میشوند. برای پذیرفتن توصیف جامع یک سازمان، ادوات پرسشی زکمن با دو چشمانداز زکمن که در قسمت بعدی شرح داده شدهاند ترکیب میشوند.
.4.5 چشماندازهای زکمن
سطرها در چارچوب زکمن، چشماندازهای متفاوتی درباره سازمان از دیدگاه ذینفعان متفاوت نشان میدهند. سطر چشمانداز اجرایی، چشمانداز یک مجری، احتمالاً هیئت مدیره یا مدیریت اجرایی را نشان میدهد که در رابطه با موقعیت سازمان شناسایی شده درون دامنه عملکرد خود مورد توجه قرار میگیرد.
سطر مدیریت کسبو کار، چشم انداز مدیریت کسب و کار را نشان میدهد که عموماً، رئیس هیئت مدیره یا مدیر ارشد اجرایی سازمان است. سطر معماری، چشمانداز معماری کسب و کار را ارائه میدهد. سطر مهندسی، چشمانداز مهندسان سازمانی علاقمند به ساخت یا طراحی بلوکهای ساختمانی شناخته شده توسط معماری را نشان میدهد. سطر تکنسین، چشمانداز تکنسینهای کسب و کار مانند اجراکنندههای پایگاه داده و اجراکنندههای سیستم جریان کاری را ارائه مینماید. سطر سازمان، چشم انداز اجرایی سازمان را نشان میدهد.
.5 مؤلفههای تحقیق
بررسی چالش های آینده سازمانها با چشم انداز زکمن در چارچوب معماری سازمانی زکمن
در چارچوب معماری سازمانی زکمن، هر سطر و هر ستون به صورت مستقل، به عنوان روشی برای تعمیم دادن ایدهها و انعکاس دادن اینکه چگونه سازمانها میتوانند در آینده تغییر کنند و بر اساس دانش کنونیمان با چه چالشهایی روبرو خواهند شد، استفاده شده است. از این چارچوب، به عنوان روشی برای ساختارسازی یک فعالیت گروهی متمرکز با شرکتکنندههای متفاوت از کشورها و نظامهای مختلف استفاده شده است.هنگامی که لیست ایدههای پیشنهادی پر شد، به صورت انتخابی ایدههای مختلف را به سه چالش بزرگ ترکیب و منسجم شد که به عنوان هسته مقاله عمل مینمایند.
آنچه در ذیل ارائه شده خلاصهای از نتایج بدست آمده از فعالیت گروهی متمرکز میباشد. با توجه به اینکه فعالیت چگونه ساختاردهی شدهاند، هر یک از ستونها و سطرها به صورت مجزا مورد بحث قرار گرفتند و در نهایت ترکیب ذیل ارائه شد.
.5.1 چالش کلمه پرسشی "چه"
کلمه پرسشی "چه"، درباره مجموعهای از موجودیتها است که سازمان بایست دنبال و مدیریت نماید و ممکن است چندین کاربرد داشته باشند
