بخشی از مقاله
خلاصه:
یکی از اقداماتی که روابط عمومی می تواند برای کمک به سازمان انجام دهد، انجام پیگیری ویژه برای رفع بعضی از مشکلات ویژه و اضطراری کارکنان و سازمان است. به همین منظور، باید روابط عمومی سازماندهی متناسبی را انجام دهد.با توجه به اهمیت روابط عمومی در سازمانها و نقشی که می توانند در ارتقا سازمان داشته باشند این تحقیق به بررسی و تبیین نقش های روابط عمومی می پردازد.
مقدمه
فعالیت های روابط عمومی و سعی در برقرای ارتباط و تفاهم با مردم از عهد باستان وجود داشته است و تنها ابزار و ادوات روابط عمومی و نوع مهارت و تخصص فعالیت های روابط عمومی با تغییر و تحول همراه بوده است. - سیدمحسنی، - 7:1381 از آنجایی که برقراری ارتباط و انتقال پیامها، هسته مرکزی و کانون اصلی فعالیت های روابط عمومی را تشکیل می دهند، مسئولین روابط عمومی باید به خوبی وسایل و کانال های ارتباطی موجود در جامعه را بشناسند و نسبت به نحوه کارکرد آنها دارای آگاهی کامل باشند، تا در هنگامی که نیاز ارتباطی احساس می گردد به خوبی بتوانند تصمیم بگیرند کدام کانال یا کانال های موجود در جامعه را به کار گیرند و به چه شکل؟ انتخاب مؤثرترین و مهمترین وسیله ارتباطی، از میان انبوه وسایل ارتباطی موجود در جامعه یکی از مسایل حساس است، زیرا این امکان را به روابط عمومی ها می دهند تا پیام های خود را به مخاطبین مورد نظرشان انتقال دهند.
- میرسعیدقاضی، - 158:1390 از جمله تعاریف رایج روابط عمومی که به نقش ارتباطی روابط عمومی تأکید دارند می توان به موارد زیر اشاره کرد:»روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط بین سازمان و مخاطب، روابط عمومی یعنی هنر مردمداری، یعنی داشتن رابطه خوب با دیگران، یعنی تلاش برای کسب همکاری مردم و گروه هایی که برای مؤسسه اهمیت دارد. روابط عمومی یعنی تسهیل کننده ارتباط و پیوند بین سازمان، رسانه های جمعی و مردم، روابط عمومی یعنی هنر کاربرد خردمندانه از رسانه های جمعی برای نفوذ در افکارعمومی.« این تعاریف نشان دهنده نقش مؤثر روابط عمومی دربرقراری ارتباط بین سازمان و مخاطب است.
بنابراین مهمترین کار روابط عمومی آماده سازی بستر ارتباط است. روابط عمومی می تواند با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریتی علمی در قالب برنامه مشخص ضمن رعایت اصول اخلاقی و حرفه ای روابط عمومی و ارایه اطلاعات مشاوره ای برای نفوذ در افکارعمومی مؤثر واقع شود. توسعه فعالیت های ارتباطی در روابط عمومی اعم از فعالیت های ارتباط با مردم و رسانه ها جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دوسویه کرده و بازخورد لازم را در جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین المللی ایجاد کرده و از این طریق آثار کلان و تأثیرگذاری مثبت در سطح برنامه های سازمانی و برنامه های توسعه ملی ایفا کند و روابط عمومی با گرایش بیشتر به سمت مردم در هیئت وکیل مدافع مردم و مدعی العموم ظاهر شده و به صورت نهاد مدنی و حامی و پاسدار افکارعمومی درمی آید.
الف - روابط عمومی و ارتباطات مردمی نقش روابط عمومی در تسهیل ارتباطات مردمی
بدون شک مهمترین وظیفه روابط عمومی هر سازمان ایجاد ارتباطات دوسویه است. اما دو نقش متمایز و قابل تفکیک آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی، از میان سایر نقش ها، نمایان تر و بارزتر است. به لحاظ اهمیت غیرقابل انکار روابط عمومی در ارتباطات برون سازمانی و نیز ارتباطات مردمی، اشکال مختلف ارتباطات مردمی و مشکلات و مسایل موجود را مورد بررسی قرار داده، به بحث پیرامون هموارسازی و تسهیل ارتباطات مردمی و نیز سازماندهی اینگونه ارتباطات در روابط درون سازمانی و برون سازمانی می پردازیم. به صورت کلی، روابط عمومی را اگر در یک کلام "هنر مردمداری" بنامیم، شاید بهترین عبارت را درباره آن به کار برده باشیم.
به همین خاطر هم در گذشته نه چندان دور در بعضی از سازمان ها، از روابط عمومی به نام "مردمسرا" نام برده شده است. از طرف دیگر، کنکاش در تعاریف روابط عمومی و تأمل در آنها، نشان می دهد که غایت فعالیت های روابط عمومی، اقناع مردم - به ویژه مخاطبان سازمان مربوط - و جلب رضایت آنان است. بنابراین، می توان گفت که در اصل، یکی از فلسفه های مهم ایجاد روابط عمومی، تنظیم روابط سازمان با مردم است و اگر سازمانی را بتوان بی نیاز از ارتباط با مردم، تنظیم و سازماندهی آن تصور کرد، می توان مدعی شد که آن سازمان، نیاز چندانی به داشتن واحدی به نام "روابط عمومی" ندارد. نتیجه آنکه روابط عمومی باید فعالیت های خود را براساس "اقناع" مردم برنامه ریزی کرده، پیوسته آرا و نظرات مردم را محور فعالیت های خود قرار دهد. برای این منظور، طراحی بخشی به نام "ارتباطات مردمی" در واحد روابط عمومی، ضرورت دارد و می توان چند هدف عمده را در این زمینه خاطر نشان ساخت.
اهداف ارتباطات مردمی
الف - ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها ب - ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی
عمده ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می توان به شرح زیر فهرست کرد:
-1 ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان با مردم؛
-2 تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و تبیین نقاط تاریک و پیام های ناگفته برای مردم؛
-3 رفع فوری بعضی از مشکلات مردم؛
-4 ایجاد ارتباط دوسویه با مردم، دریافت پس فرست پیامهای ارایه شده و ایجاد پس فرست که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛
-5 بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان و ایجاد ارتباط چهره به چهره بین آنان و رفع بعضی از مشکلات کارکنان؛ -6 ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه نظرها، دیدگاه ها، پیشنهادها و مشکلات مردم. - سفیدی، - 12:1376
سازماندهی ارتباطات مردمی
بی تردید تأمین اهداف یاد شده، مستلزم طراحی واحدی به نام "ارتباطات مردمی" است تا بتواند ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا بگذارد. بنابراین، در طراحی تشکیلات، نظر به اهمیت فعالیت های ارتباطات مردمی در روابط عمومی باید یک بخش مستقل برای آن منظور شود. واقعیتی که متأسفانه در حال حاضر کمتر مورد توجه قرار گرفته است و اگر نمودار تشکیلاتی روابط عمومی سازمان های دولتی را مطالعه کنیم کمتر به این ضرورت مهم برخورد می کنیم. ضمن اینکه باید توجه داشت "ارتباطات مردمی"صرفاً پاسخگویی به تلفن ها و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلکه "ارتباطات مردمی" ایده آل، باید بتواند به اهداف مورد نظر، جامه تحقق بپوشاند. در این بخش از بحث، با توجه به اهمیت سازماندهی بخش ارتباطات مردمی، شما را با اشکال گوناگون ارتباطات مردمی آشنا می کنیم. - سفیدی، - 12-13:1376
اشکال ارتباطات مردمی
مهمترین اشکال "ارتباطات مردمی" که روابط عمومی باید آنها را در برنامه سالانه خود منظور کند، عبارتست از: الف- اشکال ارتباطات مردمی درون سازمانی
-1 ترتیب دادن جلسات عمومی: از راه های نزدیکی کارکنان و مدیریت و ایجاد همدلی بین این دو، ترتیب دادن جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان مؤسسه است. در این جلسات مسئولان مؤسسه، وظایف مربوط به خود را توضیح می دهند و در پایان به پرسش های کارکنان، پاسخ لازم ارایه می شود. هدف عمده از این اقدام، تنویر افکارعمومی درون سازمانی، آشنایی بیشتر کارکنان با امور جاری مؤسسه و تقویت وحدت اعضای مؤسسه است.
در این جلسات، ابتدا مسئولان اداری و سپس سایر مسئولان سازمان با حضور خود، به پرسش های کارکنان پاسخ می دهند. - سفیدی، - 160:1377برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت، یکی از شیوه های مهم ارتباطات درون سازمانی است؛ این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق می یابد: اول آنکه، هر یک از کارکنان به طور انفرادی با رییس سازمان مربوط ملاقات می کند و دیدگاه ها و مسایل خود را با وی در میان می گذارد. دوم آنکه، در نشستی عمومی پس از آنکه مسئولان به بیان کلیات پرداختند و این خود می تواند پاسخ به بعضی از سؤالات را در بر داشته باشد، کارکنان سؤالات شان را به طور کتبی یا شفاهی طرح می کنند تا مسئولان سازمان پاسخ های لازم را بدهند.
