بخشی از مقاله
گزارش طراحي نظام هاي مالي شركت خاك صحرا (سهامي خاص)
بخش اول
مديريت و وظايف آن
مقدمه:
- مديريت دانش و چگونگي اداره و هدايت يك سازمان براي رسيدن به اهداف آن است. بنابراين، هدف مديريت دستيابي به نتايج مطلوب در جهت تحقق بخشيدن به هدف هاي سازمان است.
- براي دست يابي به اين هدف، مديريت ميبايست وظايف كلي زير را انجام دهد:
o برنامه ريزي
o سازمان دهي
o تصميم گيري
o ايجاد هماهنگي
o كنترل
انجام وظايف بالا را تنها مسئوليتي كه با سمت “ مدير “ در سازمان فعاليت ميكنند، بر عهده ندارند. در واقع اين وظايف در سطوح مختلف سازمان به درجات وجود دارد و تقسيم مي گردد.
نظام
نظام يا سيستم، مجموعه به هم پيوسته اي از اجزايي است كه براي دستيابي به هدف يا هدف هاي مشترك و از پيش تعيين شده اي، با يكديگر در ارتباط متقابل قرار دارند. اين ارتباط به گونه اي است كه كاركرد هر جزء بر كاركرد ديگر اجزا نظام تأثير
گذاشته و در عين حال از آنها تأثير مي پذيرد.
بنابر اين هر گونه انحرافي كه در چگونگي كاركرد جزئي از يك نظام پيش آيد، باعث ميگردد كه كل آن نظام در رسيدن به هدف پيش بيني شده، با دشواري روبرو شود.
هدف هاي هر نظام مالي
هر نظام مالي، به عنوان يك نظام اطلاعاتي، مجموعه اي است متشكل از نظام هاي فرعي ديگر كه به منظور تحقق هدف هاي معيني، با يكديگر متقابلاّ در ارتباط هستند و بدنه نطام مالي را تشكيل ميدهند.
مهمترين اين هدف ها عبارتند از:
o برنامه ريزي عمليات مالي
o اعمال كنترل هاي لازم
o برقراري نظام گزارش دهي در مورد عمليات مالي
o تسهيل آموزش كاركنان مالي ساز مان و ارتقا سطح دانش حرفه اي آن ها
هدف ها و ويژگي هاي نظام هاي مالي طراحي شده
هدف هاي نظلم هاي مالي طراحي شده به طور كلي همان هدفهاي نظام مالي ياد شده در بند “3“ اين نوشته مي باشد كه به منظور دستيابي به آن ويژگي هاي زير در
تهيه و طراحي نظام هاي مالي ملحوظ نظر بوده است:
o انطباق با وضعيت عيني و شرايط ويژه ژ مشخص شركت، براي اين منظور كوشش شده تا با شناخت دقيق واقعيت هاي موجود و محدوديت هاي آن، نظام هاي مالي به گونه اي تهيه شوندكه پاسخگوي نياز هاي شركت و رافع
نارسايي هاي آن باشد.
o قابليت انعطاف در برابر تغييرات احتمالي، در صورتي كه اعمال تعديلات و يا تغييرات جزيي در جايي از نظام ها ضرورت يابد، ساخت كلي آن انسجام خود را حفظ خواهد نمود.
o جامعيت از اين نظر كه كليه فعاليت هاي مالي شركت را در بر ميگيرد. لازم به ياد آوري است كه نظام هاي مالي در كليات خود وظيفه جمع آوري و انعكاس كل عمليات مالي شركت را بر عهده دارند. بنابر اين نظام هاي مالي مي بايست در بر گيرنده همه نظام هاي فرعي اي كه به نوعي با عمليات مالي شركت مرتبط، و بخشي از آمار و اطلاعات مالي هر شركت در انها ايجاد و منعكس ميگردد، باشند.
o سهولت فهم و سادگي اجرا، در تهيه و تدوين نظام هاي مالي توجه لازم نسبت به موارد زير شده است:
اولا فهميدن سيستم براي كاركنان آسان باشد، ثانيا اجراي سيستم به سادگي ميسر گردد. به اين سبب، از پيچيدگي هاي غير ضروري در طرح مصرا پرهيز شده است.
مراحل انجام كار
- تهيه و طراحي نظام هاي مالي هر سازماني مستلزم گذر از مراحل مختلفي است كه در زير براي آشنايي با اساسي ترين آنها به اختصار اين مراحل توضيح داده ميشود:
1( اولين مرحله از فعاليت هاي شناخت، بررسي اوليه است. در اين مرحله شناخت كلي وضعيت شركت مورد نظر ميباشد. در بررسي اوليه، اطلاعاتي در خصوص نوع شركت و فعاليت هاي آن، ميزان گستردگي فعاليت ها و حجم عمليات لازم. چگونگي نيروي انساني، مشكلات و نارسايي هاي موجود و هدف هاي مديريت گرد آوري ميشود.
2( شناخت :
- تهيه و طراحي نظام هاي مالي بدون شناخت كامل و دقيق وضعيت شركت مقدور نيست. شناخت خود از دو مرحله جداگانه تشكيل مي شود:
الف) شناخت اوليه: بررسي كلي فعاليت ها و عمليات شركت را منظور نظر دارد،
ب) شناخت تفصيلي: كه طي آن مشاور جزئيات تمامي فعاليت ها، روش هاي انجام كار، نحوه تقسيم وظايف و مسئوليت ها، چگونگي تخصيص نيروي انساني و
نحوه ارتباط فعاليت ها با يكديگر را مورد بررسي دقيق و مطالعه قرار مي دهد.
- پس از تكميل شناخت هر يك از موضوعات، نتايج بدست آمده با مسئولين مربوط در شركت در ميان گذاشته ميشود.تا بدين وسيله از درستي اطلاعات گرد آوري شده اطمينان حاصل گردد، افزون بر اين مشاوران مشكلاتي را كه طي انجام عمليات شناخت با آنها روبرو شده اند با مسئولين شركت مطرح ميكنند تا بدين ترتيب، از بروز مشكلات مشابه احتمالي در مراحل بعدي عمليات پيشگيري شود.
3( تهيه و طراحي نظام هاي مالي:
- پس از انجام عمليات شناخت، اطلاعات گرد آوري شده مورد تجزيه و تحليل قرار ميگيرند، مشاوران در ضمن تجزيه و تحليل اين اطلاعات، مشكلات و تنگناها، نارسايي ها و كمبود هاي نظام مالي موجود را مشخص نموده و درباره آن ها به بحث و تبادل نظر مي پر دازند.
- كار طراحي نظام هاي مالي پس از مطالعات و بررسي هاي ياد شده و دستيابي به ره يافت هاي علمي، صورت ميگيرد.
- مشاوران، مسئولين شركت و مديريت مالي شركت را در جريان طرح هاي پيشنهادي قرار داده و از نظريات آن ها در خصوص طرح هاي مزبور مطلع مي شوند. روشن است كه مشاوران
ضمن حفظ استقلال خود در تهيه و طراحي نظام ها، بايد به ميزان توان شركت براي پذيرش و جذب طرح هاي ارائه شده و نيز بهره گيري از نظريات مثبت مسئولين شركت توجه نمايند. به طور كلي در رودن كار طراحي نظام هاي مالي، مشاوران مي بايست همواره هدف ها و ويژگي هاي آن را مد نظر داشته باشند.
- نظام هاي مالي پس از تهيه و طراحي و پس از مكتوب و نهايي شدن مجموعه اي را تشكيل مي دهند كه در اختيار شركت قرار مي گيرد.
4) اجراي نظام هاي مالي:
- پس از ارائه نظام هاي مالي به مسئولين شركت، حساس ترين مرحله كار يعني اجراي نظام ها آغاز مي شود. هدف نهايي از طراحي نظام ها، اجراي آن ها است.
انجام موفقيت آميز اين مرحله، مؤيد انطباق نظام هاي مالي ارائه شده با وضعيت عيني هر شركت و كارآيي آن در پهنه عمل خواهد بود.
- براي اجراي نظام ها، لازم است تمهيداتي در نظر گرفته شود. در واقع ابتدا ضروري است امكانات مورد نياز تهيه شود. همچنين نسبت به آماده سازي محيط اقدام گردد. براي نمونه موارد زير را ميتوان نام برد:
o ايجاد سازمان مناسب انجام كار
o تأمين و يا تكميل نيروي انساني
o تهيه و چاپ فرم ها، اعم از فرم ها و كارت ها
o پيشنهاد فراهم نمودن فضاي لازم براي كاركنان
- از ديگر اموري كه جزو تداركات اجرا محسوب مي شود، حصول اطمينان از
بخش نامه مديريت مبني بر تغيير نظام هاي مالي و لازم الاجرا بودن نظام هاي جديد است.
- پس از انجام تداركات بالا، بايستس مسئولين و كاركنان با طرح هاي مربوط به كار خود آشنا شده و از مزاياي آن ها و ماهيت تغييرات بوجود آمده آگاهي يابند.
- با توجه به ارائه روش هاي نوين در نظام هاي مالي در واقع، پياده كردن نظام هاي مالي جديد، در گرو آموزش كاركنان و ارتقاء سطح دانش فني آن ها است ( كه آموزش عمومي آن ها در
ابتداي طراحي نظام هاي مالي انجام شد ) توجه بيشتر به امر آموزش هنگامي ضرورت مي يابد كه شركت در استخدام پرسنل مجرب لازم دچار محدوديت باشد.
روش هاي اجراي نظام هاي مالي
- اجراي نظام هاي مالي به يكي از روش هاي زير ممكن است:
1/ روش مرحله اي:
- در اين روش، عمليات اجرا به چند مرحله يا فاز تقسيم ميگردد، كه عمليات هر مرحله بر اساس برنامه زمان بندي خاص به اجرا در مي آيد. در صورتي كه دامنه عمليات گسترده و نظام هاي مالي جديد پيچيده باشند اين روش براي اجرا به كار گرفه مي شود.
2/ روش موازي ( همزمان ) :
- در اين روش، با توجه به عدم اطمينان نسبت به كفايت تخصص كاركنان و نيز به منظور حصول اطمينان از قابليت اجراي سيستم در حين پياده كردن آن،
نظام هاي قديم و جديد به طور همزمان مورد استفاده قرار مي گيرند. بدين ترتيب، جايگزيني نظام جديد به جاي نظام قديم به تدريج و پس از آشنايي كاركنان مربوط با آن صورت مي پذيرد.
3/ روش جايگزيني كلي نظام جديد:
در صورتي كه دامنه عمليات گسترده نبوده و نظام هاي مالي جديد بالانسبه به سادگي قابل اجرا باشد و نيز سطح تخصص كاركنان شركت تعويض كلي و يك جاي سيستم را ممكن سازد، ار اين روش استفاده مي گردد.
در انتخاب روش اجراي نظام هاي مالي، مديران بايستي با اتكا بر شناخت كامل خود از وضعيت شركت (كه بيانگر عواملي از قبيل فوريت اجرا، سطح تخصص كاركنان، خواست مديريت و نيز گسترش دامنه عمليات است ) و نيز پيچيدگي نظام هاي مالي جديد، تصميم گيري نمايند.
با توجه به مطالب پيش گفته، روش جايگزيني براي پياده كردن نظام هاي مالي طراحي شده دز شركت خاك صحرا، مناسب تشخيص داده شده ( بخش حساب ها و صـدور اسناد روزنامه، با توجه به مجمـوعه عوامل ياد شده به صـورت مـوازي اجـرا
گردد).
پس از انجام مراحل مختلف اجرا، نظام هاي مالي جديد تا حدود زيادي مستقر مي گردد. ولي معمولا حصول اطمينان از اجراي كامل نظام ها، مستلزم كنترل هاي بعدي طي يك دوره نظارت و مراقبت مي باشد.
بخش دوم
طرح حسابداري مالي
اصول، مفاهيم و مفروضات اساسي حسابداري
سيستم حسابداري بر اساس اصول و مفاهيمي استوار است. مفروضات، مفاهيم و اصولي كه مورد پذيرش جوامع حرفه اي حسابداري مي باشد عبارتند از:
1/ 1 - تفكيك شخصيت حقيقي از حقوقي، در نظر گرفتن واحد تجاري به عنوان شخصيت
ي مستقل از صاحب يا صاحبان آن
2/1 - تداوم فعاليت، فرض تداوم فعاليت يكي از مفروضات اساسي و بنيادي حسابداري است كه مبناي بسياري از تصميم گيري ها در حسابداري قرار ميگيرد از انجمله طبقه بندي دارايي ها و بدهي ها به جاري و يا بلند مدت است.
3/1 - پول به عنوان واحد سنجش ، عليرغم نوسان ارزش پول ، پول كارآمد ترين وسيله براي اندازه گيري و انتقال اطلاعات مالي است .
4/1 - اصل اولويت قانون ، هر جا اصول ، مفاهيم ومفروضات ورويه هاي حسابداري با قوانين مملكتي در تناقض باشد ، بديهي است كه رعايت قانون در اولويت قرار مي گيرد.
5/1 - دوره مالي ، فرض دوره مالي بر ضرورت ارائه صورت هاي مالي ادواري تأكيد دارد علاوه بر اين ، فرض دوره مالي استفاده از روش تعهدي را به جاي روش نقدي ، در گزارشگري مالي وحسابداري ضروري ميسازد فرض تعهدي حاكي از اين است كه بايد درآمدها به محض تحقق وهزينه ها به محض ايجاد و بدون توجه به
در يافت يا پرداخت وجه نقد مربوط شناسايي شود . بنابر اين ، فرض تعهدي بر تطابق
دقيق هزينه ها با در آمدهاي شناسايي شده تأكيد دارد .
6/1- بهاي تمام شده ، اصول فعلي حسابداري و گزارشگري مالي ، استفاده از بهاي تمام شده تاريخي را به عنوان شاخص اندازه گيري براي مقاصد كلي گزارشگري ضروري شناخته است .
7/1- تحقق درآمد ، برطبق اين اصل وقوع مبادله با انجام داد و ستد براي شناخت درآمد ضروري است و به همين ترتيب درآمد حاصله از ارائه خدمات مربوطه انجام شده و به توان مبالغ آن را به حساب مشتري منظور نمود .
اصل تحقق در آمد ، استفاده از فرض دوره تعهدي در حسابداري را ضروري ميسازد به همين دليل فروش كالا يا ارائه خدمات بطور نسيه به عنوان در آمد در دورهاي شناسايي مي شود كه فروش انجام شده يا خدمات ارائه گرديده است ونه دورهاي كه وجه آنها دريافت شده است و يا دريافت خواهد شد . يادداشت ( 1 )
8/1- تطابق هزينه ها با درآمد ، اين اصل بر فرايند اندازه گيري سود تمركز دارد . پس از اندازه گيري درآمد دوره ، هزينه هاي انجام شده به منظور تحصيل در آمد نيز بايد براي همان دوره تعيين و با درآمد مربوط مقابله شود تاسود خالص دوره مشخص گردد . يادداشت (2 )
9/1- ثبات رويه ، اگر چه در حسابداري بايد از بهترين روشهاي موجود براي انجام محاسبات ، ثبت ، طبقه بندي ، تلخيص و گزارشدهي استفاده كرد ولي ضمناَبه منظور امكان مقايسه بين اقلام سالهاي مختلف و جلوگيري از سوء تفاهمات احتمالي رعايت ثبات رميه از اصول پذيرفته شده حسابداري است .
10/1- اهميت ، اهميت را مي توان به عنوان يكي از مفاهيم واقع بيني در حسابداري دانست كه مي تواند راه حل هاي صحيح تئوريك را در مواردي كه
سود مندي اطلاعات مالي بهتر تامين مي شود تعديل كند . يعني در مورد مبالغ و اقلامي كه بنا بر وضعيت ، محيط و عملكرد واحد تجاري غير عمده و نا چيز محسوب مي شوند مي توان به جاي بكار گيري صحيح ترين روش هاي تئوريك ، روش هايي را بكار گرفت كه مقرون به صرفه ، عملي و مناسب تر باشد .
11/1-محافظه كاري ، محافظه كاري يا احتياط نيز يكي از مفاهيم واقع بيني در حسابداري و يك
ي از محدوديت هاي حاكم بر حسابداري و گزارشگري مالي است . هر گاه در مورد يك رويداد يا وضعيت معين ، اعمال روش ها وتكنيك هاي متفاوت اندازهگيري منطبق با اصول پذيرفته شده حسابداري ممكن باشد محافظه كاري ايجاب مي نمايد كه روش يا تكنيكي انتخاب واعمال شود كه داراي حد اقل اثر مساعد
( فزاينده ) بر سود خالص وجمع دارايي ها بايد به مبلغي ثبت شود كه از همه كمتر است .
