بخشی از مقاله
چکیده
با توجه به رشد ابعاد فناوری در تمامی جوانب زندگی دیجیتالی عصر حاضر به ویژه در حیات الکترونیکی سازمان ها و نیز حسب تولید حجم عظیمی از اسناد الکترونیکی در روابط سازمانی از یک سو و اصلاح و حذف شیوه های سنتی تبادل اطلاعات همچون کاغذ بازی و برورکراسی های سنتی و نیز تسریع در امر ارتباطات و دستیابی به نتایج بدون واسطه از سوی دیگر، ضرورت ایجاد بستر الکترونیکی در مدیریت اسناد امری بدیهی است. همچنین با توجه به اینکه در ادله الکترونیکی، مفهوم اصل سند با توجه به نقش آن در جهت دهی به اثبات دعاوی الکترونیکی، به معنای نسخه ای کهمستقیماً و بدون واسطه توسط بوجود آورنده سند باشد، وجود ندارد، در هیچ ادله الکترونیکی، ارایه هویت مادی به شکل سنتی آن، امکان پذیر نیست. در این مقاله با بررسی پژوهش های مشابه، سعی در تبیین نیاز جامعه به ایجاد زیرساخت های الکترونیکی جهت نهادینه شدن فعالیت های مبتنی بر اسناد الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی شده و پیشنهادهایی جهت بهبود عملکرد انسانی و ابزاری ارایه گردیده است.
مقدمه
هر سازمانی نیازمند سامانه مدیریت و نگهداری اسناد است. - زرین کلکی, - 1389 این امر مستلزم تفهیم و آموزش مستمر تمامی اعضاء منابع انسانی سازمان بوده و با دریافت بازخوردهای اجرای این روند در دوره های زمانی متفاوت و در شرایط مختلف و همچنین تلفیق آن با استراتژی های مدیریت نوین و از راه دور، بازدهی ایجاد، نشر، محافظت و مدیریت اسناد الکترونیکی را بیشتر نمود.محاسبه و ارزیابی عملکرد هر سازمان، با بررسی محتوای پرونده ها، امکان پذیر خواهد بود. - زرین کلکی, - 1389 بررسی اصالت اسناد سازمانی به ویژه اسناد حوزه مالی و دستورات کلیدی سازمانی، به عهده افراد دانشی، خبره و با تجربه ای است که سعی مداوم در به روز نگهداشتن دانش مدیریتی و فناوری خود نموده و همچنین در حیطه ارتباطات الکترونیکی و انسانی، تبحر کافی دارند. امروزه استفاده از ابزارهای مدیریت دانش در سازمانها امری متداول است، بطوریکه عدم بهره گیری از این روش ها سازمان ها را به سمت ناکارآمدی پیش می برد. حجم تولید اسناد، ضرورت دسترسی به موقع و آسان و غیرممکن بودن تصمیم گیری در شرایط فقدان اطلاعات و دلایل بسیار دیگر سبب شده تا سیستمهای مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها طراحی و پیاده سازی شوند.
فعالیت های سازمانی
در نمودار شماره 1، قانون و مقررات، برای پیشبرد امور، یک رشته از فعالیت ها را ترسیم و در راستای به فعلیت رساندن این فعالیت ها، صلاحیت مجری را نیز تعیین میکند. سپس اشخاص، به موجب صلاحیت قانونی، وظیفه هایی را به عهده میگیرند و در راستای انجام آن وظیفه ها، فعالیت هایی انجام میدهند که این فعالیت ها در پیشینه هایی ثبت و ضبط میگردد. در چرخه ای همین پیشینه ها، موقعیت هایی برای اجرای محتوای قانون پیش می آورند .به این ترتیب چرخه ها تکرار شده و حیات اداری شکل می گیرد، اشخاص پیشینه ها را پدید می آورند، از آ نها استفاده میکنند و برای بهر ه گیری بهینه، آنها را مدیریت می کنند تا بتوانند موقعیت مناسبی برای اجرای قانون و مقررات فراهم آورند و این چرخه، تداوم حیات اجتماعی را به شکل قانونی رقم می زند. با مدیریت پیشینه ها، فعالیت ها، منطقی تر، سریعتر ، آسا نتر و دقیقتر انجام میشود.
نمودار شماره 1، ارتباط قوانین و مقررات با اشخاص و اسناد در سازمان
پیشینه تحقیق
پژوهشی که در سال 2003 در تایوان صورت پذیرفت، نشان داد که سرمایه گذاری به میزان 370 میلیون دلار برای استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد در سازمانهای دولتی صورت گرفته است. - عربیون, عباسی, بسته نگار, عبدی, - 1394 سیستم های مدیریت اسناد به عنوان بخشی از سیستم اشتراک دانش در مدیریت دانش وظیفه اکتساب، سازماندهی و سازمان را بر عهده دارند. این سیستم ها نوعی سیستم اطلاعاتی بازیابی هرگونه انتقال، ذخیره سازی هستند که قابلیت دریافت، اسناد را از طریق برقراری ارتباط با تجهیزات الکترونیکی و سیستمهای اطلاعاتی دیگر دارند. - بسته نگار ریاحی مدوار, - 1389 اطلاعات به مستند و غیر مستند تقسیم شده و اطلاعات مستند، دایره مدرک را بوجود می آورد و مدرک به اداری و غیر اداری بخش میگردد و مدرک اداری، دایره سابقه - پیشینه - را شکل می دهد و در انتها سابقه - پیشینه - با ارزش نگهداری دایم، سند نامیده میشود. - زرین کلکی, - 1389 گزارش بررسی پژوهشگران در سال 2006 نشان دهنده رضایتمندی % 81,3 شهروندان از خدمات مدیریت الکترونیکی اسناد در دولت و درخواست % 96,8 شهروندان از افزایش خدمات مذکور جهت تسهیل در استفاده از خدمات در سازمان های دولتی است. - عربیون, عباسی, بسته نگار, عبدی, - 1394
اسناد الکترونیکی
اسناد الکترونیکی، به روش رایانه ای تولید، منتقل و نگهداری می شوند. اینگونه سندها، ممکن است از آغاز به شیوه الکترونیکی ایجاد شده باشند و یابعداً از شکل اصلی خود به فرم الکترونیکی در آمده باشند - مانند اسکن از پرونده های کاغذی - . - زرین کلکی, - 1389 سند در حقوق کشورهای دیگر دایرهی مصادیق گستردهتریدارد، مثلاً در قوانین انتاریو2اطّلاعاتی" است که به هر وسیله ثبت یا ضبط شده باشد" یا در قوانین فدرال ایالات متحده به "دادههایی که بهطریقِ الکترونیکی یا مغناطیسی" ضبط شدهاند، اطلاق میشود و از این جهت به اسناد الکترونیکی و مغناطیسی تصریح دارد.
تعریف اسناد الکترونیکی
- اسناد مکاتبه شده و نگهداری شده بوسیله تجهیزات الکترونیک.
- هر گونه اطلاعات که بوسیله یک یا در درون یک شکل خاص که تنها توسط یک کامپیوتر قابل پردازش باشد.
- سندی رقمی که به وسیله رایانه قابل اداره کردن، انتقال یا پردازش باشد.
- سندی که بر روی محملی الکترونیک نگهداری شود و بشود به راحتی به آن دسترسی یافت یا آن را تغییر داد.
- رکوردهای ذخیره شده در یک شکل که فقط یک کامپیوتر می تواند آن را پردازش کند.
- سوابقی که برای کاربری، انتقال و یا پردازش توسط یک کامپیوتر دیجیتال مناسب است.
