بخشی از مقاله
طراحی یک سیستم انبارداری
مقدمه:
امروزه با پيشرفت علوم و تكنولوژي امكان توليد انبوره كالا فراهم شده است و اين كار برنامه‌ريزي دقيق جهت استفاده به موقع و حداكثر از امكانات را مي‌طلبد. تقسيم كار و رشد جمعيت نياز استفاده از فرآورده‌هاي ديگران را بوجود آورده است و اين خود زمينه پيدايش سازمان‌هاي معظم گرديده كه در اين نظام‌هاي پيچيده فني ـ اجتماعي، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از ثبات قيمت محصول، تعمير و نگهداري ماشين‌ها و ... نقش مهمي را ايفا نمايد بطوريكه نقش آن در تجارت غير قابل انكار است.
ارزش ريالي موجودي‌هاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفي در ميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي ـ تجاري مؤثرند مثل روش توليد، دوره توليد، ميزان بكارگيري ماشين‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اوليه مورد احتياج، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و جهان و ... و بالاخره سيستم‌هاي تداركاتي و سفارشات واحدهاي توليدي. اما انبار به دلايل متفاوتي براي مؤسسات و مراكز تجاري ـ صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي‌باشد كه اهم آنها عبارتند از:
(1) ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمايه در گردش).
(2) ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هايي نظير توليد يا تعمير و نگهداري و وقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمندي‌ها.
(3) ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه‌ريزي مواد بايد به نحوي باشد كه ضربه‌هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد را خنثي نمايد و حكم ضربه‌گير را در سازمان داشته باشد.
تعريف انبار:
امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت‌بخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد بطور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ـ صنعتي يا مواد اوليه يا فرآورده‌هاي مختلف در آن نگهداري مي‌شود يا مي‌توان گفت محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات، كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدكي ماشين‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي‌شود آنهم براساس سيستم صحيح طبقه‌بندي.
جايگاه انبار:
سازماندهي سازمان‌هاي ختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است. گاه در بعضي از مؤسسات انبار مستقيماً زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضايعات و ... قرار دارد. در سازمان‌هاي دولتي و غير انتفاعي معمولاً واحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه مي‌نمايد.
اهداف و وظايف انبارها:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمان‌هاي دولتي و چه بخش خصوصي، تأمين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است. انبارداري عبارتست از كليه فعاليت‌هاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه‌ريزي و سازماندهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است وظايف انبارها را مي‌توان به شرح زير بازگو نمود:
(1) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود.
(2) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.
(3) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعمل‌هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جويي و كاهش هزينه‌هاي توليد را موجب شده و بنيه مالي شركت (سازمان) را تقويت مي‌نمايد اجراي قوانين و دستورالعمل‌هاي سازمان در كليه امور خصوصاً انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن كيفر به همراه دارد.
گرچه كهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنياي امروز موجبات كندي كار را فراهم مي‌نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود.
انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي‌باشند:
(1) انبارهاي پوشيده: كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي‌باشند.
(2) انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است. اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي‌نمايد.
(3) انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
انبارها را از نظر نوع موادي كه در آن نگهداري مي‌شود مي‌توان به چهار دسته كلي يا بيشتر تقسيم نمود مثل انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا انبار ضايعات يا ... .
از تركيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي‌آيد. انبارها از لحاظ كالاهايي كه در آنها نگهداري مي‌شود به انبار كالاهاي معمولي، قابل اشتعال يا انفجار، فاسد شدني، شيميايي و سموم و انبار مواد غله‌اي تقسيم مي‌شود و از لحاظ چگونگي و ماهيت به انبارهاي گمركي و ترانزيتي يا انبارهاي توزيع محلي يا ناحيه‌اي كارخانه‌هاي صنعتي تقسيم مي‌شود و ممكن است دسته‌بندي‌هاي ديگري را نيز از انبارها بعمل آورد كه در زمره ساير روش‌ها مي‌توان آنها را بررسي نمود.
انواع موجودي‌هاي انبارها:
(1) مواد اوليه: براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است. البته مواد اوليه ممكن است مواد خام و طبيعي نباشد بلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ممكن است ماده اوليه كارخانه ديگر باشد مثل نخ كه محصول نهايي كارخانه نخ ريسي است اما ماده اوليه پارچه‌بافي است و پارچه نيز خود ماده اوليه كارخانجات و لباس دوزي‌هاست.
(2) كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت): كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه‌هاي سربار ساخت مي‌باشد.
(3) كالاي ساخته شده: كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.
(4) اجناس خريداري شده جهت فروش: كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي‌خورد.
(5) مواد و لوازم مصرفي: كه در توليد غيرمستقيم مؤثرند مثل گريس، روغن، ملزومات و غيره ... .
(6) قطعات يدكي ماشين‌آلات: كه جهت تعمير ماشين‌آلات و دستگاه‌ها بكار مي‌روند.
(7) ابزارآلات: كه ابزار كارگاه‌ها براي توليد محصول مي‌باشد.
(8) اجناس اسقاطي: اجناسي هستند كه مستهلك شده و غيرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزايده گذاشته مي‌شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي‌گيرند.
موجودي‌هاي مذكور بايد در انبارها با نظم و طبقه‌بندي و جاگذاري و كدگذاري‌هاي مناسبي قرار بگيرند.
سيستم انبارداري و مزيت‌هاي آن:
سيستم مجموعه‌اي از اجزاء و عناصرست كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي‌باشند و هر سيستمي داراي هدف است و غالباً برآيندي غير از برآيند حاصل جمع برآيندهاي اجزاء خود دارد. وجود اين كليت جدا با ويژگي‌هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي‌سازد كه اهم اين مزايا عبارتند از:
(1) شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترسي راحت‌تر به كالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودي‌هاي زياد و متنوع.
(2) تشكيل فايل‌هاي اطلاعاتي دقيق‌تر در بخش‌هاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم‌گيري‌‌هاي مديريت.
(3) دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخش‌هاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.
(4) رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و مؤسسه به افراد معين در صورتي‌كه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت‌هاي سيستم را بر عهده گيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليت‌ها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي‌نمايد.
(5) ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخش‌ها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم‌گيري بجا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كافي.
(6) ايجاد كنترل‌هاي دقيق در سيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجودي‌هاي انبار و بررسي و رفع مغايرات احتمالي.
(7) كاهش هزينه‌هاي مصرف بدون مواد يا سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهاي زايد و پيش‌بيني‌هاي غلط به علت نداشتن اطلاعات صحيح و به موقع هزينه‌هاي ديگر.
(8) پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي‌گردد اگر سيستم نگهداري و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود.
(9) تأثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودي‌هاي و كاهش يا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصديان يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها.
وظايف انباردار:
(1) توصيه و پيشنهاد روش‌هاي انبارداري و اصلاحي ديگر.
(2) اجراي سيستم و روش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
(3) نظارت كلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق رؤساي واحدهاي تابعه.
(4) تعيين انواع مختلف كالاهايي كه بايد در انبار نگهداري شوند.
(5) نگهداري مدارك مربوط به موجودي‌هاي واقعي كالاها در مؤسسه.
(6) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودي‌هاي انبار از لحاظ فساد و نابودي و ساير مخاطرات احتمالي.
(7) اجراي بودجه مصوب انبارها.
(8) مراقبت در رفع نواقص پرسنلي و تكميل كادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظيم برنامه‌هاي آموزشي آنان.
(9) مراقبت در ارسال گزارش‌هاي ماهيانه انبارها و ساير مكاتبات و انجام امور اداري.
وظايف رئيس يا متصدي انبار:
(1) حفظ و حراست كليه اجناسي كه در تحويل انبار مي‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالي.
(2) اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
(3) تشخيص و تعيين اشياء اضافي و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
(4) مراقبت در اينكه موجودي‌هاي انبار از حداقل و حداكثر مندرج در كارت‌هاي انبار كمتر نشده و يا تجاوز نكند.
(5) نظارت در دريافت و تحويل كالا طبق دستورات صادره و تهيه اسناد مربوط به آن.
(6) مراقبت در بسته‌بندي و حمل محصولات و توزين و شمارش كالاها.
(7) مراقبت در ثبت مدارك و اسناد و دفاتر و كارت‌هاي انبار.
(8) داشتن مهارت كافي در طبقه‌بندي، نگهداري، جاگذاري اجناس و ترتيب محل انبارها و كالاها و كد آنها.
(9) خود را موظف به رعايت اصول امانت‌داري و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.
(10) از روش‌ها و فنون انبارداري اطلاعا كافي داشته و داراي ابتكار شخصي در تسهيل امور انبارها باشد.
(11) گزارشات هر دوره عملكرد (هفتگي ـ پانزده روزه ـ ماهيانه) را به نحوي صحيح و به موقع جهت ارائه به مديريت‌ها تهيه نماي
د.
انتظارات مديريت يك مؤسسه از سيستم كنترل انبارها:
(1) وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد، دريافت، آزمايش، انبار و حسابداري.
(2) تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد.
(3) به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
(4) انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه به نحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.
(5) تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس به نحوي‌كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.
(6) انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس بطوريكه تحويل آن طبق درخواست‌هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.
طراحي و برنامه‌ريزي تأمين كالا:
براي اينكه قسمت انبارهاي سازمان بتواند وظايف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خريد كالاهاي زايد و بلامصرف جلوگيري گردد و سازمان مواجه با كمبود مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي مورد نياز نشود، مديران و مسئولين كليه قسمت‌هاي سازمان با همكاري مسئولين قسمت‌هاي خريد و انبارها، با برنامه‌ريزي صحيح و تحقيقات و محاسبه همه جانبه نيازهاي واقعي سازمان را برآورد نموده و با ايجاد سيستم صحيح، از خريدهاي بي‌رويه و اتلاف سرمايه و نيروي كار سازمان جلوگيري نمايد. بطور كلي برنامه‌ريزي تأمين كالا،
متناسب با سيستم كار سازمان، موقعيت جغرافيايي، امكانات مالي، فضاي انبارها و امكانات نگهداري كالا و ... بايد طراحي و به مرحله اجرا درآيد. ارائه طرحي بي‌چون و چرا كه در كليه سازمان‌ها قابل اجرا باشد ميسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما اميد است با رعايت مراحل و نكات ذيل بتوان مسئولين امر را در اين مهم ياري نمود:
(1) تعيين انواع كالاهاي مورد نياز: در هر سازماني بايد مشخص شود كه چه كالاهايي مورد نياز است؟ براي تهيه صورت كالاهاي مورد نياز سازمان بايد عمليات و مراحل ذيل را به مرحله اجرا درآورد:
الف) قسمت‌هاي مختلف سازمان كالاي مورد نياز خود را با ذكر مشخصات دقيق به قسمت تداركات ارسال مي‌دارند.
ب) قسمت تداركات ليست‌هاي ارسالي از قسمت‌هاي مختلف را دقيقاً بررسي نموده و كالاهاي مشترك‌المصرف و يا ملزومات عمومي را به صورت فهرستي تنظيم و ثبت مي‌نمايد.
ج) سپس كالاهايي را كه از طرف دو يا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان كالاهاي چند مصرفي به ليست‌هاي فوق اضافه مي‌شود.
د) سپس كالاهاي اختصاصي قسمت‌هاي مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست كننده به صورت كلي كالاهاي مورد نياز اضافه مي‌شود. بدين ترتيب اسامي كليه نيازها با ذكر قسمت‌هاي مصرف كننده آن مهيا مي‌شود.
(2) استاندارد كردن كالاهاي مورد نياز سازمان: در اجراي اين اصل مشخصات فني و ميزان ايمني و مرغوبيت كالاهاي مورد نياز توسط مسئولين فني و كارشناسان ذيصلاح دقيقاً مشخص و با توجه به كيفيت و بهاي آنها در مقايسه با كالاهاي مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترين نوع يا مارك هر يك از كالاها را معين مي‌نمايند. مسئولين خريد مكلفند تا هميشه كالاهاي مورد نياز را با مارك تعيين شده خريداري و از خريداري كردن مارك‌هاي غيرمجاز خودداري نمايند.
(3) تعيين مقدار هر يك از اقلام كالاها: مقدار هر يك از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اوليت كالاها تهيه مي‌شوند.
(4) شناسايي منابع خريد و تأمين كالا: جهت حصول اطمينان از دقت و سرعت و عدم ايجاد وقفه و تأمين كالاها با قيمت ارزان و كيفيت مرغوب بايد كارخانجات و نمايندگي‌هاي معتبر فروش را مشخص كرد اين مؤسسات و نمايندگي‌ها ممكن است در داخل يا خارج كشور باشند. همچنين برسي امكانات تهيه و توليد بعضي از كالاها با امكانات سازمان موجبات خودكفايي تقريبي را فراهم مي‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جويي در قيمت خريد و حمل و نقل، موجب افزايش مهارت كاركنان شده و نگراني كمبود و يا نبود اين كالاها در بازار تا حدودي مرتفع خواهد شد. منبع ديگر تأمين كالا، وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در ساير انبارهاي سازمان است و لازم است انبارها از اين لحاظ دائماً بررسي شوند تا در صورت احتياج به قسمت‌هاي نيازمند ديگر انتقال و يا در صورت عدم نياز به فروش برسند تا از ركود سرمايه و فرسايش كالاها در انبارها جلوگيري شود.
طبقه‌بندي
تعريف طبقه‌بندي و نكات مهم در اجراي آن:
به تقسيم انواع كالاهاي موجود به گروه‌ها يا دسته‌هائي‌كه داراي صفات مشترك و يا كاربرد مشترك باشند طبقه‌بندي گويند. طبقه‌بندي كالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و ... به نحوي صورت گرفته و در بيشتر موارد براي نگهداري كالا ناگزير به اجراي آن خواهيم بود. در انبارها براي نگهداري بهتر و تعيين آدرس و پياده كردن سيستم كدگذاري و كنترل موجودي و طبقه‌بندي كالا اهميت مي‌يابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتي، با بررسي‌هاي دقيق و همه جانبه كليه كالاهاي مورد نياز سازمان را با توجه به كاربرد و خصوصيات و
شرايط نگهداري آنها به چند گروه الي و هر گروه اصلي را به يك انبار اختصاص مي‌دهند. در انبار نيز كالاهاي موجود را با توجه به تجانس و حجم كالا و كاربرد آنها و وسايل و امكانات نگهداري و گنجايش انبارها طبقه‌بندي مي‌نمايند يعني يك گروه اصلي كالا را به يك انبار اختصاص داده و چند گروه فرعي ديگر از آن تهيه مي‌نمايند در طبقه‌بندي بايد به نكات مهم زير توجه نمود:
(1) براي كليه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
(2) با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نياز آنها را به راحتي تأمين نمايد.
(3) انعطاف‌پذير بوده و با تغييرات كاهش يا افزايش تعداد اقلام كالاهاي مورد نياز قابل تطبيق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سيستم و شيوه طبقه‌بندي:
(1) تعداد اقلام انبار و كالاها و همچنين ظرفيت انبارها
(2) وسايل نگهداري كالا و ميزان صادرات و واردات كالاها
(3) موقعيت جغرافيايي قسمت‌هاي مصرف كننده
(4) مقررات و نظريه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه‌بندي كردن كالاها:
(1)طبقه‌بندي كردن كالاهاي مورد نياز سازمان.
(2)طبقه‌بندي كالاهاي موجود در انبار.
(3)طبقه‌بندي كالا در سطح مواد مورد نياز صنايع كشور يا طبقه‌بندي استاندارد.
(4)طبقه‌بندي كالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.
(5)طبقه‌بندي كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندي كليه نيازهاي سازمان را به گروه‌هاي عمده تقسيم و هر گروه را در انباري با توجه به عمليات و فعاليت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام مي‌نامند مثل انبار مصالح ساختماني، قطعات يدكي، برق، لوازم اداري و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومي، انبار سوخت و روغن‌آلات و ... .
در روش دوم يك يا دو گروه اصلي كالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و كاربر و ميزان مصرف و امكانات نگهداري و ... آنرا به گروه‌هاي فرعي تقسيم مي‌نمايند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختماني به عنوان گروهي اصلي به گروه‌هاي فرعي آهن‌آلات، لوزام بهداشتي، لوازم برقي، لوازم لوله‌كشي، ابزار ساختماني، مصالح ساختمان، لوازم تزئيني و ... تقسيم و رده‌بندي مي‌گردد.
در روش چهارم كليه كالاها و لوازم مختلف مربوط به اجراي يك طرح يا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و كليه اين كالاها را به مقدار لازم در اختيار مجريان طرح قرار مي‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام كار و عمليات و زمان‌بندي اجراي هر برنامه كالاهاي مورد نياز آن مرحله را در يك گروه قرار مي‌دهند مثلاً در شركت نفت پس از كشف و تخمين مقدار ذخيره معادن نفت، جهت حفاري چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به يكي از پالايشگاه‌هاي كشور ابتدا كليه لوازم حفاري بعد كليه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌كشي و انتقال نفت را تحويل داده و هر مرحله يك گروه را تشكيل مي‌دهد.
اما روش سوم يا استاندارد در كشورهاي صنعتي با همكاري كليه مؤسسات صنعتي دولتي و خصوصي به اجرا درمي‌آيد. به طبقه‌بندي كليه مواد مورد نياز صنايع و توليدات كشور طبقه‌بندي ملي يا استاندار گويند كه مورد قبول و استفاده كليه مؤسسات توليدي قرار مي‌گيرد.
تعريف و فوايد كدگذاري:
به ايجاد رويه و سيستمي كه هب وسيله آن اطلاعات و نشانه‌هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا از نقطه‌اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند. كه به معني رمز يا نشان خاص است و جهت سهولت در كار و تقليل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بكار مي‌رود در كدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگ‌ها، نورها، اشكال، اعداد، الفبا و ... يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از:
(1) جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي كردن ساده و دقيق‌تر كالاها.
(2)استاندارد كردن كالاها و كمك به جمع‌آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي.
(3)ثبت عمليات واردات و صادرات كالاها و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشين‌هاي الكترونيكي پيشرفته.
(4)صدور سفارش خريد بطور ساده و مطمئن و دقيق و پيگيري ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ريزي و كنترل.
انواع روش‌هاي كدگذاري:
(1) روش ساده با روش اعداد ترتيبي.
(2) روش اعداد گروهي.
(3) روش اعشاري يا روش ديوئي.
(4) روش حروفي يا الفبايي.
(5) روش نيمونيك يا روش استفاده اول نام كالاها.
(6) روش مخفي.
(7) روش كدينگ ويژه.
(8) روش كدينگ استاندارد.
در روش ساده كالاها به ترتيب ورود سريال مي‌خورند مثل 1 و 2 و 3 ... و براي انبارهايي تعداد اقلامشان محدود بود در قديم استفاده مي‌ِشد عيب اين روش عدم توانايي در كنار هم‌گذاري كدهاي دو كالاي مشابه در صورت جديد‌الورود بودن يكي از آنها بود كه با فاصله باز اين مشكل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ ... يعني اعداد بين آنها كه كد كالاي مشابه با شماره‌هاي قبل و بعد از آن را نشان مي‌دهد. در روش اعداد گروهي كليه كالاها را به چند گروه كلي متناسب تقسم مي‌نماييم. مثلاً350 قلم كالاي مؤسسه را در 5 گروه تقسيم‌بندي مي‌كنند لذا تعداد كالاها در هر گروه عبارتست از 70= 5 ÷ 350.
يعني 70 قلم در يك رده قرار مي‌گيرد با 30% شماره اضافي هر رده شامل 100 قلم كالا مي‌گردد كه از شماره 70 تا 100 جهت كالاهاي جديد‌الورود مي‌باشد به همين ترتيب در هر رده 30% شماره اضافي از كل تعداد موجودي در هر رده در نظر گرفته مي‌شود و رده دوم از 101 شمارش مي‌شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 اين روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه كدهاي اضافي تعبيه شده است حسن ديگر آن اين است كه عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودي است. در مثال بالا 500 كد خواهيم داشت (براي 5 گروه اصلي ئ 350 موجودي واقعي و هر 70 قلم در يك گروه قرار مي‌گيرد). در روش اعشاري ديوئي از عدد و اعشار استفاده مي‌شود و بيشتر در كتابخانه‌ها متداول است مثلاً كد 7/15/24 عدد 24 بيانگر گروه كتاب و دو رقم دوم يعني 15 نمايانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام كتاب است.
در روش حروف الفبايي از حروف و يا اعداد و حروف مركب استفاده مي‌شود كه گروه اصلي با يك حرف و گروه فرعي و اصل كالا از حروف ديگر يا اعداد مشخص مي‌شود. در روش نيمونيك يا حروف اول نام كالاها كه براي انبارها با موجودي كم بكار مي‌رود نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار بياد ما مي‌آورد مثل نزاجا = نيروي زميني ارتش جهموري اسلامي ايران يا ا.س.م = اسيد سولفوريك مرگ و ... . اين روش محتاج به حضور ذهن خوب كاركنان انبارداري است. در روش مخفي ارقام علامات و يا حروفي كه براي كدگذاري بكار مي‌رود اول داراي معني و مفهوم خاص بوده و درك آنها مستلزم شناخت قبلي يا مراجعه به راهنما يا كلي رمز خواهد بود مثل شماره خودورهاي ارتش يا علاماتي كه در مخابرات تلگرافي از آنها استفاده مي‌شود.
روش كدينگ ويژه جهت طراحي و كدگذاري اقلام انبا بنا به نياز مؤسسه است. بعد از كدگذاري همه اقلام مؤسسه فهرست كاملي با ذكر مشخصات دقيق و واحد مصرف جنس تهيه مي‌شود و جاي خالي يا اعداد رزرو نيز در نظر گرفته مي‌شود. پس از طي مراحل فوق دفتر راهنماي انبارها تهيه مي‌شود كه مورد استفاده مصرف كنندگان، انبار، مأمورين خريد و حسابداري قرار گرفته و به منزله زبان يكنواخت قسمت‌هاي مختلف عمل مي‌نمايد.
