بخشی از مقاله
تأثير بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري (OAS) بر بهره وري سازماني در دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه
چکيده
هدف پژوهش حاضر تأثير بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري (OAS) بر بهره وري سازماني در دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه ميباشد. تحقيق حاضر از نظر روش توصيفي - پيمايشي و از نظر هدف کاربردي مي باشد. جامعه آماري کليه کارکنان دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه به تعداد ٢٠٥ نفر مي باشد و با استفاده از فرمول کرجسي – مورگان حجم جامعه برابر با ١٣٦ نفر در نظر گرفته شده است .روش پرسشنامه به تائيد استاد راهنما رسيده و در نتيجه داراي روايي مي باشد و براي نعيين پايايي پرسشنامه در تحقيق حاضر از آلفاي کرونباخ و آزمون کلموگروف – اسميرونوف استفاده شده است که در نرم افزار SPSS وجود دارد.براي تجزيه و تحليل داده ها از در اين تحقيق براي بررسي نرمال بودن يا نبودن توزيع متغيرها از آزمون کلموگروف – اسميرونوف و براي تحليل داده ها از آزمون T-TEST استفاده شده است . نتايج حاصل از فرضيات حاکي از آن است که بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري (OAS ) بر بهره وري دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه موثر بوده است .
کلمات کليدي : فناوري اطلاعات ، اتوماسيون اداري ، بهره وري .
١.مقدمه
فناوري اطلاعات و به خصوص اينترنت ، فضاي کسب و کار و بازار محصولات و خدمات را دگرگون ساخته است . بنابراين بسياري از سازمان ها و شرکت ها براي اينکه بتوانند در مححيط رققابتي جههاني فعاليت کنند ، به استفاده از ابزارها و روش هاي الکترونيک از جمله کسب و کار الکترونيک براي افزايش بهره وري روي آورده اند . طبق نظر بسياري از اقتصاددانان ، متخصان و آينده نگرها در سالهاي اخير، انقلابي مشابه انقلاب صنعتي به وقوع پيوسته که جهان را وارد ” عصر اطلاعات “٢ ساخته و بسياري از جنبه هاي اقتصادي ، اجتماعي و فرهنگي حيات بشر را دستخوش تحولي عميق نموده است . يکي از ابعاد اين تحول ، تغييرات عميقي است که در فناوري اطلاعات به وجود آمده است (مومني ، ١٣٨١). فناوري اطلاعات بر تمامي ابعاد و جوانب سازمانها تاثيرات شگرفي ميگذارد و مديران سازمانها جهت اداره کارا و اثربخش سازمان ملزم به توجه به مسائل مرتبط با فناوري اطلاعات هستند . چه در غير اينصورت محکوم به فنايند . (حسن پور، ١٣٨٥). متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداري در سازمانها و موسات اقتصادي از آنچنان رشد سريعي بر خوردار است که ديگر فرايند هاي کند و زمانبر اداري به روال پيشين پپذيرفتني نيست . بر اين اساس ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود که با بهره جويي از آن بتوان با سرعت و دققت به انجام فرايند هاي اداري پرداخت . بدين منظور استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نوين از سويي به جريان کار سرعت مي بخشد و از سويي ديگر ، با جمع آوري اطلاعات مجموعه فعالیت هاي سازمان و طبقه بندي آنها ، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فراهم مي سازد .
نرم افزار اتوماسيون به عنوان بخشي از مجموعه سيستم يکپارچه اطلاعات مديريت ٣ ، با بررسي مدل هاي فعاليت سازمانهاي بخش عمومي و موسات صنعتي و بازرگاني طراحي و توليد شده است و مي تواند به خوبي پاسخگوي نيازهاي ياد شده باشد.(رنجي، ١٣٨٨) و مي تواند ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار نمايد يا تسهيل کند . در اين سيستم ، عموما گردش مکاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار ميگيرد . ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامههها و دستورالعمل ها ، ارسال و دريافت نامه هاي الکترونيکي داخلي ، برنامه هشدار ، گزارش هاي پویا و . . . است . اتوماسيون اداري از طريق روش هاي بسيار عمده اي در نتايج « تغيير هزينه ها» و « ارزش افزوده » در سازمان هاي دولتي و صنعت اثر مي گذارد (داگلاس ، ١٩٧٨) . مسلما با تسهيل فرايند انجام کارها ، يکي از اهداف هر سازمان که همانا رضايت ارباب رجوع و افزايش بهره وري منابع انساني است ، حاصل مي شود (صرافي زاده و عليپور، ١٣٨٨) .
دسترسي به کامپيوتر و تکنولوژي اطلاعات و رسانه هاي پيش رفته ، مولد شتاب فزاينده هست و باعث صرفه جويي در زمان مي شود و هر واحدي از زمان را که صرفه جويي مي شود از واحد قبلي آن با ارزش تر مي سازد . بدين ترتيب حلقه باز خورد مثبتي به وجود مي آيد که شتاب را شدت مي بخشد. از طرفي ،گسترش سيل آساي کامپيوتر در دهه هاي اخير ، مهمترين تغيير را در نظام دانش بعد از اختراع چاپ در قرن پانزدهم يا حتي از اختراع خط به اين سو پديد آورده است . به موازات این تغيیر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه هاي جديد توسعه يافته است که به همان اندازه شگفت انگيز است و کارش ، جابجا کردن دانش و عناصر تشکيل دهنده آن يعني داده و اطلاعات است . سيستم اطلاعات مديريت مي تواند در سطوح مختلف سازماني و با بهره گيري از ابزار هاي نوين جمع آوري و پردازش داده ها ، مديران را در جهت تحقق اهداف ، ياري و پشتيباني نمايد . کامپيوتر ، سرعت ، دقت و صحت کار را افزايش داده و در نتيجه سطح سرعت ، صحت و دقت کار در سازمان بالا مي رود و به تبع آن بههره وري سازمان افزايش مي يابد . به همين دليل استفاده از فناوري اطلاعات حائز اهميت مي باشد.
بنابراين مقاله حاضر به دنبال پاسخگويي به اين سوال اساسي است که آيا بکارگيري اتوماسيون اداري بر بهره وري دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه موثر بوده است يا خير ؟
٢. مباني نظري
تحقيق کاي در سال ٢٠٠٤ در تحقيقي با عنوان «بررسي و طراحي سطوح سيستم اتوماسيون » در دانشگاه کاليفرنيا چنين ابراز مي نمايد. اخيرا طراحي سيستم اتوماسيون به منظور بهينه سازي کارها و سطوح مختلف اداري در صرفه جويي هزينه ها، نيروي انساني و زمان ، بيشتر و بيشتر مي شود. اتوماسيون انجام امور خدماتي را تسهيل مي نمايد و بهره وري را افزايش مي دهد. فرآيند اتوماسيون مستلزم تهيه و دستورالعمل ها و نمودار ترسيم فعاليت هاي سيستم مي باشد. طراحي سيستم اتوماسيون براساس رفتار و عملکرد نظام ايجاد مي شود و براساس آن فرآيندهاي مختلف ساختاري سيستم صورت مي پذيرد.
(کاي، ٢٠٠٤)تحقيق گالستر در سال ٢٠٠٣ ، در تحقيقي با عنوان «ارزيابي عملکرد سيستم هاي مختلف مرکب انساني ماشيني در مراحل و سطوح چندگانه اتوماسيون » در دانشگاه کاتوليک آمريکا چنين ابراز مي نمايد . معرفي اتوماسيون در سيستم هاي پيچيده سطح بالا مستلزم شناخت اصول طراحي چندگانه آن نظام مي باشد.کاربرد اين اصول اغلب از ارتباط متقابل جزئي با ملاحظه عملکردهاي انساني داخل سيستم ناشي مي شود . با مزيت هاي ناشي از افزايش تکنولوژي يا فناوري عوامل چندگانه اي به طور مناسب در طراحي موثر سيستم هاي اتوماسيون دخالت دارند. اتوماسيون مي تواند نحوه تقاضا را براي مشتريان تغيير دهد و تغييرات قابل ملاحظه اي را که قبل از اتوماسيون مشاهده نمي شد ايجاد نمايد. در تعامل سيستم هاي اتوماسيون انساني مواردي وجود دارد که موجب عدم توازن بين آنها مي گردد؛ حجم کار، سيستم هشداردهنده سريع ، پرهيز از پيش داوري در تصميم گيري ، بي اعتمادي ، اطمينان بالا، رضايت خاطر، کاهش مهارت هاي يدي . در صورتيکه اتوماسيون با دقت بالا اجرا نشود مشکلات مذکور ازدياد پيدا مي نمايند .تحقيق ديگري در زمينه بررسي تأثير اتوماسيون اداري بر عملکرد کارکنان بوده که توسط محسني در سال ١٣٨١ انجام شده ، تمام عوامل ، دسترسي سريع و آسان به آمار و اطلاعات ، ايجاد وحدت رويه در کليه امور ، سرعت در انجام امور و صحت و دقت در عمليات بر عملکرد کارکنان تأثير داشته است در نتيجه اتوماسيون موجب ميشود عملکرد کارکنان افزايش پيدا کند . تحقيق ديگري در زمينه بررسي تأثير اتوماسيون اداري بر بهره وري سازماني در شرکت پالايش و پخش تهران درسال ١٣٨٤ انجام شد که نتيجه نشان داد ميان افزايش اتوماسيون اداري و بهره وري سازماني در شرکتهاي مورد بررسي رابطه مستقيمي وجود دارد و به عبارتي نوع اين رابطه مثبت بوده است .
با توجه به مباني نظري و مطالعات صورت گرفته و همچنين مولفه هاي ياد شده ،مدل تحقيق بصورت ذيل بيان شده و فرضيه هاي تحقيق نيز مورد مطرح و مورد آزمون واقع مي شوند:
فرضيه هاي تحقيق
١ ) فرضيه اصلي:
بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري (OAS) بر بهره وري دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه موثر مي باشد.
٢)فرضيات فرعي:
فرضبه فرعي ١ : بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري ( OAS ) بر کارايي دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه موثر است .
فرضيه فرعي ٢: بکارگيري سيستم اتوماسيون اداري ( OAS ) بر اثربخشي دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه موثر است .
٣. روش تحقيق
اين تحقيق از نظر هدف کاربردي و از نظر روش ، توصيفي- پيمايشي است . جامعه آماري اين تحقيق ، شامل کليه معاونين . مديران ، روسا ، کارشناسان ، سرپرستان . مسئولين و کارکنان دانشگاه آزاد اسلامي واحد فيروزکوه مي باشند مي شود. نمونه گيري در پژوهش حاضر به صورت تصادفي ساده خواهد بود.حجم نمونه مورد استفاده محقق جهت جمع آوري داه ها با توجه به جدول کرجسي - مورگان ١٣٦ نفر بدست آمد.از دو ابزار مصاحبه و پرسشنامه جهت جمع آوري اطلاعات استفاده شده است . پرسشنامه از سوي استاد راهنما مربوطه مورد تائيد قرار گرفت بنابراين پرسشنامه داراي روايي مورد نظر مي باشد. و ارزيابي پاياني آن نيز از طريق روش تنصيف و با استفاده از آزمون کلموگروف – اسميرونوف و با استفاده از نرم افزار spss صورت خواهد گرفت .در اين تحقيق جهت تجزيه و تحليل داده ها از آمار توصيفي و استنباطي استفاده شده است . در آمار استنباطي براي بررسي نرمال بودن يا نبودن توزيع متغيرها از آزمون کلموگروف – اسميرونوف و براي تحليل داده ها از آزمون T-TEST استفاده شده است .
٤.نتايج حاصل ازآزمون فرضيه هاي تحقيق
