بخشی از مقاله
مديريت تغيير و بهبود سازمان
مديران امروزي در محيطي پرابهام، پويا و متحول كار مي¬كنند. يكي از بارزترين خصوصيات عصر حاضر، تغييرات و تحولات شگرف و مداوم در طرز تفكر، ايدئولوژي، ارزش¬هاي اجتماعي، روش¬هاي انجام كار و بسياري از پديده‌هاي ديگر زندگي است. علوم مختلف در چند دهه اخير بيش از هر دوران ديگر در طول تاريخ بشر، پيشرفت كرده است. فناوري بهطورمداوم و باشتابي بي¬مانند در حال تحول و پيشرفت است و ارتباطات جديد، امكان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه ديگر در كوتاه¬ترين مدت و با كمترين هزينه ميسر ساخته است. در دنياي كنوني، بر اثر پيشرفت فناوري، طبيعت و محتواي كار به گونه¬اي تغيير كرده است كه نه تنها كالا و خدمتي كه قبلا توسط نيروي انساني توليد مي¬شد امروزه
توسط دستگاه، توليد مي¬شود، بلكه عمل تصميم¬گيري كه تاكنون توسط انسان انجام مي‌شده است، درحال حاضرتا حد زيادي توسط دستگاه انجام مي-شود. استفاده از انواع رايانه‌هاي پيشرفته و نيروي كار رايانه¬اي در سازمان-ها و محيط¬هاي كار، نمونه¬هايي از اينگونه تغييرات به شمار مي¬آيند. آثاري كه دستگاه-هاي پردازش الكترونيكي و نيروي كار رايانه¬اي در عملكرد سازمان¬ها و زندگي بشر امروز و آينده خواهند گذاشت، به تنهايي آنچنان زياد و عظيم است كه برخي از نويسندگان بزرگ در تاريخ تمدن انسان را بعد از انقلاب كشاورزي و انقلاب صنعتي،" انقلاب الكترونيكي" خوانده¬اند.
كثرت تغييراتي كه سازمان¬ها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نيرويي برخوردار است كه همچون سيلي خروشان، هر نوع مقاومتي را در هم كوبيده و همه را با خود به جلو مي¬برد. به بيان ديگر، وسعت و تنوع نيروي تغييري كه بر پيكر سازمان¬هاي امروزي وارد مي¬آيد آنقدر زياد است كه براي آنها چاره¬اي جز انطباق با اين تغييرات باقي نمي¬گذارد.
تعدادي از نويسندگان مديريت، نيروها و فشارهاي تغييررا تحت چهارعنوان زير طبقه بندي و خلاصه ك
رده¬اند:
1. تغيير فناوري: در حال حاضر، آهنگ تغيير فناوري سريع¬تر ازهرزمان ديگري است.
2. علم و دانش: به سبب وسعت دامنه علم، رشته¬هاي جديدي ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شده¬اند.
3. كهنگي محصول و خدمت: محصولات، برنامه¬ها و روش¬هاي ارائه خدمات، تحت تاثير تغييرات فناوري و پيشرفت علم و دانش، كهنه و منسوخ مي¬شوند.
4. تغيير اجتماعي: انتظارات و ارزش¬هاي فكري كاركنان نسبت به نسل¬هاي گذشته تغيير كرده است.
عوامل بالا گوشه¬اي از تغييرات بي¬شماري است كه مديران امروز با آنها مواجه¬اند. لازم به تاكيد است كه اين تغييرات با چنان سرعت فزاينده¬اي حادث مي¬شوند و آنچنان متعدد و متنوعند كه گاه نظام¬هاي اجتماعي و اداري قادر به همگامي و انطباق با آنها نيستند. به همين دليل، امروزه بزرگ¬ترين مسئله¬اي كه هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونيست. از اين روست كه مديريت تغيير يكي از مهم¬ترين مباحث علم مديريت به شمار مي¬رود.
از طرف ديگر، قبول تحول و تحقق بخشيدن به آن از مهم¬ترين لازمه¬هاي بقا و رشد هر سازمان است، زيرا هر سازماني، نظامي فرعي از يك نظام اجتماعي و يك نظام بزرگتر جهاني است و هنگامي كه مجموع يك نظام در حال تحول و پيشرفت است، نظام¬هاي فرعي نيز ناگزير بايد خود را با تحولاتي كه در نظام بزرگتر پديد آمده است، همگام و هماهنگ كنند، با توجه به مطلب فوق مي¬توان گفت كه مديران امروزي با دو مسئله اساسي رو به رو هستند.
مسئله اول اين است كه چگونه سازمان خود را در جهتي توسعه دهند كه بهتر بتواند با تغييرات و تحولات محيط هماهنگ شود، مسئله دوم اينكه چگونه انرژي و منابع انساني سازمان را در جهتي هدايت كنند كه ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموريت¬هاي سيستم، نيازهاي كاركنان نيز تامين شود. در چند دهه اخير، مديران روز به روز بيشتر متوجه اين حقيقت شده¬اند كه كوشش¬هاي پراكنده و جزء به جزء براي حل مسائل پيچيده سازماني، كافي نيست. امروزه برنامه¬ريزي همه جانبه و وسيع¬تري لازم است، به نحوي كه راهبردهاي هماهنگ شده¬اي را براي پرورش فضاي سازماني، روش كار، روابط افراد، نظام¬هاي ارتباطي و اطلاعاتي در برداشته باشد و با شرايط و الزامات قابل پيش¬¬بيني و غيرقابل پيش¬بيني سال¬هاي آينده منطبق و سازگار باشد. به سبب اين نياز است كه بهبود سازمان يا به عبارت ديگر، مساعي سيستماتيك براي تغيير برنامه¬ريزي شده، پاي به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهميتي ويژه در علم مديريت برخوردار است.
معني و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعي تجديد نظر اصولي در سازمان دلالت دارد، تجديد نظري كه بر نظام¬هاي ارزشي، اعتقادات و طرز تفكر موجود در داخل سازمان به گونه¬اي اثر گذارد كه سازمان بتواند خود را با شتاب فزاينده تغيير، بهتر منطبق و هماهنگ كند، اين اصطلاح چنان كه از معني ظاهري آن پيداست، به بهبود و پرورش توانايي¬هاي سازمان توجه دارد.
تا حدي كه سازمان بتواند به سطح مطلوبي از عملكرد و ايفاي نقش برسد و اين سطح را حفظ كند. بهبود سازمان، جريان مداوم مشكل¬گشايي است و انجام آن مستلزم همكاري اعضاي سازمان و كارشناسان علوم رفتاري است. از ديد بهبود سازمان، حتي سازمان¬هايي هم كه در حال حاضر در سطح رضايت بخش عمل مي¬كنند، جايي براي بهبود وپيشرفت بيشتر دارند. بهبود سازمان، فرايندي از تغيير برنامه ريزي شده¬است كه بيشتر در اطراف تغيير"فرهنگ سازماني" دور مي¬زند. تغيير برنامه¬ريزي شده علاوه بر ساختار سازمان، فرايندهاي حساس اطلاعاتي، تصميم گيري، برنامه¬ريزي و ارتباطات را نيز در بر مي-گيرد. همچنين انتقال از يك فرهنگ سازماني مقاوم در برابر تغيير به فرهنگي كه برنامه ريزي براي مقابله و تطبيق با تغييرات را تشويق كند نيز از جمله مواردي است كه بهبود سازمان به آن توجه دارد.
اهداف برنامه¬هاي بهبود سازمان
به طور كلي در فعاليت¬هاي بهبود سازمان اهداف زير دنبال مي¬شود:
1. پرورش نظامي مستعد براي رشد و خود سازي
2. افزايش سلامت و اثربخشي سازمان اعم ازكل سازمان يا قسمتي از سازمان و يا نظام¬هاي موقت مانند كميته¬ها و امثال آنها.
3. ايجاد فضايي كه در آن رقابت ناسالم بين گروه¬ها و واحدهاي سازمان كاهش يافته و همكاري و اشتراك مساعي بين آنها افزايش يابد.
4. ايجاد فضايي كه در آن برخوردها و تضادها تحت كنترل درآيد و بخوبي اداره شود.
5. ايجاد فضايي كه در آن تصميم گيري بيشتر براساس اطلاعات صورت گيرد، نه بر اساس نقش سازماني يا سمت.
6. ادغام و يكسان¬سازي اهداف فردي با اهداف سازماني.
7. تغيير فرهنگ گروهي و سازماني به گونه-اي كه مقاومت در برابر تغيير را به حداقل برساند و برنامه¬ريزي و آينده نگري را تشويق كند.
8. پرورش دادن گروه¬هاي كارامد
9. آموزش و پرورش افراد به ويژه مديران و افرادي كه داراي مشاغل حساس هستند.
10. ايجاد فضايي كه در آن كاركنان بتوانند عقايد و ايده¬هاي خود را آزادانه ابراز كنند و در حل مسائل گروهي و سازماني مشاركت داشته باشند.
11. ايجاد نظام تشويق پاداش كه هم به تامين اهداف و ماموريت¬هاي سازمان توجه داشته باشد و هم به پيشرفت و رشد شخصي كاركنان
12. كمك به مديران در پياده كردن روشي كه مديريت برمبناي هدف اعمال شود نه مديريت بر اساس عملكرد گذشته و هدف¬هاي نامرتبط با وظايف و مسئوليت¬ها.
13. ايجاد روحيه خود هدايتي و خود نظمي درافراد و گروه¬ها.
سرعت بخشي به برنامه هاي بهبود سازمان
سازمانها در سالهاي اخير براي ورود به بازارهاي جديد با چالشهاي تازه‌اي مواجه شده‌اند.
سازمانهاي امروز نيازمند نوآوري هستند تا زمان چرخه بهبود سازمان را در بيشتر جنبه‌هاي عملياتي خود كاهش دهند.
در حال حاضر مبناي بيشتر تصميمهاي مربوط به بهبود عملكرد سازمان شعار «سريعتر، بهتر و ارزانتر» است.
سرعت‌بخشي به فرآيند بهبود سازمان نشان‌دهنده پذيرش واقعيتهاي جهاني كسب و كار از طرف سازمانهاست.
بهبود سازمان يك جريان پيوسته حل مشكل است و انجام آن مستلزم همكاري اعضاي سازمان و كارشناسان علوم رفتاري است.
بهبود سازمان يعني تحول در طرز تفكر و رفتار گروهها و سازمانها نسبت به كارهايي كه انجام مي‌دهند و محيط پويايي كه با آن روبه‌رو هستند.
امروزه فرق بين سازمانهاي بازنده و برنده در داشتن استراتژي دقيق نيست بلكه در اجراي سريع آن است.
توضيحاتي پيرامون برنامة بهبود و تغيير سازمان
مقدمه
در سالهاي اخير سازمانها براي افزايش درآمد، كاهش هزينه‌هاي عملياتي و سرمايه‌گذاري در جهت توسعه محصول و ورود به بازارهاي جديد با چالشهاي تازه‌اي مواجه شده‌اند. رقابت جهاني شديد و بي‌رحم شده است. در اجراي برنامه‌ها و انجام فعاليتها سرعت، حرف اول را مي‌زند. ديگر سازمانها براي انتخاب استراتژي نمي‌توانند وقت زيادي صرف كنند و همه كاركنان آنها در جهت نيل به هدفهاي استراتژيك سازمان درگير هستند. در نتيجه، سازمانها نيازمند نوآوريهايي از قبيل مهندسي همزمان، توليد ناب و تحويل به‌موقع هستند تا زمان چرخه بهبود سازمان را در بيشتر جنبه‌هاي عملياتي خود كاهش دهند. در حال حاضر مبناي بيشتر تصميمات مربوط به بهبود عملكرد سازمان شعار «سريعتر، بهتر و ارزانتر» است.
متخصصان بهبود سازمان پنجاه سال است كه برنامه‌هاي تغيير سازماني را طراحي و اجرا مي‌كنند. آنها دانش و مهارتهايي را به‌وجود آورده‌اند كه براي رهبران سازمانهايي كه به‌اجراي تغيير سازماني نياز داشتند، اثبات كردند كه اين دانش و مهارتها ارزشمند هستند. چرخه بهبود سازمان (شناخت، طراحي، استقرار، ارزيابي و ارتقأ) متدولوژي اثبات شده‌اي براي اجراي تغيير محسوب مي‌شود. باوجود اين، برنامه‌هاي بهبود سازمان در خلأ انجام نمي‌شود و فشارهايي كه بر ساير جنبه‌هاي سازمان تاثير مي‌گذارد برانجام بهبود سازماني نيز تاثير مي‌گذارد. سازمانها با به‌كارگيري افراد كمتر و صرف زمان كوتاه‌تري مي‌توانند در برنامه‌هاي تغيير مشاركت كنند. اكنون موقع آن فرا رسيده است كه زمان چرخه طراحي و اجراي تغيير سازماني كاهش يابد.
سرعت‌بخشي به فرايند بهبود سازمان نشان‌دهنده پذيرش واقعيتهاي جهاني كسب و كار از طرف سازمانها است. اين واقعيتها سازمانها را با شرايط جديدي مواجه ساخته كه نيازمند اجراي برنامه‌هاي بهبود سازمان، به‌طور سريعتر، بهتر و ارزانتر هستند. منظور از مفهوم «سريعتر» اين است كه مراحل چرخه بهبود سازمان فشرده مي‌شود و به‌جاي اينكه اين مراحل يكي‌يكي به ترتيب اجرا گردد، برخي از مراحل به‌صورت همزمان و موازي اجرا مي‌شود؛ عبارت «بهتر» بدين معني است كه برنامه‌هاي جديدتر بهبود سازمان ارزش بيشتري ايجاد مي‌كنند و نسبت به استراتژي، نگرش كامل‌تري ارائه مي‌كنند؛ عبارت «ارزانتر» به‌معني صرف زمان كمتر جهت اجراي تغيير مورد نياز و در نتيجه افزايش بازده سرمايه‌گذاري است[5].
هدف اين مقاله بررسي مفهوم «سرعت‌بخشي به چرخه بهبود سازمان» است. در اين راستا، ابتدا مفهوم بهبود سازماني تشريح مي‌شود، سپس از رويدادهايي صحبت خواهد شد كه سازمانها را ملزم به تسريع فرايند بهبود سازماني مي‌كند. در ادامه به تواناييهاي متخصصان بهبود سازمان اشاره خواهد شد كه اين تواناييها در ايجاد ارزش براي سازمانها مهم هستند و در نهايت مفهوم ايجاد ارزش و مراحل مختلف چرخه بهبود سازمان تشريح خواهد شد.
1 - مفهوم بهبود سازمان
واژه بهبود سازمان بر يك نوع تجديدنظر اصولي در آموزش و پرورش توجه دارد؛ تجديدنظري كه بر نظامهاي ارزشي، اعتقادات و طرزتفكر موجود در داخل سازمان به‌گونه‌اي اثر گذارد كه سازمان را قادر سازند تا خود را با سرعت فزاينده تغيير، بهتر منطبق و هماهنگ سازد. اين واژه به بهبود و پرورش تواناييهاي يك سازمان توجه دارد تا حدي كه سازمان بتواند به سطح مطلوبي از عملكرد و ايفاي نقش برسد و اين سطح را حفظ كند. بهبود سازمان يك جريان مداوم مشكل‌گشايي است و انجام آن مستلزم همكاري اعضاي سازمان و كارشناسان علوم رفتاري است. از ديد بهبود سازمان حتي سازمانهايي كه در حال حاضر در سطح رضايت‌بخش عمل مي‌كنند، جايي براي بهبود و پيشرفت بيشتر دارند.
بهبود سازمان يعني تحول و دگرگوني در طرز تفكر و رفتار گروهها و سازمانها نسبت به كارهايي كه انجام مي‌دهند، جايي كه در آن كار مي‌كنند و محيط پويايي كه با آن روبه‌رو هستند. شالوده بهبود سازمان اصولاً براساس علوم رفتاري كاربردي بنيان نهاده شده است و چنين فرض مي‌شود كه انسان قادر و علاقه‌مند به يادگيري و رشد است و مي‌خواهد كه كار برايش معني و مفهوم داشته باشد و ناسازگاري و تضاد بين نيازهاي افراد و گروهها و سازمانها امري است طبيعي و اجتناب‌ناپذير. در بهبود سازمان سعي مي‌شود كه با بهره‌گيري از فنون مشكل‌گشايي، رقابتهاي ناسالم و ناسازگاري و برخورد بين افراد و گروهها و سازمانها از بين برود و فضايي آكنده از تفاهم، اعتماد و همكاري جايگزين آن گردد. به‌عبارت ديگر، در بهبود سازمان سعي مي‌شود كه براي حل مسائل و مشكلات كار، از حداكثر توانائيهاي كاركنان و منابع سازمان استفاده به‌عمل آيد.
بهبود سازمان دانشي است كه براساس علوم رفتاري كاربردي پي‌ريزي شده، به مجموع و كل سازمان نظر دارد، با همكاري و مشاركت مديريت عالي سازمان به‌مورد اجرا گذاشته مي‌شود، به توسعه و تغيير و بهسازي نظامها و نظامهاي فرعي تاكيد مي‌ورزد، فعاليتهايش در اطراف هدفها و ماموريتهاي كوتاه‌مدت و ميان مدت تمركز دارد، و هدف نهايي آن افزايش سلامت و در جه كفايت و اثربخشي سازماني است[1].
2 - روندهاي تسريع
حداقل سه روند عمده‌اي وجود دارد كه سازمانها را ناگزير به تسريع چرخه بهبود سازماني مي‌كند. اين روندها عبارتند از[2]:
O سريع‌شدن آهنگ تغييرات كسب و كار؛
O درگيرشدن كل سيستم سازماني در برنامه‌هاي بهبود سازمان؛
O استراتژي محورشدن برنامه‌هاي بهبود سازمان.
اين سه روند در شكل شماره (1) به‌عنوان پيكان‌هايي كه سازمانها را ملزم به تسريع چرخه بهبود سازمان مي‌كند، نشان داده شده است.
شكل 1 : چرخه بهبود سازمان
1-2 آهنگ تغييرات كسب وكار: باتوجه به جهاني‌شدن فعاليتهاي اقتصادي و پيچيده‌تر شدن هرچه بيشتر اقتصاد جهان، سرعت انجام فعاليتها به‌عنوان عامل تعيين‌كننده موفقيت سازمانها محسوب مي‌شود. امروزه فرق بين سازمانهاي بازنده و برنده در داشتن استراتژي دقيق و درست نيست بلكه در اجراي سريع استراتژي است. به‌بيان ديگر، سازمانهايي كه به‌طور اثربخش با واقعيتهاي موجود كسب و كار برخورد كنند و استراتژي خود را سريعتر به‌اجرا درآورند، در بازار مزيتهايي به‌دست خواهند آورد ولي سازمانهايي كه هيچ اقدامي نكنند تا آينده به‌طور صحيح پيش‌بيني شود و آنها استراتژي مناسبي را انتخاب كنند، بدون شك شكست خواهند خورد.
