بخشی از مقاله
کاربرد هزينه يابي کايزن درحسابداري و مديريت
چکيده
رويکرد مديريتي کايزن که اساس آن برتحول فردي وتغيير نگرش انسان قرارگرفته ، چنانچه توسط هرانساني درهرجاي جهان درک شود ، نه تنها روند کاروفعاليت سازماني وي را بطورکلي متحول مي سازد بلکه درتمام مراحل زندگي روزمره با وي نمايان شده ودرهمه جاي زندگي اش کمک ميکند که فرد براساس دانسته ها وتوانا يي هايش درموقعيت هاي متفاوت بهترين تصميم را بگيرد.
کايزن مديريتي است روند گرا ونقطه مقابل مديريت نتيجه گرا نيز مي باشد به اين معنا که درکايزن براي دستيابي به نتايج مطلوب بايد روندکارهابهبود يابدوچون کايزن برتلاش هاي گروهي ومردمي متمرکز است آنرا مردم گرا نيز عنوان ميکنند. باتوجه به سادگي مديريت کايزن مي توان آن را درسه اصل حذف ، کاهش وتغييرخلاصه کرد که اين سه اصل راليست مودا (muda List)گويند. کايزن همانندکنترل کيفيت وسيستم پيشنهادي بعنوان يک روش جهت دستيابي به توسعه دربسياري ازکشورهاي دنيا شناخته شده است وبه دليل سادگي دستورالعمل هاي اجرايي آن وچون نيازبه زمان جهت تجهيز وراه اندازي ندارد لذا باعث مي شود که سازمان ها بدون توجه به نوع وحجم فعاليت هاي خود ، بتواننداز آن استفاده کنند.
بادرنظرگرفتن مشکلات مديريتي اقتصادي سياسي که درکشورمان موجود است و نظر به اينکه کشورما درمقابل تحريم هاي غربي قرار گرفته ونيازمند استفاده ازکليه امکانات موجود جهت رسيدن به خود اتکايي کامل وتوسعه وپيشرفت مي باشد کايزن بدليل سادگي درک واجراي آن ، مفيد واقع خواهد شد ومي تواند مديران را که نقش مهم واصلي دراجراي برنامه هاي توسعه وپيشرفت کشوردارند؛جهت اتخاذ بهترين تصميم واجراي آن ياري دهد.
کليدواژه
کايزن - ليست مودا(muda list)- اصول s٥-جيدوکا - just in time(jit)
مقدمه
دنياي پيرامون ما ازپديده هاي گوناگوني متشکل است وهرانساني که درآن زندگي ميکند ، جلوه هاي مختلفي ازآن را درک ميکند و براساس ديدگاهش فکروذهنيت خودرا شکل مي دهد . درواقع نگاه ما قدرت درک وارزيابي ديده هاي خود راندارد وبه همين دليل بعضي وقت ها آنچه را که به دنبالش هستيم آنقدربه مانزديک است که قادربه ديدن آن نيستيم وبه بياني ديگر شيوه ها وروش هاي کسب موفقيت درزندگي ، آنقدرساده وبديهي هستند که حتي متوجه آنها نمي شويم واگرقدري با دقت بيشتري نگاه کنيم بهره وري وتوانمندي بيشتري درمقابله با مسائل وبحران ها پيش رويمان خواهد بود ومي توانيم با هزينه کمتر ، سرعت بيشتروکيفيت بالاتر به آنچه که مي خواهيم دست پيدا کنيم ، يعني براي آنکه محيط کار،سازمان وجامعه خودرامتحول کنيم ردمرحله اول بايد ازخودمان شروع کنيم وبايداز آنچه راکه دراطرافمان موجود است بعنوان ابزاري جهت دستيابي به هدف فردي ويا گروهي استفاده کنيم .
رويکرد مديريتي کايزن که اساس آن برتحول فردي وتغيير نگرش انسان قرارگرفته ، چنانچه توسط هرانساني درهرجاي جهان درک شود ، نه تنها روند کاروفعاليت سازماني وي را بطورکلي متحول مي سازد بلکه درتمام مراحل زندگي روزمره با وي نمايان شده ودرهمه جاي زندگي اش کمک ميکند که فرد براساس دانسته ها وتوانا يي هايش درموقعيت هاي متفاوت بهترين تصميم را بگيردورويکرد حسابداري کايزن که براساس فعاليت گروهي مبتني است باعث ميشود که نه تنها مدت زمان هزينه يابي کاهش يابد بلکه ضايعات رانيزبه حداقل ميرساندوبااستفاده ازروش توليد به هنگام که درادامه مطلب توضيح داده ميشود باعث متعادل نگه داشتن چرخه اقتصاد گرديده وهمواره قانون تساوي توليد ودرآمد ملي رارعايت ميکند.
دراين مقاله هدف بررسي مديريت ،نحوه اجرا وهزينه يابي کايزن مي باشد واينکه آيا کاربرداين نوع هزينه يابي درسيستم حسابداري ومديريت مقرون به صرفه مي باشد يا خير.
تعريف کايزن
کايزن فرايندي است تدريجي که درآن تغييرات کوچک منجربه تغييربزرگ واساسي خواهد شدوهمواره تحولي دائمي خواهد بود وهرگونه ايستايي آن راازکايزن بودن به معناي واقعي خارج ميکندوبعبارتي ديگرفرهنگي است سازماني که برانديشه هاي آموزشي ، کار،توليد وکليه فعاليت هايي که درراستاي بهره وري بيشتر و بهترانجام ميشوند، مرتبط است ونکته حائز اهميت دراين مديريت کم شدن فاصله طبقاتي وتبعيض دريک سازمان است بطوريکه کارمندبه ميل ورقبت خود ازمدير ومدير ازاعضاءوکارمندان ديگر بهره مندميگردد وبعبارتي واضحتر؛همانگونه که شاگرد از استاد آموزش مي بيند،استاد نيز ازشاگرد ياد ميگيردوچون خلاقيت عنصرمهمي درکايزن مي باشدپس همواره داراي ابتکاروتغييراتي همراه با کارايي واثربخشي بهتر که دورکن اساسي بهره وري بوده ؛ مي باشد.
باتوجه به تعاريفي که ازکايزن درمطالب فوق ذکرشدمي توان عنوان کردکه فلسفه کايزن براين اصل استواراست که شيوه زندگي انسان درکليه زمينه هاي شغلي ،اجتماعي وخانوادگي بايد بطورپيوسته بهبوديابدونمي توان حتي يک روز را بدون ايجادنوعي بهبود دريکي ازبخش هاي زندگي سپري نمودوازاين روکايزن رابسان چتري تعريف ميکنندکه کليه مواردمشتري گرايي،کنترل کيفي ،
سيستم پيشنهادات ،اتوماسيون ،نظم ومقررات محيط کار،تعميرات بهره ور ،توليد بهنگام ،توليد بي نقص ،فعاليت هاي گروهي کوچک ، همکاري متقابل مديريت وکارکنان ،بهبود بهره وري وتوليد محصول جديد راپوشش مي دهد؛که مي توان کل اين چتررا دريک جمله خلاصه کرد وآن مديريت نگهداري وبهبود استانداردها مي باشد.
کايزن مديريتي است روند گرا ونقطه مقابل مديريت نتيجه گرا نيز مي باشد به اين معنا که درکايزن براي دستيابي به نتايج مطلوب بايد روندکارهابهبود يابدوچون کايزن برتلاش هاي گروهي ومردمي متمرکز است آنرا مردم گرا نيز عنوان ميکنند.علاوه برآن فرايندبهبود درتغييرات تدريجي بوده که اين خودباتفکرنتيجه گرا مغايرت داردچراکه دراين نوع تفکربه دنبال تغييرات وتحولات ناگهاني بوده که عموما" توسط ايده ها وخلاقيت هاي مديران ارشدصورت مي گيردوکارمندان وکارگران نقش اجرايي آن راايفاءميکنندوهيچگونه دخل وتصرفي درشناسايي مشکل يا طرح ايده ندارندواين خودباعث ايجادفاصله بين مدير وکارمند خواهدشدوبه گفته آقاي «اوتسوبو»رييس هيئت مديره شرکت بريجستون : «معيارهاي نتيجه گرابراي ارزيابي عملکرد افراد احتمالا"ازدوران جامعه توليد انبوه ، به يادگارمانده است ومعيارهاي روند گرا،درجوامعي که دوران صنعتي راپشت سرگذاشته اندوازتکنولوژي وپيشرفت فوق العاده اي برخوردارندروزبه روز اعتباربيشتري مي يابد.»مصداق اين گفته سيستم آموزشي وپژوهشي کشورماست که درآن ارزيابي دانشجويان صرفا"براساس نمرات پايان تروانجام مي شود وروندچندماهه آموزش تاثيرچنداني درارزيابي ندارد.ويا اينکه يک پروژه تحقيقاتي ممکن است به نتيجه مطلوبي دست پيدانکرده اما در راستاي تحقيق نتايج مثبت وقابل استفاده اي ازآن بدست آيدکه قابليت توجه ودقت راخواهد داشت .
فلسفه کايزن نگرشي برمبناي صفرتا صد نيست يعني محدود به نتيجه خاصي نيست بلکه به گونه اي است که ما ازنقطه يک به دو وازنقطه دوبه سه وازنقطه سه به چهارمرسيم وبطورمستمردرحال حرکت به طرف نقاط بعدي مي باشد؛يعني تغييرات تدريجي وتوأم باپيشرفت واصلاح مي باشدوازاين رو کايزن را بهبود مستمر يعني بهبودي که هميشه درحال بهترشدن است وتداوم دارد، مي نامند.يعني به گونه اي نيست که يک حرکت يا فعاليت راامروز شروع کرده وفردابگوييم تمام شد وبه نتيجه رسيده ايم ،درواقع مفهومي بعنوان مطلوبيت نهايي نداردوهمواره امکان پيشرفت درآن موجود است .
درسال ١٣٧٩باهماهنگي سازمان ملي بهره وري ايران (NIPO)وسازمان بهره وري آسيا(APO)دوره اي باعنوان کارگاه آموزشي عملي کايزن به مدت پنج روز براي جمعي ازواحدهاي صنعتي استان يزد برگزارشد.مدرس ومشاور اين کارگاه آقاي «شوئيچي يوشيدا»مشاور کايزن ومعاون اسبق شرکت نيسان موتورز بود.
بدليل تغيير نگرش کارکنان نسبت به مسائل محيطي وتاثير موثرمديريت وآموزش کايزن براين امرسازمان ملي بهره وري ايرانبلافاصله اجراي پروژه هاي بعدي درساير استان هاي کشوررا دردستورکارخود قرارداد.نخستين کساني که آقاي يوشيدا رادرکارگاه آموزشي پنج روزه درآذربايجان شرقي همراهي کردند ، کارشناسان اين سازمان بودند که بعدها خودپايه گذاراجراي کايزن درادامه حرکت هاي بهبود دربخش هاي صنعت وخدمات شدند.
درسال ١٣٨١ سازمان ملي بهره وري ايران حرکت بهبود کايزني را بااجراي طرح چرخه مديريت بهره وري در٥دستگاه دولتي استان کرمان آغازوبراي نخستين باردرکشور، کايزن رابه حوزه خدمات خصوصا"سازمان هاي دولتي کشاند.
اجراي کايزن
باتوجه به سادگي مديريت کايزن مي توان آن را درسه اصل حذف ، کاهش وتغييرخلاصه کرد که اين سه اصل راليست مودا (muda List)گويند.درتعريف مودا اينگونه بيان مي کنندکه هرچيزي (فعاليت ، فرايند ، سخت افزار ، نرم افزارو...) که نمي تواند ارزش افزوده درراستاي رضايت مشتري نهايي ايجادکند يک مودا يا اتلاف به حساب مي آيد.
نحوه اجراي اين سه اصل به اين صورت است که جهت بالا بردن کارايي واثربخشي يک قسمت يا بخش سازمان حرکات اضافه ويا نيروي مازاد ازآن قسمت حذف گرديده سپس ميزان انرژي مورداستفاده (نيروي انساني)براي قسمت مذکور راکاهش داده ودرنهايت اين دگرگونيها منجربه تغييروبهبودفرايند مي گردد.بابررسي نحوه اجراي کايزن درسازمان ها اصول اجراي آن رانيزمي توان در٥ اصل سازماندهي ، ساماندهي ، تميزکردن ، استانداردسازي وانضباط وفرهنگ سازي که موسوم به s٥مي باشند تقسيم کرد.
s٥يکي ازبهترين روش هاي استانداردسازي محيط کاراست که مي توان آن را نوعي «خانه داري سازماني » تلقي کرد که نخستين باردرمحيط هاي صنعتي وسازمان هاي ژاپن به کار گرفته شد که معروف به پنج گام بهبود مستمر مي باشندکه مفاهيم ونحوه اجراي آنها به تفکيک بشرح زير است :
١)سازمان دهي (sei-ri):تفکيک اقلام ضروري ازاقلام غيرضروري .
اصل سازماندهي گوياي اين است که هرشخص درهرقسمتي که مشغول بکاراست بايداقلام ضروري وغيرضروري راباتوجه به کاربردآنها دريک مدت زمان معين مشخص کند وسپس اقلام غيرضروري راباتوجه به ميزان ارزش ريالي وکاربرد آتي آنها به انبارويا ضايعات منتقل کند.
٢)ساماندهي(sei-ton):طبقه بندي وقراردادن هرچيز درجاي خود باهدف کاهش زمان جستجو.
اصل سامان دهي حاکي ازآن است که اقلام مورداستفاده هرشخص (مانندابزار،پرونده ،نقشه و...) بايدطوري طبقه بندي شوندکه درصورت لزوم مدت زمان دسترسي به هريک ازاقلام بيش از٣٠ثانيه نباشد.
٣)تميزکردن (sei-so):طبق اين اصل محيط کاربايدهميشه تميزوعاري ازضايعات واجسام بدون استفاده باشد.
هدف ازاين اصل کاهش وقفه هاي کاري ، افزايش کيفيت وبهره وري ، زيباسازي محيط کاروبهترشدن روحيه کارکنان است .
٤)استانداردسازي(sei-ke-tsu):استانداردومنظم کردن مراحل اجرايي کار.
درواقع اين اصل ضامن اجراورعايت سه اصل قبل مي باشدبه اينگونه که روش ها ودستورالعمل هايي تدوين گردد که کارکنان سازمان راملزم به رعايت اصول مذکورنمايدکه اين دستورالعمل ها وآئين نامه ها ممکن است شباهت بسيارزيادي به روش هاي اجرايي مورد استفاده درمستند سازي ISO٩٠٠٠ داشته باشد.
٥)انضباطوفرهنگ سازي(shi-tsu-ke):ازاين اصل بعنوان قلب نظام s ٥يادميکنند.
تازماني که فرهنگ سازي مناسب درسازمان صورت نگيرد هيچ يک ازااصول s٥ ضمانت اجرايي نخواهند داشت که براي انجام اين اصل بهتراست بصورت دستوري عمل نشود وباايجادانگيزه واشتياق لازم درکارکنان برقراري انضباط درمحيط کاررا تضمين کرد.
همانگونه که درقبل ذکرشدوظايف اصلي سازمان همواره داراي محدوديت هايي ازقبيل کيفيت ، هزينه ، زمان تحويل وغيره مي باشد .ولي درمقابل وظايف پشتيباني بدليل دارا بودن محدوديت کمتر،ازانعطاف پذيري بيشتري برخوردارند.برهمين اساس اصول s٥رايک وظيفه اصلي نمي دانندوآن را يک وظيفه پشتيبان بحساب مي آورند؛چراکه ممکن است کارکنان قديم دربرابر اجراي اصول s٥ مقاومت زيادي ازخود نشان دهنددرحالي که اجراي آن معمولا"براي کارکنان تازه واردامري بديع وقابل پذيرش است .
لازم به ذکراست که مراحل ابتدايي يعني جداسازي ،مرتب نمودن ونظافت بايدطوري اجراشوندکه منجربه حذف ، کاهش وياتغييردرفرايندها به منظوربهبودوازبين بردن موداها شود.درادامه شرايط جديدي رامي بايست مستند سازي واستاندارد
