بخشی از مقاله
چکیده
فناوری های اطلاعات و ارتباطات به عنوان ابزاری کارآمد در راستای تسهیل رویه ها و بهبود فرآیند و استخراج آمار و اطلاعات در سازمانها حائز اهمیت بوده و یکی از کاربردی ترین ابزارهایی که امروزه با سرعت در سازمانها در حال جاری سازی می باشد سیستم اتوماسیون اداری است که با رویکرد حذف بروکراسی های اداری و حجم زیاد کاغذبازی های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد علاوه بر آن با استفاده از سایر امکانات جانبی این سیستم ، می توان حکت فرآیندهای موجود در هر سازمان را تسهیل و تسریع نمود. این مقاله درخصوص بررسی سیستم های اتوماسیون اداری و یکی از ابزار جانبی آن به نام سیستم مکانیزه گردش فرآیندها در ارتباطات سازمانی می پردازد.
از نتایج به دست آمده مشخص می شود که استفاده از سیستم مکانیزه گردش فرآیندها در اتوماسیون اداری ، باعث جلوگیری از اتلاف وقت مدیران و کارکنان ، جلوگیری از اشتباهات و خطاهای احتمالی ، ارجاعات مناسب توسط افراد مناسب ، اطمینان مدیران از روند گردش صحیح فرآیند مطابق با قوانین سازمان ، کاهش خطا در تهیه آمار و گزارشگیریها و پیشگیری از برخی برخوردها ، ارتباطات منفی و غیرضروری و درنتیجه بهبود فرآیندها در سازمان می گردد و هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، یکپارچگی، دسترس پذیری و اعتبارسنجی مکاتبات در زمان ومکان مناسب می باشد.
مقدمه
امروزه سازمان ها با چالش های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمانها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دورههای کاری فشرده به اندازهای افزایش پیدا میکند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود. در این میان، سیستم های اتوماسیون اداری و گردش فرآیندها از مهم ترین و کاراترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش مکاتبات و فرآیندها در سازمان ها است. وجود این سیستم باعث تسهیل ارتباطات رسمی و مراودات دفتری و پیشگیری از برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان می گردد.
وضعیت سیستم اتوماسیون اداری در گذشته
کلیه سازمانها، مؤسسات و شرکتها از گذشته تا به حال در کلیه نقاط دنیا با توجه به دایره وظایف خود و برای انجام عملیات نامهنگاری و مکاتبات خود مکانیزمهایی درپیش میگیرند و یک سری عملیات دفتری طراحی میکنند. در سیستم سنتی کلیه امکانات و عملیات به صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بوده اما پس از گذشت مدت زمانی کوتاه بر انبوه اطلاعات، اسناد، مدارک و نامه ها از داخل و خارج سازمان افزوده می شود و گستردگی مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمانها بسیار وسیع می شود، وجود یک سیستم ناکارآمد جهت مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. در کل، سازمانهایی که دارای سیستمهای دستی و گردش کاغذی میباشند، با مشکلاتی همانند :
- صرف انواع هزینهها، بدون رسیدن به بهرهوری بالا. - هزینههایی همچون زمان، وقت،کاغذ، ونیروی انسانی بیشتر و انواع هزینههای پستی -
- کندی تولید اسناد و فرمهای کاغذی
- عدم وجود امنیت برای اسناد کاغذی همچون گم شدن اسناد کاغذی و دخل و تصرف در اسناد کاغذی ، بدون آنکه اثری از تغییرات باقی بماند .
- عدم وجود امکانات لازم برای کنترل گردش و ردیابی اسناد و سپس کشف و تشخیص نقاط مشکلساز در سیستم
- عدم وجود امکانات لازم برای مشاهده وضعیت یک سند از راه دور
- عدم دسترسی سریع به اطلاعات و بایگانی های سازمان
- پراکندگی جغرافیایی واحدهای سازمان
- کندی ذاتی سیستم سنتی و ایجاد مشکلاتی برای ارباب رجوع
- کندی و پیچیدگی جستجوی اسناد و مکانیابی آنها
- نیاز به حجم زیادی از فضا و تعداد زیادی کمد و قفسه در هر بخش از بایگانی سازمان
- عدم دسترسی سریع مدیران به آخرین ویرایش از اطلاعات و آمار
- عدم امکان ضمیمه کردن اسناد دیجیتال - مثل صدا، تصویر و فیلم -
- عدم رسیدن به بهرهوری بر اثر وجود مشکلات در سیستم های دستی
- ایجاد ازدحام ارباب رجوعها و نارضایتی آنها در سازمان.
وضعیت سیستم اتوماسیون اداری شرکت توزیع برق جنوب کرمان
شرکت توزیع نیروی برق استان کرمان از شهریور 1371 شروع به فعالیت نمود و در سال 1380 به تصمیم مجمع، به دو شرکت با نامهای شرکت توزیع نیروی برق شمال استان کرمان و شرکت توزیع نیروی برق جنوب استان کرمان تقسیم گردید. شبکه توزیع نیروی برق تحت مدیریت شرکت توزیع نیروی برق جنوب استان کرمان در یکی از مناطق محروم کشور گسترده شده و با توجه به پهنه جغرافیایی وسیع، یکی از طولانیترین شبکه های توزیع نیروی برق در سراسر ایران را به خود اختصاص داده است.
شرکت توزیع نیروی برق جنوب استان کرمان در حوزه شهرستان های جنوبی استان شامل بافت، بردسیر، بم، جیرفت، رودبارجنوب، سیرجان، کهنوج، عنبرآباد، قلعهگنج، منوجان، ریگان، فهرج، فاریاب، رابر ، شاهماران و نرماشیر فعالیت دارد و یکی از مواردی که در این محدوده جغرافیایی مشاهده می گردد وجود مسافتهای طولانی بین مدیریتهای برق شهرستانها و ستاد می باشد . لذا جهت ارتباطات نیاز به وجود سیستم اتوماسیون اداری احساس می شد با اینحال در فاصله سالهای 1380 تا 1383 از نرم افزار رز سیستم استفاده می گردید سیستم مذکور به صورت نسخه تک کاربره و بر روی یک سیستم نصب ودر اختیار دبیرخانه ستاد قرار داشت و صرفا جهت بایگانی و درج شماره اندیکاتور استفاده می گردید و دارای مشکلاتی از قبیل عدم وجود بانک اطلاعاتی مناسب ، سرعت پایین ، عدم دسترسی و ارتباط راه دور و تک کاربره بودن این نرم افزار بود.
لذا درسال 1383 و باخرید سیستم جامع مالی واداری پارس سیستم ، زیرسیستم دبیرخانه این شرکت در ستاد و مدیریتهای برق نصب گردید و مورد استفاده قرار گرفت و با توجه به شکست پیاده سازی این سیستم در حوزه مالی در سال 1384 این سیستم کنار گذاشته شد و اوایل سال 85 سیستم اتوماسیون اداری تحت وب فرزین محصول شرکت آینده سازان کهکشان نرم افزار - آیکن - در شرکت نصب گردید و بر روی شبکه vpn شرکت برای ستاد و مدیریتهای برق شهرستانها قابل دسترسی گردید.
از دستاوردهای این سیستم می توان به موارد ذیل اشاره کرد :
- کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز
- کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
- اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
