بخشی از مقاله
نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی
تاریخچه کتابت معاملات
کتابت معاملات جایگاه ویژه ای در بین ملل و ادیان مختلف داشته که با بررسی تاریخچه تصویب قوانین در این خصوص و سیر تحولات آن اهمیت موضوع پی می بریم.
ملل قدیم کم کم پس از استقرار در کنار رودخانه ها و تشکیل جوامع اولیه بشری با تعیین حدود املاک زراعی و باغات و املاک مسکونی خود از سنگ و چوب و علامت گذاریهای خاص، به اهمیت ثبت املاک خود پی بردند تا نسل های آتی که وارثان این املاک می شدند به حدود و ثغور مالکیت خود آگاه باشند.
قدیمی ترین سند به دست آمده از تمدنهای اولیه مربوط به نقشه اراضی شهر «دونگی» از کشور «کلده» بوده است که چهار هزار سال قبل از میلاد قدمت دارد و اراضی را به قطعات شبیه به اشکال هندسی، مرتب و تقسیم کرده اند.
داریوش از شاهان ایران جهت اخذ مالیات از جمهوریهای یونانی در آسیای صغیر نیز دستور داده بود که اراضی مزروعی را ممیزی و با قید اضلاع و مساحت در دفاتری ثبت نمایند. سروپوش تولیوس، ششمین پادشاه روم نیز مقرر کرده بود که اسامی مالکین، میزان مالکیت، مشخصات املاک، اضلاع اراضی و دیگر خصوصیات در دفاتر مخصوصی به ثبت برسند و حقوق ارتفاقی املاک مجاور نسبت به آن ملک و نیز نسبت به یکدیگر نیز به ثبت برسد و هر چهار سال یک بار مورد تجدید نظر قرار گیرد.
امروزه حفاریها و اکتشافات انجام شده توسط باستانشناسان، تا حدی تاریخ مبهم و تاریک گذشته بشری را روشن نموده که ثبت سند در نزد مللی چون مصریان و رومیان و در کلده و آشور و ایلام قدیم معمول بوده و این ملل اصول و قواعد و مقرراتی برای تثبیت معاملات و عقود خود داشته اند.
حفاریها و اکتشافات به عمل آمده توسط باستانشناسان در کلده، آشور و ایلام (ایران قدیم) نشانگر این موضوع است که در ایران نیز ثبت اسناد و معاملات مانند روم و یونان قدیم رایج بوده است. بررسی تاریخ دوره پادشاهی انوشیروان نیز بیانگر این امر است که از جمله وظایف فرمانفرمایان یکی این بود که تغییرات حاصله در املاک را ثبت نمایند و قضاتی به نقاط مختلف از ولایات گسیل می داشتند تا ضمن حل و فصل خصومت در بین مردم معاملات آنان را تنظیم و در دفاتری ثبت نمایند.
همچنین در دوره حکومت مغولها در ایران در هر شهری قضاوت خانه ای بود که دفاتری مانند دفاتر ادارات ثبت فعلی را داشت و مردم امانات خود را به آنجا سپردند و در دفاتر به ثبت می رساندند. در زمان غازان خان هم قضات با یک نفر از معتمدان ـ که دارای دفاتری بودند ـ قباله ها و اسناد را با مندرجات سند و تاریخ آن ثبت می کردند و مردم عادی از نوشتن اسناد ممنوع بودند، برای ثبت اسناد حق الثبت نیز دریافت می کردند و اسناد قبیل در طاس عدل شسته می شد و سند جدید تنظیمی را به صاحب آن تسلیم می نمودند. در دوران حکومت پادشاهان صفوی نیز مرجعی به نام «صدر دیوانخانه» وجود داشت که دارای قاضی شرع بود ضمن رسیدگی به حل و فصل مرافعات و مسائل معاملات، اسناد، عقدنامه ها و طلاق نامه ها، اسناد مردم را ضمن اینکه در دفتر مخصوصی ثبت می نمود، مهر نیز می زد.
در قرون اخیر در شهرهای بزرگ مراجع و علمای مذهبی دفاتری به نام (دفتر شرعیات) داشتند که خلاصه ای از معاملات مردم را که نزد ایشان معامله انجام می دادند در دفتر مزبور ثبت می کردند و شهود معامله نیز با اصحاب معامله ذیل صفحه ثبت را امضاء می نمودند.
نخستین مواد قانونی نوشته شده در خصوص ثبت معاملات و اسناد مردم توسط میرزا حسین خان سپهسالار و به دستور ناصرالدین شاه قاجار صورت گرفت که کتابچه ای تهیه شد و با معاملات انجام شده بر طبق مواد قانونی آن رفتار می شد و به تبعیت از دول متدول آن زمان به اسناد تمبر زده و مهر می کردند تا ضمن اعتبار بخشیدن به اسناد از تقلب و تزویر نیز جلوگیری می شد.
پس از نوشتجات میرزا حسین خان سپهسالار قانون ثبت در 21 ثور 1290 شمسی (در 139 ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت اسناد را اجباری ننمود، ولی پس از ثبت ورقه سندیت آن بین طرفین محرز بوده است.
در دوره چهارم تقنینیه قانون ثبت دیگری در 21 حمل 1302 (در 125 ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت املاک را در موارد خالصجات (دهات، مراتع یا اراضی شاهی) که بین اتباع خارجه (ماده 34) اجباری دانسته و نیز هر معامله ای که پس از ثبت ملک می شده درج آن در دفتر املاک لازم بوده والّا دولت آنها را رسمی نمی شناخت.
در 22 بهمن 1308 قانون ثبت اسناد و املاک تحت 256 ماده تصویب گردید که ثبت املاک و بعضی اسناد را اجباری نموده بود. در قانون ثبتی که در 26 اسفند ماه سال 1310 تحت 141 ماده به تصویب رسید و از فروردین سال 1311 به مورد اجرا گذاشته شد و بعداً اصلاحات و الحاقات در آن صورت گرفت ثبت اسناد اختیاری و مانند املاک که ثبت آنها الزامی است، مردم در ثبت اسناد خود الزامی ندارند و می توانند از ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات و سایر عقود خود در دفاتر اسناد رسمی خودداری نمایند. مگر در مواردی که در مواد 46 و 47 ق.ث به ثبت آنها دستور داده شده است:
1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.
2- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.
لذا اسناد معاملات و عقود راجع به عین (عرصه یا اعیان، خانه، آپارتمان، باغ و ...) یا منافع (حق انتفاع و اجاره املاک) (اگر بیش از سه سال باشد) یا حقوق (حق ارتفاع و ...) که در دفتر املاک ثبت شده باشد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شوند. تا نقل و انتقالات به عمل آمده در دفتر املاک مربوطه ثبت شود و لزومی ندارد که در محل وقوع ملک دفتر اسناد باشد یا خیر، در هر حال ثبت سند الزامی است.
ماده 47 ق.ث می گوید: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است:
1- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
2- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه».
فهرست اسامی شهرهای مشمول اجباری شدن ثبت اسناد که قبل از تصویب قانون و بعد از سال 1310 به ترتیب از 1/1/1309 در تهران شروع و در شهرهای مختلف در سالهای متفاوت آگهی شده در مجموعه قوانین ثبتی ذکر شده؛ ماده مزبور الزام ثبت و اسناد را قائل به شروطی می داند:
اول: وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفتر اسناد رسمی در محلی که این موضوع اکنون در تمامی نقاط کشور تقریباً حاصل شد.
دوم: وزارت عدلیه (سازمان ثبت اسناد و املاک فعلی که از معاونتهای قوه قضاییه می باشد) مقتضی بداند و به نحو مقتضی آگهی نماید و ثبت معاملات مذکور در ماده را اجباری نماید. اکنون اسناد زیادی با عناوین مختلف که در این نوشته نمونه های آن خواهد آمد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود که جامعه پذیرفته و ادارات و محاکم قبول دارند که در ماده مذکور از تنظیم و ثبت این اسناد ذکری به میان نیامده، ولی مورد پذیرش عرف جامعه قرار گرفته مانند انواع اسناد وکالت تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی. اسناد قطعی منقول (اتومبیلها و ماشین آلات راهسازی و ...) انواع تعهدات دانشجویی، تقسیم نامه ها در املاک مشاعی را که نمی توان معامله تلقی نموده و امثال اینها.
قانونگذار برای ضمانت اجرای اجباری بودن ثبت اسناد با توجه به مواد 46 و 47 ق.ث و مقررات مذکور در آنها در ماده 48 ق.ث بیان می کند: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد». هر چند این ماده از زمان تصویب دست نخورده باقیمانده و اصلاح نشده ولی عرف و رویه بعضی از
محاکم در رسیدگی و تأیید عقود منعقده راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده با اسناد عادی به استناد مواد 10 و 190 و 191 ق.م بدون توجه به ماده مزبور صورت می گیرد.
در تاریخ 18/10/1351 مواد 142 الی 157 به قانون ثبت قبلی الحاق گردید و قانون ثبت 157 ماده شد. بعد از انقلاب جهت سامان دادن به اسناد عادی (قولنامه ها) و تعیین وضع ثبتی اعیان ایجاد شده در املاک که به واسطه موانع قانونی تنظیم سند رسمی برای آنها میسر نبود، قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب (31/4/1365) و الحاق موادی به آن مصوب (21/6/1370) راجع به اصلاح مواد 147 و 148 قانون ثبت تصویب گردید که مورد عمل می باشد.
ادارات ثبت با توجه به مواد فوق نسبت به مبایعه نامه های عادی منعقده نسبت به بناهای احداثی که مالکیت ندارند و در مواعد اعلام شده در ادارات ثبت تشکیل پرونده داده اند رسیدگی و اسناد مالکیت شش دانگ به نام خریدار سند عادی ثبت و صادر می نمایند.
برای اولین بار در 13 بهمن سال 1307 قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در 20 ماده به تصویب رسید که بر اساس آن متعاملین در ثبت اسناد خود در دفاتر آزاد و مختار بودند و دفاتر اسناد رسمی حق ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات راجع به املاک ثبت شده را نداشتند.
پس از قانون 21 بهمن سال 1308 در 26 اسفند ماه سال 1310 قانون ثبت اسناد و املاک در 141 ماده تصویب شد که ناسخ قانون مصوب 21 بهمن 1308 بوده و از اول فروردین ماه سال 1311 قابل اجرا گردید و این قانون به جز موادی که در تاریخ 18/10/51 و بعد از آن اصلاح یا الحاق شده تا کنون به مدت هفتاد سال است که مورد استناد و عمل می باشد و بر اساس همین قانون ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد جز در موارد مندرج در مواد 46 و 47 اختیاری است.
تشکیل دفاتر اسناد رسمی بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد. تا آن زمان علمای روحانی و مراجع مذهبی اسناد مردم را تنظیم و ثبت می کردند ولی دارای دفاتر رسمی نبودند و این امر موجب تنظیم اسناد معارض در نزد همان مراجع یا مراجع دیگر می شد و برای معاملات، امنیتی وجود نداشت.
داور به قوانین اروپایی آشنایی داشت و میل داشت که سیستم فرانسه را در ایران اجرا نماید، ولی به لحاظ کمبود تحصیل کرده های لیسانسیه حقوق این کار عملاً مقدور نبوده و آن تعداد تحصیل کرده هم در تنظیم اسناد مردم وارد نبودند، لذا به همان محاضر شرعی رسمیت دادند و برای صاحبان آن محاضر ابلاغ تأسیس دفتر اسناد رسمی صادر نمودند ولی یک نف
ر هم به عنوان نماینده ثبت که اکنون دفتریار خوانده می شود در دفاتر حضور داشت که خود نیز دارای دفتر بود همان سندی را که سردفتر ثبت می نمود او نیز در دفتر خود ثبت می کرد. در ضمن سردفتر را هم کنترل می نمود. از اولین سردفتران که ابلاغ گرفتند می توان از شیخ عبدالحسین نجم آبادی، ایروانی، شیخ ابوالقاسم تویسرکانی و ... نام برد.
مبحث اول: نحوه انتخاب سردفتران و دفتریاران
در 25 تیرماه سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان قانون مستقل از تصویب مجلس گذشت، تا کنون این قانون با اصلاحات الحاقی اجرا می شود.
تعریف دفترخانه، سردفتر و دفتریار و وظایف آنان در موارد 1 الی 3 قانون مذکور بیان شده است: «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری [اکنون قوه قضاییه] است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.» و «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری [ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] منصوب و سردفتر نامیده می شود.
با توجه به تغییرات حاصله در نظام قضایی کشور قوه قضاییه بعد از انقلاب طبق اصل 156 قانون اساسی، به عنوان قوه ای مستقل در کنار دو قوه دیگر تشکیل گردید، که ریاست آن عالی ترین مقام قوه قضاییه است: طبق اصل 160 قانون اساسی وزیر دادگستری مسئولیت کلیه مسایل مربوط به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و مقننه را برعهده دارد و فقط اختیار استخدام کارکنان اداری قوه قضاییه با وزیر می باشد که از طرف ریاست قوه قضاییه به ایشان تفویض می شود. اکنون صدور ابلاغ سردفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضاییه را دارد، می باشد و وزیر دادگستری برخلاف مفاد ماده مذکور سردفتران را نصب و عزل نمی کند. و نیز «هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را داراست و دفتریار اول نامیده می شود، می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود».
دفتریار علاوه بر اینکه معاونت دفترخانه را دارد، نماینده ثبت هم محسوب می شود که بعد از تصویب قانون سال 54 ثبت اسناد دفتر دفتریار منسوخ شد و در حال حاضر اسناد فقط در یک دفتر، سردفتر ثبت می شود و دفترخانه می تواند دفاتر دیگری مثل دفتر اتومبیل و دفتر بانکی داشته باشد که از دفتر سردفتر شماره می گیرند، و سردفتر باید از سازمان ثبت مجوز داشتن چنین دفاتری را قبلاً اخذ نماید.
امتیاز سردفتری جهت تأسیس دفترخانه که با صدور ابلاغ از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد، فقط برای محلی معتبر است که سردفتر برای آن محل قبول شده و ابلاغ گرفته است. سردفتر حق افتتاح دفتر و یا شعبه ای از دفتر را در خارج از محل و حوزه ابلاغ خود ندارد و باید محل تأسیس دفتر را به سازمان ثبت قبل از شروع به کار معرفی نماید تا مورد موافقت قرار گیرد.
مطابق ماده 2 قانون ثبت «... مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند، اقدامات آنان در خارج از محل اثر قانونی ندارد.» ماده درصدد بیان صلاحیت محلی سردفتر است و آن هم از جهت محل خدمت و حوزه ثبتی است که امتیاز و ابلاغ تأسیس دفترخانه برای آنجا صادر گردیده، (باید شهر باشد) لازم به ذکر است که دفاتر از جهت تعیین صلاحیت تنظیم اسناد مختص محلی خاص نمی باشند. سردفتر در هر محلی که بوده باشد اختیار و حق تنظیم اسناد املاک و اموال منقول یا غیر منقول تمام نقاط کشور را داراست. سردفتر تهران می تواند نسبت به تنظیم اسناد نقل و انتقال املاک واقع در مشهد، اصفهان، ارومیه و ... با اخذ مجوزهای لازم از محل وقوع ملک اقدام نماید.
مبحث دوم: وظایف سردفتران و دفتریاران
در قانون ثبت وظایف مسئولین دفاتر در ماده 49 ق.ث احصاء شده.
هر چند که در زمان تصویب اولین قانون ثبت، قانون دفاتر اسناد رسمی تصویب نشده بود و بندهایی که در این ماده ذکر شده در ادارات ثبت آن زمان انجام می شد، ولی بعد از تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی و تأسیس دفاتر اسناد رسمی انجام بندهای این ماده نیز جزء وظایف سران دفاتر می باشد.
1- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون
در دفاتر اسناد رسمی ابتدا اسناد در اوراق مخصوص تنظیم و سپس در دفتر سردفتر ثبت می شوند و سران دفاتر موظف به رعایت مفاد این بند می باشند. خلاصه معامله تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی در اسناد قطعی غیر منقول توسط متصدیان دفاتر املاک اداره ثبت در دفتر املاک مربوطه ثبت می شوند.
2- دادن سواد (رونوشت) مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
3- تصدیق صحت امضاء
«دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی است. بر طبق قانون و آیین نامه مربوطه دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی نیستند؛ مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضاء شده یا منفعت مالی غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد».
4- قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.
طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی: «سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند، مگر آن که مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضا کننده اعلام نمایند.
نظم عمومی و اخلاق حسنه مفاهیم کلی هستند و نیاز به بحث و بررسی جامعی دارند، چون که در هر زمان و مکان برخورد و برداشت جامعه از موارد ذکر شده متفاوت است و نمی توان ملاکهای ثابتی را تعیین نمود.
با توجه به ماده 969 ق.م که می گوید: «اسناد از حیث طرز تنظیم تابع قانون محل تنظیم خود می باشند». باید نظم عمومی و قواعد آن و اخلاق حسنه را مطابق با زمان و مکان تنظیم سند در نظر گرفت. عدم ثبت اسناد معاملاتی که مخالف صریح قوانین موضوعه کشور می باشند، در ماده 60 ق.ث نیز مورد تأکید قرار گرفته و ضمانت اجرای عدم رعایت آن در ماده 101 ق.ث آمده و موجب انفصال از یک تا سه سال از سمت سردفتری که بیانگر نظر و تأکید قانونگذار در رعایت نظم عمومی و اخلاق حسنه و قوانین موضوعه مملکت هست. همچنان که ماده 16 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی نیز مقرر می دارد «هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد.» موافقت مفاد سند با مقررات قانونی به صورت امری بیان شده و مفهوم مخالف آن یعنی اینکه هیچ سندی نبادی مخالف مقررات و قانون تنظیم و ثبت شود و دفاتر اسناد رسمی مکلفند در تنظیم و ثبت اسناد کاملاً مقررات و قوانین جاریه را از هر جهت مدنظر داشته باشند. مع الوصف در مواردی سردفتران و دفتریاران باید از تنظیم و ثبت سند خودداری نمایند. می توان این موارد را موارد رد سردفتران و دفتریان نامید.
در ماده 53 ق.ث تصریح شده است: «مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه دوم دارند و یا در خدمت او هستند ثبت نماید.»
ماده فوق در سال 1310 تصویب شده که تا زمان تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 54 مجری و معتبر بود، اما با عنایت به ماده 76 قانون دفاتر اسناد رسمی که بیان می دارد: «آن قسمت از قوانین و مقررات که مغایر با مقررات این قانون باشد، نسخ می شود.» ماده 31 قانون مذکور، جایگزین ماده 53 ق.ث گردید؛ به دستور ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتران و دفتریاران ممنوع از تنظیم ثبت اسناد در موارد زیر می باشند:
1- اسنادی که مربوط به خودشان باشد.
2- اسناد کسانی که تحت ولایت یا وصایت و یا قیمومتشان باشد.
3- اسناد افرادی را که با آنان قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند.
4- اسناد افرادی را که در خدمت آنها هستند.
«باید دانست که ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی و ...» مصوب 1354 در مورد اقارت سردفتر ماده 53 ق.ث را اصلاح کرده است و تنظیم سند برای اقارب نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم را منع کرده است و به این ترتیب موارد را افزایش داده است، زیر طبق ماده 53 قانون ثبت که بر اساس حقوق اروپایی تنظیم شده و در آن از طبقه نامی برده نشده است، مسئول دفتر می تواند سندی را که مربوط به نواده عمو یا دایی او باشد ثبت نماید، چون با در نظر گرفتن جامع نسب قرابت نواده عمو یا دایی از درجه پنجم است، اما بر اساس ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی ... که بر اساس طبقات ارث و درجات هر طبقه در فقه اسلامی است، مورد مذکور از موارد رد است و سردفتر نمی تواند سند مربوط به اشخاص مذکور را ثبت نماید زیرا عمو و دایی از طبقه سوم می باشند و نواده آنان قرابت درجه سوم از طبقه سوم دارد .»
