بخشی از مقاله
تجربه پیاده سازی سیستم جامع مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMB*K ویرایش 2008 در شرکت مهندسی موننکو ایران (گروه مپنا)
واژههای کلیدی:سیستم مدیریت پروژه، PMB*K، نقشه فرآیندی، IDC"
چکیده
شرکت مهندسی موننکو ایران (گروه مپنا) به عنوان مشاوری معتبر در خدمات مشاورهای حوزههای انرژی و صنعت، با ساختاری ماتریسی به اجرای پروژهها میپردازد. به علت بروز انحرافات از برنامه پروژه ها که البته همه دلایل آن درون سازمانی نمی باشند و همچنین بر اساس ممیزیهای داخلی و خودارزیابی EFQM، تبیین جایگاه و فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه و پیادهسازی استاندارد PMB*K، به عنوان یکی از زمینه های بهبود در سازمان شناسایی گردید. به این منظور پروژه طراحی و پیادهسازی سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMB*K ویرایش ۶0U3 در سازمان طی گام های فرهنگ سازی، شناخت، طراحی، پیادهسازی در یک یا چند پروژه نمونه و تصویب اسناد طراحی شده تعریف شد. در اجرای این پروژه سعی شد بر اساس شناخت به دست آمده از روال مدیریت پروژه موجود سازمان، ساختار سازمانی مطلوب سازمان و دانش ارایه شده توسط استاندارد PMB*K ویرایش 0U3ض، سیستمی مدون برای مدیریت پروژهها طراحی گردد. هدف از ارایه این مقاله بیان تجربیات به دست آمده در اجرای این پروژه به منظور اجرای موفقیتآمیز پروژههای مشابه در سازمان های پروژه محور به خصوص شرکتهای مهندسی مشاور می باشد.
مقدمه:
شرکت مهندسی موننکو ایران (گروه مپنا) در سال 132 با مشارکت شرکت مهندسی مونترال کارنادا و بخش خصوصی ایران تاسیس شد و فعالیت خود را ابتدا با تمرکز در صنعت برق ایران آغاز نمود که در حال حاضر یک مشاور معتبر در خدمات مشاورهای حوزههای انرژی و صنعت به شمار می رود که مهمترین توانایی مدیران آن ظرفیت سازی و توسعه متناسب با ماموریت و آرمان سازمان است.
این شرکت به عنوان یک سازمان پروژه محور به منظور بهرهگیری بیشینه از منابع انسانی و کمینه نمودن هزینه ها، ساختار سازمانی ماتریسی را برای خود برگزیده است. ولی وجود برخی کاستیها در نحوه مدیریت و هدایت پروژههای سازمان باعث بروز مسائلی می شود که در مفاهیم مدیریت پروژه از انها با نام انحراف از برنامه یاد میگردد. این انحرافات می تواند تاخیر در زمان تحویل خروجی های پروژه، اتمام پروژه با هزینه ای بالاتر از بودجه پیشبینی شده و مسائلی از این دست باشد. از این رو بر اساس ممیزیهای داخلی و خودارزیابی EFQM که توسط دفتر کیفیت و بهرهوری شرکت موننکو ایران در سال 37 انجام شد، تبیین جایگاه و فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه و پیادهسازی استاندارد PMB*K، به عنوان یکی از زمینههای بهبود در سازمان شناسایی گردید و به این منظور از اوایل شهریور سال 33، پروژه طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMB*K ویرایش ۶UU3 در دفتر کیفیت و بهره وری شرکت آغاز شد. در جلسات اولیه، گامهای این پروژه برای اجرا در یکی از معاونت های شرکت به صورت ذیل تعریف گردید:
- شناخت
- طراحی
- پیاده سازی در یک یا چند پروژه نمونه
- تصویب اسناد طراحی شده
تحقیقات انجام شده در خصوص اجرای این پروژه در ایران
قبل از پرداختن به گامهای پروژه لازم است به تحقیقاتی که در خصوص اجرای چنین پروژه ای در داخل کشور صورت گرفته اشاره شود. طبق جستجویی که در وبسایتهای معتبر انجام گردید، مقالاتی پیرامون اجرای یکی از حوزههای مدیریت پروژه استاندارد PMB*K در سازمان ها یافته شد ولی مقاله ای پیرامون موضوع "طراحی سیستم مدیریت پروژه بر اساسی PMB*K در یک سازمان پروژه محور" وجود ندارد. البته این نتایج به معنی عدم اجرای چنین پروژه ای در هیچ یک از سازمانهای پروژه محور داخل کشور نیست.
بر اساس شناخت اینجانب از بازار، تعدادی از شرکتهای گروه مپنا شروع به طراحی سیستم مدیریت پروژه بر اساس PMB*K نمودهاند. همچنین شرکتهای مشاوره دارای این تخصص نیز در قالب پروژههای مشاورهای خود ممکن است چنین پروژه ای را برای سازمان های مشتری انجام داده باشد. به هر حال نکته قابل توجه این است که طی از سال تاکنون، تمایل سازمان های پروژه محور داخلی برای طراحی و استقرار سیستم مدیریت پروژه بر اساس PMB*K بسیار بیشتر شده است و مطمئناً رو به افزایش خواهد بود. ولی دغدغه اصلی مدیران ارشد این سازمان ها، ایجاد فرهنگ سازمانی مدیریت پروژه، طراحی بومی و اجرایی و طراحی بر اساسی ویژگیهای موجود سازمان میباشد.
در اجرای این مرحله دوره های آموزشی زیر، برنامهریزی و طی هماهنگی با دفتر آموزش در برنامه سالانه آموزشی شرکت گنجانده شد.
- دوره کلیات و مفاهیم مدیریت پروژه
- دوره استاندارد PMB*K ویرایش 2008
گام دوم - شناخت
این مرحله در قالب موارد زیر به اجرا درآمد
- مطالعه مستندات موجود شامل فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعملها 99 cras Fl*w Chart is
- ترسیم Fl*w Chart وضعیت موجود
- برگزاری جلسات مصاحبه با نمایندگان دفتر کیفیت و بهره وری، تیمهای پروژه ها و حضور در جلسات ممیزی
- یافتن کلیات مشکلات موجود با محوریت مدیریت پروژه
- ارایه راه کارهای پیشنهادی برای حل مشکلات زیرساختی با محوریت مدیریت پروژه
2 - 1 - نقشه فرآیندی مصوب قبل از پیادهسازی سیستم مدیریت پروژه
قبل از اجرای این پروژه، سیستم مدیریت کیفیت شرکت مونتکو بر اساس نقشه فرآیندی به صورت شکل1 طراحی شده بود
مهم ترین نتایج به دست آمده از این گام (شناخت) عدم انطباق ها بود که در ادامه مورد اشاره قرار گرفته است:
-آغازین
* منشور پروژه تدوین نمی شود
* با وجود تدوین دستورالعمل برای تشکیل جلسه افتتاحیه پروژه، این جلسه معمولاً در زمان مناسب خود تشکیل نمیگردد
* ذینفعان پروژه ها به صورت کامل شناسایی و تحلیل نمیگردند
* بانک اطلاعات برای اطلاعات پیش نیاز طراحی مدارک وجود ندارد (برای ارتباط موننکو با کارفرما و همچنین شرکتهای همکار در زمینه برون سپاری)
* اختیارات مدیر پروژه برای راهبری پروژه نیاز به بازنگری دارد و دارای کفایت لازم نمیباشد
* با شروع یک پروژه، اطلاع رسانی درست به پرسنل مربوط انجام نمی شود و اقدامات لازم با تاخیر انجام میگردد
برنامه ریزی
*لیست مرجعی برای مدارک انواع تیپ پروژهها وجود ندارد
* تصمیم گیری های مربوط به تایید برنامه های اقدام به صورت تجربی انجام می شود و نیازهای اطلاعاتی مدیر پروژه در این مرحله مرتفع نمی شود
* فرآیندی برای تعیین بودجه پروژه تدوین نشده است
* فرآیندی برای برنامهریزی کیفی پروژه تدوین نشده است
* فرآیندی برای برنامه ریزی سازمان اجرایی پروژه وجود ندارد
* نوع ارتباطات بین افراد سازمان پروژه تدوین نشده است
* لیست اولویت بندی و قیمتگذاری مدارک جهت برون سپاری ناقص بوده و به روز رسانی نمیشود
* فرآیندی برای برنامه ریزی ریسک پروژه وجود ندارد
اجرایی
* رابطه محاسباتی کارانه باعث توجه کمتر گروههای مهندسی به IDC مدارک و توجه بیشتر به FiTSt ISSue می گردد
* ساختار یکسانی برای Archive فایلها روی SerVer وجود ندارد
* ارتباط غیر سیستماتیک بین منشی پروژه و مسئول ثبت مدارک در سیستم آرشیو، احتمال بروز خطا را بالا برده است
کنترلی
* فرآیندی برای کنترل هزینههای پروژه تدوین نشده است
* سیستم مدیریت تغییرات به صورت مدون وجود ندارد
* گردش کار بین کنترل و ثبت مدارک و گزارش گیریهای کنترل و پایش به صورت مکانیزه وجود ندارد
* نحوه کنترل بین گروهی مدارک مدون است ولی نوع مدارک قابل IDC و گروه های کنترل کننده مدون نشدهاند و در این خصوص بر اساس تجربه عمل می گردد
* چکلیستهای کنترل مدارک طراحی بهروزرسانی نمی شوند و به طور کامل اجرایی نشدهاند
* روال، فرمت و زیرساخت اطلاعاتی برای تدوین گزارش تاخیرات و گزارش کارهای اضافه تدوین نشده است
* فرآیندی برای کنترل ریسک پروژه تدوین وجود ندارد
اختتامی
* روالی برای خاتمه پروژه وجود ندارد
* روالی برای خاتمه برونسپاری وجود ندارد
گام سوم - طراحی
این مرحله در قالب موارد زیر به اجرا درآمد و 33 سند تدوین گردید: - طراحی نقشه فرآیندی جدید - طراحی 13 نمودار گردش کار و روش اجرایی متناظر آن - طراحی ۶0 الگوی مدیریت پروژه
در ادامه کلیاتی از اسناد طراحی شده مورد اشاره قرار گرفته است و اسناد طراحی شده (نمودارهای گردش کار، روش های اجرایی و الگوهای مدیریت پروژه) به دلیل محدودیت تعداد صفحات مقاله ارایه نشدهاند.
3 - 1 - طراحی نقشه فرآیندی جدید - قسمت فرآیندهای اصلی
در اجرای این پروژه نقشه فرآیندی قبلی بر اساس استاندارد PMB*K دستخوش تغییرات فراوانی گردید که در قالب شکل ۶ نشان داده شده است. این مدل، مدلی بومی است که بر اساس نوع پروژههای مهندسی و مشاوره، فرآیندهای جاری موننکو و در تطبیق با استاندارد PMB*K ویرایش ۶003 طراحی گردیده است. در طراحی این مدل، رویکرد محوریت گروههای فرآیندی بر رویکرد محوریت حوزههای دانش استاندارد PMB*K ارجحیت داده شده است. همانطور که میدانید، نقشه فرآیندی یکی از ارکان و اصلی ترین مستندات سیستم کیفیت سازمان به شمار میرود.
3 - 2 - طراحی الگوها
در اجرای این پروژه الگوهایی برای اسناد مدیریت پروژه طراحی گردید که متناظر با نقشه فرآیندی طراحی شده میباشد و در جدول 1نشان داده شدهاند.
3 - 3 - دستاوردهای طراحی انجام شده برای تدوین منشور پروژه
برای تدوین منشور پروژههای سازمان، نمودار گردش کار و روش اجرایی در نتیجه تطابق الزامات فرآیند گروه آغازین حوزه مدیریت یکپارچگی در استاندارد PMB*K با وضعیت موجود سازمان در گامهای زیر طراحی شد: - خروجی فرآیند * منشور پروژه تعیین ورودی های مورد نیاز برای تدوین منشور پروژه با توجه به شرایط سازمان - تعیین زمان برای تدوین منشور پروژه تدوین پیش نویسی منشور پروژه - تعیین مراحل و زمان بندی تایید، تصویب و تنفیذ منشور پروژه در لایههای مختلف سازمانی و ایجاد توافق بین مدیر پروژه و حامی برای نحوه انجام پروژه - طراحی ارتباط منشور تنفیذ شده (به عنوان خروجی فرآیند) با سایر فرآیندهای مدیریت پروژه (به عنوان ورودی آن فرآیندها)
همچنین در این بخش برای تدوین منشور پروژه الگویی شامل بخش های زیر طراحی گردید.
- هدف پروژه
– شرح پروژه
ذینفعان پروژه
- ریسکهای اولیه پروژه - اهداف در حوزههای محدوده، زمان، هزینه و کیفیت و تعیین معیار موفقیت در هر کدام از آنها - مايلستون هاى پروژه - اختیارات مدیر پروژه در نحوه به کارگیری پرسنل، ارایه پاداشی ها، مدیریت هزینه و ...
3 - 4 - دستاوردهای طراحی انجام شده برای برنامه ریزی محدوده
برای برنامه ریزی پروژههای سازمان، نمودار گردش کار 9 روش اجرایی در نتیجه ادغام الزامات فرآیندهای گروه برنامه ریزی حوزه مدیریت محدوده در استاندارد PMB*K و در تطابق با وضعیت موجود سازمان در گامهای زیر طراحی شد:
- خروجی فرآیند
* بیانیه محدوده WBS
*تعیین ورودی های مورد نیاز برای تدوین بیانیه محدوده و WBS پروژه با توجه به شرایط سازمان
- تعیین زمان برای تدوین بیانیه محدوده و WBS پروژه
- تدوین پیش نویسی بیانیه محدوده و WBS پروژه
- تعیین مراحل و زمان بندی تایید و تصویب بیانیه محدوده و WBS پروژه در لایه های مختلف سازمانی
- بهروزآوری بیانیه محدوده و WBS پروژه در اثر درخواست تغییرات مصوب
- استفاده از دستورالعمل موجود سازمان برای تهیه ساختار شکست کار مهندسی (EWBS)
- طراحی ارتباط بیانیه محدوده و WBS (به عنوان خروجی فرآیند) با سایر فرآیندهای مدیریت پروژه (به عنوان ورودی آن
فرآیندها)
همچنین در این بخش برای تدوین بیانیه محدوده پروژه الگویی شامل بخش های زیر طراحی گردید
. - شرح محدوده پروژه شامل تعیین PhaSeها، Areaها، SyStennها و DiSCiplineهای موجود در پروژه به صورت ماتریسی - شرح اقلام تحویلی پروژه
- شرح معیارهای پذیرش خروجی های پروژه
- شرح موارد خارج از محدوده پروژه
- شرح محدودیتها و مفروضات پروژه
5-3 - دستاوردهای طراحی انجام شده برای برنامهریزی زمان
برای برنامه ریزی زمان پروژههای سازمان، نمودار گردش کار و روش اجرایی در نتیجه ادغام الزمات فرآیندهای گروه برنامهریزی حوزه مدیریت زمان در استاندارد PMB*K و در تطابق با وضعیت موجود سازمان در گامهای زیر طراحی شد: - خروجی فرآیند
* برنامه مدیریت زمان
* برنامه های اقدام ماهانه
تعیین ورودی های مورد نیاز برای تدوین برنامه مدیریت زمان و برنامههای اقدام ماهانه پروژه با توجه به شرایط سازمان تعیین زمان برای تدوین برنامه مدیریت زمان و برنامه های اقدام ماهانه پروژه تدوین پیش نویس برنامه مدیریت زمان و برنامههای اقدام ماهانه پروژه تعیین مراحل و زمان بندی تایید و تصویب برنامه مدیریت زمان و برنامه های اقدام ماهانه پروژه در لایه های مختلف سازمانی به روز آوری برنامه مدیریت زمان و برنامه های اقدام ماهانه پروژه در اثر درخواست تغییرات مصوب استفاده از دستورالعمل
