تحقیق در مورد سیستم های نوین انبارداری

بخشی از مقاله

سيستم هاي نوين انبارداري

تعريف انبار و انبارداري :
انبار به هر حمل و فضايي كه بتوان در آن انواع مواد اوليه قابل مصرف در ساخت، انواع محصولات و يا محصولات ساخته شده و قابل فروش و يا كالاين نيم ساخته و انواع قطعات و لوازم يدكي و تجهيزات و ماشين آلات، ملزومات، ابزارآلات و هرگونه كالاي مستعمل و غيرقابل استفاده و اسقاطي را در آن بطور منظم و سيستماتيك براي مدت معين و يا نامعلوم نگهداري نمود، اطلاق مي شود.

انبارداري :
عبارتست از دريافت جنس يا كالا از خارج (از قسمتهاي مختلف شركت يا ديگران) و نگهداري آنها طبق نظم و اصولي كه مُتضمن سهولت در تحويل دادن (صدور) و تحويل گرفتن (ورود) با صرف حداقل وقت و نيروي مورد نياز باشد و رساندن اجناس و كالاي مورد لزوم قسمت ها يا خريداران به آنها در حداقل و حداسرع وقت ممكن.

رفتار انبار و وظايف آن :
انبار بنا به نياز همة قسمت ها، عموماً با تمام قسمت ها و كاركنان آن مدام در تماس و رابطه است. اين رابطه و تماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس يا كالا و چه در مورد نگهداري حساب ها و مبادله اسناد و مدارك آنها، بايد بر ضوابط معتدل و مجاز و رسمي و اداري مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه. يعني آنچه در آن حكمنفرما خواهد بود اصول و سيستم اداري است نه رفتارهاي دوستانه يا خصمانه كه سبب كندي كار و ايجاد اشتباه و اختلاط مي شود. در هر حال سيستم اداري بر مبناي دو نوع دستورالعمل كلي بايد طي يادداشت كتبي به قسمت هاي ذي نفع ابلاغ و از آنها اجراي آن و مسئوليت در مقابل آن خواسته شود. مثل اجراي كاري با امضاي يكي از سرپرستان يا خريد يا امضاي شخص معين كه طي دستورالعمل كلي به انبار، // تحويل گيري و غيره ابلاغ خواهد شد.

در دستورالعمل روزمره كه همان تصويب و امضاء كردن فرم ها مي باشد بايد ورود و صدور و نگهداري كالا يا اجناس از انبار طبق فرمهايي باشد كه براي اين كار تهيه و چاپ شده و در اختيار مسئولان قرار گرفته است.

بدين ترتيب هم كليه اسناد و مدارك مورد نياز قسمتها به خصوص انبار وامور مالي فراهم مي گردد و هم مناسبات قسمتها و مسؤلان و كاركنان آنها بر پايه ي حُسن تفاهم برقرار مي گردد و علاوه بر آن مسئوليت افراد به خوبي تفكيكي و معلوم مي شود و در صورت لزوم فرد مسئول مشخص و بازخواست مي گردد.
انبارها بايد از لحاظ وضع طبيعي هوا، درجه حرارت و برودت، وضع رفت و آمد در آنها براساس نوع و طبيعت اجناس و كالاهايي كه در آنها قرار داده مي شود و

ساخته شده و رعايت نكات مربوط به هوا و درجه حرارت و سردي، گردوغبار، نوروروشنايي، نظافت و بهداشت، سروصدا و ساير مسائل ايمني مربوط به محيط و فضاي انبار شده باشد و از نظر رفت و آمد چه در مورد فضاي لازم به آنهايي كه بايد براي كارهاي انبارداري در آن رفت و آمد كنند و چه براي وسائل حمل و نقل از قبيل لينتراك يا چرخهاي دستي و چه براي حجم قطعات و اجناس و كالاها و چه از لحاظ كنترل ورود و خروج و رفت و آمد اشخاص متفرقه و غيركاركنان انبارها بايد راه و فاصله كافي در نظر گرفته شود.

وضع انبارها و از لحاظ حفاظتي :
انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت، آتش سوزي، پراكنده شدن موجوديها در اثر در دسترس بودن، اقلام فاسد شدني و يا توجه به علائم ايمني بسته هاي كالا بايد اداري وضعي باشد كه از اين نظر بتوان به خوبي مورد توجه و حراست قرار گيرد. بنابراين از لحاظ حفاظتي :

الف) انبارها بايد داراي درب هاي مستقل و پنجره هاي ايمن و قابل بستن و باز شدن فقط از سمت درون و ديوراهاي غيرقابل عبور باشد.
ب) انبارها بايد از لحاظ بيمه سرقت، آتش سوزي و ساير آسيب پوشش بيمه اي داشته باشند.

ج) انبارها بايد از لحاظ ايمني داراي وسايل كافي، شامل نصب وسائل اعلام خطر وسائل اطفاي حريق مانند سطل آتش نشاني حاوي شن و انواع خاموش كننده هاي دستي باشد.
د) در انبارهايي كه احتمال تراكم هواي نامناسب وجود دارد گذاشتن وسائل الكتريكي محرك هوا مانند هواكش يا بادبزن لازم است تا وضع هواي داخل انبار را مساعد نمايد.

هـ) ورود و خروج اشخاص متفرقه بايد طبق ضوابط معين و با اجازه مسئولين مشخص باشد آن هم فقط در مواردي كه نياز به اين كار احساس شود.
نكات ايمني دربارة انبار و انبارداري :
الف) چيدن اجناس و كالاها : تمام كالا و اجناس در انبار بايد طوري روي هم چيده شوند كه در اثر ارتفاع زياد سقوط نكرده و ضرر و زيان و خسارات مالي و جاني در بر نداشته باشد.
ب) نگهداري اجناس و كالا : كالا و اجناس موجود در انبار بايد طوري نگهداري گردند كه در اثر فشار و يا فشردگي و يا بر اثر تغيير در خواص فيزيكي، شيميايي و فعل و انفعالات ديگر باعث خسارات مالي و جاني نگردد.

ج) استفاده از وسائل و ابزار كار مناسب : براي چيدن و يا جابجايي كالا و اجناس بايد از وسائل مورد نياز در چيدن يا جابجايي كالا و اجناس استفاده نمود. استفاده از ليفتراك با شاخكها عمدتاً بايد با وجود پالت در زير كالا استفاده شود و يا ليفتراك با وسيله بغل گير عموماً براي استفاده از بسته هايي استفاده شود كه بر اثر فشار بغل گير ليفتراك آسيب نبيند و يا استفاده از نردبان زماني صورت گيرد كه اولاً اجناس و كالا در ارتفاع بالا و از وزن كمتر برخوردار باشند و ثانياً نوع نردبان مورد استفاده با توجه به شرايط طبقه بندي كالا در انبار استفاده گردد.

د) باز كردن بسته بندي كالا و اجناس : در زمان باز كردن كالا و اجناس بايد با استفاده از ابزار مورد نياز از قبيل چكش، قلاب، آهن بُر و غيره استفاده نمود كه هر يك از ابزارآلات فوق الذكر با توجه به خاصيت اجناس نوع بسته بندي مورد استفاده قرار مي گيرد.

هـ ) جابجايي اجناس و كال : جابجايي اجناس در سطح انبار مي بايست با وسائل مناسب موجود در انبار و با استفاده از نيروي كار ماهر صورت گيرد. در جابجايي اجناس بايد از صدمه رساندن به كالا خودداري نموده در جابجايي و بارگيري و تخليه كپسولهاي اكسيژن هوا و … بايد با دقت كامل انجام شود.
امروزه اهميتي كه مديران صنايع كشور ژاپن به نگهداري حداقل مواد و كالا در انبار براي مصرف و توليد و توزيع و فروش كالا در انبار مي دهند بدان حد رسيده

است كه حاضر نيستند مقاديري بيش از حد مورد نياز براي توليد در يك دورة كوتاه مدت را در انبار نگهداري نمايند و با برنامه ريزي هاي بسيار دقيق و با حساسيت زياد و با استفاده از تكنيك هاي محاسباتي مقادير موجودي ها در انبار را براي سفارش هاي متعدد در كوتاه ترين زمان ممكن تحت كنترل
درمي آوردند.

استفاده از روش موجودي صفر يا توليد به موقع (JIT) Just in tiue براي نگهداري و مصرف مواد و كالا، امروزه يكي از تكنيكهاي پيشرفته انبارداري در ارتباط با مديريت به شمار مي رود. زيرا حداقل سرمايه ممكن را در انبار نگه مي دارد. روش موجودي صفر توسط ژاپني ها در دهة 1950 ابداع شده و امروزه در همه جا به كار مي رود.
طبقه بندي انبارها و نام گذاري آن :
1ـ انبار از نوع مصرف مصالح به كار رفته :
الف) انبارهاي آجري ب) انبارهاي فلزي
ج) انبارهاي چوبي د) انبارهاي متفرقه

الف) انبارهاي آجري : عمدتاً در اين گونه انبارها از مصالح ساختماني آجر و چوب استفاده مي گردد و به همين دليل به آن «انبار آجري» گفته مي شود معمولاً در مناطقي كه داراي آب و هواي گرم است، ساخته مي شود.

ب) انبارهاي فلزي : در ساخت اين گونه انبارها عمدتاً از انواع حلب و ورق هاي آهني و گالوانيزه در ابعاد و اندازه هاي مختلف استفاده مي گردد.
ج) انبارهاي چوبي : در اين گونه انبارها عمده مصالح به كار رفته چوب مي باشد كه به همين نام خوانده مي شود. عموماً اين گونه انبارها در ابعاد بزرگ ساخته نمي شود و در نواحي جنگلي و رطوبتي مورد استفاده قرار مي گيرد.

د) انبارهاي متفرقه : اين گونه انبارها به صورت چادري و يا در داخل كوه به صورت زاغه و يا در عمق زمين مانند سردابه و غيره مورد استفاده قرار مي گيرد.
2ـ انبار از نظر ساختماني : اين گونه انبارها از نظر ساختماني و مهندسي سازي آن تقسيم بندي و نام گذاري مي شود.
الف) انبار كاملاً محصور يا پوشيده : در اين گونه انبارها چهار طرف انبار ديواركشي شده و محصور است و داراي سقفي متناسب با فونداسيون و نحوه ساخت بناي انبار دارد.

ب) انبار سرپوشيده : اينگونه انبارها فاقد ديوار در چهار طرف آن مي باشد و فقط سقفي متناسب با وضعيت انبار دارد كه بوسيله پايه هاي متناسب با سقف برقرار شده است. انبارهايي كه به صورت سوله فلزي ساخته مي شود بدون اينكه چهار طرف آن ديواركشي و محصور شود از جمله انبارهاي سرپوشيده محسوب مي گردد.

ج) انبار در محوطه ي باز : اينگونه انبار فاقد هرگونه ديوار و ستون و سقف مي باشد و در محوطه باز كالا به صورت هاي مختلف مواد و كالا نگهداري مي شود.
3ـ انبار برحسب نوع و مشخصات و نام كالا : اين انبارها برحسب نام كالا يا نوع مشخصات كالا و موجودي هاي جنسي طبقه بندي و نام گذاري مي شود كه به چندين نمونه از اين نوع طبقه بندي اشاره مي كنيم :

الف) انبار مواد اوليه : در اين انبارها مي توان يك و يا چند نوع مواد اوليه را ذخيره و انبار نمود كه به طور كلي به انبار مواد اوليه ناميده مي شود.
ب) انبار كالاي نيم ساخته : اين نوع انبار مخصوص انبار نمودن كالاي نيم ساخته يا در جريان توليد يا ساخت مي باشد.
ج) انبار كالاي ساخته شده يا محصول : در اين نوع انبار هرگونه كالاي ساخته شده و يا محصول آماده براي فروش ذخيره مي شود.
د) انبار لوازم يدكي : در اين انبار انواع لوازم و قطعات يدكي تجهيزات و ماشين آلات يك واحد توليدي نگهداري مي شود.
4ـ انبار برحسب خاصيت كالا : انبار را مي توان برحسب خاصيتي كه دارند طبقه بندي و نام گذاري نمود كه چند نمونه از آنها عبارتند از:
الف) انبار كالاي فاسد شدني ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق

ج) انبار مواد شيميايي و سموم د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندي خاص)
الف) انبار كالاي فاسد شدني : انبارهايي كه براي نگهداري اين قبيل مواد به كار مي روند كه مي بايست از تجهيزات حرارتي (برودت ـ گرما) برخوردار باشند. در اين گونه انبارها مواد و كالاهائي نگهداري مي شوند كه مي بايد در درجه حرارت ويژه اي انبار شوند. نگهداري انواع ميوه ها، داروها و هرگونه مواد غذايي و ساير مواد و كالائي كه نگهداري آنها در درجه حرارت ويژه اي مقدور است. از جمله كالاهاي فاسد شدني تلقي مي شوند. بنابراين براي نگهداري مواد غذايي و ميوه سردخانه هاي ويژه اي كه بتوان دماي داخلي آن را در درجه هاي زير صفر و يا هر درجه مورد نياز تغيير و نگهداري نمود. انواع گوشت، كره، پنير، سبزي ها و تخم مرغ و غيره از جمله مواد غذايي به شمار مي روند كه مي بايست هر يك از آنها را در درجه حرارتي خاصي در سردخانه نگهداري كرد. بنابراين سردخانه به عنوان يك نوع انبار تلقي مي شود.

ب) انبار مواد آتش زا و قابل احتراق : اين انبارها مخصوص مواد و كالائي مي باشد كه مي بايست از نظر حفاظت و امنيت خاصي با مقررات ويژه اي برخوردار باشد. زيرا هرگونه مواد آتش زا و قابل احتراق و انفجار در آن نگهداري مي گردد از جمله بشكه هاي نفت، بنزين و كپسول هاي گاز و هرگونه مواد قابل اشتغال از آن جمله است.

ج) انبار مواد شيميايي و سموم : در اين انبارها به دليل ذخيره مواد شيميايي و سموم كه تماس با اعضاي بدن انسان و با مواد غذايي و همچنين احتمالاً محصولات توليد شده باعث آسيب رساندن به آنها مي گردد. بايد كليه شرايط ايمني و حفاظتي خاص براي نگهداري آنها در نظر گرفته شود و در يك محل خاص نگهداري گردد.

د) انبار مواد فله (باز و بدون بسته بندي خاص) : نگهداري موادي كه از يك نوع هستند و بدون بسته بندي خاص در يك جا نگهداري مي شوند از جمله گندم، جو، آرد، سيمان و يا انواع دانه هاي روغني از قبيل دانه آفتابگردان، سويا و يا تخم پنبه نياز به مكان هايي دارد كه مي بايست از درجه حرارت بخصوص در شرايط ويژه اي براي مدت ها ذخيره شوند. نگهداري اين گونه مواد غله يا باز كه بر روي هم ريخته مي شوند در محل هايي كه به آن سيلو گفته مي شود امكان پذير است. انواع سيلوهاي ايستاده و يا خوابيده را به صورت سيماني يا فلزي طراحي و بنا بر استفاده اي كه از آنها خواهد شد مشخص و ساخته مي شود.
5ـ انبار برحسب موقيت مكاني و عملياتي :

اين انبارها برحسب موقعيت مكاني و عملياتي آن طبقه بندي و نام گذاري مي شود و به دليل اهميت و فعاليتي كه اين گونه انبارها دارد برحسب آن نام گذاري مي شود كه چند نمونه از آنها عبارتند از:

الف) انبار كالاي متروكه ب) انبارهاي عمومي
ج) انبار گمرك و ترانزيت د) ساير انبارها
الف) انبار كالاي متروكه : اين انبارها مخصوص نگهداي كالاهاي متروكه مي باشد.
ب) انبارهاي عمومي : اين انبارها مخصوص نگهداري هرگونه كالا در هر اندازه و ابعادي براي هر مدت زمان مي باشد.
ج) انبار گمرك و ترانزيت : اين انبارها مخصوص مَبادي و خروجي مواد و كالا به هر كشور مي باشد كه عمدتاً در راه هاي ترانزيتي هوائي (مانند فرودگاهها) ، دريايي (مانند بنادر) و زميني (مَبادي ورودي كشور، مرزها وگمركات) مورد استفاده قرار مي گيرد.

د) ساير انبارها : اين انبارها برحسب موقعيت جغرافيايي و مكاني خاص خود طبقه بندي و نام گذاري مي شود. مانند انبار شرقي، انبار غربي، انبار شمالي، انبار جنوبي، انبار مركي و يا برحسب نام محل و شهر مربوطه مي تواند طبقه بندي شود. مثلاً انبار تهران، انبار تبريز و … اصطلاحاً به انبارهاي منطقه اي كه عمليات انباشتن كالا و ذخيره كردن در آن صورت مي گيرد.

سازمان انبارها :
سازمان انبار از قسمت هاي مختلف به سرپرستي و ادراه افرادي كه بايد داراي مشخصات معين و وظايف مشخص باشد، تشكيل يافته است كه امور مربوط به دريافت و نگهداري و صدور موجودي ها را به عهده دارند. اداره امور انبارها به برنامه ريزي صحيح و منظم و استقلال و برقراري سيستم اداري و انبارداري نياز و بستگي دارد. سازماندهي انبار در شركتها و سازمانهاي مختلف به صورتهاي متفاوت صورت مي گيرد. به طوريكه گاهي انبارها زيرنظر مدير كارخانه و بعضاً تحت نظر مدير امور مالي و گاهي هم مستقيماً تحت نظر مدير عامل و يا مدير بازرگاني قرار مي گيرد.

در بعضي از شركتها، سازماندهي انبارها بطور تخصصي زيرنظر هر يك از مديران ذيربط قرار مي گيرد. به طوريكه انبار لوازم يدكي و قطعات و تجهيزات و انبار كالاي نيم ساخته زيرنظر مدير كارخانه، انبار محصول زيرنظر مدير بازرگاني يا مالي و انبار مواد اوليه تحت نظر مدير امور مالي و يا هر تركيب ديگري كه هر سازمان بنا به مقتضيات و سيستم موجود در آن عمل نمايد در بخشهاي دولتي انبارها معمولاً تحت نظر تداركات با كارپردازي و يا مستقيماً زيرنظر مدير امور اداري انجام وظيفه مي كند. ساختار سازماني انبارها مشخص كننده تعداد انبار و مشاغل موجود در هر دوره سازماني مي باشد كه منظور از آن رده سازماني، تقسيم بندي مسئوليتهاي مختلف در كليه سطوح انبارها براساس عامل سلسله مراتب و سطوح گزارش دهي مي باشد.

مديريت كارخانه
مديريت توليد مديريت فني مديريت انبارها مديريت خدمات و تعميرات
انبار مواد اوليه انبار محصولات انبار لوازم يدكي
ساختار سازماني، زماني كه انبارها زيرنظر مدير (رئيس) انبارها اداره مي شود و مدير انبارها مستقيماً زيرنظر مدير امور مالي انجام وظيفه نمايد.
مدير امور مالي

حسابداري مالي انبارها حسابداري صنعتي
انبار مواد اوليه انبار لوازم يدكي انبار محصولات
سازمان انبار از قسمت هاي مختلف به سرپرستي و اداره اشخاصي با وظايف معين تشكيل مي شود. اين قسمت ها و افراد به دو دسته اصلي تقسيم مي گردند كه مسئوليت و وظائف هر يك از آنان با ديگري متفاوت مي باشد. اين دو دسته شامل :
الف) افرادي كه مستقيماً در كلية مراحل انبارداري شركت دارند.

ب) افرادي كه در بعضي از مراحل انبارداري سهيم هستند.
الف) افرادي كه در كليه مراحل انبارداري شركت دارند : اين افراد از مرحله درخواست خريد جنس يا كالا تا مرحله تحويل دادن آن از انبار به خارج دخالت مستقيم دارند و مسئوليت آنها در تمام اين مراحل به چشم مي خورد. عبارت است از:
1ـ مدير انبارها 2ـ انبار داران

3ـ كاردكس نويسان (كارمندان انبار) 4ـ ديگر كاركنان انبار
مدير انبارها :
بايد زيرنظر مستقيم مدير عامل يا با تصويب وي زيرنظر مديريت كارخانه يا مديريت مالي انجام وظيفه كند و كليه گزارشها و نظرات و پيشنهادهاي خود را به ايشان تسليم نمايد و همچنين از امور انبارداري و سيستم و روشهاي انبارداري آگاهي كامل داشته باشد و به اداره آنها و كاركنان انبار مسلط و موظف باشد تا بتواند مسائل و معضلات مربوط به مسئوليت خود را حل نمايد. قدرت اداره انبارداران و كاركنان انبار را داشته باشد و مسائل اداري و انساني آنها را بتواند بخوبي حل نمايد.

وظايف مدير انبارها :
1ـ ادراه امور انبار طبق اصول و سيستم انبارداري و اجرا مفاد آن در كليه موارد
2ـ سرپرستي كارمندان انبارها (انبارداري مسئولان كاردكس و كارگران انبار) از لحاظ اداري و آموزش سيستم صحيح انبارداري
3ـ بالا بردن كارآيي كاركنان انبار با آموزش هاي مدام خواه مبتني بر سيستم درون اصول انبارداري و خواه براساس اطلاع و تجربه خود و خواه بنا بر تغيير و تعويض احتمالي روش جاري در آينده

4ـ رفع مشكلات مربوط به امور انبارداري اعم از اداري و انساني و مشاوره با مديريت (مدير عامل، مدير كارخانه، مدير مالي) و ديگران در شركت و يا هر قسمت از شركت كه به گونه اي با انبار سروكار دارند و از آن مسئوليت يا كاري مي خواهند.
5ـ تهيه جا و مكان و رفع مشكل كمبود محل براي اجناس و كالاهاي جديد
6ـ تهيه گزارش وضع عمومي انبار و تسليم آن به مدير عامل يا مدير مافوق و فعاليتهاي ديگري كه در حيطه ي انجام وظيفه ي مدير انبارها مي باشد.
خصوصيات انبارداران :

1ـ انبارداران زيرنظر مستقيم مدير انبارها انجام نظيفه مي نمايند.
2ـ بايد داراي سابقه و آگاهي كافي از انبارداري و امور مربوط به آن باشد.
3ـ قدرت اداره كاركنان زيردست خود را داشته باشند.
وظايف انبارداران :

1ـ دريافت و بررسي مجدد كالاها يا اجناس از قسمت تحويل گيري و كنترل دوباره از لحاظ مقدار و اسم و مشخصات آنها با رسيد انبار صادر شده.
2ـ امضاي رسيد انبار صادر شده توسط مسئول امور تحويل گيري و توزيع نسخ آن.
3ـ نوشتن كُد كالاهايي كه قبلاً در انبار بوده و تعيين كد كالا يا جنس جديد در رسيد انبارها.
4ـ تفكيكي اجناس و ارسال هر نوع به محل و قفسه خود.

مسئولين ثبت كارتهاي انبار (كاردكس نويسان) :
خصوصيات و مشخصات : 1ـ زيرنظر مدير انبارها انجام وظيفه مي كند.
2ـ از نظر سواد فارسي بايد به قدر كافي مسلط باشند تا هرگونه نوشته فارسي را بتوانند درست بخوانند و بنويسند و با اعداد و حروف لاتين آشناباشند.
3ـ دقيق و امين و علاقمند بكار خود باشند.
4ـ از حسابداري و انبارداري اطلاع و معلوماتي داشته باشند. به حدي كه در ثبت وارده و صادره كارت ها و موجودگيري آنها دچار مشكل نگردند و سرعت عمل كافي داشته و بتوانند اشتباهات موجود در رسيدها و حواله انبارهايي كه به دستشان مي رسد برطرف سازند و به مسئول قسمت اشتباه كننده اطلاع دهند.