بخشی از مقاله
خلاصه
امروزه با توجه به محیط رقابتی، تغییرات فزاینده و پیچیده شدن تصمیم گیری، مدیریت استراتژیک در سازمانها ضرورتی دوچندان یافته است. مدیریت راهبردی به مدیران کمک می کند با روشی منظم، هماهنگ و مداوم استراتژی مناسبی را تدوین و انتخاب نمایند، در این رهگذر فناوری اطلاعات با ابزارهایی که در اختیار مدیران قرار می دهد، بعنوان پشتیبان و همراه در فرآیند مدیریت استراتژیک سازمانها محسوب می شود.
یکی از ابزارهای نوین در این عرصه داشبورد های مدیریت می باشند، داشبورد ها با افزایش دادن شناخت و بهره بردن از قابلیت های ادراکی انسان، تصمیم گیری را بهبود می بخشند. با توجه به کمبود تحقیقات مرتبط به داشبوردها، در این مقاله که از نوع مقالات توصیفی- تحلیلی می باشد، نقش داشبوردها به عنوان ابزارهای پشتیبان تصمیم گیری در فرآیند مدیریت استراتژیک بررسی گردیده است. برای رسیدن به این هدف با مطرح نمودن جدید ترین یافته ها در حوزه داشبورد مدیریت به تشریح داشبوردها و کاربرد آنها پرداخته و در پایان استفاده از داشبوردها در مدیریت استراتژیک و موفقیت های پژوهش در آینده بیان شده است.
1. مقدمه
مدیریت استراتژیک هنر و علم تدوین، اجرا و ارزیابی تصمیمات طبقه ای و چند گانه ای است سازمان را قادر می سازد به هدف های بلند مدت خود دست یابند.[3] مهمترین هدف برنامهریزی استراتژیک ایجاد و حفظ تعادل بین اهداف و منابع در دسترس سازمان است. بدیهی است که با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی سازمان تعیین اولویت در انجام کارها و تخصیص منابع به فعالیتهای مرجع از اهمیت خاصی برخوردار است . مدیریت استراتژیک با تکیه بر ذهنیتی پویا، آینده نگر، جامع نگر و اقتضایی راه حل بسیاری از مسایل سازمان های امروزی است .[2]
داشبورد راه حلی است جامع برای کلیه سازمانها و شرکتها به منظور نظارت بر وضعیت موجود در واحدهای مختلف شرکت اعم از تولید، کیفیت، اداری، فروش، بازار و.... داشبوردها با افزایش دادن شناخت و بهره بردن از قابلیت های ادراکی انسان تصمیم گیری را بهبود می بخشند. ازاین رو، اخیراً علاقه به داشبوردها افزایش یافته است. افزایش ارائه دهندگان راه حل های داشبوردی بازار از نشانه های این افزایش است. باوجود محبوبیت داشبورد، هنوز در ارتباط با کار آمدی آن از جمله چگونگی شناخت بهترین داشبورد برای وظایف معین، اطلاعات چندانی بدست نیامده است.[4] البته قابل ذکر است به موازات پیشرفت بخش خصوصی در کسب و کار الکترونیکی و بازرگانی الکترونیکی، تغییراتی نیز تحت عنوان دولت الکترونیکی - که مربوط به اداره بخش عمومی کشورهاست - به وجود آمده است.[1]
در این مقاله، بررسی چند ضابطه ای جامعی را شکل داده ایم که هدف شناسایی دسته مسایل بسیار مهم مورد نیاز در زمان بکار بردن داشبوردها را دنبال می کند. داشبوردها زمانی می توانند به حل مسایل ساختار ذهنی و بار اطلاعاتی کمک کنند که اصول و خصیصه های بصری معین از جمله نسبت بالای data-ink و ویژگیهای drill down را دارا باشند. همچنین برخی راهنماهای نظری pop-up و Warning هم هستند که به کاربران در انتخاب ساختار نمایش مناسب کمک می کنند.
در مجموع می توان گفت داشبوردها باید انعطاف پذیر باشند و امکان انتخاب ساختار نمایش های مختلف را در اختیار کاربران بگذارند. در کشور ما نمونه هایی از داشبورد های مدیریت به اجرا در آمده است اما به دلیل برخی تنگناها، مشکلات و در نظر نگرفتن خصوصیات داشبورد های مدیریتی هنوز نتایج ملموسی از اجرای این طرح ها ارائه نگردیده است، بنابراین با توجه به کمبود تحقیقات مرتبط به داشبوردها، در بخش نتیجه گیری پژوهش برنامه تحقیقاتی را ارائه داده ایم که یاری گر محققان بعدی این حوزه باشند. هدف نهایی این مطالعه تبیین نقش داشبورد ها بعنوان ابزاری جدید در برنامه ریزی استراتژیک می باشد.
2. داشبورد چیست؟
درسیستم های اطلاعاتی مدیریت، یک داشبورد یک رابط کاربر سیستم اطلاعاتی اجرایی است که - مانند یک داشبورد اتومبیل - طوری طراحی میشود که راحت خوانده شود برای مثال : یک محصول ممکن است اطلاعات را از سیستم عاملی محلی در یک کامپیوتر، از یک یا چند برنامه کاربردی که ممکن است در حال اجرا شدن باشد و از یک یا چند سایت دور دست روی وب بدست آورده و آن را نشان دهد چنان که گویی همه از یک منبع آمده است، اما داشبورد ها نباید با کارت های امتیازی اشتباه گرفته شوند.
واژه داشبورد از داخل هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده است وهدف اصلی آن در هر سه مورد خودرو، هواپیما و سازمان یکی است : مشاهده اطلاعات مورد نیاز و هدایت یک سیستم پیچیده. می توان ادعا کرد که هدایت سازمانهای امروز، در محیط پیچیده رقابتی، به مراتب پیچیده تر از هدایت یک هواپیما است. بنابرین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان و حرکت در راه آرمانهای سازمان، حداقل به وسایلی که نمایانگر جنبه های مختلف عملکرد سازمان و هدایت آن است نیاز دارند.
یک قانون مدیریت این است که شما نمی توانید چیزی را که قابل اندازه گیری نیست، بخوبی مدیریت کنید. به همین منوال می توان اذعان داشت که نمی توان آنچه را که قابل مشاهده و دیدن نیست مدیریت کرد و این جایی است که بحث داشبورد های سازمانی ضرورت مییابد. داشبوردهای سازمانی، ابزار دیداری داده های حیاتی است که مجموعه انبوهی از تحلیل های مربوط به فرایند مدیریتی را در زمینه های مورد نیاز به افراد مربوط ارائه می دهد.
داشبورد عملکرد یک سیستم اطلاعاتی اجرایی است که معیارهای مالی و غیرمالی را به عنوان شاخصهای پیاده سازی موفق استراتژی جمع آوری می کند. شرکتهای فرانسوی بیش از دو دهه است که مفهوم داشبورد عملکرد را بکار می گیرند. آنها داشبوردی از شاخصهای کلیدی موفقیت سازمان را ایجاد و بکار می گیرند. این داشبورد تحت عنوان تابلوی نمایش شناخته می شود. تابلوی نمایش به کارکنان سازمان کمک می کند که نتایج اجراهای آزمایشی را، با بکارگیری معیارهای کلیدی مورد سنجش قرار دهند.
بسیاری از داشبوردها، شاخصهای محدودی را نمایش می دهند که با وزندهی سایر معیارها به دست آمده اند به زبان ساده داشبورد یک واسط کامپیوتری غنی با نمودارها، گزارشها، شاخصهای دیداری و مکانیزم اخطار است که در یک نرم افزار پویا و اطلاعاتی مربوط یکپارچه شده اند و برای تمامی کارکنان سازمان و مدیران ارشد آن روشی ساده برای دسترسی به داده های به روز سازمان است تا اطمینان از کسب اهداف و مطلع شدن از مشکلات بالقوه و واقعی را فراهم کند. کاربرد اصلی داشبوردهای سازمانی صرفا گزارش دهی و گزارشگیری نیست. وظیفه اصلی داشبوردهای سازمانی ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوط برای مدیریت دانش و واکنش سریع به تغییرات است.[19]
- 1-2 ویژگی های یک داشبورد
ویژگی یک داشبورد سازمانی را می توان در دو کلمه - SMART - و - IMPACT - خلاصه کرد :[6] - 1-1-2 ویژگی :SMART ویژگی SMART از حروف ابتدایی ویژگی های زیر گرفته شده است:1
1. ویژگی هم افزایی : - SYNERGETIC - داشبوردهای سازمانی از لحاظ ارگونامیکی و دیداری اثر بخش هستند و با جمع کردن و ارائه اطلاعات از جنبه های متفاوت باعث هم افزایی اطلاعاتی میشوند.
2. مشاهده شاخصهای حیاتی عملکرد : - Monitor kpi - یک داشبورد شاخصهای حیاتی عملکرد - kpi - را برای تصمیم گیری اثر بخش به نمایش می گذارد.
3. دقت : - Accurate - اطلاعات و آمار دقیق و داده های پشتیبانی معتبر را به نمایش می گذارد.
4. پاسخگویی - : - Responsive داشبورد پاسخگوی مرزهای عملکردی از پیش تعیین شده بهوسیله ایجاد اخطار برای جلب توجه سریع کاربر و عکسالعمل سریع وی است.
5. بهنگام بودن - : - timely تمام اطلاعات حال و به روز برای تصمیم گیری اثربخش را ارائه میدهد و اطلاعات درزمان واقعی و مناسب ارائه میشود.
- 2-1-2 ویژگی IMPACT ویژگی IMPACT نیز از حروف ابتدایی ویژگیهای زیر شکل گرفته است:
.1 تعاملی - - Interactive :به کاربران برای رسیدن به جزئیات بیشتر،ریشه مسائل و. .. امکان کند و کاو می دهد. تصور کنید اگر خلبان بتواند بر نشانگر بنزین خود کلیک کند و متوجه شود که در 15 دقیقه اخیر حجم بنزین نصف شده است متوجه نشت بنزین میشود.
.2دسترسی به داده های پیشین - : - data history More داشبورد به کاربران قابلیت مرور روندهای گذشته را می دهد. به عنوان نمونه ممکن است در زمان کنونی در سهم بازار رشد مشاهده شود، اما با مرور روندهای گذشته رکود نسبت به سال بیش نمایان شود.
3. شخصی سازی : - personalized - ارائه داشبورد برای هر فرد ویژگی مربوط به مسئولیت وی را داراست. برای نمونه مدیر ناحیه یک شهری نیازمند مقیاسهای مربوط به ناحیه خود و مدیر ناحیه 2 شهری نیز نیازمند مقیاسهای مربوط به ناحیه خود است.
4. قابلیت تحلیل - : - Analytical قابلیت تحلیلهایی نظیر "اگر چنین شد، آن وقت...." را می دهد و با ارائه متغیرهای مختلف قوه ادراک فرد را تسهیل میکند.
5. مشارکت - - Collaborative :داشبوردهای سازمانی قابلیت تعویض یادداشت ها یا نظرات را تسهیل می کنند.
6. پی گیری - ability Track - :به هر کاربر قابلیت دنبال کردن مقیاسهای مورد علاقه را میدهد.
.3 مزایای تجهیز سازمان به داشبورد و ارتباط آن با مدیریت استراتژیک:
همانطور که ذکر گردید در دوران جدید که به عصر اطلاعات معرف شده، تغییرات فزاینده موجبات تغییرات در شیوه های مدیریتی گردیده است، در حال حاضر مدیران نتنها باید در برابر کنش ها، واکنش نشان دهند بلکه باید آینده را رقم بزنند و کنترل آن را بدست گیرند که این موضوع مهمترین نگاه و دستاورد مدیریت استراتژیک می باشد. در عصر اطلاعات، فناوری اطلاعات بعنوان ابزاری راهبردی در خدمت مدیریت استراتژیک قرار گرفته است. بر اساس شکل 1 فرآیند مدیریت استراتژیک را میتوان به چهار مرحله تقسیم کرد: تحلیل وضعیت، تدوین استراتژی، اجرای استراتژی، ارزیابی استراتژی.[3]
الگوی مدیریت استراتژیک [3]
همانگونه که ملاحظه می گردد داشبورد های مدیریت حداقل در سه بخش تحلیل وضعیت، اجرای استراتژی و ارزیابی استراتژی می تواند یاری گر مدیران باشد.
