بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
مديريت زمان
خود ـ ارزيابی
تسلط بر مکاتبات اداری
برنامه ريزی
مديريت جلسات
مديريت پروژه ها
مهار کردن تماس های تلفنی
نکات ديگری در باره ی مديريت زمان و باز نگری
اسلاید 2 :
خود ـ ارزيابی
تحليل نحوه کنونی صرف زمان
شناخت عوامل اتلاف زمان
تغيير عادات وروشهای پيشين
اسلاید 3 :
تحليل نحوه کنونی صرف زمان
تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی
ايجاد جدول زمان بندی کار ها
پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که :
چه درصدی از کارهايم از پيش برنامه ريزی شده بود؟
آيا روز کاري ام ساختاردرستی داشت؟
آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟
چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
چند مورد وقفه در کارهايم ايجاد شد؟
آيا بهره وری داشتم؟
چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشتم؟
چگونه می توانم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشم؟
برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه ريزی درستی به عمل آورم؟
ميزان کارآيی ام را بر اساس امتياز های 1 تا 10 چگونه برآورد می کنم؟
اسلاید 5 :
شناخت عوامل اتلاف زمان
گم کردن چيز های مورد نياز
جلسات
تماس های تلفنی
وقفه ها
تعلل ها
کاغذ بازی های بی حاصل
مشکلات کاری
واگذاری کار به صورت معکوس
کمال طلبی
آشفتگی و عدم تمرکز
اسلاید 6 :
تغيير دادن عادت ها
برای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم:
ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان
تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان
پرورش عادت صرفه جويی در زمان
اسلاید 7 :
تسلط بر مکاتبات اداری
مبارزه برای کاهش مکاتبات
رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری
بايگانی مؤثر و صحيح
اسلاید 8 :
مبارزه برای کاهش مکاتبات
حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت
حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکت
درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
تغيير مسير نامه ها به هنگام لزوم
صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن
کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها
اسلاید 9 :
رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری
به هنگام رسيدگی به نامه های وارده مصمم باشيد و قاطعانه عمل کنيد.
سعی کنيد هر يک از مکتوبات را يک بار بررسی کنيد.
بيش از حد از دفاتر يادداشت استفاده نکنيد.
محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد.
از کازيه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنيد.
روشRAFT ( – Act o it – File it – or Throw it Away Refer ارجاع کردن – اقدام کردن – بايگانی – دور ريختن ) را مورد استفاده قرار دهيد.
جهت پيگيری کارهای ناتمام يک پرونده در دست اقدام تشکيل دهيد.
کاغذ ها را در قفسه ميز دسته بندی کنيد.
اسلاید 10 :
بايگانی مؤثر و صحيح
پاک سازی سيستم بايگانی از کاغذ های بيهوده
سازماندهی مجدد پرونده ها
