بخشی از مقاله
چکیده
فضای کسبوکار متلاطم و بشدت رقابتی امروز باعث شده است تا پژوهشگران حوزه مدیریت بیش از گذشته در پی یافتن ابزارهای پشتیبانی باشند که هم قابل اعتمادتر از گذشته باشند و هم بتوانند مدیران پروژه را در مدیریت چالشهایی که در پروژه-هایی با پیچیدگیهای بالا با آنها روبرو میشوند، یاری ر سانند.
پژوهش حاضر با هدف بررسی ضرورت استقرار یک سیستم ارزیابی عملکرد به منظور ارزیابی و کنترل پروژهها شکل گرفته است. بر اساس جمعآوری دادهها از طریق استفاده از ابزار مصاحبه با خبرگان، نتایج این پژوهش در قالب بیان ضرورت و خصوصیات یک سیستم ارزیابی عملکرد مناسب از نگاه خبرگان ارائه شده است. گفتنی است تأکید این پژوهش بر پروژههای بزرگ مقیاس صنعت ساختمان بوده است.
مقدمه
یکی از چالش برانگیزترین حوزههای کسبوکار امروز، حوزه مدیریت پروژه است که در دهههای اخیر، توجه بسیار زیادی را به خود جلب نموده است. مدیریت پروژه یکی از مهم ترین عناصر در رقابتپذیری و رشد سازمان ها بهشمار میرود. امروزه هیچ سازمانی نمیتواند بدون پروژه ها دوام داشته باشد چراکه پروژهها بهترین محرکه های نوآوری و تحول در سازمانها هستند؛ آنها ایدهها و استراتژی را به محصولات و خدمات تبدیل میکنند و در خلق مزیت رقابتی برای سازمانها نقشی کلیدی بر عهده دارند.
علی رغم بهبودهای قابل توجه مدیریت پروژه در سالهای اخیر، هنوز هم گزارشات بسیاری از وجود آمار بالایی از پروژههای شکست خورده و یا چالشی خبر میدهند. یکی از دلایل اصلی در این زمینه را می-توان عدم بکارگیری درست ابزارهای سنجش عملکرد مناسب در زمان مناسب دانست.
یک سیستم ارزیابی عملکرد مناسب میتواند میان سنجههای عملکردی و برنامههای استراتژیک پروژه و عوامل کلیدی موفقیت در آن ارتباط مناسبی برقرار نماید چراکه استفاده از سنجههای عملکرد، مدیران پروژه را قادر میسازد تا همیشه از این موضوع اطمینان حاصل کنند که آیا پروژه تحت مدیریت آنها، در مسیر درست خود حرکت میکند یا نه. علاوه بر این، پروژهها تنها دربردارنده منافع مالی نیستند بلکه بسیاری از منافع حاصل از پروژه-ها نامشهود میباشند.
دانستن این نکته ضروریست که ارزیابی عملکرد، بدون شناسایی مواردی که به درستی اندازهگیری شوند، امکانپذیر نمیباشد. بدون وجود معیارها و سنجههای کارا برای اندازه گیری آنها، مدیران به درستی نمیتوانند به شرایط پاسخ دهند و باعث تقویت اقداماتِ نامطلوبِ تیم پروژه خواهند شد. همچنین ایناهداف کمّی هستند که امکان تحقق سنجهها را بصورت عملی فراهم میآورند و در نهایت اقدامات و ابتکارات مدیران و تیم پروژه در راستای اهداف کمّی به مدیریت مؤثر میانجامند
شکل 1 زنجیره الزامات مدیریت کارآمد را نشان میدهد.
ادبیات پژوهش
صنعت ساختمان، صنعتی بزرگ، پیچیده و پویا است [4- 2] که بهعنوان یکی از عظیمترین صنایع جهان، در سراسر دنیا روندی رو به رشد دارد و کمک شایانی را به اقتصاد بسیاری از کشورها نموده است .[5] اما ارزیابیهای گذشته و کنونی در حوزه صنعت ساخت نمایانگر این مطلب است که این صنعت در تحویل اهداف پروژهای خود موفق عمل ننموده است. بسیاری از پروژههای موجود در این صنعت، دارای تأخیرهای زمانی، هزینههای پیشبینینشده و نواقص کیفی هستند
بهطورکلی علل شکست پروژه را میتوان به سه دسته عمده تقسیم کرد :
.1 اشتباهات مدیریتی: این دسته، نتیجه شکست در مدیریت ذینفعان است و احتمالاً ناشی از عدم جلوگیری از وقوع تغییرات زیاد و غیرضروری در محدوده، عدم توفیق در برقراری حاکمیت مناسب در پروژه، امتناع از اتخاذ بهموقع تصمیمها و نادیده گرفتن درخواست کمک مدیر پروژه میباشد.
.2 اشتباهات برنامهریزی: این دسته ناشی از مدیریت پروژه ضعیف است و احتمالاً به خاطر عدم پیروی از اصول مندرج در کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه، در اختیار نداشتن یک »کلید پایان اضطراری« در برنامه، عدم برنامهریزی برای ممیزی پروژه یا ارزیابی سلامت و همچنین عدم انتخاب سنجههای مناسب پایش میباشد.
3. تأثیرات خارجی:این دسته معمولاً ناشی از شکست در ارزیابی صحیح عوامل محیطی ورودی میباشند. این موارد شامل زمانبندی اخذ مصوبات و اختیارات از اشخاص ثالث و درک ضعیف فرهنگ و سیاستهای کشور میزبان است.
صنعت ساختمان بهعنوان یکی از پروژه محورترین صنایع موجود [8] در جهان، بیش از هر زمان دیگری نیازمند پروژههایی است که بهره-ورتر از گذشته بوده و بتوانند خود را با محدودیتهای منابع و تعارضاتی که با دیگر پروژهها در محیطهای چند -پروژهای - یکی از مشخصههای بارز صنعت ساختمان - [9] به وجود میآید، تطبیق دهند. بهرهوری پروژه به همراه تأثیر آن بر سازمان با لحاظ نمودن نیازهای آینده، بهعنوان یکی از مهمترین ملاکهای موفقیت پروژه معرفی شدهاند
گفتنی است بهرهوری یک بنگاه اقتصادی متأثر از دو عامل کلیدی یعنی کارایی و اثربخشی است. با توجه به نوع ارتباط این دو عامل و تأثیر منطقی آنها در بهره وری، تمرکز بیشازحد بر یک عامل بدون در نظر گرفتن نقش مؤثر دیگری، کیفیت بهرهوری یک مجموعه را تضعیف مینماید. درواقع، وجود اثربخشی و کارایی در کنار یکدیگر، شرط لازم و کافی برای تحقق بهرهوری بهینه است. شکل 2 نحوه این ارتباط را نشان میدهد
شکل :2 ارتباط میان بهرهوری و کارایی و اثربخشی
کارایی و اثربخشی، واژگانی هستند که در برخی از متون بجای یکدیگر بکار میروند .[12] رایجترین تعریف برای این واژگان، انجام کارهای درست برای تعریف اثربخشی و انجام درست کارها برای تعریف کارایی است .[15- 13]
با توجه به نقش و اهمیت پروژهها در عصر حاضر و لزوم بهکارگیری مؤثرترین روش ها برای رسیدن به موفقیت در آنها و درنتیجه موفقیت سازمانها، همواره باید در جستجوی جدیدترین و معتبرترین روشهایی باشیم که بتوان توسط آنها عملکرد فعلی پروژهها را ارزیابی نموده و برای پیشرفت آنها برنامهریزی نمود.
مدیریت عملکرد، فرآیندی است که در آن یک بنگاه عملکرد خود را در راستای اهداف و استراتژیهای عملیاتی و کسبوکار خویش مدیریت مینماید. هدف این فرآیند ایجاد یک سیستم کنترلی حلقه بسته در سرتاسر سازمان میباشد؛ جایی که استراتژیهای کسبوکار و استراتژیهای عملیاتی یک بنگاه بر تمامی فرآیندهای کسبوکار، فعالیتها، وظایف و کارکنان گسترش یافته و بازخورد این فرآیند توسط سیستم ارزیابی عملکرد به منظور توانمندسازی برای تصمیمات مدیریتی مناسب کسب میشود
شکل :3 سیستم گسترش و بازخورد چرخه بسته برای فرآیند
ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد پروژه بطور خاص عبارتست از شناسایی، سازماندهی و ارائه اطلاعات مربوط به هزینه، زمانبندی و اطلاعات عملکردی بطوریکه این اطلاعات، مدیران پروژه را در تحلیل موازنه میان این مؤلفهها و اتخاذ تصمیمات بهتر یاری کند. ویژگی مهم سیستم ارزیابی عملکرد پروژه این است که این سیستم باید اطلاعات بهنگام را برای تصمیمگیری و شناسایی سنجههای اصلاحی ضروری فراهم نماید. یک سیستم ارزیابی عملکرد بهینه، بید قادر به پاسخگویی به سؤالات زیر باشد :
1. وضعیت کنونی پروژه در قالب متغیرهای زمان و هزینه چیست؟
2. تکمیل پروژه به چه مقدار بودجه نیاز دارد؟
3. پروژه چه وقت تکمیل میشود؟
4. آیا مشکلات بالقوهای وجود دارند که اکنون قابل ذکر باشند؟
5. دلایل تجاوز هزینه یا زمانبندی از مقادیر مورد انتظار چه مواردی هستند؟
6. در برابر بودجه هزینه شده، چه بدست آمده است؟
7. اگر هماکنون هزینهها از مقادیر مورد انتظار تجاوز نموده است، آیا میتوان بر اساس آن میزان سربار هزینه در انتهای پروژه را پیشبینی نمود؟
سنجههای عملکردی در این سیستم ارزیابی عملکرد باید قادر به جمعآوری دادههای مناسب برای پاسخگویی به سؤالاتی از این قبیل باشند.
به عقیده کیس1، خصوصیات ویژهای وجود دارند که سیستمهای سنجش عملکرد و مدیریت موفق پروژه را متمایز میسازند. برخی از این خصوصیات عبارتند از :
1. یک چهارچوب مفهومی برای سیستم ارزیابی عملکرد و مدیریت، مورد نیاز است. چهارچوبی مشخص و هماهنگ که همه مدیران پروژه و تیم پروژه، آن را درک نمایند و از اهداف و مجموعه نتایج حاصل از آن حمایت کنند.
2. ارتباطات مؤثر بیرونی و داخلی کلید سنجش عملکرد موفق است. ارتباطات مؤثر با کارکنان، مالکان فرآیند، کاربران داخلی و ذینفعان برای توسعه و گسترش موقق سیستمهای مدیریت و سنجش عملکرد با رویکرد مدیریت پروژهای، حیاتی است.
3. پاسخگویی برای نتایج باید به صورت شفافی به افراد تخصیص داده شود به طوریکه برای آنها قابل درک باشد.
مدیران پروژه باید بصورت شفافی مشخص کنند که موفقیت چگونه معنا میشود و اطمینان حاصل کنند که کارکنان میدانند برای رسیدن به موفقیت، مسئولیت چه کارهایی را عهده دار هستند.
