تحقیق در مورد انبارداری

بخشی از مقاله

مقدمه:
در بررسي مؤسسات و سازمان هاي مختلف، خصوصاً توليدي و صنعتي، ملاحظه مي شود كه اكثر سرمايه هاي آن ها را مواد لازم و كالاهاي مصرفي تشكيل مي دهد و قسمت عمده سرمايه آن ها مصرف تهيه اجناسو وسايل مذكور مي گردد.
اگر موجودي هاي جنسي يك مؤسسه بيش تر از اندازه مورد احتياج باشد. قسمتي از سرمايه آن مؤسسه به حال ركورد در مي آيد و اگر اين موجودي كمتر از حد لزوم باشد در برنامه عملياتيو خدماتي آنها وقفه حاصل مي شود. در راستاي جلوگيري از ركورد سرمايه و يا ايجاد وقفه در اجراي وظايف سازمان و يا مؤسسه لازم است روشي صحيح، اساسي و مقرون به صرفه در انجام خريد نگهداري و مصرف كالا به مورد اجرا گذارده شود. در سازمان هاي موفق و پيشرفته، وظايف مربوط به انبار داري و كنترل مواد در درجه اول اهميت قرار دارد. با توجه به نكات مذكور تهيه تداركات كالا و ارائه خدمات موردنياز با كيفيت مناسب و رعايت صرفه جويي و همچنين حفظ و حراست اموال و كالا و در دسترس قرار دادن سريع آن ها از وظايف عمده كارپردازي و انبار مي باشد.
استفاده از برنامه هايعلمي و كاربرد آن در تهيه و تدارك كالا و مخصوصاً انبارداري و نتايج زير را در بر دارد:
- مواد و كالا با حداقل قيمت تهيه و تدارك مي شود.
- از ركود سرمايه و كالا جلوگيري مي شود.
- ازتوقف و كندي كار جلوگيري مي شود.
- بررسي و كنترل موجودي ها، ميزان مصرف، تعيين نقطه سفارش و همچنين ميزان سفارش به سهولت امكان پذير مي باشد.
- عمليات حسابرسي و حسابداري به آساني انجام مي شود.
- ميزان ضايعات انبار تقليل مي يابد.
- حفظ و حراست و جلوگيري از سوء استفاده احتمالي امكان پذير مي باشد.
- اطلاعات و آمار لازم در اسرع وقت در اختيار مديريت قرار داده مي شود.
- با توجه به نكات مذكور، تهيه و تدارك كالا و ارائه خدمات مورد نياز با كيفيت مناسب و رعيت صرفه جويي و همچنين حفظ و حراست اموال و كالا در دسترس قرار دادن سريع آنها از وظايف عمده كارپردازي و انبار مي باشد.

فصل اول

فصل اول :
اصول انبارداري :
كليات
در امور تداركات كارپردازي، سيستم انبار داري، داراي اهميت خاصي است و همكاري اين دو واحد خدوماتي با يكديگر اجتناب ناپذير است.
سيستم صحيح انبار داري متضمن مزاياي زير است:
- دريافت، حفاظت و در دسترس قرار دادن كالا، مواد و وسايل موردنظر به سهولت و سرغت انجام مي شود.
- با اعمال كنترل دقيق از بالا رفتن خارج از حد موجودهاي كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.
- با استفاده صحيح از سيستم انبار داري، ميزان موجودي كالا در انبار و ميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد محاسبه مي گردد.
- كنترل ميزان موجود در انبار از نظر قيمت به سهولت صورت مي گيرد.
- صدور قيض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابداري مي گردد.
- چون ميزان موجودي ها معمولاً به قيمت تمام شده در انبار ها نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي و تعيين ساير ضايعات و خسارت وارد شده محاسبه مي شود.
تعريف انبار و مخزن
به محل و فضايي كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي و تنظيم مي گردد، انبار گفته مي شود.
انبار از نظر فرم به سه صورت مي باشد:
1- انبار هاي پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد.
2- انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار داراي سقف است ولي چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبي مي باشد. اين نوع انبارها، كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي كند.
3- انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه مي باشد و معمولاً براي نگهداري ماشين آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

وظايف انبار دار:
انبار دار كسي است كه عهده دار وظايف زير مي باشد:
- تحويل اجناس و كالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك خريد
- صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن كالا صدور حواله انبار هنگام تحويل كالا
- صدور فرمهاي رجوعي، برگشت از خريد و ساير فرمهاي مشابه
- صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم
- ثبت مشخصات و تعداداجناس وارد و صادر شده در دفاتر و كارتهاي انبار
- همكاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل، حداكثر و نقطه سفارش
- حفظ و حراست اجناس انبار و رعايت اصول ايمني
- بايگاني و حراست اجناس انبار و رعايت اصول ايمني
- بايگاني اسناد و مدارك انبار
- ارائه گزارش هاي لازم به مقامات ذيربط
انواع موجودي هاي انبار
اجناس و كالاهاي موجود در انبار اعم از مؤسسات توليدي يا غير توليدي را مي توان به پنج دسته به شرح زير تقسيم نمود:
1- مواد خام يا اوليه
اين مواد براي توليدكالا استفاده مي شود.
2- مواد و لوازم مصرفي
مواد و لوازم مصرفي به موادي اطلاق مي شود كه به طور غير مستقيم در توليد كالا دخالت دارد و در سازمان هاي توليدي براي انجام خدمات جانبي مورد استفاده قرا داده مي شود. ايم موارد بر اثر مصرف از بين مي رود مانند كاغذ و يا وسايل بسته بندي در سازمان هاي توليدي.
3- مواد و لوازم در جريان ساخت
به موادي كه مقداري تغييرات در مواد اوليه آن داده شده ولي هنوز به وصرت كامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جريان ساخت گويند.
4- كالاي تمام شده
به كالاهايي گفته مي شود كه از نظر ساخت به مرحله تكميلي رسيده قابل عرضه به بازار باشد.
5- اجناس خريداري شده جهت فروش
اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچ گونه تغييري در آنها به بازرا جهت فروش عرضه مي گردد و به طور موقت در انبار نگهداري مي شود مانند انبار فروشگاه و مؤسسات بازرگاني.
سازمان انبار
به طوري كه گفته شد يكي از وظايف انبار طبقه بندي، كدگذاري و تنظيم اجناس و كالاها مي باشد. از تركيب چند انبار يك «مخزن» يا «دپو» بوجود مي آيد. تعداد هريك از مخازن بستگي به نوع و كميت و همچنين حدود فعاليت آنها دارد.
انبار قطعات و مواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولاً زيرنظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها، انبار مستقيماً زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.

«نمودار موقعيت سازماني انبار در يك واحد توليدي»
در سازمان هاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستطيلي است كه مستقيماً زير نظر مديرعامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار، انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد قطعات و ابزار آلات كه هريك از آنها داراي مسئول مي باشد وجود دارد.
در سازمان هاي دولتي و غير دولتي، معمولاً واحد انبار تحت نظر تداركات و كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود انجام وظيفه مي نمايد.

«نمودار ارتباط سازمان انبار با مخازن و اداره امور انبارها»

نقش انبار در اقتصاد كشور
درصد قابل توجهي از درآمد ناخالص ملي هر كشور به صورت مواد اوليه محصول نيم ساخته و كالاهاي ساخته شده در انبار نگهداري مي شود. البته نقش انبارها در اقتصاد كشورهاي مختلف متفاوت است.
در كشورهاي پيشرفته انبارها حلقه هايي از زنجيره توليد توزيع و مصرف مي باشند و بدين وسيله توليد انبوه كارخانه و صنايع بدست مصرف كنندگان داخلي رسيده يا به مراكز صادراتي منتقل ميشود در برخي از كشورها نظير ايران كه واردات كالاها و مواد مختلف درصد زيادي ارز نيازهاي كشور را تشكيل مي دهد انبارها به طور عمده نقش واسطه را در انتقال كالا از كشور به مناطق مختلف و سپس توزيع مهمي بر عهده دارند.
نقش انبار در تجارت
انبار يكي از پايه هاي اصلي تجارت محسوب مي شود زيرا سرمايه شرتهايتجاري را موجودي انبار تشكيل مي دهد عصر كالا براي مصرف كننده از دو جهت داراي ارزش است:
1- قابليت كاربرد
2- قابليت دسترسي
قابليت كاربرد به طراحي و ساخت محصول بستگي دارد قابليت دسترسي فيزيكي موجود بودن كالا در محلي كه به آن نياز داريم بستگي دارد مصرف كننده قابليت كاربرد و سهولت دسترسي را با هم مي خواهد نه يكي بدون ديگري كه كالا را فاقد ارزش مي كند و پيوستگي اين دو عامل با يكديگر ارزش كيفي كالا را بالا مي برد و نقش عمده ي خود را نشان مي دهد.
نقش انبار در صنعت
فعاليت و تلاش صنايع و كارخانه ها تهيه مواد اوليه و ساخت و توليد محصول مي باشد در هر كارخانه انبارهاي مختلفي از قبيل مواد اوليه انبار مواد نيم ساخته انبار محصول ابزار آلات انبار قطعات يدكي دستگاهها انبار قالب انبار ملزومات انبار ضايعات و... وجود دارد.
هدف از استقرار يك سيستم انبار داري:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها در سازمان هاي دولتي و چه در بخش خصوصي تأمين و نگهداري كالاهاي موردنياز سازمان است بطوريكه اگر مواد و لوازم به موقع تهيه و در دسترس مصرف كننده داده نشود در گردش كار و فعاليتهاي آن مؤسسه وقفه ايجاد مي شود تا زمانيكه يك سيستم انبارداري صحيح در يك ساختمان مستقر نگردد اختلاف فاحشي بين موجوديهاي فيزيكي داخل انبار با بانك موجوديهاي واقعي در پايان سال كه طي انبار گرداني اين اختلاف خود را نشان مي دهد وجود خواهد داشت.
از طرفي هدف مهمتر دسترسي داشتن به موجودي انواع كالا در هر زمان مي باشد كه با استفاده از رايانه مي توان اين موجود را براي هر نوع از اقلام موجود در انبارها در تاريخ معين اعلام نمود به عبارت ديگر آگاهي كامل به آنچه در انبارهاي يك شركت سازمان مجموعه فروشيهاي غيردولتي تعاونيها كارخانجات اداره ي كل سودآوري از طريق توليد حتي مغازه اي ساده و... موجود است و دانستن اينكه چه ميزان كالا و مواد وارد انبار آن دستگاه شده و چه ميزان خارج و موجودي انبار كالاهاي مختلف و مواد در هر زمان در اين واحدها چقدر مي باشد يعني هدف استقرار يك سيستم انبارداري با علم به اينكه كليه ي مراحل به نحوه ي مطلوب صورت مي گيرد در دسترسي داشت به اطلاعات سه گانه ورود خروج مانده ي انواع كالا و مواد از انبار مي باشد مديران سازمانها در پي آن هستند كه با حداقل امكانات حداكثر استفاه و مطلوبيت را از آن خود سازند موجوديها يكي از پرهزينه ترين داراي بسياري از مؤسسات اقتصادي مي باشد و تحقيقات نشان داده است كه حدود 40% سرمايه گذاري شركتها را موجوديهاي انبار به خود اختصاص داده است. لذا مديران اجرايي همگي بر اين باورند كه نگهداري و كنترل موجودي به نحو مطلوب يك ضرورت است مؤسسات از طريق كاهش سطح موجوديها هزينه هاي خود را كاهش داده و از طرف ديگر با حفظ موجودي بهينه تأمين نياز مشتريان و رضايت آنها را فراهم مي نمايد. بنابراين مؤسسات بايد نيازي و موجودي تعادل ايجاد نمايند و به نحوي كه اين امر حداقل هزينه انجام مي گيرد. اين خبر از طريق برقراري يك سيستم مطلوب خريد و مديريت انبارداري ميسر نيست.
يكي از مشكلات مؤسسات اقتصادي عدم وجود مديران و كارشناسان در اين زمينه مي باشد. تعدادي از مؤسسات توليدي كه نتوانسته اند سيستم مطلوب انبارداري را برقرار نمايند به موقعيتهاي چشمگيري در عرصه رقابت دست يافته اند. امروزه با پيشرفت علوم و تكنولوژي امكان توليد انبوه كالا فراهم شده است و اين كار برنامه ريزي دقيق جهت استفاده از فرآورده هاي ديگران را امكان پذير ميسازد. انبار مي تواند در عرضه به موقع محصول، جريان عادي توليد، ثبات قيمت، تعمير و نگهداري ابزار و تجهيزات نقش مهمي را ايفا نمايد. به طوري كه نقش آن در تجارت غير قابل انكار است. ارزش ريالي موجودي هاي انبار در منابع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفي در ميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي و تجاري مؤثرند مثل روش توليد، دوره توليد، ميزان بكارگيري ماشين آلات. نوع محصول ساخته شده، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني و بالاخره سيستم هاي تداركاتي و سفارشات واحدهاي توليدي.
انبار به دلايل متفاوتي براي مؤسسات و مراكز تجاري- صنعتي از اهميت خاصي برخوردار است كه اهم آنها عبارتند از:

1- ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي شود (بعضي اوقات 60% سرمايه در گردش را شامل مي شود).
2- ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخشي از انبار با بخش هاي توليد، تعمير و نگهداري ساير بخش ها جهت تأمين احتياجات و نيازهاي آنها.
3- ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه ريزي به نحوي كه ضربه هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد را خنثي كند، به عبارت ديگر حكم ضربه گير را در سازمان داشته باشد.

سيستم انبارداري و مزاياي آن
سيستم مجموعه اي از اجزاء و عناصر است كه با هم داراي ارتباط متقابل مي باشند و هر سيستم داراي هدف است و غالباً فرآيندي غير از فرآيند حاصل جمع فرآيندهاي اجزاء خود دارد وجود اين كليات اجزاء با ويژگيهاي خاص خود در امور انبار داري مزاياي زيادي را عايد ما مي سازد كه اهم مزايا عبارتند از:
1- شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترس راحت تر به كالاها به خصوص در مؤسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع.
2- تشكيل فايلهاي اطلاعاتي دقيق تر در بخش هاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم گيريهاي مديريت.
3- دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخش هاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.

4- رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و موسسه به افراد معين در صورتيكه فرد جديدي مسؤليت انجام بخشي از فعاليتهاي سيستم را به عهده گيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليت و روابط سيستم اطلاع حاصل مي نمايد.

5- ايجا اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخشها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم گيري بجا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كامل.
6- ايجاد كنترل دقيق در سيستم از طريق دائمي و ادواري موجوديهاي انبار و بررسي و رفع مغايرات احتمالي.
7- كاهش هزينه هاي سربار ناشي از سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد و پيش بيني هاي غلط به علت نداشتن اطلاعات صحيح و كافي.
8- ارائه اطلاعات دقيق و درست از موجودي انبار كه پايه و اساس سيستم حسابداري صنعتي است.
9- اطمينان خاطر ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجوديها و كاهش و يا حذف احتمال سوء استفاده توسط متصديان انبار.
10- اعمال كنترل دقيق در ارتباط با ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است در اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد و با كنترل دقيق از اينگونه زيانها جلوگيري مي شود.

اگر سيستمي مناسب را نتوان تدارك ديد و به انبارها توجه كافي مبذول نگردد مشكلاتي گريبانگير سازمان خواهد شد كه اهم آنها عبارتند از:
1- كمبود فضا: اگر كالاها خوب چيده نشده و محلي متناسب با مقدار و اندازه كالاها قبلاً در نظر گرفته نشده باشد، احتمالاً با كمبود فضا مواجه خواهد شد.
2- جا به جاي اضافي ناشي از عدم وجود نظم، سبب اتلاف وقت پرسنل انبار و صدمه ديدن كالاها خواهد شد.
3- تلف شدن وقت پرسنل و تجهيزات و سردرگمي هاي حين كار و كاهش راندمان كاري مسئول انبار و كاركنان.

4- وابستگي سازمان به شخصي و اتلاف وقت در مواقع انبارگرداني به علت نامرتب بودن انبارها.
5- ضايع شدن مواد و محصول به علت عدم توجه به مسائل ايمني، نحوه استقرار كالا، حمل و نقل آن و نيز مشخصات ويژه كالا كه حتي مي توان موجب بروز خسارات مادي و جاني براي مؤسسه شود.
خط مشي هاي انبارداري
1- نزديك بودن انبار به واحد مصرف كننده
2-تقليل تعداد و انواع انبارها به صورت بهينه

3- اطمينان از اينكه كالاي مورد نياز در اختيار واحدهاي سازماني قرار خواهد گرفت.
4- تعيين مقامات مجاز براي دريافت كالا از انبار و تقليل تعداد افرادي كه بايد تقاضاي خروج و مصرف كالا را تعيين نمايند.
5- قيمت گذاري و شماره گذاري انواع كالا.
6- تعيين روش ساده حسابداري انبارها از نظر مصرف و موجودي انبار.
7- كنترل عمليات انبارها توسط واحد مركزي كنترل انبارها.

8- تنظيم روشهاي ساده براي انتقال و تحويل اجناس به تناسب احتياج بين انبارها.
9- مراقبت در تحويل و تحول كالا و بازرسي فني و تطبيق با مشخصات مقرر.
10- محافظت و مراقبت و نگهداري اجناس كالاهاي موجود در انبار و جلوگيري از خطرات احتمالي.
براي انجام وظايف بالا به ترتيب، انباردارها، رئيس انبار و رئيس مخزن و رئيس اداره انبارها و اداره كنترل انبارها انجام وظيفه خواهند كرد.

فصل دوم

فصل دوم:
مراحل اجرايي خريد:
قسمت اول: خريدهاي داخلي
درخواست خريد
درخواست خريد كالا در سيستم تداركاتي و انبارداري مستلزم تكميل فرم درخواست خريد از طرف انبار و ارسال آن به واحد تداركات مي باشد. فرم درخواست خريد در موارد زير تهيه مي گردد:

الف) در صورت موجود نبودن كالاي مورد تقاضا در انبار.
ب) در مواقع رسيدن ميزان موجودي به حد سفارش.
فرم درخواست خريد درخواست رسمي براي خريد مي باشد. اين فرم معمولاً در سه نسخه تهيه و پس از امضاي مجاز، نسخه سوم آن در انبار بايگاني و سپس ساير نسخ آن جهت اخذ تصميم در مورد خريد كالاي مورد در خاست و تأمين اعتبار از طرف امور مالي به واحد تداركات ارسال مي گردد.
- در صورت موافقت با درخاست خريد واحد تداركات پس از امضاي مجاز اقدام به صدور فرم سفارش كالا مي كند.
واحد تداركات نسخ فرم درخواست خريد را به شرح زير تفكيك و توضيح مي نمايد:

نسخه اول فرم: امور مالي
نسخه دوم فرم : تداركات يا كارپردازي
نسخه سوم فرم: سفارش كالا را جهت اطلاع انبار و ثبت آن روي كاردكس و ستون مربوط به سفارش ها به واحد مذكور ارسال مي دارد.
- در صورت عدم موافقت با خريد، نسخه دوم فرم درخواست خريد صادر شده به انبار عودت داده مي شود تا انبار دارد در جريان امور قرار گيرد و مراقبت را به اطلاع درخواست كننده كالا برساند.

سمه تعالي
تعاونوا علي البر و التقوي
شركت تعاوني راد
درخواست خريد كالا
نام انبار درخواست كننده:به : اداره تعاون:
اجناس مشروحه ذيل كه مورد درخواست واحد ..... مي باشد در انبار موجود نيست، در صورت موافقت خواهشمند است خريداري و تحويل اين انبار گردد.
شماره رديف نام كالا كد كالا تعداد يا مقدار مورد تقاضا برآورد قيمت واحد برآورد قيمت كل ملاحظات

نام و امضاء مسئول انبار: نام و امضاء مسئول تعاون
از محل اعتبار ............ ماده ............... رديف ........... تأمين اعتبار گرديد.
اجازه داده مي شود كه طبق مقررات خريداري شود.
نام و امضاء مسئول مالي:

مدير مؤسسه:
سفارش خريد كالا به فروشنده
پس از وصول «درخاست خريد» واحد تداركات فرم مزبور را مورد بررسي قرار مي دهد و در صورت موافقت با خريد كالاي مورد نظر اقدام به تهيه و تكميل «فرم سفارش خريد» به فروشنده مي نمايد.

فرم سفارش خريد درخاست رسمي خريد مي باشد. اين فرم يكي از مهمترين فرمها در سيستم هاي كنترل تداركاتي محسوب مي شود و نقش بسيار مهمي در امور نظارت بركالاها و اجناس رسيده يا برنامه سفارشها در آينده دارد. از فرم سفارش خريد مي توان براي كنترل خريد و جلوگيري از سفارشهاي زايد و تكراري استفاده نمود.

فرم سفارش خريد معمولاً در چهارشنبه و به شرح زير توضيح مي گردد:
نسخه اول: فروشنده كالا
نسخه دوم: حسابداري
نسخه سوم: انبار(بدون ذكر قيمت)
نسخه چهارم: واحد تداركات
نسخه چهارم به ضميمه فرم درخاست خريد بايد در پرونده سفارش ها در واحد تداركات بايگاني مي شود.
بايد توجه داشت كه كليه فرمها و اسناد مربوط به معامله در امور مالي بايد يك جا بايگاني گردد. بر اين منظور توصيه مي شود شماره سفارش خريد، روي كليه اين اسناد قيد شود.

لازم به تذكر است با توجه به اينكه كنترل موجوديهاي انبار به منظور فراهم ساختن مقدمات سفارشها با همكاريواحد تداركات از اجناس و كالاهاي مورد مصرف از وظايف انبار محسوب مي گردد، لذا در صورت استفاده از دفاتر راهنمائي سفارش ها كه در بعضي از سازمان ها رايج است، استفاده از كاردكس انبار به منظور كسب اطلاعات لازم در مورد سفارشها نيز توصيه مي گردد.
دفتر راهنمائي سفارش ها

بعضي از سازمان ها و مؤسسات توليدي به منظور اطلاع از ميزان و نوع سفارش هاي رسيده ازطرف واحدهاي مختلف سازمان، فهرستي از كليه سفارش ها تهيه مي كنند تا در پايان سال اطلاعات دقيقي از ميزان و نوع آنها در اختيار داشته باشند. براي سهولت دسترسي به نوع كالاي سفارش شده علاوه بر فهرست مذكور يك راهنماي الفبايي نيز با توجه به نام كالاي مورد سفارش تنظيم مي شود.
نمونه هايي از دفاتر مورد بحث در شكل هاي زير نشان داده مي شود.

بسمه تعالي
تعاونوا علي البر و التقوي
شركت تعاوني راد
فهرست كالاي سفارش شده
رديف تاريخ سفارش شرح كالا كدكالا مقدار بهاء واحد درخواست كننده وضعيت سفارش تاريخ تقريبي وصول

بسمه تعالي
تعاونوا علي البر و التقوي
شركت تعاوني راد
راهنماي الفبايي كالاهاي سفارش شده
رديف شرح كالا تاريخ درخواست شماره درخواست واحد درخواست كننده ملاحظات

قسمت دوم: خريدهاي خارجي
كليات

خريدهاي خارج از كشور متضمن طي مراحل ذيل است:
اولين مرحله براي خريدهاي خارجي تماس با فروشنده يا فروشندگان كالاي مورد نظر و در خواست پيش فاكتور (Proforma invoice) مي باشد.
پيش فاكتور يا پروفرما، فرمي است كه كليه مشخصات كالاي مورد معامله از نظر قيمت، نوع، مشخصات فني، وزن و همچنين اطلاعات لازم در مورد فروشندگان كالا در آن قيد شده است. اين فرم توسط فروشندگان كالا پس از امضاء و مهر اتاق بازرگاني كشور فروشنده و تأييد مهر مزبور از طرف كنسولگري كشور وارد كشور وارد كننده كالا براي خريدار ارسال مي گردد.

مؤسسه خريدار، پيش فاكتور را همراه با تقاضاي درخاست خريد كالا به واحد تداركات يا بازرگاني خود ارسال مي دارد در واحد مزبور، پيش فاكتور ريده از طرف فروشنده مورد بررسي قرار مي گيرد و پس از تأييد قيمت و مشخصات فني و ساير شرايط لازم و در صورتي كه در اين مورد از چند كمپاني نيز استعلام شده باشد، كمپاني مورد قبول انتخاب و پس از تأييد مقامات تصميم گيرنده و تماس با بانك مركزي و گشايش اعتبار اسنادي و انجام ساير سفارشات مربوط به واردات اقدام به معامله مي شود قيمت كالا براساس يكي از موارد رايج زير است:
1- قيمت براساس سيف (CIF)

اين كلمه مخفف Cost Insurance Freight و عبارتست از قيمت كالا با محاسبه حق بيمه و هزينه حمل آن تا مقصد.
2- قيمت براساس سي اند اف (C&F)