تحقیق در مورد پست الکترونیکی و نیاز کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به آن ‌

بخشی از مقاله

پست الكترونيكي و نياز كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني به آن

چکيده
مقاله حاضر به تعريف ، تاريخچه وکاربرد پست الکترونيکي دربخشهاي مختلف کتابخانه ازجمله کاربرد آن در واحد مرجع، واحد انتخاب وسفارش ، سازماندهي اطلاعات ، تهيه مجلات الکترونيکي،اشاعه اطلاعات ،گروهاي مباحثه ونياز کتابداران به آن مي پردازد ودرپايان مزايا و مشکلات استفاده از پست الکترونيکي در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني ذكر شده است.
کليد واژه ها

پست الکترونيکي – کتابخانه ها و مراکزاطلاع رساني - پست الكترونيكي ، انتخاب وسفارش- پست الكترونيكي ، سازماندهي اطلاعات- پست الكترونيكي ،كتابداران- اشاعه اطلاعات - گروه هاي بحث الكترونيكي
مقدمه

هزاران سال است که ديگر ، ديدار و گفتگوي حضوري تنها برآورنده نياز انسان به ارتباط نيست و بشر همواره به دنبال سريع ترين راه براي برقراري ارتباط بوده است ، شبکه ها بر اساس همين تمايل انسان به برقراري ارتباط با ديگران بنا نهاده شده اند.(مديري،1376،49)

پست الکترونيکي يکي از مهمترين و پراستفاده ترين خدمات شبکه ارتباطي اينترنت محسوب مي شود و قابليت ارسال و دريافت هرنوع پيام اعم از متن ، تصوير ، صوت ،... را به شکل الکترونيکي ( رقومي ) دارد. پست الکترونيکي شباهت زيادي به پست معمولي دارد. پست الکترونيکي همچون پست معمولي داراي فرستنده ، گيرنده ، محمل و پيام است با اين تفاوت که تمامي اجزاي آن کامپيوتري مي باشد. (شيري ، 1378 ، 32 )

پست الکترونيکي ، امکان ارتباط همزمان افراد را فراهم مي سازند ، به عبارت ديگر فرستنده هر وقت بخواهد پيام خود را ارسال مي کند و گيرنده نيز هروقت بخواهد پيام مورد نظر را بخواند. در واقع لازم نيست فرستنده و گيرنده پيام ، ارتباط همزمان داشته باشند. هنگام ارسال يک نامه الکترونيکي ، پيام از يک رايانه به رايانه ديگر مي رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستي سيستم گيرنده مي رود و در يک فايل(inbox) ذخيره مي شوند.

در روزگاران قديم به لحاظ محدوديت جغرافيايي هر يک از کشورها و عدم نياز به ارتباط با خارج از محدوده زندگي خود ، پست فقط نقش يک رابط داخلي را بر عهده داشت ولي تحولاتي که بعد از انقلاب صنعتي در اروپا بوجود آمد و گسترده شدن روابط اجتماعي ، صنعتي و بازرگاني و نيز ضرورت ارتباط با خارج از کشور، پست نيز به تبع اين تغييرات دچار تحولاتي شد و انسان به اين نتيجه رسيد که ديگر وسايل حمل و نقل قديمي از چاپاروکبوترنامه گرفته تا وسا يل ارتباطي ديگر

، جوابگوي رشد سريع ارتباط انساني نيست و با گسترش اين ارتباطات بود که وسيله ارتباطي سريعي به نام پست الکترونيک که حاصل تحولات فناوري اطلاعات در اينترنت بود ، بوجود آمد تا جائيکه امروزه ما به وسيله اين ابزار ارتباطي در ظرف چند ثانيه مي توانيم نامه اي را به آن سوي دنيا بفرستيم.
پست الکترونيکي چيست ؟

پست الکترونيکي يکي از روشهاي ارسال نامه ، پيام و فايل به صورت الکترونيکي ، از طريق رايانه ها و يا شبکه ها مي باشد. پست الکترونيکي از مشهورترين خدمات اوليه و عمومي اينترنت است. اين سيستم در شبکه هاي مختلف و اينترنت بين رايانه ها ارتباط غير همزمان را بوجود آورده است. پيامها به صورت الکترونيکي از طريق دروازه هاي (Gateway ) شبکه به شکل هاي مختلف و گوناگون ديگر هدايت مي شود. مبادلات الکترونيکي مي تواند متني ساده و با حجم بسيار کم و يا پرونده هاي صدا ، تصوير و فيلم و هر چيز ديگر را شامل مي شود.

ابزار و امکانات جديدي چون فهرستهاي پستي ، گروههاي خبري ، کنفرانسهاي الکترونيکي ، سياهه هاي الکترونيکي و گروههاي هم علاقه برگرفته از پست الکترونيکي مي باشد.( ابراهيمي ، 1380 ، 204 – 259 ).

تاريخچه استفاده از پست الکترونيکي
پست الکترونيکي يا ( Electronic mail = E – mail ) يکي از نخستين خدمات اساسي اينترنت به عنوان پراستفاده ترين ابزار شبکه اينترنت مطرح است. قدمت اين سرويس به دهه هاي 70 و 80 ميلادي برمي گردد ( ابراهيمي ، 1379 ، 47 ). اين ابزار ارتباطي در حوالي سال 1965 زماني اختراع شد که « فرناندو کورياتو » و همکارانش در مؤسسه تکنولوژي ماساچوست ( mit ) برنامه اي را درست کردند که به کاربران رايانه هاي دانشگاه اجازه مي داد پيام هاي خود را مبادله کنند. براي بيشتر مردم پست الکترونيکي پديده اي نسبتاً جديد است. اما جالب است که بدانيم نخستين پست الکترونيکي ( E – mail ) جهان 30سال پيش ، پس از آنکه يک برنامه نويس علامت را به عنوان آدرس پست الکترونيکي به کار گرفت ، فرستاده شد.( بشيري ، 1380)

« ري تا مينسون » را پدر پست الکترونيکي خوانده اند و به اين علت او را پدر پست الکترونيکي نام نهاده اند که او در سال 1971 برنامه اي اختراع کرد که اجازه مي داد پيامهاي الکترونيکي ميان رايانه ها رد و بدل شود. البته سيستم پست الکترونيکي اختراع او نيست بلکه همانطوريکه ذکر شد پست الکترونيکي در حوالي سال 1965 زماني اختراع شد که « فرناندو کورياتو » و همکاران وي در مؤسسه تکنولوژي ماساچوست ( mit ) برنامه اي را درست کردند که به کاربران رايانه هاي دانشگاه اجازه مي داد پيام هاي خود را مبادله کند.( بشيري ، 1380)

کاربرد پست الکترونيکي در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني
پست الکترونيکي به عنوان يکي از ابزارهاي مهم ارتباطي داراي مزايا و کاربردهاي ويژه اي در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني مي باشد. از کاربردهاي پست الکترونيکي در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني به موارد زير مي توان اشاره کرد از جمله:
- امکان ارسال همزمان چند کاربر از طريق کنفرانس پست الکترونيکي

- امکان ارسال همزمان پيام براي چند نفرازطريق گروههاي مباحثه وفهرست هاي پستي
- امکان عضويت در گروه هاي مباحثه ، گروه هاي خبري و فهرست هاي پستي
- سرعت بالاي ارسال و دريافت نامه ها و پيام براي گروه ها و اشخاص
- عضويت در خدمات آگاهي رساني جاري و اشاعه اطلاعات گزيده ناشران ، و...

- ارسال درخواستهاي امانت بين کتابخانه اي و ساير مکاتبات اداري مربوط به درخواست و ارسال منابع اطلاعاتي
- ايجاد گروه هاي مباحثه و خبري در موضوعات مختلف کتابخانه ، کتابداري و اطلاع رساني و تبادل تجربيات علمي و کاربردي
- پايين بودن هزينه
- حذف محدوديت هاي زماني و جغرافيايي

- دريافت بعضي از مجلات الکترونيکي رايگان که از طريق پست الکترويکي توزيع مي شود.
- توليد بولتن خبري و يا فهرست تازه هاي کتابخانه و ارسال آن از طريق فهرستهاي پستي به مشترکين
- استفاده از پست الکترونيکي براي دسترسي به بسياري از اطلاعات موجود در اينترنت

- سهولت ، سرعت و قابليت هاي استفاده از پست الکترونيکي باعث شده که اکثر کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني علاوه بر مکاتبات شخصي که از بديهي ترين خدمات پست الکترونيکي است ، براي اشاعه جديدترين اطلاعات به مشتريان خود ، اين ابزار پر قدرت اطلاع رساني را به خدمت بگيرند.
کاربرد پست الکترونيکي در بخش ها و واحدهاي کتابخانه متفاوت است و هر بخش يا واحد مي تواند با توجه به نيازها و انجام يکسري اقدامات به تناسب کاربرد پست الکترونيکي در آن قسمت بکار برد. از جمله کاربردهاي پست الکترونيکي در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني عبارتند از :

کاربرد پست الکترونيکي در واحد مرجع؛ ارائه خدمات مرجع از طريق پست الکترونيکي
از قديمي ترين روش هايي است که براي ارائه خدمات مرجع الکترونيکي از سال 1990 مورد استفاده قرار گرفته است. در ابتدايي ترين طريقه ارائه خدمات مرجع از طريق پست الکترونيکي ، پيوندي در سايت اصلي کتابخانه يا مؤسسه اي که مي خواهد خدمات مرجع از طريق آن ارائه شود ، قرار داده مي شود که با انتخاب آن ، يک صفحه ساده پست الکترونيکي باز مي شود و کاربر مي تواند نيازهاي اطلاعاتي خود را در آن صفحه وارد کند(حميدي ، 1385، 119)

اگر ذخيره الکترونيکي اطلاعات سرآغاز انقلاب در خدمات مرجع محسوب شود بايد گفت استفاده از پست الکترونيکي که يکي از ابزارهاي الکترونيکي انتقال اطلاعات مي باشد تحولي شگرف در خدمات مرجع ايجاد کرده است. مثلاً استفاده کنندگان از پست الکترونيک مي توانند به جاي تماس تلفني با کتابدار مرجع در بسياري از موارد سئوالات مرجع خود را در هر زماني که راحت تر باشند و فرصت داشته باشند انجام دهند و لازم نيست که حتماً با کتابدار مرجع گفت و گوي مستقيم داشته باشند. از طرف ديگر ، کتابداران مرجع نيز با توجه به اينکه پيام ها را بطور خودکار توسط رايانه دريافت مي کنند فرصت کافي براي تهيه پاسخ

داشته و متقابلاً پاسخ مناسب را در زمان مناسب از طريق پست الکترونيکي ارسال مي کنند. ضمناً با توجه به اينکه در نظام هاي پست الکترونيکي اينترنت اين مکان وجود دارد که پيام ، فايل و يا هرگونه اطلاعات ديگر ، براي افراد بيشماري که بصورت گروه هاي الکترونيکي و با علايق مشترک موضوعي تعريف شده اند ارسال شود بر روي خدمات اشاعه اطلاعات گزيده کتابخانه مي تواند تأثير شگرفي داشته باشد. دراين صورت کتابخانه مرجع ، متخصصين موضوعي مرجع ياحتي پايگاههاي اطلاعاتي که استراتژيهاي مربوطه خودبه خود فعال مي گردد. با تعريف گروه هاي الکترونيکي با علايق مشترک موضوعي مي توان فايل يا اطلاعات بازيابي شده را براي اين افراد با نشاني هاي مختلف فرستاد بدون اينکه لازم باشد عمليات متفاوتي براي ارسال اطلاعات مربوط براي هرکدام ازاشخاص مشترک انجام شود.(نقي مهرطبايي،1383، 40 )

تحقيقات مختلف و تجارب علمي صورت گرفته در کتابخانه هاي مختلف سراسر جهان نشان داده اند که ارائه خدمات مرجع ازطريق پست الکترونيکي ، مطرح ترين ومناسب ترين روشي است که در اکثر موارد با موفقيت همراه بوده است. از سوي ديگر هزينه ناچيز اين روش باعث اقبال بيشتر کتابخانه ها و نيز کاربران دراستفاده از اين ابزار شده است ( حميدي ، 1385 ) رشد روزافزون توليد اطلاعات و کنترل آن و اهميت اطلاعات در تصميم گيري تأثير شگرفي بر خدمات مرجع گذاشته است. اهميت تأثير تکنولوژي ارتباطات و اطلاعات بر خدمات مرجع از اين ديدگاه قابل تأمل است که بدون استفاده از اين ابزار قدرتمند امکان کنترل اين حجم عظيم اطلاعات احتمالاً غيرممکن است. در واقع پست الکترونيکي کاربردهاي وسيعي در واحد مرجع دارد از جمله برخي از کاربردهاي پست الکترونيکي در واحد مرجع عبارتند از :

- با در دست داشتن پست الکترونيکي نويسندگان ، محققان و پژوهشگران مي توان درباره مقاله يا کتاب با آنها مکاتبه کرد و از نويسنده درخواست کرد در صورت امکان يک نسخه از مقاله يا سند را به آدرس پست الکترونيکي ما ارسال کند.
- کتابدار يا مراجعه کننده هرگونه سئوالي که داسته باشد مي تواند از طريق پست الکترونيکي براي شخص يا مؤسسه مورد نظر ارسال کند.
- کتابداران مرجع و مراجعان مي توانند از طريق پست الکترونيکي با کتابخانه هاي مختلف ارتباط برقرار کنند و نه تنها از مجموعه آنها آگاهي يافت بلکه جواب سئوال هاي مورد نياز خود را نيز دريافت کنند.

- از طريق پست الکترونيکي مي توان از مشاوره و اطلاعات متخصصان کتابداري و اطلاع رساني
بهره مند شد.

- تمام مکاتبات داخلي و خارجي واحد مرجع را مي توان از طريق پست الکترونيکي انجام داد.
- مراجعه کننده به کتابخانه از طريق پست الکترونيکي راحت تر مي تواند پيام خود را ارسال کند زيرا هيچگونه اضطراب و نگراني وجود ندارد و کار مرجع و فرايند مرجع سريعتر و بهتر انجام مي شود.

بطورکلي در واحد مرجع کتابدار با مراجعه کننده روبرو خواهد بود و بايد کتابدار مرجع به هر طريق ممکن به سئوال مراجعه کننده پاسخ دهد که استفاده از پست الکترونيکي در اين رابطه کمک فراواني به کتابدار مرجع و مراجعه کننده مي کند.
پست الکترونيکي بعنوان ابزاري براي انتخاب و سفارش

يکي از ابزارهايي که امروزه بسياري از ناشران و توليدکنندگان اطلاعات تجاري و غير تجاري از آن براي معرفي آثار خود به مشتريان استفاده مي کنند ، پست الکترونيکي مي باشد و دامنه آن روز به روز گسترش مي يابد. با استفاده از اين فن آوري نوين ، بسياري از توليدکنندگان اطلاعات با مشتريان خود به صورت دائمي و روزآمد ارتباط برقرار مي کنند و يا مشتريان خود مي توانند اطلاعات لازم را در مورد انتشارات جديد از طريق پست الکترونيکي پيگيري نمايند.

امروزه ناشران با استفاده از اينترنت به معرفي و تبليغ آثار توليد شده خود مي پردازند و در بسياري از مواقع متن کامل انتشارات آنها که به صورت الکترونيکي توليد شده ، از طريق اينترنت قابل دسترسي است و با دادن پست الکترونيکي به معرفي انتشارات خود به مشتريان مي پردازند و در اين خصوص کتابدار بخش فراهم آوري مي تواند منابع و نشريات مورد نياز را انتخاب و سپس فهرستي از آنها را تهيه نموده و از طريق پست الکترونيکي براي ناشر يا کارگزاران ارسال کند و از آن پيش فاکتور درخواست نمايد.

نکته مهم وقابل ذکر اينکه مباحث مربوط به مجموعه سازي و خدمات تحويل مدرک پيوستگي و ارتباط تنگاتنگي با يکديگر دارند. از يک طرف ناشران ، توليدکنندگان و کارگزاران اطلاعات گرايش روزافزوني به ارائه خدمات تحويل مدرک به جاي فروش دوره هاي کامل مجلات پيدا کرده اند.اين امر بر سياست هاي مجموعه سازي در کتابخانه ها تأثير زيادي نهاده است و متقابلاً کتابخانه نيز به سمت سياست « دسترسي » به منابع اطلاعاتي و خدمات تحويل مدرک به جاي « تهيه و نگهداري » آن گرايش پيدا کرده اند. اين مسئله نيز خود بر سياستهاي ناشران و کارگزاران مؤثر بوده است. (محسني،1378، 127)

ديگر کاربردهاي پست الکترونيکي در واحد تهيه و شفارش :
- تمام مکاتبات قبل و بعد از سفارش کتابخانه را مي توان از طريق پست الکترونيکي با ناشر يا کارگزار انجام داد و مي توان نسخه اي از مکاتبات را در صندوق پستي خود نگهداري کرد.

- به منظور سريع و تسهيل خدمات در بخش فراهم آوري مانند ساير بخشها مي توان از پست الکترونيکي استفاده کرد از جمله:
بسياري از کتاب فروشي ها ، سازمان هاي انتشاراتي ، ناشران ، کارگزاران ، پايگاه هاي اطلاعاتي ، دفاتر مجلات و... روي اينترنت هستند. کتابدار بخش فراهم آوري مي تواند به ادرس پست الکترونيکي آنها مکاتبه نموده و با دادن آدرس پست الکترونيکي خود ، کاتالوگ ، فهرست منابع ، نشريات و ديسک هاي نوري از آنها درخواست نمايد.

کاربرد پست الکترونيکي و سازماندهي اطلاعات (فهرستنويسي و رده بندي)
حوزه هاي سازماندهي (فهرستنويسي و رده بندي) و به طور کلي « مديريت کتابشناختي » نيز مانند ساير حوزه هاي کتابداري و اطلاع رساني عميقاً از اينترنت و بخصوص پست الکترونيکي تأثير پذيرفته است.اکنون فهرستنويسان در محيطي کار مي کنند که به انواع امکانات اينترنت دسترسي دارند. استفاده از اطلاعات علمي و فني براي ارتقاء سرعت بخشيدن و استاندارد کردن امور مربوط به فهرستنويسي در اينترنت و وب جهانگستر به صورت پديده اي عادي و معمول در کار فهرستنويسان درآمده است. ارتباط ميان کتابخانه ها از يک سو و ميان بخشهاي فهرستنويسي با مؤسسات ارائه دهنده خدمات کتابشناختي مانند کتابخانه هاي ملي ، بنگاه هاي کتابشناختي از طريق امکانات اينترنت موجب غني تر شدن کار فهرستنويسي شده است.(فتاحي:1378 ، 165)

استفاده از پست الکترونيکي موجب شده است تا فهرستنويسان در سطح يک کشور يا در سطح جهان ارتباط بسيار نزديک و سريعتري با يکديگر برقرار کنند و بدين ترتيب سئوالات و مشکلات خود را در کمترين زمان درميان بگذارند. اين ابزار همچون گروه هاي بحث اما در سطحي محدودتر ، براي تبادل اطلاعات و آگاهي از برخي رخدادهاي حرفه اي در زمينه فهرستنويسي و رده بندي مورد استفاده قرار مي گيرد.با دادن نشاني شخص يا کتابخانه مورد نظر مي توان با داشتن پست الکترونيکي يک شخص معين يا سازمان مستقيماً ارتباط برقرار کرد و درباره مسئله مورد نظر از آنها پرسش نمود. اکنون بسياري از موارد مشاهده مي شود هنگامي که شخصي در مورد مسئله اي ، پيامي را به يک گروه بحث مي فرستد و از آنها مي خواهد پاسخ خود را مستقيماً از طريق پست الکترونيکي و خارج از بحث براي وي ارسال کنند.( فتاحي ،1378 ، 172 – 173 )

پست الکترونيکي همچون گروه هاي بحث اما در سطح محدودتر ، براي تبادل اطلاعات و آگاهي از برخي رخدادهاي حرفه اي در زمينه فهرستنويسي و رده بندي مورد استفاده قرار مي گيرد. در سالهاي اخير تعداد زيادي از کتابداران و فهرستنويسان در گوشه و کنار دنيا از طريق پي گيري بحث هاي گروهي و تخصصي در زمينه فهرستنويسي و رده بندي با کمک بانکها و پايگاه هاي الکترونيکي نظير web cat , Auto cat , u:s.marc و نظاير آن همکاري فعالانه اي در جهت ارائه نظرات و پيشنهادات کارشناسي و توزيع آن در ساير کشورها به عمل مي آورند.

کاربرد پست الکترونيکي در واحد نشريات
نشريات نقش اساسي در انتقال اطلاعات دارند. در واقع اطلاعات جديد در نشريات منتشر مي شود. برخي از نشريات به صورت الکترونيکي بر روي شبکه قرار دارند. پست الکترونيکي در اين واحد نيز مانند ساير واحدها کاربردهاي زيادي دارد. برخي از ناشران متن کامل مقالات را به رايگان در اختيار استفاده کنندگان قرار مي دهند و برخي ديگر ، تنها فهرست مندرجات مجلات را به صورت رايگان عرضه مي کنند و براي ارائه متن کامل ، نياز به اشتراک و پرداخت حق اشتراک دارند.

اشاعه اطلاعات فهرست مندرجات مجلات از طريق پست الکترونيکي توسط ناشران ، بسيار رايج است. به عنوان مثال انتشارات Elsevier فهرست مندرجات 1100 عنوان از مجلات خود را به عنوان contents Direct از طريق پست الکترونيکي به رايگان در اختيار علاقمندان قرار مي دهند. در اين خدمت ، فهرست مندرجات مجلات 2 تا 4 هفته قبل از انتشارات مجله (به شکل چاپي) ، در اختيار استفاده کنندکان قرار مي گيرد.

با گسترش اينترنت در عرصه هاي مختلف اطلاع رساني ، اکثر ناشران نشريات ادواري اقدام به راه اندازي سايت وب و عرضه محصولات خود بر روي اينترنت نمود

ه اند. بسياري از مجلات و خبرنامه هايي که قبلاً فقط به شکل چاپي تهيه و توزيع مي شد ، امروزه از طريق اينترنت و پست الکترونيکي قابل دستيابي است.

مجلاتي که از طريق پست الکترونيکي و يا اينترنت قابل دسترسي مي باشند برخي به صورت رايگان و برخي با پرداخت حق اشتراک در اختيار استفاده کنندگان قرار مي گيرند. ابتدا توزيع مجلات الکترونيکي در اينترنت با پست الکترونيکي صورت مي پذيرفت. معمولاً مشترکين ابتدا چکيده و اطلاعات کتابشناختي مقالات را از طريق پست الکترونيکي دريافت مي نمودند و در پايان هر چکيده ، شماره ارجاع يا نام فايل يادداشت شده بود و علاقمندان به دريافت متن کامل مقاله از طريق پروتکل انتقال فايل Ftp ( File transfer protocol ) وارد رايانه سرويس دهنده ( server ) مورد نظر مي شدند و مقاله مربوطه را به رايانه خود منتقل مي کردند. البته در موارديکه تعداد صفحات مقاله کم بود امکان دريافت مقاله مورد نظر از طريق پست الکترونيکي نيز وجود دارد.

در بسياري از مواقع ، کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني تنها با ارائه نشاني پست الکترونيکي خود به ناشران ، به صورت روزآمد از انتشارات جديد اطلاع مي يابند. نمونه جالب کاربرد اينترنت در انتخاب منابع اين است که بسياري از ناشران عمده در دنيا ، اين امکان ويژه را براي کتابخانه ها به وجود آورده اند که به متن کامل بسياري از منابع الکترونيکي از جمله : مجلات علمي ، ماهها بدون پرداخت حق اشتراک دسترسي داشته باشند و اگر اطمينان يافتند که منابع ياد شده مناسب کتابخانه آنهاست آن را مشترک شوند.

مزاياي دسترس به مجلات الکترونيکي از طريق پست الکترونيکي
پست الکترونيکي در واحد نشريات مانند ساير واحدها کاربردهايي دارد که عبارتند از :
- کليه مکاتبات اين واحد را مي توان از طريق پست الکترونيکي انجام داد.

- کليه امور مربوط به سفارش مقاله از کتابخانه هاي داخلي و خارجي را در صورت يافتن پست الکترونيکي آنها مي توان از اين طريق انجام داد.
- اگر مراجعه کننده اي مقاله اي در يک زمينه خاص نياز دارد و شکل چاپي مقاله در کتابخانه موجود نيست ودرکتابخانه هاي همجوار نيز پيدا نمي شود و قصد تهيه آن را درخارج داريد بهتر است با پيدا کردن و يافتن پست الکترونيکي آنها ، نسبت به تهيه آنها اقدام شود.
کابرد پست الکترونيک در بخش اشاعه اطلاعات

منظور از بخش اشاعه اطلاعات بخش يا قسمتي است که کار اطلاع رساني را انجام مي دهد و درواقع سروکارش با مراجعه کننده است. در کتابخانه ها عمدتاً سه واحد مرجع ، امانت و نشريات جزء بخش اشاعه اطلاعات و يا به عبارت ديگر جزء بخش خدمات عمومي به حساب مي آيند. بارزترين و بيشترين کاربرد پست الکترونيک در بخش اشاعه اطلاعات است. لذا کتابداران بايد تمام سعي و کوشش خويش را در جهت برآوردن نيازهاي اطلاعاتي مراجعه کنندگان مبذول دارند و از هيچ سعي و تلاشي دريغ نورزند.

از مهمترين خدماتي که کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني به خصوص کتابخانه هاي تخصصي ، تحقيقاتي و دانشگاهي و مراکز تجاري اطلاع رساني براي متقاضيان و استفاده کنندگان خود ارائه مي کنند ، خدمات آگاهي رساني جاري و اشاعه اطلاعات گزيده است. با اين خدمات ، اعضاي کتابخانه با مشترکين به طور خودکار از جديدترين اطلاعات دريافتي کتابخانه مطلع مي گردند و بدين ترتيب افرادي که به موضوع خاصي علاقمند و در آن زمينه به تحقيق مي پردازند ، اطلاعات مورد علاقه خود را از ميان انبوه اطلاعات موجود به صورت گزينشي و دائم دريافت مي کنند ( محسني ، 1378 ، 32 )

شرکتها و مراکز اطلاع رساني تجاري و ناشران نيز با ايجاد فهرستهاي پستي به ارائه خدمات آگاهي رساني جاري و اشاعه اطلاعات گزيده مي پردازند و از اين طريق با کمترين هزينه به ارائه خدمات ، بازاريابي و ارسال آخرين اخبار و اطلاعات مورد نياز مشترکين مي پردازند. کتابخانه ها و افراد محقق و علاقمند با عضويت در فهرست هاي پست الکترونيکي مي توانند از آخرين اطلاعات موجود در جهان در ارتباط به موضوع مورد علاقه خود آگاه گردند. کافيست يک بار براي عضويت در اين فهرستهاي پستي اقدام شود و از آن پس ، تا زماني که از طرف مشترک اعلام قطع اشتراک نشود ، به محض توليد يا دريافت اطلاعات جديد ، اطلاعات مربوطه به طور خودکار براي وي ارسال مي شود که اين يکي از روش هاي بسيار خوب و مفيد براي دسترسي به اطلاعات روزآمد و جاري است ( بشيري ، 1381 ، 34-35 )

شيوه هاي استفاده از پست الکترونيکي در خدمات اشاعه اطلاعات