بخشی از مقاله
پروژه سيستم جامع كارآمد بر مبناي معادله كلي سيستم اطلاعاتي كيفيت
چكيده
استقرار يك سيستم جامع كارآمد هميشه از دغدغه هاي اصلي مديران شركت هاي بزرگ بوده است.
اجراي موفقيت آميز يك پروژه سيستم جامع در گرو عوامل گوناگوني است كه فقدان هر يك مي تواند نتايج نامطلوبي بر جاي گذارد.
مديران مالي سازمان،مديريت پروژه،تيم پياده سازي نرم افزار،تحليل گران،مديران مياني و كاربران از جمله عواملي هستند كه در اجراي موفق يك پروژه سيستم جامع دخالت دارند.
يكي از عوامل شكست پروژه سيستم جامع،طولاني شدن زمان اجراي مراحل مختلف پروژه است.يكي از مشكلات اساسي سيستم هاي جامع،گستردگي سيستم از نظر جغرافيايي و عدم امكان اتصال دايمي بخش هاي مختلف شركت با يكديگر است.
استقرار سيستم جامع در يك شركت يك طرح توسعه اي است كه بسيار پيچيده و حساس انجام مي گيرد.استقرار سيستم جامع در واقع يك فرآيند توسعه انساني و نوعي اصلاحات است.
در اين پروژه به معرفي اين سيستم بر مبناي معادله كلي سيستم اطلاعاتي كيفيت كه از حاصل جمع سيستم اطلاعاتي و مديريت كيفيت جامع بدست مي آيد،نيازمندي ها و همين طور ارايه مدلي جهت شكست سيستم اطلاعاتي كيفيت پرداخته ايم.
عنوان
1.نگاهي به سيستم اطلاعاتي
مقدمه
اطلاعات در قرن حاضر
طراحي سيستم اطلاعاتي كيفيت بر چه مبنايي است؟
پروژه طراحي سيستم هاي اطلاعاتي از كجا و چگونه آغاز مي شود؟
2.طراحي سيستم اطلاعاتي كيفيت
مقدمه
مراحل طراحي سيستم اطلاعاتي كيفيت
تطابق سيستم هاي اطلاعاتي در بهبود كيفيت محصولات و خدمات
تي كيو ام
نكاتي در باب رعايت مباني تي كيوام در كيو آي اس
3.ارائه گزينه هاي تفكيك سيستم اطلاعاتي كيفيت
مقدمه
گزينه اول
زيرسيستم هاي سيستم كيفيت
4.توصيه هايي چند در روند اجراي عملي كيو آي اس
مقدمه
توصيه هاي عملي
نتيجه گيري
پيوست
نگاهي به سيستم هاي اطلاعاتي
1 – 1 مقدمه
(هر كس كه كار مي كند،بايد آن را خوب انجام دهد.)
پيامبر (ص)
بدون مقدمه بايد گفت كه به باور ما،ريشه بسياري از مشكلات و معضلات اجتماعي و اقتصادي جامعه در عدم اجراي جمله پيشواي مذهبي مان است.رهنمودي كه اگر جامعه عمل مي پوشيد،بي شك امروز شاهد بسياري از عقب افتادگي هاي علمي و صنعتي مان نبوديم.
در دنياي رقابتي امروز،اطلاعات مانند سرمايه و نيروي انساني در شمار عوامل توليد و به عنوان مهمترين مزيت نسبي بنگاههاي اقتصادي محسوب مي شود.
استقرار يك سيستم جامع كارآمد هميشه از دغدغه هاي اصلي مديران شرزكت هاي بزرگ بوده است.اجراي موفقيت آميز يك پروژه سيستم جامع در گرو عوامل گوناگوني است كه فقدان هر يك مي تواند نتايج نامطلوبي بر جاي گذارد.
مديران مالي سازمان،مديريت پروژه،تيم پياده سازي نرم افزار،تحليلگران،مديران مياني و كاربران از جمله عواملي هستند كه در اجراي موفق يك پروژه سيستم جامع دخالت دارند.
يكي از عوامل شكست پروژه سيستم جامع،طولاني شدن زمان اجراي مراحل مختلف پروژه است.يكي از مشكلات اساسي سيستم هاي جامع،گستردگي سيستم از نظر جغرافيايي و عدم امكان اتصال دايمي بخش هاي مختلف شركت با يكديگر است.
استقرار سيستم جامع در يك شركت يك طرح توسعه اي است كه بسيار پيچيده و حساس انجام مي گيرد.استقرار سيستم جامع در واقع يك فرآيند توسعه انساني و نوعي اصلاحات است.
2 – 1 اطلاعات در قرن حاضر
قطعاً مي توان “اطلاعات” را كالاي قرن آينده ناميد.كالايي كه انتخاب تكنولوژي جاده هاي بس سهل الوصول را برايش آماده ساخته است.
اطلاعات(پردازش شده و پردازش نشده)خوني است كه در رگهاي سازمان جاري است و سيستم اطلاعاتي وسيله اي براي به جريان انداختن اين خون در رگهاي سازمان است.
اطلاعات و تكنولوژي در يك چرخه رو به رشد يكديگر را با اثر متقابل ارتقا مي دهند و هر يك به رشد ديگري كمك مي كنند.ولي در اين ميان سيستم هايي كه حجم عظيم اطلاعات را سامان داده،آنها را در قالب تكنولوژي جاي دهد،و امكان استفاده مؤثر از آنها را پديد آورد نقشي بس مهم دارد.اين وظيفه را سيستم هاي اطلاعاتي بر عهده دارد.
هر چند در قياس با روند رشد سر سام آور تكنولوژي و اطلاعات،در ابتدا سيستم هاي اطلاعاتي و علوم مرتبط با آن از چنين رشدي برخوردار نبوده است ولي در سالهاي اخير اين علوم با شيبي فزاينده به چرخه سه گانه اطلاعات “تكنولوژي” و “سيستم هاي اطلاعاتي” پيوسته است.
علم توسعه سيستم ها،در روند پيشرفت خود و در جهت حركت به سمت پايه هاي استوار و مبتني بر علوم پايه و متناسب با تكنولوژي نوين به ارايه متدولوژي هاي توسعه سيستم پرداخته است.
متدلوژي هاي توسعه سيستم ابزارها و روش هايي را به منظور راهبري فرآيند توسعه سيستم هاي اطلاعاتي ارايه مي دهد كه پيدايش آنها به اواخر دهه 60 بر مي گردد.يعني زماني كه مفهوم چرخه زندگي توسعه سيستم مطرح شد.اين مفهوم به توسعه دهندگان آن ابزاري براي كنترل سيستم ارايه كرد.اما كمك چنداني در جهت افزايش كارآيي و كيفيت فرآيند توسعه سيستم نكرد.در اواسط دهه 70 متدولوژي هاي ساخت يافته به منظور افزايش كارآيي در امر آناليز و طراحي توسعه يافت.متدولوژي هايي از اين دست عموماً بر عمليات سيستم تأكيد داشت و تأكيد كمتري بر مدلسازي داده ها و موجوديت هايي كه سيستم در مورد آنها داده ذخيره مي كند به عمل مي آورد.
در اوايل دهه 80 مدلسازي داده ها به عنوان وظيفه اي اساسي در توسعه سيستم مطرح شد.و اين امر منجر به توسعه متدولوژي هاي داده گرا نظير مهندسي اطلاعات شد.متدولوژي هاي توسعه سيستم در آخرين گام به رويكرد موجوديت گرا روي آورده و اين نگرش را در آناليز و طراحي همپاي برنامه نويسي به كار گرفتند.
روند رشد متدولوژوي هاي توسعه سيستم به صورت روزافزوني ادامه دارد.و امروزه با توجه به پيچيدگي و بزرگي سيستم ها نمي توان بدون كمك متدولوژي مناسب به آناليز ،طراحي و اجراي سيستم هاي بزرگ،پيچيده و كارآمد اميدوار بود.
متأسفانه در كشور ما كمتر به اين مقولات توجه شده است و هر چند حضور سيستم هاي اطلاعاتي در مؤسسات و سازمانها ملموس است ولي برخورد اصولي با فرآيند آناليز،طراحي و اجراي چنين سيستم هايي كمتر به چشم مي خورد.چنين فقداني علاوه بر اتلاف سرمايه ها جوي بدبينانه نسبت به اصل وجودي اين گونه سيستم ها پديد مي آورد.مي توان به جرأت اظهار داشت كه براي موفقيت در طراحي سيستم هايي با كيفيت بالا و مطلوب بايد بر متدولوژي مناسب براي توسعه و طراحي آنها متكي بود.
3 – 1 براي طراحي سيستم اطلاعاتي چه بايد كرد؟
پيش از بررسي هر سيستمي به منظور تهيه يك طرح كلي براي آن لازم است به مقوله تحليل سيستم توجه شاياني شود.چرا كه با تحليل نيازهاي سيستم مي توان طرح كلي سيستم را بنا نهاد.
تجزيه و تحليل سيستم ها كاربرد رويكرد سيستمي در طراحي سيستم هاي اطلاعاتي است.ساير علوم ممكن است براي تشريح پديده هايي كه با آن روبرو هستند از مفاهيم سيتسم ها استفاده نمايند.اما طرز تفكر سيستمي زيربناي فعاليت هاي تجزيه و تحليل سيستم هاست.ه هم وابسته و متعامل اند كه تغييرات در يك بخش باعث ايجاد تغييرات قابل پيش بيني و غير قابل پيش بيني در ساير بخش هاي آن مي شود.رويكرد سيستمي به سازمان به صورت يك كل و به اجزاي ان در رابطه با نقشي كه در عمل دارند،مي نگردو اين يكي از راههاي منطقي بررسي سيستم ارتباطات دروني و يكپارچگي عمليات سازمان بخصوص در زمان معرفي يك سيستم جديد اطلاعاتي مي باشد.
به طوري كه در شكل صفحه پيشين مي بينيد اطلاعات از طرفي به عنوان بازخور مديريت سازمان را از نتايج و عملكرد واحدها و زير سيستم هاي مختلف آگاه مي سازد و در اعمال كنترل فعاليت هاي اين واحدها او را ياري مي كند.
از طرف ديگر اطلاعات در رديف منابع مهم سازماني قرار دارد.همان طور كه مديريت منابع انساني،مديريت مالي،مديريت توليد و نظاير آن در يك سازمان اهميت دارند.مديريت منابع اطلاعاتي نيز به دليل اهميت نقش آن در سازمان و پيشرفت هاي روز افزون تكنولوژي مربوطه از اهميت و گستردگي خاصي برخوردار است.اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خوني است كه در رگهاي سازمان جاري است و سيستم اطلاعاني وسيله اي براي به جريان انداختن اين خون در رگهاي سازمان است.
4 – 1 سيستم اطلاعاتي كيفيت بر چه اساسي بايد طراحي شود؟
مهمترين مسأله اي كه منجر به تصميم گيري در مورد چگونگي طراحي مي شود،نوع انتظاري است كه از سيستم مي رود.اين انتظار پس از تحليل نيازهاي كاربران سيستم بدست مي آيد.منتها قبل از تبيين نيازهاي سيستم،لازم است سيستم را بشناسيم و قبل از شناخت سيستم مورد نظر بايد سيستم را و نيز روشهاي طراحي سيستم اطلاعاتي را بشناسيم.
سيستم اطلاعاتي در يك سازمان را مي توان از ابعاد مختلفي مورد بررسي قرار داد كه اهم آنها عبارت است از:
1.سيستم هاي اطلاعاتي بر اساس وظايف مختلف سازماني.
2.سيستم هاي اطلاعاتي بر اساس عمليات و ساختار مديريتي سازمان.
3. سيستم هاي اطلاعاتي بر اساس صورت فيزيكي آن.
سيستم هاي اطلاعاتي بر اساس وظايف مختلف سازماني:
سيستم هاي اطلاعاتي را مي توان برحسب وظايف مختلف سازماني كه از آن استفاده مي كنند تعريف نمود.استاندارد خاصي براي تعريف اين وظايف وجود ندارد اما غالباً مؤسسه ها يا سازمان ها داراي وظايفي مثل امور مالي،نيرو انساني،بازار يابي و فروش،توليد،تداركات،سيستم اطلاعاتي و نظاير آن مي باشند.گرچه ساختار سازماني مؤسسه ممكن است بر مبنايي غير از اين وظايف مثلاً بر حسب نوع محصول يا پروژه شكل گرفته باشند.اما سيستم هاي اطلاعاتي به طور منطقي حول محور اين وظايف مي چرخد و در واقع تصويري از هر يك از اين وظايف است.
ممكن است داده ها و اطلاعات يكساني مورد استفاده چند وظيفه سازماني قرار گيرد اما اين وظايف از لحاظ فعاليت ها،عمليات و مسئوليت هاي سازماني مجزا هستند.بنابراين براي هر يك از آنها يك سيستم اطلاعاتي مختص همان وظيفه در سازمان وجود دارد.مثلاُ سيستم اطلاعاتي فروش و بازاريابي،اطلاعات و داده هاي مربوط به فعاليت هاي فروش را جمع آوري و پردازش مي كند و نتايج را به صورت گزارش هاي چاپي و تصويري در اختيار فروشندگان يا مديريت فروش قرار مي دهد.يا مثال ديگر سيستم اطلاعاتي پرسنلي اطلاعات و سوابق مربوط به نيروي انساني سازمان را جمع آوري مي كند.و پس از پردازش هاي لازم،گزارش ها و تحليل هاي مربوط به نيروي انساني را در اختيار كاركنان،مديريت،امور پرسنلي و نظاير آن قرار مي دهد.به اين روش اصطلاحاً روش فرآيندي هم مي گويند،كه از قدرت بسزايي برخوردار است.
سيستم هاي اطلاعاتي بر اساس عمليات و ساختار مديريتي سازمان:
در جريان انجام عمليات و فعاليت هاي مربوط به هر يك از وظايف سازماني و تعامل آنها با يكديگر،پيوسته اطلاعاتي خام وارد سازمان يا مؤسسه مي شود.يا در داده ها و اطلاعات موجود تغيير داده مي شود.جمع آوري،پردازش نگهداري سوابق،به روز رساني انجام.تغييرات مورد لزوم در اين سوابق،تهيه نتايج عملكردهاي اين وظايف و توزيع آن بين استفاده كنندگان مختلف بر عهده سيستم هاي اطلاعاتي و عملياتي مؤسسه است.
از انواع سيستم هاي اطلاعاتي عملياتي مؤسسه مي توان كنترل عمليات در واحدهاي خودكار صنعتي،واژه نگارها در سيستم هاي خودكار اداري و پردازش.تراكنش ها در سيستم هاي اطلاعاتي مؤسسه ها را نام برد.
سيستم پردازش تراكنش ها:
تراكنش ها وقايعي است كه در اثر انجام عمليات و فعاليت هاي يك مؤسسه رخ مي دهد.مانند انجام فروشها،خريد ها،پرداخت ها،صدور سند،برداشت از حساب بانكي و نظاير آن.مثلاُ وقتي مؤسسه كالايي به مشتري به صورت غير نقدي مي فروشد،داده هايي مربوط به مشتري انبار محصولي كه به مشتري داده مي شود،فروشنده و نظاير آن بايد جمع آوري و پردازش شود.از طرفي اين واقعه خود باعث رخداد تراكنش هاي ديگري نظير بررسي اعتبار مشتري،صدور صورت حساب،تغيير در موجودي ها،افزايش در ميزان حساب هاي دريافتني و نظاير آن مي شود،كه البته هر يك به نوبه خود داده هاي بيشتري را توليد مي كنند.
سيستم پردازش تراكنش ها سيستمي است كه جمع آوري و پردازش اين تراكنش ها را بر عهده دارد.و بر اساس داده هاي پردازش شده انواع محصولات اطلاعاتي مانند فرمها،ليست هاي در گردش داخلي سيستم گزارش ها و ليست هاي چاپي و تصويري تهيه مي كند.و به عنوان مبنايي براي تهيه گزارش هاي بعدي براي مديريت سازمان مورد استفاده قرار مي گيرد.شكل زيرين نقش سيستم پردازش تراكنش ها را در سازمان و مؤسسه نشان مي دهد.
براي مديريت سازمان به طور كلاسيك وظايفي بر شمرده شده است كه اهم آن برنامه ريزي،كنترل و اساساً تصميم گيري است.
همچنين مديريت سازمان براي انجام وظايف محوله به صورت هرمي تشبيه مي شود كه از سه لايه عمده مديريت سطوح بالا،سطوح مياني و سطوح پايين تشكيل شده است.برحسب اين كه مديريت در كدام يك از لايه هاي مذكور قرار گرفته است برنامه ريزي كنترل و تصميم گيري متفاوتي دارد.
به طوري كه در سطوح بالا،برنامه ريزي ها استراتژيك و بلند مدت،در سطوح مياني،تاكتيكي و ميان مدت و در سطوح پايين،كوتاه مدت و مربوط به فعاليت هاي جاري و روزمره است.
برعكس وظيفه كنترل در سطوح بالا،كلي و شامل عملكرد تمامي واحدها و وظايف مختلف سازماني به صورت كلي است.
در سطوح مياني،شامل كنترل مديريت و عملكرد واحدهاي تحت مسئوليت هر مديريت است و سرانجام در سطوح پايين كنترل ها تفضيلي و شامل عمليات روزمره جاري تحت مسئوليت هر مدير است.
شكل زير ابعاد كنترل و برنامه ريزي در سطوح مختلف مديريت را نشان مي دهد.
تصميم گيري در سطوح پايين،مكرر،روزمره و داراي ساختاري مشخص است.كه از قبل قابل پيش بيني و برنامه ريزي است.اين گونه تصميمات بطور عمده بر اساس حقايق داده ها و اطلاعات موجود در سازمان صورت مي گيرد و كمتر به قضاوت شخصي نياز دارد زيرا مسأله داراي پارامترها و راه حل هاي مشخص است.
سيستم گزارش مديريت
سيستم گزارش هاي مديريت يا آنچه كه بطور كلاسيك به نام سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي شود.گزارش هذاي چاپي يا تصويري را در اختيار مديريت قرار مي دهد كه نوع و فرمت آنها از قبل قابل پيش بيني است.
گزارش هاي مذكور به صورت ادواري يا بر حسب تقاضا و شرايط هاص تهيه مي شود.مثلاً يك مدير فروش مي تواند:
1.در محل كار خود و با استفاده از يك كامپيوتر شخصي برحسب ضرورت و بلافاصله،اطلاعاتي راجع به وضعيت فروش محصول خاصي كسب كند.
2.گزارش هاي تحليلي كه وضعيت فروشها را برحسب نوع محصول،منطقه فروشو فروشندگان و نظاير آن ارزيابي مي كند،دريافت كند.
اكثر اطلاعات مورد نياز در اين سيستم،بر اساس اطلاعات سيستم پردازش تراكنش هاست،و حاصل از عمليات مؤسسه و با استفاده از پايگاه داده هاي آن است.
سيستم اطلاعاتي پشتيبان تصميم گيري:
اين نوع سيستم كه ادامه يا مكمل سيستم اطلاعاتي مديريت است از مدل هاي تصميم گيري و پايگاه داده هايي خاص براي تهيه اطلاعات در جهت پشتيباني از تصميمات نيمه ساخته يا ساخت نيافته،استفاده مي كند.
سيستم اطلاعاتي مديريت سطوح بالا:
چون مديريت سطوح بالا اطلاعاتي براي برنامه ريزي استراتژيك و كنترل كلي مؤسسه نياز دارد،اين سيستم طوري طراحي مي شود كه مديريت سازمان بتواند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نياز ر مورد عوامل كليدي سازمان،دست يابد.
