آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی کارکنان

بخشی از مقاله

آشنايي با دستورالعمل ها و نحوه ارزشيابي كاركنان

مقدمه
بدون شك نيروي انساني در هر سازمان جداي از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترين و مهمترين عامل تعيين كننده در بقاء رشد و پويايي سازمان به شمار آمده و بزرگترين سرمايه و دارايي آن محسوب مي گردد.

لذا هر فرد در سازمان مربوطه براي پيشرفت و نيل به اهداف تعيين شده شغلي نياز به آگاهي از موقعيت خود دارد. اين آگاهي موجب مي شود كه او از نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهيدات لازم را براي اثربخشي بيشتر كوششهايش به كار برد. بديهي است كه عدم توجه دستگاه به احساسات، نيازها و عملكرد كاركنان صدمات جبران ناپذيري در ادامه انجام مأموريت و اهداف سازمان وارد خواهد نمود.

ارزشيابي ابزاري است كه سازمانها و كاركنان را در تأمين اين نيازها كمك مي‌كند و بعنوان يكي از مؤثرترين و كارآمدترين ابزار شناخت و كنترل، نقش مهمي ايفاء مي‌كند زيرا با اجراي يك طرح مناسب ارزشيابي ميتوان در جهت اثربخشي، بهسازي، رشد و تعالي، جلب رضايت، ايجاد سيستمي عادلانه (براي ارتقاء گروه، ترفيع، انتصاب به پستهاي مديريتي، تشويق و تنبيه، تعيين نيازهاي آموزشي) مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف و ايجاد روابط عادلانه همراه با محيطي مناسب توأم با حسن تفاهم در بين مديران و كاركنان اقدام نمود. از همين منظر نظر مديران و مسئولين محترم را به اين نكته جلب مي نمايم كه با توجه به اهميت

ارزشيابي كاركنان در مديريت منابع نيروي انساني و از آنجائيكه اطلاعات دقيق و صحيح حاصل از اجراي برنامه ارزشيابي كاركنان تحت سرپرستي مبناي تصميمات مهم مربوط به افزايش سنواتي، افزايش فوق العاده شغل ارتقاء گروه، آموزش و بهسازي و… قرار مي گيرد و مالاً عدالت استخدامي را در دستگاه محقق مي سازد از اين رو نظارت و كنترل بر فرآيند اجراي برنامه ارزشيابي به منظور تضمين ارزشيابي دقيق و واقعي امري الزامي است.

در جهت تحقق اين هدف به منظور كنترل و محدود نمودن تأثير خطاهاي رايج در ارزشيابي كاركنان به ويژه خطال هاله اي، خطاي گرايش به ارفاق، خطاي سهل گيري كه موجب ارزشيابي غير واقعي و بزرگ نمايي رفتار و عملكرد ارزشيابي شوندگان مي‌گردد. كليه ارزشيابي كنندگان مكلفند نسبت به ارزشيابي دقيق و واقعي كاركنان تحت امر اقدام نمايند، لذا به منظور آشنايي عزيزان ارزشيابي كننده از دستورالعمل ها و آئين نامه هاي مربوط به ارزشيابي بر آن شديم تا گزيده اي هرچند مختصر تهيه و تدوين و در اختيار آنان قرار دهيم اميد است كه مسئولين عزيز با مطالعه دقيق اين مختصر ما را در انجام ارزشيابي واقعي، عادلانه و بدور از سليقه هاي شخصي و بر اساس ضوابط مربوطه ياري نمايند.

ارزشيابي بايستي يكي از شاخص هاي مهم انتخاب افراد به پستهاي مديريتي و سرپرستي مد نظر مديران و مسئولين عزيز قرار گيرد اما متأسفانه تا كنون اين مهم مورد قرار نگرفته است به هر حال عدم دقت و آگاهي ارزشيابي كنندگان در سنجش معيارهاي عملكردي و رفتاري و اخلاقي كاركنان ميتواند موجبات نارضايتي عده اتي از همكاران خدوم را فراهم و يا باعث بزرگ نمايي بيش از اندازه عملكرد عده اي ديگر شود.
انشاءالله كه بتوانيم با همكاري و هماهنگي يكديگر در انجام ارزشيابي كارآمد، واقعي و عادلانه اقدام نمائيم تا اهميت اين مهم بعنوان بهترين ابزار تشويق و تنبيه و جلب رضايت كارمند مورد شناخت و توجه دقيق مديران و كاركنان قرار گيرد.
خلاصه طرح و چرخه مستمر ارزشيابي:

1-گفتگو يا مصاحبه آغاز دوره:
در آغاز دوره ارزشيابي (فروردين تا ارديبهشت هر سال) واحد ارزشيابي مؤسسه بايستي فرمهاي ارزشيابي كليه كاركنان هر واحد سازماني را كه مشخصات كامل ارزشيابي شونده در قسمتهاي مربوطه درج گرديده است براي مديريتها و ادارات و قسمتهاي مختلف ارسال نمايد مسئولين مربوطه بايستي در مرحله نخست جلسه مصاحبه اي كه آن را جلسه مصاحبه آغاز دوره مي نامند با كاركند تحت سرپرستي تشكيل دهند و در مورد كارهايي كه در طول دوره بايستي كارمند به انجام برساند برنامه ريزي كنند. به عبارت ديگر سرپرست بايستي شرح وظايفي را كه كارمند در طول دوره موظف به انجام آن مي‌باشد و حدود انتظارات خويش را به اطلاع وي برساند.

لازم به توضيح است در صورتيكه مديران شرح وظايف مدوني در مورد كارمند در اختيار نداشته باشند از طريق واحد ارزشيابي مؤسسه شرح وظايف پستهاي مربوطه در حد امكان در اختيار آنان قرار خواهد گرفت.

فرم ارزشيابي كارمند بايستي در طول دوره ارزشيابي (فروردين تا اسفند) نزد مسئول واحد (ارزشيابي كننده نگهداري و نامبرده موظف است در طول سال نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار كارمند تحت سرپرستي را در صفحه 4 فرم كه به همين منظور اختصاص پيدا نموده با ذكر تاريخ ثبت نمايد. اين مسئله بسيار مهم و ضروري است كه متأسفانه ارزشيابي كنندگان در خيلي از موارد اقدام به بايگاني فرمهاي ارزشيابي مي‌نمايند و نسبت به درج نقاط ضعف و قوت در طول دوره اقدام نمي نمايند بنابراين ممكن است در هنگام امتيازدهي چنانچه كارمند خدمات برجسته اي را انجام داده باشد و يا خداي نكرده سهل انگاري در انجام امور محوله در طول دوره داشته باشد از نظر خاطر ارزشيابي كننده دور بماند و موجبات ارزشيابي غيرواقعي و ناعادلانه را فراهم آورد.

بعلاوه درج نقاط قوت و ضعف با ذكر تاريخ در ستون مربوطه ميتواند در صورت اعتراض كاركند به امتياز ارزشيابي ملاك خوبي براي بررسي در كميته رسيدگي به شكايات ارزشيابي مورد استفاده قرار گيرد.

2-گفتگو يا مصاحبه دوره:
ارزشيابي كننده بايستي در پايان سال جلسه اي تحت عنوان جلسه مصاحبه پايان دوره با كارمند تشكيل دهد اين جلسه بايستي در محيطي آرام و با حضور ارزشيابي شونده و سرپرست برگزار گردد و ارزشيابي شونده فرصت اظهار نظر و دفاع از خود داشته باشد در اين جلسه عملكرد كارمند در طول دوره مورد بحث و بررسي قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف او مشخص و از امتياز ارزشيابي خود آگاه مي گردد و سپس نسبت به امضاي فرم ارزشيابي خود اقدام مي نمايد.

لازم به توضيح است كه امضاي فرم توسط ارزشيابي شونده فقط به منظور اطلاع وي از امتياز مكتسبه بوده و امتناع از آن خللي در ادامه كار ارزشيابي بوجود نخواهد آورد.
ضمناً جلسه مصاحبه پايان دوره و آغاز دوره بعدي ميتواند بصورت يكجا و در اسفند ماه هر سال برگزار گردد.
3-دوره ارزشيابي از اول فروردين ماه هر سال تا اسفند ماه همان سال مي‌باشد و كاركناني كه در هر دوره ارزشيابي حداقل شش ماه اعم از پيوسته يا منقطع به خدمت اشتغال داشته باشند در پايان دوره مورد ارزشيابي قرار مي گيرند.
4-ارزشيابي كننده(سرپرست بلافصل) مسئولي است كه از لحاظ سازماني حداقل رئيس اداره، قسمت، گروه، بخش و عناوين مشابه بوده و مسئوليت ارجاع كار به كارمند و سرپرستي وي را بعهده دارد.
5-در مؤسسه تحقيقات واكسن و سرمسازي رازي رؤساي ادارات و بخشها بعنوان ارزشيابي كننده، مديران تأييد كننده و معاونين در شاخه مربوطه به عنوان تأييد كننده نهايي محسوب مي گردند.
لازم به يادآوري است كه به منظور عدم اشتباه در اين مورد واحد ارزشيابي سازمان نام ارزشيابي كننده، تأييد كننده و تأييد كننده نهايي را در رديفهاي 18 تا 20 فرم ارزشيابي درج خواهد نمود.

كاربرد نتايج ارزشيابي:
طبق بند 4 مصوبه شماره 3140 مورخع 28/3/72 شوراي عالي اداري:
به منظور اعمال ضابطه شايستگي در تصميمات اداري و وضعيت خدمتي كاركنان از نتايج ارزشيابي سالانه به طور وسيع در موارد ذيل استفاده مي شود:
 تشخيص خدمت برجسته

 انتصاب به پستهاي مديريت و سرپرستي
 ارتقاء گروه
 افزايش فوق العاده شغل
 تعيين ضريب افزايش سنواتي

 تغيير شغل
 كاهش فوق العاده شغل

 تعيين نيازهاي آموزشي و بهسازي كاركنان
 پرداخت پاداش معادل دو ماه حقوق و مزايا
 پرداخت فوق العاده كارانه
 اخراج
كه بطور مختصر در رابطه با تعدادي از موارد فوق توضيحاتي ارائه خواهد شد:
1-تشخيص خدمت برجسته:
 خدمت برجسته در طرح ارزشيابي كاركنان به دو طرق مشخص مي گردد:
الف: تشخيص از طريق ارزشيابي:
خدمت برجسته از طريق ارزشيابي عبارت است از كسب بالاترين امتياز ارزشيابي در سه سال متوالي يا پنج سال غير متوالي در واحد محل خدمت، به اين دسته از كاركنان يك گروه تشويقي اعطاء مي گردد.
براي اين منظور با توجه به تعداد كاركنان هر واحد طبق ذيل نسبت به اعطاي گروه تشويقي اقدام خواهد شد:
رديف تعداد افراد شاغل در واحد سازماني تعداد افراد منتخب
1
1 نفر
2
2نفر
3
3نفر
4
4 نفر
به همين ترتيب به ازاي هر پنجاه نفر اضافه يك نفر به سهميه مزبور اضافه خواهد گرديد.
ذكر اين نكته ضروري است كه فردي واجد شرايط اعطاء گروه فوق مي‌باشد كه در سه سال متوالي و يا پنج سال غيرمتوالي بالاترين امتياز را در واحد خود كسب نموده است نه اينكه فقط برجسته شده باشد(مراجعات زيادي صورت مي گيرد كه كارمند بعد از سه سال برجستگي خود را مشتحق گروه تشويقي مي داند).
در صورتيكه تعداد كاركنان در هر واحد سازماني كمتر از 15 نفر باشد آمار واحد مزبور با آمار كاركنان واحد ديگري كه تحت نظارت يك شاخه معاونت انجام وظيفه

مي‌نمايند جمع گرديده و سپس طبق دستور العمل فوق با آنان رفتار خواهد شد. بطور مثال چنانچه يكي از ادارات زير مجموعه معاونت اداري و مالي كمتر از 15 نفر باشند براي تعيين فرد واجد شرايط دريافت گروهي تشويقي با اداره يا مديريت ديگري كه تحت نظر همان معاونت انجام وظيفه مي نمايد ادغام و سپس از مجموع آنها در صورت وجود فرد يا افراد واجد شرايط دستورالعمل فوق اجزاء خواهد شد.

 در صورت تساوي امتيازات ارزشيابي در هر واحد سازماني نظر تأكيد كننده نهايي ملاك تعيين كاركند برجسته خواهد بود.
 امتياز معيار رفتار اخلاقي براي اين دستورالعمل در دوره هاي مزبور نبايد كمتر از 2 باشد.

 حداكثر گروه تشويقي موضوع اين دستورالعمل در طول مدت خدمت كاركنان دو گروه بوده و در صورت شرايط اعطاء مي گردد.
 تاريخ اعطاي گروه تشويقي بر اساس اين دستورالعمل از 1/1 خواهد بود بطور مثال كاركناني كه بر اساس نتايج ارزشيابي سالهاي 78، 79، 80 واجد شرايط اعطاي گروه قرار مي گيرند مزاياي گروه فوق را از 1/1/81 دريافت خواهند نمود.
ب. تشخيص از طريق بروز لياقتهاي ويژه:

عبارتست از تلاش چشمگيرانه و ارائه خدمت ارزنده در حيطه شغلي به گونه اي كه موجب تحول ثمربخش در امور اجتماعي، اقتصادي، سياسي، فرهنگي و اداري كشور يا تسريع تحقق اهداف طرحها و برنامه هاي سازماني و يا بهبود و افزايش قابل ملاحظه حجم توليد و كميت و كيفيت خدمات و به طور كلي ارتقاء سطح اثر بخشي و كارآيي دستگاه گردد. به اين قبيل كاركنان نيز يك تا دو گروه تشويقي ميتواند تعلق گيرد كه بايستي از طريق كميته اجرايي طرح طبقه بندي مشاغل به همراه صورتجلسه و با امضاي بالاترين مقام سازمان به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور ارسال گردد و بعد از انجام مراحل تحقيق و بررسي سازمان مزبور در صورت تأييد صورتجلسه تنظيمي اقدام لازم صورت مي گيرد كه با توجه به اينكه بروز چنين امري به ندرت اتفاق مي‌افتد، لذا از توضيح بيشتر در اين زمينه خودداري مي نمايم.
2-استفاده از نتايج ارزشيابي در انتصاب به پستهاي مديريت و سرپرستي
دستگاهها مكلفند در انتصاب كاركنان خود به پستهاي مديريت و سرپرستي ضمن رعايت ساير مقررات مربوط، نتيجه ارزشيابي آنان را مورد لحاظ قرار داده و كاركناني را به پستهاي فوق الذكر انتخاب نمايند كه امتياز ارزشيابي بالاتري را دارا باشند. اين مسئله اهميت اجراي دقيق و عادلانه ارزشيابي را مورد توجه قرار داده و انشاءالله كه ارزشيابي كنندگان گرامي واقعاً در دادن امتيازات ارزشيابي نهايت دقت و حساسيت را اعمال نمايند تا خداي نكرده حقي از كسي ضايع نگردد و شايستگان در رأس امور قرار گيرند.
3-استفاده از نتايج ارزشيابي در ارتقاء گروه:
 ارتقاء گروه استحاقي كاركنان كه در هر دوره ارزشيابي امتياز 17 تا 30 را كسب نمايند بر اساس قوانين و مقررات استخدامي صورت خواهد گرفت.
 زمان ارتقاء گروه كاركناني كه امتياز ارزشيابي آنها 14 تا 17 باشد به مدت شش ماه به تعويق خواهد افتاد.
 زمان ارتقاء گروه كاركناني كه امتياز ارزشيابي سالانه آنها كمتر از 14 باشد به مدت يكسال به تعويق خواهد افتاد.
4-استفاده از نتايج ارزشيابي در افزايش فوق العاده شغل:

دستگاه هاي مسئول قانون نظام هماهنگ مكلفند فوق العاده شغل كاركناني را كه در هر دوره ارزشيابي بالاترين امتيازات را در واحد سازماني خود كسب مي نمايند به شرط اينكه از سقف مقرر در ماده 4 قانون نظام هماهنگ تجاوز ننمايند براي مدت يكسال به شرح ذيل افزايش دهند.
 افزايش فوق العاده شغل (برجستگي) به ميزان 20 درصد براي 10 درصد كاركنان كه بيشترين امتيازات را كسب نموده اند.
 افزايش فوق العاده شغل (برجستگي) به ميزان 10 درصد براي 10 درصد كاركنان كه داراي بالاترين امتيازات بعدي مي باشند.
 براي اين قبيل افراد امتياز معيار رفتار اخلاقي نبايد كمتر از 2 باشد.

 در صورت تساوي امتيازات مشمولان رديفهاي فوق نظر مدير واحد ملاك عمل براي واحد ارزشيابي خواهد بود.
 در صورتيكه كاركنان واحدي كمتر از ده نفر باشد در اين دستورالعمل آمار واحد مزبور با آمار واحد ديگري كه تحت نظارت يك شاخه معاونت انجام وظيفه مي‌نمايند ادغام گردد و سپس اقدام لازم صورت مي پذيرد.

 چنانچه در محاسبه آمار كاركنان با توجه به نسبتهاي تعيين شده، ارقام اعشاري بدست آيد كسر نيم و بالاتر يك به حساب مي آيد و كسر كمتر از نيم محاسبه نمي‌گردد بعنوان مثال چنانچه تعداد كاركنان 2 واحد به ترتيب 23 و 26 نفر باشند براي محاسبه تعداد افراد مشمول 20 درصد افزايش فوق العاده شغل به ترتيب زير عمل مي شود.

با توجه به اينكه 10 درصد كاركنان مجموعه مي توانند از برجستگي 20 درصد استفاده نمايند در واحد اولي 10 درصد 23 نفر 3/2 مي شود كه كسر كمتر از نيم به حساب نمي آيد بنابراين فقط 2 نفر به عنوان برجسته 20 درصد انتخاب مي گردند اما در واحد دومي 10 درصد 26 نفر 6/2 مي شود كه كسر بيشتر از نيم يك بحساب مي آيد، لذا براي چنين واحدي سه نفر بعنوان برجسته 20 درصد انتخاب مي گردند. براي برجسته 10 درصد نيز به همين طريق محاسبه انجام خوانده شد.

 مديران و معاونين آنها جزء آمار واحد سازماني خود محسوب نمي گردند و افزايش فوق العاده شغل آنان بر اساس نتايج ارزشيابي در مقايسه با يكديگر در سطح سازمان و با رعايت مفاد فوق انجام خواهد شد.

 كليه كاركنان رسمي، پيماني يا موقت كه مشمول قانون نظام هماهنگ پرداخت حقوق كاركنان دولت هستند مشمول مقررات اين دستورالعمل مي باشند.
5-تعيين ضريب افزايش سنواتي با استفاده از نتايج ارزشيابي:

ضريب افزايش سنواتي براي كاركنان مشمول نظام هماهنگ بر اساس نتايج ارزشيابي به ميزان 3،4 يا 5 درصد خواهد بود.
كليه كاركنان رسمي، ثابت، قراردادي كه امتيازات كسب شده آنها 27 و بالاتر باشد از 5 درصد افزايش سنواتي بهره مند مي گردند.
براي امتيازات پائين تر نيز واحد ارزشيابي طبق بخشنامه هاي موجود عمل خواهد نمود.
ضريب افزايش سنواتي براي همكاراني كه به مدت كمتر از 6 ماه با حفظ پست سازماني به دستگاههاي ديگر مأمور مي شوند بر عهده دستگاه متبوع خواهد بود
تعيين ضريب افزايش سنواتي همكاراني كه بيش از 6 ماه و بدون حفظ پست سازماني به دستگاههاي ديگر مأمور مي شوند بر عهده دستگاه محل مأموريت خواهد بود.
 درصد افزايش سنواتي كاركناني كه بيش از 6 ماه در مأموريت آموزشي بسر مي‌برند با كسب نظر از مؤسسه آموزشي مربوطه توسط واحد ارزشيابي سازمان تعيين مي گردد.
 كاركنان پيماني كه به رسمي آزمايشي تبديل وضع مي نمايند تا زمان رسمي قطعي از 2 درص افزايش سنواتي بهره مند خواهند گرديد
 تعيين ضريب افزايش سنواتي كاركناني كه كمتر تاز 6 ماه به خدمت اشتغال داشته باشند با نظر معاونت مربوطه بر عهده واحد ارزشيابي دستگاه مي‌باشد.
6-استفاده از نتايج ارزشيابي در آموزش و بهسازي كاركنان:

واحد ارزشيابي دستگاه با توجه به نقاط قوت و ضعف مندرج در صفحه 4 فرم ارزشيابي نيازهاي آموزشي كاركنان را استخراج و به واحد آموزش دستگاه منعكس مي نمايد اين آموزشها ميتواند حسب مورد آموزشهاي شغلي، اصول سرپرستي و مديريت، معارف اسلامي، كارآموزي و آموزشهاي بلند مدت را شامل شود:
توضيح درباره كاربرد نتايج ارزشيابي در رديفهاي 6،7،9،10،11 از حوصله اين مقوله خارج بوده و نظر به اختصار مجموعه از آن خودداري مي نمائيم.

 كليه ارزشيابي كنندگان مكلفند در موارديكه رفتار و عملكرد كاركنان تحت سرپرستي خود را در سطوح بسيار بالاتر از حد انتظار يا كاملاً مطلوب ارزشيابي مي‌نمايند گزارش توجيهي از رفتار و عملكرد كارمند تهيه و همراه با فرم ارزشيابي جهت بررسي به واحد ارزشيابي سازمان ارائه نمايند.
 با اين توضيح قطعاً امتيازات بالاتر از 29 مشمول اين بند خواهند بود و لذا الزامي است ارزشيابي كنندگان محترم در تعيين بالاترين امتياز مجموعه دقت كافي معمول و از دادن امتيازات غلوآميز خودداري فرمايند.

 نكته بسيار مهم و حائز اهميتي كه ذكر آن الزامي است اينكه كليه واحدهاي مؤسسه تحقيقات واكسن و سرمسازي رازي كه جداقل 15 نفر كارمند داشته باشند در مجموعه خود و نسبت به يكديگر سنجيده مي شوند لذا ارزشيابي كنندگان محترم بايستي افراد تحت سرپرستي خويش را نسبت به هم ارزيابي نموده و امتيازات ساير مجموعه هاي مؤسسه را به هيچوجه ملاك ارزشيابي كاركنان خود قرار ندهند.

 ضمناً از نظر واحد ارزشيابي مديري در ارزشيابي صحيح كاركنان خود موفق تر و با دقت تر است كه امتيازات داده شده در مجموعه تحت سرپرستي داراي دامنه تغييرات قابل قبولي باشند زيرا طبيعي است كه تمامي افراد يك مجموعه در عوامل عملكرد رفتار شغلي و اخلاقي يكسان نيستند و لذا بايستي تفاوت در امتيازات محسوس باشد متأسفانه در سالهاي گذشته بعضي ارزشيابي كنندگان محترم جهت راضي نگه داشتن اكثر كاركنان خود امتيازات تكراري زيادي را لحاظ مي كنند كه اين روش علاوه بر اينكه در يك نگاه نحوه ارزشيابي آن مجموعه را زير سؤال خواهد برد در سالهاي آتي خود وي را در تعيين افراد برجسته و… با مشكل زيادي روبرو خواهد ساخت و با مجموعه عظيمي از افراد با شرايط يكسان و مدعي روبرو خواهد گرديد.