بخشی از مقاله
تدوین روش اجرایی رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران
واژه های کلیدی: شرایط عمومی پیمان، صورت وضعیت زمان، تأخیر، فرآیند
چکیده
نتیجه ی آسیب شناسی موضوع تأخیر در انجام فعالیت های پروژه ها در شرکت سهامی برق منطقه ای کرمان نشان داده است که یکی از دلایل بروز این مشکل، تأخیر در پرداخت صورت وضعیت کارکرد پیمانکاران بوده است. لذا کار گروهی به منظور بررسی گلوگاه های موجود و تدوین راهکار مناسب برای رفع این نقیصه بر اساس ضوابط وفرآیند مقید در شرایط عمومی پیمان تشکیل وضمن تشکیل جلساتی با متصدیان ذیربط فرآیند موجود بررسی و با توجه به زائد بودن برخی فعالیت ها وموازی کاری های بی مورد فرآیند موجوداصلاح ، و پس از تصویب مدیریت ارشد شرکت و ابلاغ به واحدهای ذیربط مورد عمل قرار گرفت.
مقدمه
استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کاروزندگی است و مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارت ها برای کنترل واستفاده بهتراززمان است. در طول تاریخ، تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه ویژه داشته اندواین توجه دراین دوران نیز وجود دارد عباراتی مثل وقت طلاست گویای این توجه است. مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنیم کدام یک از کارهایی که انجام می دهیم مهمترین هستند.این عمل به ما امکان می دهد که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می کنیم را افزایش دهیم ۲]. لذا با یک بررسی مختصر می توان با تجدید ساختار و اصلاح فرآیندها جلوی بسیاری از خسارات وحیف ومیل ها را گرفت. موضوع مدیریت زمان و استفاده ی مناسب از فرصت ها یکی از اساسی ترین پارامتر ها در مدیریت پروژه هاست از این رو برنامه ریزی و کنترل و پروژه بر اساس برنامه ی زمان بندی اصلی ترین ابزار برای بهره برداری مناسب از زمان خواهد بود. تجربه حاضر نیز براساس اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه حاصل گردید. خسارات معنوی و مادی ناشی از عدم اتمام به موقع پروژه ها در زمان تعیین شده و اتلاف منابع محدود بر کسی پوشیده نیست وشاید یکی از اقدامات مهمی هم که در بحث مهندسی ارزش باید به آن توجه شود این است که تکنولوژی های اجرایی و مکانیزم های کنترل زمان را طوری طراحی نماییم تا از اتلاف وقت که درواقع اتلاف انرژی و منابع را بدنبال خواهد داشت جلوگیری شود. بیشترین عامل تأخیر پروژه هامعمولا عدم تأمین کافی و بموقع منابع واز همه ملموس تر منابع مالی است. بدیهی است چنانچه مرتبأنیاز نقدینگی کارگاه های اجرائی تأمین نگردد پروژه نمی تواند فعالیت مستمر داشته باشد. می دانیم که تزریق این نقدینگی به کارگاه در ازای مقادیر کار کرد صورت می گیرد که معمولاً در دوره های یک ماهه بایستی صورت گیرد. متأسفانه علیرغم وجود منابع مالی بدلیل طولانی بودن پروسه رسیدگی به کارکرد پیمانکاران و صورت وضعیت های مربوطه وبه تبع آن عدم واریز به موقع وجه به کارگاه ورکود فعالیت ها تأخیراتی صرفاً ناشی از بی نظمی های اجرایی نه عدم وجود منابع به پروژه تحمیل می گرددضمن اینکه خسارت مضاعف تأخیر در پرداخت ها هم از دیونی است که پیمانکاران مطالبه می نمایند و محاسبه و جدل های مترتب بر آن نیز به نوبه ی خود استهلاک وقت و انرژی را به همراه خواهد داشت. خوشبختانه در شرایط عمومی منضم به پیمان ها فرآیند رسیدگی به صورت وضعیت های پیمانکاران همراه با فرجه زمانی مربوطه تشریح گردیده و از موارد لازم الاجرا برای طرفین قرارداد می باشد. امامعمولاً روند رسیدگی به کارکرد دروه ای پیمانکاران در دستگاه های اجرایی طولانی ومتوسط مدت زمان انجام فرآیند رسیدگی بسیار بیشتر از مهلت مقرر در قانون است. تجربه حاضر حاصل تدوین گردش کار مناسب برای رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران براساسی فرآیند اشاره شده در شرکت سهامی برق منطقه ای کرمان است که به تشریح ان پرداخته می شود.
طبق مفاد ماده ۳۷ شرایط عمومی پیمان های پیمانکاری صورت وضعیت های کارکرد پیمانکاران از زمان دریافت توسط کارفرما بایستی حداکثر ظرفا ده روز رسیدگی ووجوه مربوطه پرداخت گردد.امّا باتوجه به بررسی بعمل آمده زمان متوسط این فرآیند در اکثر موارد به بیش از دوبرابر این زمان تعیین شده نیز می رسد.واین درحالی است که در پاره ای از موارد انجام این فرآیند در کمتر از یک روز هم انجام شده که شائبه ی رفتار سلیقه ای با موضوع و ملاحظه ی رابطه مندی به جای ضابطه مندی را بوجود می آورد.از این رو نیاز به سیستمی نمودن این فرآیند بر اساسی دستورالعمل های موجوداحساس شده است. توضیح اینکه در شرایط عمومی پیمان های EPC این مدت به یک ماه افزایش می یابد که می توان متناسب با مهلت تعیین شده فرآیند رسیدگی طولانی تر شود.
موقعیت مکانی وزمانی وذینفعان پروژه محل تدوین و پیاده سازی روش اجرایی ذکرشده شرکت سهامی برق منطقه ای کرمان وزمان وقوع سال ۱۳۸۷ می باشد. در نگاه اول بنظر می رسد که ذینفع اصلی دراین پروژه پیمانکاران پروژه های عمرانی شرکت می باشند اما در واقع ذینفع اصلی دولت ودستگاه اجرایی است که با اقدام به موقع ضمن دردست گرفتن ابتکارعمل و جلوگیری از ادعاهای احتمالی پیمانکار به تسریع در انجام فعالیت های پروژه کمک کرده و حصول اهداف پروژه را به جلو انداخته است.
دلایل طرح موضوع همانگونه که می دانیم موضوع تأخیر در انجام پروژه های عمرانی موضوعی متداول و مبتلا به ی اکثر دستگاه های اجرایی کشور می باشد که شرکت برق منطقه ای کرمان نیز از این پدیده مستثنی نبوده است. به منظور بررسی و کنترل این مسئله مدیریت ارشد شرکت تصمیم به آسیب شناسی لازم برای شناسائی تنگناها ومشکلات عامل بروز این تأخیر گرفت.از جمله دلایل و موضوعات مهمی که از نتایج این آسیب شناسی حاصل گردید تأخیر در پرداخت صورت وضعیت پیمانکاران بود که با توجه به اینکه این یکی از عواملی است که در صورت وجود اعتبار، یک مسئله ی داخلی قابل کنترل واصلاح می باشد بررسی عوامل این معضل و شناسائی گلوگاه های احتمالی در دستور کار قرار گرفت. لازم به توضیح و تأکید است که همانطور که اشاره شد این روش درشرایطی که اعتبار کافی موجود و تخصیص به موقع داده شده باشد کاربرد دارددر غیراینصورت تطویل زمان پرداخت صورت وضعیت و تأخیرات ناشی از آن ازید دستگاه خارج است.
معضلات اجرای کار به روش موجود(قبل از اصلاح فرآیند) عمده ترین مشکل روش موجود، ایجاد تأخیر در انجام فعالیت های پروژه ها و بروز نارضایتی و سلب انگیزه پیمانکاران برای فعالیت می باشد که قطعاًدر تحویل به موقع پروژه ها و عدم بهره برداری در زمان مقرراثر مستقیم خواهد داشت. همچنین از سایر اثرات منفی جنبی می توان به سوء استفاده های مالی و تخلفات احتمالی، رفتار سلیقه ای، سلب اعتماد ذینفعان، قانون گریزی و... اشاره کرد. یادآوری وذکر این نکته ضروری است که همانگونه تأخیر در پرداخت باعث تضرر پیمانکار می گردد به همان نسبت چنانچه امکان دریافت وجه در کوتاه ترین زمان برایش میسر گردد بهره خواهد برد. لذا بی نظمی ها در رسیدگی به صورت وضعیت ها به خصوص صورت وضعیت هائی با بار مالی کلان این احتمال وجود دارد که به دلیل تمایل به رسیدگی صورت وضعیت های سفارشی صورت وضعیت های دیگر مدتها در نوبت رسیدگی معطل خواهند ماند لذا تدوین روش اجرایی برمبنای اصولی قانونی ، احتمال بروز تخلفات را نیز به میزان قابل توجهی کاهش خواهد داد.
فواید حاصل از تجدید ساختار فرآیند و ایجاد روش اجرایی منطقی دردست داشتن ابتکار عمل و جلوگیری از بروز ادعاهای احتمالی پیمانکاران در جهت توجیه تأخیرات پروژه ها، رعایت اصول قانونی و پایبندی به آن، جلوگیری از چندگانگی برخورد با موضوعات یکسان که از خصوصیات کار فرآیندی است، امکان کنترل ونظارت بر انجام امور با توجه به امکان زمان بندی فعالیت ها، جلب رضایت مشتری و ذینفعان، جلوگیری ازسوء استفاده های احتمالی و... از محسنات روش اجرایی تدوین شده برای رسیدگی به صورت وضعیت کارکرد پیمانکاران می باشد.
به جهت رعایت اصول علمی و انجام کار به صورت برنامه ریزی شده ، فعالیت های مختلف شناسائی و برای انجام هر کدام فرجه
زمانی لازم تعیین وسپس به روش CPM برنامه ریزی و کنترل گردید. نمودار مربوطه در شکل شماره ۱ آمده است.
همانگونه که در شکل مشاهده می شود این فرآیند شامل فعالیت های زیر بوده است که به تفکیک به شرح آن ها می پردازیم:
۱- شناسائی وضعیت موجود
۲- بررسی وضعیت مطلوب
۳- تدوین پیش نویسی روش اجرائی
۴- بررسی روش اجرائی جدید و نهایی کردن آن
۵- توجیه عوامل اجرائی کار
۶- انجام روند تصویب و ابلاغ فرایند
شناسائی وضع موجود در وهله ی اول بایستی وضع موجود و گردش کار فعلی فرآیند رسیدگی به صورت وضعیت های پیمانکاران شناسائی و بررسی می شد. برای این کار ابتدا افراد درگیر در واحدهای مختلف اعم از حوزه های فنی و مالی شناسائی و با افراد کلیدی این حوزه ها جلسات توجیهی تشکیل و از ایشان خواسته شد که عوامل دست اند کار را توجیه و توصیه و ترغیب به همکاری و ارائه اطلاعات
بنمایند سپس با تشکیل کار گروهی مرکب از کارشناسان و مدیران قسمت های فنی ومالی گردش کار فعلی رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران به تفکیک در حوزه ی مالی و حوزه های مرتبط قبیل از ارجاع به امور مالی تهیه شد. در بدو امر مشخص گردید که اساسأبرخی از مراحل انجام کار زائدو حذف آن ها نه تنها در ماهیت کار اثرگذارنیست بلکه درسرعت انجام فرآیند و تقلیل زمان رسیدگی بسیار مؤثر خواهد بود. مثلا پس از دریافت صورت وضعیت توسط دبیرخانه شرکت بایستی حداقل هفت مرحله طی شود تا به امور مالی برای رسیدگی احاله گردد که در این میان می توان دو مرحله وقت گیر را از این بخش که صرفاً یک ارجاع می باشد که همین ارجاع به دلیل مشغله کاری مسئول مربوطه ممکن است مدت زمان زیادی را به خود اختصاص دهد از کار حذف گردید.البته لازم به ذکر است که گاهی با یک تفویض اختیار محدود می توان بسیاری از گلوگاه هارا حذف کرد که در اینجا همین عمل صورت گرفت. شکل های ۲ و ۳ وضعیت موجود قبل از اجرای پروژه و گردش کار پیشنهادی رسیدگی به صورت وضعیت های پیمانکاران را از بدو ورود صورت وضعیت تا دریافت توسط حوزه مالی شرکت نشان می دهد.
اما باتوجه به نتایج حاصله از بررسی وضع موجود مشکل اساسی در حوزه ی مالی شرکت تشخیص داده شد که به مراتب مراحل زائد بیشتر از قسمت قبلی دکرشده بود. در این حوزه بسیاری از فعالیت ها بصورت موازی و اضافه بر سازمان انجام می شد که همین امر باعث ایجاد گلوگاهایی را می نمود که اگربعضی از این مراحل نیز حذف می شدند نه تنها مشکلی بوجودنمی آمد بلکه به میزان زیادی دروقت و انرژی صرفه جویی می شد. از این رو با دقت نظر و نگرش سیستمی به مراحل انجام کار، تعدادی از فعالیت های اضافی حذف و این مراحل در حوزه مذکور از ۲۰ مرحله به ۱۲ مرحله تقلیل یافت. شکل های ۴ تا ۷ وضعیت موجود قبل از اجرای پروژه و گردش کار پیشنهادی در حوزه ی مالی شرکت به تفکیک محل تأمین اعتبار نشان می دهد.
