تحقیق در مورد مدیریت امور اداری

word قابل ویرایش
14 صفحه
8700 تومان
87,000 ریال – خرید و دانلود

مدیریت امور اداری

در هر اداره و سازمان انجام امور و ارائه خدمات عمومی ضروری است زیرا بدون فعالیت این بخش فعالیت سایر بخش ها غیر ممکن خواهد بود
اهم وظایف و اختیارات

۱- تهیه و تدوین بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به رئیس واحد
۲- اظهار نظر در مورد سازمان و تشکیلات واحد و بر آورد نیروی انسانی مورد نیاز واحد
۳- اجرای عملیات مالی واحد و مراقبت در رعایت مقررات مالی

۴- تهیه و اجرای طرحهای رفاهی کارکنان با توجه به امکانات واحد

۵- تهیه و تدارک نیازمندیهای واحد برابر ضوابط مربوط
۶- نظارت دقیق بر کمیسیون معاملات واحد
۷- انجام کلیه امور حقوقی واحد و استفاده از نظرات متخصصین و دفتر حقوقی سازمان مرکزی در مواقع لزوم
۸- همکاری با رئیس واحد برای اجرای هر چه بهتر وظائف مربوط به بخشهای ستاد واحد

مدیریت اداری
مدیریت اداری پشتیبانی کننده واحد در زمینه های اداری خدمات و تدارکات است که در زمینه های زیر فعالیت دارد
۱- کارگزینی کارکنان :

این بخش کلیه اقدامات مدیریت منابع انسانی شامل تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی , آموزش و پرورش نیروی انسانی , ترفیعات , جابجاییها, مرخصی , ماموریت , برکناری از خدمات , بازنشستگی , برقراری حقوق و مزایای کارکنان غیر هیئت علمی , بایگانی اسناد و مدارک را انجام میدهد.
۲- تدارکات واحد : کلیه اقدامات مربوط به تهیه نیازمندیها اعم از کالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و واگذری اجناس مورد نیاز به بخش های مختلف دانشگاه را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی مدیر مالی به انجام میرساند

۳- بخش خدمات : این بخش کلیه کارهای خدماتی واحد از قبیل انتظامات , نگهداری فضای سبز , ترابری افراد/اشیاء , نظارت محوطه و ساختمانها را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.
مدیریت امور اداری

اهم وظایف این مدیریت عبارتند از: استخدام کارکنان، توزیع مناسب نیروی انسانی، نظارت بر اجرای صحیح مقررات وضوابط اداری، اقدام لازم برای عقد قراردادهای پشتیبانی و خدماتی و نظارت بر اجرای این قراردادها، خرید تجهیزات و لوازم مورد نیاز و نظارت در خرید.

ضمناً این مدیریت پیرو مصوبات مراجع ذیصلاح موفق به واگذارزی کلیه امور خدماتی و پشتیبانی خود به بخش خصوصی شده است
بسیاری از کارشناسان، بخش عمده ای از مشکلات کشور را ناشی از ناکارآمدی نظام اداری می دانند. برخی نیز برضعف مدیریت پای می فشارند. هر چه هست در پی هر تغییر و انتصابی، مدیران جدید ساماندهی تشکل یا نهاد تحت امر خود را در اولویت قرار می دهند. با این همه، این فرآیند همچنان تکرار می شود. چرا؟ پیش از پرداختن به این مقوله ضروری است هر چند مختصر به پیشینه بوروکراسی در ایران اشاره شود.

ماکس وبر- جامعه شناس آلمانی- که تحقیقات گسترده ای درباره نظام های دیوانسالاری انجام داده، در نتیجه گیری خود می گوید: «نظام دیوانسالاری ایران، گسترده ترین و در عین حال مشکل دارترین و پیچیده ترین نظام دیوانسالاری در طول تاریخ بشریت است.» نظامی که طی ۲ الی ۳ هزار سال تحت سلطه حکومتهای شاهنشاهی و مطلق العنان شکل گرفته و در این دوره طولانی، مجریانی فاقد کارآمدی و قانونمندی اداره امور را برعهده داشته اند و در نتیجه، هرگز اجازه نداده اند تا جامعه نظام مند وعلم مند شود.

افزون بر این، از ۲۵۰ سال پیش پرتغالی ها و انگلیسی ها پا به منطقه آسیا گذاشتند بر این بیماری دامن زدند و با استقرار نظام های فاسد بوروکراسی در کشورهای منطقه و حمایت از حاکمان دست نشانده خود کوشیدند تا اهداف استعماری و نو استعماری خود را محقق سازند؛ بوروکراسی دوره رضا خان پهلوی نمونه ای از این نظام های فاسد و دست نشانده است که به رغم ظاهر پرزرق و برق آن از درون خالی و پوچ بود. اما پیروزی انقلاب، خط بطلانی بر سیطره حکومتهای خودکامه کشید و ملت ایران توانست با پشت سر گذاشتن این پس کوچه های تاریخ، افق جدیدی در تاریخ کشور بگشاید.

اینک قریب به ۲۷ سال از انقلاب می گذرد با این همه هنوز مشکلات بسیاری در نظام اداری بر جای مانده که نیازمند دگرگونی و تحول است. در گزارشی که از نظرتان می گذرد تلاش شده علل ناکارآمدی نظام اداری و چگونگی بهینه سازی آن از دیدگاه صاحبنظران بررسی و تبیین شود.

دکتر محمود ساعتچی، مدرس دانشگاه در باره علل ناکارآمدی نظام اداری می گوید: «مادیسون مورخ بزرگ آمریکایی گفته است من تمدنهای کهن کشورهای پیشرفته کنونی را مورد مطالعه قرار دادم تا به این پرسش پاسخ دهم که چگونه دولتها ظهور می کنند و چه عاملی باعث سقوط آنها می شود.» مادیسون پس از بررسی های متعدد در می یابد که ظهور و سقوط دولتها با یک عامل یعنی بهره وری ملی رابطه مستقیم دارد.
بحران مدیریت

این استاد دانشگاه که سالها در مرکز مدیریت صنعتی آموزش مدیران را برعهده داشته است، با اشاره به این که بهره وری ملی زمانی افزایش می یابد که سازمانهای فعال در کشور بهره وری بالا داشته باشند، می افزاید: «واقعیت این است که سالهای متعددی است که ما در کشور گرفتار بحران مدیریت هستیم و تقریباً تمام مشکلاتی که امروز در بخشهای مختلف با آن مواجهیم ناشی از همین بحران است، چرا که امروز، کمتر سازمانی در کشور وجود دارد که به تجزیه و

تحلیل شغل کارکنان خود به شیوه علمی پرداخته باشد. به عبارت دیگر، هنوز وظایف مدیران در سازمانها و نهادها به درستی مشخص نشده و تعریف دقیقی از حقوق، دستمزد و مشوق های مالی مدیران ارائه نگردیده است. انتخاب مدیران نیز نه براساس شیوه های علمی که غالباً براساس رابطه صورت گرفته است. از سوی دیگر، این مدیران اغلب دوره های آموزشی اثر بخش را طی نکرده و اگر هم آموزشی دیده اند نتوانسته اند به درستی از این آموزشها بهره بگیرند. در اینجا چرخه ای را می بینیم که از یک سو، مدیران دوره آموزشی اثر بخش ندیده اند یا بدرستی این دوره ها برگزار نشده و از سوی دیگر، ارزیابی عملکرد شغلی آنها هم به شیوه علمی صورت نگرفته، از همین رو ما گرفتار بحران مدیریت هستیم.»

به زعم وی «در حال حاضر، بهره وری ملی که محصول و نتیجه بهره وری سازمانهای کشور است به میزان تأسف باری پایین است. این نکته ای است که متأسفانه مدیران ارشد کشور به ندرت به طور جدی و عملیاتی به آن نگاه می کنند. شاهد این ادعا، میزان اعتبارات و بودجه ای است که سازمانها برای تجزیه و تحلیل شغل مدیران خود و انتخاب علمی و آموزش اثر بخش و ارزیابی صحیح عملکرد شغلی آنها صرف می کنند.»

وی با تأکید بر این نکته که اساسی ترین مسأله کشور بحران مدیریت است، خاطرنشان می سازد: «باید زمینه لازم برای انتقال تجارب استادان مجرب و آموزش مدیران فراهم آید تا مدیران در اداره امور توانمند شوند. ما پس از انقلاب ۲۶سال فرصت داشتیم تا نظام اداری را متحول کنیم. اما آیا نظام اداری در کشور متحول شده است؟ این در حالی است که تمام سازمانها، متأثر از نظام اداری هستند. حال پرسش این است که واقعاً چقدر توانستیم بهینه سازی کنیم. در این مدت از چه متخصصانی برای بهینه سازی نظام اداری استفاده کردیم. چقدر آن را جدی گرفتیم. پاسخ به این پرسش ها نشان می دهد که ما نتوانسته ایم نظام اداری اثر بخش، بومی و نظام مندی برای کشور و سازمانها ایجاد کنیم.»

دکتر محسن ایمانی استاد دانشگاه تربیت مدرس درباره مشکلات نظام اداری می گوید: «پس از پیروزی انقلاب اسلامی، به دلیل مشکلات پس از انقلاب و تغییرات گسترده در مدیریت بخش های مختلف کشور و جایگزین کردن نیروهای انقلابی، ما با کمبود افراد توانمند برای احراز پست های مدیریتی مواجه شدیم و تنها در دستگاههای حساس، افراد کارآمد به کار گمارده شدند. اما در گستره عظیمی که باید مدیران در رده های مختلف مشغول فعالیت شوند نیروی متخصص و کارآمد به اندازه کافی وجود نداشت.

در آن زمان، بحث تعهد و تخصص مطرح شد و اولویت با مدیران متعهد متخصص بود. اما در مواردی که فرد صرفاً تخصص داشت و وابسته به گذشته بود فرد متعهد هر چند که از تخصص کافی برخوردار نبود به کار گمارده می شد اما تلاش می گردید با آموزشهایی، این فرد توانمندی های لازم را در پست مورد نظر کسب کند. با این همه، برخی اوقات با روی کار آمدن یک جریان فکری، مدیران لایق که وابسته به جریان فکری دیگر بودند کنار گذاشته می شوند و این فرآیند به طور وسیع دامنگیر تمام سازمانها می شد. در حالی که این مدیران برنامه هایی داشتند که با این تغییر مدیریت ها، ابتر می ماند و این مسأله معضلاتی را برای کشور به بار می آورد. بدین ترتیب بر اثر جابه جایی جریانات سیاسی، گاهی مدیران اثرگذار به خاطر روی کار آمدن طیف دیگر از کار برکنار می شدند.»

ایمانی معتقد است برای جلوگیری از چنین روندی «باید ضوابط اداری و قانونی آن قدر قوی و منسجم باشد که دامنه اختیارات یک مدیر کاملاً مشخص باشد تا مدیر در همان جایگاه تعریف شده عمل کند. از سوی دیگر، پست های اجرایی نظیر مدیریت کارخانه ها نباید با روی کار آمدن یک طیف فکری تغییر کند ولو آن که تفکر سیاسی متفاوتی با طیف جدید داشته باشند، زیرا این تغییر سبب ناتمام ماندن طرحهای قبلی می شود.»

تغییرات اجتناب ناپذیر
اما این مدرس دانشگاه در پاره ای موارد تغییر مدیریت ها را اجتناب ناپذیر می داند: «برای نمونه، آموزش و پرورش نیاز به مدیری کارآمد و تحول گرا دارد. مدیری که بتواند یک جریان قطعی فکری را تقویت کند یا با تغییرات و نوآوری ها بتواند تحولی عظیم در آموزش و پرورش ایجاد کند. آموزش و پرورش در کشورهای پیشرفته آن قدر مهم است که یک چهارم بودجه کشور را صرف این نهاد می کنند و افراد بسیار کارآ و توانمند را در رأس آن به کار می گمارند با این نگرش که توانمندی آموزش و پرورش زمینه ساز پیشرفت و تحول در کل کشور است.»

وی با اشاره به جایگاه ویژه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی می افزاید: «ضروری است مدیرانی سکان دار این وزارتخانه شوند که بتوانند حساسیت های لازم در امور فرهنگی و اعتقادی را دریافت نمایند و با توجه به آسیب پذیری هایی که به لحاظ تهاجم فرهنگی و گسترش ماهواره ها و شبکه اینترنت در سطح کشور وجود دارد بتوانند تحولی در ابعاد فرهنگی جامعه ایجاد کنند. مدیرانی که از یک سو، از حساسیت های لازم برای حفظ عناصر فرهنگی و هویت ایرانی- اسلامی برخوردار باشند و از سوی دیگر، بتوانند این عناصر را حفظ و خودباوری ها را در ابعاد فرهنگی تقویت کنند.»

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
word قابل ویرایش - قیمت 8700 تومان در 14 صفحه
87,000 ریال – خرید و دانلود
سایر مقالات موجود در این موضوع
دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد