بخشی از مقاله
مدیریت ریسک در پروژه هاي کسب وکار تولیدي
چکیده
با توجه به اینکه تاکنون مباحث زیادي درخصوص فرایندهاي راه اندازي یک کسب وکار اشاره شده ، و به مقدار کمتر به مباحث مدیریت ریسک در کشور پرداخته شده است، اما به ندرت به بررسی مدیریت ریسک در فرایند پروژه هاي کسب و کار توجه شده است. از این رو موضوع مقاله، بررسی مدیریت ریسک در پروژه هاي کسب وکار تولیدي می باشد. در این مقاله سعی شده استتا اولاً به تبیین مراحل اساسی راه اندازي یک کسب وکار (با تمرکز بر کسب وکارهاي تولیدي) بصورت کتابخانه، ايثانیاً به بررسی رویکرد مدیریت ریسک و ثالثاً به شناسایی ریسک در هر یک از مراحل کسب وکار پرداخته شود، تا بتوانیم با کنترل و مدیریت ریسک ، ریسک را به طور دقیق مدل سازي کنیم ، تا از این رهگذر با تدوین و اجراي برنامه ي مدیریت ریسک در کسب و کارهاي تولیدي با اطمینان کامل و کمترین انحراف از اهداف ترسیم شده ، به نتایج مطلوب و مورد نظر برسیم. امید است تا با رعایت نکات گفته شده در این مقاله یک بستر مناسب براي علاقه مندان به راه اندازي پروژه هاي کسب و کار فراهم شود.
کلمات کلیدي: امکان سنجی، پروژه کسب و کار تولیدي، تجزیه و تحلیل ریسک، شناسایی ریسک، مدیریت ریسک.
مقدمه
در جهان امروز توانایی مدیریت یک پروژه کسب وکار و در صحنه رقابت ماندن یکی از چالش هاي پیش روي هر سازمانی می باشد. در صورت بی تفاوت بودن نسبت به مسائلی که یک پروژه کسب وکارمی تواند با آن روبه رو شود
١
و با توجه به محدود بودن منابع می توان پیش بینی کرد که آن کسب وکار از صحنه ي رقابت بیرون می رود. و در نهایت با شکست روبه رو می شود.کما اینکه نتایج یک بررسی نشان می دهد که 90درصد از250 قلم کالا جدیدي که هر سال به بازار عرضه میشوند، کمتر از سه سال دوام آورده اند. همواره عواملی تداوم فعالیت هاي سازمان و یا حیات آن را به خطر می اندازند، این عوامل بایستی طی یک الگو و روش نظامند شناسایی، ارزیابی و کنترل گردند. یکی از مسائلی که متاسفانه در کشور ما مهجور مانده مدیریت ریسک پروژه هاي کسب و کار می باشد، که اهمیت موضوع وقتی مشخصتر میگرددکه معمولاً محدودیت درمنابع خصوصاً محدودیت هاي زمانی، تکنولوژیک و مالی، سازمان را مجبور به پذیرش برخی از ریسک ها و یا سطحی از ریسک می نماید. مدیریت ریسک به خاطر طبیعت آینده نگري یک حالت پیشتازانه و مبتکرانه مدیریت است، این امر حاکی از این است که اقدامات مدیریت ریسک، درجهت جلوگیري با آمادگی با یک رویداد است نه در واکنش نسبت به آن، پس فلسفه وجودي این علم براي پیش از غافل گیري در برابر مخاطرات است. یک مشکل که در پژوهش هاي در دسترس در مقوله ریسک وجود دارد، این است که آنها بیشتر به تعاریف و مفاهیم بسنده کرده اند، از این رو چنین تصور می گردد که کاربرد مدیریت ریسک بیشتر ذهنی است تا عینی، در این مقاله ابتدا کل مراحل اصلی راه اندازي یک کسب و کار را مشخص می کنیم و در آخر ریسک را مدل سازي می کنیم تا با استفاده از این مدل مخاطرات در حوزه ي پروژه هاي کسب و کار قابل ارزیابی باشند. اینکار پتانسیل آسیب پذیري را مشخص و آن را ارزیابی می کند و سازمان را در جهت کنترل آن را هدایت می کند.
-1مراحل اصلی راه اندازي پروژه هاي کسب وکار تولیدي
-1-1امکان سنجی
مطالعه اي است که از آن طریق می توان احتمال انجام موفقیت آمیز یک عمل را در نظر گرفت و به هدف منظور شده به طور موفقیت آمیز دست یافت. در واقع مطالعه امکان سنجی براي حصول اطمینان از عملی بودن یک طرح از لحاظ فنی و اقتصادي قبل از اجراي طرح مورد نظر صورت می گیرد. در این مرحله حوزه هاي زیر را در نظر می گیریم:
-1-1-1امکان سنجی محیطی: در این حوزه از امکان سنجی تمامی عوامل محیطی که طرح ما را تحت تاثیر قرار می دهند، من جمله مسائل سیاسی، مسائل اجتماعی، مطابقت با قوانین و...را بررسی می کنیم.
-2-1-1امکان سنجی بازار محصول: بررسی هاي ارزیابی بازار طرح هاي کسب وکار را می توان به بازاریابی، شناخت بازار، عرضه و تقاضا، رقبا و قیمت گذاري، نحوه خرید مواد اولیه، نحوه توزیع و فروش و مواردي از این قبیل محدود نمود.
-3-1-1امکان سنجی فنی و مدیریتی: در این حوزه از امکان سنجی به بررسی سخت افزار و نرم افزارهاي فنی،دانش مدیریتی، نیروي انسانی ماهر مورد نیاز و...پرداخته و امکان دسترسی به آنها مشخص می گردد.
٢
-4-1-1 امکان سنجی اقتصادي و مالی: در این حوزه از امکان سنجی به بررسی توانایی مالی پشتیبانی از طرح کسب و کار تولیدي توسط خود شخص یا شرکاء، محاسبه نقطه سربه سر، محاسبه نرخ و دوره بازگشت سرمایه، محاسبه ارزش فعلی جریانات نقدي که درآینده از طریق سرمایه گذاري بدست می آید، محاسبه وجوه نقد تنزیل شده (نرخ بازده داخلی )، محاسبه هزینه ها و درآمدهاي کسب وکار و... . با توجه به نرخ بهره، نرخ تورم، نرخ ارز، نرخ مالیات، استهلاك و... می پردازیم.
-5-1-1امکان سنجی جغرافیایی: در این حوزه از امکان سنجی به بررسی منطقه جغرافیایی تولیدي از لحاظ امنیت، بعد مسافت از بازار مصرف، بعد مسافت از تامین کننده مواد اولیه، ارزش اقتصادي مکان تولیدي، در دسترس بودن انواع انرژي مورد نیاز و... می پردازیم.
-6-1-1امکان سنجی زمانی: دراین حوزه از امکان سنجی به بررسی محدودیت هاي زمانی تولید محصول، محدودیت زمانی عرضه محصول، محدودیت زمانی انبارمحصول و ... می پردازیم.
پس از امکان سنجی و اقتصادي بودن طرح تولیدي مابقی مراحل راه اندازي پروژه کسب و کار تولیدي را پی می گیریم و به شناسایی ریسک ها در این مراحل و مابقی مسائل می پردازیم که در ادامه مقاله مورد بررسی قرار می گیرند، و در صورت اقتصادي نبودن طرح مذکور به بازبینی شرایط آن پرداخته و با رفع اشکال آن، امکان سنجی را مجدداً انجام می دهیم.
-2-1 عقد قرارداد
-1-2-1 تامین کنندگان مالی: در این مرحله تمامی هزینه ها و درآمدهاي پروژه کسب و کار من جمله هزینه هاي ریسک که در مرحله امکان سنجی به صورت دقیق محاسبه شده اند در اختیار شرکا و تامین کنندگان مالی قرار گرفته و با موافقت ذي نفعان اقدام به انجام مابقی مراحل همانند کسب مجوزهاي لازم می کنیم.
-2-2-1 مناقصه: با توجه به هزینه هاي بالا و عدم صرفه اقتصادي در اجراي برخی از امور پرهزینه پروژه توسط صاحبان اصلی کسب وکار، به مناقصه و سپردن بخشی یا تمام کارها به پیمانکار روي می آوریم.
-3-2-1 ارزیابی و انتخاب و عقد قرارداد: پس از وصول تمامی پیشنهادها در مرحله مناقصه به بررسی کیفیت، تجربه و در نهایت به قیمت هاي پیشنهادي تیم هاي حاضر در مناقصه پرداخته می شود و بهترین مورد را انتخاب کرده و به عقد قرارداد با آنها می پردازیم.در ضمن در این مرحله با استفاده از نماینده حقوقی تمامی بندهاي قرارداد را زیر نظر گرفته و به مستند سازي مدارك قرارداد می پردازیم.
-3-1تامین وتحویل محصول
-1-3-1مشخصات فنی محصول: درانتخاب مشخصات فنی محصولتوجه به این نکات که اولاً دستیابی به مشخصات صحیح محصول از حیث ویژگی هاي فنی،ثانیاً انتقال صحیح اطلاعات و ویژگی هاي مواد اولیه با توجه به محصول مورد نیاز به تامین کننده و ثالثاً همخوانی محصول تولیدي با بازار همان محصول ضروري است.
٣
-2-3-1انتخاب تامین کنندگان:در انتخاب تامین کنندگان باید حلقه هاي موجود تامین را بررسی کرده و باتوجه به کیفیت، هزینه و زمان تامین مواد اولیه، تامین کننده ي مناسب را انتخاب کنیم.
-3-3-1 حوزه تحویل محصول: هدف از این حوزه انتقال مناسب، با کمترین خسارت و حداقل نمودن زمان تحویل می باشد به نحوي که با توجه به ویژگی هاي محصول تولیدي، کمترین نگرانی و عدم رضایت ایجاد شود.
-4-1 طرح ریزي واحد تولیدي
-1-4-1 طرح ریزي کلان واحد تولیدي: در طرح ریزي هاي کلان یک پروژه کسب وکارتولیدي، اسلوب کلی تولیدي خود را همانند قطعات یک پازل در کنار هم قرار داده و به طراحی تولیدي می پردازیم، و به تبع آن نقایص طرح مشخص ورفع می گردد.
-2-4-1 طرح ریزي خرد واحد تولیدي : بعد از طراحی کلان و کلی واحد تولیدي هر یک از ایستگاه هاي کاري تولیدي را به طور دقیق مورد مطالعه قرار داده وبا تجزیه و تحلیل آن قسمت به طراحی مناسب براي همان ایستگاه می پردازیم.
-5-1پیاده سازي طرح تولیدي
-1-5-1حوزه زیرساخت ها: قبل از احداث هر بنایی احتیاج به یک پی ریزي کلی می باشد. در پروژه هاي کسب و کار تولیدي نیز می بایست اقدام به طراحی، پیاده سازي سیستم ها و رویه هاي سازمانی نموده و ساختار تشکیلاتی آن را ایجاد کرده و انواع نظام هاي حقوق و دستمزد، اطلاعاتی و ارتباطی و... درآن به وجود آورد.
-2-5-1 حوزه عملیاتی: حوزه عملیاتی، حوزه اجراي طراحی تولیدي است که تمامی مراحل را تا به حال براي آن انجام داده ایم؛ در واقع می توان گفت اصلی ترین بخش یک کسب وکار تولیدي همان حوزه عملیاتی است که به نحوه اجراي طرح و به تبع آن پیگیري طرح بازمیگردد.حوزه عملیاتی شامل تولید محصول ازبدو احداث تولیدي و ورود مواد اولیه تا تولید محصول می باشد.
-3-5-1 حوزه مالی: کنترل و مدیریت مسائل مالی مربوط به پیاده سازي پروژه ي تولیدي از اهداف این حوزه است.
-4-5-1 حوزه قوانین مقررات: اطلاع از قوانین و مقررات کسب وکارهاي تولیدي و نحوه ي کسب مجوز هاي تولید و مالیات هاي پرداختی و مسائلی از این قبیل از اساسی ترین اطلاعات مالکین پروژه است.
-6-1مرحله بازاریابی و فروش
-1-6-1 حوزه بازاریابی: بازاریابی محصول تولیدي ریشه در مرحله مشخصات فنی محصول دارد که ابتداي به امر ما با تجزیه و تحلیل بازار به انتخاب محصول با ویژگی ها وکیفیت مناسب می پردازیم.و هدف از این حوزه رفع نگرانی هاي ذینفعان جهت فروش محصول است.
۴
-2-6-1حوزه مشتریان: مشتریان را همانند شرکاي خود ذي نفع در پروژه بدانید و سلیقه و نظرآنها براي شما مورد اهمیت باشد تا علاوه بر حفظ بازار فروش کنونی،جذب مشتري بیشتري داشته باشید.
-3-6-1حوزه رقباي محصول: از فواید رقابت می توان به افزایش هوشیاري در نوع وکیفیت تولید محصول اشاره کرد. درتولید و ویژگی هاي محصول همواره می بایست مرحله و قدمی جلوتر از رقبا بود و ابتکارعمل را در دست داشت. با تاکید بر کیفیت محصول می توان بازار فروش را همواره مصادره کرد و در دست داشت.
-2 مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یکی از اجزاي حیاتی هر پروژه می باشد. اتخاذ یک تصمیم بر مبناي مفروضات ، انتظارات ، تخمین ها و پیش بینی ها از رویداد هاي آینده شامل قبول انواع ریسک هاست، که بی توجهی نسبت به ریسک ها و هم چنین احتمال وقوع آنها منجر به هزینه هاي عدیده اي براي مدیران پروژه می شود. عدم توجه به مدیریت ریسک می تواند زمان بندي پروژه ، برنامه ریزي هزینه هاي پروژه ، برنامه ریزي منابع و همچنین کیفیت پروژه را تحت تاثیر قرار دهد.
براي جلوگیري از این هزینه ها می بایست به سمت شناسایی ، اولویت بندي و برنامه ریزي ریسک پیش از وقوع آنها اقدام کرد. و هم چنین هزینه هاي مختلف ریسک را ملاحظه و به برنامه کلی پروژه اضافه کنیم. به تعریف اصطلاحات ریسک و مدیریت ریسک با توجه به استاندارد PMBOK ویرایش چهارم پرداخته شده است:
"ریسک پروژه: وضعیت یا واقعه اي نامطئن است که در صورت رخداد ، اثر مثبت یا منفی بر اهداف پروژه دارد."
"مدیریت ریسک پروژه : مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیندهاي مرتبط با هدایت برنامه ریزي مدیریت ریسک، شناسایی ، تحلیل ، پاسخ ها و نظارت و کنترل آن در پروژه است."
همچنین در ادامه استاندارد PMBOK ویرایش چهارم آورده شده است:
" اهداف مدیریت ریسک پروژه ، افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت ، و کاهش احتمال و اثرات وقایع منفی در پروژه است."
همچنین باید توجه شود که مدیریت ریسک، ریسک ها را از بین نمی برد بلکه توان تصمیم گیري صریح در مورد تاثیر بالقوه ریسک معینی را متعادل می کند. همانطور که در تعریف ریسک پروژه ذکر شد، پروژه می تواند تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد. می بایست در برنامه ریزي توجه شودکه با شناسایی، برنامه ریزي، تحلیل کمی و کیفی و پاسخ درخور به ریسک ها هزینه هاي تعامل با ریسک را تا حد امکان کاهش داده و بر اثر وقایع مثبت مدیریت ریسک افزود.
تبعات و اثرات ریسک می بایست در برنامه ریزي پروژه گنجانده شده و ذخیره ي اطمینان و احتیاطی مواد اولیه ، بودجه ریسک و سایر هزینه هاي مرتبط در برنامه کامل پروژه تعبیه شود.
۵
نکته اي که با آن رو به رو هستیم ، اتخاذ یک تصمیم قبل از رویداد ، بر مبناي اطلاعات محدود است. بنابراین ما با نظریات ، قضاوت هاي حرفه اي یا درجه اي از گمان در مورد رویدادها در تعامل خواهیم بود.
اصول مدیریت ریسک:
برنامه ریزي نظارت و کنترل
ریسک
ریسک
شناسایی ریسک ها
برنامه ریزي
پاسخ ریسک
تحلیل کیفی تحلیل کمی
ریسک ریسک
نمودار:1اصول مدیریت اثربخش ریسک
-1-2برنامه ریزي مدیریت ریسک:
اهدافی که در مرحله برنامه ریزي مدیریت ریسک پیگیري می شود عبارتند از : بسط و تعمیم دادن استراتژي کلی مدیریت ریسک براي پروژه، تصمیم گیري در مورد شیوه انجام ساز و کارهاي مدیریت ریسک، تدوین و یکپارچه سازي تمامی فرآیندهاي مدیریت پروژه مشتمل بر مدیریت ریسک.
نکته حائز اهمیت در این بخش اولویت و در نظر گرفتن برنامه هاي مدیریت ریسک در برنامه ریزي پروژه می باشد که به تبع آن منفعت و درآمد از پروژه حداکثر و هزینه و ضرر در پروژه به حداقل می رسد.در برنامه ریزي مدیریت ریسک می بایست تمامی ذي نفعان پروژه مشارکت داده شوند، مزیت این امر در پذیرش اجراي مدیریت ریسک توسط ذي نفعان و حمایت از برنامه ریزي ریسک پروژه می باشد.
۶
از متداول ترین ابزارها و تکنیک هاي برنامه ریزي مدیریت ریسک می توان به برگزاري جلسات تحلیل و برنامه ریزي اشاره کرد که طی آن اعضاي اصلی گروه پروژه با مشارکت در این جلسات و ارائه الگوها و تجربیات پیشین ، به جمع بندي نهایی در مورد برنامه پیشنهادي مدیریت ریسک رسیده و آن را ارائه می دهند.
-2-2 شناسایی ریسک ها:
جهل نسبت بر ماهیت هر موضوع حاصلی جز شکست درآن موضوع را درپی ندارد، همچنین عدم اطلاع و شناسایی ریسک ها منجر به عدم مدیریت مناسب ریسک موجب شکست و عدم تحقق در اهداف مدیریت در پروژه میگردد. بعد از شناسایی ریسک ها ، احتمال وقوع هر یک از آنها مشخص گردیده و با توجه به اهمیت آنها اولویت بندي می شوند. البته متذکر شده است که شناسایی تمامی ریسک هاي موجود در ابتداي امر ، فعل ساده ا ي نبوده و بعضا امکان پذیر نیست. یکی از دو قسمت اصلی تعریف ریسک در استاندارد ، اثرگذاري آن ریسک در پروژه بوده ، حال باید توجه داشت ریسک ها ي مشخص شده، در یک یا چند هدف از اهداف پروژه (که غالبا عبارتند از زمان ، هزینه ، منابع ، و مواد اولیه و کیفیت و...) اثرگذار باشند.
شناسایی ریسک ها داراي ابزار و تکنیک هاي متعددي از جمله طوفان مغزي ، تهیه چک لیست ، نمودارهاي علت و معلول( نمودار استخوان ماهی) ، تکنیک دلفی ، تحلیل درخت خطا ( (FMEA، ساختار شکست ریسکRBS تحلیل SWOT ، بازنگري WBS و ... می باشد.
در پایان مقاله نمونه اي از شناسایی ریسک هاي کسب وکار تولیدي ذکر شده است که براي تهیه آن از دو تکنیک ساختار شکست به همراه تکنیک طوفان مغزي، البته با تاکید بر تکنیک طوفان مغزي استفاده شده است. ساختار شکست ریسک :(RBS) ساختار شکست ریسک ( Risk Breakdown Structure) چارچوب سلسله مراتبی از منابع بالقوه ریسک یک پرو ژه است. از فواید این تکنیک می توان به پوشش همه جانبه ریسک ها اشاره كرد.
-3-2انجام تحلیل کیفی ریسک:
پس از شناسایی ریسک ها، خصوصیات ریسک و دلایل به وجود آمدن آن ریسک مورد ارزیابی قرار می گیرد و هم چنین در این مرحله احتمال وقوع هر ریسک را مشخص می کند. هدف از این مرحله دسته بندي ریسک هاي به وجود آمده به ترتیب خصوصیات و دلیل به وجود آمدن آنهاست.
درمورد ریسک هاي دسته بندي شده به اولویت بندي پرداخته تا آن دسته از ریسک ها که از ارزش و احتمال وقوع بالاتري (بیشترین اثرگذاري ) برخوردار بوده اند، مشخص شوند. علاوه بر اثرگذاري، عوامل دیگر ي درتعیین اهمیت و اولویت بندي ریسک شاخص می باشند ،که عبارتند از: فوریت یا نزدیکی وقوع، قابلیت مدیریت ( اینکه آیا این ریسک قابلیت کنترل و مدیریت را داراست ) و غیره.
گروه بندي دلایل ریسک به تحلیل بهبود یافته احتمال و شدت ریسک پروژه و نیز به پاسخ هاي اثربخش منجر می شود و پاسخ گویی به گروه دلایل ریسک نسب به پاسخ گویی به ریسک هاي مجزا به واقعیت نزدیک تر است. از ابزار تحلیل کیفی ریسک می توان به ماتریس احتمال و اثر ( ماتریس ( PI اشاره کرد که توانایی اولویت بندي ریسک هاي پروژه براي تحلیل بیشتر با پاسخ به آنها را داراست ، هر چند در دیگر عوامل همانند فوریت و قابلیت مدیریت به اندازه کافی قدرتمند نیست.
٧
