بخشی از مقاله
مقدمه
در دنیاي امروزتقریبـاً بیشـتر وقـت مـدیران اجرایـی صـرف پردازش و تحلیل اطلاعات می شود. بیشتر از 50 درصد از نیـروي کار کشورهاي پیشرفته صنعتی وظیفه تهیه و استفاده از بازداده-
هاي اطلاعاتی، از قبیل اسـناد، گـزارش هـا، تجزیـه و تحلیـل هـا، طرحها و ... را بـر عهـده دارنـد. معمـولا مـدیران جهـت تنظـیم برنامه ها و هدایت سازمان در جهت نیل به اهـداف خـود نیـاز بـه تصمیمگیري و تعیین روشهاي عملیاتی لازم با توجه به امکانات و محدودیت هاي موجود در هر مقطع دارند. بـدیهی اسـت اتخـاذ تصمیم در مقاطع زمـانی مشـخص و ارزیـابی عملکـرد پیشـرفت برنامه هـا، نیـاز بـه اطلاعـات دارد و تصـمیمات بایـد مبتنـی بـر اطلاعات قابل اعتماد باشد. با در اختیار داشـتن اطلاعـات کامـل، روشن، دقیق و به موقع، مدیران این امکان را خواهند داشت کـه تصمیماتی مطمئن و قابل اجرا اتخاذ نمایند. در غیر ایـن صـورت اطلاعات ناقص، مبهم و نارسـا و تـوام بـا حـدس و گمـان مسـیر منطقی برنامه ها را تغییـر داده و در نهایـت سـازمان را از اهـداف اصلی خود دور می کند.[1] در سال 1935میلادي آرشیو ملی یـا آرشیو کل در آمریکا تأسیس شد. در حین جنگ جهـانی دوم، در موارد بسیار استثنائی استفاده از وسایل الکتریکـی و الکترونیکـی پیشرفته در سازمانهاي نظامی و اطلاعاتی و سپس در بانکهـا و مؤسسات تجاري مهم آغاز گردید. کـاربرد ایـن گونـه وسـائل در آرشیوهاي پیشرفته و مدیریت اسناد، امري اجتناب ناپذیر بود. در این راستا بعد از سال 1950میلادي تحقیقات گوناگونی در زمینه ایجاد بانکهـاي اطلاعـاتی و مراکـز اسـناد و مـدارك فنـی آغـاز شد.[2]
کسب اطلاعات بجا، با ثبات و بروز در یک سـازمان فراینـدي پیچیده است. به این منظور، سازمان هاي در حـال توسـعه، داراي برخی سیستمهاي فنـاوري اطلاعـات بـراي کمـک بـه مـدیریت اطلاعات فرآیندهاي تجاري خود هستند. چنین سیستمهایی بـه بهبود روشی که اطلاعات را جمـع آوري و مـدیریت و سـپس بـه افراد در بخـشهـاي تجـاري کلیـدي و عملیـاتی پخـش و ارائـه می شود، کمک می کنند. به عبارت دیگر، این سیستمها به بهبـود همکاري و مدیریت اطلاعات کمک میکند.[3]
با افزایش حجم اطلاعات الکترونیکی، نیاز به سیسـتم جـامع براي مـدیریت منـابع اطلاعـات فزونـی یافتـه اسـت. رایانـه هـاي شخصی بدون داشتن شبکه و کنترل مدیریت اسناد، فقط قادر به تولید، استفاده، پیگیري و حذف اطلاعات هستند. در این شرایط، هر سازمان، تعداد زیادي دیسکت و لوح فشـرده در اختیـار دارد، ولی نمی داند چه اطلاعاتی در آنهـا ذخیـره شـده اسـت. امـروزه،
فصلنامه توسعه تکنولوژي صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 22
نرم افزارهاي مختلفی باعنوان "برنامـه مـدیریت اسـناد" بـه بـازار عرضه شده است که بـراي کـار در بایگـانی هـاي اسـناد طراحـی شده اند. این بسته هاي نرم افزاري، وظایفی چـون پیگیـري حمـل اسناد، ثبت تاریخ هاي تولیـد و امحـاء و بایگـانی اسـناد را انجـام میدهند.
در سالهاي اخیر و در کشور ما نیز استفاده از این نرم افزارها در سازمان ها مورد استقبال قرار گرفتـه اسـت. شـاید بسـیاري از مدیران سازمانها تصور کنند با صرف هزینههاي بسـیار و خریـد بستههاي نرم افزاري آرشیو اسـناد مـیتواننـد سیسـتم مـدیریت اسناد را در سازمان خود پیاده سازي و از آن بهره برداري نمایند.
در حالیکه لازمه پیاده سازي سیستم مدیریت اسـناد کارآمـد در هر سازمان تنها خرید یک بسته نرم افزاري نبوده و مستلزم انجام اقدامات گوناگونی است. در این رابطه این سوال مطرح اسـت کـه الگوي مناسب پیاده سازي سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمانها چیست؟ و آیا براي ایجـاد آن نیـاز بـه طـی مراحـل و فرایند خاصی است؟ این مراحل چیست و یک سیسـتم ایـده آل طراحی شده چه ویژگیهایی را باید داشته باشـد؟ در ایـن مقالـه سعی شده است، روشی جامع و کارآمـد جهـت طراحـی و پیـاده سازي سیستم مـدیریت الکترونیکـی اسـناد در سـازمانهـا ارائـه گردد. سیستم طراحی شده داراي قابلیتها و برتريهاي ویـژهاي است که حاصل مطالعات و تجربیات قبلی بدست آمده است.
در ادامه ابتدا مدیریت دانش و سیستمهاي مدیریت دانش به صورت مختصر تشریح شـده اسـت. سـپس نقـش سیسـتمهـاي مدیریت الکترونیکی اسناد در مدیریت مؤثر دانش صریح توضـیح داده شده و روشی گام به گام جهت طراحی و پیادهسازي سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها ارائه شده است. در پایان نمونهاي از کاربرد موفقیتآمیز این روش در معاونـت مهندسـی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز نشان داده شده است.
-2 مدیریت دانش
حدود بیست سال از عمر ابداع مفهوم کلـی مـدیریت دانـش می گذرد و در این مدت، تعاریف گوناگونی در این خصـوص ارائـه شده که هر یک ابعادي از این موضوع را نمایش مـی دهنـد. ولـی آنچه مسلم است این که دانش به عنوان یـک منبـع راهبـردي و یک شایستگی کلیدي براي سازمانها از اهمیت ویژه اي برخوردار است. از این رو امروزه براي استفاده صحیح از این منبع پر ارزش، موضوع مدیریت دانش در دستور کار سـازمانهـاي پیشـرو قـرار گرفته است. مدیریت دانش بر سه موضوع اصـلی یعنـی، انسـان، ساختار و فناوري تأکیـد دارد و سـعی دارد تـا بـا ایجـاد سـاختار
مناسب و زیرساختهاي فناورانه لازم در سازمان و با محـور قـرار دادن انسان و با تولید و استفاده صحیح از منبع دانش به اهـداف سازمانی دست پیدا کند.[4]
دانش در لغت به معناي علم و معرفت است ]فرهنگ معین.[
براي انتقال یا توزیع دانش به صورت موفقیـتآمیـز، دانـش بایـد ابتدا تعریف، جمع آوري، سازماندهی، ذخیره و توزیع گـردد. یـک تعریف عملی از مدیریت دانش عبارت است از تسهیل فرآیندهایی که دانش را ایجاد کرده، نگهداري مـیکنـد، بکـار مـیگیـرد، بـه اشتراك میگذارد و تجدید میکند.[5]
بسته به اینکه دانش از لحاظ فیزیکی در کجا قرار مـیگیـرد، میتوان آن را به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم بندي کـرد. »نوناکا« و نویسندگانی دیگر از جمله »هال« و »آندریانی« دانش صریح را دانشی میدانند که قابل رمزگذاري و کدگـذاري بـوده و در نتیجه میتوان آن را به سادگی مخابره، پردازش، منتقـل و در پایگاه داده ها ذخیره کرد. این نوع از دانش را میتـوان فـرم داد و به شکل یک فرمول علمی و یا کتابچه راهنما بین افـراد سـازمان منتشر کرد. دستورالعملها، مقررات، قوانین، رویه هاي انجام کـار، آئین نامه ها، شرح جزئیات و ... که به صورت رسمی در بین افـراد سازمان به آسانی قابل انتقال هستند، دانـش صـریح بـه حسـاب میآیند. در مقابل، دانش ضمنی، شخصی بوده و فرموله کردن آن بسیار مشکل است. این نوع از دانش که از طریق تسهیم تجربیات با مشاهده و تقلید اکتساب میشـود، ریشـه در اعمـال، رویـههـا، تعهدات، ارزشها و احساسات افراد داشته، قابل کدگذاري نبوده و از طریق یک زبان مخابره نمیشود.[6]
سازمانهاي موفق امروزي، سازمانهایی هستند که می توانند دانش ضمنی افراد را به دانش صریح تبدیل کرده و دانش فـردي را به دانش سازمانی تبدیل نمایند. این تبدیل به معنی بکارگیري دانش فردي در سازمان است. امروزه مدیریت دانش در سازمانها از اهمیــت بســیار زیــادي برخــوردار اســت و بــا اهمیــتتــرین سرمایه هاي یک سازمان، کارکنان هوشمند و داراي دانش هستند که با خلق فرآیندهاي سازمانی نوین، فناوري هاي جدید و توسعه محصولات جدید سـازمان را بـه مزیـت رقـابتی پایـدار رهنمـون
مهرنوش بسته نگار و آسیه ریاحی مدوار
می کننـد. سـازمانهـا مـی تواننـد بـا مـدیریت خلاقانـه دانـش و بکارگیري نوآورانه فناوري اطلاعات، این امکان را بـراي کارکنـان به وجود آورند تا در مسائل سازمانی که نیاز به راهحلهاي جدیـد است از تجربیات و دانش موجـود و نیـز از همکـاري و مشـارکت سایر همکاران استفاده کنند.
-3 سیستمهاي مدیریت دانش
سیستم مدیریت دانش کلاسی از سیستمهاي اطلاعاتی است که دانش سازمان را مدیریت می کند. به عبارت دیگـر، سیسـتمی است که براي حمایت و ارتقاء فرآیندهاي سازمانی خلق، ذخیره و بازیابی، انتقال و کاربرد دانش توسعه یافته است.[7] دو مشخصـه عمومی این سیستم مخزنهاي دانش و نقشه هاي دانش هسـتند.
مخزنهاي دانش، پایگاههـاي داده از مسـتندات مفیـد همـراه بـا سیســتمی اســت کــه کارکردهــاي مــورد نیــاز بــراي تســخیر، سازماندهی، ذخیره، جستجو و بازیابی دانش و اطلاعات را فـراهم می آورد. بنابراین یک سیستم مدیریت دانش به عنوان یک مخزن دانش براي شـرکت اسـت کـه جـدا از محـدودیتهـاي زمـانی و جغرافیایی، قابلیت ترکیب و تبادل سرمایه هـاي فکـري را بهبـود میبخشد. نقشه هاي دانش، راهنماها یا کاتـالوگهـایی از تجـارب افراد خاص با قابلیت جستجو هسـتند. سیسـتم مـدیریت دانـش می تواند به اعضاي تیم کمک کند تا افراد با دانش خـاص را پیـدا کنند و بتوانند از کمک آنها در تحلیل مسـایل پیچیـده اسـتفاده کنند.[8]
اساساً مـدیریت دانـش شـامل دو رکـن اسـت، فعالیـتهـاي مدیریت دانش و کارکردهاي سیستم مدیریت دانش. فعالیتهـاي مـدیریت دانـش یـک منظـر فرآینـدي از مـدیریت دانـش ارائـه می کنند. از سوي دیگر، کارکردهاي سیسـتم مـدیریت دانـش بـا جنبه فناوري سر و کار دارنـد و بـه عنـوان کارکردهـایی تعریـف می شوند که از طریق فراهم آوردن فناوريها و ابزارهاي کـاربردي و خـاص فعالیــتهـاي مــدیریت دانــش را تســهیل یــا تکمیــل میکنند.[9]
فصلنامه توسعه تکنولوژي صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 23
سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، ابزار مدیریت دانش صریح
جدول :1 کارکردهاي سیستم مدیریت دانش
کارکردهاي سیستم مدیریت دانش زیرکارکرد (Sub-functions) توضیح
پورتال دانش روابط2 یکپارچه تسهیلات شخصی سازي
مدیریت پیوندها3 مجموعهاي از گروههاي اطلاعاتی
حاشیهنویسیها (Annotations) Subsequent navigation
بازیابی اطلاعات Search agents بدست آمده از موتورهاي جستجو
User profiling استفاده شده براي جستجو و فراخوانی داده
مصورسازي جستجو براي اصطلاحات خاص و اصطلاحات مرتبط
یافتن متخصصان
مدیریت مستندات یافتن مستندات ذخیره فایلها در یک کتابخانه مرکزي
کنترل نسخ کنترل دسترسی به فایلها
مدیریت فراداده تغییرات در مستندات مدیریت شده
مدیریت دسترسی جستجو در محتواي مستندات یا اصطلاحات فهرست شده در مقاله/ مستند
مدیریت جریان کار تعریف فرآیند ابزارهاي فلوچارت کشیدن قدیمی
تخصیص وظایف تسهیلکننده کار یک گروه
مدیریت اختیار تحویل بخشهاي کاري به کاربران مناسب
بازخوانی تقاضاها4 و ابزارهاي مناسب
همکاري مدل کردن و مدیریت فرآیند
(Community of Practice) COP نصب تابلو اعلانات
چت کردن کنفرانس زمان واقعی، وایت بردها و اتاقهاي چت
برگزاري کنفرانس اساسی براي اشتراك دانش
مکاتبات
تحلیل تحلیل کاربران با استفاده از سیستمهاي اطلاعاتی
تحلیل بازار با فناوري اطلاعات
تحلیل دانش پشتیبانی از تصمیمها
جدول :2 ارتباط میان فعالیتهاي مدیریت دانش و کارکردهاي سیستم مدیریت دانش
کارکردهاي سیستم مدیریت دانش زیرکارکرد (Sub-functions) فعالیتهاي دانش
اکتساب سازماندهی بکارگیري توزیع اشتراك
پورتال دانش روابط یکپارچه ● ● ●
مدیریت پیوندها ● ● ●
بازیابی اطلاعات حاشیهنویسیها ● ● ●
Search agents ● ●
User profiling ● ●
مصورسازي ● ● ●
یافتن متخصصان ● ● ●
مدیریت مستندات یافتن مستندات ● ● ●
کنترل نسخ ● ● ●
مدیریت فراداده ● ● ● ●
مدیریت دسترسی ● ● ●
مدیریت جریان کار تعریف فرآیند ● ● ●
2 Interface
3 Link
4 Applications
فصلنامه توسعه تکنولوژي صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 24
مهرنوش بسته نگار و آسیه ریاحی مدوار
تخصیص وظیفه ● ● ●
همکاري مدیریت اختیار ● ● ●
(Community of Practice) COP ●
چت کردن ● ●
برگزاري کنفرانس ● ● ●
مکاتبات ● ● ●
تحلیل تحلیل کاربران ● ● ●
تحلیل بازار ● ● ●
تحلیل دانش ● ● ●
