بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
هدفهای کلی فصل نهم
1- آشنایی با اهمیت بایگانی در سازمانها
2- آشنایی باانواع سیستم های بایگانی
3- آگاهی از اصول بایگانی
4- شناخت روشهای تنظیم اسناد
5- آشنایی با مراحل بررسی سیستم بایگانی
اسلاید 2 :
هدفهای رفتاری فصل نهم
1- بایگانی را تعریف نموده و اهمیت آن را توضیح دهید
2- سند،پرونده و آرشیو را تعریف کنید
3- انواع سیستم های بایگانی را نام برده و به اختصار توضیح دهید
4- اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم بایگانی رعایت شوند ذکر کنید
5- روشهای تنظیم اسناد را برشمرده و آنها را توضیح دهید
6- مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید
اسلاید 3 :
تعریف بایگانی
بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه
اسلاید 4 :
وظیفه بایگانی
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .
اسلاید 5 :
تعریف سند
سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و معاملات سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود . بنابراین هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط صوت ،فیلم ،میکروفیلم و ...مادام که قابل استناد باشند سند محسوب می شوند .
اسلاید 6 :
تعریف پرونده
پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است .
اسلاید 7 :
تعریف آرشیو
آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری ،حقوقی ،مالی ،علمی ،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.
اسلاید 8 :
انواع سیستم بایگانی
1- سیستم متمرکز
2- سیستم غیرمتمرکز
3- سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی )
اسلاید 9 :
اصول بایگانی
1- آسان بودن
2- قابلیت اجرا
3- قابلیت انعطاف
4- دقت و سرعت
5- افراد با صلاحیت
6- نظم اصولی و منطقی
اسلاید 10 :
اصل آسان بودن
به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد .