بخشی از مقاله
خلاصه
یکی از مهمترین نیازهای هر سازمان در حفظ توان پاسخگویی به شرایط رقابتی و تحولات روزافزون محیطی، بهبود کارایی سازمان در کلیه سطوح است. تحقیق حاضر با روش توصیفی– استنباطی و رویکرد کاربردی، به بررسی ارتباط ابعاد ساختار سازمانیشرکت دُرسان طب پارس با کارایی سازمان و ارائه ساختاری مناسب در جهت رفع کاستیها میپردازد. به این منظور سه فرضیه در نظر گرفته شد. متغیر مستقل فرضیههارا سه بُعد ساختار سازمانی، یعنی پیچیدگی، رسمیت و تمرکز و متغیر وابسته را کارایی تشکیل میدهد؛ که بررسی ارتباط بین متغیرها در سطح کارکنان انجام گرفته شد. نتایج نهایی نشان میدهد که بهبود کارایی سازمان، مستلزم بازسازی ساختار به نحوی منعطف، پویا و متناسب با ماموریت سازمانی است.
1. مقدمه
مدیر شخصی حقیقی است و مدیریت فعالیتهایی است که از سوی وی برای هدایت مجموعه تحت نظارت او انجام میشود، بنابراین مدیر، مدیریت و مجموعه تحت نظارت، سه رکن اساسی و به هم پیوسته هستند. مجموعه تحت نظارت در هر اندازه و با هر فعالیتی، یک سازمان محسوب میشود. سازمان یک نهاد اجتماعی هدفمند با برنامههای روشن است که به سبب داشتن ساختاری آگاهانه، و مرزهایی مشخص، فعالیتهای خاصی را به انجام میرساند. از اهداف عامی که مدیر در سازمان دنبال میکند، میتوان به کارایی پایدار، تغییر و نوآوری و کیفیت اشاره نمود.
یکی از مهم ترین نیازهای هر سازمان در حفظ توان پاسخگویی به شرایط رقابتی و تحولات روزافزون محیطی، بهبود کارایی سازمان در کلیه سطوح است. بهبود کارایی، نیروی عظیم همافزایی ایجاد مینماید که میتواند پشتیبان برنامههای رشد و توسعه و ایجاد فرصتهای تعالی سازمانی باشد. برای دستیابی به کارایی، استفاده بهینه از منابع و رسیدن به هدف ضروری است. پیتر دراکر1 دو واژه کارایی2 و اثربخشی3 را چنین تعریف کرده است: "کارایی یعنی انجام دادن کارها به نحو شایسته یا مناسب، و اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای شایسته یا مناسب"
دستیابی به کارایی در سازمان مستلزم رویکرد تغییر و اعمال تغییرات در سازمان است. یافتهها و تجربهها در زمینه علوم نظری حکم میکند که سازمانها همواره با دگرگونیهایی که در اطرافشان رخ میدهد خود را سازگار کنند و منطبق با آنها پیش بروند. به عبارت دیگر اصل عمده در سازمان عبارت است تامین انعطاف با هدف جلوگیری از دگرگونیهای نامطلوب و رودررویی با موقعیتها و حوادث و اجرای برنامههایی که شرایط و مقتضیات زمان و مکان پیش میآورد. اصل تغییر و حرکت امری است بس آشکار که نیازمند دلیل نیست، بهطوریکه نمیتوان در قلمرو طبیعت چیزی یافت که از تغییر و دگرگونی مصون بوده و از هر جهت ایستا باشد
ظاهر عمومی تغییر شامل تبیین وضع مطلوب، شناسایی وضع موجود، تعیین جهت کلی استراتژیها، تعیین وضعیت مناسب و نحوه انتقال سازمان از وضع موجود به وضع مطلوب است. یکی از موضوعات تغییر در مدیریت، به صورت تغییر در ساختار سازمان مطرح میشود. ساختار سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سیستمها و فرآیندهای عملیاتی و افراد و گروههایی است که برای نیل به هدف تلاش میکنند .به وسیله ساختار سازمانی، عملیات و فعالیتهای داخل سازمان آرایش مییابد و خطوط مسئولیت و اختیار مشخص میشود. ساختار سازمان، تجلی تفکر استراتژیک است. با توجه به اینکه استراتژیهای سازمان ساختار سازمان را تبیین میکنند، میتوان نتیجه گرفت که باید از یک طرف تناسبی بین استراتژی سازمان و ساختار آن وجود داشته باشد و از طرف دیگر یکی از عوامل تاثیرگذار در ساختار سازمانی، کارایی سازمان باشد.
شرکت دُرسان طب پارس به عنوان یکی از بزرگترین شرکتهای واردکننده تجهیزات دندانپزشکی و نماینده انحصاری شرکت دنتیوم1 در ایران در سال 1383 توسط جمعی از اساتید و اعضاء هیئت علمی دانشکدههای دندانپزشکی کشور با هدف تامین نیاز کشور در بخش خدمات دندانپزشکی، بنیان-گذاری شد. این شرکت با 160 نفر پرسنل و برخورداری از نمایندگیهای فعال در سراسر استانهای کشور، بخش قابل توجهی از نیاز داخلی به مواد و تجهیزات در حوزه خدمات بهداشتی و درمانی دندانپزشکی را تامین میکند.
تنوع و تعدد فعالیتهای خدمات بهداشتی و درمانی در حوزه دندانپزشکی، هم-چنین تغییرات و تحولات گسترده علوم و تکنولوژیها در بخش دندانپزشکی و در پی آن خدمات بهداشتی و درمانی، فرصتهای متعددی را برای توسعه فعالیتهای شرکت دُرسان طب پارس فراهم آورده است که میتوان با شناسایی و تعقیب آنها بر ارتقاء کیفیت منابع و اثربخشی فعالیتها و در نهایت بهبود مستمر کارایی و بهرهوری این شرکت افزود.
با توجه به ضرورت تجدید ساختار سازمان در واکنش به تغییر و تحولات محیط پیرامون، هدف کلی این تحقیق، بررسی ارتباط ابعاد ساختار سازمانی با کارایی سازمان، و ارائه ساختاری مناسب در جهت رفع کاستیها، ایجاد هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان و در نهایت بهبود کارایی است. در این تحقیق متغیرهای ساختاری و محتوایی، اهداف و ماموریت سازمان مورد بررسی قرار گرفت.
2. ساختار سازمانی
ساختار سازمان، راه یا شیوهای است که به وسیله آن فعالیت های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ میشوند .[2] همچنین با وجود ساختار، روند تفویض اختیار، مسئولیت کنترل مقررات و استانداردها بین فعالیتها و مجریان آنها مشخص میشود .[5] در تعریف دیگر، ساختار سازمانی عبارت است از الگوی ارتباطات میان بخشها و اجزا یک سازمان. سازمانها به طور آگاهانه بخش ها و واحدهایی را به عنوان پاره سیستم، در سیستم اصلی به وجود میآورند و میان این پاره سیستمها، الگوی ارتباط و تعامل مشخص را حاکم میکنند. این تمایز میان بخش ها و الگوهای ارتباطات میان آنها را ساختار سازمان مینامند . مفهوم نسبتاً ساده و ملموس ساختار، به شکل نمودار سازمانی تلخیص میگردد و نمودی از واقعیت ساختار سازمانی است.
ابعاد ساختار سازمان به دو گروه ساختاری و محتوایی طبقهبندی میشوند. ابعاد ساختاری معرف ویژگیهای درونی یک سازمان هستند و به وسیله آنها میتوان سازمانها را با هم مقایسه کرد. ابعاد محتوایی بیانکننده جایگاه سازمان هستند و بر ابعاد ساختاری اثر میگذارند.
.1.2 ابعاد ساختاری:
این ابعاد بیانگر ویژگیهای درونی سازمان هستند و از آنها مبنایی میتوان به دست آورد که به وسیله آن نوع ساختار را تعیین و ساختارها را با هم مقایسه کرد. اجزاء سهگانهای که برای ایجاد ساختار سازمانی به کار برده میشود، عبارتاند از: پیچیدگی4، رسمیت5 و تمرکز6 که در هم ادغام میشوند و از مجموع آنها ساختار سازمانی به وجود میآید [1] که به شرح هر کدام پرداخته میشود:
· پیچیدگی: پیچیدگی درجهای از تخصصی کردن افراد بر حسب تخصص شغلی در داخل سازمان است و ممکن است با تعداد مکانهایی که کار در آنجا انجام میشود، تعداد مشاغل و تعداد سلسه مراتبی که وظایف را انجام میدهند، تعریف و اندازهگیری شود.
· رسمیت: رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل سازمانی استاندارد شدهاند، یا به بیان دیگر، حدی که یک سازمان برای جهتدهی رفتار کارکنانش به قوانین، مقررات و رویهها متکی است، اشاره میکند.
· تمرکز: تمرکز به میزان انعطاف در تصمیمگیری و ارزیابی فعالیتها به صورت متمرکز [7] و به درجه متمرکز بودن تصمیمات در یک نقطه از سازمان اشاره دارد .[8] تمرکز به توزیع اختیار در سازمان برمیگردد و تعیین میکند که چه کسی حق تصمیمگیری دارد.
.2.2 ابعاد محتوایی:
ابعاد محتوایی معرف کل سازمان هستند و نشاندهنده سازمان و محیطی هستند که ابعاد ساختاری در درون آن قرار میگیرد. این ابعاد نه تنها بر ابعاد ساختاری - پیچیدگی، رسمیت و تمرکز - تاثیر میگذارند، بلکه از آنها تاثیر نیز میپذیرند. از ابعاد مهم محتوایی ساختار سازمانی عبارتاند از:
· اندازه: اندازه عبارت است از بزرگی یک سازمان که به صورت تعداد کارکنان مشخص میگردد.
· استراتژی: استراتژی میتواند به عنوان فرآیند تعیین اهداف بنیادی بلند مدت، اتخاذ شیوه کار و تخصیص منابع لازم برای تحقق این اهداف تعریف شود .[1] استراتژی به معنای اعمالی است که سازمان برای پاسخگوئی و یا پیشبینی تحولات محیط خارجی طراحی مینماید
· محیط: محیط به عوامل داخل یا خارج از سازمان گفته میشود که اثربخشی عملیات روزمره و عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار میدهند و سازمان کنترل کمی روی آنها دارد یا اصلا قابل کنترل سازمان نیستند.
· تکنولوژی: عبارت است از دانش، ماشینآلات، رویههای کاری و مواد اولیه که داده ها را به ستادهها تبدیل میکند
· فرهنگ: نیروهای انسانی شاغل در سازمانها محیطهای سازمانی را شکل میدهند، محیط، نوع و نحوه اتخاذ و اجرای راهبردها، خطمشیها، قوانین و روشها را در سازمان تعریف میکند و لذا به طور غیر مستقیم نیروی مهم و موثری در شکل دادن به فرهنگ سازمان است
3. کارایی
تعاریف متعددی برای کارایی ارائه شده است، سادهترین تعریف عبارت است از انجام درست کارها [12]، یا مقدار منابعی که برای تولید یک محصول به مصرف رسیده و میتوان آن را بر حسب نسبت مصرف به محصول محاسبه نمود. در تعریفی دیگر، کارایی به معنای آگاهی از چگونگی انجام یک کار و انجام صحیح آن کار میباشد؛ و این امر هنگامی تحقق مییابد که به ازای هر واحد ورودی، خروجی ارزشمند بیشتری تولید شود
کارایی نسبتی است که برخی از جنبههای عملکردی یک فعالیت را با هزینه هایی که برای انجام آن فعالیت صرف شده مقایسه کند . کارایی، محصول سیستم سازمان را نشان میدهد، محصولی که منابع مصرفی آن نیروی انسانی، سرمایه و سایر منابع مادی است که برای تولید بازده به کار میروند. هر یک از این تعاریف جنبه مختلفی از کارایی را در نظر گرفتهاند؛ اما وجه مشترک همه آنها استفاده حداقل از منابع و انتظار دریافت حداکثر بازده است. بعضی از تعاریف تا حدی کلی هستند و عملاً معیار قابل سنجشی را معرفی نکردهاند، اما آنچه مسلم است، این است که مدیران زمانی میتوانند کارایی سازمان و کارکنانشان را ارزیابی کنند
که نسبت به میزان و صحت حصول اهداف سازمانی اطمینان پیدا کنند. جنبه های مختلف ساختار سازمان و کیفیت عملکرد سازمان طی سالهای گذشته توسط برخی از پژوهشگران مورد بررسی قرار گرفته است، اما تعداد کمی به بررسی نقش ابعاد ساختار سازمان بر کارایی پرداختهاند، از آن جمله میتوان به پژوهش هادیزادهمقدم و دیگران - 1389 - اشاره کرد. آنها طی بررسی ارتباط سازمان یادگیرنده و تئوری پیچیدگی با توجه به دیدگاه کوانتومی دریافتند که پیچیدگی جزء جدایی ناپذیر سازمان است و افزایش پیچیدگی در سازمان موجب تغییر طرز تفکر و مدلهای ذهنی مدیران و بهبود ظرفیت یادگیری در سازمان شده و سازمان را به سمت تحول و دگرگونی مطلوب و کارایی سوق میدهد. سازمانهای متفاوت، سطح گوناگونی از تغییرات و فشارها را تجربه میکنند، در نتیجه برای مواجهه با تغییرات ترکیب های مختلفی از شیوه ها و ابزارها را به کار میبرند.
جعفرنژاد و زارعی - 1384 - در بررسی نقش عوامل درون سازمانی در تبیین مدلی برای تبدیل سازمانهای فعلی به سازمانهای چابک دریافتند که ضرورت کاهش رسمیت در سازمان یعنی واگذاری اختیارات بیشتر به کارکنان در انجام وظایف، و فراهم آوردن فرصت برای یافتن و به کار بردن روشهای بهتر و بالا بردن سطح تعاملات درون سازمانی، لازمه چابکی سازمانی است و کاهش تمرکز و رسمیت در ساختار برای افزایش چابکی و کارایی سازمان است.
4. سازماندهی1 و تجدید ساختار سازمان
سازماندهی عبارت است از تقسیم وظایف کلی، تعیین مسئولیتها، اختیارات و تعیین ارتباطات .[15] سازماندهی یک فرآیند سه مرحلهای شامل طراحی و دستهبندی فعالیتها به پُستهای سازمانی و برقراری ارتباط میان پُستها به منظور کسب هدف مشترک میباشد.
