بخشی از مقاله
کلینیک صنعت راهکاری برای اشتراک بین سازمانی دانش
چکیده
یکی از گامهای مدیریت دانش، اشتراک دانش است. با نگاه ملی و در جهت بهبود اقتصاد کشور، این موضوع در قالب اشتراک بین سازمانی دانش بروز پیدا میکند. صرف نظر از اطلاعات رقابتی سازمانها در ارتباط با مسائل پیش رو و نقاط ضعف آنها، میتوان با نگاه مثبت، تجربیات موفق را بین سازمانها به اشتراک گذاشت و زمینهی رشد صنعت را فراهم کرد. یکی از راهکارهای مناسب برای عملی ساختن این ایده، طرح کلینیک صنعت میباشد. در این مقاله، کلینیک صنعت و کارکرد آن تشریح شده و نقش آن در به اشتراک گذاری تجربیات موفق نشان داده میشود.
واژههای کلیدی: کلینیک صنعت، بین سازمانی، اشتراک دانش
مقدمه
قرن بیست و یکم بوسیله توسعه اهمیت دانش و تاثیر آن بر تمامی جنبههای سازمانی توصیف میشود .[1] امروزه دانش به منبع کلیدی و گاه یگانه منبع مزیت رقابتی سازمانها تبدیل شده است .[2]
اگرچه مدیران موفق، در همه اعصار به اهمیت سرمایههای فکری توجه داشته و بهدنبال بهرهگیری از آن بودهاند، اما این تلاشها، سازمانیافته نبود و تضمینی وجود نداشت که دانش به دست آمده به طور مناسب و برای حداکثر منافع سازمان، به اشتراک گذاشته شود. بهعلاوه حدود 85 درصد سرمایه دانش یک شرکت، در پایگاههای داده ذخیره نشده است، بلکه در پست الکترونیکی، اسناد متنی، صفحات گسترده و دیگر فایلهای موجود روی کامپیوترهای شخصی قرار دارند .[3]
مدیریت دانش فرآیندی است که به سازمانها در شناسایی، انتخاب، سازماندهی، انتشار و انتقال اطلاعات مهم و مهارتهایی که بخشی از سابقه سازمان هستند و عموماً بهصورت ساختارنیافته در سازمان وجود دارند، یاری میرساند. سازمانها برای اجرای کاملتر مأموریت خود، افزایش کیفیت محصولات و خدمات، و تحقق اهداف خود، نیازمند ساماندهی فرآیندهای تولید، ذخیره-سازی، انتقال و تسهیم دانش هستند. این ساختاردهی دانش، حل اثربخش و کارآمد مسائل، یادگیری پویا، برنامهریزی استراتژیک و تصمیمگیری بهتر را امکانپذیر میسازد. از سوی دیگر همراهی با پیشرفت سریع دانش در جهان امروز، مدیریت دانش را به یک ضرورت انکارناپذیر تبدیل کرده است.
با اتخاذ نگاه کلان، هر یک از سازمانها به عنوان جزئی از اجزاء سیستم اقتصادی کل کشور هستند. بنابراین برای بهبود کلیت سیستم اقتصادی کشور، نیاز به استقرار یک نظام مدیریت دانش میباشد که دانش تولید شده در هر یک از این زیرسیستمها بتواند برای تقویت و بهبود دیگران به اشتراک گذاشته شود.
این نقش که میتوان آن را به گردهافشانی زنبور عسل در بین گلهای مختلف تشبیه کرد، میتواند توسط یک سیستم کلان مدیریت دانش، عملیاتی شود. صرف نظر از اطلاعات رقابتی سازمانها، دانشی که در طی حل مسائل و در داخل تجربیات موفق اندوخته میشود، میتواند در اختیار سایر سازمانها گذارده شود . این اشتراک بین سازمانی دانش میتواند زمینه رشد اقتصاد ملی و رقابتی شدن آن را در سطح بینالمللی فراهم آورد. از طریق این نظام، تبادل دانش مابین سازمانها تسهیل میشود و فرایند یادگیری و خلق دانش جدید توسعه مییابد.
بنابراین طراحی نظام مدیریت دانش در سطح اقتصاد ملی میتواند در پیشرفت کشور موثر باشد. در این مقاله، بعد از معرفی مدیریت دانش و اهمیت آن در سازمانها، طرح کلینیک صنعت دانشگاهی به عنوان راهکاری برای تحقق این ایده مطرح شده و معماری سیستم مدیریت دانش در این چارچوب ارائه میشود.
دانش
داده مجموعهای از دانستهها، محاسبات و آمار است؛ اطلاعات، داده سازمانیافته یا پردازش شدهای است که بههنگام و صحیح باشد و دانش اطلاعاتی مرتبط، وابسته به موقعیت، قابل اجرا و ماهیتاً پویا میباشد .[4] به بیان دیگر، دانش از برقراری ارتباط بین اطلاعات و کاربرد بالقوه آنها حاصل میشود. بنابراین دانش همان اطلاعات کاربردی است .[5]
دانش، دارای عناصر فکری و تجربی میباشد که آن را در موقعیتهای خاص برای حل مسائل، قدرتمند میسازد. تفاوتهای موجود در تجربیات، آموزش، دیدگاهها و بهطور کلی تفاوت در دانش است که باعث میشود افراد در شرایط یکسان و با اطلاعات یکسان، توانایی یکسانی در حل مسائل نداشته باشند. تعبیر دارایی یا سرمایه فکری که اغلب در مورد دانش بهکار برده میشود،
بیانگر ارزش مالی دانش برای سازمان است .[5] دانش دارای مشخصاتی است که آن را از دیگر داراییهای سازمان، متمایز میکند 4] و :[6
· بازدهی فزاینده: دانش برخلاف سایر داراییها مشمول قانون بازدهی نزولی نیست. زمانی که از دانش استفاده میشود به طرق مختلف بر میزان و ارزش آن افزوده میشود.
· پراکندگی، تراوش و لزوم بهروز بودن: دانش همزمان با رشد، شاخهشاخه شده به اجزایی تقسیم میگردد. دانش پویاست و بنابراین سازمان باید پیوسته، پایگاه دانش خود را بهروز کند تا بتواند آن را بهعنوان منبعی برای مزیت رقابتی، حفظ نماید.
· ارزش نامعلوم: تخمین تأثیر سرمایهگذاری در دانش بهعلت وجود جنبههای ناملموس بسیار دشوار است.
· ارزش نامعلوم به اشتراک گذاری: بهطور مشابه، تخمین ارزش اشتراک دانش یا حتی اینکه چه کسی بیشتر از آن نفع میبرد، دشوار است.
· وابستگی به زمان: مطلوبیت و اعتبار دانش ممکن است با زمان تغییر کند، بنابراین فوریت، قدمت، زوالپذیری و ناپایداری دانش، از ویژگیهای مهم آن هستند. بهدلیل نکهای دانش ماهیتاً پویاست، اگر شخص یا سازمانی، دانش را با تغییر شرایط محیطی بهروز نکند، دانش امروز ممکن است جهل فردا باشد.
· داراییهای دانشی به دو دسته دانش عینی1 و دانش ضمنی2 تقسیم میشود. دانش عینی (ساختاریافته)، دانشی ملموس، عقلانی و فنی (دادهها، سیاستها، رویهها، نرمافزارها، مستندات و غیره) است. دانش ضمنی (غیر ساختاریافته)، ذهنی، ادراکی و تجربی است و بسیار شخصی بوده، رسمی کردن آن دشوار است .[7] دانش ضمنی، مجموعهای از تجربیات، نقشههای ذهنی، بینش، فراست، تخصص، اطلاعات، رموز تجاری، مجموعههای مهارتی، درک و آموختههای سازمان و فرهنگ سازمانی، که تجربیات گذشته و حال افراد، فرآیندها و ارزشهای سازمان را در خود نهفته است، میباشد .[8]
سیستم مدیریت دانش
مدیریت دانش روشی موثر برای استفاده سازمان از داراییهای فکری خود است. برای مدیریت دانش تعاریف مختلفی مطرح شده است. در اکثر نوشتارها، مدیریت دانش، یک تلاش سیستماتیک برای ارتقای فرآیندهای ایجاد، ذخیرهسازی، توزیع، و بکارگیری دانش معرفی شده است. هدف مدیریت دانش این است که یک سازمان از دانش فردی و جمعی خود، آگاهی یافته، به موثرترین شکل از آن استفاده نماید .[9]
هلم [10]) )، مدیریت دانش را به دست آوردن اطلاعات درست، برای فرد درست، در زمان درست به منظور کمک رسانی به وی در ایجاد و به اشتراک گذاری دانش و نیز عمل بر اساس اطلاعات تعریف میکند.
مدیریت دانش نیازمند سیستمهایی جهت ایجاد و نگهداری مخازن دانش و پرورش و تسهیل تشریک دانش و یادگیری سازمانی است. مأموریت سیستم مدیریت دانش در قالب یک چرخه در شکل (1) نمایش داده شده است. چرخهای بودن فرآیند بیانگر این واقعیت است که با گذشت زمان و تغییرات محیط، دانش هم بایستی بهروز شود. چرخه مدیریت دانش بهصورت زیر عمل میکند:
· خلق دانش:3 هنگامی که افراد، روشهای نوین انجام کارها را دریافته یا مهارت جدیدی کسب مینمایند، دانش خلق می-شود. این کار از طریق تحقیق، تجربه نمودن و تفکر خلاقانه انجام میشود. گاهی اوقات هم دانش خارجی وارد سازمان میشود. منابع خارجی شامل دانش کارکنان بیرونی، دانش شرکتهای دیگر، دانش ذینفعان مانند مشتریان میباشد.
· کسب دانش:1 دانش جدید بایستی ارزشمند تلقی شده و بهصورت معقولی ارائه شود.
· پالایش دانش: دانش جدید کسب شده، باید با شرایط، تطبیق داده شود و بدین ترتیب کاربردی گردد. ارزیابی ارتباط، ارزش و صحت دانش و رفع تضادهای موجود در دانش در این مرحله انجام میشود.
· ذخیرهسازی دانش: دانش مفید باید به شکل منطقی در یک مخزن دانش، بهگونهای ذخیره شود که دیگران نیز در سازمان بتوانند به آن، دسترسی داشته باشند. با ذخیرهسازی دانش، سازمانها قادر خواهند بود دانش خود را بازیابی نمایند، به گونهای که با خروج نیروها از سازمان، دانش سازمانی از سازمان خارج نشود.
· مدیریت دانش: پس از انجام گام های فوق، مدیریت دانش در سطح سازمان پیادهسازی میشود و مورد استفاده قرار میگیرد. بازیابی و بهرهگیری از دانش، موجب ایجاد دانش جدید و بالارفتن ظرفیت سازمان میگردد. در صورت به کارگیری دانش و تجربیات در موقعیتهای جدید، آن تجربیات پایش و اصلاح شده و مجموعه جدیدی به دست میآید تا دانش، بهروز نگه داشته شود.
· اشتراک و انتشار دانش:2 دانش باید همیشه و همه جا در قالبی مناسب برای هرکسی که در سازمان به آن نیاز دارد قابل دسترس و استفاده باشد. نکته قابل توجه آن است که باید از راکد ماندن دانش جلوگیری کرد، زیرا تنها جریان سیال دانش است که میتواند چون آب جاری ارزش خود را حفظ کند و زندگیبخش باشد تا هر که تشنه آن است از آن سیراب شود. با توزیع و انتشار و اشتراکگذاری، دانش به صورتی روان و سیال در میآید و از راکد بودن آن جلوگیری میشود. این بخش از فرایند مدیریت دانش، مبحث اصلی این مقاله میباشد که در ادامه به تفصیل در مورد آن خواهیم پرداخت.
شکل :(1) چرخه عملکرد سیستم مدیریت دانش
ضرورت و فواید سیستم مدیریت دانش
دلایل مختلفی محرک سازمانها در حرکت بهسمت پیادهسازی سیستم مدیریت دانش میباشد :[11]
· ضرورت شناسایی دانش و سرمایههای فکری سازمان در حوزههای وظیفهای مختلف و مدیریت آنها بهصورت کارا و اثربخش
· چالش ریزش دانش و تجربه حیاتی سازمان (تغییرات ساخت حافظه انسانی، بازنشستگی، اخراج، ترک خدمت، فوت و ...)
· برخورد با چالش هماهنگ کردن نیروهای پراکنده سازمان
· چالش هزینه بالای عملکرد ضعیف و بهرهوری پایین
· چالش هزینه منحنی یادگیری طولانی
· ضرورت افزایش انعطاف سازمان جهت تغییر
از اجرای سیستم مدیریت دانش، فواید و دستاوردهای زیر را میتوان برای سازمان انتظار داشت 11] و 12 و :[13
· بهبود یادگیری سازمانی، افزایش سرعت خلق دانش و افزایش میزان دانش سازمان
· رشد انگیزه عمومی کارکنان سازمان بدلیل قرار گرفتن در محیطی پویا و یادگیرنده
· افزایش نوآوری و خلاقیت در سازمان: مدیریت دانش موجب میشود که کارکنان سازمان، درک بهتری از کار خود داشته باشند و بتوانند راهحلهای نوآورانه ارائه دهند.
· بهبود راندمان حل مسأله و تصمیمگیری: مدیریت دانش باعث میشود که دانش مرتبط و با کیفیت مورد نیاز برای تصمیمگیری، به سهولت، شناسایی شود. در نتیجه امکان اخذ تصمیمات سریعتر و بهتر در سطوح پایین سازمانی فراهم میشود.
· بهبود کیفیت محصولات، خدمات، فرآیندهای کاری و عملکرد پرسنل: با اجرای مدیریت دانش، بهترین تجربیات به-صورت نظامیافته شناسایی شده و با انتشار آنها زمینه استفاده مجدد و بهبود مستمر فراهم میشود.
· کاهش زمان سیکل در فعالیتهای تولیدی و تحقیقاتی
· توان پاسخ سریعتر به نیازهای مشتریان: مدیریت دانش سازمان را قادر میسازد تا دانش بهتری از مشتریان کسب کند. دانش مشتری باعث تطابق بیشتر خدمات با خواست مشتریان و نیز افزایش سرعت پاسخ به سؤالات، توصیهها و شکایتهای مشتریان میشود.
· افزایش انعطافپذیری سازمانی جهت انطباق سریع و مناسب با شرایط متغیر محیطی
· بهبود اثربخشی داراییهای معنوی: مدیریت دانش توانایی سازمان را در حفاظت قانونی از مالکیت معنوی بهبود می-بخشد. در غیر این صورت حق اختراعات، علائم تجاری، اجارهنامهها، حق انحصاری اثر و اسرار تجاری ممکن است در زمان درست بهکار گرفته نشده، منجر به حفاظت قانونی کمتر از مالکیت معنوی شود.
موارد فوق همگی با نگاه کلان، در مورد صنعت و اقتصاد کشور نیز صادق هستند. بنابراین نیاز به چارچوبی برای مدیریت و اشتراک بین سازمانی دانش میباشد. در ادامه کلینیک صنعت به عنوان چارچوب پیشنهادی مطرح میشود.
معرفی کلینیک صنعت دانشگاهی و کارکرد آن در اشتراک دانش بین سازمانی
یکی از وظایف دانشگاهها تولید علم و فناوری است. متاسفانه بسیاری از تحقیقات دانشگاهی، کاربردی نبوده، ناظر به نیازهای واقعی صنعت کشور نیستند. به همین دلیل مدتهاست ضرورت تعامل بیشتر صنعت و دانشگاه توسط دلسوزان تاکید و دنبال میشود. یکی از ایدهها در مسیر ارتباط صنعت و دانشگاه، تشکیل کلینیک صنعت دانشگاهی است.
کلینیک صنعت با شبیهسازی فرایندهای بیمارستانی، ساختاری است که ظرفیتهای علمی موجود در دانشگاه را برای شناسایی مسائل و مشکلات صنعت و حل آنها به خدمت میگیرد. کلینیک صنعت شبکهای از متخصصان علمی و فنی است که در یک ساختار مجازی در کنار هم قرار میگیرند و خدمات ویزیت، چکاپ، مشاوره ساعتی و اجرای طرحهای پژوهشی را در اختیار صنایع و سازمانهای عضو خود قرار میدهند.
در یک ساختار اینچنینی به تدریج دانشهای مختلفی مرتبط با فناوریهای مختلف و مسائل سازمانی مختلف شکل میگیرد. دانشهایی که در ذهن خبرگان کلینیک و در داخل گزارشهای پروژهها قرار دارد. این دانش باید شناسایی و مدیریت شود و در اختیار سایر سازمانها قرار گیرد. کلینیک صنعت میتواند در این فضا به مانند عمل گردهافشانی زنبور عسل در بین گلهای باغ عمل کند.
برای افزایش کار دانشی و رسیدن به اشتراک بین سازمانی دانش، لازم است که سیستم مدیریت دانش در کلینیک مستقر شود تا سرمایههای فکری و محصولات علمی تولید شده به صورت نظاممند مدیریت شود.
از آنجا که مدیریت دانش، در هر یک از سازمانها منجر به توسعه یادگیری، نوآوری، رضایت شغلی، بهبود کارایی، رضایت مشتری، رقابت پذیری و انعطاف، میشود، اشتراک بین سازمانی دانش نیز میتواند بهبود عملکرد صنعت و پیشرفت اقتصادی را نیز به دنبال داشته باشد. مدیریت دانش بین سازمانی با ایجاد روحیه تسهیم دانش در بین صنایع، باعث افزایش انسجام و یکپارچگی آنها می-شود. راهاندازی سیستم مدیریت دانش، انعطاف اقتصاد ملی را در پاسخ به محیطی، افزایش میدهد.
نظام مدیریت دانش در کلینیک صنعت دانشگاهی همچنین قادر است با برقراری ارتباط مناسب بین دانشگاهها و مابین دانشگاه و صنعت به ایجاد ارزش افزوده منتهی شود . در این قالب میتوان به اجرای پروژههای تحقیقاتی بزرگ، پژوهشهای بینسازمانی و طرحهای میانسازمانی اقدام کرد و کاربرد نتایج حاصل را فزونی بخشید. از سوی دیگر ایجاد هماهنگی بیشتر بین صنایع و برقراری تبادلات علمی و فنی از جمله تبادل کارشناس از نتایج اقدامات مذکور است که میتواند در بخش پیشرفت صنایع و رفع مسائل آنها مفید باشد.
ایجاد گروههای تعاملی و حلقههای دانش، از طریق ارتباط علایق مشابه، زمینه خلق دانش جدید را در بین سازمانها فراهم می-آورد. ایجاد بانکهای اطلاعاتی از منابع دانش انسانی، میتواند سطح آگاهی افراد را در مورد اینکه "چه کسی" "چه چیزی" می-داند افزایش دهد و با اشاره به دانش، مهارتها و توانمندیهای افراد مختلف در سازمانهای مختلف، در این بانک راهنماییهای ارزنده در اختیار جویندگان دانش قرار دهد.
برپایی سمینارهایی با دعوت از اعضای کلینیک از دیگر برنامههای مدیریت دانش است که فرصت مناسبی را در اشاعه دانش و تعالی فرهنگ اشتراک دانش بین سازمانی ایجاد میکند.
ثبت بهترین تجربیات و درسهای آموخته شده در عمل و در جریان حل مسائل، میتواند سازمانهای دیگر را در آشنایی با الگوهای موفق در زمینه کاریشان مساعدت نموده و بستر ایجاد یک صنعت و اقتصاد یادگیرنده و مولد دانش را فراهم میکند. این اقدام میتواند از بسیاری از دوبارهکاریها در مسیر تحقیق و توسعه و خطاهای کاری پیشگیری نموده دانش تجربی را بهراحتی در اختیار سایرین قرار دهد و باعث رشد دانش صنعت و اقتصاد کشور شود.
امروزه ایجاد تسهیلاتی مانند پست الکترونیکی، بلاگ، گروههای مباحثه و فهرستهای پستی به انتقال و تسهیم مؤثر دانش کمک شایانی نموده است. برای مثال تشویق سازمانها به ثبت تجربیات و ایدههایشان حتی به صورت گمنام (حذف موانعی چون ترس و خجالت) که با استفاده از تکنولوژی بلاگ تحقق یافته است در بسیاری از موارد میتواند به ظهور اندیشههای نو و ایدههای بدیع بیانجامد.
معماری سیستم مدیریت دانش بین سازمانی
در این قسمت معماری نظام مدیریت دانش بین سازمانی در شکل (2)، پیشنهاد میشود. این سیستم، در قالب یک نرمافزار تحت وب میباشد تا اعضای کلینیک بتوانند در هر کجا به آن دسترسی داشته باشند. زیرسیستمهای این سیستم عبارتند از: زیرسیستم ورود دانش، زیرسیستم ارزیابی دانش، زیرسیستم بستهبندی دانش، زیرسیستم نقشه دانش، زیرسیستم چرخه سوال، زیرسیستم ارتباطدهی، زیرسیستم ارزیاب وضعیت دانشی، زیرسیستم گزارش.
