بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
گام اول: بستن مانده حسابهای سال1388 بطور موقت و تولید سند افتتاحیه مانده حسابها در سال 1389 در نرم افزار نظام نوین مالی
مانده حسابهای دائم و انتظامی از تراز حسابهای پایان سال 1388 نقدی استخراج و آنرا به سرفصل های حسابداری تعهدی تبدیل کنید (آنالیز مانده حسابها ی ستاد از تراز نقدی در پایان سال1388)
اقلام ثبت شده در کاربرگ توسط امور مالی ستاد کنترل و پس از امضا توسط رئیس مالی واحد تابعه از سوی مدیریت مالی ستاد نیز امضا شود.
سرفصلهای تعهدی شده مانده حسابها باید در سیستم نظام نوین مالی هر واحد جداگانه درج شود برای این منظور باید مانده حسابهای مذکور در قسمت مدیریت مالی//تنظیم اسناد حسابداری//تنظیم سند ثبت و سند حسابداری را پس از بررسی ، نهایی و در صورت لزوم برای واحد بالادستی ارسال کنند.
اسلاید 2 :
nدر این حالت مانده حسابهای سال 1388 در نرم افزار نظام نوین مالی ایجاد و در صورت بستن موقت مانده حسابها امکان شروع عملیات سال 1389 فراهم می گردد.بدیهی است از آنجایی که در روش نقدی مانده حسابهای واحد تابعه در حسابهای ستاد عمل شده و می شود لذا باید اولاٌ مانده حسابهای واحدهای تابعه از حسابهای ستاد خارج و ثانیاً با مانده حسابهای واحدهای تابعه مطابقت و مغایرات احتمالی شناسایی و برطرف گردد در هر صورت مانده حسابهای نقدی ستاد بدلیل حسابرسی شده ملاک عمل می باشد.
اسلاید 3 :
بستن موقت مانده حسابها
مانده حسابهای ایجاد شده در سیستم در سال 1388- برای این منظور فقط کافی است در قسمت مدیریت مالی//بخش دفترداری//بستن مانده حسابها//اختتامیه و افتتاحیه موقت را فعال نمود در این صورت سیستم بطور خودکار:
1 - مانده حسابهای دائم و کنترلی را به سند اختتامیه می بندد.
2- سال مالی 1389 را در سیستم ایجاد می کند.
3- سند افتتاحیه سال 1389 را بطور خودکار و با شماره(1) در سیستم تولید و نشان می دهد.این سند قابل حذف و یا ویرایش نیست.
4- این امکان را در سیستم فراهم می کند که تا نهایی نشدن بستن مانده حسابها بطور همزمان در دو سال مالی 1388 و1389 بتوان اسناد حسابداری را صادر نمود.
اسلاید 4 :
توجه:چنانچه در سال مالی 1388 سندی صادر شود ، برای اصلاح سند افتتاحیه سال 1389 باید ابشن اختتامیه/ افتتاحیه موقت را مجدداً فعال نمود سیستم بطور خودکار سند افتتاحیه را اصلاح می کند.
چنانچه در ستاد یا واحدهای تابعه برای آموزش یا تست سیستم اسناد حسابداری در نرم افزار صادر شده این اسناد باید طی سند اصلاحی از طریق معکوس کردن تراز حسابها از سیستم حذف شود.
برای نهایی کردن مانده حسابهای سال 1388 در ستاد و واحدهای تابعه می بایست پس از اطمینان از صحت مانده حسابها و ارسال تمام اسناد حسابداری واحدهای تابعه آبشن اختتامیه/ افتتاحیه نهایی را فعال نمود در این حالت مانده حسابهای سال 1388 بسته شده و امکان صدور سند حسابداری جدیدی در سال مالی مذکور وجود ندارد.
اسلاید 5 :
گام دوم: تکمیل سند افتتاحیه مانده حسابهای سال 1389
برای این منظور باید مانده حسابهای بدهکاران، بستانکاران، موجودی کالا، اموال و... در پایان سال1388 بطور جداگانه در واحدهای تابعه و ستاد شناسایی و بترتیب ذیل برای آنها سند حسابداری صادر شود.
1- سند حسابداری مربوط به مانده بدهی یا طلب واحد تابعه و ستاد بر اساس مدارک مثبته طبق کاربرگ پیوست .
2-سند حسابداری موجودی کالای ابتدای دوره (لیست انبار گردانی پایان سال 1388 که قیمت گذاری شده باشد.)
3-سند حسابداری اموال ابتدای دوره (لیست صورتبرداری شده اموال در پایان سال1388 که قیمت گذاری شده باشد)
4-اسناد حسابداری مربوطه به هزینه های تعلق گرفته پرداخت نشده(مانند کارانه سه ماهه آخر سال 1388 پرسنل یا هزینه های آب و برق و تلفن و... )، ذخیره سنوات خدوت و...
5-برای مانده حسابهای پیش پرداخت و علی الحساب پایان سال 88 نیز باید ذخیره لازم در حسابها منظور گردد.
6- اقلام جمع آوری شده در کاربرگ ها توسط امور مالی ستاد کنترل و توسط رئیس مالی واحد تابعه و مدیریت مالی ستاد امضا می شود. بدیهی است تصویر مدارک مثبته می بایست ضمیمه این اسناد گردد.
اسلاید 6 :
اقلام بدهکاران و بستانکاران
اقلام مندرج در کاربرگهای فوق باید در نرم افزار ستاد و هر واحد تابعه جداگانه درج شودبرای این منظور مانده حسابهای مذکور باید در قسمت مدیریت مالی/دفترداری/اطلاعات ابتدای دوره با توجه به ماهیت آن(دارایی جاری، بدهی جاری) ثبت و نهایتاً برای صدور سند حسابداری آن گزینه ”تکمیل سند افتتاحیه“ را فعال نمود. سند حسابداری صادره پس از کنترلهای لازم باید نهایی گردد.
نکته: ویرایش کالا و معرفی کالای جدید فقط در نرم افزار ستاد امکان پذیر می باشد.
اسلاید 7 :
موجودی کالای ابتدای دوره از روی لیست انبارگردانی پایان سال 1388
درج کد محلی کالا در نرم افزار( در قسمت مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/اطلاعات پایه/معرفی کد محلی کالا) از روی لیست انبار گردانی
درج مقدار/تعداد کالا در سیستم( در قسمت مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/رسید کالا/ایجاد سوابق کالا) از روی لیست انبارگردانی
نرخ گذاری لیست کالا در سیستم( در قسمت مدیریت مالی/حسابداری کالا اموال و خدمات/قیمت گذاری کالا/رسید ابتدای دوره)
صدور سند حسابداری خودکار رسید ابتدای دوره ( در قسمت مدیریت مالی /حسابداری کالا اموال و خدمات/رسیدهای آماده ثبت)
مشاهده و تأیید سند حسابداری صادره( در قسمت مدیریت مالی/تنظیم اسناد حسابداری /تأیید پیش نویس) سپس نهایی کردن سند مذکور
اسلاید 8 :
اموال ابتدای دوره
1-درج مشخصات اموال صورت برداری شده طبق کاربرگ مربوطه در سیستم از منوی:
( مدیریت مالی/حسابداری کالااموال و خدمات/کارت اموال/اموال ابتدای دوره)
2- صدور سند حسابداری خودکار برای اموال وارد شده در سیستم از منوی:
( مدیریت مالی/ حسابداری کالا اموال و خدمات/صدور اسناد حسابداری / سوابق داراییها)
3- سند حسابداری صادره به بخش رسیدگی ارسال می شود.
4- لیست اموالی که وارد شده است از منوی ذیل قابل مشاهده می باشد:
مدیریت مالی/حسابداری کالا اموال و خدمات/گزارش های اموال/ لیست کل اموال
توجه: بدلیل حجم بالای تعداد اموال بهتر است پس از وارد کردن تمام اموال و کنترل اقلام وارد شده در سیستم نسبت به صدور سند حسابداری آن بطور یکجا اقدام گردد.
اسلاید 9 :
گام سوم:استقرار تشکیلات جدید و تغییر رویکرد و تنظیم تفاهم نامه تخصیص اعتبار
با توجه به نهادینه شدن اجرای حسابداری تعهدی در واحدهای تابعه و ستاد بمنظور اقدامات اولیه جهت دستیابی به قیمت تمام شده خدمات ارائه شده ضروری است فهرست حسابها و مراکز هزینه در سازمان مرکزی و واحدهای تابعه یکسان و یکنواخت باشند لیکن باید سیستم های مالی هر یک از واحدها بصورت مستقل فعالیت نمایند. بطوریکه اسناد حسابداری مربوط به فعالیتهای واحدهای تابعه طی دوره مالی و در زمان وقوع رویداد در نظام نوین مالی واحد ذیربط ثبت شود در این صورت اطلاعات ثبت شده در سیستم مکانیزه حسابداری هر واحد شامل اطلاعات مالی مربوط به فعالیتهای همان واحد خواهد بود.اما می بایست اسناد حسابداری واحدهای تابعه بطور خودکار و لحظه ای برای امور مالی ستاد ارسال گردند تا پس از بررسیهای لازم و اطمینان از صحت آنها طی سند حسابداری جداگانه با سرفصل های تفکیک شده یا تجمیعی در نرم افزار نظام نوین مالی ستاد بطور خودکار ثبت گردد. در این زمان اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری مالی ستاد به تفکیک شامل فعالیتهای اختصاصی ستاد و فعالیتهای کل دانشگاه خواهد بود و بر اساس آن گزارشهای مالی مورد نیاز از سیستم قابل استخراج می باشد لذا ضروری است رویکرد دانشگاه از پرداخت و تسویه تنخواه پرداختی به واحدهای تابعه به تنظیم تفاهم نامه بین ستاد و واحدهای تابعه جهت تخصیص اعتبار در ابتدای سال مالی تغییر یافته و تأمین اعتبار قبل از خرج و در محل واحد صورت گیرد.
اسلاید 10 :
با عنایت به مراتب فوق اقدامات مشروح ذیل جهت تسریع در اجرای حسابداری تعهدی در سال 1389 ضروری است:
nابلاغ لیست مراکز هزینه به واحدهای عملیاتی از جمله انبار جهت اطلاع و استفاده در اسناد هزینه( دستورالعمل 4)
nتغییر رویکرد امور مالی ستاد از شیوه“ پرداخت تنخواه“ به تخصیص و ارسال اعتبار . برای این منظور فرم متحدالشکلی از طرف وزارت متبوع تدوین گشته و در سایت دفتر برنامه ریزی منابع مالی و بودجه قرار گرفته است ضمناً واحدهای تابعه می توانند با فرم درخواست وجه اعتبار از ستاد درخواست وجه نمایند.
nاستقرار تشکیلات مورد نیاز جهت اجرای حسابداری تعهدی در امور مالی ( اداره حسابداری منابع و تأمین اعتبار – اداره حسابداری کال، اموال و خدمات- اداره بررسی و نظارت مالی-اداره پرداخت های پرسنلی) تا زمان تصویب با صدور ابلاغ انشایی
