بخشی از مقاله
مطالعه تطبیقی شیوه های بودجه بندی در بانکها
چکیده
هدف از انجام پژوهش حاضر بررسی تطبیقی شیوه های بودجه بندی در بانکهای معتبر دنیا است که در سال 3131 به انجام رسیده است. با توجه به نقش بودجه در سازمانها و ادارات، امروزه و در هزاره سوم دولتها در صدد اصالح نظام بودجه ریزی برآمدند و در نهایت از شیوه های گوناگون بودجه ریزی استفاده نموده ولی در عمل برای پیاده سازی این بودجه بندی ها با موانع و مشکالتی رو به رو گردیدهاند. این تحقیق سعی مینماید در مرحله اول موانع و مشکالت موجود و تأثیر گذار برروش های بودجه بندی و خصوصاً روش بودجه بندی عملیاتی در بانکهای معتبر دنیا را شناسایی نموده و در مرحله بعد این موانع و مشکالت را اولویت بندی و در نهایت پیشنهاداتی را در جهت کاهش موانع پیاده سازی بودجه بندی ارائه نماید. دادههای این پژوهش با استفاده از مطالعات کتابخانه ای، اسناد و مدارک معتبر جمعآوری گردیده است. پس از آن با مطالعه تطبیقی شیوه های بودجه بندی در بانکهای معتبر دنیا نتایج این پژوهش نشان میدهد که عوامل مدیریتی بر مشکالت پیاده سازی بودجه بندی عملیاتی تأثیر معنادار دارد. به عبارت دیگر برای اجرای موفق بودجه بندی عملیاتی باید به عوامل مدیریتی که شامل عامل انسانی، عامل فنی و فرایندی و عامل محیطی است توجه نمود.
واژگان کلیدی : بودجه بندی عملیاتی، نظام بودجه ریزی.بانک
مقدمه
امروزه بودجه یکی از پدیده های بسیار مهم در مدیریت امروزی است که شامل ابعاد گوناگون سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فنی و مدیریتی است. مسئله اصلی در نظام بودجه ریزی کارآیی نظام مربوط می باشد. بدین معنی که براساس اطالعات موجود برگرفته از عملکرد سیستم جاری به چگونگی کارآیی و اثربخشی سیستم پی برده شود، منابع مورد نیاز اجرای برنامه ها شناسایی شود و در نهایت معیارهای سنجش و نظارت و کنترل بدست آید.
بودجه از کلمه قدیمی فرانسوی )) بوژت 1)) که به معنی کیف و یا کیف چرمی کوچک است گرفته شده است که امروزه کاربرد این کلمه بدین معنی متداول نیست )محمدی،.)3133 از بودجه تعاریف گوناگونی به عمل آمده است که به تعدادی از آنها در ذیل اشاره شده است. بودجه عبارت از برنامه های یک سازمان به صورت ارقام پولی است. در تعریفی دیگر بودجه عبارتست از بیان مالی یا مقدار سیاستی است برای آینده به منظور تحقق هدفهای تعیین شده که از قبل مشخص و تایید شده است و می تواند شامل درآمدها، هزینه ها و سرمایه گذاریها باشد)بریچ2 ،.)3391
بودجه صرفاَ برنامه ای است که در قالب اطالعات مالی و مقداری ارائه می شود)منزبوری،.)3131 در تعریفی دیگر بودجه عبارتست از تعبیر مالی و یا مقداری سیاست از پیش طرح ریزی شده موسسه برای یک دوره معین که استاندارد یا میزان و مآخذی برای سنجش و اندازه گیری نتایج واقعی حاصله از انجام فعالیتهای موسسه نشان می دهد)سجادینژاد،.)3133
بودجه بندی بیان نتایج مورد انتظار یک برنامه، پروژه یا استراتژی است، این تعریف بین بودجه ریزی سنتی و بودجه ریزی جدید تفاوت قائل می شود زیرا در بودجه ریزی،آینده مطرح است با وجودی که معموالً بودجه ها می توانند درباره یک موضوع یا پروژه ی خاصی باشد ولی برحسب ارقام مالی ارائه می شود. این تعریف بودجه بر حسب واژه های مالی نمی باشد. زیرا سیستمهای بودجه بندی کامل می توانند شامل نیروی انسانی، زمان و سایر اطالعات نیز باشد به طور کلی بودجه بیان کننده وظایفی همچون هماهنگی بین فعالیتها، ارتباط دهنده ی وظایف، ایجاد کننده انگیزه، کنترل کننده فعالیتها و در نهایت روشی برای ارزیابی عملکرد یک سازمان می باشد )هاگ واسچ ورز3 ،. ) 3339
اداره یک واحد تجاری در شرایط اقتصادی پویای امروز و وظیفه ای پیچیده و دشوار است. مدیران حرفه ای، هر مرحله از عملیات واحد خود را از قبل به دقت طرح ریزی نموده و با اعمال روشهای کنترل از اجرای دقیق و بموقع آن اطمینان حاصل می کنند. بودجه بندی رکن اساسی فرآیند برنامه ریزی و کنترل مدیریت به شمار میرود. نظام بودجه ریزی مناسب موجب افزایش بهبود همآهنگی و ارتباط می گردد و چارچوبی مناسب برای کنترل، اندازه گیری و ارزیابی عملکرد پرسنل فراهم آورده و فعالیت های واحد را در جهت اهداف سازمان هدایت می کند)سعادت، .)3131
بطور کلی بودجه برای مقاصد و دالیل مختلف تهیه می شود برخی از مقاصد مشترک و عمومی این است که بودجه بندی:
- طرح ریزی دوره ای را ایجاب می کند.
- هماهنگی، همکاری و ارتباط را ترویج می نماید.
- به مقدار در آوردن پیشنهاد ها را الزامی می کند.
- چارچوبی برای ارزیابی فعالیتهای انجام شده فراهم می سازد.
- آگاهی روشنی از اقالم بهای تمام شده امور تجاری را نشان می دهد.
- الزمات قانونی یا قراردادی را تامین می کند.
- فعالیتهای واحد تجاری را به سمت هدفهای سازمانی هدایت می نماید)شیروانی،.)3199
در نهایت با توجه به مطالب ذکر شده دو وظیفه اصلی زیر را می توان برای بودجه بندی بیان کرد .
- طرح ریزی
- کنترل
)1 طرح ریزی :
برای اغلب مدیران همزمان با واژه بودجه بندی مفهوم طرح ریزی نیز تداعی میشود. طرحریزی،کلیه مراحل بودجه بندی را از نقطه شروع فکر تا مرحله برآورد بودجه شامل می شود و ضمناً طرح ریزی، چارچوبی برای وظیفه دوم بودجه بندی یعنی کنترل فراهم میکند.
)2 کنترل :
وظیفه کنترل بودجه بندی، عبارت از مقایسه نتایج واقعی و پیش بینی های بودجه است این مقایسه بعد از فراهم شدن ارقام و اطالعات حسابداری انجام پذیر است، مثالً مقادیر تولید و اقالم بهای تمام شده فرودین ماه برای مقایسه و سنجش اختالف آن با ارقام بودجه تولید ماه مزبور، مورد نیاز است مقایسه نتایج واقعی با ارقام مورد انتظار بودجه را غالباً گزارش عملیات می نامند. وظیفه کنترل تنها حداقل کردن بهای تمام شده محدود نمی باشد بلکه در صورت وجود اختالف بین نتایج واقعی و ارقام بودجه، موجب اعمال نظارت بر عملیات و اتخاذ تدابیر اصالحی نیز می گردد. به عبارت دیگر بودجه معیاری است که مدیران به کمک آن درآمدها و اقالم بهای تمام شده
واقعی را ارزیابی می کند.
روشهای بودجه بندی :
انواع روشهای بودجه بندی به شرح زیر می باشد:
-1 بودجه بندی سنتی1
در بودجه سنتی، هزینه های دستگاه به تفکیک فصول و مواد هزینه برآورد می شود )مانند هزینه های جاری که به مواردی چون حقوق، دستمزد، سوخت، اجاره و غیره تقسیم میشود و یا هزینه های سرمایه ای که شامل هزینه های مربوط به خرید زمین، ساختمان، ماشین آالت و غیره می گردد( و عملیاتی که اجرای آنها مورد نظر است در بودجه منعکس نمی شود. به عبارت دیگر، در بودجه سنتی، مقدار کاال و خدمات بر حسب قیمت آنها در غالب مواد هرینه نشان داده می شود، ولی معلوم نیست که کاالها و خدمات مزبور برای اجرای چه برنامه ها و عملیاتی پیشنهاد شده است. فقط عنوان دستگاه نشان می دهد که هزینه های پیشنهاد شده برای انجام چه اموری میباشد، ولی این امور و هزینه ها، بر حسب عملیات ) برنامه ، فعالیت و غیره( ، طبقه بندی نمیشود و در بودجه انعکاس نمی یابد.
-2 بودجه بندی متداول
بودجه متداول را که می توان قدیمی ترین نوع بودجه نویسی دانست، عبارت است از این که بودجه هر وزارتخانه و سازمان دولتی بر حسب فصول و مواد هزینه تقسیم و تعیین می شود. بنابراین در این نوع بودجه نویسی، به هیچ وجه معلوم نسیت که اعتبار هر ماده هزینه برای چه عملیاتی در نظر گرفته شده است و فقط نوع هزینه مشخص است. مثل حقوق و دستمزد، سوخت و روشنایی، اجاره و ... . عیب اساسی بودجه متداول آن است که درآن هیچ توجهی به هدف یا هدفهای سازمان نمیشود و بودجه نیز بدین شکل، ماهیت وظایف سازمانها را نشان نمی دهد در این نوع بودجه نویسی، طبقه بندی سازمانی و مواد هزینه محور اصلی تهیه و تنظیم بودجه به شمار می آید. مراحل تهیه و تنظیم بودجه به روش متداول عبارتست از :
)3 شناسایی کامل وضع موجود دستگاه اجرائی )2 پیش بینی نیازها برای سال بودجه )1 تبدیل نیازهای پیش بینی شده به ارزش پولی.
-3 نظام بودجه بندی طرح و برنامه2
سیستم بودجه بندی طرح و برنامه از سال 3393 آغاز شد ولی این روش توسط رئیس جمهورآمریکا در سال 3391 اجرا شد. این سیستم تالش دارد تا یک چارچوب تصمیم گیری صریح را برای فرآیند بودجه معرفی نماید )رابرت و فرانسیو، .)2113
سیستم بودجه بندی طرح برنامه دارای شش اصل می باشد که به صورت زیر است:
3ـ بایستی تصمیمات بر اساس یک معیار صریح نه بر اساس توافقات باشد.
2ـ نیازها و هزینه ها بایستی به طور همزمان مورد توجه قرار گیرد.
1ـ تصمیمات اصلی بایستی به وسیله انتخاب راههای صریح و انعطاف پذیر ایجاد شوند.
1ـ بایستی بودجه ریز یک کادر تحلیلی فعال داشته باشد تا اطالعات الزم و بیطرفانه را فراهم نماید.
1ـ تحلیل های صریح و قابل فهم بری تمام بخش انجام گیرد.
9ـ برنامه ها بایستی بلند مدت باشند تا تصمیمات کنونی را در آینده پیش بینی کنند) فرانسیو و یانگ ، . ) 2111
در بودجه بندی طرح و برنامه ما با یک طرح کلی به یک سری برنامه و تعداد بسیاری پروژه روبرو هستیم که در یک قالب کلی طرحها، برنامه ها و پروژه ها مورد بررسی و ارزیابی قرار میگیرند و با نگرشی سیستمی به بودجه بندی اقدام می شود.
-4 بودجه بندی بر مبنای صفر
بودجه بندی بر مبنای صفر روشی است که در سال 3391 بر خالف بعضی اصول بودجه بندی توسعه یافت. این سیستم از یک ایده متضاد استفاده می کند. به جای فرضی کردن این موضوع که هر چیزی همانند قبل ادامه خواهد یافت تمرکز برای دستیابی به اهداف سازمان در کارآمدترین روش می باشد. بودجه بندی بر مبنای صفر به این معنا است که بودجه برای هر مرکز بودجه ای از یک پایه صفر برای هر دوره آغاز می گردد. سپس بودجه ها برای فعالیتهای پیشنهاد شده مطرح می شوند. سپس اولویت بندی می شوند و طبق اولویت این وجوه تخصیص داده می شوند) فرانک و جک، .) 2111
مراحل مربوط به بودجه بندی بر مبنای صفر به شرح زیر است:
3ـ کارکردهای سازمان تحلیل می گردند.
2ـ آغاز کردن از یک پایه صفر
1ـ کل وجوه بر اساس اولویت بندی تخصیص داده می شوند)فرانک و جک ، .) 2111
-5 بودجه برنامه ای
بودجه بندی مبتنی به برنامه روشی است که برای سازمانهای غیر سودآور قابل کاربرد می باشد. بودجه بندی مبتنی به برنامه بدین معناست که، تغییر یافتن کار سازمان به برنامه ها برای دستیابی به اهداف مختلف طراحی گردد چندین بخش در یک سازمان ممکن است به سوی یک برنامه حرکت نمایند. کل وجوه قابل دسترس بین برنامه ها تقسیم بندی می شوند. این کار به جای تقسیم کردن بودجه ها برای یک بخش انجام می گیرد. معموالً اینطور است که بودجه های ناکافی برای دستیابی به تمام اهداف مطلوب قابل دسترس می باشند و تصمیمات بایستی بر اساس اینکه کدام برنامه ها بایستی اجرا شوند و چه سطحی از کار می تواند حمایت گردد، اتخاذ شود)رابرت و فرانسیو، .)2113
-6 بودجه بر مبنای فعالیت
تنظیم بودجه بر مبنای فعالیت شیوه ای ابتکاری است که قادر است سازمانها را به منظور مقایسه بیشتر از طریق رابطه فرآیند تنظیم بودجه و سیاست مربوط به سازمان کمک نماید. بر طبق نظر طرفداران این سیستم بودجه بندی بخشی از مشکالت مربوط به فرآیند تنظیم بودجه به روش سنتی بر طرف شده است)سعیدی و مزیدی، .)3131
پیاده سازی بودجه بر مبنای فعالیت از طریق مراحل زیر صورت می گیرد:
-3 آموزش کارکنان به یک روش جدید بودجه بندی
-2 توسعه برنامه های کاری در یک سیستم جدید
-1 آماده سازی و ارائه درخواست های بودجه در یک فرم جدید
-1 پیاده سازی و اجرای برنامه های پیشنهاد شده) چاد و کانسالتنت، .)2111
-7بودجه عملیاتی1
اداره کل حسابداری ایالت آمریکا )GAO( بودجه ریزی عملیاتی را اینگونه تعریف می کند سبکی از بودجه ریزی که اطالعات عملکرد را به بودجه ارتباط می دهد)اسعدی، ابراهیمی و بابا شاهی، .)3139
بودجه عملیاتی یک طبقه بندی است که ارتباط بین هزینه های انجام شده و عوامل به کار گرفته شده را از یک طرف و نتایج کار بدست آمده را از طرف دیگر نشان می دهد و مشخص میسازد در طی سال مالی چه کاالها و خدماتی به صورت محصول نهایی یا فعالیتهای بخش عمومی در نیل به اهداف ارائه شده است)فرزیب،.)3131
بودجه بندی عملیاتی در جستحوی پیوند دادن عملکرد اجرایی و تخصیصات منابع می باشد. گرچه چنین پیوندهای اغلب ضعیف هستند اما اطالعات درباره اجرا افزایش عملکرد بهتر شده است) بانک جهانی، .)2111
بودجه عملیاتی، عبارت است از بودجه ای است که بر اساس وظایف، عملیات و پروژهایی تنظیم می شودکه سازمانهای دولتی تصذی اجرای آنهارا به عهده دارند. در تنظیم بودجه عملیاتی به جای توجه به کاالها و خدماتی که دولت خریداری می کند و یا به عبارتی، به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها، خود فعالیت مخارج کارهایی مورد توجه قرار می گیرد که انجام شود.
بودجه بندی عملیاتی به ترتیب شامل مراحل زیر می باشد:
-3 طبقه بندی فعالیتها در قالب هر یک از برنامه ها و اندازه گیری حجم کار
-2 تعیین شاخص عملکرد یا واحد حجم کار
-1 استقرار سیستم حسابداری قیمت تمام شده کاالها و خدمات در هر یک از فعالیتها
-1 استفاده از نورمها در تولید کاالها برای اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
-1 استفاده از استاندارها در تولید کاال با خدمات بر اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
-9 ارزیابی و تجزیه و تحلیل کارایی و اثربخشی در هر یک از محصوالت فعالیتها در این روش از منابع مورد نیاز است و اثر بخشی نتایج حاصل از عملکرد فعالیتها می باشد.
-9 لذا اصول بودجه عملیاتی بر اساس مدیریت یا خدمات در خصوص محصول نهایی طراحی شده است که دولت خریدار آن است)فرزیب،.)3131
تفاوت بین بودجه برنامه ای و عملیاتی
اصطالح بودجه بندی بر حسب برنامه را غالباً مترداف با بودجه بندی طبق عملیات به کار میبرند، در حالی که این دو راه نباید کامالً روش واحدی دانست. در بودجه عملیاتی نتایج بر حسب فنون و روشهای دقیق مانند بهای تمام شده مورد اندازه گیری و محاسبه قرار می گیرد در حالی که روشهای مذکور در تنظیم بودجه برنامه لزوماً به کار نمی رود. معایب و مزایای یک سیستم بودجه بندی متداول و برنامه
ای و یک روش بودجه بندی عملیاتی را می توان به شرح جدول زیر خالصه نمود.
بانکهای معتبر دنیانیز از چالش های مذکور مستثنی نیست خصوصاً با توسعه کمی و کیفی شتابانی که در سالهای اخیر در این حوزه رخ داده است و با توجه به اینکه در ایران پژوهش های چندانی در مورد مطالعه تطبیقی شیوه های بودجه بندی در موفقیت بانک ها صورت نگرفته است، بنابراین این تحقیق در صدد است که وضعیت موجود شیوه های بودجه بندی و ارتباط و تاثیر آن بر عملکرد و موفقیت بانک ها را مورد بررسی قرار دهد و بر مبنای نتایج این بررسی مدلی جهت ارتقاء ویژگی های مذکور ارایه کند تا بدین طریق سایر بانک ها بتواند در این محیط پرطالطم و پراز رقیب به حیات خود ادامه دهند و خود را پیشاپیش برای تغییرات آتی آماده سازند. در راستای بررسی شیوه های بودجه بندی در موفقیت بانک ها، با توجه به حیطههای مورد نظر و مبانی نظری ارایه شده، تجربه برخی از کشورهای منتخب در اجرای نظام بودجه ریزی تدوین گردیده است.
.1 کانادا
الف ـ زمان و چگونگی شروع انجام نظام
نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد از دهه 3391 آغاز شد. در این دهه توجه بیشتر معطوف به ارتباط بین مخارج و نتایج می باشد. در دهه 3391، ارزیابی برنامه ها و اثربخشی برنامه ها را در دستور کار خود قرار داد.
مهمترین تحوالت انجام گرفته در این زمینه از آن زمان تا کنون به شرح زیر بوده است:
ـ بررسی برنامه ها و فرآیند هزینه به منظور کاهش کسری بودجه که موفقیت برنامه ها را با خطر مواجه ساخته بود.
ـ تغییر نظام مدیریت هزینه ها و گزارش دهی نتایج و عملکرد ها
ـ تاکید بر کیفیت خدمات، تعیین استانداردهای خدمات و گزارش گری از عملکرد ها و نتایج
ـ بررسی سایر روش های ارائه خدمات دولتی، موفقیت های بدست آمده در این زمینه به خصوص واگذاری و ارائه این خدمات به بخش خصوصی و تاکید بیشتر بر نتایج بسیاری از مشکالت ارائه این خدمات در بخش دولت را از بین برده است.
ـ اصالح نظام حسابداری بودجه در راستای هماهنگی با تحوالت ایجاد شده
ـ اصالح روش گزارش دهی به مجلس به منظور ارائه اطالعات مناسبتر در زمینه های برنامه ها و طرح های دولتی و عمکلرد اقدامات دولت با تکیه بر نتایج
ـ ابالغ دستور العمل ارزیابی نتایج تعهدات دستگاه های اجرایی شامل : اندازه گیری عملکرد، گزارش دهی و ارزیابی)کاهنمن و تورستی ،
.)2111
ب ـ تالش های به عمل آمده در زمینه فرهنگ سازی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد
ـ از سال 3333 نظام تشویق و تنبیه برقرار شده و مدیرانی که به نتایج مورد انتظار رسیده اند مورد تشویق قرار گرفته اند. به طور کلی بین 31 تا 21 درصد از حقوق مسئولین اجرای برنامه ها وابسته به تحقق و دستیابی به عملکرد و نتایج از پیش تعیین شده بوده است.
ـ خزانه داری چارچوب مدیریتی خاصی برای مدیران مالی تعیین و ابالغ کرده است.
ـ مدرسه خدمات عمومی کانادا دوره های متعددی برای آموزش بودجه ریزی بر مبنای عملکرد برگزار کرده است.
ـ از سال 2111 چارچوب خاصی تحت عنوان پاسخگویی مدیران تهیه و ارائه شده است. در این چارچوب مسئولیت ها و انتظارات از دستگاه های اجرایی مختلف در زمینه عملکرد و نتایج برای معاونین دستگاه های مزبور مشخص شده است. همه ساله دبیر هیات خزانه داری چگونگی عملکرد شاخص های هر دستگاه را با معاونت های ذیربط بررسی و گزارش می نماید.
ـ دولت تاکید زیادی بر مرتبط ساختن مخارج با نتایج در امر برنامه ریزی، گزارش دهی داخلی و گزارش به مجلس دارد. ج ـ موانع اصلی موجود در سر راه توسعه بیشتر نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد
ـ مرتبط ساختن اجرای سیاستها و نتایج بدست آمده
ـ اندازه گیری معنی دار نتایج براساس یک شاخص واحد
ـ بودجه یکساله انجام می گیرد در حالیکه نتایج آن ممکن است بیش از یک سال بدست آید.
ـ نتایج ممکن است حاصل از یک فعالیت دولت نباشند و چند فعالیت منجر به یک نتیجه واحد شود.
ـ عدم توازن در ارائه گزارشات مالی به دلیل طبیعت نظام پارلمانی و گرایش دستگاهها به گزارش عملکردهای مطلوب و عدم گزارش مشکالت.
د ـ درس یا درسهای مهم حاصل از اجرای نظام
