بخشی از مقاله
سیستم مدیریت یکپارچه LMS
1-دامنه کاربرد سیستم مدیریت یکپارچه ( IMS Scope )
1-1-کلیات :
سازمان HSE شرکت ملی صنایع پتروشیمی واقع در منطقه ویژه اقتصادی پارس سیستم مدیریت یکپارچه خود را مبتنی بر الگوهای بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ( ISO 9001 : 2000 )، سیستم مدیریت زیست محیطی ( ISO 14001 : 2004 ) و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ( OHSAS 18001 : 1999 ) مستقر نموده است :
این سیستم مدیریت یکپارچه در راستای تحقق موارد ذیل استقرار یافته است :
الف) حصول اطمینان از انطباق با خط مشی و اهداف خرد و کلان IMS
ب)حصول اطمینان انطباق با قوانین دولتی و سایر الزامات HSE
ج)اثبات توانایی سازمان در فراهم آوردن خدماتی که به شکل ثابت الزامات مشتری، قانونی و سایر الزامات را برآورده نماید.
د)حصول اطمینان از خشنودی مشتریان از طریق بکارگیری مؤثر سیستم IMS
سیستم استقرار یافته برای کلیه فعالیتها و خدمات ارائه شده توسط سازمان HSE شرکت عملیات غیر صنعتی پازارگاد کاربرد دارد.
2-1-کاربرد
کلیه الزامات استانداردهای IMS به غیر از مواردی که در ذیل به عنوان استثناء در نظر گرفته شده است برای سازمان HSE شرکت عملیات غیر صنعتی پازارگاد کاربرد دارد.
استثنائات :
با توجه به اینکه سازمان HSE شرکت عملیات غیر صنعتی پازارگاد، خدمات جدیدی را طراحی نمی کند بنابراین بند 3-7 استاندارد ISO 9001 : 2000 با عنوان طراحی و توسعه محصول برای این سازمان کاربرد ندارد.
سازمان سیستم یکپارچه را مستقر، مستند و اجرا کرده است. سازمان سیستم مدیریت کیفیت را در انطباق با الزامات استاندارهای ISO9001 2000 ,ISO 14001 2004 OHSAS18001 : 1999 مستقر کرده و بطور مداوم اثر بخشی آن را بهبود می بخشد.
سازمان HSE شرکت ملی صنایع پتروشیمی :
الف) فرایندهای مورد نیاز برای سیستم یکپارچه و کاربرد آنها در درون سازمان را شناسایی کرده است و به غیر از استثناهایی که در بخش 1 ( رجوع شود به بند 2-1) مطرح گردیده است در صورت وجود فرآیندهایی با منشاء خارجی که اثر روی انطباق محصول با الزامات دارد نیز شناسایی خواهد شد. صرف نظر از شناسایی فرآیندها، سازمان کنترل های مورد نیاز روی فرآیند را جهت اطمینان از انطباق محصول، شناسایی کرده است. لیستی از فرایندهای سازمانی در انتهای این فصل آورده شده است.
ب)توالی وتعامل این فرآیندها در مدرکی بنام Process Map نشان داده شده است و این مدرک در بخش آخر این نظامنامه پیوست شده است.
ج)معیار و روش های کنترل موردنیاز جهت اطمینان از اثر بخش بودن کنترل و عملیات این فرایندها را تعیین کرده است. این مورد در حین طرح ریزی فرایندها انجام شده است. (رجوع شود به بند 1-7)
د)از در دسترس بودن منابع و اطلاعات مورد نیاز جهت پشتیبانی عملیات و پایش این فرایندها اطمینان پیدا کرده است (رجوع شود به بند 6 و 1-7) این موارد در زمان طرح ریزی فرایندها تعیین و صحه گذاری شده اند.
هـ)در خصوص پایش، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل فرایندهای شناسایی شده فوق، تصمیمات لازم را اخذ نموده است. (رجوع شود به بند 8 )
ز)اقدامات لازم را جهت دستیابی به نتایج و تصمیمات طرح ریزی شده و بهبود مستمر این فرایندها را اجرا نموده است. این فرایندها توسط سازمان در انطباق با الزامات استانداردهای OHSAS 18001 : 1999, ISO 1400 : 2004, ISO 9001 : 2000 طراحی و تدوین شده اند.
2-4-الزامات مستندسازی :
1-2-4-کلیات :
مستندسازی سیستم مدیریت یکپارچه سازمان HSE شامل موارد ذیل می باشد :
الف)بیانیه مدون خط مشی و اهداف کلان و خرد (رجوع شود به بند 3-5 و 1-4-5) این نظامنامه )
ب)نظامنامه IMS
ج)روش های اجرایی مدون که توسط استانداردهای IMS الزام شده است و یا جایی که عدم وجود روش اجرایی مدون می تواند روی کیفیت ارائه خدمات، جنبه های بارز زیست محیطی و ایمنی اثر گذار باشد. ( این روش های اجرایی با استفاده از مفهوم دیدگاه فرایندی مستند شده اند. )
د)مستندات مورد نیاز و قابل کاربرد در نواحی مختلف سازمان HSE شرکت عملیات غیر صنعتی پازارگاد، جهت حصول اطمینان از اینکه فرایندهایشان به شکل مؤثر طرح ریزی، اجراء و کنترل می گردند ( این مستندات مشتمل بر دستورالعملهای کاری، نقشه ها، برگه های مشخصات چک لیست ها و دیگر مدارک قابل کاربرد می باشد.)
هـ)سوابق کیفیت که بر اساس الزامات این استانداردها برای اثبات داشتن یک شاهد عینی جهت انجام فعالیتها، ایجاد ونگهداری می شوند.
سازمان ساختار مستند سازی را بر اساس سطوح ذیل تهیه نموده است :
سطح 1-نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه
سطح 2-روشهای اجرایی / فرایندها
سطح 3-*دستورالعملهای کاری
*نقشه ها/ برگه های اطلاعاتی / ارزیابی ریسک های زیست محیطی، ایمنی و بهداشتی / الزامات قانونی ومقرراتی قابل کاربرد
سطح 4-فرمها(برای سوابق)
هر جا که استاندارد داشتن یک روش اجرایی مدون را لازم دانسته است. این روش های اجرایی مستند، اجرا و نگهداری شده اند صرف نظر از این روشهای اجرایی درحین تدوین فرایندها، روشهای اجرایی دیگر چک لیست ها / دستور العمل های کاری نیز بر اساس نوع فعالیت ها، پیچیدگی فرایندها و صلاحیت پرسنل مورد شناسایی قرار گرفته اند.
روش های اجرایی و فرایندها موثر بودن طرح ریزی، اجراء و کنترل های مورد نیاز برای فرایندها را بر اساس متدولوژی فرایندگرایی اثبات می کند. روشهای اجرایی در قسمتهای مرتبط در نظامنامه IMS ارجاع داده شده است
مستندات مذکور می توانند به شکل هر واسط الکتریکی یا روی کاغذ باشند.
2-2-4- نظامنامه IMS :
یک نظامنامه IMS که شامل محدوده کاربرد ( Scope ) سیستم مدیریت یکپارچه می باشد توسط نماینده مدیریت سازمان تهیه شده است (رجوع شود به بند 1-1 ) استثنائات و مواردی که بر اساس ماهیت فعالیت سازمان HSE منطقه پارس جنوبی برای شرکت کاربرد ندارد، در این نظامنامه با ذکر توجیهات لازم شده است . روش های اجرایی مورد نیاز این استاندارد تدوین شده و بصورت جداگانه موجود می باشند که در متن این نظامنامه به آنها اشاره شده است .
تعاملات بین فرآیندهای سیستم مدیریت یکپارچه نیز در نظامنامه توسط Process Map تشریح شده است.
3-2-4-کنترل مستندات :
مستندات تهیه شده در داخل سازمان ( رجوع شود به ساختار و مستندسازی 1-2-4 ) تحت کنترل قرار گرفته اند و یک روش اجرایی مدون در این خصوص تدوین شده است که کنترل های مورد نیاز جهت مستندات سیستم یکپارچه را به شکل موثر تعریف می کند.
کنترل های تعریف شده در روش اجرایی مشتمل بر موارد ذیل است :
الف) تائید کفایت مستندات قبل از صدور توسط افراد مجاز برای تائید مستندات
ب) در صورت لزوم بازنگری و به روز کردن، بهبود روش ها و تأئید مجدد مستندات پس از اصلاح به وسیله افراد مجاز
ج) اطمینان از اینکه ویرایشهای مرتبط مستندات در محلهای استفاده در دسترس هستند .
5- اطمینان از اینکه مستندات در حین توزیع واستفاده خوانا بوده و توسط کد مدارک وضعیت ویرایش و عنوان قابل شناسایی است.
و) اطمینان از اینکه مستنداتی که منشا خارجی دارند مثل نقشه های مشتری استانداردهای ملی یا بین المللی و مستندات ارائه شده توسط صنایع ملی پتروشیمی و وزارت نفت شناسایی شده اند و به صورت دوره ای به روز شده و همچنین در توزیع آنها تحت کنترل است.
ز) پیشگیری از استفاده غیر عمدی مستندات منسوخ شده به وسیله کنار گذاشتن آنها و جانشین کردن آنها با ویرایش جدید و در صورتی که نگهداری آنها به دلیل وجود الزامات قانونی لازم است سیستم شناسایی مناسبی برای آنها به کار گرفته شده است.
که روش اجرایی PROL .برای کنترل مستندات
4-2-4- کنترل سوابق Ims
سازمانHSE در حین تدوین فرآیندها سوابق مورد نیاز را که به عنوان گواهی به اثبات انطباق الزاماتIMS ، قوانین دولتی و سایر الزامات می باشد و همچنین دال بر اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه است، شناسایی مستقر و نگهداری کرده است. این سوابق قسمتی از سیستم مدیریت یکپارچه است و به عنوان شواهد عینی به کار گرفته می شوند سوابق به گونه ای نگهداری شوند که قابل شناسایی و قابل بازیابی باشند.
یک روش اجرایی مدون توسط نماینده مدیریت تدوین شده است که در آن کنترل های مورد نیاز برای شناسایی، بایگانی و نگهداری، بازیابی، زمان نگهداری و روش امحاء سوابق به شکل شفاف تخریب شده است.
کد روش اجرایی : PRLO برای کنترل سوابق
5- مسئولیت مدیریت (Management Commitment)
1-5 تعهد مدیریت :
مدیریت ارشد سازمانHSE م
نطقه پارس جنوبی در خصوص توسعه و اجرای سیستم مدیریت یکپارچه و بهبود مداوم اثر بخشی آن از طریق موارد ذیل متعهد شده است :
الف) ابلاغ اهمیت برآورده ساختن الزامات مشتری و الزامات قانونی / مقرراتی از طریق برنامه های آموزشی منظم، نمایش دادن مدارک در تابلو اعلانات و جلسات واحدها:
ب) تدوین خط مشی IMS بر اساس وضعیت جاری، نیاز و افق دید مدیریت ارشد
ج) اطمینان از اینکه اهداف خرد و کلانIMS تعیین شده اند.
د) برگزاری جلسات منظم بازنگری مدیریت
هـ) حصول اطمینان از در دسترسی بودن منابع در مواقع لزوم برای انجام بهبودها.
2-5 تمرکز به روی مشتری / مشتری محوری
مدیریت سازمان اطمینان دارد از اینکه الزامات مشتری تعیین شده اند وبا هدف افزایش رضایت مشتری برآورده شده اند (رجوع شود به بند 8 ) در حین بازنگری الزامات نیازهای تلویحی و انتظارات مشتری نیز مورد شناسایی قرار گرفته اند. این الزامات به واحدهای مرتبط جهت حصول اطمینان از برآورده کردن آنها اعلام شده اند. در جلسات بازنگری تمرکز بر روی ابلاغ الزامات مشتری به تمام واحدها و اطمینان از انطباق محصول وجود دارد.
3-5 خط مشی IMS
مدیریت ارشد سازمان خط مشی IMS را شناسایی کرده است و اطمینان دارد که خط مشی IMS :
الف)متناسب با مقاصد، مقیاس و پیامدهای مدیریت زیست محیطی، ایمنی و بهداشتی فعالیت ها و خدمات می باشد.
ب)شامل تعهد به برآورده کردن الزامات قانونی و سایر الزامات، پیشگیری از آلودگی و بهبود مداوم اثر بخش سیستم مدیریت یکپارچه است.
ج)چهارچوبی را برای تعیین و بازنگری اهداف کلان و خرد فراهم می آورد.
د) به کلیه کارکنان سازمان ابلاغ شده است و در تمام سطوح سازمان HSE درک شده است.
هـ)از نظر تداوم مناسب بودن بصورت سالانه در جلسات بازنگری مدیریت خط مشی سازمان مورد بازنگری و در خدمت لزوم تجدیدنظر قرار می گیرد. در تمامی محلهای استراتژیک به نمایش گذاشته شده است و همچنین به تمامی کارکنان ابلاغ شده است. برنامه های آموزشی منظم برای ابلاغ و آموزش خط مشی کیفیت به تمامی کارکنان سازمان برگزار می گردد.
خط مشی شرکت دراختیار پیمانکاران و در معرض دید باردید کنندگان نیز قرار گرفته است تا بدین ترتیب فعالیت های پیمانکاران نیز در راستای خط مشی سازمان HSE منطقه پارس جنوبی باشد.
خط مشی
4-5- طرح ریزی
1-4-5- اهداف IMS (اهداف کلان و خرد)
مدیریت ارشد سازمان اطمینان دارد که اهداف خط مشی IMS و از جمله انهایی که جهت برآورده کردن الزامات مربوط به خدمات می باشد اساس تعیین شاخص های عملکرد کلیدی برای هر فرآیند و تعریف اهداف فرایند مورد استفاده قرار گرفته است. این اهداف دارای رابطه همگرا با اهداف خط مشی می باشند.
بر اساس میزان پیشرف اهداف کلان و خرد مشخص ( Specific ) خط مشی IMS مورد بازنگری و در صورت امکان تغییر قرار می گیرد.
اهداف مذکور مشخص، قابل اندازه گیری ( Measurable )، قابل دستیابی ( Achievable )، واقعی ( Real ) و دارای بازه زمانی ( Time bounk ) می باشند و برنامه های مشخصی ( Action plan ) جهت دستیابی به این اهداف در در هر واحد سازمان تهیه شده و میزان پیشرفت آن در جلسات بازنگری مدیریت و دیگر جلسات داخلی مورد بررسی قرار می گیرد. در صورت انحراف از برنامه زمانی، دلایل انحراف در این جلسات مورد بررسی قرار گرفته و تصمیمات لازم اتخاذ گردد.
2-4-5- طرح ریزی سیستم مدیریت یکپارچه ( IMS )
مدیریت سازمان اطمینان دارد که :
الف) طرح ریزی سیستم مدیریت یکپارچه در راستای برآورده کردن الزامات داده شده در استانداردها و اهداف IMS انجام می شود.
ب) هنگامی که تغییراتی در سیستم مدیریت یکپارچه برنامه ریزی و اجرا می گردد، یکپارچگی سیستم مدیریت برقرار نگه داشته شده است. هر گاه تغییری در مستندات وجود داشته باشد دیگر مستندات مرتبط با تغییر نیز بر اساس روش اجرایی کنترل مستندات اصلاح می گردد (رجوع شود به بند 3-2-4 این قطعنامه)
ج)جنبه های زیست محیطی، ایمنی و بهداشتی محصولات و خدمات شناسایی شده و تحت کنترل قرار دارد همچنین جنبه هایی که می تواند پیامد ایمنی، بهداشتی یا زیست محیطی بازی دارند نیز مورد شناسایی قرار گرفته اند.
5-5- مسئولیت، اختیار و ارتباطات
1-5-5- مسئولیت و اختیار
مدیریت سازمان مسئولیت ها و اختیارات افراد را از طریق مدارک مرتبط در داخل سازمان ابلاغ نموده است.
در این مدارک مسئولیت و اختیار پرسنل کلیدی (سرپرستان و رؤسا) جهت حفظ فعالیت اصلی هر واحد یا بخش تعیین شده است علاوه بر آن مسئولیت های ذیل بر عهده ایشان می باشد :
-شناسایی کردن مشکلات مرتبط با سیستم که در حیطه فعالیت شان با آن مواجه شده اند.
-اقدامات اولیه جهت پیشگیری وقوع هرگونه عدم انطباق مرتبط با کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت و الزامات سیستم IMS
-پایش، اندازه گیری، هدف گذاری و برنامه ریزی جهت تحقق اهداف خرد و کلان مربوط به فرآیندهای قابل کاربرد در حوزه فعالیت واحدشان
-آگاهی از قوانین قابل کاربرد و حصول اطمینان از برآورده شدن آنها
همچنین مسئولیت های خاص در روشهای اجرایی IMS شناسایی و تعریف شده اند.
چگونگی ارتباطات بین واحدهای سازمان در چارت سازمانی مصوب توسط صنایع ملی پتروشیمی به تصویر کشیده است.
2-5-5- نماینده مدیریت
مدیریت ارشد سازمان ریسHSE را به عنوان نماینده مدیریت تعیین کرده است که وی صرف نظر از دیگر مسئولیتها و اختیارات، وظایف ومسئولیت های ذیل را برعهده دارد.
الف)حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای مورد نیاز برای سیستم مدیریت یکپارچه تعیین، اجرا و نگهداری شده اند.
ب)گزارش دهی به مدیریت ارشد در خصوص عملکرد سیستم IMS و هر گونه نیاز برای بهبود
ج)حصول اطمینان از ارتقاء سطح آگاهی ها از الزامات و نظرات مشتری در سازمان به وسیله برگزاری دوره های آشنایی، برگزاری جلسات یا نمایش دادن این الزامات در محل های مناسب.
وی همچنین مسئولیت ارتباط با مراکز خارجی در خصوص موضوعات مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه را به عهده دارد.
یک ماتریسی که نشان دهنده نوع ارتباط ، تناوب و مسئولیت ارتباط می باشد توسط تمامی بخشها تهیه شده است.
این ماتریس همچنین شامل ارتباطات خارجی با مشتری (رجوع شود به بند 3-2-7) و تامین کننده و دیگر طرفهای خارجهای نیز می شود.
این نوع ارتباطات کلی موارد مرتبط با الزامات قانونی، محیط زیست، بهداشت و ایمنی و غیره را که از سوی سازمانهای لاینفع بدون بیرون از سازمان برقرار شده است در بر می گیرد که بنا به مورد بایستی مستند شده و پاسخ داده شود.
1-6-5 کلیات
مدیریت ارشد سازمان در تفاوت های طرح ریزی شده (حداقل یک بار در هر 6 ماه)
سیستم مدیریت یکپارچه سازمان را جهت اطمینان از تداوم مناسب بودن ، کفایت و اثر بخشی آن مورد بازنگری قرار می دهد. سیستم مدیریت یکپارچه سازمان توسط اعضاء مدیریت که از مدیران واحدها و بار بایست مدیر عامل می باشد مورد بازنگری قرار می گیرد.
بازنگری شامل ارزیابی فرصت هایی برای بهبود و نیاز برای تغییرات در سیستم مدیریت یکپارچه
