بخشی از مقاله
شناسايي و تبيين عوامل موثر بر استقرار اتوماسيون اداري (مطالعه موردي دانشگاه اروميه )
چکيده
پيش زمينه : به تازگي موج استفاده و بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون اداري کشور ما را فراگرفته است وبسياري از سازمانها ، تمايل زيادي براي بهره گيري و استفاده از اين سيستمها از خود نشان مي دهند و حاضرند مبالغ کلاني را جهت استقرار و بکارگيري اين سيستمها صرف نمايند؛ پژوهش حاضر درصدد است که عوامل موثر بر استقرار اتوماسيون اداري در محيط هاي دانشگاهي (مطالعه موردي دانشگاه اروميه ) رابررسي نمايد؛ عوامل موردبررسي عبارتند از: عوامل ساختاري ، محيطي ، اقتصلادي .مالي و زمينه اي؛ روش تحقيق : پژوهش حاضر از نوع توصيفي - پيمايشي بوده ، جامعه مورد مطالعه تمامي کارشناسان و مديران دانشگاه اروميه در سال تحصيلي ١٣٩٢- ١٣٩١ بودند، نمونه آماري اين پژوهش ١٣٤ نفر بودند که به طور تصادفي طبقه اي انتخاب و به پرسشنامه محقق ساخته پاسخ دادند.ابزار تحقيق ، پرسشنامه است که روايي آن مورد تاييد اساتيد راهنما و ساير متخصصان قرار گرفت و پايايي آن با استفاده از SPSS محاسبه شد و ضريب آلفاي کرونباخ پرسشنامه برابر ٠.٩٢١ بود.
يافته ها: يافته هاي پژوهشي نشان دادند که بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه از حيث مدرک تحصيلي آنان ، در مورد ميزان تاثير عوامل ساختاري ، محيطي ، اقتصادي .مالي ، و زمينه اي تفاوت معناداري وجود دارد ولي بين نگرش کارشناسان از حيث جنسيت تفاوت معناداري ديده نشد.
نتيجه گيري : نتيجه اي که از تحقيق حاصل گرفته مي شود اين است که در جهت استقرار يک سيستم جديد، مهمترين عاملي که لازم است مورد توجه قرار زير ساخت سازمان است ، اگر محيط داراي زير ساخت مناسب باشد مي توان به موفقيت راه اندازي يک پروژه اميدواري بود.
کليدواژه ها: سيستم اتوماسيون اداري ؛ عوامل ساختاري ؛ عوامل اقتصادي .مالي ؛ عوامل زمينه اي؛ عوامل محيطي
١ - مقدمه
در سال هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه هاي وابسته به آن، راه حل هاي مختلفي را فراروي محيط هاي کسب و کار قرار داده است . در اين ميان ، سيستم هاي اطلاعات از مهم ترين و کاراترين راه حل ها براي تسهيل ، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ها است . سيستم هاي اطلاعاتي ، برنامه هاي نرم افزاري هستند که با استفاده از رايانه و بانک هاي اطلاعات ، کار جمع آوري ، ذخيره ، بازيابي و کنترل اطلاعات را در سازمان ها تسهيل مي نمايند[١].
از طرفي ، متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداري در سازمانها و موسسات از آنچنان رشد سريعي بر خوردار است که ديگر فرايند هاي کند و زمان بر اداري به روال پيشين ، پذيرفتني نيست . بر اين اساس ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود که با بهره جويي از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرايند هاي اداري پرداخت [٢]. يکي از پرکاربردترين انواع سيستم هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي دهد، سيستم اتوماسيون اداري است . در اين سيستم ، عموما گردش مکاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دريافت پيام هاي شخصي و فوري ، ارسال و دريافت نامه هاي الکترونيکي داخلي و ... است . بنابراين ، گذر از سيستم دستي مکاتبات اداري به سيستم اطلاعاتي مبتني بر کامپيوتر مستلزم تغيير است .
تغيير به معناي خروج از حالتي و رسيدن و مستقر شدن در حالتي ديگر است . در مباحث سازماني تغيير عبارت است از دگرگوني يک سازمان از وضعيت موجود در حداقل يکي از حوزه هاي ساختار سازماني ، فناوري ، نيروي انساني ، وظايف و عملکردهاي توليدي و خدماتي و رسيدن به وضعيت مطلوب .[4]
در تغيير فناوري شيوه اي که کار ها انجام مي شود و نحوه استفاده از وسايل و ماشين آلات تغيير مي کند . تغيير در مکان اين است که شيوه استقرار سيستم و دستگاهها تغيير يابند و نهايتا مقصود از تغيير در افراد اين است که در نگرش ، مهارت ، انتظارات ، پنداشتها و برداشتها تغييراتي ايجاد گردد [٣].
امروزه به دليل استفاده روز افزون سازمانها از سيستم هاي اطلاعاتي ، فناوري اطلاعات به يکي از مهم ترين جنبه هاي تغيير تبديل شده است . وقتي سيستم هاي اطلاعاتي جديد توسعه مي يابند ، استفاده کنندگان آن مجبور به استفاده از فرايند هاي جديد مي شوند و لازم است ديدگاهها و نحوه استفاده از اين تغييرات را ياد گرفته و روند گذشته خود را در امر تصميم گيري تغيير دهند[٦].
از اينرو، انگيزه محقق از انجام پژوهش حاضر اين است که از نظر کارشناسان عوامل ساختاري ، محيطي ، اقتصلادي .مالي و زمينه اي چه تاثيري روي راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري در محيطي مثل دانشگاه (مطالعه موردي دانشگاه اروميه ) دارند؟ به عبارت ديگر هدف پژوهش حاضر بررسي عوامل موثر بر راه اندازي اتوماسيون اداري در دانشگاه اروميه مي باشدکه اين عوامل عبارتند از ساختاري ، محيطي ، اقتصادي ، زمينه اي.
٢ - مدل مفهومي پژوهش
چارچوب نظري ، الگويي است مبتني بر روابط تئ وريک ميان شماري از عواملي که در مورد مسائ ل مورد پژوهش با اهميت تشخيص داده شده اند .اين چارچوب نظري با بررسي سوابق پژوهشي در قلمرو مسأله به گونه اي منطقي جريان پيدا مي کند و مدل مفهومي تحقيق نيز برگرفته از همين چارچوب است . بر اساس استدلال هاي ارائ ه شده، مدل مفهومي تحقيق به شرح زير مي باشد (شکل شماره ١).
شکل شماره (١): مدل مفهومي پژوهش
٣ - فرضيه هاي پژوهش
فرضيه هاي پژوهش عبارتند از:
الف ) بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل ساختاري بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات و سنوات خدمتي آنها، تفاوت معناداري وجود دارد.
ب) بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل محيطي بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات و سنوات خدمتي آنها، تفاوت معناداري وجود دارد.
پ) بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل زمينه اي بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات و سنوات خدمتي آنها، تفاوت معناداري وجود دارد.
ت) بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل اقتصادي .مالي بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات و سنوات خدمتي آنها، تفاوت معناداري وجود دارد.
٤ - روش شناسي تحقيق
اين پژوهش از نظر هدف ، از نوع کاربردي و از منظر گردآوري داده ها و روش آماري ، از نوع پيمايشي محسوب ميشود.
در اين تحقيق عوامل چهارگانه ساختاري ، محيطي ، اقتصادي .مالي و زمينه اي به عنوان متغيرهاي مستقل و پياده سازي اتوماسيون اداري به عنوان متغير وابسته در نظر گرفته شده است .جامعه آماري اين پژوهش در برگيرنده کليه کارکنان رسمي وپيماني دانشگاه اروميه هستند که در سال تحصيلي ٩٢- ٩١مشغول به کارند حجم نمونه براساس جدول نمونه گيري مورگان برابر ١٣٤ نفر است که به روش نمونه گيري طبقه اي تصادفي انتخاب شده اند.
از ميان ١٣٤ نفر؛ ٣٧ نفر از پاسخ دهندگان (٦.٢٧ درصد) داراي مدرک تحصيلي ديپلم ، ٥ نفر (٧.٣درصد) داراي مدرک تحصيلي فوق ديپلم ، ٦٦ نفر (٣.٤٩درصد) داراي مدرک تحصيلي کارشناسي ، ١٦ نفر (٩.١١درصد) داراي مدرک تحصيلي فوق ليسانس ، و ١٠ نفر (٥.٧درصد) داراي مدرک تحصيلي دکتري مي باشند. لازم به ذکر است که اکثريت کساني که داراي مدرک تحصيلي دکتري هستند عضو هيات علمي دانشگاه و جزو مديران واحدهاي مختلف مي باشند براي انجام اين تحقيق از پرسشنامه محقق ساخته استفاده شد. اين پرسشنامه از دو قسمت تشکيل شده است : قسمت اول پرسشنامه شامل اطلاعات دموگرافيک در مورد پاسخ دهندگان مي باشد، اطلاعاتي که در اين قسمت مد نظر بوده است شامل جنسيت ، سطح تحصيلات ، سابقه ي خدمت است
بخش دوم پرسشنامه به عوامل موثر بر پياده سازي اتوماسيون اداري مربوط است ؛ از آنجايي که در رابطه با اين موضوع پرسشنامه استانداردي وجود نداشت ، لذا با بررسي متون و منابع علمي مرتبط با موضوع و نيز توجه به شيوه هاي مرسوم در تهيه پرسشنامه محقق ساخته ، همچنين گردآوري نظرات اعضاي هيات علمي و کارشناسان دانشگاهي در خصوص عوامل و مولفه هاي مختلف تاثير گذار بر استقرار چنين سيستمي، پرسشنامه اي بر اساس طيف پنج گزينه اي ليکرت از١ به معناي بسيار مخالفم تا ٥ به معناي بسيار موافقم تنظيم شد؛ و بررسي آن در اختيار استاد راهنما و نيز جمعي از کارشناسان دانشگاه اروميه قرار گرفت .
اين پرسشنامه از ٢٥ سوال تشکيل شده است که سوالات ١-٧ براي سنجش عوامل ساختاري موثر بر پياده سازي اتوماسيون اداري ، ٨-١٣ براي سنجش عوامل محيطي (انساني )، ١٤- ٢٠ براي سنجش عوامل اقتصادي .مالي ، و ٢١ تا آخر براي سنجش عوامل زمينه اي موثر بر پياده سازي و استقرار اتوماسيون اداري استفاده شده است .
براي براورد ضريب پاياي محاسبه همساني دروني گويه هاي پرسشنامه از ضريب آلفاي کرونباخ استفاده شده است در محاسبه اين ضريب که از نرم افزار آماري SPSS نسخه ١٦ استفاده شده است اندازه ضريب پايايي آلفاي کرونباخ ٠.٩٢١ به دست آمد. و در محاسبه هر يک از مولفه ها يا ابعاد مختلف به طور جداگانه باز از ضريب آلفاي کرونباخ استفاده گرديد که مقدار اين ضريب براي هر يک از اين مولفه ها در جدول شماره (٢) آورده شده است .
٥ - روش هاي تجزيه و تحليل داد ه ها و يافته هاي تحقيق
براي انجام آزمون فرضيه هاي ، از روش هاي آماري توصيفي و نيز از آزمون آنواي يک طرفه يا تک عاملي استفاده شده، و در موارد لازم نيز از آزمون توکي براي آزمون تفاوت نگرش بين گروههاي مختلف استفاده شده است ميانگين نمرات تمام چهار بعد مورد نظر بالاتر از سطح ميانه قرار داشتند که بيشترين مقدار آن در بعد عوامل ساختاري برابر ٣.١٩ با انحراف معيار ٠.٨١٩ و کمترين نمره مربوط به بعد اقتصادي .مالي برابر ٣.٠٥ که انراف معيار آن برابر ٠.٧٥٦ است . در گويه ي عوامل محيطي (انساني ) ميانگين نمرات برابر ٣.١٣ و ميانگين انحراف معيار آن برابر ٠.٨١١ است ؛ در بعد عوامل زمينه اي، ميانگين نمرات برابر ٣.٠٩ و ميزان انحراف معيار آن برابر ٠.٧٣٤ مي باشد؛ که حاکي از موثر بودن اين ابعاد در پياده سازي اتوماسيون اداري است .
٥- ١ آزمون همگن بودن واريانسهاي متغيرهاي تحقيق
قبل از انجام آزمون لازم است همگن بودن واريانسهاي متغيرهاي تحقيق بررسي شوند؛ براي اين منظور از آزمون لون براي بررسي همگن بودن استفاده مي کنيم همانگونه که يافته هاي جدول شماره (٣) نشان مي دهد در تمامي ابعاد يا مولفه ها به غير از مولفه عوامل اقتصادي نمرات همکن مي باشند.چون در آنها مقدار سطح معناداري بالاتر از ٠٠٥>P مي باشد لذا مي توان از آزمون هاي پارامتريک استفاده نمود که در ادامه آورده شده است .
٥-٢ بررسي تفاوت بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل ساختاري بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات
براي آزمون اين فرضيه از آزمون آنواي يک طرفه يا تک عاملي استفاده شده است .
يافته ها (جدول شماره ٤) نشان مي دهند که نمره (٤١٢٩)F برابر (٤٢.١٨٥) بوده و مقدار ρ برابر (٠.٠٠٠) است ، با توجه به اينکه نمره F بزرگتر از مقدار بحراني جدول (٢٤٣=F) و سطح معناداري کوچکتر از ٠٠٥=a است ؛ لذا نتيجه مي گيريم که بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل ساختاري بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات آنها، تفاوت معناداري وجود دارد. و فرض تحقيق تاييد مي گردد.
نتيجه آزمون حاکي از آن است که نظر همه گروهها در اين مورد تاثير يکسان نيست . از اين رو براي بررسي و مطالعه تفاوت دو به دوي اين گروهها از آزمون توکي استفاده خواهد شد که نتايج آن در جدول ذيل آورده شده است :
براي مقايسه دوبه دوي نگرش کارشناسان و مديران بر حسب سطح تحصيلي آنها از آزمون توکي استفاده مي شود.
نتايج حاصله در جدول شماره (٥) آورده شده است . يافته ها نشان مي دهند که بين نگرش کارکنان داراي مدرک تحصيلي ديپلم با فوق ديپلم (٠٧٧٤=ρ) تفاوت معنادار در سطح (٠٠٥>ρ) تفاوت معنادري وجود ندارد درحاليکه بين ديپلم با کارکنان با مدارک تحصيلي ليسانس ، فوق ليسانس و دکتري (٠٠٠٠=ρ) اختلاف معناداري وجود دارد. همچنينبين کارکنان با مدرک تحصيلي فوق ديپلم با ديپلم (٠٧٧٤=ρ) در سطح (٠٠٥>ρ) اختلاف معناداري وجود ندارد ولي بين فوق ديپلم با ليسانس (٠٠٣٤=ρ) و فوق ديپلم با فوق ليسانس و دکتري (٠٠٠١=ρ) اختلاف معناداري وجود دارد (٠٠٥>ρ).
همچنين بين کارکنان با مدرک تحصيلي ليسانس با تمام گروههاي ديگر تفاوت معنادار ديده مي شود که ميزان سطح معناداري بين اين گروه با کارکنان با مدرک تحصيلي ديپلم ، فوق ديپلم ، فوق ليساني و دکتري به ترتيب برابر (٠.٠٠٠، ٠.٠٣٤، ٠.٠٠٥، و ٠.٠٠٠) مي باشد که چون کوچکتر از مقدار (٠٠٥>ρ) است لذا بين نگرش آنها اختلاف معناداري ديده مي شود.
از طرف ديگر يافته هاي جدول نشان مي دهند که بين کارکنان مدارک تحصيلي فوق ليسانس با تمام گروهها به غير از گروه با مدرک تحصيلي دکتري ، اختلاف معناداري وجود دارد، سطح اين اخالاف با ديپلم و فوق ديپلم برابر (٠.٠٠٠)، با ليسانس برابر (٠.٠٠٥) است که با در نظر گرفتن (٠٠٥>ρ) بين آنها اختلاف معنادار است ؛ در حاليکه سطح اختلاف با کارکنان داراي مدرک تحصيلي دکتري برابر ٠.٥٤٦ است و با توجه به اينکه بزرگتر از مقدار (٠٠٥>ρ) است لذا نتيجه مي گيريم که بين نگرش کارکنان و مديران داراي مدرک تحصيلي فوق ليسانس و دکتري اختلاف معناداري ديده نمي شود.
٥-٣ بررسي تفاوت بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل محيطي بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات .
براي آزمون اين فرضيه نيز از آزمون آنواي يک طرفه يا تک عاملي استفاده شده است .
يافته ها نشان مي دهند که نمره (٤١٢٩)F برابر (٣٠.٨٣٨) بوده و مقدار ρ برابر (٠.٠٠٠) است ، با توجه به اينکه نمره F بزرگتر از مقدار بحراني جدول (٢٤٣=F) و سطح معناداري کوچکتر از ٠٠٥=a است ؛ لذا نتيجه مي گيريم که بين نگرش کارشناسان دانشگاه اروميه در مورد تاثير عوامل محيطي (انساني ) بر استقرار اتوماسيون اداري به تفکيک سطح تحصيلات آنها، تفاوت معناداري وجود دارد. و فرض تحقيق تاييد مي گردد.
نتيجه آزمون حاکي از آن است که نظر همه گروهها در اين مورد تاثير يکسان نيست . از اين رو براي بررسي و مطالعه تفاوت دو به دوي اين گروهها از آزمون توکي استفاده خواهد شد که نتايج آن در جدول ذيل آورده شده است :
براي مقايسه دوبه دوي نگرش کارشناسان و مديران بر حسب سطح تحصيلي آنها از آزمون توکي استفاده مي شود.
نتايج حاصله در جدول شماره (٧) آورده شده است . يافته ها نشان مي دهند که بين نگرش کارکنان داراي مدرک تحصيلي ديپلم با فوق ديپلم (٠١١٢=ρ) تفاوت معنادار در سطح (٠٠٥>ρ) تفاوت معنادري وجود ندارد درحاليکه بين ديپلم با کارکنان با مدارک تحصيلي ليسانس ، فوق ليسانس و دکتري (٠٠٠٠=ρ) اختلاف معناداري وجود دارد. همچنين سطح معناداري بين نگرش کارکنان با مدرک تحصيلي فوق ديپلم با ديپلم ، کارشناسي و کارشناسي ارشد به ترتيب برابر (٠١١٢=ρ)، (٠٧٩٧=ρ)، و (٠١٠٨=ρ) است که در سطح (٠٠٥>ρ) اختلاف معناداري وجود ندارد ولي بين فوق ديپلم با دکتري (٠٠٠٥=ρ) اختلاف معناداري وجود دارد (٠٠٥>ρ).
همچنين بين کارکنان با مدرک تحصيلي ليسانس با ديپلم و دکتري تفاوت معنادار ديده مي شود که ميزان سطح معناداري به ترتيب برابر (٠٠٠٠=ρ) و (٠٠٠١=ρ) است که در سطح (٠٠٥>ρ) اختلاف معناداري وجود دارد ولي بين کارکنان با مدرک تحصيلي ليسانس با فوق ديپلم و فوق ليسانس تفاوت معناداري ديده نمي شود که سطح اين معناداري به ترتيب برابر (٠٧٩٧=ρ) و (٠٠٦٨=ρ) مي باشد.
از طرف ديگر يافته هاي جدول نشان مي دهند که بين کارکنان مدارک تحصيلي فوق ليسانس با تمام گروهها به غير از گروه با مدرک تحصيلي ديپلم ، اختلاف معناداري وجود ندارد، سطح اين اختلاف با ديپلم (٠.٠٠٠) است که در سطح (٠٠٥>ρ) بين انها اختلاف معناداري وجود دارد ولي بين فوق ليسانس با گروهاي ديگر اختلاف معناداري وجود ندارد که سطح معناداري به ترتيب با فوق ديپلم ، فوق ليسانس و دکترا برابر (٠١٠٨=ρ) و (٠٠٦٨=ρ) و (٠٤٤٩=ρ) مي باشد که در سطح (٠٠٥>ρ)
