بخشی از مقاله
ارزیابی فرآیندهای مدیریت فن آوری اطلاعات بر اساس چارچوب COBIT" با استفاده از رویکرد تحلیل سلسله مراتبی (AHP")
چکیدہ:
شناسایی فرآیندهای مدیریت فن آوری اطلاعات و ارزیابی سطح بلوغ" آنها، اولین و یکی از اساسی ترین اقدامات جهت به خدمت گرفتن فن آوری اطلاعات و بهبود آن میباشد. چارچوبCOBIT یکی از معدودترین، کامل ترین و معتبرترین چارچوبهایی است که به معرفی این فرآیندها (۳۴ فرآیند در ۴ حوزه) که همراستا با اهداف کسب و کار میباشد، پرداخته و یک سری معیارهای کنترلی (۶ معیار) را جهت ارزیابی آنها ارایه می کند.
از سوی دیگر آنچه که مهم جلوه می کند ارزیابی این فرآیندها و رتبه بندی اهمیت آنها می باشد تا مشخص گردد که سازمان باید به کدام یک توجه بیشتری داشته باشد. بدین منظور می توان از روش های تصمیم گیری چندمعیاره " استفاده کرد. یکی از این روش ها که یک روش قوی تصمیم گیری در حل مسائلی که دارای معیارهای کیفی و کمی هستند، فرآیند تحلیل سلسله مراتبی (AHP) میباشد.
از اینرو در این پژوهش جهت ارزیابی ورتبه بندی فرآیندهای مدیریت فن آوری اطلاعات اطلاعات در حوزه ی برنامه ریزی و سازماندهی از رویکرد AHP کمک گرفته شده است.
واژههای کلیدی: فرآیندهای مدیریت فن آوری اطلاعات، فرآیند تحلیل سلسله مراتبی فازی، COBIT .
در اگر توان مدیران قرن بیستم را براساس چگونگی مدیریت آنان بر نیروی انسانی، مواد، ماشینآلات و نهایتاً روش ها میبایست ارزیابی نمود، مسلما در قرن بیست و یکم که به عنوان قرن انفجار اطلاعات نیز مشهور گردیده، توان مدیران را باید بر اساس میزان موفقیت آنان در دستیابی هرچه بیشتر و سریعتر به اطلاعات ارزیابی نمود. رشد سریع فن آوری اطلاعات و ارتباطات خود نیز مبین این مهم بوده است و حتی آثار آن را در تئوریهای جدید مدیریت از قبیل بهرهوری، مهندسی مجدد شرکتها، سیستم های تضمین کیفیت و ... که همگی به نوعی خواستار تقویت هرچه بیشتر سیستمهای اطلاعاتی در کنار سیستمهای عملیاتی می باشند، به خوبی مشهود است.
ارزیابی توانمندی فرآیند بر اساس مدل های بلوغ COBIT، بخشی کلیدی از پیادهسازی فن آوری اطلاعات است. پس از شناسایی فرآیندهای اطلاعاتی حیاتی و ابزار کنترلی، مدل سازی بلوغ موجب شناسایی ضعفهای موجود در توانمندی و گزارش این ضعف ها و نقایص به مدیریت می شود. سپس برای دستیابی به سطح توانمندی مورد انتظار از فرآیند، میتوان طرحهای اقدام مناسبی را تدوین و پیادهسازی کرد.(2008:8 ,COBIT4.1)
COBIT، تقربی به رویکرد تحلیل سلسله مراتبی فازی که یکی از پرکاربردترین روش های تصمیم گیری چندمعیاره می باشد، داشته باشد.
۲. راهبری فن آوری اطلاعات و COBIT:
عصر حاضر که دانش اطلاعات یکی از بایدهای تصمیم گیری های کلان آن می باشد، دیگر تولید یا مهارتهای اقتصادی و مالی، شاخص تعیینکننده ی برتری در میان کشورهای پیشرفته نیست، بلکه بیشترین تلاش در راستای افزودن اطلاعات و پیشرفت در مدیریت اطلاعات است. ضرورت و اهمیت تضمین ارزش افزایی فن آوری اطلاعات و نیاز روزافزون به اطلاعات به عنوان عناصر کلیدی راهبری سازمانی قابل درک است. ارزش، مخاطره و کنترل هسته ی اصلی راهبری فن آوری اطلاعات را تشکیل میدهد. راهبری فن آوری اطلاعات در راستای تضمین پشتیبانی فن آوری اطلاعات سازمان از اهداف کسب و کاری، روشهای عملی کارآمد را یکپارچه و نهادینه می سازد. راهبری فن آوری اطلاعات موجب توانمندی سازمان در کسب منفعت کامل از اطلاعات خود می شود، در همین راستا منافع سازمان به حداکثر میرسد، پیرامون فرصتهای موجود سرمایهگذاری می کند و به مزیت و موقعیت رقابتی نائل می شود.
COBIT برای اولین بار ۱۰ سال پیش مطرح شده است، در طول چندین بار به روز رسانی - آخرین ویرایش آن (۴۰۱ COBIT)
در سال ۲۰۰۷ میلادی عرضه شد و پژوهشها و نشریههای ارزشمند مرتبط، چارچوب COBIT اثبات کرده است که جهت برآوردن نیازهای چند گونه ی مدیریت توسط پل زدن میان شکافهای بین مخاطرات کسب و کار، نیازهای کنترلی، خلق ارزش و پیامدهای فنی، کمک کرده است.
چارچوب COBIT روشهای عملی و کارآمد و مؤثر در یک حوزه ی مشخص و چارچوبی فرآیندی، را ارائه می کند و فعالیتها را در ساختاری مدیریت پذیر و منطقی تشریح می کند. سرمشقهای مناسب COBIT ارائه کننده ی موافقت عمومی جمع کثیری از متخصصان است که بر روی کنترل تاکید ویژهای دارند، نه بر روی اجرا و بازخواست. این سرمشق ها در امر بهینه سازی سرمایه گذاری های فن آوری اطلاعات، تضمین امنیت و فراهم آوری شاخص هایی برای تشخیص درست یا اشتباه بودن فعالیتها و عملکردها، مساعدت شایانی به سازمان می کنند.
جهت موفقیتآمیز بودن فن آوری اطلاعات در سازمان و همراستایی " فن آوری اطلاعات با الزامات کسب و کاری، مدیریت بایستی یک سیستم یا چارچوب درونی مناسب را پیاده سازی کند. ارتباط بخشی کسب و کاری با اهداف فن آوری اطلاعات، تهیه ی شاخص ها و مدل های بلوغ برای سنجش میزان موفقیت و شناسایی مسئولیتها و وظایف متصدیان فرآیندهای کسب و کاری و فن آوری اطلاعات، دلایلی برای اعلام و اظهار کسب و کارگرایی در COBIT است. (همان: ۹)
به خصوص، COBIT مدلهای بلوغی را جهت ارزیابی توانمندی فرآیندها ارائه می کند، بطوریکه مدیریت می تواند جایگاهی را که سازمان اکنون در آنجا قرار گفته است، جایگاهی را که سازمان نسبت به بهترین ها در صنعت خودش قرار گرفته است، جایگاهی را که سازمان مطابق استانداردهای جهانی قرار گرفته و جایگاهی را که می خواهد به آن برسد را ترسیم کند. ((2006:55) ,Hardy) و به همین دلیل در سالهای اخیر سازمان ها تمایل زیادی بر آن داشته اند. فرآیندهای معرفی شده توسط این چارچوب ۳۴ عدد می باشند که در چهار حوزه به شرح زیر قرار گرفته اند:
الف) فرآیندهای حوزه ی برنامه ریزی و سارماندهی: PO1: تعریف طرح و برنامه ی استراتژیک فن آوری اطلاعات " PO2:تعریف معماری اطلاعات“ PO3: تعریف جهتگیریهای فن آورانه PO4: تعریف فرآیندهای فن آوری اطلاعات، تشکیلات و روابط " PO5: مدیریت سرمایه گذاری فن آوری اطلاعات^ PO6: اطلاع رسانی درباره ی مقاصد و جهت گیری های مدیریت PO7: مدیریت منابع انسانی فن آوری اطلاعات " PO8:مدیریت کیفیت“ PO9: ارزیابی و مدیریت مخاطرات فن آوری اطلاعات " PO10: مديريت پروژه "
ب) فرآیندهای حوزه ی دستیابی و پیادهسازی:
AL1: شناسایی راه کارهای خودکار " AL2: دستیابی و بهبود نرمافزار کاربردی" AL3: دستیابی و نگهداری و تعمیر زیرساخت فن آوری اطلاعات " AL4: توانمندسازی عملیات و کاربرد AL5: تهیه و تامین منابع فن آوری اطلاعات
6.AL: مدیریت تغییرانت“ AL7: نصب و اعتباردادن به راه کارها و تغییرات ^
ج) فرآیندهای حوزهی ارائه و پشتیبانی : DS1: تعریف و مدیریت سطوح خدمات " DS2: مدیریت خدمات طرف ثالث (پیمان کار)" DS3: مدیریت عملکرد و ظرفیت" DS4: تضمین خدمات مستمر" DS5: تضمین امنیت سیستم ها" DS6: تشخیص و تخصیص هزینه ها" DS7: آموزش و تربیت کاربران " DS8: مدیریت واحد خدمات و رخداد" DS9: مدیریت پیکربندی" '-><... c.»A DS10 DS11: مدیرت دادهها" 12 DS: مدیریت محیط فیزیکی" DS13: مدیریت عملیات"
rr د) فرآیندهای حوزه ی پایش و ارزیابی" : ME1: پایش و ارزیابی عملکرد فن آوری اطلاعات ME2: پایش و ارزیابی کنترل درونی ME3: تضمین سازگاری با الزامات برون سازمانی"
ME4: تحقق راهبردی فن آوری اطلاعات "
همچنین شاخص های ارزیابی این فرآیندها ۶ معیار زیر می باشند:
۱- آگاهی و اطلاعرسانی
۲- سیاستها، برنامه ها و دستورالعمل
۳- ابزارها و اتوماسیون،
۴- مهارتها و تخصصها"
۵- مسئولیت و پاسخگویی
۶- تنظیم اهداف و سنجش آنها "
۳. متدولوژی تحقیق :
دنیای اطراف ما مملو از مسایل چندمعیاره است و انسان ها عمدتاً در چنین زمینه هایی تصمیم گیری می کنند. از اینرو لازم است که از تکنیک یا تکینیکهای مناسبی برای انتخاب بهینه و تصمیمگیری صحیح استفاده شود. یکی از کارآمدترین این تکنیکها فرآیند تحلیل سلسله مراتبی (AHP) است که برای اولین بار توسط توماس ال. ساعتی" در سال ۱۹۸۰ مطرح شد. فرآیند تحلیل سلسله مراتبی به علت ماهیت ساده و در عین حال جامعی که دارد مورد استقبال مدیران و کاربران مختلف واقع شده است، بعلاوه در طول بیست سال گذشته از سوی محافل علمی نیز همواره مورد توجه بوده است.(قدسی پور، ۱۳۸۴: پیشگفتار)
این فرآیند یکی از جامع ترین سیستمهای طراحی شده برای تصمیم گیری با معیارهای چندگانه است زیرا این تکنیک امکان فرموله کردن مساله را بصورت سلسله مراتبی فراهم می کند و همچنین امکان در نظرگرفتن معیارهای مختلف کمی و کیفی را در مساله دارد. این فرآیند گزینههای مختلف را در تصمیم گیری دخالت داده و امکان تحلیل حساسیت روی معیارها و زیر معیارها را دارد، علاوه براین بر مبنای مقایسات زوجی بنا نهاده شده که قضاوت و محاسبات را تسهیل می نماید. همچنین میزان سازگاری" و ناسازگاری تصمیم را نشان میدهد که از مزایای اصلی این تکنیک در تصمیم گیری چندمعیاره است، بعلاوه از یک مبنای تئوریک قوی برخوردار بوده و بر اساس اصول بدیهی" بنا نهاده شده است.(1980:31 ,Saaty)
این فرآیند شامل گامهای زیر است ((2005:91)و.Moreno-Jime neZ et al) :
• گام اول : ملل سازی" : که منجر به ساخت سلسله مراتبی است که مساله را تعریف می کند
. • گام دوم :ارزش گذاری" : که شامل قضاوتهای افراد خبره" از جنبههای مختلف مساله می باشد.
• گام سوم : بدست آوری اولویت و نتیجهگیری: که اولویتها از مقایسات گزینه ها استنتاج می شود.
لذا در پژوهش حاضر جهت ارزیابی و رتبه بندی فرآیندهای مدیریت فن آوری اطلاعات بر اساس چارچوب COBIT از AHP استفاده شده که مراحل زیر طی شده است: الف) تشکیل ساختار سلسله مراتبی و توسعه ی درخت تصمیم ب) نظرسنجی از خبره ها و تشکیل ماتریس مقایسات زوجی ب-۱) مقایسه ی شاخصهای تصمیم گیری ب-۲) مقایسه ی گزینهها نسبت به هر شاخص تصمیم گیری ج) استخراج اولویت ها از جداول مقایسه ای و محاسبه ی نرخ ناسازگاری هر جدول د) نتيجه گیری
۳- ۱- تشکیل ساختار سلسله مراتبی و توسعه ی درخت تصمیم :
سلسله مراتبی ابزاری اساسی برای ذهن انسان است. سلسله مراتبی یک نمایش گرافیکی از مساله ی پیچیدهای واقعی میباشد که در راس آن هدف کلی مساله و در سطوح بعدی معیارها و گزینه ها قرار دارند. همانطور که از مراحل نامبرده ی فوق برمی آید در این پژوهش از ۲ سلسله مراتب استفاده شده است:
۱-۱-۳- سلسله مراتب ارزیابی خبرهها:
با توجه به اینکه افراد خبره در هر زمینهایی که فعالیت داشته و صاحبنظر باشند، در یک سطح از آگاهی قرار نگرفته اند، لذا نیازمند رتبه بندی آنها و دخیل نمودن رتبه ی آنها در نظرسنجی هستیم که ساختار سلسله مراتبی آن مطابق نمودار شماره ی ۱ در ۳ سطح می باشد،
در راس آن هدف (رتبه بندی خبره ها)، در سطح دوم آن معیارها - که به صورتی انتخاب شده اند که قابل اندازهگیری به صورت کمی باشندو در سطح سوم خبره ها (گزینه ها) که در این پژوهش ۴ نفر میباشند، قرار دارند.
با توجه به فرآیندها و معیارهای معرفی شده توسط COBIT که در قسمتهای پیشین به آنها اشاره شد، ساختار سلسله مراتبی فرآیند ارزیابی به صورت نمودار شماره ی ۲ می باشد که در راس آن هدف مساله (ارزیابی)، در سطح دوم آن معیارها و در سطح سوم فرآیندها (گزینه ها) قرار دارند.
۳- ۲- : نظرسنجی از خبرهها و تشکیل ماتریس مقایسات زوجی:
جهت انجام نظرسنجی از خیره ها و مقایسات زوجی، فرمهای نظرسنجی شامل ماتریس های مقایسات طراحی شد و در اختیار خبره ها قرار گرفت. قضاوتهایی که در مقایسه ی زوج ها اعمال می شود، تفکر منطقی را با احساس ناشی از تجربه تلفیق می کند. (توفیق، ۱۳۷۷: ۲۰) تجربه نشان داده است که استفاده از مقیاس تا ۹ تصمیم گیرنده را قادر میسازد تا مقایسات به نحو مطلوبی انجام گیرد و به همین علت استفاده از جدول ترجیهات برای مقایسه های روجی در امتیازدهی مقایسه ای به صورت یک مقیاس استاندارد در آمده است، پس هنگام مقایسه ی دو گزینه باید ابتدا تفسیر لازم جهت مقایسه را مشخ ܠt عدد مربوط به آن تفسیر را در خانه ی مربوطه از جد 9 العسير لا زح جلست را منتسب حصري دنیپال مربو ل نهیسایر را در حادهای مربوطه از جدو مقایسه کرد. نمونه ی این امتیازدهی در جدول شماره ی ۱ آمده است.
۱-۲-۳- مقایسه ی شاخصهای تصمیم گیری با هم :
این قدم با هدف تعیین اولویتهای شاخص های مختلف در هریک از ساختارهای سلسله مراتبی به صورت جداگانه انجام می گیرد. البته مقایسه ی شاخص های مربوط به افراد خبره از طریق یک جدول توسط یک مشاور خبره ی ارشد و مقایسه ی شاخصهای مربوط به ارزیابی فرآیندها از طریق ۴ جدول (هرکدام توسط یک خبره) انجام گرفت که نمونه ی هریک در جداول شماره ی ۲ و ۳ آورده شده است.
۳- ۲- ۲- مقایسه ی گزینهها نسبت به هر شاخص تصمیم گیری :
این قدم با هدف تعیین اولویت های گزینه ها نسبت به شاخصهای مربوطه در هریک از ساختارهای سلسله مراتبی به صورت جداگانه انجام گرفت که نمونه ای از هریک در جداول شماره ی ۴ و ۵ آورده شده است.
