دانلود فایل پاورپوینت طرح ساماندهی ومدیریت اسناد فیزیکی و الکترونیکی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

هدف :

1- ايجادهماهنگي و وحدت رويه بين دستگاههاي اداري جهت مديريت و ساماندهي اسناد

2-استفاده ازآخرين تجربيات  و دستاوردهاي علمي و عملي دستگاههاي دولتي

3-ايجاد يك سامانه جامع , يكپارچه و استاندارد براي ساماندهي اسناد سنتي و الكترونيكي

اسلاید 2 :

محورهاي اصلي طرح مديريت وساماندهي اسناد

اسلاید 3 :

1- جذب و به كارگيري نيروي انساني

الف : یكي از مهمترين عوامل درايجاد تغییر وتحول و داشتن  يك بايگاني علمي و صحيح جذب نيروي متخصص مي باشد.

ب - ويژگي هاي عام كاركنان بايگاني : داشتن اخلاق خوش , پرحوصله , دقيق بودن , وقت شناس و تعهد كاري , مسئوليت پذير, کاردان...

ج - ويژگي هاي خاص كاركنان بايگاني : آشنايي با آخرين روشهاي علمي بايگاني , قدرت تجزيه و تحليل آماري و موضوعي پرونده ها , شناخت  اهميت اسناد و مدارك در دستگاه خود , فراگيري آموزش هاي لازم و مهارك كامل در دسته بندي سوابق نامه ها , آشنايي با قوانين و مقررات , بيطرفي و پرهيز از هر گونه گرايش سياسي و غرض ورزی در انجام امورمحوله بايگاني ( با تغيير دولت ها و دولت مردان )

اسلاید 4 :

2-به كارگيري روش اصولي و مناسب براي طبقه بندي و ساماندهي اسناد و مدارك اداري

1-هر دستگاه اداري بستگي به نوع فعاليت و وظيفه اداري خود ,قاعدتا نوع سند , حجم و تعداد سند و روش بايگاني اسنادش با ساير دستگاه ها فرق مي كند  ( روش شماره اي , موضوعي , تاريخي , جغرافيايي , حرف و عدد و ...)

2- خصوصيات و ويژگي يك طبقه بندي صحيح و استاندارد :

الف- اطمينان : طبقه بندي اسناد به نحوي طراحي گردد كه محل دقيق سند را مشخص كند

ب- سرعت : طبقه بندي بايد امكان دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم كند.

ج- سهولت : شيوه طبقه بندي به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكان پذير باشد

د- قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد به نحوي طراحي گردد كه در مقابل تغييرات احتمالي قابليت انعطاف داشته باشد .

3- آشنايي با معايب و مزایای روشهای مرسوم بایگانی

اسلاید 5 :

3- تدوين سياستهاي امنيتي و حفاظتي اسناد فيزيكي و الكترونيكي

1-استفاده از ابزارها , تجهيزات  مناسب براي نگهداري بهتر و بیشتر اسناد فيزيكي و جلوگيري از تخريب اسناد ( زونكن و پوشه مناسب , تهيه آلبوم , قفسه هاي مناسب , تلويزيون مدار بسته و دوربين مخفي ، نصب دستگاههاي هشدار آتش سوزي و اطفاي حريق , جا و مكان مناسب( نور , هوا , رطوبت و ..)

2- امنيت فيزيكي براي اسناد الكترونيكي:تعيين يك محل امن براي استقرا سرورها و تجهيزات اصلي سيستم اطلاعاتي , محدود سازي دسترسي به تجهيزات شبكه  با استفاده از قفل ها و مكانيزم هاي دسترسي ديجيتالي , استفاده از دوربين هاي مدار بسته , طراحي صحيح منابع تغذيه برق در شبكه و ايمني در برابر خطر عوامل طبيعي

3- امنيت منطقي براي اسناد الكترونيكي ( خطرات حملات سايبري , دسترسي غير مجاز و ويروس ها ) : كنترل دسترسي كاربران ، نصب برنامه ضد ويروس , تهيه نسخه پشتيبان , استفاده از رمز ورود براي كاربران , استفاده از فايروال درصورت ارتباط شبكه با اينترنت و ...

اسلاید 6 :

4-پياده سازي يك مدل و الگوي مناسب و استاندارد براي بايگاني الکترونیکی و آرشيوالكترونيكي

1-تحقق شعار دولت الكترونيك مستلزم تقويت بايگاني و آرشيو الكترونيكي

2-طراحي نرم افزاري جامع براي روشهاي مرسوم بايگاني ( بايگاني سنتي و كاغذي , بايگاني الكترونيكي و بايگاني ديجيتالي )

3- ويژگي هاي نرم افزاري الكترويكي ( تحت وب بودن , ارتباط سيستم دبيرخانه با سيستم بايگاني و آرشيو , قابليت دسترسي و لينك سوابق , شناسايي و طبقه بندي اسناد از مرحله توليد تا امحاي اسناد , قابليت bake up منظم و دوره اي و قابليت  بايگاني اسناد به هر شكل ممكن و قابليت جاريزي سنتي و الكترونيكي و ...)

4- شناسايي تعداد پرسنل , تعداد و حجم سند , مساحت بايگاني وبازديد دوره اي از بايگاني ها براي بررسي امكانات و كمبود هاي بايگاني دستگاههاي اجرايي

اسلاید 7 :

5- پايش وسلامت فيزيكي اسناد ومكاتبات اداري

1-ارزشيابي اسناد و تشخيص اوراق امحايي ( ارزشيابي اوليه و ثانويه )

2- شناسايي اسناد با درجه اهميت بالا و اسناد غير ضرور( اسناد حياتي , مهم  , مفيد و غير ضرور( گروه بندي (A B C D

2- انتقال يا امحاي اوراق زائد با هماهنگي و مجوز شوراي اسناد سازمان اسناد وكتابخانه ملي

3- شمول طرح ساماندهی اسناد براي اسناد طبقه بندي شده و اسناد مالي ( از مرحله توليد تا امحا و انتقال به سازمان اسناد و كتابخانه ملي )

اسلاید 8 :

ملاحظات

1-عدم آشنايي مديران و كارشناسان دبيرخانه  و بايگاني با قوانين و مقررات ساماندهي اسناد

2- نبود قانون جامع و بروز براي ساماندهي اسناد الكترونيكي  وتجدید نظر و بازبینی درقوانین  اسناد فیزیکی

2-نبود اراده ملي براي تشويق و ترغيب مديران براي استفاده از كارتابل الكترونيكي  و آرشیو الکترونیکی

3-جلوگیری از تشكيل بايگاني هاي متفرفه و پراكنده و موازي عليرغم  تاكيد در اين مورد

4- پيگيري و اجراي شدن قانون سختي كار وشمول قانون حمايت در برابراشعه براي كاركنان دبيرخانه و بايگاني

5-ایجاد و گسترش شبکه اسنادی ملی کشور

اسلاید 9 :

پيشنهاد:

تشكيل کمیته یا هسته اي مستقل يا زير نظر يكي از كميته ها اجلاس تحت عنوان ساماندهي و مديريت اسناد