بخشی از مقاله
فصل اول : مقدمه
مقدمه:
به تدريج که سازمانها بزرگ و پيچيده و متنوع تر مي شوند مشکلات و مسائل مختلف و متفاوتي رابا خود به همراه مي آورند که در اين صورت لازمه اداره کردن آن ارتباط و همکاري وهماهنگي در بخشهاي مختلف سازمان با يکديگر مي باشد.
در اين خصوص يکي از مهمترين بخشها انبار مي باشد که به منوان يک حلقه اصلي در هر سازمان محسوب مي شود.
امروزه انبار و انبارداري ديگر از اهميت زادي برخوردار است و ديگر به انبار داري به چشم نگهداري و حفظ محصولات و کالااز زمان خريد يا توليد تا زمان تحويل و فروش و مصرف ديده نميشود بلکه انبارداري شامل انبار کردن و فعاليت مرتبط با آن از قبيل ترکيب ، جابجايي،تخليه و بارگيري و... مي باشد.
لازم به ذکر است که مديريت انبار بايد از تعداد ، نوع ، اندازه ،نحوه تحويل وگرفتن و دادن کالاها و تعداد موجودي انبار باخبر باشند.
تعريف موضوع :
انبار به هر محل وفضايي گفته مي شود که بتوان در آن انواع مواد اوليه قابل مصرف در ساخت محصولات ساخته شده وقابل فروش و يا کالاي نيم ساخته و انواع قطعات لوازم يدکي وتجهيزات و ماشين آلات ،ملزومات ،ابزار آلات وهرگونه کالاي مستعمل وغير قابل مصرف و اسقاطي را در آن به طور منظم وسيستماتيک وبراي مدت معين و يا نا معلوم نگهداري کرد.
انبارداري ،عبارت است از دريافت جنس يا کالااز خارج ونگهداري آنها طبق نظم و اصولي که متضمن سهولت در تحويل دادن يا صدور به بخش توليد و تحويل گرفتن با صرف حداقل زمان ونيروي مورد نياز باشد و رساندن اجناس وکالاها مورد نياز بخشهاي مخ
تلف يا خريداران به آنها در حد اقل و دراسرع وقت ممکن.
استفاده كنندگان از گزارش :
استفاده كنندگان از اين گزارش شامل تمامي شركتها و ادارات دولتي و خصوصي مي‌باشد.
هدف :
- راهكارهايي براي بهبود سيستم انبارداري
- بررسي موانع تسريع در حسابداري انبار
- ارائه راهكار جهت كاهش هزينه هاي انبارداري
فصل دوم : تعاريف
تعريف انبار:
بطور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني – صنعتي يا مواد اوليه يا فرآورده هاي مختلف در آن نگهداري مي‌شود يا مي‌توان گفت ، مل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات ، كالاي نيمه محصول ساخته شده ، مواد ولوازم مصرفي ،( كالاي در جريان ساخت ) ساخته قطعات يدكي ماشين‌آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي‌شود آن هم بر اساس سيستم صحيح طبقه‌بندي.
جايگاه انبار :
سازماندهي سازمانهاي مختلف بنا بر نيازهاي آنها متفاوت است :
1) ساختار ساختماني
2) ساختار سازماني
3) ساختار سازماني
اهداف و وظايف انبار:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه سازمانهاي دولتيوچه بخش خصوصي ،انبارداري عبارتست از كليه ،تأمين ونگهداري كالاهاي موردنياز سازمان است فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه‌ريزي و سازماندهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است وظايف انبار ها را مي‌توان به شرح زير بازگو نمود:
1ـ برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خوب
2ـ همكار ي و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده
3- نگهداري كالا در انبار بنحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعملهاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي وقفه و مرغوب و صرفه جوئي و كاهش هزينه‌هاي توليد موجب شده و بنيه مالي ( سازمان ) شركت را تقويت مي نمايد.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشند :
1ـ انبارهاي پوشيده : كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشند.
2ـ انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد : اين انبارها داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است . اين نوع انبارها كالا را فقط از باران و آفتاب حفظ مي نمايد.
3ـ انبارهاي باز يا محوطه : اين انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
انبارها را از نظر نوع موادي كه در آن نگهداري مي‌شود مي‌توان به چهار دسته كلي يا بيشتر تقسيم نمود مثل انبار قطعات يا انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا انبار ضايعات يا از تركيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي آيد ، انبارها از لحاظ كالاهايي كه در آنها نگهداري مي‌شود به انبار كالاهاي
معمولي ، قابل اشتعال ياانفجار ،فاسد شدني ،شيميايي و سموم و انبار مواد غله تقسيم مي‌شود و از لحاظ چگونگي وماهيت به انبارهاي گمركي و ترانزيتي ياانبارهاي توزيع محلي يا ناحيه اي يا انبارهاي كارخانه هاي صنعتي تقسيم مي‌شود و ممكن است دسته‌بندي ديگري را نيز از انبارها به عمل آورد كه در زمره ساير روشهامي‌توان آنها را بررسي نمود.
انواع موجوديهاي انبارها:
1ـ مواد اوليه : براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است.
2ـ كالاي نيمه ساخته : كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه‌هاي سربار ساخت مي باشد.
3ـ كالاي ساخته شده :كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.
4ـ اجناس خريداري شده جهت فروش : كه در موسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجوديبيشتر به چشم مي‌خورد.
5ـ مواد و لوازم مصرفي : كه در توليد غير مستقيم مؤثرند مثل گريس ،روغن ، ملزومات و غيره
6ـ قطعات يدكي ماشين‌آلات : كه جهت تعمير ماشين‌آلات و دستگاهها به كار مي‌روند.
7ـ ابزار آلات :كه ابزار كارگاه ها براي توليد محصول مي باشد.
8ـ اجناس اسقاطي : اجناسي كه مستهلك شده و غير قابل استفاده است و معمولاً به مزايده گذاشته يا تعمير مجدد مي‌گردد.
موجوديهاي مذكور بايد در انبارها با نظم و طبقه‌بندي و جاگزاري و كدگزاري مناسبي قرار گيرند.
سيستم انبارداري و مزيت‌هاي آن :
1ـ شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترسي راحت تر به كالاها بخصوص در موسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع .
2ـ تشكيل فايلهاي اطلاعاتي دقيق‌تر در بخشهاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم‌گيري هاي مديريت
3ـ دادن اطلاعات دقيق و صحيح به بخشهاي موسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها
4ـ ايجاد اطمينان خاطر در مدريت و مسئولين بخشها در صورت وجودسيستم منظم و تصميم‌گيري به جا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كافي
اگر سيستم مناسبي را نتوان تدارك ديد و به انبارها توجه كافي ننمود مشكلاتي گريبانگير ما مي‌شود كه عبارت است از :
1ـ كمبود فضا : چرا كه كالاهاي خوب چيده نشده ومحلي متناسب با مقدار و اندازه كالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است.
2ـ جابجايي اضافي ناشي از عدم وجودنظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف كنند
گان و صدمه ديدن كالاها
3ـ تلف شدن وقت پرسنل و تجهيزات و سردرگمي هاي حين كار وكاهش راندمان كاري مسئول انبار ، راننده تجهيزات ، كارگر توليد ، سركارگر ، مدير توليد و يا حتي مديران رده هاي بالاتر
4ـ وابستگي سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگرداني به علت نامرتب بودن انبارها
5ـ ضايع شدن مواد ومحصول به علت عدم توجه به مسائل ايمني ، نحوه استقرار كالا ، حمل و نقل آن و نيز مشخصات ويژه كالا حتي مي‌تواند موجب بروز خسارات مادي و جاني براي موسسه شود.
وظايف انبار دار :
1ـ تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان ، رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارك اوليه
2ـ صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي
3ـ مراقبت و نگهداري كالاها از سرقت ، صدمه ، ضايعات ،حادثه ناشي از طبقه‌بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار
4ـ پيش بيني ، برنامه‌ريزي و كنترل موادابار وانجام انبارگرداني متناسب با نوع شركت و كالاهاي آن و سياست موسسه
وظايف مدير انبارها :
1ـ توصيه و پيشنهاد روشهاي انبارداري صحيح و اصلاحي ديگر
2ـ اجراي سيستم و روش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان
3ـ نظارت كلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق روساي واحدهاي تبعه
4ـ تعيين انواع مختلف كالاهايي كه بايد در انبار نگهداري شود.
وظايف رئيس يا متصدي انبار:
1ـ حفظ و حراست كليه اجناسي كه در تحويل انبار مي باشد و مراقبت از آنها از فساد و مخاطرات احتمالي
2ـ اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هرموقع از زمان .
4ـ مراقبت در اينكه موجوديهاي انبار از حداقل و حداكثر مندرج در كارتهاي انبار كمتر نشده و يا تجاوز نكند.
انتظارات مديريت يك موسسه از سيستم كنترل انبارها :
1ـ وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد ،دريافت ، آزمايش ، انبار و حسابداري
2ـ تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد
3ـ به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات
انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه بنحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.
طراحي و برنامه‌ريزي تأمين كالا :
براي اينكه قسمت انبارهاي سازمان بتواند وظايف محوله را بنحو احسن به مرحله اجرا در آورد و از خريد كالاهاي زايد و بلا مصرف جلوگيري گردد و سازمان مواجه با كملود مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي مورد نياز نشود ،مديران و مسئولين كليه قسمتهاي سازمان با همكاري مسئولين قسمتهاي خريد و انبارها ، با برنامه‌ريزي صحيح و تحقيقات ومحاسبه همه جانبه نيازهاي واقعي سازمان را برآورده نموده و با ايجاد سيستم صحيح ، از خريدهاي بي رويه و اتلاف سرمايه و نيروي كار سازمان جلوگيري نمايد.
بطور كلي برنامه‌ريزي تأمين كالا ، متناسب با سيستم كارسازان ، موقعيت جغرافيايي ، امكانات مالي ، فضاي انبارها و امكانات نگهداري كالا و ارائه طرحي چون و چرا كه در كليه سازمانها قابل اجرا باشد ميسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود. اما اميد است با رعايت مراحل و نكات ذيل بتوان مسئولين امر را در اين امر مهم ياري نمود.
1ـ تعيين انواع كالاي مورد نياز سازمان : در هر سازماني بايد مشخص شود كه چه كالاهايي موردنياز است ؟
براي تهيه صورت كالاهاي مورد نياز سازمان بايد عمليات ومراحل ذيل را به مرحله اجرا در آورد:
الف) قسمتهاي مختلف :سازمان كالاي مورد نياز خود را با ذكر مشخصات دقيق به قسمت تداركات ارسال مي‌دارند.
ب) قسمت تداركات ليستهاي ارسالي از قسمتهاي مختلف را دقيقاً بررسي نموده وكالاهاي مشترك المصرف و يا ملزومات عموميرا بصورت فهرستي تنظيم و ثبت مي نمايد.
ج ) سپس كالاهايي را كه از طرف دو يا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان كالاهاي چند مصرفي به ليستهاي فوق اضافه مي‌شود.
د ) سپس كالاهاي اختصاصي قسمتهاي مختلف سازمان مشخص وبنام قسمت بدين ترتيب اسامي‌در خواست كننده بصورت كلي كالاي مورد نياز اضافه مي‌شود .
كليه نيازها با ذكر قسمتهاي مصرف كننده آن مهيا مي‌شود.
2ـ استاندارد كردن كالاهاي مورد نياز سازمان :
در اجراي اصل مشخصات فني و ميازن ايمني و مرغوبيت كالاهاي مورد نياز توسط مس
ئولين فني و كارشناسان ذيصلاح دقيقاً مشخص و با توجه به كيفيت و بهاي آنها در مقايسه با كالاهاي مشابه و قابل مصرف،مناسبترين نوع يا مارك هر يك از كالاها مسئولين خريد مكلفند تا هميشه كالاهاي مورد نياز را با مارك را معين مينمايند . تعيين شده خريداري و از خريداري كردن ماركهاي غيرمجاز خودداري نمايند.
3ـ تعيين مقدار هر يك از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولويت كالاها تهيه مي‌شوند.
4ـ شناسايي منابع خريد و تأمين كالا : جهت حصول اطمينان از دفت و سرعت در خريد و عدم ايجاد وقفه و تأمين كالاها با قيمت ارزان و كيفيت مرغوب بايد كارخانجات و نمايندگيهاي معتبر فروش را مشخص كرد اين موسسات و نمايندگيها همچنين بررسي امكانات تهيه وتوليد ممكن است درداخل يا كشور باشند.
بعضي از كالاها با امكانات سازمان موجبات خودكفايي تقريبي را فراهم مي اورد لذا علاوه بر صرفه جويي در قيمت خريد و حمل و نقل ، موجب افزايش مهارت كاركنان شده ونگراني كمبود و يا نبود اين كالاها در بازار تا حدودي مرتفع خواهد شد . منبع ديگر تامين كالا ، وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در ساير انبارهاي سازمان است و لازمست انبارها از اين لحاظ دائماً بررسي شوند
تا در صورت احتياج به قسمتهاي نيازمند ديگر و يا در صورت عدم نياز به فروش برسند تا از ركود سرمايه و فرسايش كالاها در انبارها جلوگيري شود .به طور خلاصه منظور از طراحي وبرنامه‌ريزي خريد و تأمين كالا اينست كه مشخص نمائيم ؛
الف) به چه كالا ( كالاهايي ) نياز داريم ؟
ب) اين كالاها با چه مارك و مشخصاتي باشند ؟
ج) از هر قلم كالا چه مقدار احتياج داريم ؟
د ) اين كالاها از كجا خريداري و تأمين نمائيم ؟
هـ ) چه فضايي و در چه زماني براي كالا در نظر بگيريم؟
تعريف طبقه‌بند و نكات مهم دراجراي آن :
به تقسيم انواع كالاهاي موجود به گروهها يا دسته هائيكه داراي صفات مشترك و يا كاربرد مشترك باشند طبقه‌بندي گويند.
1) براي كليه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
2) با احتياجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نياز آنها را به را
حتي تأمين نمايد.
3) انعطاف پذير بوده و با تغييرات كاهش يا افزايش تعداد اقلام كالاهاي مورد نياز قابل تطبيق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سيستم وشيوه طبقه‌بندي :
1ـ تعداد اقلام انبار وكالاها و همچنين ظرفيت انبارها
2ـ وسايل نگهداري كالا و ميزان صارات و واردات كالاها
3ـ موقعيت جغرافيايي قسمتهاي مصرف كننده
4ـ مقررات و نظريه مقامات مسئول سازمان
انواع طبقه‌بندي كردن :
1ـ طبقه‌بندي كردن كالاها مورد نياز سازمان
2ـ طبقه‌بندي كالاهاي موجود در انبار
3ـ طبقه‌بندي كالا در سطح مواد مورد نياز صنايع كشور يا طبقه‌بندي استاندارد
4ـ طبقه‌بندي كالاها بر اساس طرحها و برنامه ها
5ـ طبقه‌بندي كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف
در نوع اول طبقه‌بندي كليه نيازهاي سازمان را به گروه هاي عمده تقسيم و ه
ر گروه را درانباري با توجه به عمليات و فعاليتها قرار داده و آن انبار را به همان نام مي نامند.
در روش دوم يك يا دو گروه اصلي كالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر آنرا به … خواص و حجم و كاربرد و ميزان مصرف و امكانات نگهداري و گروههاي فرعي تقسيم مي نمايند.
در روش چهارم كليه كالاها و لوازم مختلف مربوط به اجراي يك طرح يا برنامه را براورد و محاسبه نموده و كلهي اين كالاها را به مقدار لازم در اختيار مجريان طرح قرار مي‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام كار و عمليات و زمان بندي اجراي هر برنامه كالاهايي موردنياز آن مرحله را در يك گروه قرار مي‌دهند.
روش سوم يا استاندارد در كشورهاي صنعتي با همكاري كليه موسسات صنعتي به
طبقه‌بندي كليه مواد مورد نياز صنايع و دولتي و خصوصي به اجرا در مي آيد.
توليدات كشور طبقه‌بندي ملي يا استاندارد گويند كه مورد قبول و استفاده كليه اين طبقه‌بندي درسه گروه عمده و اصلي چند موسسات توليدي قرار مي‌گيرد .
گروه فرعي از هر گروه اصلي انجام مي‌شود.
گروه اول مواد خام است كه شامل موادي چوناحيوانات زنده ، محصولات خام حيواني خوراكي، محصولات خام حيواني غير خوراكي ،الياف خام نباتي ، الياف خام حيواني ،مواد خامحياني ،مواد خام سوختني ،سنگها و فلزات تصفيه نشده ، مواد معدني و فلزي و … مي باشد كه هر كدام گروه هاي فرعي دارند .
گروه دوم مواد اصلي توليدات يا مواد نيمه ساخته است مثل چرم و موادساخته شده حيواني ، خمير كاغذ سازي ،مواد چربي ،مواد ساخته شده از نفت خام . ماد شيميايي ،مواد ساخته از فلزات تصفيه شده و …
گروه سوم يا محصولات ساخت و توليدات است مثل محصولاتي كه از يك نوع فلز معين يا چوب يا الياف يا لوازم روشنايي و … ساخته مي‌شود.
تعريف كد گذاري :
باايجاد رويه و سيستمي‌كه به وسيله ان اطلاعات و نشانه هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا از نقطه اي به نقطه ديگر بصورت خلاصه منتقل گردد كد گذاري گو
يند.
فوايد كد گذاري:
1ـ جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي كردن ساده و دقيق كالا .
2ـ استاندارد كردن كالاها و كمك به جمع آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي
3ـ ثبت عمليات واردات و صادرات كالا و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشينهاي الكترونيكي
صدرو سفارش خريد به طور ساده و مطمئن و دقيق و پيگيري ساه تر امور و سهولت برنامه‌ريزي و كنترل
انواع روش كد گذاري :
1ـ روش اعداد ترتيبي
2ـ روش اعشاري
3ـ روش حروف الفبايي
4ـ روش نيمونيك يا روش استفاده از حروف اول نام كالاها
تعريف سيستم اطلاعاتي انبار
ايجاد روشي است سيستماتيك و منطقي كه امكان انجام عمليات تهيه و نگهداري جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهيه كامل و تحويل به مصرف كننده ميسر مي‌سازد . در اصل فرآيند انبارداري از تأمين اعتبار تا تسويه حساب است .
بخش هاي درگير در سيتسم اطلاعاتي انبار:
حسابداري ، كارگزيني ، فروش ، خريد ، بازار ،تداركات ،طراحي و برنامه‌ريزي ، توليد
انواع هزينه‌ها :
هزينه سرمايه راكد، هزينه محل ،بيمه ، ماليات ، انبارداري يا نگهداري ،دستمزد ، فاسد و فرسوده شدن كالا ، هزينه‌هاي دفتري سفارشان ، هزينه‌ها ، هزينه‌هاي ناشي از تغييرات فصلي ، سفارش يا تهيه و ساخت ،موجودي قيمت ،هزينه خرابي محصولات و كارگري ، نصب و راه اندازي ، هزينه توقف خط توليد ، هزينه فرصت فروش هاي از دست رفته يا فقدان ياكسري ، هزينه عدم اجراي دقيق قرار داد .
شركت فرش داراي سه انبار مي باشد :
1ـ انبار قطعات
2ـ انبار مواد اوليه
3ـ انبار محصول
در ابتدا ما به توضيح انبار قطعات مي پردازيم و سيستم و گردش كار را در آن در انبار قطعات يا به عبارت ديگر انبار فني خريد به دو گونه بررسي مي‌كنيم ،صورت مي‌گيرد .
1- خريد داخلي
2- خريد خارجي
كه خريد داخلي خود به دو قسمت تبديل مي‌شود:
1ـ خريد از داخل خودمشهد صورت بگيرد يا در تهران و شهرهاي ديگر : درابتدا خريد داخلي بدين گونه صورت مي‌گيرد كه ، ما به توضيح خريدداخلي مي پردازيم سرپرست قسمت با توجه به نيازي كه داري توسط برگ هايي كه حواله انبار نام دارد جنس را از انبار درخواست ميكند اقلامي‌را كه لازم دارد در آن فرم مربوطه مي نويسد و مدير آن قسمت آن را امضاء ميكند پس از امضاء مدير قسمت برگه حواله جاي انبار دار مي آيد و اگر جنس در انبار موجود باشد كه جنس را تحويل ميدهد و از تحويل گيرنده جنس امضاء مي‌گيرد.
حواله انبار داراي دونسخه مي باشد كه نسخه اول درانبار براي وارد كردن اطلاعات در كامپوتر و آمار گرفتن موجودي‌ها داخل انبار مي ماند و نسخه دوم نزد درخواست كننده مي ماند كه ببيند چه چيزي را درخواست كرده است كه اين خوديك جنبه كنترلي دارد از طريق قسمت مربوط كه ببيند اين جنس را چه كسي درخواست و حسابداري كرده است و علت خراب شدن آن چيست و يا خراب شده است يا نه ، هيچگونه ثبتي در اين مورد نمي زند.
اين حالات بالا براي زماني رخ ميدهد كه كالا در انبار موجود باشد. انبار دار حواله انبارها را شماره مي زند و طبق كدي كه دارد وارد كامپيوتر ميكند و انبار دار مي‌تواند تا پايان ماه اين اقلام را اگر اشتباهي در وارد كردن ان داشته است تصحيح كند و بعد از يك ماه ديگر نمي‌تواند چونتوسط حسابدار از انبار شماره هاي ماه قبل فقل مي‌شود و ديگر نمي‌توان بر روي آن دسترسي داشته باشيم . اين حالتي كه را كه توضيح داديم براي زماني است كه كالا در
انبار موجود باشد ، حال اگر كالا درانبار موجود نباشد بايدمراحل زير را اجرا كنيم .
انباردار بر روي حواله انبار مي نويسد كه كالا در انبار موجود نمي باشد و بايد درخواست خريد شود و يك فرم آن را به مدير قسمت ميدهد و دو نسخه ديگر را نزد خود نگه مي‌دارد .
درخواست ( برگ درخواست خريد جنس است ) مدير قسمت توسط فرم هايي كه خريد جنس را مي نمايد و آن رخواست را امضاء ميكند و به انبار تحويل ميدهد و انبار پس از مطابقت با درخواست جنس آنها ،آن برگه را امضاء ميكند و به مدير كارخانه ميدهد و مدير كارخانه هم آن را امضاء ميكند و پس از امضاهاي مجاز به دست تداركات مي‌رسد.
البته لازم به ذكر است كه اين برگه داراي چهار نسخه مي بشد كه نسخه اول آن براي اطلاع حسابداري و وضعيت نقدينگي به حسابداري مي‌رود و ثبتي در اين قسمت براي خريد نمي زند چون خريد هنوز قطعي نشده است و امكان برگشت كالا مي باشد و نسخه دوم ان انبار قطعات مي ماند و نسخه سوم قسمت درخواست كننده جنس براي بايگاني و نسخه چهارم تداركات پس از آنكه برگه خريد جنس به دست قيمت ( استعلام بهاء ) تداركات رسيد تداركات با توجهبه فرم هاي
ي كه دارد به نام هاي لازم را با توجه به كيفيت كالا و شرايط پرداختي به دست مي آورد و در اختيار مديريت كارخانه قرار ميدهد و پس از تأييد مديريت كارخانه قرار ميدهد و پس از تأييد مديريت كارخانه جنس خريداري مي‌شود و اين جا خود مدير شركت مستقيماً و اين خود يك نقطه مثبت بر قيمت كالا نظارت دارد تا تخلفي صورت نگيرد.
براي مديريت است كه مستقيماً در جريان كار مي باشد و البتهلازم به ذكر است كه ياد آور بشويم كه اين نظارت بر طبق معاملات خريد صورت نمي‌گيرد پس از خريداري كالا ،كالاي مربوطه به انبار آورده مي‌شود البته رسيد نميشود پس از وارد شدن جنس به انبار ، انبار دار برگ خريد جنس را با جنس خريداري شده مقايسه ميكند تا همان جنس خريداري شده باشد و در اين جا انبار دار كنترل بر خريد كالا دارد.
پس از بررسي انبار دار از سرپرست قسمت تقاضا كننده كالا مي‌خواهد تا جنس را رويت كند و نظر خود را اعلام كند ، اگر جنس موردتأييد سرپرست قسمت قرار گرفت كه مراحل زير را در پيش رو خواهيم داشت جنس مربوطه رسيد انبار مي‌گردد.
رسيد انبار داراي چهار نسخه مي باشد:
1ـ نسخه اول به همراه فاكتور خريد ، صورت خريد ،توسط تداركات به حسابداري براي پرداخت وجه و ثبت هاي لازم داده مي‌شود.
2ـ نسخه دوم در اختيار انبار قرار مي‌گيرد براي وارد كردن اطلاعات در كامپيوتر و همچنين كنترل موجودي كامپيوتر و همچنين كنترل موجودي
3ـ نسخه سوم تداركات براي بايگاني
4ـ حسابداري براي بايگاني
و داراي دو امضاء معتبر مي باشد:
1ـ امضاء انبار دارد به منظور وارد شدن كالا به انبار
2ـ امضاء سرپرست قسمت به منظور تأييد كيفيت كالا
البته لازم به ذكر است كه توضيح بدهم كه رسيد كالا دو گونه صورت مي‌گيرد :
1ـ رسدي انبار معمولي
2ـ رسيد انبار مستقيم
رسيد انبار معمولي : همين رسيدي است كه در بالا توضيح داده شده است .
رسيد انبار مستقيم : در موردكالاهايي صورت مي‌گيرد كه مصرف آن در سال كم مي باشد و به خاطر همين وارد كامپيوتر نميشود و جزء موجودي انبار در نظر گرفته نميشود و تفاوت ديگري هم كه دارد رسيد
مستقيم داراي سه امضاء مي باشد :
1ـ انبار دارد
2ـ سرپرست قسمت
3ـ امضاء تحويل گيرنده جنس مي باشد و امضاء سوم خود جنبه كنترلي دارد و مشخص ميكند كه جنس براي چه قسمتي استفاده شده است و توسط چه كسي گرفته شده است.
پس از رسيد انبار شدن نسخه سفيد و صورتي و زرد آن له تداركات داده مي‌شود كه مراحل مالي ان را ادامه بدهد البته لازم به ذكر است كه رابطه و ارتباط دهنده انبار و حسابداري تداكارت مي باشد منظور از ارتباط دهنده اين مي باشد كهكليه مدارك مربوط به درخواست خريد كالا ، رسيد كالا و همچنين تأييد سرپرست قسمت توسط تداركات به حسابداري برده مي‌شود.
تداركات نسخه صورتي خود را بر مي‌دارد و نسخه سفيد و زرد را به همراه صورت خريد جنس و فاكتور مربوطه تحويل حسابداري ميدهد تا كارهاي مالي بر روي آن صورت بگيرد .
البته لازم به ذكر است كه قبل از تحويل دادن مدارك به حسابداري بايد به قسمت مديريت كارخانه برود و قيمت را دوباره مديريت چك كند تا خلافي صورت نگرفته باشد و پس از بررسي ان را تأييد و امضاء ميكند و بعد به حسابداري مي‌رود .
به طور كلي مديريت كارخانه در دو قسمت بر قيمت نظارت دارد:
قبل از خريد جنس و بعد از خريد جنس و اين خود نيز يك نقطه قوت براي مديريت كارخانه مي باشد .
تمام مراحلي كه توضيح داده شده براي زماني است كه كالا تأييد شود حال اگر مالا تأييد نشود مراحل ذيل را در پيش روي داريم .
زماني كه جنس تأييد نگردد توسط انبار دار نامه اي به مديريت نوشته مي‌شود كه جنس مربو
ط به تأييد قسمت مربوطه نرسيده است و دستور خروج آن به نگهباني را براي تعويض صادر كنند.
مديريت قسمت هم نامه را امضاء ميكند و به نگهباني مي فرستد و نگهباني هم اجازه خروج كالا را توسط مامور خريد ميدهد .
اين كار زماني است كه جنس رسيد انبار نشده باشد حال اگر جنس رسيد انبار شده باشد و پس از مدتي بخواهد برگشت داده شود بايد از فرم برگ خروج اجناس موقت براي تعويض و يا برگ خروج دائم براي پس دادن جنس استفاده مي‌شود.
نمونه فرم آن در صفحه بعد اورده شده است .
اين فرم ها داراي 4 نسخه مي باشد .
1ـ نسخه اول حسابداري : نسخه اول به اين دليل حسابداري برده مي‌شود چون بعضي از قطعات ممكن است بر روي آنها در بيرون كاري صورت بگيرد كه اين عمل ملزم به پرداخت وجه مي باشد و چون حسابداري بايد وجهي را براي اين كار پرداخت كند پس لازم است از اين خروج با خبر باشد.
2ـ نسخه دوم انبار :براي اطلاع از خروج كالا
3ـ نگهباني
4ـ قسمت مربوطه
داراي 5 امضاء معتبر مي باشد:
1ـ مديريت كارگاه
2ـ انبار دار
3ـ حسابداري
4ـ مديرتي كارخانه
5ـ و در آخر هم امضاء نگهبان مربوطه
پروانه خروج هاي دائم و موقت از طريق انبار فني مورد بررسي قرار مي‌گيرد و اگر جنسي براي تعويض رفته باشد و برنگشته باشد با مأمور خريد هماهنگي لازم را انجام ميدهد تا مورد پيگيري قرار گيرد .به طور كلي انبار فني نظارت كامل بر ورود و خروج كليه كالا در شركت را دارد و در بين تمام انبارها ،انبار فني مسئوليت بيشتري از لحاظ كنترلي دارد و اگر اتفاقي بيفتد بايد پاسخگو
باشد. اين مراحلي كه توضيح داده شده مربوطه به خريد داخلي و همچنين خريد مربوط به مشهد بود حال اگر خريد داخل مشهدنبود و از تهران يا شركت هاي ديگر باشد ،همين مراحل را درپيش رو خواهيم داشت با اين تفاوت كه درخواست خريد جنس را براي دفتر تداركات تهران فاكس مي‌كنيم و مأمور خريدمان در تهران پس از استعلام و خريد كالاي مربوطه كالا را براي ما مي فرستد و ما همان ماحلي كه براي خريد از مشهد انجام مي‌داديم براي خريد از تهران هم همين مراحل را طي مي‌كنيم و پس از رسيدن فكس مي‌كنيم تا از تأييد كالا با اطلاع باشد .
خريد خارجي
خريد خارجي در شركت به طريق زير صورت مي‌گيرد :
در پايان هر سال انبار دار يك گردش كالا از اقلام خارجي خودمي‌گيرد و آن را در اختيار سرپرست قسمت قرار مي‌دهند سرپرست قسمت پس از بررسي آن اقلامي‌كه گردش زيادي داشتند با توجه به نيازش درخواست ميكند و تحويل انبار ميدهد انبار چي از دريافت ليست كد فني و شرح لاتين
آن را و كشوري كه جنس از آن جا بايد خريداري شود براي فرم درخواست داخلي توضيح داده شده است براي دفتر مذكور ارسال مي كند. و شركت مذكور ليست اقلام درخواست شده را به همراه حمل آن از طريق زميني يا هوايي را براي مان فاكس ميكند دفتر تهران اين اطلاعات را در اختيار انبار مي‌گذارد انبار هم اين اطلاعات را به سرپرست قسمت اعلام ميكند اگر مورد قبول بود كه
پايين آن را امضاء ميكند و مجدداً پس از امضاء مدير كارخانه به تهران ارسال مي‌گردد تا در تهيه كالا اقدام شودو اگر به هر دليلي قابل قبول نباشد از خريد اين جنس صرفنظر مي‌شود و به تهران اعلام مي‌شود كه فعلاً منصرف شدن از خريد كالاي مورد نيازشان و دليل ان را پايين در خواست براي تهران ارسال مي‌كنند.
لازم به ذكر است كه كليه كارهاي انبار هم به طريق دستي صورت مي‌گيرد و هم به صورت كامپيوتري . به صورت دستي ان در صفحات قبل توضيح داده شده و سيستم كامپيوتري آن به اين طريق است كه پس از آنكه درخواست خريد جنس به انبار وارد شد انبار دار پس از تأييد امضاء هاي مجاز ان در خواست را وارد كامپيوتر ميكند و دكمه ارسال را مي زند و در خواست خريد به واحد تداركات منتقل مي‌شود واحد تداركات هم پس از استعلام بهاء و كارهايي كه مربوط به خريد كالا مي باشد را انجام ميدهد و پس از انكه جنس توسط واحد تداركات خريداري شده واحد تداركات
ليست جنس هايي را كه خريداري كرده است توسط كامپيوترارسال ميكند و انباردار پس از چك كردن ليستي كه واحد تداركات ارسال كرده با اجناس موجود در انبار هر گونه كم يا زياد بودن اجناس را اعلام ميكند و سپس آن اجناس را از طريق كامپيوتر رسيد ميكند تا قبل از اينكه واح
د انبار رسيد نكرده باشد اجناس را واحد تداركات در تعداد اجناس مي‌تواند تغيير دهد ولي به محض اينكه انبار جنس را رسيد كرد برنامه تداركات قفل مي‌شود و ديگر دسترسي ندارد و انجام تغيير وتحولات برروي اجناس رسيد كردن توسط كامپيوتر باعث مي‌شود كه اگراشتباهاتي از طريق دستي داريم مشخص شود .
البته لازم به ذكر است كه اين عمل فقط براي خريدهايي صورت مي‌گيرد كه از طريق واحد تداركات مشهد خريداري مي‌گردد صورت مي‌گيرد.
نحو سفارش كالا در انبار:
نحوه سفارش كالا در انبار به اين طريق است كه :
انبار دار يك حداقل موجودي و يك حداكثر موجودي دارد كه طب قآن عمل ميكند مثلاً براي بعضي از كالاهاي آن طبق تجارب و گردشي كه كالا در سال شده است به اين نتيجه رسيده است كه اين كالا بايد حداقل 5 تا موجودي داشته باشد و حداكثر 15 تا و طبق اين عمل درخواست خريد كالا را انجا ميدهد و نمي‌گذارد كه هيچ وقت موجودي انبار از 5 عدد پايين تر بيايد و نقطه شمارش صفر شود
