whatsapp call admin

مقاله در مورد طرح اتوماسیون اداری مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)

word قابل ویرایش
156 صفحه
19700 تومان
197,000 ریال – خرید و دانلود

– مقدمه
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏ها

ی مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود ۱۷۶ نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود ۱۱۰ دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی ۳۸ دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
۲- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

۳- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :
• شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم‏افزار
• نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی

راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

۴- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
۱-۴- انتخاب نرم‏افزار

۲-۴- تشکیل کمیته راهبری
۳-۴- شناخت و برنامه‏ریزی
۴-۴- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
۵-۴- آموزش
۶-۴- نصب و راه‏اندازی
۷-۴- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.
۱-۴- انتخاب نرم‏افزار
برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید
• تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرم‏افزار کاندید
• نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
• انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

۲-۴- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه ۸۱ مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ ۸/۳/۸۱ با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات

• نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر

• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :
• تأمین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیت‏های موجود در زمینه تدارکات
• اولویت‏بندی انجام کار اتوماسیون

۳-۴- شناخت و برنامه‏ریزی
برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

• شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

 

همان طور که مشاهده می‏شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یک از معاونت‏ها که برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏کار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :
• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

۵-۴- آموزش
برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
• اعضای دبیرخانه
• معاونین و مدیران کل
• مسئولین دفاتر
• رؤسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه ۶ ساعت و برای سایر افراد ۴ ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردش‏کار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مرکزی ۱ و ۲ ۱۴
دبیرخانه معاونت اداری و مالی ۶
دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی ۸
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی ۸
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی ۱

۲
دبیرخانه معاونت اقتصادی ۶
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن ۱۴
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید ۲۵
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی ۱۶
معاونین و مدیران کل ۲
جمع ۱۱۱ نفر

۶-۴- نصب و راه‏اندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مرکزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏که نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامه‏ها به صورت مکانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمرکز تشکیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش

نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری می‏یابد.
در معاونت‏هایی که سیستم راه‏اندازی ش

ده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی می‏باشد
.
۷-۴- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
• رفع مشکلات موجود حین انجام کار
• انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشکالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.

۵- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

انتخاب نرم‏افزار ۱۰۰%
عقد قرارداد با شرکت مورد نظر ۱۰۰%
تشکیل کمیته راهبری ۱۰۰%
شناخت و برنامه‏ریزی ۱۰۰%
آموزش ۸۰%
نصب و راه‏اندازی سیستم ۷۰%
پشتیبانی ۳۰%

لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سخت‏افزار و تدارک نیازها درصدهای باقی‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال می‏توان به شکل‏گیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقی‏مانده اشاره نمود که انتظار می‏رود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‏بندی نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.

 

پیوست ۱
گزارش ارزیابی نرم ‌افزارها

فهرست مندرجات

۱- مقدمه ۱
۲- وضعیت موجود ۳
۱-۲- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) ۴
۲-۲- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی ۴
۳-۲- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) ۵
۴-۲- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن ۵
۳ – چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب ۸
۱-۳- مفروضات ۹
۲-۳- تعیین نیازها ۱۰
۳-۳- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران ۱۰
۴-۳- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید ۱۰
۵-۳- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید ۱۱
۶-۳- گزینش ۱۴
۴ – نتیجه‏گیری ۲۳

۱- مقدمه
با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار می‏گیرد تا ساده‏تر، با سرعت بیشتر و با بهره‏وری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر می‏گردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهره‏وری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پی‏گیری امور و مکاتبات می‏تواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راه‏اندازی آن را از جمله اقداماتی تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند. (گزارش اولیه بررسی‏های این کار در پیوست یک آمده است)
به همین منظور پروژه‏ای تح

ت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شرکت مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرم‏افزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن می‏باشد، به نحوی که با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرم‏افزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.

۲- وضعیت موجود
۱-۲- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره ۲ این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود ۵ سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های کاری مستقر در دبیرخانه ۶ دستگاه می‏باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای که از آن می‏شود این است که بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در کامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یکسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

۲-۲- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرم‏افزار در طی سال ۷۸ تحت عنوان نرم‏افزارهای “دبیر” و “مدیر” عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال ۷۸ پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال

۷۸ نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است. در سال ۷۹ نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای که نرم‏افزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال ۷۹ کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرم‏افزارهای کاندید، این نرم‏افزار با کسب ۹۱ امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است که جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از ۸۵ امتیاز منظور شده است.

۳-۲- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره ۰۱۰۶۱۱۰۲ به تاریخ ۲۱/۳/۱۳۸۰ آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستم‏ها پس از اینکه حدود ۵۰% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین کار، هم سیستم‏ها تکمیل می‏شوند و هم نظرات کاربران اعم

ال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در حال حاضر سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .

سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

۴-۲- شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره ۱ (خیابان سمیه) و ساختمان شماره ۲ (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمان‏ها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است :

۱-۴-۲- ساختمان شماره ۱
به منظور بهره‏برداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاق‏ها کابل کشی شده‏اند و در صورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبکه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server . در حال حاضر در کل طبقات ساختمان حداکثر ۲۰ ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.

۲-۴-۲- ساختمان شماره ۲
در حال حاضر کلیه اتاقهای این ساختمان دارا

 

ی کابل شبکه نیستند. طبق بررسی خاصی که در حال حاضر تحت عنوان “وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن” در حال انجام است، بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ اتاق از کل اتاق‏های موجود دارای کابل شبکه هستند. به عبارت دیگر از ۴۰ اتاق موجود در هر طبقه حدوداً ۲۰ اتاق فاقد کابل کشی شبکه هستند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبکه‏های داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏کف دارای شبکه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای ۶ ایستگاه کاری در طبقه همکف و ۲ ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکه NT است و دارای ۴ سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده‏اند.

۳-۴-۲- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار کردن بین این دو ساختمان تصمیم‏گیری خواهد شد. چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد که سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبکه‏های دو ساختمان است.

۳- چگونگی گزینش نرم‏افزار مناسب
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حکم شماره ۱۰۰۲۱/۵۰۹۸۷ مورخ ۱۲/۳/۱۳۸۰ مسئول بررسی، امکان سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حد‏اقل زمان ممکن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشکیل گردید.

۱-۳- مفروضات
طی جلساتی که به منظور شناسایی کسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامه آتی گردش مکاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید :
۱-۱-۳- شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و در صورتی که نیاز به تکمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
۲-۱-۳- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
۳-۱-۳- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
۴-۱-۳- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره ۱ و شماره ۲ وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
۵-۱-۳- تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه داده‏ها و…) که برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، در صورتی که قابل تأمین توسط شرکت عرضه کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
۶-۱-۳- در صورتی که نرم‏افزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش کار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
۷-۱-۳- برنامه کلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
۸-۱-۳- طبق اظهار نظر مدیر کل محترم امور اداری، طی نامه شماره ۶۲۷۸۰۱ مورخ ۱۶/۴/۸۰ فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا می‏گردد. تعداد این افراد ۱۵۴ نفر می‏باشد.

 

۲-۳- تعیین نیازها
با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستم‏های اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره ۲)، وضعیت فعلی و خط‏مشی ‏آتی وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید. بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین ‏شدند.

۳-۳- شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران
در این مرحله اقدام به شناسایی و جمع‏آوری اطلاعات اولیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید. به همین منظور از اع

ضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد که چنانچه موردی را مناسب می‏دانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد. جهت شناسایی شرکت‏های عرضه کننده نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت‏ اینترنتی شورای عالی انفورماتیک کشور و انجمن شرکت‏های انفورماتیک ایران استفاده شد. از بین نرم‏افزارهای دبیرخانه آنهایی که بر روی شبکه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند که برای استفاده در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات کسب شده در خصوص نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یک بررسی اولیه ۱۵ نرم‏افزار به عنوان کاندید تعیین شدند و مشخصات شرکت‏های عرضه‏کننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیق‏تر بدست آمد. اسامی نرم‏افزارها و شرکت‏های عرضه‏کننده در جدول شماره ۱ درج شده است که در بخش ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید ارائه می‏گردد.

۴-۳- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرم‏افزارهای کاندید
با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستم‏های اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیک کشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزار مورد نظر گردید، این پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند :
۱-۴-۳- مشخصات عمومی نرم‏افزار
۲-۴-۳- نیازها (سخت‏افزاری و نرم‏افزاری)
۳-۴-۳- تعدد دبیرخانه‏ها
۴-۴-۳- امکانات کاربری
۵-۴-۳- امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها
۶-۴-۳- چگونگی حذف مکاتبات
۷-۴-۳- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامه‏ها
۸-۴-۳- حفاظت و کنترل دسترسی
۹-۴-۳- امکانات پیام رسانی
۱۰-۴-۳- امکانات ثبت قرار ملاق
۱۲-۴-۳- امکانات پی‏گیری و گزارش‏گیری
۱۳-۴-۳- چگونگی تهیه نسخه‏های پشتیبانی
۱۴-۴-۳- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشکال کاربران
۱۵-۴-۳- چگونگی ارائه نس

خه جدید نرم‏افزار
۱۶-۴-۳- قیمت نرم‏افزار

پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیت‏های مورد ارزیابی در نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در ۶ صفحه و با ۱۷۵ پارامتر نهایی گردید.

۵-۳- ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید
به منظور مراجعه حضوری به شرکت‏های عرضه‏کننده نرم‏افزار اتوماسیون اداری کاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شرکت‏ها تماس گرفته شده، برنامه‏ای جهت بازدید از قابلیت‏ نرم‏افزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شرکت‏های عرضه‏کننده و نرم‏افزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد. در ضمن مشتریان فعلی نرم‏افزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرم‏افزارهایی که دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شرکتها در جدول شماره ۱ درج شده است.

جدول شماره ۱ – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
ردیف نام شرک

ت تاریخ مراجعه ساعت مراجعه نام نرم افزار تماس با نشانی تلفن فاکس
۱ خبره پرداز پارس ۲۲/۰۳/۸۰ ۱۵:۰۰ اتوماسیون دفتری آقای اژدری خ خرمشهر خ عشقیار ک دوم ش ۹ واحد ۵ ۱۹ و ۸۷۳۷۰۱۸
۲ آوین تک ۲۹/۰۳/۸۰ ۱۳:۰۰ آوین پیک خانم ممقانی خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش ۹۶ ۸۷۶۷۲۴۰ و ۸۷۴۷۶۳۴ ۸۷۶۷۲۴۰

۳ راد سامانه – مشاور وزارت معادن و فلزات ۳۰/۰۳/۸۰ ۱۴:۰۰ دبیرخانه دکتر رضا رمضانی خ خرمشهر خ عشقیار ک چهارم ش۴ ۸۷۶۲۱۲۰ ۸۷۴۱۶۲۰
۴ تینا سامانه ۰۲/۰۴/۸۰ ۱۳:۳۰ دبیرخانه و مکاتبات آقای مؤذنی خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش ۳۷ واحد ۱۸ ۶ و ۲۲۲۷۰۰۶ ۲۲۲۷۰۰۸
۵ دلتا پردازش ۰۲/۰۴/۸۰ ۱۵:۳۰ دبیرخانه آقای مجید پارساییان خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش ۲۰۷ ط ۳ واحد ۴ ۶۴۳۳۵۶۱-۰۹۱۱۲۹۰۲۸۸۹ ۶۴۳۲۵۶۱
۶ مشاورین پارس سیستم ۰۳/۰۴/۸۰ ۱۳:۰۰ دبیرخانه و کارتابل خانم امامی خ مطهری خ کوه نور کوی ششم ش ۶ ۸۷۳۱۰۳۲ و ۸۷۳۵۶۶۶ ۸۷۳۵۳۸۹
۷ پتسا ۰۳/۰۴/۸۰ ۱۵:۰۰ دبیرخانه (اینترانتی) خانم قاسمی آقای محمدی م آرژانتین خ بخارست خ ۱۹ ش ۲۰ ۸۷۵۴۷۴۸ ۸۷۴۷۷۶۱
۸ رهیافت ۰۴/۰۴/۸۰ ۱۳:۰۰ نما آقای آقاجانزاذه خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش ۶ ۸۷۲۴۲۷۸ و۸۷۲۴۲۹۵ ۸۷۲۴۳۰۹

۹ همکاران سیستم ۰۴/۰۴/۸۰ ۱۴:۳۰ اتوماسیون اداری آقای نکویی خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش ۲۸ ۸

۷۱۵۱۱۶ و۸۷۲۵۸۶۳ ۸۷۱۵۶۳۸
۱۰ رز سیستم ۰۵/۰۴/۸۰ ۱۰:۰۰ نامه آقای شریفی خ فاطمی خ دائمی ش ۱۲۵ ۸۹۵۱۰۰۰ ۸۹۶۷۸۷۹
۱۱ ایزایران ۰۵/۰۴/۸۰ ۱۴:۰۰ دبیرخانه آقایان اخوان نیاکی،کلانتری میدان نوبنیاد –ساختمان جدید ط ۱ ۲۵۴۵۶۶۲
۱۲ فرامطلق ۰۶/۰۴/۸۰ ۱۳:۰۰ زونکن آقای اسماعیل نیا خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش ۶/۱۰۵۰ برج نگین ساعی واحد ۳۰۸ ۰۷-۸۷۱۴۷۰۲ ۸۷۱۱۴۷۰۷
۱۳ مهندسی نرم افزار رایورز ۰۶/۰۴/۸۰ ۱۵:۰۰ اتوماسیون اداری خانم فرجی خ خالد استامبولی خ ۱۸ ش ۳۰ ۸۷۲۱۵۰۱ و ۸۷۲۱۵۰۳ ۸۷۱۱۵۰۴
۱۴ طراحان بهینه ۱۰/۰۴/۸۰ ۹:۰۰ دبیرخانه آقایان حامد و میری خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی ) ش ۴۰۰ ط اول ۷۷۱۶۴۰ و ۷۶۷۴۷۳ ۷۶۹۹۵۱
۱۵ برید سامانه نوین ۱۰/۰۴/۸۰ ۱۴:۰۰ دبیرخانه آقای جامی مقدم نارمک خ سمنگان ش ۳۹۷ ۷۹۰۵۹۷۴ و ۷۹۰۳۱۲۰ ۷۹۰۴۹۷۱

۶-۳- گزینش
با استفاده از اطلاعات جمع‏آوری شده در مراحل قبلی، نسبت به ارزش دهی به پارامتر‏ها اقدام شد. از کل ۱۰۰ امتیاز در نظر گرفته شده، بر حسب اهمیت امتیازهای زیر به بخش‏های مربوطه اختصاص داده شد :

– قابلیت عمومی شرکت عرضه ‏کننده نرم‏افزار (با توجه به اهمیت خدمات پشتیبانی و راه‏اندازی کامل نرم‏افزار) (۳۰امتیاز)
– تطابق نرم‏افزار با نیازهای وزارت صنایع و معادن (از لحاظ شبکه و تعدد دبیرخانه‏ها و ساختمانها) (۲۰امتیاز)
– محیط اجرایی و امنیت نرم‏افزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنیتی و شبکه موجود در وزارت صنایع) (۱۵ امتیاز)
– توانایی نرم‏افزار (از لحاظ امکانات بایگانی، پی‏گیری، کاربری و…) (۳۰ امتیاز)
– تسهیلات نرم‏افزار (امکانات نرم‏افزار از لحاظ ثبت

قرارها، دفاتر راهنما، پیام‏ها و…) (۵ امتیاز)

ارزیابی نرم‏افزارها بر مبنای پارامترهای تعیین شده در مراحل قبلی در جدول شماره ۲ درج شده است و جدول‏های شماره ۳ و ۴ جمع‏بندی پارامترهای ارزیابی شده در خصوص نرم‏افزار‏های کاندید را نشان می‏دهند.

جدول شماره ۲ – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای ا

توماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
Access مشخصات عمومی نرم‏افزار
D5 D5 D5 D4 D5 C VB VB VB VC D5 Out LOOK Centura VB D5 نوشته شده با زبان/ زبان‏های ( …(Vc,C, VB, D=Delphi ,
               امکان استفاده در شبکه
۱  ۳-۱   ۲-۱ ۲-۱  ۳-۱ ۱ ۱   ۳-۱ ۱ الویت کاربرد: ۱- دبیرخانه ۲- آرشیو تصویری ۳- اطلاعات مدیریت
۳-۲ ۳-۲  ۳ ۳ ۳ ۳ ۲ ۳ ۳   ۳-۲ ۳ ۳ مناسب برای سازمانهای: ۱- کوچک ۲-متوسط ۳- بزرگ
؟ ۵/۷(۳) ۱۰ برحسب مورد ۲۰ ۱۶(۳) ۷ ۲۵(۵۰) ۱۰ ۷(۵) ۸ ۴۰ ۱۵ ۵/۷ ۲۰ قیمت سیستم ( به صد هزارتومان) تعداد کاربر به ازای قیمت پایه ذکر شود
– ۵/۷ – – – برحسب مورد – – – ۷ – – – ۶-۲ – قیمت به ازای هر کاربر اضافه ( به ده هزار تومان)
نیازها
سخت افزاری :

OS OS OS OS OS OS OS OS OS +133 OS OS OS OS +133 نیازهای ایستگاه های کاری از نظر: CPU
– – – – – – – – 95+ 64 – – +64 – +32 حافظه اصلی (RAM)
– – – – – – – – 4 6 – – – – – حافظه فرعی (دیسک)
               پویشگر SCANNER))
OS OS OS OS OS OS OS OS

OS OS OS OS OS OS +233 نیازهای ایستگاه مرکزی از نظر: CPU
– – – – – – – – – – – – +256 – +256 حافظه اصلی RAM) به MB )
– – – – – – – – – – – – – – 30b حافظه فرعی (دیسک به MB)
نرم افزاری :
۱۲۵۶ ۱۲۵۶ پارسا ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ ۱۲۵۶ پارسا ۱۲۵۶ سیستم عامل ایستگاه های کاری :
۹x 9x 95+ 98+ 98+ 3.1+ 9x 9x،۳ ۹۵+ ۹x – 98+ 98+ 9x 9x MS-WINDOWS( با ذکر نسخه)
– – – – – – – – – – – – – – – غیره
سیستم عامل شبکه :
– – – – –    – – – – – –  Novel Netware
               Windows NT
  – –  –          Ms Windows 2000 Advanced Server
– – – – – – Unix Unix – – – – – – – غیره
جدول شماره ۲ – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
پایگاه داده مورد استفاده :
   –  –  –   –  –   SERVER MS SQL
– آتی – – – – – – – – – –  –  ORACLE
– – – Interbase – XBASE – Acceess 2 – – Interbase – – – پارادکس غیره
تعدد دبیرخانه ها :
        

      وجود دبیرخانه مرکزی
نامحدود نامحدود – نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود تعداد دبیرخانه های فرعی در صورت وجود
امکانات کاربری
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود ۵۰ نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداکثر تعداد ایستگاه های کاری همزمان
–  –  + +  -   – -  * کاربرپسند بودن صفحات نمایش
–  –         –    آسان بودن کار با سیستم
HTML   کلی آتی  کلی –  –  انگلیسی  آتی – دارا بودن راهنمای (ON-LINE)
 SQL Wait پایگاه داده SQL   Aceess  SQL  SQL Oracle SQL پایگاه داده امکان تغییر اطلاعات به وسیله کاربران به طور همزمان
 SQL  پایگاه داده      SQL  SQL  SQL پایگاه داده امکان به روز رسانده شدن همزمان تغییرات در کلیه ایستگاههای کاری
۱ – – پایگاه داده – – –  Rollback SQL قبل از ثبت SQL – SQL پایگاه داده امکان بر گرداندن تغییرات داده شده : ۱-کلیه تغییرات ۲-آخرین تغییرات
      بی نیاز  بی نیاز   Out LOOK   بی نیاز امکان کنترل صحت ورود داده ها (ویرایش در هنگام واریز اطلاعات)
           Out LOOK    امکان استفاده از منوهای از پیش تعریف شده برای درج اقلام اطلاعاتی
  اطلاعات پایه –       بسته به اختیار Out LOOK    امکان تعریف موارد منوها به دلخواه
امکانات بایگانی
  درختی –          درختی  امکان گرفتن سابقه یک سند از اول تا به حال

               تعیین نحوه مکاتبه (نامه، نمابر،تلکس،تلفن گرام،گزارش،پیام،یادداشت ، …)
     

         تعیین اهمیت نامه (عادی،محرمانه،خیلی محرمانه،سری،خیلی ،سری،…)
  صادره وارده     صادره وارده     صادره وارده  صادره وارده تعیین نوع نامه (داخلی،وارده،صادره)
      – –  –      تعیین نحوه ارسال (دستی،پست عادی،ّست سفارشیشرکتهای حمل و نقلو 
جدول شماره ۲ – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
    ۳ سطح           تعیین فوریت نامه (عادی،فوری،خیلی فوری،آنی،…)
۱  ۱ ۱ ۱  ۱ ۱ ۱      ۱ درج تاریخ نامه ۱-شمسی ۲-میلادی
               درج ۱- پیوست ۲- شرح پیوست
               وجود نامه های مدت دار (دارای مهلت پاسخ (تاریخ))
نامحدود     نامحدود نامحدود ۲۰ نامحدود    نامحدود نامحدود نامحدود درج رونوشت ( با ذکر حداکثر تعداد رو

نوشت ها)
       –   موضوع     درج خلاصه نامه
 بصورت توضیح              درج عطف / پیرو
    ۱    ۱       درج ۱-تاریخ ۲- زمان دریافت
       باجمله        درج نوع اقدام (پیگیری،مذاکره،بایگانی،تشکیل جلسه و…)
  –           –  درج محل بایگانی (پرونده،طبقه،زونکن، …)
               تایپ و پویش (اسکن) کردن متن
               امکان طبقه بندی موضوعی نامه ها
               امکان دادن ارجاع در مورد هر سند ثبت شده
      –         امکان یکسان نبودن تاریخ ثبت با تاریخ نامه (در نامه های صادره)
آرشیو تصویری اسناد
   موضوع فیزیکی  Folder موضوع  موضوع  سیستم آزشیو   ۳ طبقه  امکان ساخت کشوهای مختلف جهت دسته‏بندی و طبقه بندی اسناد به دلخواه
بایگانی ضمائم اسناد
        ۲       امکان بایگانی ۱-صدا ۲- تصویر
   

           امکان مشاهده اصل تصویر در هنگام بایگانی
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود ۹۹ نامه ۹۹۹ پیوست نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداکثر تعداد صفحات یک سند تصویری
– – – – – – – – – – – – Latin – امکان تبدیل تصویر به متن (ocr):
– – – – – – – – – – – – Latin – جستجوی کلمات از درون متن
۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱

کد نرم‏افزار
انعطاف پذیری تصاویر
–      – –   –     چرخش تصویر
–          –     بزرگ‏ نمایی تصویر
جدول شماره ۲ – پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
–          –     کوچک نمایی تصویر

         –     تعیین کردن مقیاس نمایش تصویر
               چاپ کردن تصویر
– – – –   – –   – – – –  موثر بودن مقیاس تعیین شده برای چاپ
–   –   –    دردست اقذام  PCX

 – امکان استفاده از دستگاه نمابر به جای دستگاه پویشگر (اسکنر)
حذف مکاتبات
–   –   – – –       انتقال به بایگانی راکد
–   –   – – –     –  جست و جو از داخل بایگانی راکد
 – – مشروط – مشروط مشروط –  – – – – مشروط مشروط حذف کامل
 – – – – مشروط – –  – – ؟ – – – شماره دبیرخانه حذف شده با اسناد جدید جایگزین میشود
    مشروط مشروط   –   ؟    جلوگیری از حذف نامه های ارجاع داده شده
 مشروط – – مشروط مشروط – – – مشروط مشروط ؟ – مشروط مشروط انصراف از ثبت اطلاعات یک سند
پاراف نامه ها با استفاده از:
  –  –   –        جملات استاندارد
 فردی –    فردی –    –  فردی  جملات غیر استاندارد
               به صورت تایپی
 آتی – آتی –  – – – * –  –   به صورت نوشتن دستی با دیجیتایزر
امضاء نامه ها :
     –  –  – –   مشروط  امکان داشتن مهرها و امضاهای اشخاص درون کامپیوتر و استفاده از آنها
   آتی  –  –  – –     استفاده از مهرها/ امضاها تنها با داشتن رمز
پیگیری (امکان دستیابی بر اساس)
               تاریخ انجام کار
               مخاطب
       –        نتیجه
               نامه‏های ارجاع شده که از مهلت اقدام آنها گذشته است

جدول شماره ۲- پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خ

بره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱

امنیت شبکه و دسترسی کاربران
حفاظت شبکه
– – – –  –  – – – –  – – – قفل ندارد
– – – – – – – – – – – – – – – وجود قفل سخت‏افزاری مجزا برای هر ایستگاه کاری
 –  – – – – – Client –  –    کنترل در برنامه اصلی
–    تمایل
کاربر  –     – – –  فقط یک قفل در ایستگاه مرکزی و تخصیص چند ایستگاه دلخواه
– – – – – – – – – – – – – – – دیسکت کلید در ایستگاه مرکزی
– – – – – – – – – – – – – – – از طریق کد ماشین
– – – – – – – – – – – – – – – غیره (ذکر شود)
کنترل دسترسی
   OS       OS OS    تعریف نام و کد رمز کاربر (جهت ورود به سیستم)
  –    –  ۳ گروه – OS OS    امکان تعریف گروه کاربری (مسؤول مرجع،مدیر،کاربر،اپراتور)
کاربر  کاربر درحد
منو   کاربر  Fix کاربر سیستم مجوزها     امکان تعیین عملیات مجاز برای هر کاربر یا هر گروه کاربری
  ۱  ۱    –       محدود کردن عملیات به صورت ۱- کلی ۲- کشو یا پرونده‏خاص
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداکثر تعداد کاربران قابل تعریف
  – – آتی    – سیستم مدیر –

OS    امکان مشاهده اسامی کاربران در حال کار با سیستم روی صفحه نمایش
      کاربر  فقط گروهها کاربر سیستم مجوزها     امکان مشاهده فعالیتهای مجاز کاربران
– –  ورود
خروج SQL  – – –  – OS    امکان تهیه LOG از فعالیتهای انجام شده توسط کاربران
تاحدودی  OutIn  OutIn OutIn    OutIn سیستم مجوزها OS  OutIn OutIn امکان جلوگیری ازادامه فعالیت کاربر یا گروه خاصی از کاربران
  –  –   – – – – – –   امکان محدود کردن نمایش اطلاعات بر اساس اقلام اطلاعاتی و نوع کاربر
        –       امکان مشاهده پیامهای سری و محرمانه برای کاربران تعیین شده
–  –  –  مشروط – –  – –    امکان قفل کردن گروه خاص در مقابل اصلاح و بایگانی تصاویر
  – – –  – – –  – –  – – امکان قفل کردن گروه خاص در مقابل چاپ تصاویر
کنترل عملیات کاربران بوسیله :

درحد
پروننده – – – – – – – – – – – – – محدود کردن شرح
ثبت پیامها و قرارملاقات ها
  –  *  عمومی  فردی فردی –  تقویم – – وجود تقویم، سررسید، قرارهای ملاقات
  –   – –  – – فردی – – – – وجود دفترچه یادداشت
      –  فردی  –  – – – امکان بایگانی قرارها
  –    –  –  –  – – – امکان کنترل تاریخ و ساعت شروع و پایان برای عدم تلاقی قرارها
امکانات پیام رسانی
  پیگیری        – Email    امکان ارسال پیام های فارسی بین ایستگاهها
  – –    – –  –  RAS  – امکان خواندن پیام ها از خارج از سازمان
 فوری – آتی   فوری – – – – – – فوری  امکان داشتن پیام های ساعتی (ذکر تعداد حداکثر در صورت وجود)
  – –   روزانه رنگ – رنگ –     وجود هشدار در زمان پیام
–       – –  – – – ارسال  تعیین وضعیت هر پیام (انجام شده / در دست اقدام)
– –    – – – – – – – – – محدود امکان داشتن پیام های استاندارد
–          –     امکان دیدن مشخصات پیام مثل تاریخ و ساعت وشخص پیام گذارنده
– فردی فردی فردی فردی فردی فردی فردی فردی فردی – فردی فردی فردی فردی امکان محرمانه کردن یک پیام
          –     امکان دریافت پیام گذاشته شده ( در صورتی که Log In نباشد)

–    –   – –  – – –   امکان لیست گیری از۱- پیامهای پاسخ داده شده ۲- پیامهای پاسخ داده نشده

دفتر تماس ها
           – فردی عمومی در دست اقدام درحداسم وجود دفاتر راهنما (۱-اشخاص، ۲-شرکتها ۳- سازمانها)
 ۱ – نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود – – نامحدود نامحدود – نامحدود – – حداکثر تعداد دفاتر
        –     – – وجود دفتر تلفن برای استفاده عمومی
  – – *   نوشتن –  فردی  فردی – – امکان رمزگذاری برای ورود به دفتر تلفن
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱ کد نرم‏افزار
– – – –    – –      – امکان ایجاد دفتر تلفن شخصی: (نام و شماره تلفن)
  – – در دست اقدام  دسته بندی الفبایی  –    – آتی – امکان جستجوی لغت با تایپ کردن قسمتی از آن
امکانات واژه پردازی
Word Word Word Word Word Word Word Word Word Word Word
داخلی Word Word Word Word داشتن امکان استفاده از یک واژه پرداز تمام صفحه ای دو زبانه
بازیابی و گزارش گیری
        –  –     امکان انتخاب فیلدهای مورد نظر برای جستجو در آنها
               امکان انتخاب چند قلم اطلاعاتی به طور همزمان
          –     امکان محدود کردن جستجو با شرایط تاریخ
   –            امکان محدود کردن جستجو به اسناد مشمول تاریخ بازنگری
و هردو هردو هردو هردو و و هردو و هردو+ و هردو هردو هردو هردو امکان استفاده از “و” و “یا” منطقی در جستجو
   – –         – امکان تهیه گزارشات از پیش تعریف شده به طور اتوماتیک
   –   –         گذاشتن شرط بر روی اقلام اطلاعاتی
–  – –  – – – – آتی – – –  – ذخیره شروط فوق جهت استفاده‏های بعدی
  – –   –         اعمال شروط فوق برای چند قلم مختلف به طور همزمان امکان پذیر است
     – –    –     امکان بازیابی کلیه موارد نیمه کاره
    آتی – ۲مورد Fix  – –  ۹ مورد آتی – امکان تهیه گزارشات آماری به صورت نمودار ۱-دوبعدی ۲-سه بعدی ۳-دایره‏های
  ۱ ۲   روی نامه   – ۱   ۱ ۱ امکان بازیابی سیکل مکاتبات بر اساس ۱-موضوع ۲-کلمه کلیدی
استفاده از کلمات کلیدی معرفی شده برای بازیابی از
– – – – –  – –  – –  – – – دفاتر راهنما
  –    – –  – –   – – بایگانی نامه، پست تصویری(نمابر)، تلکس
–  – –   – –  – –  – – – ارجاعات
– – – –   –  – – –  – – – بایگانی کتاب، مجله، مقاله، گزارش

– – – –   – –  – – – – – – امکان محدود کردن جستجو بر طبق هر یک از موارد فوق
  –             عدم امکان اصلاح نتایج
 – – –   پیگیری  –   –  –  امکان دیدن کلیه اطلاعات سند پیدا شده درگزارش
  – –   پیگیری  –   –  –  امکان دیدن تصویر سند پیدا شده
  – –     –   –  –  امکان رؤیت یا شنیدن ضمائم اسناد
نتیجه بازیابی و گزارش گیری
    تا
حدودی – – – – – –  – –  امکان طراحی فرم خروجی به دلخواه
               مشاهده روی صفحه نمایش
               چاپ
–  – –  آتی – Print to file Print tofile Print to file – OUtlook –   ذخیره در یک پرونده
چاپ و چاپگر
WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN جهت چاپ از چه امکاناتی استفاده میشود؟ (۹x , WIN …)
پشتیبانی
SQL SQL SQL SQL SQL کاربر SQL Copy SQL   SQL Oracle  SQL تهیه نسخه های پشتیبان از اطلاعات (BACKUP)
SQL 1 SQL SQL SQL کاربر ۲  SQL  ۲ SQL   ۲ تهیه نسخه پشتیبان از ۱-قسمت مورد نظر ۲-کلیه اطلاعات
SQL SQL SQL SQL SQL کاربر SQL  SQL   SQL   SQL بازسازی اطلاعات بوسیله نسخه پشتیبان تهیه شده (RESTORE)

۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱ کد نرم‏افزار
SQL  SQL SQL  کاربر ۲  SQL  ۲ SQL   ۲ بازسازی ۱-قسمت مورد نظر ۲-کلیه اطلاعات
وسایل ذخیره سازی نسخه های پشتیبان
همه ۱ همه همه همه همه همه ۳و۲و۱ همه ۴و۱ همه همه ۲و۱ همه همه ۱-دیسک سخت ۲-دیسک لیزری(CD) 3-نوار ۴-غیره(ذکر شود)
 –  –            امکان تعریف درایوهای به دلخواه
 –  –            امکان متفاوت بودن تعاریف برای هر استفاده کننده با دیگران
آموزش و خدمات پشتیبانی
 ۱ ۱ ONLINE آتی ۱و۳ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ارائه ۱- کتاب راهنما ۲-راهنمای فنی۳-راهنمای رفع اشکال
               وجود کلاس
فیلم – – CD HTML – – – – – – – CD دردست اقدام – وجود دیسکت، CD یا فیلم آموزشی
               نصب و راه

 

اندازی کامل توسط پرسنل شرکت
               اجرای آزمایشی و آموزش کاربران در محل توسط پرسنل شرکت
ارائه نسخه جدید به کاربران قبلی (در صورت تولید)
؟ ۳ ماه – داشتن قرارداد در حد متعارف تا یکسال تا یکسال   – توافقی    به صورت رایگان
؟ طبق قرارداد طبق قرارداد – تغییر
خاص   تغییر
خاص – – توافقی تغییر
خاص تغییر
خاص – با هزینه اضافی
نحوه‌ رفع اشکال کاربران
               خط تلفن
               حضور در محل بکارگیری نرم افزار
         –      پست الکترونیکی

جدول شماره ۳ – جمع بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیاز دهی به نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه

اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( ۳۰ امتیاز)
۳ ۱۲ ۱۲ ۱۱ ۳ ۱۰ ۱۰ ۱۱ ۷ ۱۰ ۷ ۱۰ ۸ ۵/۱۱ ۵

سابقه ، حسن شهرت، رضایت مشتریان ، امتیاز شورا ۱۲
۸ ۳ ۴ ۲ ۸ ۸ ۵ ۲ ۸ ۸ ۷ ۵ ۷ ۸ ۷ میزان همکاری در راه اندازی کامل و اعمال تغییرات در خواستی ۸
۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ آموزش ،خدمات پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی ۵
۵ ۵ ۵ ۵ ۳ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۱ ۵ ۵ ۵ در اختیار داشتن اصل (Source) نرم افزار ۵
تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( ۲۰ امتیاز)
۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۸ ۴ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ امکان تعریف دبیرخانه های متعدد ۸
۸ ۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۴ ۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۸ امکان استفاده از نرم افزار در شبکه وزارت صنایع و معادن ۸
۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ – ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ امکان بکارگیری نرم افزار در سازمانهای بزرگ ۴
محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (۱۵ امتیاز)
۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۵/۰ ۱ ۲ سیستم عامل مورد استفاده در سرویسگر (ها) ۲
۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ سیستم عامل مورد استفاده در ایستگاه های کاری ۱
۱ ۱ ۱ – ۱ ۲ ۱ – ۱ ۱ – ۱ ۱ ۱ ۲ پایگاه داده ای مورد استفاده ۲
۴ ۵/۴ ۵/۳ ۵/۴ ۵/۴ ۵ ۴ ۵/۴ ۳ ۴ ۴ ۴ ۴ ۵ ۵/۴ امنیت نرم افزار و امکان تعیین میزان حق دسترسی کاربران ۵
۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۵ ۴ ۴ ۵ ۵ ۴ تهیه نسخه های پشتیبان و بازیابی اطلاعات در صورت نیاز ۵
توانایی نرم افزار (۳۰ امتیاز)
۷ ۱۰ ۷ ۷ ۸ ۱۰ ۹ ۷ ۹ ۸ ۱۰ ۶ ۹ ۹ ۹ امکانات کاربری ۱۰
۵/۳ ۴ ۳ ۵/۳ ۵/۳ ۴ ۵/۳ ۳ ۳ ۵/۳ ۴ ۵/۲ ۵/۳ ۵/۳ ۵/۳ امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها ۴
۵/۲ ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ ۲ ۵/۱ – ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ امکانات و کنترل حذف مکاتبات ۳
۳ ۲ ۲ ۵/۱ ۲ ۲ ۵/۲ ۱ ۵/۲ ۵/۲ ۲ ۳ ۳ ۳ ۳ امکانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها ۳
۱۰ ۵/۹ ۵/۸ ۵/۷ ۵/۸ ۵/۸ ۷ ۹ ۵/۷ ۵/۸ ۵/۷ ۵/۷ ۹ ۷ ۷ امکانات از نظر پیگیری و گزارش گیری ۱۰
تسهیلات نرم افزار (۵ امتیاز)
۱ ۷۵/۰ ۵/۰ ۱ ۱ ۵/۰ ۱ ۷۵/۰ ۵/۰ ۱ ۵/۰ ۱ ۱ ۱ ۵/۰ وجود دفاتر راهنما ۱
۵/۲ ۵/۲ ۵/۱ ۵/۲ ۵/۲ ۵/۲ ۵/۰ ۲۵/۲ ۱ ۵/۲ – ۵/۲ – – – ثبت قرارملاقات ها ۵/۲
۱ ۲۵/۱ ۱ ۱ ۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ ۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۱ ۱ ۵/۱ امکانات پیام رسانی ۵/۱
۸۳ ۹۰ ۵/۷۱ ۵/۷۱ ۸۱ ۹۳ ۵/۸۳ ۵/۶۶ ۸۰ ۹۱ ۷۲ ۵/۷۹ ۸۶ ۹۰ ۸۳ جمع کل ۱۰۰

جدول شماره ۴ – امتیاز نرم افزارهای اتوماسیون

اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار
قابلیت
۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
۲۱ ۲۵ ۲۶ ۲۳ ۱۹ ۲۸ ۲۵ ۲۳ ۲۵ ۲۸ ۲۴ ۲۱ ۲۵ ۵/۲۹ ۲۲ قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( ۳۰ امتیاز)
۲۰ ۲۰ ۱۲ ۱۲ ۲۰ ۲۰ ۲۰ ۸ ۲۰ ۲۰ ۱۲ ۲۰ ۲۰ ۲۰ ۲۰ تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( ۲۰ امتیاز)
۵/۱۱ ۱۲ ۱۱ ۵/۹ ۱۲ ۱۳ ۵/۱۱ ۵/۹ ۵/۱۰ ۵/۱۲ ۹ ۵/۱۱ ۵/۱۱ ۱۳ ۵/۱۳ محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (۱۵ امتیاز)
۲۶ ۵/۲۸ ۵/۲۳ ۵/۲۲ ۲۵ ۵/۲۷ ۲۴ ۵/۲۱ ۲۲ ۵/۲۵ ۵/۲۶ ۲۲ ۵/۲۷ ۵/۲۵ ۵/۲۵ توانایی نرم افزار (۳۰ امتیاز)
۵/۴ ۵/۴ ۳ ۵/۴ ۵ ۵/۴ ۳ ۵/۴ ۵/۲ ۵ ۵/۰ ۵ ۲ ۲ ۲ تسهیلات نرم افزار ( ۵ امتیاز)
۸۳ ۹۰ ۵/۷۵ ۵/۷۱ ۸۱ ۹۳ ۵/۸۳ ۵/۶۶ ۸۰ ۹۱ ۷۲ ۵/۷۹ ۸۶ ۹۰ ۸۳ جمع کل ۱۰۰
    

۴- نتیجه‏گیــری
۱-۴- نرم‏افزارهای شرکت‏های تینا سامانه و مشاورین پارس سیستم به دلیل اینکه از Intrerbase به عنوان پایگاه داده‏های خود استفاده نموده‏اند، قابل استفاده در شبکه وزارت صنایع و معادن که در دو ساختمان مستقر است نمی‏باشند.
نرم‏افزار نامه که توسط شرکت رز سیستم تهیه شده است برای سازمانهای متوسط مناسب است و به همین دلیل قابلیت استفاده در سازمان بزرگی مثل وزارت صنایع و معادن را ندارد.
نرم‏افزار اتوماسیون اداری شرکت مهندسی نرم‏افزار رایورز امکان تعریف دبیرخانه‏های متعدد را ندارد و با توجه ساختار چند دبیرخانه‏ای بودن وزارت صنایع و معادن، نمی‏تواند مورد استفاده قرار گیرد.
لذا از بین ۱۵ نرم‏افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه‏ای که مورد ارزیابی قرار گرفته‏اند، ۴ مورد با نیازهای تعریف شده تطابق ندارند. این نرم‏افزارها بر اساس جدول امتیازها، بین ۵/۶۶ تا ۵/۷۵ امتیاز از ۱۰۰ امتیاز در نظر گرفته شده را به خود اختصاص داده‏اند لذا بر اساس امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیستند.

۲-۴- نرم‏افزار ارائه شده توسط شرکت پتسا کاملاً از امکانات موجود در Outlook استفاده نموده است، گر چه دارای تسهیلات بسیاری است ولی کاملاً بومی نشده است و به دلیل استفاده تؤام از زبان انگلیسی و فارسی، برای اکثر کاربران عادی به راحتی قابل استفاده نمی‏باشد. راهنمای Online موجود در سیستم، به زبان انگلیسی است که عملاً برای اکثر کاربران قابل استفاده نخواهد بود. بدلیل اهمیت کاربر پسند بودن صفحات نمایش و سهولت بکارگیری سیستم، این نرم‏افزار هم نمی‏تواند به نحو احسن نیازهای وزارت صنایع و معادن را برآورده نماید. این نرم‏افزار ۵/۷۹ امتیاز را به خود اختصاص داده است و با توجه به امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیست.

۳-۴- از بین ۱۰ شرکت باقی مانده که کمابیش به نحوی می‏توانند نیازهای وزارت صنایع و معادن را از نظر سیستم اتوماسیون اداری تامین کنند، شرکتهایی که بیش از ۸۵ امتیاز را به خود اختصاص داده‏اند برای بررسی

بیشتر و اظهار نظر اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات به شرح زیر معرفی می‏شوند :

ردیف نرم‏افزار شرکت امتیاز
۱ زونکن پیشرفته فرا مطلق ۹۳
۲ اتوماسیون دفتری خبره پرداز پارس ۹۱
۳ اتوماسیون اداری همکاران سیستم ۹۰
۴ دبیرخانه ایزایران ۹۰
۵ دبیرخانه برید سامانه نوین ۸۶

۴-۴- به منظور حصول اطمینان از ارائه مطلوب خدمات پشتیبانی، آموزش، رفع اشکالات احتمالی و اعمال تغییرات و راه‏اندازی کامل سیستم و همکاری با مسئولین در خصوص ۵ شرکتی که بالاترین امتیاز را به خود اختصاص داده‏اند، تحقیقات لازم صور

ت پذیرفته است و با کاربران فعلی آنها مذاکره و در مورد عملکرد نرم‏افزار و شرکت عرضه‏کننده آن از ایشان نظرخواهی شده است و نارضایتی خاصی از طرف کاربران اعلام نشده است.

پیوست ۲
گزارش برنامه اجرایی

فهرست مندرجات

۱- مقدمه ۱
۲- مزایای استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری ۳
۳- معرفی پروژه اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ۴
۴- شناخت وضع موجود ۵
۱-۴- شناخت شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن ۵
۲-۴- شناخت نرم‏افزارهای موجود در وزارت صنایع و معادن ۷
۵- مفروضات برای انتخاب و استقرار سیستم اتوماسیون اداری ۹

۶- نیازها ۹
۱-۶- سخت‏افزاری و شبکه ۱۰
۲-۶- نرم‏افزاری ۱۰
۳-۶- اجرایی ۱۰
۷- گردش کار پیشنهادی ۱۱
۱-۷- نمودار گردش کار پیشنهادی جهت بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری ۱۲
۲-۷- نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف ۱۳
۸- ساختار اجرایی ۱۵
۱-۸- جایگاه سازمانی در نمودار تشکیلات وزارت صنایع و معادن ۱۵
۲-۸- عناوین واحدهای ذیربط ۱۶
۳-۸- نمودار و ارکان ساختار اجرایی در مرحله راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری ۱۶
۴-۸- اعضای پیشنهادی جهت کمیته راهبری سیستم اتوماسیون اداری ۱۷
۵-۸- وظایف هر یک از ارکان در استقرار سیستم اتوماسیون اداری ۱۷
۹- مراحل اجرایی ۱۸
۱-۹- تشکیل ساختار اجرایی ۱۸
۲-۹- برگزاری جلسات توجیهی و سمینارها ۱۹
۳-۹- تعیین و تایید الویت‌های نصب و راه‌اندازی ۱۹
۴-۹- نصب سیستم و تعریف پارامترهای لازم (در سرویسگرها) ۱۹
۵-۹- ابلاغ به واحد منتخب (بر اساس الویت تعیین شده) ۱۹
۶-۹- برگزاری جلسه هماهنگی جهت شروع کار در واحد منتخب ۲۰
۷-۹- آموزش نیری انسانی واحد منتخب ۲۰
۸-۹- نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری در واحد منتخب ۲۰
۹-۹- نظارت بر فرآیند نصب و راه‌اندازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری ۲۰
۱۰- برنامهزمان‏بندی ۲۱
۱۱- اولویت‏ در راه‏اندازی و اجرا ۲۲
۱-۱۱- آمادگی واحد مربوطه ۲۲
۲-۱۱- انجام هماهنگی‌های لازم جهت برگزاری دوره های آموزشی کاربران ۲۲
۳-۱۱- سطح دانش کارکنان و آشنایی آنان با رایانه و سیستم‌های رایانه‌ای ۲۲
۴-۱۱- تمایل کارکنان به بکارگیری فن‌آوری جدید ۲۲
۵-۱۱- بالابودن امنیت استقرار اتوماسیون اداری در واحد مربوطه ۲۲
۱۲- آموزش کاربران سطوح مختلف ۲۳
۱۳- نگهداری و پشتیبانی سیستم ۲۳

پیوست‏ها:

پیوست ۱: نظر شورای فناوری اطلاعات در زمینه خودکارسازی اداری
پیوست ۲: گزارش ارزیابی و پیشنهاد مناسب‏ترین آنها (تیر ماه ۸۰)

۱- مقدمه
انسان از دیرباز سعی نموده است تا با مکانیزه نمودن هر چه بیشتر امور خود، تا حد ممکن در روال کارها تسریع نموده و از آسایش بیشتری بهره‎مند گردد. با اختراع کامپیوتر این تلاش چنان سرعتی یافته است که باعث تحولی چشمگیر در تمام امور بشری و در تمام سطوح گردیده است. یکی از مواردی که با ظهور فناوری اطلاعات دستخوش تغییراتی شگرف گردیده است، انجام امور دفتری و اداری سازمانهاست که تمام دست‏اندرکاران را بر آن داشته تا از امکانات فراهم آمده در این عصر به بهترین شکل استفاده نمایند. در ایران نیز شرکت‏های عرضه‏ کننده نرم‏افزار ظرف چندین سال گذشته اقدام به تهیه نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری قوی با قابلیت‏های کافی نموده‏اند که در اکثر سازمانها به کار گرفته شده‎اند و تأثیر زیادی در تسریع گردش مکاتبات اداری و پی‏گیری امور جاری داشته‏اند. شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن پس از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات با توجه به اقداماتی که از قبل در این دو وزارتخانه در مورد بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری صورت پذیرفته بود، استقرار چنین سیستمی را از جمله امور ضروری و دارای اولویت بالا تشخیص داده است. بر اساس برنامه‏ریزی‏های انجام شده، پس از ارزیابی از بین کلیه بسته‏های نرم‏افزاری در زمینه اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران، نرم‏افزار مناسب با ساختار این وزارت

 

خانه انتخاب گردیده است و در حال حاضر این آمادگی وجود دارد که فعالیت نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری آغاز گردد. این گزارش چکیده‏ای است از آنچه در روند گزینش نرم‏افزار طی شده است و آنچه در خلال فعالیت نصب و راه‏اندازی بایستی صورت پذیرد. ساختار اجرایی، گردش کار و مکاتبات، مراحل انجام کار، برنامه زمان‏بندی، وظایف واحدهای مختلف، اولویت‏های اجرا، آموزش، چگونگی پشتیبانی و مقوله‏هایی این چنین از جمله مواردی است که به اختصار به آنها پرداخته شده است. امید آنکه تلاشی که در جهت بکارگیری امکانات نوین در گردش مکاتبات اداری وزارت صنایع و معاون صورت می‏پذیرد در اسرع وقت با موفقیت به انجام برسد و شاهد افزایش کارایی و توان پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مراجعان و کارکنان این وزارتخانه باشیم.

۲- مزایای استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری
استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد. استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء سطح فرهنگ سازمانی گردد بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. نکات زیر از جمله مواردی است که از آنها می‏توان به عنوان مزایای حاصل از استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری نام برد:
۱-۲- تسریع در گردش مکاتبات اداری و افزایش بهره‏وری
۲-۲- صرفه‏جویی در مصرف کاغذ
۳-۲- امکان پی‏گیری امور و بررسی وضعیت نامه‏ها
۴-۲- امکان طبقه‏بندی مکاتبات و اسناد
۵-۲- امکان ارسال و ارجاع مکاتبات به صورت الکترونیکی
۶-۲- امکان جستجو و بازیابی اسناد ثبت شده
۷-۲- امکان پویش (Scan) ضمائم مکاتبات و دسترسی به آنها در صورت نیاز
۸-۲- امکان تعریف سطوح امنیتی جهت دسترسی به اسناد
۹-۲- امکان اعمال محدودیت برای نحوه دسترسی به موضوعات بایگانی
۱۰-۲- امکان تهیه گزارش‏های آماری و مدیریتی از مکاتبات اداری، کارهای در دست اقدام و …
۱۱-۲- امکان برنامه‏ریزی قرار ملاقات‏ها

 

۱۲-۲- امکان مشاهده عملیات انجام شده روی هر یک از نامه‏ها از لحظه ورود تا بایگانی
۱۳-۲- امکان دستیابی به مکاتبات با داشتن کوچکترین نشانه‏ای از آن (شماره، موضوع، فرستنده، گیرنده و …)
۱۴-۲- افزایش طول عمر اسناد و عدم کاهش کیفیت آنها با گذشت زمان
۱۵-۲- عدم نیاز به نسخه‏برداری از اسناد و درج آنها در پرونده‏های مختلف
۱۶-۲- امکان گروه‏بندی اسناد و کاربران
۱۷-۲- عدم افزایش هزینه نگهداری، فضای بایگانی و همچنین نیروی انسانی با افزایش حجم اسناد
۱۸-۲- عدم اتکا به حافظه‏های شخصی و عدم وابستگی شدید سازمان به افراد
۱۹-۲- آشنا نمودن پرسنل با امکانات فناوری اطلاعات و بسترسازی مناسب جهت بکارگیری سایر سیستم‏ها

۳- معرفی پروژه اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی)
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن بر اساس حکم شماره ۱۰۲۰۵ مورخ ۹/۱/۸۰ وزیر محترم صنایع و معادن، از طرف معاون برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری به منظور تمرکز و هماهنگی کلیه فعالیتها، برنامه‏ها و طرح‏های مرتبط با فناوری این وزارتخانه و واحدهای تابعه تشکیل شده است. این شورا از بدو شکل گیری، اقدام به برگزاری جلسات منظم و راه‏اندازی گروه‏های کاری تخصصی مختلف و فعالیت در زمینه بهبود بخشیدن به وضعیت فناوری اطلاعات این وزارتخانه نموده است.
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب، این شورا اقدام به بررسی اولیه راه‏حل‏های گوناگون در این خصوص نمود تا تعیین نماید که از بین راه‏حل‏های زیر کدام راه مناسب‏تر است:
• سفارش تهیه یک سیستم خاص
• استفاده از سیستم‏های نرم‏افزاری ایرانی
• استفاده از نرم‏افزار و ابزارهای آماده خارجی

بر اساس بررسی انجام شده، استفاده از سیستم‏های نرم‏افزاری فارسی راه‏حل مناسبی برای تحقق این امر تشخیص داده شد. (نظر این شورا در این خصوص به تفصیل در پیوست شماره ۱ منظور شده است.)‌ پیرو انجام تحقیقات اولیه، آقای بشارتیان از طرف این شورا طی حکم ۱۰۰۲۱/۵۰۹۸۷ مورخ ۱۲/ ۳/ ۸۰ مسئول بررسی، امکان‏سنجی و ارائه راه‏حل در مورد اتوماسیون اداری وزارت صنایع و معادن گردید. با توجه به الویت بالایی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ق

ائل شده بود، در اسرع وقت گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی نرم‏افزارهای موجود و میزان تطابق قابلیت‏های این نرم‏افزارها با نیازهای فعلی و آتی وزارت صنایع و معادن انتخاب شدند. به منظور ارزیابی نرم‏افزارها و معرفی مناسب‏ترین آنها فعالیت‏های زیر صورت پذیرفت:
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید ( جدول شماره ۱)
• تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و چگونگی امتیاز دهی به آنها
• ارزیابی نرم‎‏افزارهای کاندید ( جداول شماره ۲ و۳)
• نتیجه‏گیری و گزینش ۵ نرم‏افزار برتر
حاصل بررسی‏ گزارشی است که در تیرماه ۸۰ در اختیار مسئولین محترم و اعضای شورای فناوری اطلاعات قرار داده شده است و تحت عنوان “گزارش ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها” در پیوست شماره ۲ ارائه شده است. در پی ارائه گزارش مذکور، اقدام به برگزاری جلسات کارشناسی با شرکت‏های برگزیده شد.
در این جلسات در خصوص ملاحظات فنی شبکه، قابلیت‏های بکارگیری در ساختمانهای مختلف، چگونگی قراردادهای پشتیبانی، قیمت‏ها و غیره مذاکراتی صورت پذیرفت و نتایج مجدداً‌ به اطلاع اعضای شورای فناوری اطلاعات رسانده شد. پس از بررسی‏های مجدد از بین ۵ شرکت مرحله اول، سه شرکت زیر مناسب‏تر تشخیص داده شدند:
• شرکت خبره‏ پرداز پارس
• شرکت فرا مطلق
• شرکت ایزایران
کماکان در خصوص ملاحظاتی که مدنظر بود مذاکرات با سه شرکت فوق ادامه یافت.

۴- شناخت وضع موجود
۱-۴- شناخت شبکه‏های داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره ۱ (خیابان سمیه) و ساختمان شماره ۲ (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکه‏های داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بوده‏اند، دارای ساختارهای متفاوتی می‏باشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمان‏ها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است :

۱-۱-۴- ساختمان شماره ۱
به منظور بهره‏برداری از شبکه داخلی مستقر د

ر این ساختمان، تمامی اتاق‏ها کابل کشی شده‏اند و درصورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبکه‏های داخلی در تمام اتاق‏ها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک از Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر به منظور نصب سیستم‏ عامل‏های شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفته‏اند. به منظور بهره‏گیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوان Mail Server, Proxy Server . در کل طبقات ساختمان حداکثر ۲۰ ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستم‏ها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخش‏های مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.

۲-۱-۴- ساختمان شماره ۲
در زمان ارزیابی کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نبودند. طبق بررسی خاصی که تحت عنوان “وضعیت موجود سیستم‏های سخت‏افزاری و نرم‏افزاری وزارت صنایع و معادن” انجام پذیرفت، بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ اتاق از کل اتاق‏های موجود دارای کابل شبکه بودند. به عبارت دیگر از ۴۰ اتاق موجود در هر طبقه حدوداً ۲۰ اتاق فاقد کابل کشی شبکه بودند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست وزارت صنایع و معادن اقداماتی در حال انجام است. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستاره‏ای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمت‏ها دارای شبکه‏های داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه هم‏کف دارای شبکه‏ای با توپولوژی bus است و خود دارای ۶ ایستگاه کاری در طبقه همکف و ۲ ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک از Node ها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکهNT است و دارای ۴ سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده‏اند.

۳-۱-۴- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از انجام بررسی‏های لازم راه‏حل‏های زیر به منظور برقراری ارتباط بین دو ساختمان موجود می‏باشد:
• استفاده از خطوط Dial up مخابرات
• استفاده از خطوط Leased مخابرات
• استفاده از خطوط X.25 مخابرات

• استفاده از سرویس خطوط E1 شرکت مخابرات
• استفاده از فیبرنوری
• استفاده از Radio Link
با توجه به مزایا و معایب هر یک از موارد فوق، استفاده از فیبرنوری به دلیل زیر به منظور برقراری ارتباط دو ساختمان با یکدیگر توصیه می‏شود :
• پهنای باند بالا
• اطمینان بالا
• سرعت مناسب در مسافت‏های طولانی
• کاهش تأثیرات جوی و محیطی بر کیفیت برقراری ارتباط

۲-۴- شناخت نرم افزارهای موجود در وزارت صنایع و معادن
۱-۲-۴- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامه‏های وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره ۲ این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‏شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‏شوند شماره‏ای به آنها اختصاص داده می‏شود. پس از ارجاع نامه‏ها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پی‏گیری‏های آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامه‏های صادره از وزارت صنایع و معادن و نامه‏های داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمی‏شوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود ۵ سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار می‏گیرد. ایستگاه‏های کاری مستقر در دبیرخانه ۶ دستگاه می‏باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پی‏گیری استفاده می‏شود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفاده‏ای که از آن می‏شود این است که بجای ثبت نامه‏های وارده در دفتر، ورود نامه‏ها در کامپیوتر ثبت می‏شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمی‏شوند.
سیستم فقط می‏تواند اطلاعات یکسال پیش را برای پی‏گیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامه‏ها، نامه‏های صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت می‏شد، پی‏گیری‏ها با سهولت بیشتری صورت می‏پذیرفت.

 

۲-۲-۴- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار می‏گیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرم‏افزار در طی سال ۷۸ تحت عنوان نرم‏افزارهای “دبیر” و “مدیر” عرضه می‏گشته است. در نیمه دوم سال ۷۸ پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستم‏ها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال ۷۸ نصب و راه‏اندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده، کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه می‏نموده است. در سال ۷۹ نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونه‏ای که نرم‏افزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرم‏افزار بوده از شش ماهه دوم سال ۷۹ کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و می‏رسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرم‏افزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرم‏افزارهای کاندید، این نرم‏افزار با کسب ۹۱ امتیاز از جمله نرم‏افزارهایی است که جزء نرم‏افزارهای دارای بیش از ۸۵ امتیاز منظور شده است.

۳-۲-۴- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره ۰۱۰۶۱۱۰۲ به تاریخ ۲۱/۳/۱۳۸۰ آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راه‏اندازی شده است. این نرم‏افزار هم در زمره نرم‏افزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرم‏افزارها، از قابلیت‏ها و توانایی‏های سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستم‏ها پس از اینکه حدود ۵۰% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب می‏شوند و در حین کار، هم سیستم‏ها تکمیل می‏شوند و هم نظرات کاربران اعمال می‏شود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده ا

ست، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در زمان بررسی سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرای آزمایشی بود.
سیستم مربوطه مانند سایر نرم‏افزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.

 

۵- مفروضات برای انتخاب و استقرار سیستم اتوماسیون اداری
پس از انجام بررسی‏های لازم و شناخت وضع موجود در گزینش و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری مفروضاتی در نظر گرفته شد، که در چگونگی بکارگیری سیستم مؤثر بوده و بایستی مدنظر مسئولین مربوطه قرار گیرند، این موارد به شرح زیر می‏باشد.
• شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راه‏اندازی شده است و بر اساس طرح سازماندهی و گردش شبکه در صورتی که به تکمیل یا توسعه نیاز داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
• در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه‏ را شامل نمی‏شود.
• سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره ۱ و شماره ۲ وزارتخانه نصب و راه‏اندازی خواهد شد.
• تجهیزات سخت‏افزاری و احیاناً نرم‏افزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه داده‏ها و…) که برای راه‏اندازی لازم ‏باشند، پس از بررسی‏های لازم و تأیید کارشناسان ذیربط توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
• سیستم اتوماسیون اداری در بدو امر اقدام به ثبت و انجام عملیات مکاتبات جاری می‏نماید و در مراحل بعدی نسبت به انتقال مکاتبات و سوابق موجود اقدام خواهد شد.
• فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا می‏گردد که تعداد این افراد حدود ۱۵۵ نفر پیش‏‏بینی می‏گردد. (پیش‏بینی تعداد کاربران بر اساس لیست ارائه شده از طرف مدیرکل امور اداری انجام پذیرفته اس

ت.)
• برنامه کلی نصب و راه‏اندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.

۶- نیازها
استقرار و بکارگیری مناسب هر سیستمی در هر سازمانی مستلزم تأمین نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری و اجرایی خاص خود می‏باشد. سیستم اتوماسیون اداری منتخب جهت وزارت صنایع و معادن با توجه به دامنه وسیعی که در بر می‏گیرد، در صورتی می‏تواند با موفقیت کامل راه‏اندازی و مورد استفاده قرار گیرد که از هر نظر نیازهایش تأمین شده باشد. این نیازها می‏توانند به شرح زیر دسته‏بندی شوند:
۱-۶- سخت‏ افزاری و شبکه‏ای
براساس بررسی‏های انجام شده در بدو کار حداقل سرعت قابل قبول ۱۰mb/sec می‏باشد که این سرعت در یک شبکه محلی در هر ساختار ارتباطی قابل دسترسی می‏باشد. در برخی مسیرها که دارای ترافیک بالا هستند یا سرعت بالایی مدنظر باشد توصیه می‏شود سرعت ارتباطی به ۱۰۰mb/sec افزایش یابد که با توجه به ساختار پیش‏بینی شده در طراحی شبکه محلی این‏گونه اعمال تعمیراتی از این‏گونه پس از راه‏اندازی سیستم نیز مقدور می‏باشد.
نیازهای سخت‏افزاری جهت استقرار اتوماسیون اداری به شرح زیر می‏باشد :
• اصلاح ساختار شبکه (در صورت لزوم)
• برقراری ارتباط بین دو ساختمان
• تأمین PC مورد نیاز (برای کاربران مرحله اول تا سطح ادارات کل)
• تأمین چاپگر
• تأمین پویشگر Scanner

۲-۶- نرم‏افزاری
تهیه نرم‏افزار از یکی از شرکت‏های منتخب تنها نیاز نرم‏افزاری جهت استقرار سیستم اداری است. برآورد هزینه در این خصوص حدود ۱۵ میلیون تومان می‏باشد.
فرض بر این است که نرم‏افزارهای مورد نیاز شبکه و مدیریت بانک اطلاعاتی در وزارت صنایع و معادن موجود و در حال بهره‏برداری است.

۳-۶- اجرایی
– حمایت و همکاری کلیه واحدهای معرفی شده در ساختار اجرایی
– تأمین اعتبار لازم برای خرید سخت‏افزار و نرم‏افزار در اسرع وقت
– تأمین فضای آموزشی مورد نیاز برای اجرای کلاس‏های آموزشی، جلسات توجیهی و سمینارها به منظور ترغیب کارکنان
– تأمین بودجه لازم جهت پرداخت‏های تشویقی پاداش (برآورد هزینه حدود ۵ میلیون تومان)
– پیاده‏سازی کامل ساختار اجرایی و اجرای مراحل پیش‏بینی شده طبق برنامه
اختصاص فضای اداری مورد نیاز به دبیرخانه هر یک از معاونت‏ها

۷- گردش کار پیشنهادی
براساس مستندات ارائه شده توسط اداره کل تشکیلات و بودجه و مذاکرات انجام شده با مدیر کل محترم این اداره کل، گردش مکاتبات در صورت استقرار سیستم اتوماسیون طراحی گردید و گردش کار پیشنهادی در اختیار مسئولین ذیربط قرار گرفت تا در صورتی که نظر خاصی در این رابطه دارند جهت اصلاح یا درج تغییرات، گروه اتوماسیون اداری را در جریان بگذارند. در تاریخ ۲۳/۸/۸۰ طی جلسه‏ای در محل اداره کل تشکیلات و بودجه به‏صورت حضوری مجدداً‌ چگونگی گردش کار برای مدیرکل محترم تشکیلات و بودجه و کارشناسان محترم ایشان تشریح گردید که خوشبختانه کاملاً‌ با نظرات ایشان تطابق داشت. با این حال درخواست شد چنانچه پس از بررسی مجدد با موردی مواجه شدند که نیاز به اصلاح داشت، اعلام نمایند تا تغییرات درخواستی پس از بررسی اعمال گردد که با توجه به گذشت مدت ۳ هفته از جلسه مذکور و عدم دریافت اشکال خاصی، گردش کار مذکور قطعی شده تلقی گردید. در گردش کار پیشنهادی واحدهای زیر پیش بینی شده است:
• دبیرخانه مرکزی: وظیفه دریافت و ارجاع نامه‏های وارده و ارسال نامه‏های صادره را بر عهده دارد.
• دبیرخانه معاونت‏ها: وظیفه انجام امور مربوط به هر معاونت، کاهش میزان پراکندگی و تبادل نامه‏های داخلی را بر عهده دارد.
• دبیرخانه وزارتی: همانند یکی از دبیرخانه‏های فرعی تلقی می‏شود و کماکان به انجام امور محوله خود می‏پردازد.

وظایف هر یک از واحدهای فوق به تفصیل تحت عنوان «‌نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری» پس از ارائه شماتیک گردش کار پیشنهادی ارائه شده است.

 

۲-۷- نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف
۱-۲-۷- دبیرخانه مرکزی
۱-۱-۲-۷- دبیرخانه مرکزی واحدی که کلیه نامه‏های وارده (از خارج از وزارتخانه) از طریق آن دریافت و نامه‏های صادره (به خارج از وزارتخانه) توسط آن ارسال ‏گردند، در نظر گرفته نشده است.
۲-۱-۲-۷- وظیفه Scan نامه‏های وارده، توزیع فیزیکی و غیرفیزیکی نامه‏ها به عهده دبیرخانه مرکزی است.
۳-۱-۲-۷- وظیفه دریافت فیزیکی نامه‏های تهیه شده در محدوده دبیرخانه‏های فرعی و ارسال آن به خارج از وزارتخانه به عهده دبیرخانه مرکزی است .
۴-۱-۲-۷- اصل کلیه نامه‏ها Scan می‏شود ولی ضمائم نامه‏ها در صورتی که حجم قابل قبولی داشته باشند Scan می‏شوند، در غیر اینصورت به درج مشخصات آنها در سیستم کامپیوتری قناعت می‏شود. اصل نامه و ضمائم مربوطه هم به صورت فیزیکی و هم از طریق سیستم اتوماسیون به دبیرخانه معاونت مربوطه ارسال می‏گردد.
۵-۱-۲-۷- دبیرخانه مرکزی با توجه به بالا بودن حجم نامه‏های وارده و صادره مجهز به چندین ایستگاه کاری و پویشگر(Scanner) می‏باشد و به همین دلیل وظیفه دریافت و ارسال نامه‎ها توسط چندین اپراتور انجام می‏پذیرد تا با تراکم کاری و کندی پاسخگویی به مراجعین روبرو نگردد.
۶-۱-۲-۷- نامه‏های محرمانه از طریق دبیرخانه مرکزی ثبت نمی‏شود.

۲-۲-۷- دبیرخانه معاونت‏ها
۱-۲-۲-۷- دبیرخانه هر معاونت پس از دریافت اصل و نسخه ذخیره شده نامه‏ها (و ضمائم در صورت امکان) نسبت به بایگانی اصل مدارک و ارجاع غیرفیزیکی نامه‏ها با حفظ سلسله مراتب اداری اقدام می‏کند.
۲-۲-۲-۷- اصل نامه‏های دریافتی و ارسالی در دبیرخانه معاونت بایگانی می‏گردد، ضمائم و پیوست‏ها نیز در بخشی به عنوان آرشیو برای مراجعات بعدی در دبیرخانه معاونت‏ها ذخیره می‏شود.
۳-۲-۲-۷- دبیرخانه معاونتها به عنوان دبیرخانه‏های فرعی مسئولیت دریافت، ارسال نامه‏های داخلی وزارتخانه را بصورت غیرفیزیکی و فیزیکی بر عهده دارند.
۴-۲-۲-۷- نامه‏هایی که از طرف معاونت‏ها بایستی به خارج از وزارتخانه ارسال شود به دبیرخانه مرکزی ارجاع و از آن طریق ارسال می‏گردد.
۵-۲-۲-۷- ارسال نامه‏ها بصورت غیر فیزیکی به واحدهای تحت نظر هر معاونت به عهده دبیرخانه آن معاونت می‎باشد.
۶-۲-۲-۷- دبیرخانه معاونت‏ها مجهز به Scanner می‏باشد، تا نسبت به Scan مواردی که در نامه‏های داخلی بین واحدها رد و بدل می‏شود اقدام کنند.

معاونت‏ها / ادارات کل / واحدها
• نامه‏ها و دستورات از طریق سیستم به ادارات کل و واحدها ارجاع داده می‏شوند.
• ادارات کل از طریق سیستم بصورت داخلی با یکدیگر (با حفظ سلسله مراتب از قبل تعیین شده) می‏توانند با یکدیگر تبادل مکاتباتی داشته باش

ند.
• مدیران کل و مسئولین واحدها شخصاً یا توسط منشی و مسئولین دفاتر از طریق سیستم اتوماسیون اداری نامه‏ها و کارها را به کارشناسان مربوطه ارجاع می‏دهند.

بایگانی
• از زمان شروع بکار سیستم اتوماسیون اداری کلیه نامه‏ها و کارها از طریق این سیستم توزیع، ارجاع و بایگانی می‏گردند.
• نسبت به درج اطلاعات بایگانی فعلی و سوابق موجود در آن تصمیم‏گیری خواهد شد.

تایپ نامه
• با توجه به اینکه در حال حاضر کلیه کارشناسان امکان استفاده از رایانه و در نتیجه امکان بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری را در اختیار ندارند، گروهی مسئول تایپ نامه‏ها از طریق امکانات موجود در سیستم اتوماسیون اداری خواهند بود.
• در صورت امکان، رایانه‏هایی برای استفاده گروهی اختصاص داده خواهد شد تا از بار تایپ و پی‏گیـری
• توسط افراد ثالث کاسته شود.
• مسئولین در صورتی که صلاح بدانند می‏توانند وظیفه درج متن (مورد نظر فرد) و پاراف کامپیوتری نامه‏ها، اقدامات، پی‏گیری و … را به رؤسای دفاتر و منشی‏های خود تفویض نمایند.

۸- ساختار اجرایی
یکی از مهم‏ترین عوامل در امر تسریع و تسهیل استقرار و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری تعیین ساختار اجرایی، چگونگی همکاری و همراهی مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن با دست اندرکاران این مهم می‏باشد.

۱-۸- جایگاه سازمانی در نمودار تشکیلات وزارت صنایع ومعادن
بر اساس نمودار تشکیلات وزارت صنایع و معادن که در بهمن ماه ۷۹ به تصویب وزیر محترم صنایع و معادن و ریاست محترم سازمان مدیریت و برنامه‏ریزی کشور رسیده است، دخالت واحدهای زیر در امر استقرار سیستم اتوماسیون اداری ضروری است.

۲-۸- عناوین واحدهای ذیربط
۱-۲-۸- دفتر وزارتی

۲-۲- ۸- معاونت اداری و مالی

۱-۲-۲-۸- اداره کل امور اداری
• دبیرخانه مرکزی
۲-۲-۲-۸- دفتر تشکیلات و بودجه
• اداره بهبود روشها

۳-۲-۸- معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری
۱-۳-۲-۸- دفتر آمار و اطلاع‏رسانی
۲-۳-۲-۸- دفتر پژوهش و فناوری و آموزش

۴-۲- ۸- کلیه معاونت‏ها (به عنوان کاربران سیستم اتوماسیون اداری)

۳-۸- نمودار و ارکان ساختار اجرایی در مرحله راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری

۴-۸- اعضای پیشنهادی جهت کمیته راهبری سیستم اتوماسیون اداری
از آنجایی که هدایت امور در هنگام نصب و راه‏اندازی سیستم نقش مهمی در دستیابی هرچه سریعتر به استقرار سیستم اتوماسیون اداری دارد، در همین راستا پس از کسب نظرات کارشناسی مسئولین ذیربط و آشنا به محیط وزارت صنایع و معادن توصیه گردید تا کمیته‏ای جهت راهبری این فعالیت تشکیل گردد. اعضای این کمیته به شرح زیر پیشنهاد می‏گردند:
• نماینده معاونت اداری مالی
• نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری
• نماینده شورای فن‏آوری اطلاعات
• مدیرکل تشکیلات و بودجه یا نماینده تام‏الاختیار ایشان
• مدیرکل امور اداری یا نماینده تام‏الاختیار ایشان
• رئیس دبیرخانه مرکزی
• نماینده دفتر آمار و اطلاع رسانی / متولی امور انفورماتیک
• متولی امور شبکه
• شرکت تهیه کننده نرم افزار
• شرکت ناظر
• نماینده واحدی که نرم افزار در حال نصب در آن می‏باشد.(بر حسب مورد)

۵-۸- وظایف هریک از ارکان در استقرار سیستم اتوماسیون اداری
همکاری و همراهی کلیه ارکان در خصوص استقرار سیستم اتوماسیون اداری از اهمیت ویژه‏ای برخوردار است و تنها در صورت وجود هماهنگی کامل بین آنها است که این امر با سرعت مطلوب و طبق برنامه‏ریزی می‏تواند انجام گردد. وظایف این ارکان به شرح زیر می‏باشد:
• معاون برنامه‏ریزی، توسعه و فن‏آوری: تصویب و ابلاغ سیاستهای عمومی فناوری اطلاعات و اتوماسیون، تصویب برنامه‏های پیشنهادی شورای فناوری اطلاعات در زمینه اتوماسیون اداری،

حمایت و پشتیبانی مدیریتی از پیاده‏سازی اتوماسیون به ویژه در زمینه‏های برآورد بودجه و تأمین اعتبار
• معاون اداری و مالی: ریاست و هدایت امور مربوط به نصب و راه‏اندازی سیستم
• شورای فن‏آوری اطلاعات: سیاست گذاری مسائل فنی و انجام هماهنگی‏های لازم
• کمیسیون فنی اتوماسیون اداری: پشتیبانی فنی امور مرتبط با استقرار سیستم
• کمیته راهبری اتوماسیون اداری: تعیین خط مشی‏های اجرایی و ایجاد هماهنگی بین دست اندرکاران استقرار سیستم
• واحد شبکه: فراهم ساختن امکانات شبکه‏ای و تنظیم شبکه جهت دستیابی به وضعیت

مطلوب و اعلام نیازهای سخت افزاری شبکه
• دفتر پژوهش، فن‏آوری و آموزش: فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش کارکنان و ترغیب آنها به بکارگیری سیستم
• دفتر آمار و اطلاع رسانی: تحویل گرفتن نسخه اصلی نرم افزار و مستندات مربوطه و حفظ و نگهداری آن و برنامه‏ریزی جهت به روز رسانی در نسخه‏های بعدی
• اداره کل امور اداری: مدیریت کلیه امور اجرایی مرتبط با پیاده سازی اتوماسیون اداری
• شرکت تهیه کننده نرم افزار: نصب، راه اندازی، آموزش نرم افزار و ارائه خدمات پشتیبانی فنی
• شرکت ناظر: نظارت بر حسن انجام کار و انجام هماهنگی‏های لازم
• دبیرخانه مرکزی: اجرای موازی سیستم قدیم و سیستم جدید و استفاده مطلوب از امکانات در سیستم جدید
• دبیرخانه وزارتی: اجرای موازی سیستم قدیم و سیستم جدید و استفاده مطلوب از امکانات در سیستم جدید

۹- مراحل اجرایی

استقرار و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در کلیه بخش‏های وزارت صنایع مستلزم اجرای موفق مراحل خاصی است که پس از عقد قرارداد با شرکت تهیه کننده نرم‏افزار بایستی طی شوند، این مراحل به شرح زیر هستند:

۱-۹- تشکیل ساختار اجرایی
مهمترین گام در جهت انجام مطلوب امور اجرایی استقرار سیستم اتوماسیون اداری، تشکیل ساختار اجرایی است که بتواند با استفاده از حمایت، همکاری و قدرت اجرایی اعضای خود مسیر را برای نصب و بکارگیری سیستم جدید هموار سازد و از میزان عوامل بازدارنده و مقاومت در قبال تغییرات که امری بدیهی است بکاهد. ساختار پیشنهادی جهت راهبری اجرایی با توجه به قدرت اجرایی لازم به منظور تحقق چنین مهمی ارائه شده است. شرکت منظم، پی‏گیری پیشرفت کار و همکاری صمیمانه کلیه اعضا نقش به سزایی در تسریع و موفقیت در انجام چنین کار وسیعی دارد.

۲-۹- برگزاری جلسات توجیهی و سمینارها

 

قبل از شروع مراحل نصب و راه‏اندازی اقدام به برگزاری جلسات توجیهی برای معاونین و مدیران خواهد شد تا کلیه واحدها در جریان امر قرار گیرند و در حین انجام مراحل، دست‏اندرکاران استقرار سیستم اتوماسیون اداری از نهایت همکاری و همراهی ایشان بهره‏مند گردند.
برگزاری جلسات با مسئولین محترم اداری، مالی، تشکیلات و بودجه و ارائه کار به شورای معاونین وزارت صنایع و معادن از اولویت بالاتری برخوردار است.
برگزاری سمینار برای آشنایی کارکنان با چگونگی استقرار سیستم نیز از جمله مواردی است که در نظر گرفته شده است.

۳-۹- تعیین و تأیید الویت‏های نصب و راه‏اندازی
ترتیب نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری از دیگر مراحلی است که می‏تواند شدیداً روی موفقیت و سرعت استقرار سیستم اثر داشته باشد. از این رو الویت خاصی برای نصب در نظر گرفته شده است تا با راه‏اندازی واحدهایی که آمادگی بیشتری دارند واحدهای دیگر را نیز به استقرار، راه‏اندازی و بکارگیری سیستم جدید ترغیب نمود. این الویت‏ها در حین کار با نظر اعضای حاضر در ساختار اجرایی بر حسب نتایج حاصل از پیشرفت کار می‏تواند مورد تعبیر قرار گیرد.

۴-۹- نصب سیستم و تعریف پارامترهای لازم (در سرویسگرها)
در اولین قدم کارشناسی، شرکت عرضه کننده به اتفاق کارشناسان امور اداری، دبیرخانه و بهبود روشها، اقدام به تعریف پارامترها، جداول و سایر عوامل دخیل در نصب سیستم می‏نمایند و نسخه سرویسگر سیستم نصب و راه‏اندازی می‏گردد. در این مرحله مسئولین راهبری سیستم نیز آموزش می‏بینند.

۵-۹- ابلاغ به واحد منتخب (براساس الویت تعیین شده)
قبل از شروع مرحله نصب و راه‏اندازی، واحد منتخب باید در جریان چگونگی انجام کار قرار گیرد تا برنامه‏ریزی‏های لازم را در زمینه استقرار سیستم و اعمال تغییرات در روند عادی اجرای کارها بنماید.

۶-۹- برگزاری جلسه هماهنگی جهت شروع کار در واحد منتخب
پس از آگاهی یافتن واحد منتخب (براساس الویت تعیین شده) جلسه‏ای جهت تشریح چگونگی انجام کار با حضور نماینده تام‏الاختیار واحد مربوطه تشکیل می‏شود تا با تعیین زمان و معرفی افراد دست‏اندرکار فرآیند نصب، برنامه‏ریزی‏های اولیه صورت پذیرد. در ا

ین مرحله هماهنگی اولیه بین نماینده شرکت تهیه کننده نرم‏افزار، نماینده تام‏الاختیار واحد مربوطه و سایرین برای اقدام به شروع کار صورت می‏پذیرد. از جمله مسائلی که در این مرحله به نماینده واحد محول می‏شود تعیین کاربران، محل استقرار افراد مسئول نصب در خدمت نصب و راه‏اندازی و فراهم نمودن مقدمات کار است.

۷-۹- آموزش نیروی انسانی واحد منتخب
بر اساس هماهنگی انجام شده توسط نماینده واحد، افراد برای آموزش معرفی می‏شوند و شرکت تهیه کننده نرم‏افزار نسبت به آموزش افراد اقدام می‏نماید تا پس از نصب و راه‏اندازی با مشکلات کمتری مواجه گردند. حتی‏المقدور آموزش و نصب و راه‏اندازی در کمترین فاصله زمانی نسبت به یکدیگرصورت می‏پذیرد تا با کار عملی حداکثر فراگیری عاید شود.

۸-۹- نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در واحد منتخب
پس از فراهم نمودن مقدمات کار، گروه کاری اقدام به نصب و راه‏اندازی سیستم در ایستگاه‏های کاری واحد مربوطه می‏نمایند و با استفاده از خدمات کارشناس مقیم شرکت تهیه کننده نرم‏افزار نسبت به رفع اشکالات احتمالی کاربران و عملیاتی نمودن سیستم اقدام می‏شود.

۹-۹- نظارت بر فرآیند نصب و راه‏اندازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری
در حین انجام مراحل مختلف، شرکت ناظر بر کلیه فرآیندها نظارت دارد و اعضای ساختار اجرایی هم طی جلسات منظم هفتگی در جریان چگونگی انجام کار قرار می‏گیرند تا در صورت لزوم نسبت به رفع اشکالات و موانع بپردازند و رهنمودهای لازم را در جهت تسریع امور بنمایند.

۱۰- برنامه زمانبندی
۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱ ماه
مرحله

تشکیل ساختار اجرایی

برگزاری جلسات توجیهی و سمینار و اخذ تأیید نهایی گردش کار و برنامه اجرایی

تعیین و تأیید اولویت‏های نصب و راه‏اندازی

تأمین اعتبار و عقد قرارداد و خرید نرم افزار

نصب اولیه سیستم و تعریف پارامترها

ابلاغ به واحدهای منتخب بر اساس اولویت تعیین شده

برگزاری جلسات هماهنگی جهت شروع کار

آموزش نیروی انسانی معرفی شده واحدها

نصب و راه‏اندازی سیستم در واحدها

نظارت بر فرایند نصب و راه‏اندازی

پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی

۱۱- اولویت در راه‏اندازی و اجرا
تعیین اولویت‏ها در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم در بخش‏های مختلف از حساسیت بالایی برخوردار است و می‏تواند در موفقیت، سرعت و ترغیب کارکنان در بکارگیری سیستم بسیار مؤثر باشد.
بر اساس نظرات کارشناسی ارائه شده، در اولین مرحله پیشنهاد می‏شود اقدام به نصب و راه‏اندازی سیستم در دبیرخانه وزارتی گردد که با توجه به آشنایی کارکنان آن با اتوماسیون اداری می‏تواند از سرعت بیشتری نسبت به سایر واحدها برخوردار باشد.
دبیرخانه مرکزی اولویت بعدی در راه‏اندازی سیستم است که حجم کاری زیادی را به دنبال خواهد داشت و برای مدتی بایستی هر دو سیستم قدیم و جدید را اجرا نماید تا بتواند هم پاسخگوی نیاز واحدهایی که هنوز سیستم در آنها راه‏اندازی نشده است، باشد و هم ارتباط مطلوب را با واحدهایی که سیستم اتوماسیون اداری را بکار گرفته‏اند برقرار نماید.
معاونت اداری و مالی اولویت بعدی در راه‏اندازی سیستم می‏باشد. سایر اولویت‏ها طبق نظر مسئولین پس از تشکیل ساختار اجرایی تعیین خواهد شد.
عوامل مؤثر در اختصاص اولویت به شرح زیر می‏باشند:
۱-۱۱- آمادگی واحد مربوطه از نظر:
۱-۱-۱۱- در اختیار داشتن سخت افزارهای مورد نیاز(رایانه، چاپگر و پویشگر Scanner)
2-1-11- اتصال به شبکه داخلی
۳-۱-۱۱- عدم تلاقی زمان نصب با زمان‏های پرکار واحد
۲-۱۱- انجام هماهنگی‏های لازم جهت برگزاری دوره‏های آموزشی کاربران
۳-۱۱- سطح دانش کارکنان و آشنایی آنان با رایانه و سیستم‏های رایانه‏ای
۴-۱۱- تمایل کارکنان به بکارگیری فن‏آوری جدید
۵-۱۱- بالا بودن امنیت استقرار اتوماسیون اداری در واحد مربوطه

۱۲- آموزش کاربران سطوح مختلف
با توجه به سطح دانش کاربران در وزارت صنایع و معادن و استقرار سیستم مکانیزه در دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه دفتر وزارتی در سالیان اخیر زمینه لازم جهت پذیرش و فراگیری کار با سیستم جدید فراهم است. با این حال در زمینه آموزش نیروی انسانی در دو سطح کاربری و راهبری سیستم بررسی‏هایی انجام پذیرفته است و برای هر یک از انواع کاربران کلاس‏های جداگانه‏ای برگزار می‏گردد. در سطح کاربری، استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون اداری با چگونگی کاربرد سیستم و ثبت، درج، ارجاع، تهیه گزارشات متنوع و کلیه امکانات کاربری سیستم آشنا می‏شوند تا به سهولت بتوانند در انجام امور محوله به نحو احسن از تسهیلات فراهم آمده توسط سیستم اتوماسیون اداری بهره‏مند گردند. در سطح راهبری، کارشناسان مربوطه با چگونگی تنظیم سیستم، اصلاح پارامترها، تعریف ساختار سازمانی، تعر

یف کاربران و حدود دسترسی آنها آشنا می‏شوند تا پس از استقرار سیستم قادر باشند در حد ممکن نسبت به اعمال اصلاحات و بکارگیری کامل ویژگی‏های سیستم اقدام نمایند. نیروی انسانی مستقر در هر یک از واحدها قبل از استقرار سیستم در واحد مربوطه با ویژگی‏های آن آشنا می‏شوند تا با در اختیار داشتن امکانات نرم‏افزاری و سخت‏افزاری فراهم آ‏مده، از دانش کسب شده به نحو احسن بهره‏گیری نمایند.

۱۳- نگهداری و پشتیبانی سیستم
با توجه به اهمیت سیستم اتوماسیون اداری در روند اجرای به موقع امور، لازم است که این سیستم همواره قابل دسترسی باشد تا کاربران قادر به پی‏گیری و انجام مکاتبات لازم در سطح وزارتخانه و دریافت و ارسال نامه‏های خارج از آن باشند. به همین منظور در حین ارزیابی نرم‎افزارهای موجود در بازار ایران بر این نکته تأکید خاصی شده است و تحقیقات کافی در زمینه انجام خدمات پشتیبانی توسط شرکت عرضه کننده نرم‏افزار صورت پذیرفته است. با توجه به تعداد کاربران و واحدهای موجود در سطح وزارت صنایع و معادن، پیش بینی‏های لازم صورت پذیرفته است تا به مدت یک سال علاوه بر استفاده از خدمات مندرج در قرارداد پشتیبانی نرم‏افزار، یک نفر کارشناس به صورت مستقیم در محل وزارت صنایع و معادن حضور داشته باشد تا در اسرع وقت نسبت به رفع اشکالات احتمالی و انجام هماهنگی‏‏های لازم جهت بکارگیری مطلوب سیستم اقدام نماید.
ارائه خدمات پشتیبانی و نگهداری سیستم طبق قرارداد پشتیبانی توسط شرکت عرضه‏کننده نرم‏افزار صورت می‏گیرد.

جدول شماره ۱ – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
فاکس تلفن نشانی تماس با نام نرم‌افزار ساعت مراجعه تاریخ مراجعه نام شرکت ردیف
۸۷۳۷۰۱۸ ۱۹ و ۸۷۳۷۰۱۸ خ خرمشهر خ عشقیار ک دوم ش ۹ واحد ۵ آقای اژدری اتوماسیون دفتری ۱۵:۰۰ ۲۲/۰۳/۸۰ خبره پرداز پارس ۱
۸۷۶۷۲۴۰ ۸۷۶۷۲۴۰ و ۸۷۴۷۶۳۴ خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش ۹۶ خانم ممقانی آوین پیک ۱۳:۰۰ ۲۹/۰۳/۸۰ آوین تک ۲
۸۷۴۱۶۲۰ ۸۷۶۲۱۲۰ خ خرمشهر خ عشقیار ک چهارم ش۴ دکتر رضا رمضانی دبیرخانه ۱۴:۰۰ ۳۰/۰۳/۸۰ راد سامانه – مشاور وزارت معادن و فلزات ۳
۲۲۲۷۰۰۸ ۶ و ۲۲۲۷۰۰۶ خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش ۳۷ واحد ۱۸ آقای مؤذنی دبیرخانه و مکاتبات ۱۳:۳۰ ۰۲/۰۴/۸۰ تینا سامانه ۴
۶۴۳۲۵۶۱ ۶۴۳۳۵۶۱-۰۹۱۱۲۹۰۲۸۸۹ خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش ۲۰۷ ط ۳ واحد ۴ آقای مجید پارساییان دبیرخانه ۱۵:۳۰ ۰۲/۰۴/۸۰ دلتا پردازش ۵
۸۷۳۵۳۸۹ ۸۷۳۱۰۳۲ و ۸۷۳۵۶۶۶ خ مطهری خ کوه نور کوی ششم ش ۶ خانم امامی دبیرخانه و کارتابل ۱۳:۰۰ ۰۳/۰۴/۸۰ مشاورین پارس سیستم ۶
۸۷۴۷۷۶۱ ۸۷۵۴۷۴۸ م آرژانتین خ بخارست خ ۱۹ ش ۲۰ خانم قاسمی آقای محمدی دبیرخانه (اینترانتی) ۱۵:۰۰ ۰۳/۰۴/۸۰ پتسا ۷
۸۷۲۴۳۰۹ ۸۷۲۴۲۷۸ و۸۷۲۴۲۹۵ خ قائم مقام

جنب تهران کلینیک خ شهداء ش ۶ آقای آقاجانزاذه نما ۱۳:۰۰ ۰۴/۰۴/۸۰ رهیافت ۸
۸۷۱۵۶۳۸ ۸۷۱۵۱۱۶ و۸۷۲۵۸۶۳ خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش ۲۸ آقای نکویی اتوماسیون اداری ۱۴:۳۰ ۰۴/۰۴/۸۰ همکاران سیستم ۹
۸۹۶۷۸۷۹ ۸۹۵۱۰۰۰ خ فاطمی خ دائمی ش ۱۲۵ آقای شریفی نامه ۱۰:۰۰ ۰۵/۰۴/۸۰ رز سیستم ۱۰
۲۵۴۵۶۶۲ میدان نوبنیاد –ساختمان جدید ط ۱ آقایان اخوان نیاکی،کلانتری دبیرخانه ۱۴:۰۰ ۰۵/۰۴/۸۰ ایزایران ۱۱
۸۷۱۱۴۷۰۷ ۰۷-۸۷۱۴۷۰۴ خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش ۶/۱۰۵۰ برج نگین ساعی واحد ۳۰۸ آقای اسماعیل نیا زونکن ۱۳:۰۰ ۰۶/۰۴/۸۰ فرامطلق ۱۲

جدول شماره ۱ – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها ( ادامه)
فاکس تلفن نشانی تماس با نام نرم‌افزار ساعت مراجعه تاریخ مراجعه نام شرکت ردیف
۸۷۱۱۵۰۴ ۸۷۲۱۵۰۱ و ۸۷۲۱۵۰۳ خ خالد استامبولی خ ۱۸ ش ۳۰ خانم فرجی اتوماسیون اداری ۱۵:۰۰ ۰۶/۰۴/۸۰ مهندسی نرم افزار رایورز ۱۳
۷۶۹۹۵۱ ۷۷۱۶۴۰ و ۷۶۷۴۷۳ خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی ) ش ۴۰۰ ط اول آقایان حامد و میری دبیرخانه ۹:۰۰ ۱۰/۰۴/۸۰ طراحان بهینه ۱۴
۷۹۰۴۹۷۱ ۷۹۰۵۹۷۴ و ۷۹۰۳۱۲۰ نارمک خ سمنگان ش ۳۹۷ آقای جامی مقدم دبیرخانه ۱۴:۰۰ ۱۰/۰۴/۸۰ برید سامانه نوین ۱۵

جدول شماره۲- جمع‌بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیازدهی به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ودبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه زونکن پیشرفته
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک
نام و کد نرم‏افزار
قابلیت

۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱
قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( ۳۰ امتیاز)
۳ ۱۲ ۱۲ ۱۱ ۳ ۱۰ ۱۰ ۱۱ ۷ ۱۰ ۷ ۱۰ ۸ ۵/۱۱ ۵ سابقه ، حسن شهرت، رضایت مشتریان ، امتیاز شورا ۱۲
۸ ۳ ۴ ۲ ۸ ۸ ۵ ۲ ۸ ۸ ۷ ۵ ۷ ۸ ۷ میزان همکاری در راه اندازی کامل و اعمال تغییرات در خواستی ۸
۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ آموزش ،خدمات پشتیبانی و رفع اشکالات احتمالی ۵
۵ ۵ ۵ ۵ ۳ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۵ ۱ ۵ ۵ ۵ در اختیار داشتن اصل (Source) نرم افزار ۵
تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( ۲۰ امتیاز)
۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۸ ۴ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ امکان تعریف دبیرخانه های متعدد ۸
۸ ۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۴ ۸ ۸ – ۸ ۸ ۸ ۸ امکان استفاده از نرم افزار در شبکه وزارت صنایع و معادن ۸
۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ – ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ امکان بکارگیری نرم افزار در سازمانهای بزرگ ۴
محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (۱۵ امتیاز)
۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۵/۰ ۱ ۲ سیستم عامل مورد استفاده در سرویسگر (ها) ۲

جدول شماره۲- جمع‌بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیازدهی به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ودبیرخانه (ادامه)
۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ ۱ سیستم عامل مورد استفاده در ایستگاه های کاری ۱
۱ ۱ ۱ – ۱ ۲ ۱ – ۱ ۱ – ۱ ۱ ۱ ۲ پایگاه داده ای مورد استفاده ۲
۴ ۵/۴ ۵/۳ ۵/۴ ۵/۴ ۵ ۴ ۵/۴ ۳ ۴ ۴ ۴ ۴ ۵ ۵/۴ امنیت نرم افزار و امکان تعیین میزان حق دسترسی کاربران ۵
۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۴ ۵ ۴ ۴ ۵ ۵ ۴ تهیه نس

خه های پشتیبان و بازیابی اطلاعات در صورت نیاز ۵
توانایی نرم افزار (۳۰ امتیاز)
۷ ۱۰ ۷ ۷ ۸ ۱۰ ۹ ۷ ۹ ۸ ۱۰ ۶ ۹ ۹ ۹ امکانات کاربری ۱۰
۵/۳ ۴ ۳ ۵/۳ ۵/۳ ۴ ۵/۳ ۳ ۳ ۵/۳ ۴ ۵/۲ ۵/۳ ۵/۳ ۵/۳ امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها ۴
۵/۲ ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ ۲ ۵/۱ – ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ ۳ امکانات و کنترل حذف مکاتبات ۳
۳ ۲ ۲ ۵/۱ ۲ ۲ ۵/۲ ۱ ۵/۲ ۵/۲ ۲ ۳ ۳ ۳ ۳ امکانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها ۳
۱۰ ۵/۹ ۵/۸ ۵/۷ ۵/۸ ۵/۸ ۷ ۹ ۵/۷ ۵/۸ ۵/۷ ۵/۷ ۹ ۷ ۷ امکانات از نظر پیگیری و گزارش گیری ۱۰
تسهیلات نرم افزار (۵ امتیاز)
۱ ۷۵/۰ ۵/۰ ۱ ۱ ۵/۰ ۱ ۷۵/۰ ۵/۰ ۱ ۵/۰ ۱ ۱ ۱ ۵/۰ وجود دفاتر راهنما ۱
۵/۲ ۵/۲ ۵/۱ ۵/۲ ۵/۲ ۵/۲ ۵/۰ ۲۵/۲ ۱ ۵/۲ – ۵/۲ – – – ثبت قرارملاقات ها ۵/۲
۱ ۲۵/۱ ۱ ۱ ۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ ۵/۱ ۱ ۵/۱ – ۵/۱ ۱ ۱ ۵/۱ امکانات پیام رسانی ۵/۱
۸۳ ۹۰ ۵/۷۱ ۵/۷۱ ۸۱ ۹۳ ۵/۸۳ ۵/۶۶ ۸۰ ۹۱ ۷۲ ۵/۷۹ ۸۶ ۹۰ ۸۳ جمع کل ۱۰۰

جدول شماره ۳ – امتیاز نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
نما

نامه (اداری) دبیرخانه

اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات

دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه

آوین پیک نام و کد نرم‏افزار

۱۵ ۱۴ ۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱ قابلیت
۲۱ ۲۵ ۲۶ ۲۳ ۱۹ ۲۸ ۲۵ ۲۳ ۲۵ ۲۸ ۲۴ ۲۱ ۲۵ ۵/۲۹ ۲۲ قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرم افزار ( ۳۰ امتیاز)
۲۰ ۲۰ ۱۲ ۱۲ ۲۰ ۲۰ ۲۰ ۸ ۲۰ ۲۰ ۱۲ ۲۰ ۲۰ ۲۰ ۲۰ تطابق نرم‏افزار با نیاز وزارت صنایع و معادن ( ۲۰ امتیاز)
۵/۱۱ ۱۲ ۱۱ ۵/۹ ۱۲ ۱۳ ۵/۱۱ ۵/۹ ۵/۱۰ ۵/۱۲ ۹ ۵/۱۱ ۵/۱۱ ۱۳ ۵/۱۳ محیط اجرایی و امنیت نرم افزار (۱۵ امتیاز)
۲۶ ۵/۲۸ ۵/۲۳ ۵/۲۲ ۲۵ ۵/۲۷ ۲۴ ۵/۲۱ ۲۲ ۵/۲۵ ۵/۲۶ ۲۲ ۵/۲۷ ۵/۲۵ ۵/۲۵ توانایی نرم افزار (۳۰ امتیاز)

۵/۴ ۵/۴ ۳ ۵/۴ ۵ ۵/۴ ۳ ۵/۴ ۵/۲ ۵ ۵/۰ ۵ ۲ ۲ ۲ تسهیلات نرم افزار ( ۵ امتیاز)
۸۳ ۹۰ ۵/۷۵ ۵/۷۱ ۸۱ ۹۳ ۵/۸۳ ۵/۶۶ ۸۰ ۹۱ ۷۲ ۵/۷۹ ۸۶ ۹۰ ۸۳ جمع کل ۱۰۰
    

پیوست ۳
راهنمای کاربران دبیر

فهرست مطالب

۱- برنامه ۱
۱-۱- برنامه روزانه ۱
۲-۱- تقویم ۸
۳-۱- پیوست برنامه ۹
۴-۱- برنامه هفتگی ۱۰
۵-۱- مسافرت ۱۱
۲- گزارش برنامه ۱۳
۱-۲- گزارش برنامه روزانه ۱۳
۲-۲- گزارش برنامه های تغییر کرده در زمان اجرا ۱۵
۳-۲- جلسه ۱۶
۴-۲- بازدید ۱۷
۵-۲- دیدار ۱۷
۶-۲- مجمع ۱۸
۷-۲- مسافرت ۱۸
۸-۲- مراسم ۱۸
۹-۲- گزارش صندوق پستی ۱۸
۱۰-۲- گزارش پویا ۱۹
۳- پیام ۲۳
۱-۳- ثبت پیامها ۲۳
۲-۳- گزارش پیامها ۲۵
۴- تماس تلفنی ۲۶
۱-۴- ثبت ۲۶
۲-۴- گزارش تماس تلفنی ۲۸
۳-۴- دفترچه تلفن ۲۹
۵- مصوبات ۳۰
۱-۵- ثبت ۳۰
۲-۵- گزارش دستورات ۳۴
۶- نمودار ۳۶
۱-۶- رسم ۳۶
۲-۶- ثبت شده ۳۹

 

سیستم مکاتبات اداری
این نرم افزار ، دربرگیرنده مراحل گردش یک نامه در یک سازمان از زمان دریافت/ارسال آن تا زمان بایگانی یا اقدام نهایی برروی آن میباشد. همچنین امکان گزارشگیری و جستجوی نامه ها برحسب فاکتورهای مختلف وجود دارد ، در این برنامه کلیه نیازهای یک کاربر عادی یا دبیرخانه در قالب گزینه ها و منوها به شکلی ساده گنجانده شده و همین امر استفاده از آنرا با صرف اندک زمانی برای آموزش، به سهولت میسر ساخته و آنرا تبدیل به سیستمی جامع و کارا نموده است . در مجموع این سیستم امکان گردش نامه بدون کاغذ دریک سازمان را برای مجموعه کاربران آن میسر میسازد.
برای ورود به برنامه دبیرخانه روی آیکون مربوط به آن که روی صفحه نمایش دیده میشود دوبار کلیک مینمائیم. حال پنجره ای باز میشود که در آن شناسه کاربر و گذرواژه پرسیده میشود .

“شناسه کاربر” ، نامی است که از طرف مدیر سیستم به کاربر اختصاص داده شده است ، تایپ این نام تنها برای اولین بار لازم است و پس از آن ، با هر بار فراخوانی برنامه نام اختصاص یافته به شما در این مستطیل دیده خواهد شد . “گذرواژه” نیز کلمه ای است انحصاری و حاوی چند حرف یا عدد که فقط کاربربا شناسه تعریف شده در سیستم از آن مطلع است. با تایپ حروف “گذرواژه” که برای امنیت بیشتر به شکل ستاره دیده میشود و کلیک روی دکمه “تأیید” کاربر وارد برنامه دبیرخانه خواهد شد . در هنگام تایپ گذرواژه توجه به فارسی/لاتین بودن و فعال/ غیرفعال بودن کلید Caps Lock لازم است .
در صفحه اصلی این برنامه موارد زیرمشهود است :
نوار منو ، کازیه دریافتی ، میز کارو کارهای جاری . البته با ورود به برنامه ، محتویات میز کار و پنجره کارهای جاری نمایش داده نمیشود مگر آنکه روی مثلثی که در کنار نام “میزکار” در سمت چپ و بالای صفحه دیده میشود کلیک نمائیم و یا از منوی نمایش ، پنجره مورد نظر را انتخاب کنیم .
نوار منو شامل منوهای اصلی زیر میباشد :
– مکاتبات اداری
گزارش
کازیه دریافتی
نمایش
راهنما
خروج

منوی اصلی این برنامه به طور کلی شامل موارد زیر می گردد :
– مکاتبات اداری : منویی است ،حاوی زیرگزینه هایی که به طور مثال در آنها میتوان اطلاعات مربوط به نامه های وارده یا صادره را وارد نمود و یا نامه ای را با مشخصاتی خاص جستجو کرد.
– گزارش: در این قسمت انواع گزارشات معمول گنجانده شده است و امکان گرفتن گزارش آماری نیز وجود دارد.
– کازیه دریافتی: دراین بخش امکان بازکردن کازیه ، ایجاد کارتابل جدیدو یا حذف کارتابلهای غیرضروری و خالی وجود دارد ، ایجاد یا حذف کازیه تنها برای کاربرانی که از طرف مدیر سیستم ، مجوز این کار به آنان داده شده و در حددسترسی آنها به سیستم تعریف شده باشد میتواند صورت گیرد.

– نمایش : با استفاده از این منو میتوان میزکار ، کازیه دریافتی یا کارهای جاری را فعال نمود.
– راهنما :در این قسمت راهنمای مربوط به سیستم گنجانده شده ومنوی خروج نیز برای خروج از سیستم درنظرگرفته شده است.
کازیه دریافتی :
فضایی است حاوی کارتابلهای عمومی مختلف که برای کاربران دبیرخانه و همچنین کاربران عادی بطور پیش فرض تعریف شده است . برحسب اینکه روی هر نامه چه تصمیمی باید گرفته شود آن نامه در کارتابل مربوط به خودش قرار داده میشود . کارتابلهای موجود در کازیه یک کاربر دبیرخانه به شرح زیر است :
– کارتابل “برای بایگانی”: حاوی نامه هایی است که باید بایگانی گردند.
– کارتابل”برای توزیع”:شامل نامه هایی است که پس ازثبت تکمیلی آماده ارسال وتوزیع بین کاربران سیستم میباشند.
– کارتابل “ارسال دستی” : حاوی نامه های کاربرانی است که دارای سیستم مکانیزه نیستند و نامه به صورت دستی برای آنان ارسال شده است .
– کارتابل”ثبت تکمیلی” حاوی نامه هایی است که ثبت اولیه شده باشندوبایستی اطلاعات تکمیلی نامه درآن ثبت گردد.
– کارتابل “برای ارسال” حاوی نامه های صادره است که برای واحدهای دیگردرون یا بیرون سازمان ارسال میشود.
– درصورتیکه نامه ای از دبیرخانه دیگری دریافت شده باشد در کارتابل “ورودی” قرار داده می شود .
کارتابلهای دیگری نیز موجود هستند که کاربران عادی سیستم نیز از آنان برخوردارند. مانند :
– کارتابل “امضایی” : حاوی نامه هایی است که باید توسط شخص مسئول آن امضاء گردد.
– کارتابل “عمومی” : به طور پیش فرض برای تمام کاربران قرار داده شده و نامه هایی بجز شرایط بالا در آن نگهداری میشود .
– کارتابل “یادداشت اداری” :حاوی یادداشتهایی است که بین کارمندان یک سازمان ردو بدل میشود و فاقد شماره دبیرخانه است. (ثبت نمیشود)
– کارتابل “استحضاری”: حاوی نامه هایی است که جهت استحضار و آگاهی گیرنده ارسال شده است .
نکته : کارتابلهای مذکور کارتابلهای پیش فرض برنامه بوده و غیرقابل حذف میباشند . ایجاد کارتابل اختصاصی جدید تنها برای کاربری امکانپذیر است که مدیرسیستم در حد دسترسی او این مورد را تعریف کرده باشد . برای اینکار میتوان روی دکمه که در بالای پنجره کازیه دریافتی قرار دارد کلیک نموده و عنوان و شرح آنرا وارد کرد.

میز کار: نامه هایی را که کاربر میخواهد در اولین زمان ممکن رسیدگی نماید به میز کار انتقال میدهد. برای اینکار در کارتابل مربوطه با دوبار کلیک روی نامه آنرا باز نموده سپس از بالای صفحه با کلیک روی دکمه آنرا به میز کار انتقال میدهیم .

کارهای جاری: کلیه نامه های دریافت شده توسط کاربر و یا نامه های ورودی و یا ارسالی که دارای زمان پاسخگویی میباشند برای انجام پیگیریهای لازم در این پنجره قرار می گیرند.
حال به شرح جزئیات بیشتری از گزینه های برنامه دبیرخانه می پردازیم :

ثبت اولیه :

هر نامه ای که به دبیرخانه وارد میشود درمرحله نخست دراین بخش اطلاعات کلی آن واردمی گردد ، شماره ثبت و تاریخ ثبت دوموردی است که به آورنده نامه جهت پیگیری داده میشودوسپس کاربر بدون حضور ارباب رجوع ، فرصت کافی برای ثبت تکمیلی محتویات نامه درمنوی بعدی خواهد داشت. اینکار درمواقعی که حجم کاری دبیرخانه زیادباشد و همچنین برای جلوگیری از تجمع ارباب رجوع در هنگام ثبت کامل نامه سودمند است .با اینحال ورود به این پنجره اختیاری است .

برای ثبت اولیه یک نامه ابتدا “دفتر اندیکاتور” را از لیست دفاتر انتخاب میکنیم. سپس مشخصات نامه را وارد کرده و با استفاده از آیتمهای مقابل فرستنده ، اطلاعات فرستنده نامه را ثبت می نمائیم . در نهایت پس از زدن کلید “ثبت اولیه” یک شماره نامه به طور اتوماتیک به نامه اختصاص داده میشود . از دیگر اطلاعاتی که به طور اتوماتیک برای نامه ثبت میگردد، تاریخ و ساعت ثبت نامه میباشد .
برای ادامه کار با زدن کلید “جدید” صفحه برای ثبت نامه جدید دیگر پاک میشود و کاربر میتواند به همین ترتیب به ثبت نامه های وارده اقدام نماید .در خاتمه با زدن کلید “چاپ رسید” رسید مخصوص مراجعین چاپ شده و به ارباب رجوع تحویل داده میشود.
 نامه ای که ثبت اولیه شده است، به کارتابل “ثبت تکمیلی” انتقال می یابد .

ثبت نامه وارده :
پس از ثبت اولیه نوبت به درج اطلاعات کامل نامه میگردد. اطلاعاتی چون فرستنده ، گیرنده ، تاریخ ، موضوع نامه ، خلاصه نامه ، پیوستهای آن ، تصویر نامه و … در این فرم ثبت میگردد.برای اینکار در کارتابل “ثبت تکمیلی” روی نامه مربوطه که نامش همان موضوع نامه ای است که در بخش قبل وارد شده دوبار کلیک میکنیم .

درصورتیکه ثبت اولیه نامه صورت نگرفته باشد میتوان از منوی “مکاتبات اداری” گزینه “ثبت نامه
وارده” را انتخاب نموده و بقیه مراحل را مشابه حالت قبل انجام دهیم.حال به شرح موارد مهم درپنجره ثبت نامه وارده میپردازیم :
۱- مواردی از نامه که در ثبت اولیه وارد شده در این قسمت دیده میشود. مانند: “ثبت در دفتر” ، “شماره ،تاریخ نامه وارده” و “فرستنده” نامه .
۲- گیرنده نامه با استفاده از آیکونی که در مقابل آن است از لیست موجود انتخاب میگردد.
۳- در “طبقه بندی موضوعی” موضوع نامه را از لیستی که با کلیک روی آیکون مقابل آن ظاهر میشود درج مینمائیم .
۴- موضوع کامل نامه مقابل “موضوع ” ذکر میگردد . این موضوع میتواند کاملا” متفاوت از آن موردی باشد که در ثبت اولیه نامه ذکر گردیده است ، زیرا پس از مطالعه کامل متن نامه توسط کاربر تشخیص داده میشود .
۵- پیرو یا عطف نامه در قسمت “عطف” و “پیرو” مشخص میشود. با انتخاب یکی از این دو مورد شماره و تاریخ آن وارد میگردد و بدین ترتیب ارتباط این نامه با نامه های دیگری که عطف یا پیرو آن بوده اند ، مشخص میگردد .
۶- در “طبقه بندی ” نوع نامه را از جهت عادی ، محرمانه و… تعیین میکنیم .
۷- در “ارجحیت ” زمانبندی پیگیری نامه که میتواند فوری ، آنی ، با زمانبندی خاص و …را تعیین می نمائیم .
۸- “نحوه دریافت” نامه میتواند با یکی از انواع متقاضی ، نامه رسان ، پست الکترونیکی و … تعیین شود.
با کلیک روی برگه “پیوست ” میتوانیم اطلاعات تکمیلی مربوط به پیوست یک نامه را وارد نمائیم که شامل شماره نامه ، تاریخ نامه ، نوع که میتو

اند تصویر نامه و یا موردی دیگر باشد، تعداد ،واحد و شرح آن می باشد که برای ثبت اطلاعات لازم است تا روی کلید کلیک کنیم و برهمین اساس بقیه موارد را وارد نمائیم .

با کلیک روی برگه “خلاصه نامه ” صفحه دیگری باز میشود که در این پنجره میتوان خلاصه ای از متن نامه را تایپ نمود.
درصورتیکه مایل به گرفتن تصویر از نامه باشیم روی کلید “تصویر نامه” کلیک می کنیم و پس از تنظیم Scannerعمل اسکن را انجام میدهیم . جزئیات مربوط به اینکار در ادامه آورده شده است .
پس از وارد نمودن اطلاعات فوق روی دکمه “ثبت ” جهت ذخیره اطلاعات ورودی کلیک می نمائیم .
نامه ای که در این بخش اطلاعات آن تکمیل گردد به طور اتوماتیک به کارتابل “برای توزیع” انتقال می یابد.

“تصویر نامه “:

همانطور که قبلا” اشاره شد از این دکمه (“تصویر نامه”) برای گرفتن یک تصویر از نامه (پویش یا اسکن تصویر) استفاده میشود . این تصویر به انضمام اطلاعاتی دیگر که همان شرحی است که کاربر در مورد نامه وارد کرده است ،به سیستم داده میشود تا در مواقع لزوم کاربر به آن دسترسی داشته باشد .با کلیک روی این دکمه پنجره ای باز میشود که حاوی نوار ابزاری در سمت راست خود بدین شرح میباشد :
برای پویش (اسکن کردن) نامه به ترتیب مراحل زیر را انجام میدهیم :

۱- انتخاب پویشگر (دستگاه اسکنر) (دکمه شماره ۲)
ابتدا از اتصال کابلهای مربوط به دستگاه پویشگر به سیستم و آداپتورآن اطمینان حاصل میکنیم و نامه را درون اسکنر قرار میدهیم .سپس روی دکمه “انتخاب پویشگر” کلیک کرده و نام آنرا از صفحه ای مانند صفحه زیر، انتخاب مینمائیم.

۲-تنظیمات پویشگر (دکمه شماره ۳)
برای تنظیم کیفیت پویش ، روی دکمه پیکربندی کلیک میکنیم ، حال صفحه ای باز میشود که در آن میتوانیم موارد زیر را تعیین کنیم :

الف) نوع پویش : منظور از نوع پویش تعیین تعداد رنگهای موجود در تصویر اسکن شده است و میتواند به صورت خاکستری(در اینحالت رنگهای سیاه ، سفید و طیفهای خاکستری بین ایندو رنگ را خواهیم داشت) ، رنگی یا تک رنگ سیاه و سفید (مانند دستگاه فتوکپی) باشد .
ب ) دقت پویشگر: با مقدار دادن به این قسمت ، وضوح یا Resolution تصویر خروجی تعیین میگردد. مقدار این عدد بستگی مستقیم به نوع پویشگر دارد و هرچه عدد بزرگتری انتخاب گردد تصویر خروجی از کیفیت بالاتری برخوردار خواهد شد .(وضوح تصویر به تعداد نقاط رنگی در هر واحد اینج مربع گفته میشود)
ج) روشنایی : روشن یا تیره بودن تصویر با جابجا کردن دکمه روی میله افقی تعیین میگردد .
د) تفکیک رنگ : وضوح رنگهای تشکیل دهنده تصویر و تفاوت آنها با جابجا کردن دکمه روی این میله افقی تغییر میکند .

پس از تغییر در موارد بالا روی دکمه “تأیید” کلیک میکنیم .
۳- کلیک روی دکمه “پویش نامه”(دکمه شماره ۱)
با اینکار عمل پویش آغاز گشته و تصویرنامه در پنجره دیده میشود .
دکمه های دیگری نیز در پنجره اصلی موجود است که بدین شرح اند :
الف) ورود تصویر: (دکمه شماره ۴)
استفاده از این دکمه بدین معناست که میخواهیم تصویری را (که به صورت یک فایل روی حافظه جانبی کامپیوتر ذخیره شده) به این پنجره بیاوریم . پس از کلیک روی این دکمه پنجره Open باز میشود که از آن فایل مربوطه را (پس از انتخاب درایو و شاخه ای که فایل تصویری درآن قرار دارد) انتخاب مینمائیم .
ب ) خروج تصویر : (دکمه شماره ۵)
پس از پویش تصویر میتوان آنرا روی هارد برای استفاده در برنامه های دیگر ذخیره نمود . برای اینکار روی دکمه مزبور کلیک نموده و سپس درایو و مسیری که میخواهیم فایل مربوطه در آن ذخیره شود تعیین میکنیم ، و نهایتا” با دادن یک نام و کلیک روی دکمه Save، عمل ذخیره سازی روی هارد پایان می پذیرد.
ج) نمایش انتخابها : (دکمه شماره ۶)
درصورت انتخاب این گزینه پنجره مربوط به تنظیمات پویشگر ظاهر شده و درآن میتوان تعداد رنگها ، روشنایی و تنظیمات دیگری از این قبیل را قبل از عمل پویش نامه کنترل نمود.
دکمه های شماره ۷ : نمایش تصویر قبلی و بعدی با کلیک روی این دکمه ها امکان پذیر است .در واقع با دو کلید بالا تصاویر دیگر موجود در کازیه ، در صورت وجود ، نمایش داده میشوند .
دکمه های شماره ۸ : با هربار کلیک روی این دکمه عمل دوران تصویر پویش شده به اندازه ۹۰ درجه و در جهت یا مخالف حرکت عقربه های ساعت انجام میشود . استفاده از این دکمه ها در مواقعی که اصل نامه را اشتباها” در جهتی نامناسب درون دستگاه پویشگر قرار داده باشیم توصیه میشود .جهت دوران نیز با فلش ها مشخص شده است .

دکمه های شماره ۹ :با کلیک روی این دکمه ها عمل “بزرگنمایی” (ذره بینی که علامت + دارد ) و “کوچکنمایی” (ذره بینی که علامت – دارد )صورت می پذیرد. میتوان این عمل را چندبار تکرار نمود.
دکمه شماره ۱۰: کلیک روی این دکمه باعث ذخیره تصویر پویش شده میگردد.
دکمه شماره ۱۱ : کلیک روی این دکمه باعث حذف تصویر پویش شده از روی صفحه میگردد و در مواقعی که قصد اسکن مجدد از تصویر(وعدم ذخیره تصویری که قبلا” پویش شده) را داشته باشیم مورد استفاده قرار میگیرد .

دکمه شماره ۱۲ : با کلیک روی این دکمه تصویر پویش شده را میتوان چاپ نمود .
کلیک روی دکمه تأیید در انتهای نوار ابزار ، همانند دکمه شماره ۱۰ عمل میکند .
حال به شرح بقیه کارتابلهای موجود در سیستم می پردازیم :
در صورتیکه در کارتابل “برای توزیع” روی نامه م

ربوطه (نامه ای که ثبت تکمیلی شده است)کلیک نمائیم پنجره ای باز میشود که در آن میتوانیم نامه را برای شخص گیرنده ارسال نمائیم .

۱- در “ارسال به” ، گیرنده نامه با استفاده از آیکون مقابل آن و یاتایپ کد آن تعیین میشود .
۲- با استفاده از لیست “در کارتابل” ، میتوانیم کارتابل موردنظری که نامه رابایستی داخل آن قرار دهیم ، انتخاب کنیم.
۳- نحوه ارسال نامه میتواند ، به صورت دستی ، الکترونیکی و… باشد تعیین گردد .
۴- درصورتیکه ارسال نامه بصورت دستی صورت پذیرد ، نوع ارسال آن (اصل یا رونوشت نامه) بایدمشخص گردد .
پس ازتعیین مواردبالا درصورتیکه بخواهیم بیش ازیک گیرنده داشته باشیم روی کلید کلیک میکنیم و گیرنده بعدی را تعیین مینمائیم .
پس از تایپ موارد بالا روی کلید “ارسال” جهت فرستادن نامه به شخص یا اشخاص گیرنده کلیک میکنیم .

ثبت نامه صادره :
نامه ای که از طرف هر یک از واحدهای سازمان به واحدی دیگر درون سازمان یا بیرون از سازمان ارسال میگردد، باید در این قسمت اطلاعات مربوط به آن وارد گردد .
در برگه اطلاعات اولیه ، اطلاعاتی مشابه آنچه که در گزینه قبل شرح داده شد وارد میگردد.
۱- در “ثبت در دفتر” نوع دفتر ، در مقابل “فرستنده” نام فرستنده که میتواند شخص حقیقی یا حقوقی باشد درج میگردد ودرمقابل گیرنده(گان) نام گیرنده یاگیرندگان نامه (که میتوانندداخل یاخارج ازسازمان باشند)درج میگردد. پس از تعیین گیرنده(گان) نامه حتما” باید روی دکمه جهت
انتقال اطلاعات به جدول مربوطه کلیک نمود.
۲- نوع نامه از جهت موضوع نیز در مقابل “طبقه بندی موضوعی” آورده میشود .
۳- درصورتیکه نامه صادره ،پیرو یا عطف به نامه(هایی) باشد ، شماره و تاریخ آن موارد را نیز ثبت نموده و روی دکمه جهت انتقال اطلاعات درجدول مربوطه کلیک میکنیم.گاه ممکن است نامه صادره درجهت اقدام برروی نامه ای باشد که دریافت کرده ایم،درآنصورت “اقدام”راانتخاب نموده وشماره وتاریخ ثبت نامه ای که دریافت کرده ایم رادرج مینمائیم.
۴- در برگه “خلاصه نامه” خلاصه ای از محتویات نامه تایپ میگردد.
۵- در برگه “پیوست/رونوشت” درصورتیکه نامه دارای پیوست باشد شماره نامه ، تاریخ آن ، نوع و شرح نامه و …و درصورتیکه نامه برای اشخاص دیگری نیز رونوشت شده باشد گیرنده و عنوان آن ذکر میشود.

در تمامی حالات فوق میتوان با کلیک روی کلید “تصویر نامه” نامه مربوط را اسکن نمود و تصویر آنرا به همراه موارد بالا برای گیرنده ارسال کرد.
نامه ای که در پنجره “ثبت نامه صادره” ثبت می گردد به طور اتوماتیک به کارتابل “برای ارسال” انتقال می یابد.

مانندمراحل قبل با دوبار کلیک، وارد کارتابل “برای ارسال” شده و یکی از نامه های موجود در آن را باز میکنیم. (با دوبار کلیک روی نامه مورد نظر)
درصورتیکه نامه مربوطه جهت ارسال به واحد

ی داخل سازمان تهیه شده باشد ، مانند آنچه که در قسمت توزیع نامه دیدیم فقط کافی است نامه را برای واحد مزبور ارسال کنیم اما اگر نامه برای واحدی خارج از سازمان تهیه شده باشد بدلیل عدم دسترسی گیرنده به سیستم دبیر ، اقدام دیگری روی نامه از طریق برنامه صورت نخواهد پذیرفت .
درصورتیکه نامه صادره حاوی تصویر باشد پیغام “لطفا کمی صبر کنید” ظاهر شده و بعد تصویر نامه دیده خواهد شد، درغیراینصورت پیغام “تصویری موجود نمیباشد” ظاهر میگردد. دکمه های ذیل که دربالای همین پنجره دیده میشود هریک عملکردی جداگانه بدین شرح دارند :

با کلیک روی این دکمه نامه های مرتبط با این نامه نشان داده میشوند( نامه های پیرو یا عطف). درپنجره ای که با انتخاب این دکمه باز میشود اطلاعاتی مانند شماره نامه و تاریخ آن و ارتباطی که با نامه اصلی دارد (پیرو/ عطف)ذکر گردیده است .

از این دکمه جهت بایگانی کردن نامه استفاده میشود .
با کلیک روی این دکمه پنجره ذیل ظاهر میگردد که مهمترین موارد موجود بدین صورت است:

۱- تعداد برگه های (پیوست) نامه تعیین میشود .
۲- نوع بایگانی مشخص میشود که میتواند جاری (نامه هایی که اطلاعات آنها به طور کامل در سیستم موجود است و قابل دسترسی مستقیم است ) ، نیمه راکد ( نامه هایی که مدت زیادی از بایگانی آنها نگذشته است و امکان ارجاع مجدد به آنها وجود دارد و راکد (نامه هایی که از زمان بایگانی آنها مدت زیادی گذشته است و به دلیل عدم ارجاع مجدد به آنها از سیستم خارج شده اند)
درصورتیکه نامه دارای پیوست بوده و گزینه شماره ۱ انتخاب گردد ، در پائین صفحه ودر قسمت “بایگانی پیوست ها” میتوان نوع آنها را به ترتیب تعیین کرده و محل بایگانی ضمائم را در قسمت “کد بایگانی” مشخص نمائیم .

نامه ای که دراین پنجره ، بایگانی گردد ، بطور اتوماتیک از کارتابل “برای بایگانی” حذف میگردد.

از این دکمه برای مشاهده تاریخچه نامه و مراحلی که طی کرده تابه این مرحله رسیده استفاده میشود. با کلیک برروی این دکمه پنجره ای مشابه پنجره زیر باز میگردد:

در این پنجره زمان ارسال ، زمان مشاهده ، نام فرستنده ، دبیرخانه ثبت کننده و اینکه اصل (فیزیک نامه) نیز موجود هست یا خیر دیده میشود . مشاهده آخرین سطر اطلاعات این صفحه وضعیت فعلی نامه را نشان میدهد با کلیک روی هر سطر شرح اقدام یا عنوان ارجاعی که روی نامه صورت گرفته است در پائین صفحه دیده میشود

مشخصات ثبتی یک نامه با کلیک روی این دکمه نشان داده میشود . با کلیک روی این دکمه
پنجره مانند پنجره زیر نشان داده میشود :

در واقع در این پنجره دبیرخانه ثبت کننده و آخرین وضعیت نامه (وضعیت فعلی) نمایش داده میشود . از این دکمه برای مشاهده تصویر نامه استفا

ده میشود .

درصورتیکه نامه مورد نظر بیش از یک صفحه باشد (ضمائم آن نیز اسکن شده باشند) کلیک روی کلیدهای جهت نما در نوار ابزار پنجره (سمت راست پنجره ) ، باعث نمایش صفحات قبل و بعد میگردد.
همچنین با کلیک روی نماد پرینتر که به عنوان آخرین کلید در نوار ابزار سمت راست پنجره تعبیه شده است ، نامه ای که در صفحه مشاهده میشود چاپ میگردد.

ازاین دکمه جهت ارسال یا ارجاع نامه استفاده میگردد.با کلیک روی این دکمه پنجره ای مشابه پنجره زیربازمیشود:
اهم موارد موجود در این پنجره بدین شرح است :

۱- “عنوان ارجاع” :دستوری است که از سوی گیرنده نامه صادر میشود و به طورمثال میتواند “اقدام شود” باشد .
۲- “انتظار پاسخ” :درصورتی انتخاب میگردد که فرستنده منتظر پاسخگویی نامه در مهلتی که در مقابل این گزینه تعیین میکند باشد درآنصورت نامه مزبور در مهلت مقرر باید پاسخ داده شود .
۳- ارجاع موازی: تعیین میکند که نامه به چند نفر یا چند واحد ارسال یا ارجاع گردد , که در آنصورت پس از انتخاب این دکمه باید روی دکمه تیک که در کنار جدول دیده میشود کلیک کنیم تا اطلاعات وارد شده در فرم بالا به جدول منتقل گردد حال فرم مربوط به ارجاع /ارسال را برای نفر بعدی تکمیل مینمائیم و ….
پس از تکمیل موارد فوق روی دکمه ارسال/ ارجاع کلیک مینمائیم .

درصورتیکه برای یک مدیریا شخصی که سمتی را داراست شخص دیگری به عنوان مسئول رسیدگی به نامه ها و امور مربوطه در نظر گرفته شده باشد (مانند رئیس دفتر) مدیر سیستم این شخص را به عنوان ارجاع گیرنده پیش فرض تعریف میکند و باکلیک روی این دکمه به طور اتوماتیک این نامه به کارتابل “برای ارجاع” شخص ارجاع گیرنده پیش فرض انتقال می یابد.

جستجوی نامه :
در این پنجره ، میتوان با استفاده از اطلاعاتی که راجع به نامه داریم آنرا جستجو نمائیم و در برگه نتایج جستجو متن کامل نامه را مشاهده کنیم .

۱- نوع دفتر اندیکاتور میتواند برای عمل جستجو انتخاب گردد.
۲- نوع نامه که میتواند صادره یا وارده باشد در

این قسمت تعیین میشود .
۳- درصورتیکه نامه بایگانی شده باشد این گزینه انتخاب میگردد.
۴- محدوده عددی شماره ثبت درصورتیکه شماره دقیق آنرا ندانیم در این بخش تعیین میشود.
۵- محدوده تاریخی که در آن نامه یا نامه های مورد نظرمان ثبت گردیده اند نیز در مقابل این گزینه تعیین میشود .
۶- محدوده عددی شماره نامه و تاریخ آن در مقابل این دو گزینه وارد میگردد .
۷- درصورتیکه نام فرستنده را بدانیم در مقابل این گزینه نام آن یا کد اختصاص یافته به فرستنده را وارد مینمائیم .
۸- درصورتیکه نام گیرنده را بدانیم در مقابل این گزینه نام آن یا کد اختصاص یافته به گیرنده را وارد مینمائیم .
۹- در مقابل کد موضوع ، طبقه بندی موضوعی نامه یا کد مربوط به آنرا در صورتیکه از آن اطلاع داشته باشیم وارد میکنیم .
۱۰- در مقابل گزینه های “موضوع” ، “ارجحیت ” و “طبقه بندی” نیز موارد مربوط به آنرا وارد مینمائیم.
پس از ورود تعدادی از موارد بالاکه در مورد نامه مورد نظرمان از آن اطلاع داریم روی دکمه “شروع جستجو” کلیک می نمائیم .

نکته : هر چه فاکتورهای مربوط به جستجوی نامه بیشتر وارد شود عمل جستجو دقیق تر بوده و خروجی این عمل تعداد کمتری از نامه ها را در برمیگیرد .
در برگه “نتایج جستجو ” عناوین کلی نامه هایی که با فاکتورهای جستجوی وارد شده در برگه قبل یکسان هستند دیده میشود با انتخاب هر نامه و کلیک روی دکمه “نمایش نامه” محتویات نامه نمایش داده میشود . همچنین کاربری که تصحیح و تغییر در نامه در حد دسترسی او تعریف شده باشد با کلیک روی دکمه “تصحیح” میتواند در نامه تغییر ایجاد نماید .

موضوعات :
طبقه بندی موضوعی نامه که در گزینه های نامه های وارده و صادره دیده شد ، در این قسمت تعریف میگردد . برای تعریف یک موضوع جدید ابتدا در مقابل کد ، کد تعریف شده آن و در مقابل شرح ، توضیح مربوط به آنرا وارد نموده و روی به منظور تأیید کلیک مینمائیم . درصورتیکه بخواهیم موضوعاتی را به صورت زیرمجموعه یک موضوع اصلی تعریف کنیم ابتدا روی موضوع اصلی کلیک راست نموده ،گزینه “ایجادموضوع ” را انتخاب مینمائیم و سپس کد و شرح مربوط به آن کد را تایپ مینمائیم . برای حذف موضوعاتی که به اشتباه ایجاد شده اند یا به هر دلیل مایل به حذف آنها باشیم ، روی آن موضوع کلیک راست کرده و گزینه “حذف موضوع” را انتخاب میکنیم .

برای تصحیح موضوع ایجاد شده پس از انتخاب آن موضوع روی دکمه تصحیح کلیک مینمائیم .
نکته : تنها کاربرانی که در دبیرخانه فعالیت میکنند قادر به ایجاد یاویرایش موضوع نامه ها دارند .

ساختار بایگانی :
ساختار بایگانی از جهت طبقه بندی نامه ها در خود واحد بایگانی نیز حائز اهمیت است و در این گزینه تعیین میگردد.

برای ایجاد یک ساختار، روی عبارت “ساختار بایگ

انی ” کلیک راست کرده و ایجاد موضوع را انتخاب میکنیم . حال در مقابل کد ، کد عددی که قبلا” در نظر گرفته شده و در مقابل “شرح” ،توضیح مربوط به آنرا وارد کرده و روی دکمه تأیید کلیک مینمائیم .

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
word قابل ویرایش - قیمت 19700 تومان در 156 صفحه
197,000 ریال – خرید و دانلود
سایر مقالات موجود در این موضوع
دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد