بخشی از مقاله
مقدمه
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند
كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي‌شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است،
مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
مديريت زمان اصولي ترين بخش در مهندسي زمان
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
2- اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند.
در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.
2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد.
براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
2-2- اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.
با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.
2-3- برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.
2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
2-4-2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه فعاليتهايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.
2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويتبندي شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
3- مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي اهداف شخصي مي‌تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
