بخشی از مقاله
- مقدمه
استفاده مناسب از فناوريهاي نوين و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمينه فناوري اطلاعات ميتواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها ميتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهرهوري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان ميباشد و علاوه بر دبيرخانهها
ي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونتها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام ميباشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديدهاند و غالباً در حال بكارگيري سيستم ميباشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهرهبرداري ميباشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري ميتوان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راه‌اندازي سيستم رايانه‌اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مينمايد :
• شناسايي نرم‌افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
• پيشنهاد مناسبترين نرم‌افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
• تأمين نرم‌افزار
• نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري
• پشتيباني
راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير ميباشد.
• سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
• افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
• كاهش حجم بايگاني
• كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
• امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري
4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرم‌افزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامهريزي
4-4- برنامه زمانبندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‌اندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه ميشود.
1-4- انتخاب نرم‌افزار
براي تدارك نرم‌افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليتهاي زير انجام شده است :
• شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• شناسايي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‌افزارهاي كانديد
• تعيين شاخصهاي ضروري جهت ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
• ارزيابي نرم‌افزار كانديد
• نتيجهگيري و گزينش سه نرم‌افزار برتر
• انتخاب نهايي نرم‌افزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‌افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشكيل كميته راهبري
اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :
• معاونت اداري و مالي
• نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات
• نماينده معاونت برنامهريزي، توسعه و فناوري
• مدير كل امور اداري
• مدير كل تشكيلات و بودجه
• شركت ناظر
• گروه توسعه و پشتيباني شبكه
• نماينده واحدي كه نرم‌افزار در حال نصب در آن ميباشد.
مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير ميباشد :
• تأمين سختافزار مورد نياز براي راه‌اندازي سيستم
• تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت
• موانع موجود در زمينه نصب و راه‌اندازي سيستم
• پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام
• موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم
• محدوديتهاي موجود در زمينه تداركات
• اولويتبندي انجام كار اتوماسيون
3-4- شناخت و برنامهريزي
براي انتخاب نرم‌افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سختافزار، نرم‌افزارهاي دبيرخانه موجود، محلهاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‌اندازي فعاليتهايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناخت اوليه براي انتخاب نرم‌افزار اتوماسيون اداري مناسب
• شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‌اندازي
• شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم
همان طور كه مشاهده ميشود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكانسنجي پيادهسازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سختافزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوههاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيشروي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‌اندازي سيستم هر يك از معاونتها كه براي نصب و راه‌اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشكار، شيوههاي ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامههاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سختافزاري، نرمافزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.
در زمينه برنامهريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناسايي فعاليتهاي مرحله نصب و راه‌اندازي
• تهيه و تدوين برنامه زمانبندي
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب و راه‌اندازي
فعاليتهاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير ميباشد :
• مقدمات انجام كار
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب
• اعلام امكانات مورد نياز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نياز در نقطه نصب
• تعريف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سيستم
براساس فعاليتهاي شناسايي شده برنامه زمانبندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‌اندازي تهيه گرديده است.
5-4- آموزش
براي آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زير در نظر گرفته شده است :
• اعضاي دبيرخانه
• معاونين و مديران كل
• مسئولين دفاتر
• رؤساي ادارات
تعداد ساعات آموزش براي اعضاي دبيرخانه 6 ساعت و براي ساير افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونين و مديران كل به صورت حضوري و ساير افراد در كلاس انجام ميپذيرد. علاوه بر آموزش سيستم، راهنماي استفاده كنندگان سيستم و گردشكار مكاتبات اداري با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري تهيه شده است. آموزشهاي انجام شده به صورت زير ميباشد :
دبيرخانه مركزي 1 و 2 14
دبيرخانه معاونت اداري و مالي 6
دبيرخانه معاونت برنامهريزي 8
مسئولين دفاتر در معاونت اداري و مالي 8
رؤساي ادارات در معاونت اداري و مالي 1
2
دبيرخانه معاونت اقتصادي 6
دبيرخانه معاونت توليد – مجلس – معادن 14
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت توليد 25
مسئولين دفاتر و رؤساي ادارات در معاونت اقتصادي 16
معاونين و مديران كل 2
جمع 111 نفر
6-4- نصب و راه‌اندازي
سيستم اتوماسيون اداري به عنوان اولين گام در دبيرخانه مركزي ساختمان شماره يك و دو نصب گرديده است و در حال حاضر دبيرخانههاي مركزي نامهها را از طريق سيستم جديد شماره و ثبت مينمايند. علاوه بر اين نامهها Scan شده و تصوير نامهها در سيستم موجود ميباشد و معاونتها با توجه سطح دسترسي ميتوانند نامههاي مورد نظر را ملاحظه نمايند. از آنجائيكه نصب سيستم در معاونتها تا سطح مديران كل انجام گرديده است، گردش نامهها به صورت دستي و ثبت آنها به صورت مكانيزه انجام ميپذيرد. پس از نصب سيستم براي رؤساي ادارات و كارشناسان امكان گردش نامهها به صورت مكانيزه فراهم ميگردد. درحال حاضر در معاونتهاي اداري و مالي، اقتصادي و امور بينالملل و معاونت برنامهريزي، توسعه و فناوري دبيرخانه فرعي معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سيستم ثبت ميگردد. معاونت توليد، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودي دبيرخانه اين معاونتها نيز به صورت متمركز تشكيل ميگردد. در مرحله بعدي نصب سيستم براي رؤساي ادارات انجام پذيرفته و نامه ميتواند به صورت مكانيزه در سيستم گردش
نمايد. بديهي است كه براي گردش كامل نامه به صورت مكانيزه كارشناسان نيز بايستي داراي سيستم شوند. نصب و راه‌اندازي سيستم در اولين مرحله تا سطح مديران كل انجام شده و سپس به رؤساي ادارات تسري مييابد.
در معاونتهايي كه سيستم راه‌اندازي ش
ده است، نامهها تا سطح معاونين و مديران كل قابل دسترسي ميباشد
.
7-4- پشتيباني
در زمينه پشتيباني از سيستم فعاليتهاي زير در جريان ميباشد :
• نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه مركزي
• نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه معاونتها
• رفع مشكلات موجود حين انجام كار
• انجام هماهنگي‌هاي لازم در مورد اشكالات سختافزاري
پشتيباني از اولين نصب سيستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت يك سال نيز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)
انتخاب نرم‌افزار 100%
عقد قرارداد با شركت مورد نظر 100%
تشكيل كميته راهبري 100%
شناخت و برنامهريزي 100%
آموزش 80%
نصب و راه‌اندازي سيستم 70%
پشتيباني 30%
لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمينه سختافزار و تدارك نيازها درصدهاي باقيمانده از آموزش و نصب و راه‌اندازي با سرعت بيشتري نسبت به اوايل پروژه انجام پذيرد. به عنوان مثال ميتوان به شكلگيري دبيرخانه فرعي در سه معاونت باقيمانده اشاره نمود كه انتظار ميرود طي دو هفته آتي انجام پذيرد. در ادامه برنامه زمانبندي نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري ارائه شده است.
پيوست 1
گزارش ارزيابي نرم افزارها
فهرست مندرجات
1- مقدمه 1
2- وضعيت موجود 3
1-2- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه) 4
2-2- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي 4
3-2- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) 5
4-2- شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن 5
3 – چگونگي گزينش نرم‌افزار مناسب 8
1-3- مفروضات 9
2-3- تعيين نيازها 10
3-3- شناسايي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران 10
4-3- تعيين پارامترهاي ضروري جهت نرم‌افزارهاي كانديد 10
5-3- ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد 11
6-3- گزينش 14
4 – نتيجهگيري 23
1- مقدمه
با پيشرفت سريع فناوري اطلاعات، هر روز امكانات وسيعتري در اختيار سازمانها قرار ميگيرد تا سادهتر، با سرعت بيشتر و با بهرهوري بالاتري به انجام وظايف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امكانات فراهم شده، استفاده از فناوري نوين در زمينه اتوماسيون اداري و گردش مكاتبات داخلي و خارجي سازمانها است كه سهم به سزايي در سرعت بخشيدن به روند اجراي كارها دارد و به نحو قابل توجهي موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهاي ديگر ميگردد.
شوراي فناوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن كه پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهي به امور انفورماتيك ايجاد شده است، با توجه به اهميتي كه استقرار يك سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه مناسب در افزايش ميزان بهرهوري، تسريع در زمان انجام كار، تسهيل در پيگيري امور و مكاتبات ميتواند داشته باشد، گزينش سيستم اتوماسيون اداري و راه‌اندازي آن را از جمله اقداماتي تشخيص داده است كه داراي الويتي بالا هستند. (گزارش اوليه بررسيهاي اين كار در پيوست يك آمده است)
به همين منظور پروژهاي تح
ت عنوان “اتوماسيون اداري (دبيرخانه و بايگاني) ” تعريف شده و اجراي آن به شركت مهندسي سيستم ياس محول گرديده است.
هدف از انجام اين پروژه شناسايي كليه نرم‌افزارهاي قابل قبول و موجود در كشور در زمينه اتوماسيون اداري، ارزيابي و پيشنهاد مناسبترين آنها جهت بكارگيري در وزارت صنايع و معادن ميباشد، به نحوي كه با در نظر گرفتن جميع جوانب، نرم‌افزار پيشنهادي به بهترين شكل ممكن پاسخگوي نيازهاي فعلي و آتي اين وزارتخانه در زمينه اتوماسيون اداري و ساماندهي به امور بايگاني باشد.
2- وضعيت موجود
1-2- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه)
در حال حاضر كليه نامههاي وارده به وزارت صنايع و معادن از طريق بايگاني مستقر در طبقه همكف ساختمان شماره 2 اين وزارتخانه در يك سيستم مكانيزه ثبت ميشوند و بر حسب بخشي كه به آن ارجاع داده ميشوند شمارهاي به آنها اختصاص داده ميشود. پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بايگاني به هيچ وجه امكان دستيابي به آخرين وضعيت نامه را ندارد و پيگيريهاي آتي بايستي از بخش مربوطه صورت پذيرد. نامههاي صادره از وزارت صنايع و معادن و نامههاي داخلي در سيستم كامپيوتري فعلي ثبت نميشوند.
سيستم فعلي مستقر در دبيرخانه طبق سفارش وزارت صنايع (سابق) حدود 5 سال پيش توسط شركت افكار سيستم تهيه شده است و در محل دبيرخانه بصورت شبكه مورد استفاده قرار ميگيرد. ايستگاههاي كاري مستقر در دبيرخانه 6 دستگاه ميباشد، و از يك ايستگاه كاري به منظور پيگيري استفاده ميشود. سيستم دبيرخانه به دو واحد ديگر در ساير طبقات نيز وصل است، ولي فعلاً در اين دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگاني) فعال نيست. گر چه سيستم داراي بخشهاي متفاوتي است ولي همه بخشها كاربرد ندارد و تنها استفادهاي كه از آن ميشود اين است كه بجاي ثبت نامههاي وارده در دفتر، ورود نامهها در كامپيوتر ثبت ميشود و در همين حد استفاده، كاربران با مشكلي مواجه نميشوند.
سيستم فقط ميتواند اطلاعات يكسال پيش را براي پيگيري در اختيار كاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههاي صادره و گردش مكاتبات بازتابي در اين دبيرخانه داشت و ثبت ميشد، پيگيريها با سهولت بيشتري صورت ميپذيرفت.
2-2- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي
سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري كه در حال حاضر در دفتر وزارتي مورد استفاده قرار ميگيرد محصول شركت خبره پرداز پارس است كه توسط شركت گسترش انفورماتيك به عنوان عرضه كننده اين نرم‌افزار در طي سال 78 تحت عنوان نرم‌افزارهاي “دبير” و “مدير” عرضه ميگشته است. در نيمة دوم سال 78 پس از به نمايش گذاشتن امكانات اين محصولات، مقرر شد كه سيستمها در حوزه وزارتي نصب گردند و با توجه به ساختار دبيرخانه حوزه وزارتي تغييرات مورد نياز در سيستم اعمال و نسخه جديد در اواخر سال
78 نصب و راه‌اندازي شده و نسبت به آموزش كاربران نيز اقدامات لازم صورت پذيرفته است. طبق توافق به عمل آمده كارشناسي به طور مرتب براي رفع اشكالات و آموزش كاربران به دفتر مراجعه مينموده است. در سال 79 نيز همين روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغييرات درخواستي توسط كاربران اعلام گرديده كه تمام موارد به گفته شركت مربوطه و كاربران آن انجام شده است، به گونهاي كه نرم‌افزار قبلي كه محصول شركت ميكرو نرم‌افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 كلاً كنار گذاشته شده و كليه عمليات توسط اين سيستم به ثبت رسيده و ميرسد.
با توجه به روالي كه به منظور ارزيابي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري در نظر گرفته شد، نرم‌افزار مستقر در محل دفتر وزارتي نيز در محل شركت خبره پرداز پارس مورد ارزيابي قرار گرفت. كاستي مهم و غير قابل اصلاحي در روال انجام كار سيستم ديده نشد و مسئولين مربوطه آمادگي داشتند در صورت تمايل هر گونه تغييري را در حد متعارف جهت دستيابي به نيازهاي مطلوب كاربران اعمال نمايند. در ضمن پس از ارزيابي كليه نرم‌افزارهاي كانديد، اين نرم‌افزار با كسب 91 امتياز از جمله نرمافزارهايي است كه جزء نرم‌افزارهاي داراي بيش از 85 امتياز منظور شده است.
3-2- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق)
پيرو مذاكرات انجام شده با مسئولين امور اداري وزارت صنايع و معادن و دريافت نامة شماره 01061102 به تاريخ 21/3/1380 آقاي دكتر رضا رمضاني خطاب به آقاي اسلامي معاون محترم برنامهريزي، توسعه و فناوري وزارت صنايع و معادن مبني بر آماده بودن سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) كه در حال حاضر در شركت ملي فولاد ايران نصب و راه‌اندازي شده است. اين نرم‌افزار هم در زمره نرم‌افزارهاي كانديد محسوب شد و مانند بقيه نرمافزارها، از قابليتها و تواناييهاي سيستم در محل شركت رادسامانه بازديد به عمل آمد.
طبق اظهارات آقاي دكتر رمضاني، سبك كار شركت رادسامانه بر اين است كه سيستمها پس از اينكه حدود 50% آماده شدند در محل كاربر بصورت آزمايشي نصب ميشوند و در حين كار، هم سيستمها تكميل ميشوند و هم نظرات كاربران اعم
ال ميشود، اين سيستم نيز بصورت آزمايشي زماني كه در همين حدود تكميل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گرديده است. در حال حاضر سيستم در محل شركت ملي فولاد ايران نصب و در حال اجرا است .
سيستم مربوطه مانند ساير نرم‌افزارهاي كانديد مورد ارزيابي قرار گرفت ولي نسبت به ساير كانديدها ويژگي خاصي نداشت.
4-2- شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن
وزارت صنايع و معادن در حال حاضر داراي دو ساختمان شماره 1 (خيابان سميه) و ساختمان شماره 2 (خيابان موسي كلانتري) است كه ساختمانهاي مذكور داراي شبكههاي داخلي خاص خود هستند و به دليل اينكه قبل از ادغام وزارت صنايع و وزارت معادن و فلزات تابع تشكيلات اداري مجزايي بودهاند، داراي ساختارهاي متفاوتي ميباشند. وضعيت كلي هر يك از ساختمانها از نظر استقرار شبكه داخلي به شرح زير است :
1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهرهبرداري از شبكه داخلي مستقر در اين ساختمان، تمامي اتاقها كابل كشي شدهاند و در صورت نياز با تأمين رايانه، اتصال به شبكههاي داخلي در تمام اتاقها و طبقات ميسر خواهد بود.
توپولوژي شبكه در اين ساختمان ستارهاي (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سه سرويسگر در حال حاضر به منظور نصب سيستم عاملهاي شبكه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفتهاند. به منظور بهرهگيري از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server . در حال حاضر در كل طبقات ساختمان حداكثر 20 ايستگاه كاري وجود دارد كه در صورت فعال شدن سيستمها، قابليت افزايش تعداد ايستگاههاي كاري وجود دارد.
برخي از ادارات و بخشهاي مستقر در اين ساختمان خود داراي شبكة داخلي خاص خود هستند كه اتصالي به شبكه داخلي ندارند ولي در كنار استفاده از شبكه خاص خود اين توان وجود دارد كه به شبكه داخلي هم متصل شوند.
2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر كليه اتاقهاي اين ساختمان دارا
ي كابل شبكه نيستند. طبق بررسي خاصي كه در حال حاضر تحت عنوان “وضعيت موجود سيستم‌هاي سختافزاري و نرمافزاري وزارت صنايع و معادن” در حال انجام است، بين 150 تا 200 اتاق از كل اتاقهاي موجود داراي كابل شبكه هستند. به عبارت ديگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد كابل كشي شبكه هستند، كه پس از تعيين وضعيت نسبت به تكميل امكانات دسترسي به شبكه داخلي بر اساس سياست آتي وزارت صنايع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژي شبكه داخلي اين ساختمان ستارهاي (Star) است. در اين ساختمان نيز برخي قسمتها داراي شبكههاي داخلي خود، مستقل از شبكه داخلي هستند. به عنوان مثال دبيرخانه مستقر در طبقه همكف داراي شبكهاي با توپولوژي bus است و خود داراي 6 ايستگاه كاري در طبقه همكف و 2 ايستگاه ديگر در طبقات فوقاني است كه با توجه به توپولوژي مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سيستم عامل مورد استفاده در شبكه NT است و داراي 4 سرويسگر است، براي استفاده از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شدهاند.
3-4-2- وضعيت ارتباطي دو ساختمان با يكديگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطي با يكديگر ندارند و پس از تعيين وضعيت موجود سيستم‌هاي سختافزاري و نرمافزاري، نسبت به چگونگي ارتباط برقرار كردن بين اين دو ساختمان تصميمگيري خواهد شد. چنانچه سياست وزارت صنايع و معادن بر اين باشد كه سيستم دبيرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، اين امر مستلزم برقراري ارتباط بين شبكههاي دو ساختمان است.
3- چگونگي گزينش نرم‌افزار مناسب
پيرو تشخيص شوراي فناوري اطلاعات، مبني بر ضرورت استقرار سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه مناسب با نيازهاي وزارت صنايع و معادن توسط ، آقاي مهندس بشارتيان از طرف اين شورا طي حكم شمارة 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسي، امكان سنجي و ارائه راهحل در مورد اتوماسيون اداري گرديدند.
با توجه به الويتي كه شوراي فناوري اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري قائل شده است، در حداقل زمان ممكن گروهي به منظور شناسايي و ارزيابي دبيرخانه و اتوماسيون اداري تشكيل گرديد.
1-3- مفروضات
طي جلساتي كه به منظور شناسايي كسب نظرات مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن در زمينه وضعيت فعلي و برنامة آتي گردش مكاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زير حاصل گرديد :
1-1-3- شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن از پيش طراحي، نصب و راه‌اندازي شده است و در صورتي كه نياز به تكميل يا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذيرفت.
2-1-3- ملاحضات امنيتي در خصوص ايمن سازي شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه انتخابي، شركتها و سازمانهاي تابعة وزارتخانه را شامل نميشود.
4-1-3- سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه، فعلاً در ساختمانهاي شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‌اندازي خواهد شد.
5-1-3- تجهيزات سختافزاري و احياناً نرمافزاري (مثل سيستم عامل شبكه، ايستگاه كاري، پايگاه دادهها و…) كه براي راه‌اندازي لازم باشند، در صورتي كه قابل تأمين توسط شركت عرضه كننده نرم‌افزار اتوماسيون اداري و دبيرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهيه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتي كه نرم‌افزارهاي مورد ارزيابي قابليت پشتيباني از گردش كار(Work Flow) را داشته باشند، الويت خواهند داشت.
7-1-3- برنامة كلي نصب و راه‌اندازي در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤساي ادارات مكانيزه خواهد شد، در مرحله دوم كليه اطاقهاي كارشناسان از طريق يك ايستگاه كاري به سيستم متصل خواهند شد و در مرحلة سوم كليه كارشناسان با در اختيار داشتن ايستگاه كاري مستقل به سيستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدير كل محترم امور اداري، طي نامة شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه تا سطح رؤساي ادارات اجرا ميگردد. تعداد اين افراد 154 نفر ميباشد.
2-3- تعيين نيازها
با استفاده از نظرات مسئولين ذيربط، بازديد از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري فعلي مستقر در دفتر وزارتي و دبيرخانه وزارت صنايع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعيت فعلي و خطمشي آتي وزارتخانه در زمينه اتوماسيون اداري عايد گرديد. بر اساس نتايج حاصل در اين مرحله نيازها تعيين شدند.
3-3- شناسايي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران
در اين مرحله اقدام به شناسايي و جمعآوري اطلاعات اوليه نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري موجود گرديد. به همين منظور از اع
ضاي محترم شوراي فناوري اطلاعات و مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن نيز خواسته شد كه چنانچه موردي را مناسب ميدانند معرفي نمايند تا مورد ارزيابي قرار گيرد. جهت شناسايي شركتهاي عرضه كننده نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه از اطلاعات موجود در نشريات و سايت اينترنتي شوراي عالي انفورماتيك كشور و انجمن شركتهاي انفورماتيك ايران استفاده شد. از بين نرم‌افزارهاي دبيرخانه آنهايي كه بر روي شبكه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند كه براي استفاده در سازمانهاي بزرگ مناسب هستند، برگزيده شدند.
با توجه به اطلاعات كسب شده در خصوص نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه، با يك بررسي اوليه 15 نرم‌افزار به عنوان كانديد تعيين شدند و مشخصات شركتهاي عرضهكننده آنها (مثل نشاني، تلفن، فرد مسئول و…) براي بررسي عميقتر بدست آمد. اسامي نرمافزارها و شركتهاي عرضهكننده در جدول شماره 1 درج شده است كه در بخش ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد ارائه ميگردد.
4-3- تعيين پارامترهاي ضروري جهت نرم‌افزارهاي كانديد
با استفاده از تجربيات قبلي در زمينه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و مطالعات انجام شده در شوراي عالي انفورماتيك كشور، اقدام به تعيين پارامترهاي ضروري جهت ارزيابي نرم‌افزار مورد نظر گرديد، اين پارامترها در برگيرنده موارد زير هستند :
1-4-3- مشخصات عمومي نرم‌افزار
2-4-3- نيازها (سختافزاري و نرمافزاري)
3-4-3- تعدد دبيرخانهها
4-4-3- امكانات كاربري
5-4-3- امكانات بايگاني اسناد و ضمائم آنها
6-4-3- چگونگي حذف مكاتبات
7-4-3- چگونگي پاراف و امضاء و مهر نامهها
8-4-3- حفاظت و كنترل دسترسي
9-4-3- امكانات پيام رساني
10-4-3- امكانات ثبت قرار ملاق
12-4-3- امكانات پيگيري و گزارشگيري
13-4-3- چگونگي تهيه نسخههاي پشتيباني
14-4-3- چگونگي ارائه آموزش و خدمات پشتيباني و رفع اشكال كاربران
15-4-3- چگونگي ارائه نس
خه جديد نرم‌افزار
16-4-3- قيمت نرم‌افزار
پس از تعيين پارامترها، به منظور تعديل و احياناً اصلاح پارامترهاي تعيين شده، از صاحبنظران و اعضاي محترم شوراي فناوري اطلاعات نظر خواهي شد و در نهايت با اعمال رهنمودهاي ارائه شده، معيارها و قابليتهاي مورد ارزيابي در نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري در قالب فرمي در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهايي گرديد.
5-3- ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد
به منظور مراجعه حضوري به شركتهاي عرضهكننده نرم‌افزار اتوماسيون اداري كانديد، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلي، با مسئولين ذيربط در شركتها تماس گرفته شده، برنامهاي جهت بازديد از قابليت نرمافزارها تعيين گرديد و متعاقب آن مطابق با برنامه تعيين شده، شركتهاي عرضهكننده و نرمافزارها بصورت حضوري مورد ارزيابي قرار گرفتند و نتايج ارزيابي ثبت شد. در ضمن مشتريان فعلي نرم‌افزار شناسايي شدند تا در مراحل بعدي نرمافزارهايي كه داراي امتياز مناسب هستند از اين نظر نيز ارزيابي گردند.
برنامه بازديد از شركتها در جدول شماره 1 درج شده است.
جدول شماره 1 – نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه كانديد و برنامه بازديد از شركتها
رديف نام شرك
ت تاريخ مراجعه ساعت مراجعه نام نرم افزار تماس با نشاني تلفن فاكس
1 خبره پرداز پارس 22/03/80 15:00 اتوماسيون دفتري آقاي اژدري خ خرمشهر خ عشقيار ك دوم ش 9 واحد 5 19 و 8737018
2 آوين تك 29/03/80 13:00 آوين پيك خانم ممقاني خ خرمشهر جنب پمپ بنزين ش 96 8767240 و 8747634 8767240
3 راد سامانه - مشاور وزارت معادن و فلزات 30/03/80 14:00 دبيرخانه دكتر رضا رمضاني خ خرمشهر خ عشقيار ك چهارم ش4 8762120 8741620
4 تينا سامانه 02/04/80 13:30 دبيرخانه و مكاتبات آقاي مؤذني خ ميرداماد م مادر (محسني) خ شاه نظري ش 37 واحد 18 6 و 2227006 2227008
5 دلتا پردازش 02/04/80 15:30 دبيرخانه آقاي مجيد پارساييان خ آزادي جمالزاده جنوبي مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4 6433561-09112902889 6432561
6 مشاورين پارس سيستم 03/04/80 13:00 دبيرخانه و كارتابل خانم امامي خ مطهري خ كوه نور كوي ششم ش 6 8731032 و 8735666 8735389
7 پتسا 03/04/80 15:00 دبيرخانه (اينترانتي) خانم قاسمي آقاي محمدي م آرژانتين خ بخارست خ 19 ش 20 8754748 8747761
8 رهيافت 04/04/80 13:00 نما آقاي آقاجانزاذه خ قائم مقام جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 6 8724278 و8724295 8724309
9 همكاران سيستم 04/04/80 14:30 اتوماسيون اداري آقاي نكويي خ قائم مقام جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 28 8
715116 و8725863 8715638
10 رز سيستم 05/04/80 10:00 نامه آقاي شريفي خ فاطمي خ دائمي ش 125 8951000 8967879
11 ايزايران 05/04/80 14:00 دبيرخانه آقايان اخوان نياكي،كلانتري ميدان نوبنياد –ساختمان جديد ط 1 2545662
12 فرامطلق 06/04/80 13:00 زونكن آقاي اسماعيل نيا خ ولي عصر مقابل پارك ساعي ش 6/1050 برج نگين ساعي واحد 308 07-8714702 87114707
13 مهندسي نرم افزار رايورز 06/04/80 15:00 اتوماسيون اداري خانم فرجي خ خالد استامبولي خ 18 ش 30 8721501 و 8721503 8711504
14 طراحان بهينه 10/04/80 9:00 دبيرخانه آقايان حامد و ميري خ شريعتي پايين تر از بهار شيراز ( پايين تر از ك جوهرچي ) ش 400 ط اول 771640 و 767473 769951
15 بريد سامانه نوين 10/04/80 14:00 دبيرخانه آقاي جامي مقدم نارمك خ سمنگان ش 397 7905974 و 7903120 7904971
6-3- گزينش
با استفاده از اطلاعات جمعآوري شده در مراحل قبلي، نسبت به ارزش دهي به پارامترها اقدام شد. از كل 100 امتياز در نظر گرفته شده، بر حسب اهميت امتيازهاي زير به بخشهاي مربوطه اختصاص داده شد :
- قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرم‌افزار (با توجه به اهميت خدمات پشتيباني و راه‌اندازي كامل نرم‌افزار) (30امتياز)
- تطابق نرم‌افزار با نيازهاي وزارت صنايع و معادن (از لحاظ شبكه و تعدد دبيرخانهها و ساختمانها) (20امتياز)
- محيط اجرايي و امنيت نرم‌افزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنيتي و شبكه موجود در وزارت صنايع) (15 امتياز)
- توانايي نرم‌افزار (از لحاظ امكانات بايگاني، پيگيري، كاربري و…) (30 امتياز)
- تسهيلات نرم‌افزار (امكانات نرم‌افزار از لحاظ ثبت
قرارها، دفاتر راهنما، پيامها و…) (5 امتياز)
ارزيابي نرمافزارها بر مبناي پارامترهاي تعيين شده در مراحل قبلي در جدول شماره 2 درج شده است و جدولهاي شماره 3 و 4 جمع‌بندي پارامترهاي ارزيابي شده در خصوص نرم‌افزارهاي كانديد را نشان ميدهند.
جدول شماره 2 - پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي ا
توماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Access مشخصات عمومي نرم‌افزار
D5 D5 D5 D4 D5 C VB VB VB VC D5 Out LOOK Centura VB D5 نوشته شده با زبان/ زبانهاي ( ...(Vc,C, VB, D=Delphi ,
امكان استفاده در شبكه
1 3-1 2-1 2-1 3-1 1 1 3-1 1 الويت كاربرد: 1- دبيرخانه 2- آرشيو تصويري 3- اطلاعات مديريت
3-2 3-2 3 3 3 3 2 3 3 3-2 3 3 مناسب براي سازمانهاي: 1- كوچك 2-متوسط 3- بزرگ
؟ 5/7(3) 10 برحسب مورد 20 16(3) 7 25(50) 10 7(5) 8 40 15 5/7 20 قيمت سيستم ( به صد هزارتومان) تعداد كاربر به ازاي قيمت پايه ذكر شود
- 5/7 - - - برحسب مورد - - - 7 - - - 6-2 - قيمت به ازاي هر كاربر اضافه ( به ده هزار تومان)
نيازها
سخت افزاري :
OS OS OS OS OS OS OS OS OS +133 OS OS OS OS +133 نيازهاي ايستگاه هاي كاري از نظر: CPU
- - - - - - - - 95+ 64 - - +64 - +32 حافظه اصلي (RAM)
- - - - - - - - 4 6 - - - - - حافظة فرعي (ديسك)
پويشگر SCANNER))
OS OS OS OS OS OS OS OS
OS OS OS OS OS OS +233 نيازهاي ايستگاه مركزي از نظر: CPU
- - - - - - - - - - - - +256 - +256 حافظة اصلي RAM) به MB )
- - - - - - - - - - - - - - 30b حافظة فرعي (ديسك به MB)
نرم افزاري :
1256 1256 پارسا 1256 1256 1256 1256 1256 1256 1256 پارسا 1256 سيستم عامل ايستگاه هاي كاري :
9x 9x 95+ 98+ 98+ 3.1+ 9x 9x،3 95+ 9x - 98+ 98+ 9x 9x MS-WINDOWS( با ذكر نسخه)
- - - - - - - - - - - - - - - غيره
سيستم عامل شبكه :
- - - - - - - - - - - Novel Netware
Windows NT
- - - Ms Windows 2000 Advanced Server
- - - - - - Unix Unix - - - - - - - غيره
جدول شماره 2 - پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
پايگاه داده مورد استفاده :
- - - - - SERVER MS SQL
- آتي - - - - - - - - - - - ORACLE
- - - Interbase - XBASE - Acceess 2 - - Interbase - - - پارادكس غيره
تعدد دبيرخانه ها :
وجود دبيرخانه مركزي
نامحدود نامحدود - نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود تعداد دبيرخانه هاي فرعي در صورت وجود
امكانات كاربري
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود 50 نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداكثر تعداد ايستگاه هاي كاري همزمان
- - + + - - - * كاربرپسند بودن صفحات نمايش
- - - آسان بودن كار با سيستم
HTML كلي آتي كلي - - انگليسي آتي - دارا بودن راهنماي (ON-LINE)
SQL Wait پايگاه داده SQL Aceess SQL SQL Oracle SQL پايگاه داده امكان تغيير اطلاعات به وسيلة كاربران به طور همزمان
SQL پايگاه داده SQL SQL SQL پايگاه داده امكان به روز رسانده شدن همزمان تغييرات در كلية ايستگاههاي كاري
1 - - پايگاه داده - - - Rollback SQL قبل از ثبت SQL - SQL پايگاه داده امكان بر گرداندن تغييرات داده شده : 1-كليه تغييرات 2-آخرين تغييرات
بي نياز بي نياز Out LOOK بي نياز امكان كنترل صحت ورود داده ها (ويرايش در هنگام واريز اطلاعات)
Out LOOK امكان استفاده از منوهاي از پيش تعريف شده براي درج اقلام اطلاعاتي
اطلاعات پايه - بسته به اختيار Out LOOK امكان تعريف موارد منوها به دلخواه
امكانات بايگاني
درختي - درختي امكان گرفتن سابقة يك سند از اول تا به حال
تعيين نحوه مكاتبه (نامه، نمابر،تلكس،تلفن گرام،گزارش،پيام،يادداشت ، …)
تعيين اهميت نامه (عادي،محرمانه،خيلي محرمانه،سري،خيلي ،سري،…)
صادره وارده صادره وارده صادره وارده صادره وارده تعيين نوع نامه (داخلي،وارده،صادره)
- - - تعيين نحوة ارسال (دستي،پست عادي،ّست سفارشيشركتهاي حمل و نقلو
جدول شماره 2 - پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
ز همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
3 سطح تعيين فوريت نامه (عادي،فوري،خيلي فوري،آني،…)
1 1 1 1 1 1 1 1 درج تاريخ نامه 1-شمسي 2-ميلادي
درج 1- پيوست 2- شرح پيوست
وجود نامه هاي مدت دار (داراي مهلت پاسخ (تاريخ))
نامحدود نامحدود نامحدود 20 نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود درج رونوشت ( با ذكر حداكثر تعداد رو
نوشت ها)
- موضوع درج خلاصة نامه
بصورت توضيح درج عطف / پيرو
1 1 درج 1-تاريخ 2- زمان دريافت
باجمله درج نوع اقدام (پيگيري،مذاكره،بايگاني،تشكيل جلسه و…)
- - درج محل بايگاني (پرونده،طبقه،زونكن، …)
تايپ و پويش (اسكن) كردن متن
امكان طبقه بندي موضوعي نامه ها
امكان دادن ارجاع در مورد هر سند ثبت شده
- امكان يكسان نبودن تاريخ ثبت با تاريخ نامه (در نامه هاي صادره)
آرشيو تصويري اسناد
موضوع فيزيكي Folder موضوع موضوع سيستم آزشيو 3 طبقه امكان ساخت كشوهاي مختلف جهت دستهبندي و طبقه بندي اسناد به دلخواه
بايگاني ضمائم اسناد
2 امكان بايگاني 1-صدا 2- تصوير
امكان مشاهدة اصل تصوير در هنگام بايگاني
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود 99 نامه 999 پيوست نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداكثر تعداد صفحات يك سند تصويري
- - - - - - - - - - - - Latin - امكان تبديل تصوير به متن (ocr):
- - - - - - - - - - - - Latin - جستجوي كلمات از درون متن
5 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
كد نرم‌افزار
انعطاف پذيري تصاوير
- - - - چرخش تصوير
- - بزرگ نمايي تصوير
جدول شماره 2 - پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
ز همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
- - كوچك نمايي تصوير
- تعيين كردن مقياس نمايش تصوير
چاپ كردن تصوير
- - - - - - - - - - موثر بودن مقياس تعيين شده براي چاپ
- - - دردست اقذام PCX
- امكان استفاده از دستگاه نمابر به جاي دستگاه پويشگر (اسكنر)
حذف مكاتبات
- - - - - انتقال به بايگاني راكد
- - - - - - جست و جو از داخل بايگاني راكد
- - مشروط - مشروط مشروط - - - - - مشروط مشروط حذف كامل
- - - - مشروط - - - - ؟ - - - شمارة دبيرخانة حذف شده با اسناد جديد جايگزين ميشود
مشروط مشروط - ؟ جلوگيري از حذف نامه هاي ارجاع داده شده
مشروط - - مشروط مشروط - - - مشروط مشروط ؟ - مشروط مشروط انصراف از ثبت اطلاعات يك سند
پاراف نامه ها با استفاده از:
- - - جملات استاندارد
فردي - فردي - - فردي جملات غير استاندارد
به صورت تايپي
آتي - آتي - - - - * - - به صورت نوشتن دستي با ديجيتايزر
امضاء نامه ها :
- - - - مشروط امكان داشتن مهرها و امضاهاي اشخاص درون كامپيوتر و استفاده از آنها
آتي - - - - استفاده از مهرها/ امضاها تنها با داشتن رمز
پيگيري (امكان دستيابي بر اساس)
تاريخ انجام كار
مخاطب
- نتيجه
نامههاي ارجاع شده كه از مهلت اقدام آنها گذشته است
جدول شماره 2- پارامترهاي ارزيابي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خ
بره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك
نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
امنيت شبكه و دسترسي كاربران
حفاظت شبكه
- - - - - - - - - - - - قفل ندارد
- - - - - - - - - - - - - - - وجود قفل سختافزاري مجزا براي هر ايستگاه كاري
- - - - - - Client - - كنترل در برنامة اصلي
- تمايل
كاربر - - - - فقط يك قفل در ايستگاه مركزي و تخصيص چند ايستگاه دلخواه
- - - - - - - - - - - - - - - ديسكت كليد در ايستگاه مركزي
- - - - - - - - - - - - - - - از طريق كد ماشين
- - - - - - - - - - - - - - - غيره (ذكر شود)
كنترل دسترسي
OS OS OS تعريف نام و كد رمز كاربر (جهت ورود به سيستم)
- - 3 گروه - OS OS امكان تعريف گروه كاربري (مسؤول مرجع،مدير،كاربر،اپراتور)
كاربر كاربر درحد
منو كاربر Fix كاربر سيستم مجوزها امكان تعيين عمليات مجاز براي هر كاربر يا هر گروه كاربري
1 1 - محدود كردن عمليات به صورت 1- كلي 2- كشو يا پروندةخاص
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداكثر تعداد كاربران قابل تعريف
- - آتي - سيستم مدير -
OS امكان مشاهدة اسامي كاربران در حال كار با سيستم روي صفحة نمايش
كاربر فقط گروهها كاربر سيستم مجوزها امكان مشاهدة فعاليتهاي مجاز كاربران
- - ورود
خروج SQL - - - - OS امكان تهيه LOG از فعاليتهاي انجام شده توسط كاربران
تاحدودي OutIn OutIn OutIn OutIn سيستم مجوزها OS OutIn OutIn امكان جلوگيري ازادامه فعاليت كاربر يا گروه خاصي از كاربران
- - - - - - - - امكان محدود كردن نمايش اطلاعات بر اساس اقلام اطلاعاتي و نوع كاربر
- امكان مشاهدة پيامهاي سري و محرمانه براي كاربران تعيين شده
- - - مشروط - - - - امكان قفل كردن گروه خاص در مقابل اصلاح و بايگاني تصاوير
- - - - - - - - - - امكان قفل كردن گروه خاص در مقابل چاپ تصاوير
كنترل عمليات كاربران بوسيله :
درحد
پروننده - - - - - - - - - - - - - محدود كردن شرح
ثبت پيامها و قرارملاقات ها
- * عمومي فردي فردي - تقويم - - وجود تقويم، سررسيد، قرارهاي ملاقات
- - - - - فردي - - - - وجود دفترچة يادداشت
- فردي - - - - امكان بايگاني قرارها
- - - - - - - امكان كنترل تاريخ و ساعت شروع و پايان براي عدم تلاقي قرارها
امكانات پيام رساني
پيگيري - Email امكان ارسال پيام هاي فارسي بين ايستگاهها
- - - - - RAS - امكان خواندن پيام ها از خارج از سازمان
فوري - آتي فوري - - - - - - فوري امكان داشتن پيام هاي ساعتي (ذكر تعداد حداكثر در صورت وجود)
- - روزانه رنگ - رنگ - وجود هشدار در زمان پيام
- - - - - - ارسال تعيين وضعيت هر پيام (انجام شده / در دست اقدام)
- - - - - - - - - - - محدود امكان داشتن پيام هاي استاندارد
- - امكان ديدن مشخصات پيام مثل تاريخ و ساعت وشخص پيام گذارنده
- فردي فردي فردي فردي فردي فردي فردي فردي فردي - فردي فردي فردي فردي امكان محرمانه كردن يك پيام
- امكان دريافت پيام گذاشته شده ( در صورتي كه Log In نباشد)
- - - - - - - امكان ليست گيري از1- پيامهاي پاسخ داده شده 2- پيامهاي پاسخ داده نشده
دفتر تماس ها
- فردي عمومي در دست اقدام درحداسم وجود دفاتر راهنما (1-اشخاص، 2-شركتها 3- سازمانها)
1 - نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود - - نامحدود نامحدود - نامحدود - - حداكثر تعداد دفاتر
- - - وجود دفتر تلفن براي استفادة عمومي
- - * نوشتن - فردي فردي - - امكان رمزگذاري براي ورود به دفتر تلفن
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 كد نرم‌افزار
- - - - - - - امكان ايجاد دفتر تلفن شخصي: (نام و شمارة تلفن)
- - در دست اقدام دسته بندي الفبايي - - آتي - امكان جستجوي لغت با تايپ كردن قسمتي از آن
امكانات واژه پردازي
Word Word Word Word Word Word Word Word Word Word Word
داخلي Word Word Word Word داشتن امكان استفاده از يك واژه پرداز تمام صفحه اي دو زبانه
بازيابي و گزارش گيري
- - امكان انتخاب فيلدهاي مورد نظر براي جستجو در آنها
امكان انتخاب چند قلم اطلاعاتي به طور همزمان
- امكان محدود كردن جستجو با شرايط تاريخ
- امكان محدود كردن جستجو به اسناد مشمول تاريخ بازنگري
و هردو هردو هردو هردو و و هردو و هردو+ و هردو هردو هردو هردو امكان استفاده از “و” و “يا” منطقي در جستجو
- - - امكان تهيه گزارشات از پيش تعريف شده به طور اتوماتيك
- - گذاشتن شرط بر روي اقلام اطلاعاتي
- - - - - - - آتي - - - - ذخيرة شروط فوق جهت استفادههاي بعدي
- - - اعمال شروط فوق براي چند قلم مختلف به طور همزمان امكان پذير است
- - - امكان بازيابي كلية موارد نيمه كاره
آتي - 2مورد Fix - - 9 مورد آتي - امكان تهية گزارشات آماري به صورت نمودار 1-دوبعدي 2-سه بعدي 3-دايرههاي
1 2 روي نامه - 1 1 1 امكان بازيابي سيكل مكاتبات بر اساس 1-موضوع 2-كلمه كليدي
استفاده از كلمات كليدي معرفي شده براي بازيابي از
- - - - - - - - - - - - دفاتر راهنما
- - - - - - - بايگاني نامه، پست تصويري(نمابر)، تلكس
- - - - - - - - - - ارجاعات
- - - - - - - - - - - بايگاني كتاب، مجله، مقاله، گزارش
- - - - - - - - - - - - امكان محدود كردن جستجو بر طبق هر يك از موارد فوق
- عدم امكان اصلاح نتايج
- - - پيگيري - - - امكان ديدن كليه اطلاعات سند پيدا شده درگزارش
- - پيگيري - - - امكان ديدن تصوير سند پيدا شده
- - - - - امكان رؤيت يا شنيدن ضمائم اسناد
نتيجه بازيابي و گزارش گيري
تا
حدودي - - - - - - - - امكان طراحي فرم خروجي به دلخواه
مشاهده روي صفحة نمايش
چاپ
- - - آتي - Print to file Print tofile Print to file - OUtlook - ذخيره در يك پرونده
چاپ و چاپگر
WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN WIN جهت چاپ از چه امكاناتي استفاده ميشود؟ (9x , WIN …)
پشتيباني
SQL SQL SQL SQL SQL كاربر SQL Copy SQL SQL Oracle SQL تهية نسخه هاي پشتيبان از اطلاعات (BACKUP)
SQL 1 SQL SQL SQL كاربر 2 SQL 2 SQL 2 تهيه نسخة پشتيبان از 1-قسمت مورد نظر 2-كلية اطلاعات
SQL SQL SQL SQL SQL كاربر SQL SQL SQL SQL بازسازي اطلاعات بوسيلة نسخه پشتيبان تهيه شده (RESTORE)
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 كد نرم‌افزار
SQL SQL SQL كاربر 2 SQL 2 SQL 2 بازسازي 1-قسمت مورد نظر 2-كلية اطلاعات
وسايل ذخيره سازي نسخه هاي پشتيبان
همه 1 همه همه همه همه همه 3و2و1 همه 4و1 همه همه 2و1 همه همه 1-ديسك سخت 2-ديسك ليزري(CD) 3-نوار 4-غيره(ذكر شود)
- - امكان تعريف درايوهاي به دلخواه
- - امكان متفاوت بودن تعاريف براي هر استفاده كننده با ديگران
آموزش و خدمات پشتيباني
1 1 ONLINE آتي 1و3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ارائه 1- كتاب راهنما 2-راهنماي فني3-راهنماي رفع اشكال
وجود كلاس
فيلم - - CD HTML - - - - - - - CD دردست اقدام - وجود ديسكت، CD يا فيلم آموزشي
نصب و راه
اندازي كامل توسط پرسنل شركت
اجراي آزمايشي و آموزش كاربران در محل توسط پرسنل شركت
ارائة نسخة جديد به كاربران قبلي (در صورت توليد)
؟ 3 ماه - داشتن قرارداد در حد متعارف تا يكسال تا يكسال - توافقي به صورت رايگان
؟ طبق قرارداد طبق قرارداد - تغيير
خاص تغيير
خاص - - توافقي تغيير
خاص تغيير
خاص - با هزينة اضافي
نحوة رفع اشكال كاربران
خط تلفن
حضور در محل بكارگيري نرم افزار
- پست الكترونيكي
جدول شماره 3 - جمع بندي پارامترهاي ارزيابي شده و امتياز دهي به نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه
اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرم افزار ( 30 امتياز)
3 12 12 11 3 10 10 11 7 10 7 10 8 5/11 5
سابقه ، حسن شهرت، رضايت مشتريان ، امتياز شورا 12
8 3 4 2 8 8 5 2 8 8 7 5 7 8 7 ميزان همكاري در راه اندازي كامل و اعمال تغييرات در خواستي 8
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 آموزش ،خدمات پشتيباني و رفع اشكالات احتمالي 5
5 5 5 5 3 5 5 5 5 5 5 1 5 5 5 در اختيار داشتن اصل (Source) نرم افزار 5
تطابق نرم‌افزار با نياز وزارت صنايع و معادن ( 20 امتياز)
8 8 - 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 8 امكان تعريف دبيرخانه هاي متعدد 8
8 8 8 - 8 8 8 4 8 8 - 8 8 8 8 امكان استفاده از نرم افزار در شبكه وزارت صنايع و معادن 8
4 4 4 4 4 4 4 - 4 4 4 4 4 4 4 امكان بكارگيري نرم افزار در سازمانهاي بزرگ 4
محيط اجرايي و امنيت نرم افزار (15 امتياز)
5/1 5/1 5/1 - 5/1 1 5/1 - 5/1 5/1 - 5/1 5/0 1 2 سيستم عامل مورد استفاده در سرويسگر (ها) 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 سيستم عامل مورد استفاده در ايستگاه هاي كاري 1
1 1 1 - 1 2 1 - 1 1 - 1 1 1 2 پايگاه داده اي مورد استفاده 2
4 5/4 5/3 5/4 5/4 5 4 5/4 3 4 4 4 4 5 5/4 امنيت نرم افزار و امكان تعيين ميزان حق دسترسي كاربران 5
4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 4 4 5 5 4 تهيه نسخه هاي پشتيبان و بازيابي اطلاعات در صورت نياز 5
توانايي نرم افزار (30 امتياز)
7 10 7 7 8 10 9 7 9 8 10 6 9 9 9 امكانات كاربري 10
5/3 4 3 5/3 5/3 4 5/3 3 3 5/3 4 5/2 5/3 5/3 5/3 امكانات بايگاني اسناد و ضمائم آنها 4
5/2 3 3 3 3 3 2 5/1 - 3 3 3 3 3 3 امكانات و كنترل حذف مكاتبات 3
3 2 2 5/1 2 2 5/2 1 5/2 5/2 2 3 3 3 3 امكانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها 3
10 5/9 5/8 5/7 5/8 5/8 7 9 5/7 5/8 5/7 5/7 9 7 7 امكانات از نظر پيگيري و گزارش گيري 10
تسهيلات نرم افزار (5 امتياز)
1 75/0 5/0 1 1 5/0 1 75/0 5/0 1 5/0 1 1 1 5/0 وجود دفاتر راهنما 1
5/2 5/2 5/1 5/2 5/2 5/2 5/0 25/2 1 5/2 - 5/2 - - - ثبت قرارملاقات ها 5/2
1 25/1 1 1 5/1 5/1 5/1 5/1 1 5/1 - 5/1 1 1 5/1 امكانات پيام رساني 5/1
83 90 5/71 5/71 81 93 5/83 5/66 80 91 72 5/79 86 90 83 جمع كل 100
جدول شماره 4 - امتياز نرم افزارهاي اتوماسيون
اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 19 8 7 6 5 4 3 2 1
21 25 26 23 19 28 25 23 25 28 24 21 25 5/29 22 قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرم افزار ( 30 امتياز)
20 20 12 12 20 20 20 8 20 20 12 20 20 20 20 تطابق نرم‌افزار با نياز وزارت صنايع و معادن ( 20 امتياز)
5/11 12 11 5/9 12 13 5/11 5/9 5/10 5/12 9 5/11 5/11 13 5/13 محيط اجرايي و امنيت نرم افزار (15 امتياز)
26 5/28 5/23 5/22 25 5/27 24 5/21 22 5/25 5/26 22 5/27 5/25 5/25 توانايي نرم افزار (30 امتياز)
5/4 5/4 3 5/4 5 5/4 3 5/4 5/2 5 5/0 5 2 2 2 تسهيلات نرم افزار ( 5 امتياز)
83 90 5/75 5/71 81 93 5/83 5/66 80 91 72 5/79 86 90 83 جمع كل 100
4- نتيجهگيــري
1-4- نرم‌افزارهاي شركتهاي تينا سامانه و مشاورين پارس سيستم به دليل اينكه از Intrerbase به عنوان پايگاه دادههاي خود استفاده نمودهاند، قابل استفاده در شبكه وزارت صنايع و معادن كه در دو ساختمان مستقر است نميباشند.
نرم‌افزار نامه كه توسط شركت رز سيستم تهيه شده است براي سازمانهاي متوسط مناسب است و به همين دليل قابليت استفاده در سازمان بزرگي مثل وزارت صنايع و معادن را ندارد.
نرم‌افزار اتوماسيون اداري شركت مهندسي نرم‌افزار رايورز امكان تعريف دبيرخانههاي متعدد را ندارد و با توجه ساختار چند دبيرخانهاي بودن وزارت صنايع و معادن، نميتواند مورد استفاده قرار گيرد.
لذا از بين 15 نرم‌افزار اتوماسيون اداري و دبيرخانهاي كه مورد ارزيابي قرار گرفتهاند، 4 مورد با نيازهاي تعريف شده تطابق ندارند. اين نرمافزارها بر اساس جدول امتيازها، بين 5/66 تا 5/75 امتياز از 100 امتياز در نظر گرفته شده را به خود اختصاص دادهاند لذا بر اساس امتيازها نيز قابل بررسي بيشتر نيستند.
2-4- نرم‌افزار ارائه شده توسط شركت پتسا كاملاً از امكانات موجود در Outlook استفاده نموده است، گر چه داراي تسهيلات بسياري است ولي كاملاً بومي نشده است و به دليل استفاده تؤام از زبان انگليسي و فارسي، براي اكثر كاربران عادي به راحتي قابل استفاده نميباشد. راهنماي Online موجود در سيستم، به زبان انگليسي است كه عملاً براي اكثر كاربران قابل استفاده نخواهد بود. بدليل اهميت كاربر پسند بودن صفحات نمايش و سهولت بكارگيري سيستم، اين نرم‌افزار هم نميتواند به نحو احسن نيازهاي وزارت صنايع و معادن را برآورده نمايد. اين نرم‌افزار 5/79 امتياز را به خود اختصاص داده است و با توجه به امتيازها نيز قابل بررسي بيشتر نيست.
3-4- از بين 10 شركت باقي مانده كه كمابيش به نحوي ميتوانند نيازهاي وزارت صنايع و معادن را از نظر سيستم اتوماسيون اداري تامين كنند، شركتهايي كه بيش از 85 امتياز را به خود اختصاص دادهاند براي بررسي
بيشتر و اظهار نظر اعضاي محترم شوراي فناوري اطلاعات به شرح زير معرفي ميشوند :
رديف نرم‌افزار شركت امتياز
1 زونكن پيشرفته فرا مطلق 93
2 اتوماسيون دفتري خبره پرداز پارس 91
3 اتوماسيون اداري همكاران سيستم 90
4 دبيرخانه ايزايران 90
5 دبيرخانه بريد سامانه نوين 86
4-4- به منظور حصول اطمينان از ارائه مطلوب خدمات پشتيباني، آموزش، رفع اشكالات احتمالي و اعمال تغييرات و راه‌اندازي كامل سيستم و همكاري با مسئولين در خصوص 5 شركتي كه بالاترين امتياز را به خود اختصاص دادهاند، تحقيقات لازم صور
ت پذيرفته است و با كاربران فعلي آنها مذاكره و در مورد عملكرد نرم‌افزار و شركت عرضهكننده آن از ايشان نظرخواهي شده است و نارضايتي خاصي از طرف كاربران اعلام نشده است.
پيوست 2
گزارش برنامه اجرايي
فهرست مندرجات
1- مقدمه 1
2- مزاياي استقرار و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري 3
3- معرفي پروژه اتوماسيون اداري (دبيرخانه و بايگاني) 4
4- شناخت وضع موجود 5
1-4- شناخت شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن 5
2-4- شناخت نرم‌افزارهاي موجود در وزارت صنايع و معادن 7
5- مفروضات براي انتخاب و استقرار سيستم اتوماسيون اداري 9
6- نيازها 9
1-6- سختافزاري و شبكه 10
2-6- نرمافزاري 10
3-6- اجرايي 10
7- گردش كار پيشنهادي 11
1-7- نمودار گردش كار پيشنهادي جهت بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري 12
2-7- نحوه بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري در بخشهاي مختلف 13
8- ساختار اجرايي 15
1-8- جايگاه سازماني در نمودار تشكيلات وزارت صنايع و معادن 15
2-8- عناوين واحدهاي ذيربط 16
3-8- نمودار و اركان ساختار اجرايي در مرحلة راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري 16
4-8- اعضاي پيشنهادي جهت كميتة راهبري سيستم اتوماسيون اداري 17
5-8- وظايف هر يك از اركان در استقرار سيستم اتوماسيون اداري 17
9- مراحل اجرايي 18
1-9- تشكيل ساختار اجرايي 18
2-9- برگزاري جلسات توجيهي و سمينارها 19
3-9- تعيين و تاييد الويت‌هاي نصب و راه‌اندازي 19
4-9- نصب سيستم و تعريف پارامترهاي لازم (در سرويسگرها) 19
5-9- ابلاغ به واحد منتخب (بر اساس الويت تعيين شده) 19
6-9- برگزاري جلسه هماهنگي جهت شروع كار در واحد منتخب 20
7-9- آموزش نيري انساني واحد منتخب 20
8-9- نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري در واحد منتخب 20
9-9- نظارت بر فرآيند نصب و راه‌اندازي و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري 20
10- برنامةزمانبندي 21
11- اولويت در راه‌اندازي و اجرا 22
1-11- آمادگي واحد مربوطه 22
2-11- انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت برگزاري دوره هاي آموزشي كاربران 22
3-11- سطح دانش كاركنان و آشنايي آنان با رايانه و سيستم‌هاي رايانه‌اي 22
4-11- تمايل كاركنان به بكارگيري فن‌آوري جديد 22
5-11- بالابودن امنيت استقرار اتوماسيون اداري در واحد مربوطه 22
12- آموزش كاربران سطوح مختلف 23
13- نگهداري و پشتيباني سيستم 23
پيوستها:
پيوست 1: نظر شوراي فناوري اطلاعات در زمينه خودكارسازي اداري
پيوست 2: گزارش ارزيابي و پيشنهاد مناسبترين آنها (تير ماه 80)
1- مقدمه
انسان از ديرباز سعي نموده است تا با مكانيزه نمودن هر چه بيشتر امور خود، تا حد ممكن در روال كارها تسريع نموده و از آسايش بيشتري بهرهمند گردد. با اختراع كامپيوتر اين تلاش چنان سرعتي يافته است كه باعث تحولي چشمگير در تمام امور بشري و در تمام سطوح گرديده است. يكي از مواردي كه با ظهور فناوري اطلاعات دستخوش تغييراتي شگرف گرديده است، انجام امور دفتري و اداري سازمانهاست كه تمام دستاندركاران را بر آن داشته تا از امكانات فراهم آمده در اين عصر به بهترين شكل استفاده نمايند. در ايران نيز شركتهاي عرضه كننده نرم‌افزار ظرف چندين سال گذشته اقدام به تهيه نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري قوي با قابليتهاي كافي نمودهاند كه در اكثر سازمانها به كار گرفته شدهاند و تأثير زيادي در تسريع گردش مكاتبات اداري و پيگيري امور جاري داشتهاند. شوراي فناوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن پس از ادغام وزارت صنايع و وزارت معادن و فلزات با توجه به اقداماتي كه از قبل در اين دو وزارتخانه در مورد بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري صورت پذيرفته بود، استقرار چنين سيستمي را از جمله امور ضروري و داراي اولويت بالا تشخيص داده است. بر اساس برنامهريزيهاي انجام شده، پس از ارزيابي از بين كليه بستههاي نرمافزاري در زمينه اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران، نرم‌افزار مناسب با ساختار اين وزارت
خانه انتخاب گرديده است و در حال حاضر اين آمادگي وجود دارد كه فعاليت نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري آغاز گردد. اين گزارش چكيدهاي است از آنچه در روند گزينش نرم‌افزار طي شده است و آنچه در خلال فعاليت نصب و راه‌اندازي بايستي صورت پذيرد. ساختار اجرايي، گردش كار و مكاتبات، مراحل انجام كار، برنامه زمانبندي، وظايف واحدهاي مختلف، اولويتهاي اجرا، آموزش، چگونگي پشتيباني و مقولههايي اين چنين از جمله مواردي است كه به اختصار به آنها پرداخته شده است. اميد آنكه تلاشي كه در جهت بكارگيري امكانات نوين در گردش مكاتبات اداري وزارت صنايع و معاون صورت ميپذيرد در اسرع وقت با موفقيت به انجام برسد و شاهد افزايش كارايي و توان پاسخگويي به نيازهاي اطلاعاتي مراجعان و كاركنان اين وزارتخانه باشيم.
2- مزاياي استقرار و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري
استفاده مناسب از فناوريهاي نوين و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمينه فناوري اطلاعات ميتواند هر سازماني را دچار تحول سازد. استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها ميتواند باعث ارتقاء سطح فرهنگ سازماني گردد بلكه به ميزان قابل توجهي بهرهوري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. نكات زير از جمله مواردي است كه از آنها ميتوان به عنوان مزاياي حاصل از استقرار و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري نام برد:
1-2- تسريع در گردش مكاتبات اداري و افزايش بهرهوري
2-2- صرفهجويي در مصرف كاغذ
3-2- امكان پيگيري امور و بررسي وضعيت نامهها
4-2- امكان طبقهبندي مكاتبات و اسناد
5-2- امكان ارسال و ارجاع مكاتبات به صورت الكترونيكي
6-2- امكان جستجو و بازيابي اسناد ثبت شده
7-2- امكان پويش (Scan) ضمائم مكاتبات و دسترسي به آنها در صورت نياز
8-2- امكان تعريف سطوح امنيتي جهت دسترسي به اسناد
9-2- امكان اعمال محدوديت براي نحوه دسترسي به موضوعات بايگاني
10-2- امكان تهيه گزارشهاي آماري و مديريتي از مكاتبات اداري، كارهاي در دست اقدام و …
11-2- امكان برنامهريزي قرار ملاقاتها
12-2- امكان مشاهده عمليات انجام شده روي هر يك از نامهها از لحظه ورود تا بايگاني
13-2- امكان دستيابي به مكاتبات با داشتن كوچكترين نشانهاي از آن (شماره، موضوع، فرستنده، گيرنده و ...)
14-2- افزايش طول عمر اسناد و عدم كاهش كيفيت آنها با گذشت زمان
15-2- عدم نياز به نسخهبرداري از اسناد و درج آنها در پروندههاي مختلف
16-2- امكان گروهبندي اسناد و كاربران
17-2- عدم افزايش هزينه نگهداري، فضاي بايگاني و همچنين نيروي انساني با افزايش حجم اسناد
18-2- عدم اتكا به حافظههاي شخصي و عدم وابستگي شديد سازمان به افراد
19-2- آشنا نمودن پرسنل با امكانات فناوري اطلاعات و بسترسازي مناسب جهت بكارگيري ساير سيستمها
3- معرفي پروژه اتوماسيون اداري (دبيرخانه و بايگاني)
شوراي فناوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن بر اساس حكم شماره 10205 مورخ 9/1/80 وزير محترم صنايع و معادن، از طرف معاون برنامهريزي، توسعه و فناوري به منظور تمركز و هماهنگي كليه فعاليتها، برنامهها و طرحهاي مرتبط با فناوري اين وزارتخانه و واحدهاي تابعه تشكيل شده است. اين شورا از بدو شكل گيري، اقدام به برگزاري جلسات منظم و راه‌اندازي گروههاي كاري تخصصي مختلف و فعاليت در زمينه بهبود بخشيدن به وضعيت فناوري اطلاعات اين وزارتخانه نموده است.
پيرو تشخيص شوراي فناوري اطلاعات مبني بر ضرورت استقرار سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه مناسب، اين شورا اقدام به بررسي اوليه راهحلهاي گوناگون در اين خصوص نمود تا تعيين نمايد كه از بين راهحلهاي زير كدام راه مناسبتر است:
• سفارش تهيه يك سيستم خاص
• استفاده از سيستم‌هاي نرمافزاري ايراني
• استفاده از نرم‌افزار و ابزارهاي آماده خارجي
بر اساس بررسي انجام شده، استفاده از سيستم‌هاي نرمافزاري فارسي راهحل مناسبي براي تحقق اين امر تشخيص داده شد. (نظر اين شورا در اين خصوص به تفصيل در پيوست شماره 1 منظور شده است.) پيرو انجام تحقيقات اوليه، آقاي بشارتيان از طرف اين شورا طي حكم 10021/50987 مورخ 12/ 3/ 80 مسئول بررسي، امكانسنجي و ارائه راهحل در مورد اتوماسيون اداري وزارت صنايع و معادن گرديد. با توجه به الويت بالايي كه شوراي فناوري اطلاعات در خصوص انتخاب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري ق
ائل شده بود، در اسرع وقت گروهي به منظور شناسايي و ارزيابي نرم‌افزارهاي موجود و ميزان تطابق قابليتهاي اين نرمافزارها با نيازهاي فعلي و آتي وزارت صنايع و معادن انتخاب شدند. به منظور ارزيابي نرمافزارها و معرفي مناسبترين آنها فعاليتهاي زير صورت پذيرفت:
• شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينة اتوماسيون اداري
• تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينة اتوماسيون اداري
شناسايي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‌افزارهاي كانديد ( جدول شماره 1)
• تعيين پارامترهاي ضروري جهت ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد و چگونگي امتياز دهي به آنها
• ارزيابي نرم‌افزارهاي كانديد ( جداول شماره 2 و3)
• نتيجهگيري و گزينش 5 نرم‌افزار برتر
حاصل بررسي گزارشي است كه در تيرماه 80 در اختيار مسئولين محترم و اعضاي شوراي فناوري اطلاعات قرار داده شده است و تحت عنوان “گزارش ارزيابي و پيشنهاد مناسبترين آنها” در پيوست شماره 2 ارائه شده است. در پي ارائه گزارش مذكور، اقدام به برگزاري جلسات كارشناسي با شركتهاي برگزيده شد.
در اين جلسات در خصوص ملاحظات فني شبكه، قابليتهاي بكارگيري در ساختمانهاي مختلف، چگونگي قراردادهاي پشتيباني، قيمتها و غيره مذاكراتي صورت پذيرفت و نتايج مجدداً به اطلاع اعضاي شوراي فناوري اطلاعات رسانده شد. پس از بررسيهاي مجدد از بين 5 شركت مرحله اول، سه شركت زير مناسبتر تشخيص داده شدند:
• شركت خبره پرداز پارس
• شركت فرا مطلق
• شركت ايزايران
كماكان در خصوص ملاحظاتي كه مدنظر بود مذاكرات با سه شركت فوق ادامه يافت.
4- شناخت وضع موجود
1-4- شناخت شبكههاي داخلي وزارت صنايع و معادن
وزارت صنايع و معادن در حال حاضر داراي دو ساختمان شماره 1 (خيابان سميه) و ساختمان شماره 2 (خيابان موسي كلانتري) است كه ساختمانهاي مذكور داراي شبكههاي داخلي خاص خود هستند و به دليل اينكه قبل از ادغام وزارت صنايع و وزارت معادن و فلزات تابع تشكيلات اداري مجزايي بودهاند، داراي ساختارهاي متفاوتي ميباشند. وضعيت كلي هر يك از ساختمانها از نظر استقرار شبكه داخلي به شرح زير است :
1-1-4- ساختمان شماره 1
به منظور بهرهبرداري از شبكه داخلي مستقر د
ر اين ساختمان، تمامي اتاقها كابل كشي شدهاند و درصورت نياز با تأمين رايانه، اتصال به شبكههاي داخلي در تمام اتاقها و طبقات ميسر خواهد بود.
توپولوژي شبكه در اين ساختمان ستارهاي (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك از Nodeها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سه سرويسگر به منظور نصب سيستم عاملهاي شبكه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفتهاند. به منظور بهرهگيري از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شده است از جمله به عنوان Mail Server, Proxy Server . در كل طبقات ساختمان حداكثر 20 ايستگاه كاري وجود دارد كه در صورت فعال شدن سيستمها، قابليت افزايش تعداد ايستگاههاي كاري وجود دارد.
برخي از ادارات و بخشهاي مستقر در اين ساختمان خود داراي شبكة داخلي خاص خود هستند كه اتصالي به شبكه داخلي ندارند ولي در كنار استفاده از شبكه خاص خود اين توان وجود دارد كه به شبكه داخلي هم متصل شوند.
2-1-4- ساختمان شماره 2
در زمان ارزيابي كليه اتاقهاي اين ساختمان داراي كابل شبكه نبودند. طبق بررسي خاصي كه تحت عنوان “وضعيت موجود سيستم‌هاي سختافزاري و نرمافزاري وزارت صنايع و معادن” انجام پذيرفت، بين 150 تا 200 اتاق از كل اتاقهاي موجود داراي كابل شبكه بودند. به عبارت ديگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد كابل كشي شبكه بودند، كه پس از تعيين وضعيت نسبت به تكميل امكانات دسترسي به شبكه داخلي بر اساس سياست وزارت صنايع و معادن اقداماتي در حال انجام است. توپولوژي شبكه داخلي اين ساختمان ستارهاي (Star) است. در اين ساختمان نيز برخي قسمتها داراي شبكههاي داخلي خود، مستقل از شبكه داخلي هستند. به عنوان مثال دبيرخانه مستقر در طبقه همكف داراي شبكهاي با توپولوژي bus است و خود داراي 6 ايستگاه كاري در طبقه همكف و 2 ايستگاه ديگر در طبقات فوقاني است كه با توجه به توپولوژي مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده داراي سرعتي معادل sec/mb100 است و هر يك از Node ها داراي سرعتي معادل sec/mb10 هستند. سيستم عامل مورد استفاده در شبكهNT است و داراي 4 سرويسگر است، براي استفاده از خدمات اينترنت سرويسگرهاي ديگري بكار گرفته شدهاند.
3-1-4- وضعيت ارتباطي دو ساختمان با يكديگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطي با يكديگر ندارند و پس از انجام بررسيهاي لازم راهحلهاي زير به منظور برقراري ارتباط بين دو ساختمان موجود ميباشد:
• استفاده از خطوط Dial up مخابرات
• استفاده از خطوط Leased مخابرات
• استفاده از خطوط X.25 مخابرات
• استفاده از سرويس خطوط E1 شركت مخابرات
• استفاده از فيبرنوري
• استفاده از Radio Link
با توجه به مزايا و معايب هر يك از موارد فوق، استفاده از فيبرنوري به دليل زير به منظور برقراري ارتباط دو ساختمان با يكديگر توصيه ميشود :
• پهناي باند بالا
• اطمينان بالا
• سرعت مناسب در مسافتهاي طولاني
• كاهش تأثيرات جوي و محيطي بر كيفيت برقراري ارتباط
2-4- شناخت نرم افزارهاي موجود در وزارت صنايع و معادن
1-2-4- سيستم كامپيوتري مستقر در بايگاني (دبيرخانه)
در حال حاضر كليه نامههاي وارده به وزارت صنايع و معادن از طريق بايگاني مستقر در طبقه همكف ساختمان شماره 2 اين وزارتخانه در يك سيستم مكانيزه ثبت ميشوند و بر حسب بخشي كه به آن ارجاع داده ميشوند شمارهاي به آنها اختصاص داده ميشود. پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بايگاني به هيچ وجه امكان دستيابي به آخرين وضعيت نامه را ندارد و پيگيريهاي آتي بايستي از بخش مربوطه صورت پذيرد. نامههاي صادره از وزارت صنايع و معادن و نامههاي داخلي در سيستم كامپيوتري فعلي ثبت نميشوند.
سيستم فعلي مستقر در دبيرخانه طبق سفارش وزارت صنايع (سابق) حدود 5 سال پيش توسط شركت افكار سيستم تهيه شده است و در محل دبيرخانه بصورت شبكه مورد استفاده قرار ميگيرد. ايستگاههاي كاري مستقر در دبيرخانه 6 دستگاه ميباشد، و از يك ايستگاه كاري به منظور پيگيري استفاده ميشود. سيستم دبيرخانه به دو واحد ديگر در ساير طبقات نيز وصل است، ولي فعلاً در اين دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگاني) فعال نيست. گر چه سيستم داراي بخشهاي متفاوتي است ولي همه بخشها كاربرد ندارد و تنها استفادهاي كه از آن ميشود اين است كه بجاي ثبت نامههاي وارده در دفتر، ورود نامهها در كامپيوتر ثبت ميشود و در همين حد استفاده، كاربران با مشكلي مواجه نميشوند.
سيستم فقط ميتواند اطلاعات يكسال پيش را براي پيگيري در اختيار كاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههاي صادره و گردش مكاتبات بازتابي در اين دبيرخانه داشت و ثبت ميشد، پيگيريها با سهولت بيشتري صورت ميپذيرفت.
2-2-4- سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري (دبيرخانه) مستقر در دفتر وزارتي
سيستم مكانيزه مكاتبات دفتري كه در حال حاضر در دفتر وزارتي مورد استفاده قرار ميگيرد محصول شركت خبره پرداز پارس است كه توسط شركت گسترش انفورماتيك به عنوان عرضه كننده اين نرم‌افزار در طي سال 78 تحت عنوان نرم‌افزارهاي “دبير” و “مدير” عرضه ميگشته است. در نيمة دوم سال 78 پس از به نمايش گذاشتن امكانات اين محصولات، مقرر شد كه سيستمها در حوزه وزارتي نصب گردند و با توجه به ساختار دبيرخانه حوزه وزارتي تغييرات مورد نياز در سيستم اعمال و نسخه جديد در اواخر سال 78 نصب و راه‌اندازي شده و نسبت به آموزش كاربران نيز اقدامات لازم صورت پذيرفته است. طبق توافق به عمل آمده، كارشناسي به طور مرتب براي رفع اشكالات و آموزش كاربران به دفتر مراجعه مينموده است. در سال 79 نيز همين روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغييرات درخواستي توسط كاربران اعلام گرديده كه تمام موارد به گفته شركت مربوطه و كاربران آن انجام شده است، به گونهاي كه نرم‌افزار قبلي كه محصول شركت ميكرو نرم‌افزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 كلاً كنار گذاشته شده و كليه عمليات توسط اين سيستم به ثبت رسيده و ميرسد.
با توجه به روالي كه به منظور ارزيابي نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري در نظر گرفته شد، نرم‌افزار مستقر در محل دفتر وزارتي نيز در محل شركت خبره پرداز پارس مورد ارزيابي قرار گرفت. كاستي مهم و غير قابل اصلاحي در روال انجام كار سيستم ديده نشد و مسئولين مربوطه آمادگي داشتند در صورت تمايل هر گونه تغييري را در حد متعارف جهت دستيابي به نيازهاي مطلوب كاربران اعمال نمايند. در ضمن پس از ارزيابي كليه نرم‌افزارهاي كانديد، اين نرم‌افزار با كسب 91 امتياز از جمله نرمافزارهايي است كه جزء نرم‌افزارهاي داراي بيش از 85 امتياز منظور شده است.
3-2-4- سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق)
پيرو مذاكرات انجام شده با مسئولين امور اداري وزارت صنايع و معادن و دريافت نامة شماره 01061102 به تاريخ 21/3/1380 آقاي دكتر رضا رمضاني خطاب به آقاي اسلامي معاون محترم برنامهريزي، توسعه و فناوري وزارت صنايع و معادن مبني بر آماده بودن سيستم تهيه شده براي وزارت معادن و فلزات (سابق) كه در حال حاضر در شركت ملي فولاد ايران نصب و راه‌اندازي شده است. اين نرم‌افزار هم در زمره نرم‌افزارهاي كانديد محسوب شد و مانند بقيه نرمافزارها، از قابليتها و تواناييهاي سيستم در محل شركت رادسامانه بازديد به عمل آمد.
طبق اظهارات آقاي دكتر رمضاني، سبك كار شركت رادسامانه بر اين است كه سيستمها پس از اينكه حدود 50% آماده شدند در محل كاربر بصورت آزمايشي نصب ميشوند و در حين كار، هم سيستمها تكميل ميشوند و هم نظرات كاربران اعمال ميشود، اين سيستم نيز بصورت آزمايشي زماني كه در همين حدود تكميل شده بوده ا
ست، در وزارت معادن و فلزات نصب گرديده است. در زمان بررسي سيستم در محل شركت ملي فولاد ايران نصب و در حال اجراي آزمايشي بود.
سيستم مربوطه مانند ساير نرم‌افزارهاي كانديد مورد ارزيابي قرار گرفت ولي نسبت به ساير كانديدها ويژگي خاصي نداشت.
5- مفروضات براي انتخاب و استقرار سيستم اتوماسيون اداري
پس از انجام بررسيهاي لازم و شناخت وضع موجود در گزينش و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري مفروضاتي در نظر گرفته شد، كه در چگونگي بكارگيري سيستم مؤثر بوده و بايستي مدنظر مسئولين مربوطه قرار گيرند، اين موارد به شرح زير ميباشد.
• شبكه داخلي وزارت صنايع و معادن از پيش طراحي، نصب و راه‌اندازي شده است و بر اساس طرح سازماندهي و گردش شبكه در صورتي كه به تكميل يا توسعه نياز داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذيرفت.
• در بدو امر، سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه انتخابي، شركتها و سازمانهاي تابعة وزارتخانه را شامل نميشود.
• سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه، فعلاً در ساختمانهاي شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راه‌اندازي خواهد شد.
• تجهيزات سختافزاري و احياناً نرمافزاري (مثل سيستم عامل شبكه، ايستگاه كاري، پايگاه دادهها و…) كه براي راه‌اندازي لازم باشند، پس از بررسيهاي لازم و تأييد كارشناسان ذيربط توسط وزارتخانه تهيه و نصب خواهند شد.
• سيستم اتوماسيون اداري در بدو امر اقدام به ثبت و انجام عمليات مكاتبات جاري مينمايد و در مراحل بعدي نسبت به انتقال مكاتبات و سوابق موجود اقدام خواهد شد.
• فعلاً سيستم اتوماسيون اداري و دبيرخانه تا سطح رؤساي ادارات اجرا ميگردد كه تعداد اين افراد حدود 155 نفر پيشبيني ميگردد. (پيشبيني تعداد كاربران بر اساس ليست ارائه شده از طرف مديركل امور اداري انجام پذيرفته اس
ت.)
• برنامة كلي نصب و راه‌اندازي در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤساي ادارات مكانيزه خواهد شد، در مرحله دوم كليه اطاقهاي كارشناسان از طريق يك ايستگاه كاري به سيستم متصل خواهند شد و در مرحلة سوم كليه كارشناسان با در اختيار داشتن ايستگاه كاري مستقل به سيستم متصل خواهند شد.
6- نيازها
استقرار و بكارگيري مناسب هر سيستمي در هر سازماني مستلزم تأمين نيازهاي سختافزاري، نرمافزاري و اجرايي خاص خود ميباشد. سيستم اتوماسيون اداري منتخب جهت وزارت صنايع و معادن با توجه به دامنة وسيعي كه در بر ميگيرد، در صورتي ميتواند با موفقيت كامل راه‌اندازي و مورد استفاده قرار گيرد كه از هر نظر نيازهايش تأمين شده باشد. اين نيازها ميتوانند به شرح زير دستهبندي شوند:
1-6- سخت افزاري و شبكهاي
براساس بررسيهاي انجام شده در بدو كار حداقل سرعت قابل قبول 10mb/sec ميباشد كه اين سرعت در يك شبكه محلي در هر ساختار ارتباطي قابل دسترسي ميباشد. در برخي مسيرها كه داراي ترافيك بالا هستند يا سرعت بالايي مدنظر باشد توصيه ميشود سرعت ارتباطي به 100mb/sec افزايش يابد كه با توجه به ساختار پيشبيني شده در طراحي شبكه محلي اينگونه اعمال تعميراتي از اينگونه پس از راه‌اندازي سيستم نيز مقدور ميباشد.
نيازهاي سختافزاري جهت استقرار اتوماسيون اداري به شرح زير ميباشد :
• اصلاح ساختار شبكه (در صورت لزوم)
• برقراري ارتباط بين دو ساختمان
• تأمين PC مورد نياز (براي كاربران مرحله اول تا سطح ادارات كل)
• تأمين چاپگر
• تأمين پويشگر Scanner
2-6- نرمافزاري
تهيه نرم‌افزار از يكي از شركتهاي منتخب تنها نياز نرمافزاري جهت استقرار سيستم اداري است. برآورد هزينه در اين خصوص حدود 15 ميليون تومان ميباشد.
فرض بر اين است كه نرم‌افزارهاي مورد نياز شبكه و مديريت بانك اطلاعاتي در وزارت صنايع و معادن موجود و در حال بهرهبرداري است.
3-6- اجرايي
- حمايت و همكاري كليه واحدهاي معرفي شده در ساختار اجرايي
- تأمين اعتبار لازم براي خريد سختافزار و نرم‌افزار در اسرع وقت
- تأمين فضاي آموزشي مورد نياز براي اجراي كلاسهاي آموزشي، جلسات توجيهي و سمينارها به منظور ترغيب كاركنان
- تأمين بودجه لازم جهت پرداختهاي تشويقي پاداش (برآورد هزينه حدود 5 ميليون تومان)
- پيادهسازي كامل ساختار اجرايي و اجراي مراحل پيشبيني شده طبق برنامه
اختصاص فضاي اداري مورد نياز به دبيرخانه هر يك از معاونتها
7- گردش كار پيشنهادي
براساس مستندات ارائه شده توسط اداره كل تشكيلات و بودجه و مذاكرات انجام شده با مدير كل محترم اين اداره كل، گردش مكاتبات در صورت استقرار سيستم اتوماسيون طراحي گرديد و گردش كار پيشنهادي در اختيار مسئولين ذيربط قرار گرفت تا در صورتي كه نظر خاصي در اين رابطه دارند جهت اصلاح يا درج تغييرات، گروه اتوماسيون اداري را در جريان بگذارند. در تاريخ 23/8/80 طي جلسهاي در محل اداره كل تشكيلات و بودجه بهصورت حضوري مجدداً چگونگي گردش كار براي مديركل محترم تشكيلات و بودجه و كارشناسان محترم ايشان تشريح گرديد كه خوشبختانه كاملاً با نظرات ايشان تطابق داشت. با اين حال درخواست شد چنانچه پس از بررسي مجدد با موردي مواجه شدند كه نياز به اصلاح داشت، اعلام نمايند تا تغييرات درخواستي پس از بررسي اعمال گردد كه با توجه به گذشت مدت 3 هفته از جلسه مذكور و عدم دريافت اشكال خاصي، گردش كار مذكور قطعي شده تلقي گرديد. در گردش كار پيشنهادي واحدهاي زير پيش بيني شده است:
• دبيرخانه مركزي: وظيفه دريافت و ارجاع نامههاي وارده و ارسال نامههاي صادره را بر عهده دارد.
• دبيرخانه معاونتها: وظيفه انجام امور مربوط به هر معاونت، كاهش ميزان پراكندگي و تبادل نامههاي داخلي را بر عهده دارد.
• دبيرخانه وزارتي: همانند يكي از دبيرخانههاي فرعي تلقي ميشود و كماكان به انجام امور محوله خود ميپردازد.
وظايف هر يك از واحدهاي فوق به تفصيل تحت عنوان «نحوه بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري» پس از ارائه شماتيك گردش كار پيشنهادي ارائه شده است.
2-7- نحوه بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري در بخشهاي مختلف
1-2-7- دبيرخانه مركزي
1-1-2-7- دبيرخانه مركزي واحدي كه كليه نامههاي وارده (از خارج از وزارتخانه) از طريق آن دريافت و نامههاي صادره (به خارج از وزارتخانه) توسط آن ارسال گردند، در نظر گرفته نشده است.
2-1-2-7- وظيفه Scan نامههاي وارده، توزيع فيزيكي و غيرفيزيكي نامهها به عهده دبيرخانه مركزي است.
3-1-2-7- وظيفه دريافت فيزيكي نامههاي تهيه شده در محدوده دبيرخانههاي فرعي و ارسال آن به خارج از وزارتخانه به عهده دبيرخانه مركزي است .
4-1-2-7- اصل كليه نامهها Scan ميشود ولي ضمائم نامهها در صورتي كه حجم قابل قبولي داشته باشند Scan ميشوند، در غير اينصورت به درج مشخصات آنها در سيستم كامپيوتري قناعت ميشود. اصل نامه و ضمائم مربوطه هم به صورت فيزيكي و هم از طريق سيستم اتوماسيون به دبيرخانه معاونت مربوطه ارسال ميگردد.
5-1-2-7- دبيرخانه مركزي با توجه به بالا بودن حجم نامههاي وارده و صادره مجهز به چندين ايستگاه كاري و پويشگر(Scanner) ميباشد و به همين دليل وظيفه دريافت و ارسال نامهها توسط چندين اپراتور انجام ميپذيرد تا با تراكم كاري و كندي پاسخگويي به مراجعين روبرو نگردد.
6-1-2-7- نامههاي محرمانه از طريق دبيرخانه مركزي ثبت نميشود.
2-2-7- دبيرخانه معاونتها
1-2-2-7- دبيرخانة هر معاونت پس از دريافت اصل و نسخه ذخيره شدة نامهها (و ضمائم در صورت امكان) نسبت به بايگاني اصل مدارك و ارجاع غيرفيزيكي نامهها با حفظ سلسله مراتب اداري اقدام ميكند.
2-2-2-7- اصل نامههاي دريافتي و ارسالي در دبيرخانه معاونت بايگاني ميگردد، ضمائم و پيوستها نيز در بخشي به عنوان آرشيو براي مراجعات بعدي در دبيرخانه معاونتها ذخيره ميشود.
3-2-2-7- دبيرخانه معاونتها به عنوان دبيرخانههاي فرعي مسئوليت دريافت، ارسال نامههاي داخلي وزارتخانه را بصورت غيرفيزيكي و فيزيكي بر عهده دارند.
4-2-2-7- نامههايي كه از طرف معاونتها بايستي به خارج از وزارتخانه ارسال شود به دبيرخانه مركزي ارجاع و از آن طريق ارسال ميگردد.
5-2-2-7- ارسال نامهها بصورت غير فيزيكي به واحدهاي تحت نظر هر معاونت به عهده دبيرخانة آن معاونت ميباشد.
6-2-2-7- دبيرخانة معاونتها مجهز به Scanner ميباشد، تا نسبت به Scan مواردي كه در نامههاي داخلي بين واحدها رد و بدل ميشود اقدام كنند.
معاونتها / ادارات كل / واحدها
• نامهها و دستورات از طريق سيستم به ادارات كل و واحدها ارجاع داده ميشوند.
• ادارات كل از طريق سيستم بصورت داخلي با يكديگر (با حفظ سلسله مراتب از قبل تعيين شده) ميتوانند با يكديگر تبادل مكاتباتي داشته باش
ند.
• مديران كل و مسئولين واحدها شخصاً يا توسط منشي و مسئولين دفاتر از طريق سيستم اتوماسيون اداري نامهها و كارها را به كارشناسان مربوطه ارجاع ميدهند.
بايگاني
• از زمان شروع بكار سيستم اتوماسيون اداري كليه نامهها و كارها از طريق اين سيستم توزيع، ارجاع و بايگاني ميگردند.
• نسبت به درج اطلاعات بايگاني فعلي و سوابق موجود در آن تصميمگيري خواهد شد.
تايپ نامه
• با توجه به اينكه در حال حاضر كليه كارشناسان امكان استفاده از رايانه و در نتيجه امكان بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري را در اختيار ندارند، گروهي مسئول تايپ نامهها از طريق امكانات موجود در سيستم اتوماسيون اداري خواهند بود.
• در صورت امكان، رايانههايي براي استفاده گروهي اختصاص داده خواهد شد تا از بار تايپ و پيگيـري
• توسط افراد ثالث كاسته شود.
• مسئولين در صورتي كه صلاح بدانند ميتوانند وظيفه درج متن (مورد نظر فرد) و پاراف كامپيوتري نامهها، اقدامات، پيگيري و … را به رؤساي دفاتر و منشيهاي خود تفويض نمايند.
8- ساختار اجرايي
يكي از مهمترين عوامل در امر تسريع و تسهيل استقرار و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري تعيين ساختار اجرايي، چگونگي همكاري و همراهي مسئولين محترم وزارت صنايع و معادن با دست اندركاران اين مهم ميباشد.
1-8- جايگاه سازماني در نمودار تشكيلات وزارت صنايع ومعادن
بر اساس نمودار تشكيلات وزارت صنايع و معادن كه در بهمن ماه 79 به تصويب وزير محترم صنايع و معادن و رياست محترم سازمان مديريت و برنامهريزي كشور رسيده است، دخالت واحدهاي زير در امر استقرار سيستم اتوماسيون اداري ضروري است.
2-8- عناوين واحدهاي ذيربط
1-2-8- دفتر وزارتي
2-2- 8- معاونت اداري و مالي
1-2-2-8- اداره كل امور اداري
• دبيرخانه مركزي
2-2-2-8- دفتر تشكيلات و بودجه
• اداره بهبود روشها
3-2-8- معاونت برنامهريزي، توسعه و فن‌آوري
1-3-2-8- دفتر آمار و اطلاعرساني
2-3-2-8- دفتر پژوهش و فناوري و آموزش
4-2- 8- كليه معاونتها (به عنوان كاربران سيستم اتوماسيون اداري)
3-8- نمودار و اركان ساختار اجرايي در مرحلة راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري
4-8- اعضاي پيشنهادي جهت كميتة راهبري سيستم اتوماسيون اداري
از آنجايي كه هدايت امور در هنگام نصب و راه‌اندازي سيستم نقش مهمي در دستيابي هرچه سريعتر به استقرار سيستم اتوماسيون اداري دارد، در همين راستا پس از كسب نظرات كارشناسي مسئولين ذيربط و آشنا به محيط وزارت صنايع و معادن توصيه گرديد تا كميتهاي جهت راهبري اين فعاليت تشكيل گردد. اعضاي اين كميته به شرح زير پيشنهاد ميگردند:
• نماينده معاونت اداري مالي
• نماينده معاونت برنامهريزي، توسعه و فن‌آوري
• نماينده شوراي فن‌آوري اطلاعات
• مديركل تشكيلات و بودجه يا نماينده تامالاختيار ايشان
• مديركل امور اداري يا نماينده تامالاختيار ايشان
• رئيس دبيرخانه مركزي
• نماينده دفتر آمار و اطلاع رساني / متولي امور انفورماتيك
• متولي امور شبكه
• شركت تهيه كننده نرم افزار
• شركت ناظر
• نماينده واحدي كه نرم افزار در حال نصب در آن ميباشد.(بر حسب مورد)
5-8- وظايف هريك از اركان در استقرار سيستم اتوماسيون اداري
همكاري و همراهي كليه اركان در خصوص استقرار سيستم اتوماسيون اداري از اهميت ويژهاي برخوردار است و تنها در صورت وجود هماهنگي كامل بين آنها است كه اين امر با سرعت مطلوب و طبق برنامهريزي ميتواند انجام گردد. وظايف اين اركان به شرح زير ميباشد:
• معاون برنامهريزي، توسعه و فن‌آوري: تصويب و ابلاغ سياستهاي عمومي فناوري اطلاعات و اتوماسيون، تصويب برنامههاي پيشنهادي شوراي فناوري اطلاعات در زمينه اتوماسيون اداري،
حمايت و پشتيباني مديريتي از پيادهسازي اتوماسيون به ويژه در زمينههاي برآورد بودجه و تأمين اعتبار
• معاون اداري و مالي: رياست و هدايت امور مربوط به نصب و راه‌اندازي سيستم
• شوراي فن‌آوري اطلاعات: سياست گذاري مسائل فني و انجام هماهنگي‌هاي لازم
• كميسيون فني اتوماسيون اداري: پشتيباني فني امور مرتبط با استقرار سيستم
• كميته راهبري اتوماسيون اداري: تعيين خط مشيهاي اجرايي و ايجاد هماهنگي بين دست اندركاران استقرار سيستم
• واحد شبكه: فراهم ساختن امكانات شبكهاي و تنظيم شبكه جهت دستيابي به وضعيت
مطلوب و اعلام نيازهاي سخت افزاري شبكه
• دفتر پژوهش، فن‌آوري و آموزش: فراهم نمودن امكانات لازم جهت آموزش كاركنان و ترغيب آنها به بكارگيري سيستم
• دفتر آمار و اطلاع رساني: تحويل گرفتن نسخه اصلي نرم افزار و مستندات مربوطه و حفظ و نگهداري آن و برنامهريزي جهت به روز رساني در نسخههاي بعدي
• اداره كل امور اداري: مديريت كليه امور اجرايي مرتبط با پياده سازي اتوماسيون اداري
• شركت تهيه كننده نرم افزار: نصب، راه اندازي، آموزش نرم افزار و ارائه خدمات پشتيباني فني
• شركت ناظر: نظارت بر حسن انجام كار و انجام هماهنگي‌هاي لازم
• دبيرخانه مركزي: اجراي موازي سيستم قديم و سيستم جديد و استفاده مطلوب از امكانات در سيستم جديد
• دبيرخانه وزارتي: اجراي موازي سيستم قديم و سيستم جديد و استفاده مطلوب از امكانات در سيستم جديد
9- مراحل اجرايي
استقرار و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري در كليه بخشهاي وزارت صنايع مستلزم اجراي موفق مراحل خاصي است كه پس از عقد قرارداد با شركت تهيه كننده نرم‌افزار بايستي طي شوند، اين مراحل به شرح زير هستند:
1-9- تشكيل ساختار اجرايي
مهمترين گام در جهت انجام مطلوب امور اجرايي استقرار سيستم اتوماسيون اداري، تشكيل ساختار اجرايي است كه بتواند با استفاده از حمايت، همكاري و قدرت اجرايي اعضاي خود مسير را براي نصب و بكارگيري سيستم جديد هموار سازد و از ميزان عوامل بازدارنده و مقاومت در قبال تغييرات كه امري بديهي است بكاهد. ساختار پيشنهادي جهت راهبري اجرايي با توجه به قدرت اجرايي لازم به منظور تحقق چنين مهمي ارائه شده است. شركت منظم، پيگيري پيشرفت كار و همكاري صميمانه كليه اعضا نقش به سزايي در تسريع و موفقيت در انجام چنين كار وسيعي دارد.
2-9- برگزاري جلسات توجيهي و سمينارها
قبل از شروع مراحل نصب و راه‌اندازي اقدام به برگزاري جلسات توجيهي براي معاونين و مديران خواهد شد تا كليه واحدها در جريان امر قرار گيرند و در حين انجام مراحل، دستاندركاران استقرار سيستم اتوماسيون اداري از نهايت همكاري و همراهي ايشان بهرهمند گردند.
برگزاري جلسات با مسئولين محترم اداري، مالي، تشكيلات و بودجه و ارائه كار به شوراي معاونين وزارت صنايع و معادن از اولويت بالاتري برخوردار است.
برگزاري سمينار براي آشنايي كاركنان با چگونگي استقرار سيستم نيز از جمله مواردي است كه در نظر گرفته شده است.
3-9- تعيين و تأييد الويت‌هاي نصب و راه‌اندازي
ترتيب نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري از ديگر مراحلي است كه ميتواند شديداً روي موفقيت و سرعت استقرار سيستم اثر داشته باشد. از اين رو الويت خاصي براي نصب در نظر گرفته شده است تا با راه‌اندازي واحدهايي كه آمادگي بيشتري دارند واحدهاي ديگر را نيز به استقرار، راه‌اندازي و بكارگيري سيستم جديد ترغيب نمود. اين الويتها در حين كار با نظر اعضاي حاضر در ساختار اجرايي بر حسب نتايج حاصل از پيشرفت كار ميتواند مورد تعبير قرار گيرد.
4-9- نصب سيستم و تعريف پارامترهاي لازم (در سرويسگرها)
در اولين قدم كارشناسي، شركت عرضه كننده به اتفاق كارشناسان امور اداري، دبيرخانه و بهبود روشها، اقدام به تعريف پارامترها، جداول و ساير عوامل دخيل در نصب سيستم مينمايند و نسخه سرويسگر سيستم نصب و راه‌اندازي ميگردد. در اين مرحله مسئولين راهبري سيستم نيز آموزش ميبينند.
5-9- ابلاغ به واحد منتخب (براساس الويت تعيين شده)
قبل از شروع مرحله نصب و راه‌اندازي، واحد منتخب بايد در جريان چگونگي انجام كار قرار گيرد تا برنامهريزيهاي لازم را در زمينه استقرار سيستم و اعمال تغييرات در روند عادي اجراي كارها بنمايد.
6-9- برگزاري جلسه هماهنگي جهت شروع كار در واحد منتخب
پس از آگاهي يافتن واحد منتخب (براساس الويت تعيين شده) جلسهاي جهت تشريح چگونگي انجام كار با حضور نماينده تامالاختيار واحد مربوطه تشكيل ميشود تا با تعيين زمان و معرفي افراد دستاندركار فرآيند نصب، برنامهريزيهاي اوليه صورت پذيرد. در ا
ين مرحله هماهنگي اوليه بين نماينده شركت تهيه كننده نرم‌افزار، نماينده تامالاختيار واحد مربوطه و سايرين براي اقدام به شروع كار صورت ميپذيرد. از جمله مسائلي كه در اين مرحله به نماينده واحد محول ميشود تعيين كاربران، محل استقرار افراد مسئول نصب در خدمت نصب و راه‌اندازي و فراهم نمودن مقدمات كار است.
7-9- آموزش نيروي انساني واحد منتخب
بر اساس هماهنگي انجام شده توسط نماينده واحد، افراد براي آموزش معرفي ميشوند و شركت تهيه كننده نرم‌افزار نسبت به آموزش افراد اقدام مينمايد تا پس از نصب و راه‌اندازي با مشكلات كمتري مواجه گردند. حتيالمقدور آموزش و نصب و راه‌اندازي در كمترين فاصله زماني نسبت به يكديگرصورت ميپذيرد تا با كار عملي حداكثر فراگيري عايد شود.
8-9- نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري در واحد منتخب
پس از فراهم نمودن مقدمات كار، گروه كاري اقدام به نصب و راه‌اندازي سيستم در ايستگاههاي كاري واحد مربوطه مينمايند و با استفاده از خدمات كارشناس مقيم شركت تهيه كننده نرم‌افزار نسبت به رفع اشكالات احتمالي كاربران و عملياتي نمودن سيستم اقدام ميشود.
9-9- نظارت بر فرآيند نصب و راه‌اندازي و بكارگيري سيستم اتوماسيون اداري
در حين انجام مراحل مختلف، شركت ناظر بر كليه فرآيندها نظارت دارد و اعضاي ساختار اجرايي هم طي جلسات منظم هفتگي در جريان چگونگي انجام كار قرار ميگيرند تا در صورت لزوم نسبت به رفع اشكالات و موانع بپردازند و رهنمودهاي لازم را در جهت تسريع امور بنمايند.
10- برنامه زمانبندي
14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 ماه
مرحله
تشكيل ساختار اجرايي
برگزاري جلسات توجيهي و سمينار و اخذ تأييد نهايي گردش كار و برنامه اجرايي
تعيين و تأييد اولويتهاي نصب و راه‌اندازي
تأمين اعتبار و عقد قرارداد و خريد نرم افزار
نصب اوليه سيستم و تعريف پارامترها
ابلاغ به واحدهاي منتخب بر اساس اولويت تعيين شده
برگزاري جلسات هماهنگي جهت شروع كار
آموزش نيروي انساني معرفي شده واحدها
نصب و راه‌اندازي سيستم در واحدها
نظارت بر فرايند نصب و راه‌اندازي
پشتيباني و رفع اشكالات احتمالي
11- اولويت در راه‌اندازي و اجرا
تعيين اولويتها در مرحله نصب و راه‌اندازي سيستم در بخشهاي مختلف از حساسيت بالايي برخوردار است و ميتواند در موفقيت، سرعت و ترغيب كاركنان در بكارگيري سيستم بسيار مؤثر باشد.
بر اساس نظرات كارشناسي ارائه شده، در اولين مرحله پيشنهاد ميشود اقدام به نصب و راه‌اندازي سيستم در دبيرخانه وزارتي گردد كه با توجه به آشنايي كاركنان آن با اتوماسيون اداري ميتواند از سرعت بيشتري نسبت به ساير واحدها برخوردار باشد.
دبيرخانه مركزي اولويت بعدي در راه‌اندازي سيستم است كه حجم كاري زيادي را به دنبال خواهد داشت و براي مدتي بايستي هر دو سيستم قديم و جديد را اجرا نمايد تا بتواند هم پاسخگوي نياز واحدهايي كه هنوز سيستم در آنها راه‌اندازي نشده است، باشد و هم ارتباط مطلوب را با واحدهايي كه سيستم اتوماسيون اداري را بكار گرفتهاند برقرار نمايد.
معاونت اداري و مالي اولويت بعدي در راه‌اندازي سيستم ميباشد. ساير اولويتها طبق نظر مسئولين پس از تشكيل ساختار اجرايي تعيين خواهد شد.
عوامل مؤثر در اختصاص اولويت به شرح زير ميباشند:
1-11- آمادگي واحد مربوطه از نظر:
1-1-11- در اختيار داشتن سخت افزارهاي مورد نياز(رايانه، چاپگر و پويشگر Scanner)
2-1-11- اتصال به شبكه داخلي
3-1-11- عدم تلاقي زمان نصب با زمانهاي پركار واحد
2-11- انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت برگزاري دورههاي آموزشي كاربران
3-11- سطح دانش كاركنان و آشنايي آنان با رايانه و سيستم‌هاي رايانه‌اي
4-11- تمايل كاركنان به بكارگيري فن‌آوري جديد
5-11- بالا بودن امنيت استقرار اتوماسيون اداري در واحد مربوطه
12- آموزش كاربران سطوح مختلف
با توجه به سطح دانش كاربران در وزارت صنايع و معادن و استقرار سيستم مكانيزه در دبيرخانه مركزي و دبيرخانه دفتر وزارتي در ساليان اخير زمينه لازم جهت پذيرش و فراگيري كار با سيستم جديد فراهم است. با اين حال در زمينه آموزش نيروي انساني در دو سطح كاربري و راهبري سيستم بررسيهايي انجام پذيرفته است و براي هر يك از انواع كاربران كلاسهاي جداگانهاي برگزار ميگردد. در سطح كاربري، استفاده كنندگان از سيستم اتوماسيون اداري با چگونگي كاربرد سيستم و ثبت، درج، ارجاع، تهيه گزارشات متنوع و كليه امكانات كاربري سيستم آشنا ميشوند تا به سهولت بتوانند در انجام امور محوله به نحو احسن از تسهيلات فراهم آمده توسط سيستم اتوماسيون اداري بهرهمند گردند. در سطح راهبري، كارشناسان مربوطه با چگونگي تنظيم سيستم، اصلاح پارامترها، تعريف ساختار سازماني، تعر
يف كاربران و حدود دسترسي آنها آشنا ميشوند تا پس از استقرار سيستم قادر باشند در حد ممكن نسبت به اعمال اصلاحات و بكارگيري كامل ويژگيهاي سيستم اقدام نمايند. نيروي انساني مستقر در هر يك از واحدها قبل از استقرار سيستم در واحد مربوطه با ويژگيهاي آن آشنا ميشوند تا با در اختيار داشتن امكانات نرمافزاري و سختافزاري فراهم آمده، از دانش كسب شده به نحو احسن بهرهگيري نمايند.
13- نگهداري و پشتيباني سيستم
با توجه به اهميت سيستم اتوماسيون اداري در روند اجراي به موقع امور، لازم است كه اين سيستم همواره قابل دسترسي باشد تا كاربران قادر به پيگيري و انجام مكاتبات لازم در سطح وزارتخانه و دريافت و ارسال نامههاي خارج از آن باشند. به همين منظور در حين ارزيابي نرم‌افزارهاي موجود در بازار ايران بر اين نكته تأكيد خاصي شده است و تحقيقات كافي در زمينه انجام خدمات پشتيباني توسط شركت عرضه كننده نرم‌افزار صورت پذيرفته است. با توجه به تعداد كاربران و واحدهاي موجود در سطح وزارت صنايع و معادن، پيش بينيهاي لازم صورت پذيرفته است تا به مدت يك سال علاوه بر استفاده از خدمات مندرج در قرارداد پشتيباني نرم‌افزار، يك نفر كارشناس به صورت مستقيم در محل وزارت صنايع و معادن حضور داشته باشد تا در اسرع وقت نسبت به رفع اشكالات احتمالي و انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت بكارگيري مطلوب سيستم اقدام نمايد.
ارائه خدمات پشتيباني و نگهداري سيستم طبق قرارداد پشتيباني توسط شركت عرضهكننده نرم‌افزار صورت ميگيرد.
جدول شماره 1 – نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه كانديد و برنامه بازديد از شركتها
فاكس تلفن نشاني تماس با نام نرم‌افزار ساعت مراجعه تاريخ مراجعه نام شركت رديف
8737018 19 و 8737018 خ خرمشهر خ عشقيار ك دوم ش 9 واحد 5 آقاي اژدري اتوماسيون دفتري 15:00 22/03/80 خبره پرداز پارس 1
8767240 8767240 و 8747634 خ خرمشهر جنب پمپ بنزين ش 96 خانم ممقاني آوين پيك 13:00 29/03/80 آوين تك 2
8741620 8762120 خ خرمشهر خ عشقيار ك چهارم ش4 دكتر رضا رمضاني دبيرخانه 14:00 30/03/80 راد سامانه - مشاور وزارت معادن و فلزات 3
2227008 6 و 2227006 خ ميرداماد م مادر (محسني) خ شاه نظري ش 37 واحد 18 آقاي مؤذني دبيرخانه و مكاتبات 13:30 02/04/80 تينا سامانه 4
6432561 6433561-09112902889 خ آزادي جمالزاده جنوبي مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4 آقاي مجيد پارساييان دبيرخانه 15:30 02/04/80 دلتا پردازش 5
8735389 8731032 و 8735666 خ مطهري خ كوه نور كوي ششم ش 6 خانم امامي دبيرخانه و كارتابل 13:00 03/04/80 مشاورين پارس سيستم 6
8747761 8754748 م آرژانتين خ بخارست خ 19 ش 20 خانم قاسمي آقاي محمدي دبيرخانه (اينترانتي) 15:00 03/04/80 پتسا 7
8724309 8724278 و8724295 خ قائم مقام
جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 6 آقاي آقاجانزاذه نما 13:00 04/04/80 رهيافت 8
8715638 8715116 و8725863 خ قائم مقام جنب تهران كلينيك خ شهداء ش 28 آقاي نكويي اتوماسيون اداري 14:30 04/04/80 همكاران سيستم 9
8967879 8951000 خ فاطمي خ دائمي ش 125 آقاي شريفي نامه 10:00 05/04/80 رز سيستم 10
2545662 ميدان نوبنياد –ساختمان جديد ط 1 آقايان اخوان نياكي،كلانتري دبيرخانه 14:00 05/04/80 ايزايران 11
87114707 07-8714704 خ ولي عصر مقابل پارك ساعي ش 6/1050 برج نگين ساعي واحد 308 آقاي اسماعيل نيا زونكن 13:00 06/04/80 فرامطلق 12
جدول شماره 1 – نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه كانديد و برنامه بازديد از شركتها ( ادامه)
فاكس تلفن نشاني تماس با نام نرم‌افزار ساعت مراجعه تاريخ مراجعه نام شركت رديف
8711504 8721501 و 8721503 خ خالد استامبولي خ 18 ش 30 خانم فرجي اتوماسيون اداري 15:00 06/04/80 مهندسي نرم افزار رايورز 13
769951 771640 و 767473 خ شريعتي پايين تر از بهار شيراز ( پايين تر از ك جوهرچي ) ش 400 ط اول آقايان حامد و ميري دبيرخانه 9:00 10/04/80 طراحان بهينه 14
7904971 7905974 و 7903120 نارمك خ سمنگان ش 397 آقاي جامي مقدم دبيرخانه 14:00 10/04/80 بريد سامانه نوين 15
جدول شماره2- جمع‌بندي پارامترهاي ارزيابي شده و امتيازدهي به نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري ودبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه
اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه زونكن پيشرفته
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك
نام و كد نرم‌افزار
قابليت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرم افزار ( 30 امتياز)
3 12 12 11 3 10 10 11 7 10 7 10 8 5/11 5 سابقه ، حسن شهرت، رضايت مشتريان ، امتياز شورا 12
8 3 4 2 8 8 5 2 8 8 7 5 7 8 7 ميزان همكاري در راه اندازي كامل و اعمال تغييرات در خواستي 8
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 آموزش ،خدمات پشتيباني و رفع اشكالات احتمالي 5
5 5 5 5 3 5 5 5 5 5 5 1 5 5 5 در اختيار داشتن اصل (Source) نرم افزار 5
تطابق نرم‌افزار با نياز وزارت صنايع و معادن ( 20 امتياز)
8 8 - 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 8 امكان تعريف دبيرخانه هاي متعدد 8
8 8 8 - 8 8 8 4 8 8 - 8 8 8 8 امكان استفاده از نرم افزار در شبكه وزارت صنايع و معادن 8
4 4 4 4 4 4 4 - 4 4 4 4 4 4 4 امكان بكارگيري نرم افزار در سازمانهاي بزرگ 4
محيط اجرايي و امنيت نرم افزار (15 امتياز)
5/1 5/1 5/1 - 5/1 1 5/1 - 5/1 5/1 - 5/1 5/0 1 2 سيستم عامل مورد استفاده در سرويسگر (ها) 2
جدول شماره2- جمع‌بندي پارامترهاي ارزيابي شده و امتيازدهي به نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري ودبيرخانه (ادامه)
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 سيستم عامل مورد استفاده در ايستگاه هاي كاري 1
1 1 1 - 1 2 1 - 1 1 - 1 1 1 2 پايگاه داده اي مورد استفاده 2
4 5/4 5/3 5/4 5/4 5 4 5/4 3 4 4 4 4 5 5/4 امنيت نرم افزار و امكان تعيين ميزان حق دسترسي كاربران 5
4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 4 4 5 5 4 تهيه نس
خه هاي پشتيبان و بازيابي اطلاعات در صورت نياز 5
توانايي نرم افزار (30 امتياز)
7 10 7 7 8 10 9 7 9 8 10 6 9 9 9 امكانات كاربري 10
5/3 4 3 5/3 5/3 4 5/3 3 3 5/3 4 5/2 5/3 5/3 5/3 امكانات بايگاني اسناد و ضمائم آنها 4
5/2 3 3 3 3 3 2 5/1 - 3 3 3 3 3 3 امكانات و كنترل حذف مكاتبات 3
3 2 2 5/1 2 2 5/2 1 5/2 5/2 2 3 3 3 3 امكانات از نظر پاراف ، مهر و امضاء نامه ها 3
10 5/9 5/8 5/7 5/8 5/8 7 9 5/7 5/8 5/7 5/7 9 7 7 امكانات از نظر پيگيري و گزارش گيري 10
تسهيلات نرم افزار (5 امتياز)
1 75/0 5/0 1 1 5/0 1 75/0 5/0 1 5/0 1 1 1 5/0 وجود دفاتر راهنما 1
5/2 5/2 5/1 5/2 5/2 5/2 5/0 25/2 1 5/2 - 5/2 - - - ثبت قرارملاقات ها 5/2
1 25/1 1 1 5/1 5/1 5/1 5/1 1 5/1 - 5/1 1 1 5/1 امكانات پيام رساني 5/1
83 90 5/71 5/71 81 93 5/83 5/66 80 91 72 5/79 86 90 83 جمع كل 100
جدول شماره 3 - امتياز نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و دبيرخانه
رادسامانه همكاران سيستم مهندسي نرم افزار رايورز مشاورين پارس سيستم طراحان بهينه فرامطلق رهيافت رز سيستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تينا سامانه پتسا بريد سامانه نوين ايز ايران آوين تك نام شركت
دبيرخانه اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري دبيرخانه و كارتابل
دبيرخانه
نما
نامه (اداري) دبيرخانه
اتوماسيون دفتري دبيرخانه مكاتبات
دبيرخانه دبيرخانه
دبيرخانه
آوين پيك نام و كد نرم‌افزار
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 قابليت
21 25 26 23 19 28 25 23 25 28 24 21 25 5/29 22 قابليت عمومي شركت عرضه كننده نرم افزار ( 30 امتياز)
20 20 12 12 20 20 20 8 20 20 12 20 20 20 20 تطابق نرم‌افزار با نياز وزارت صنايع و معادن ( 20 امتياز)
5/11 12 11 5/9 12 13 5/11 5/9 5/10 5/12 9 5/11 5/11 13 5/13 محيط اجرايي و امنيت نرم افزار (15 امتياز)
26 5/28 5/23 5/22 25 5/27 24 5/21 22 5/25 5/26 22 5/27 5/25 5/25 توانايي نرم افزار (30 امتياز)
5/4 5/4 3 5/4 5 5/4 3 5/4 5/2 5 5/0 5 2 2 2 تسهيلات نرم افزار ( 5 امتياز)
83 90 5/75 5/71 81 93 5/83 5/66 80 91 72 5/79 86 90 83 جمع كل 100
پيوست 3
راهنماي كاربران دبير
فهرست مطالب
1- برنامه 1
1-1- برنامه روزانه 1
2-1- تقويم 8
3-1- پيوست برنامه 9
4-1- برنامه هفتگي 10
5-1- مسافرت 11
2- گزارش برنامه 13
1-2- گزارش برنامه روزانه 13
2-2- گزارش برنامه هاي تغيير كرده در زمان اجرا 15
3-2- جلسه 16
4-2- بازديد 17
5-2- ديدار 17
6-2- مجمع 18
7-2- مسافرت 18
8-2- مراسم 18
9-2- گزارش صندوق پستي 18
10-2- گزارش پويا 19
3- پيام 23
1-3- ثبت پيامها 23
2-3- گزارش پيامها 25
4- تماس تلفني 26
1-4- ثبت 26
2-4- گزارش تماس تلفني 28
3-4- دفترچه تلفن 29
5- مصوبات 30
1-5- ثبت 30
2-5- گزارش دستورات 34
6- نمودار 36
1-6- رسم 36
2-6- ثبت شده 39
سيستم مكاتبات اداري
اين نرم افزار ، دربرگيرنده مراحل گردش يك نامه در يك سازمان از زمان دريافت/ارسال آن تا زمان بايگاني يا اقدام نهايي برروي آن ميباشد. همچنين امكان گزارشگيري و جستجوي نامه ها برحسب فاكتورهاي مختلف وجود دارد ، در اين برنامه كليه نيازهاي يك كاربر عادي يا دبيرخانه در قالب گزينه ها و منوها به شكلي ساده گنجانده شده و همين امر استفاده از آنرا با صرف اندك زماني براي آموزش، به سهولت ميسر ساخته و آنرا تبديل به سيستمي جامع و كارا نموده است . در مجموع اين سيستم امكان گردش نامه بدون كاغذ دريك سازمان را براي مجموعه كاربران آن ميسر ميسازد.
براي ورود به برنامه دبيرخانه روي آيكون مربوط به آن كه روي صفحه نمايش ديده ميشود دوبار كليك مينمائيم. حال پنجره اي باز ميشود كه در آن شناسه كاربر و گذرواژه پرسيده ميشود .
"شناسه كاربر" ، نامي است كه از طرف مدير سيستم به كاربر اختصاص داده شده است ، تايپ اين نام تنها براي اولين بار لازم است و پس از آن ، با هر بار فراخواني برنامه نام اختصاص يافته به شما در اين مستطيل ديده خواهد شد . "گذرواژه" نيز كلمه اي است انحصاري و حاوي چند حرف يا عدد كه فقط كاربربا شناسه تعريف شده در سيستم از آن مطلع است. با تايپ حروف "گذرواژه" كه براي امنيت بيشتر به شكل ستاره ديده ميشود و كليك روي دكمه "تأييد" كاربر وارد برنامه دبيرخانه خواهد شد . در هنگام تايپ گذرواژه توجه به فارسي/لاتين بودن و فعال/ غيرفعال بودن كليد Caps Lock لازم است .
در صفحه اصلي اين برنامه موارد زيرمشهود است :
نوار منو ، كازيه دريافتي ، ميز كارو كارهاي جاري . البته با ورود به برنامه ، محتويات ميز كار و پنجره كارهاي جاري نمايش داده نميشود مگر آنكه روي مثلثي كه در كنار نام "ميزكار" در سمت چپ و بالاي صفحه ديده ميشود كليك نمائيم و يا از منوي نمايش ، پنجره مورد نظر را انتخاب كنيم .
نوار منو شامل منوهاي اصلي زير ميباشد :
- مكاتبات اداري
گزارش
كازيه دريافتي
نمايش
راهنما
خروج
منوي اصلي اين برنامه به طور كلي شامل موارد زير مي گردد :
- مكاتبات اداري : منويي است ،حاوي زيرگزينه هايي كه به طور مثال در آنها ميتوان اطلاعات مربوط به نامه هاي وارده يا صادره را وارد نمود و يا نامه اي را با مشخصاتي خاص جستجو كرد.
- گزارش: در اين قسمت انواع گزارشات معمول گنجانده شده است و امكان گرفتن گزارش آماري نيز وجود دارد.
- كازيه دريافتي: دراين بخش امكان بازكردن كازيه ، ايجاد كارتابل جديدو يا حذف كارتابلهاي غيرضروري و خالي وجود دارد ، ايجاد يا حذف كازيه تنها براي كاربراني كه از طرف مدير سيستم ، مجوز اين كار به آنان داده شده و در حددسترسي آنها به سيستم تعريف شده باشد ميتواند صورت گيرد.
- نمايش : با استفاده از اين منو ميتوان ميزكار ، كازيه دريافتي يا كارهاي جاري را فعال نمود.
- راهنما :در اين قسمت راهنماي مربوط به سيستم گنجانده شده ومنوي خروج نيز براي خروج از سيستم درنظرگرفته شده است.
كازيه دريافتي :
فضايي است حاوي كارتابلهاي عمومي مختلف كه براي كاربران دبيرخانه و همچنين كاربران عادي بطور پيش فرض تعريف شده است . برحسب اينكه روي هر نامه چه تصميمي بايد گرفته شود آن نامه در كارتابل مربوط به خودش قرار داده ميشود . كارتابلهاي موجود در كازيه يك كاربر دبيرخانه به شرح زير است :
- كارتابل "براي بايگاني": حاوي نامه هايي است كه بايد بايگاني گردند.
- كارتابل"براي توزيع":شامل نامه هايي است كه پس ازثبت تكميلي آماده ارسال وتوزيع بين كاربران سيستم ميباشند.
- كارتابل "ارسال دستي" : حاوي نامه هاي كاربراني است كه داراي سيستم مكانيزه نيستند و نامه به صورت دستي براي آنان ارسال شده است .
- كارتابل"ثبت تكميلي" حاوي نامه هايي است كه ثبت اوليه شده باشندوبايستي اطلاعات تكميلي نامه درآن ثبت گردد.
- كارتابل "براي ارسال" حاوي نامه هاي صادره است كه براي واحدهاي ديگردرون يا بيرون سازمان ارسال ميشود.
- درصورتيكه نامه اي از دبيرخانه ديگري دريافت شده باشد در كارتابل "ورودي" قرار داده مي شود .
كارتابلهاي ديگري نيز موجود هستند كه كاربران عادي سيستم نيز از آنان برخوردارند. مانند :
- كارتابل "امضايي" : حاوي نامه هايي است كه بايد توسط شخص مسئول آن امضاء گردد.
- كارتابل "عمومي" : به طور پيش فرض براي تمام كاربران قرار داده شده و نامه هايي بجز شرايط بالا در آن نگهداري ميشود .
- كارتابل "يادداشت اداري" :حاوي يادداشتهايي است كه بين كارمندان يك سازمان ردو بدل ميشود و فاقد شماره دبيرخانه است. (ثبت نميشود)
- كارتابل "استحضاري": حاوي نامه هايي است كه جهت استحضار و آگاهي گيرنده ارسال شده است .
نكته : كارتابلهاي مذكور كارتابلهاي پيش فرض برنامه بوده و غيرقابل حذف ميباشند . ايجاد كارتابل اختصاصي جديد تنها براي كاربري امكانپذير است كه مديرسيستم در حد دسترسي او اين مورد را تعريف كرده باشد . براي اينكار ميتوان روي دكمه كه در بالاي پنجره كازيه دريافتي قرار دارد كليك نموده و عنوان و شرح آنرا وارد كرد.
ميز كار: نامه هايي را كه كاربر ميخواهد در اولين زمان ممكن رسيدگي نمايد به ميز كار انتقال ميدهد. براي اينكار در كارتابل مربوطه با دوبار كليك روي نامه آنرا باز نموده سپس از بالاي صفحه با كليك روي دكمه آنرا به ميز كار انتقال ميدهيم .
كارهاي جاري: كليه نامه هاي دريافت شده توسط كاربر و يا نامه هاي ورودي و يا ارسالي كه داراي زمان پاسخگويي ميباشند براي انجام پيگيريهاي لازم در اين پنجره قرار مي گيرند.
حال به شرح جزئيات بيشتري از گزينه هاي برنامه دبيرخانه مي پردازيم :
ثبت اوليه :
هر نامه اي كه به دبيرخانه وارد ميشود درمرحله نخست دراين بخش اطلاعات كلي آن واردمي گردد ، شماره ثبت و تاريخ ثبت دوموردي است كه به آورنده نامه جهت پيگيري داده ميشودوسپس كاربر بدون حضور ارباب رجوع ، فرصت كافي براي ثبت تكميلي محتويات نامه درمنوي بعدي خواهد داشت. اينكار درمواقعي كه حجم كاري دبيرخانه زيادباشد و همچنين براي جلوگيري از تجمع ارباب رجوع در هنگام ثبت كامل نامه سودمند است .با اينحال ورود به اين پنجره اختياري است .
براي ثبت اوليه يك نامه ابتدا "دفتر انديكاتور" را از ليست دفاتر انتخاب ميكنيم. سپس مشخصات نامه را وارد كرده و با استفاده از آيتمهاي مقابل فرستنده ، اطلاعات فرستنده نامه را ثبت مي نمائيم . در نهايت پس از زدن كليد "ثبت اوليه" يك شماره نامه به طور اتوماتيك به نامه اختصاص داده ميشود . از ديگر اطلاعاتي كه به طور اتوماتيك براي نامه ثبت ميگردد، تاريخ و ساعت ثبت نامه ميباشد .
براي ادامه كار با زدن كليد "جديد" صفحه براي ثبت نامه جديد ديگر پاك ميشود و كاربر ميتواند به همين ترتيب به ثبت نامه هاي وارده اقدام نمايد .در خاتمه با زدن كليد "چاپ رسيد" رسيد مخصوص مراجعين چاپ شده و به ارباب رجوع تحويل داده ميشود.
نامه اي كه ثبت اوليه شده است، به كارتابل "ثبت تكميلي" انتقال مي يابد .
ثبت نامه وارده :
پس از ثبت اوليه نوبت به درج اطلاعات كامل نامه ميگردد. اطلاعاتي چون فرستنده ، گيرنده ، تاريخ ، موضوع نامه ، خلاصه نامه ، پيوستهاي آن ، تصوير نامه و … در اين فرم ثبت ميگردد.براي اينكار در كارتابل "ثبت تكميلي" روي نامه مربوطه كه نامش همان موضوع نامه اي است كه در بخش قبل وارد شده دوبار كليك ميكنيم .
درصورتيكه ثبت اوليه نامه صورت نگرفته باشد ميتوان از منوي "مكاتبات اداري" گزينه "ثبت نامه
وارده" را انتخاب نموده و بقيه مراحل را مشابه حالت قبل انجام دهيم.حال به شرح موارد مهم درپنجره ثبت نامه وارده ميپردازيم :
1- مواردي از نامه كه در ثبت اوليه وارد شده در اين قسمت ديده ميشود. مانند: "ثبت در دفتر" ، "شماره ،تاريخ نامه وارده" و "فرستنده" نامه .
2- گيرنده نامه با استفاده از آيكوني كه در مقابل آن است از ليست موجود انتخاب ميگردد.
3- در "طبقه بندي موضوعي" موضوع نامه را از ليستي كه با كليك روي آيكون مقابل آن ظاهر ميشود درج مينمائيم .
4- موضوع كامل نامه مقابل "موضوع " ذكر ميگردد . اين موضوع ميتواند كاملا" متفاوت از آن موردي باشد كه در ثبت اوليه نامه ذكر گرديده است ، زيرا پس از مطالعه كامل متن نامه توسط كاربر تشخيص داده ميشود .
5- پيرو يا عطف نامه در قسمت "عطف" و "پيرو" مشخص ميشود. با انتخاب يكي از اين دو مورد شماره و تاريخ آن وارد ميگردد و بدين ترتيب ارتباط اين نامه با نامه هاي ديگري كه عطف يا پيرو آن بوده اند ، مشخص ميگردد .
6- در "طبقه بندي " نوع نامه را از جهت عادي ، محرمانه و… تعيين ميكنيم .
7- در "ارجحيت " زمانبندي پيگيري نامه كه ميتواند فوري ، آني ، با زمانبندي خاص و …را تعيين مي نمائيم .
8- "نحوه دريافت" نامه ميتواند با يكي از انواع متقاضي ، نامه رسان ، پست الكترونيكي و … تعيين شود.
با كليك روي برگه "پيوست " ميتوانيم اطلاعات تكميلي مربوط به پيوست يك نامه را وارد نمائيم كه شامل شماره نامه ، تاريخ نامه ، نوع كه ميتو
اند تصوير نامه و يا موردي ديگر باشد، تعداد ،واحد و شرح آن مي باشد كه براي ثبت اطلاعات لازم است تا روي كليد كليك كنيم و برهمين اساس بقيه موارد را وارد نمائيم .
با كليك روي برگه "خلاصه نامه " صفحه ديگري باز ميشود كه در اين پنجره ميتوان خلاصه اي از متن نامه را تايپ نمود.
درصورتيكه مايل به گرفتن تصوير از نامه باشيم روي كليد "تصوير نامه" كليك مي كنيم و پس از تنظيم Scannerعمل اسكن را انجام ميدهيم . جزئيات مربوط به اينكار در ادامه آورده شده است .
پس از وارد نمودن اطلاعات فوق روي دكمه "ثبت " جهت ذخيره اطلاعات ورودي كليك مي نمائيم .
نامه اي كه در اين بخش اطلاعات آن تكميل گردد به طور اتوماتيك به كارتابل "براي توزيع" انتقال مي يابد.
"تصوير نامه ":
همانطور كه قبلا" اشاره شد از اين دكمه ("تصوير نامه") براي گرفتن يك تصوير از نامه (پويش يا اسكن تصوير) استفاده ميشود . اين تصوير به انضمام اطلاعاتي ديگر كه همان شرحي است كه كاربر در مورد نامه وارد كرده است ،به سيستم داده ميشود تا در مواقع لزوم كاربر به آن دسترسي داشته باشد .با كليك روي اين دكمه پنجره اي باز ميشود كه حاوي نوار ابزاري در سمت راست خود بدين شرح ميباشد :
براي پويش (اسكن كردن) نامه به ترتيب مراحل زير را انجام ميدهيم :
1- انتخاب پويشگر (دستگاه اسكنر) (دكمه شماره 2)
ابتدا از اتصال كابلهاي مربوط به دستگاه پويشگر به سيستم و آداپتورآن اطمينان حاصل ميكنيم و نامه را درون اسكنر قرار ميدهيم .سپس روي دكمه "انتخاب پويشگر" كليك كرده و نام آنرا از صفحه اي مانند صفحه زير، انتخاب مينمائيم.
2-تنظيمات پويشگر (دكمه شماره 3)
براي تنظيم كيفيت پويش ، روي دكمه پيكربندي كليك ميكنيم ، حال صفحه اي باز ميشود كه در آن ميتوانيم موارد زير را تعيين كنيم :
الف) نوع پويش : منظور از نوع پويش تعيين تعداد رنگهاي موجود در تصوير اسكن شده است و ميتواند به صورت خاكستري(در اينحالت رنگهاي سياه ، سفيد و طيفهاي خاكستري بين ايندو رنگ را خواهيم داشت) ، رنگي يا تك رنگ سياه و سفيد (مانند دستگاه فتوكپي) باشد .
ب ) دقت پويشگر: با مقدار دادن به اين قسمت ، وضوح يا Resolution تصوير خروجي تعيين ميگردد. مقدار اين عدد بستگي مستقيم به نوع پويشگر دارد و هرچه عدد بزرگتري انتخاب گردد تصوير خروجي از كيفيت بالاتري برخوردار خواهد شد .(وضوح تصوير به تعداد نقاط رنگي در هر واحد اينج مربع گفته ميشود)
ج) روشنايي : روشن يا تيره بودن تصوير با جابجا كردن دكمه روي ميله افقي تعيين ميگردد .
د) تفكيك رنگ : وضوح رنگهاي تشكيل دهنده تصوير و تفاوت آنها با جابجا كردن دكمه روي اين ميله افقي تغيير ميكند .
پس از تغيير در موارد بالا روي دكمه "تأييد" كليك ميكنيم .
3- كليك روي دكمه "پويش نامه"(دكمه شماره 1)
با اينكار عمل پويش آغاز گشته و تصويرنامه در پنجره ديده ميشود .
دكمه هاي ديگري نيز در پنجره اصلي موجود است كه بدين شرح اند :
الف) ورود تصوير: (دكمه شماره 4)
استفاده از اين دكمه بدين معناست كه ميخواهيم تصويري را (كه به صورت يك فايل روي حافظه جانبي كامپيوتر ذخيره شده) به اين پنجره بياوريم . پس از كليك روي اين دكمه پنجره Open باز ميشود كه از آن فايل مربوطه را (پس از انتخاب درايو و شاخه اي كه فايل تصويري درآن قرار دارد) انتخاب مينمائيم .
ب ) خروج تصوير : (دكمه شماره 5)
پس از پويش تصوير ميتوان آنرا روي هارد براي استفاده در برنامه هاي ديگر ذخيره نمود . براي اينكار روي دكمه مزبور كليك نموده و سپس درايو و مسيري كه ميخواهيم فايل مربوطه در آن ذخيره شود تعيين ميكنيم ، و نهايتا" با دادن يك نام و كليك روي دكمه Save، عمل ذخيره سازي روي هارد پايان مي پذيرد.
ج) نمايش انتخابها : (دكمه شماره 6)
درصورت انتخاب اين گزينه پنجره مربوط به تنظيمات پويشگر ظاهر شده و درآن ميتوان تعداد رنگها ، روشنايي و تنظيمات ديگري از اين قبيل را قبل از عمل پويش نامه كنترل نمود.
دكمه هاي شماره 7 : نمايش تصوير قبلي و بعدي با كليك روي اين دكمه ها امكان پذير است .در واقع با دو كليد بالا تصاوير ديگر موجود در كازيه ، در صورت وجود ، نمايش داده ميشوند .
دكمه هاي شماره 8 : با هربار كليك روي اين دكمه عمل دوران تصوير پويش شده به اندازه 90 درجه و در جهت يا مخالف حركت عقربه هاي ساعت انجام ميشود . استفاده از اين دكمه ها در مواقعي كه اصل نامه را اشتباها" در جهتي نامناسب درون دستگاه پويشگر قرار داده باشيم توصيه ميشود .جهت دوران نيز با فلش ها مشخص شده است .
دكمه هاي شماره 9 :با كليك روي اين دكمه ها عمل "بزرگنمايي" (ذره بيني كه علامت + دارد ) و "كوچكنمايي" (ذره بيني كه علامت – دارد )صورت مي پذيرد. ميتوان اين عمل را چندبار تكرار نمود.
دكمه شماره 10: كليك روي اين دكمه باعث ذخيره تصوير پويش شده ميگردد.
دكمه شماره 11 : كليك روي اين دكمه باعث حذف تصوير پويش شده از روي صفحه ميگردد و در مواقعي كه قصد اسكن مجدد از تصوير(وعدم ذخيره تصويري كه قبلا" پويش شده) را داشته باشيم مورد استفاده قرار ميگيرد .
دكمه شماره 12 : با كليك روي اين دكمه تصوير پويش شده را ميتوان چاپ نمود .
كليك روي دكمه تأييد در انتهاي نوار ابزار ، همانند دكمه شماره 10 عمل ميكند .
حال به شرح بقيه كارتابلهاي موجود در سيستم مي پردازيم :
در صورتيكه در كارتابل "براي توزيع" روي نامه م
ربوطه (نامه اي كه ثبت تكميلي شده است)كليك نمائيم پنجره اي باز ميشود كه در آن ميتوانيم نامه را براي شخص گيرنده ارسال نمائيم .
1- در "ارسال به" ، گيرنده نامه با استفاده از آيكون مقابل آن و ياتايپ كد آن تعيين ميشود .
2- با استفاده از ليست "در كارتابل" ، ميتوانيم كارتابل موردنظري كه نامه رابايستي داخل آن قرار دهيم ، انتخاب كنيم.
3- نحوه ارسال نامه ميتواند ، به صورت دستي ، الكترونيكي و… باشد تعيين گردد .
4- درصورتيكه ارسال نامه بصورت دستي صورت پذيرد ، نوع ارسال آن (اصل يا رونوشت نامه) بايدمشخص گردد .
پس ازتعيين مواردبالا درصورتيكه بخواهيم بيش ازيك گيرنده داشته باشيم روي كليد كليك ميكنيم و گيرنده بعدي را تعيين مينمائيم .
پس از تايپ موارد بالا روي كليد "ارسال" جهت فرستادن نامه به شخص يا اشخاص گيرنده كليك ميكنيم .
ثبت نامه صادره :
نامه اي كه از طرف هر يك از واحدهاي سازمان به واحدي ديگر درون سازمان يا بيرون از سازمان ارسال ميگردد، بايد در اين قسمت اطلاعات مربوط به آن وارد گردد .
در برگه اطلاعات اوليه ، اطلاعاتي مشابه آنچه كه در گزينه قبل شرح داده شد وارد ميگردد.
1- در "ثبت در دفتر" نوع دفتر ، در مقابل "فرستنده" نام فرستنده كه ميتواند شخص حقيقي يا حقوقي باشد درج ميگردد ودرمقابل گيرنده(گان) نام گيرنده ياگيرندگان نامه (كه ميتوانندداخل ياخارج ازسازمان باشند)درج ميگردد. پس از تعيين گيرنده(گان) نامه حتما" بايد روي دكمه جهت
انتقال اطلاعات به جدول مربوطه كليك نمود.
2- نوع نامه از جهت موضوع نيز در مقابل "طبقه بندي موضوعي" آورده ميشود .
3- درصورتيكه نامه صادره ،پيرو يا عطف به نامه(هايي) باشد ، شماره و تاريخ آن موارد را نيز ثبت نموده و روي دكمه جهت انتقال اطلاعات درجدول مربوطه كليك ميكنيم.گاه ممكن است نامه صادره درجهت اقدام برروي نامه اي باشد كه دريافت كرده ايم،درآنصورت "اقدام"راانتخاب نموده وشماره وتاريخ ثبت نامه اي كه دريافت كرده ايم رادرج مينمائيم.
4- در برگه "خلاصه نامه" خلاصه اي از محتويات نامه تايپ ميگردد.
5- در برگه "پيوست/رونوشت" درصورتيكه نامه داراي پيوست باشد شماره نامه ، تاريخ آن ، نوع و شرح نامه و …و درصورتيكه نامه براي اشخاص ديگري نيز رونوشت شده باشد گيرنده و عنوان آن ذكر ميشود.
در تمامي حالات فوق ميتوان با كليك روي كليد "تصوير نامه" نامه مربوط را اسكن نمود و تصوير آنرا به همراه موارد بالا براي گيرنده ارسال كرد.
نامه اي كه در پنجره "ثبت نامه صادره" ثبت مي گردد به طور اتوماتيك به كارتابل "براي ارسال" انتقال مي يابد.
مانندمراحل قبل با دوبار كليك، وارد كارتابل "براي ارسال" شده و يكي از نامه هاي موجود در آن را باز ميكنيم. (با دوبار كليك روي نامه مورد نظر)
درصورتيكه نامه مربوطه جهت ارسال به واحد
ي داخل سازمان تهيه شده باشد ، مانند آنچه كه در قسمت توزيع نامه ديديم فقط كافي است نامه را براي واحد مزبور ارسال كنيم اما اگر نامه براي واحدي خارج از سازمان تهيه شده باشد بدليل عدم دسترسي گيرنده به سيستم دبير ، اقدام ديگري روي نامه از طريق برنامه صورت نخواهد پذيرفت .
درصورتيكه نامه صادره حاوي تصوير باشد پيغام "لطفا كمي صبر كنيد" ظاهر شده و بعد تصوير نامه ديده خواهد شد، درغيراينصورت پيغام "تصويري موجود نميباشد" ظاهر ميگردد. دكمه هاي ذيل كه دربالاي همين پنجره ديده ميشود هريك عملكردي جداگانه بدين شرح دارند :
با كليك روي اين دكمه نامه هاي مرتبط با اين نامه نشان داده ميشوند( نامه هاي پيرو يا عطف). درپنجره اي كه با انتخاب اين دكمه باز ميشود اطلاعاتي مانند شماره نامه و تاريخ آن و ارتباطي كه با نامه اصلي دارد (پيرو/ عطف)ذكر گرديده است .
از اين دكمه جهت بايگاني كردن نامه استفاده ميشود .
با كليك روي اين دكمه پنجره ذيل ظاهر ميگردد كه مهمترين موارد موجود بدين صورت است:
1- تعداد برگه هاي (پيوست) نامه تعيين ميشود .
2- نوع بايگاني مشخص ميشود كه ميتواند جاري (نامه هايي كه اطلاعات آنها به طور كامل در سيستم موجود است و قابل دسترسي مستقيم است ) ، نيمه راكد ( نامه هايي كه مدت زيادي از بايگاني آنها نگذشته است و امكان ارجاع مجدد به آنها وجود دارد و راكد (نامه هايي كه از زمان بايگاني آنها مدت زيادي گذشته است و به دليل عدم ارجاع مجدد به آنها از سيستم خارج شده اند)
درصورتيكه نامه داراي پيوست بوده و گزينه شماره 1 انتخاب گردد ، در پائين صفحه ودر قسمت "بايگاني پيوست ها" ميتوان نوع آنها را به ترتيب تعيين كرده و محل بايگاني ضمائم را در قسمت "كد بايگاني" مشخص نمائيم .
نامه اي كه دراين پنجره ، بايگاني گردد ، بطور اتوماتيك از كارتابل "براي بايگاني" حذف ميگردد.
از اين دكمه براي مشاهده تاريخچه نامه و مراحلي كه طي كرده تابه اين مرحله رسيده استفاده ميشود. با كليك برروي اين دكمه پنجره اي مشابه پنجره زير باز ميگردد:
در اين پنجره زمان ارسال ، زمان مشاهده ، نام فرستنده ، دبيرخانه ثبت كننده و اينكه اصل (فيزيك نامه) نيز موجود هست يا خير ديده ميشود . مشاهده آخرين سطر اطلاعات اين صفحه وضعيت فعلي نامه را نشان ميدهد با كليك روي هر سطر شرح اقدام يا عنوان ارجاعي كه روي نامه صورت گرفته است در پائين صفحه ديده ميشود
مشخصات ثبتي يك نامه با كليك روي اين دكمه نشان داده ميشود . با كليك روي اين دكمه
پنجره مانند پنجره زير نشان داده ميشود :
در واقع در اين پنجره دبيرخانه ثبت كننده و آخرين وضعيت نامه (وضعيت فعلي) نمايش داده ميشود . از اين دكمه براي مشاهده تصوير نامه استفا
ده ميشود .
درصورتيكه نامه مورد نظر بيش از يك صفحه باشد (ضمائم آن نيز اسكن شده باشند) كليك روي كليدهاي جهت نما در نوار ابزار پنجره (سمت راست پنجره ) ، باعث نمايش صفحات قبل و بعد ميگردد.
همچنين با كليك روي نماد پرينتر كه به عنوان آخرين كليد در نوار ابزار سمت راست پنجره تعبيه شده است ، نامه اي كه در صفحه مشاهده ميشود چاپ ميگردد.
ازاين دكمه جهت ارسال يا ارجاع نامه استفاده ميگردد.با كليك روي اين دكمه پنجره اي مشابه پنجره زيربازميشود:
اهم موارد موجود در اين پنجره بدين شرح است :
1- "عنوان ارجاع" :دستوري است كه از سوي گيرنده نامه صادر ميشود و به طورمثال ميتواند "اقدام شود" باشد .
2- "انتظار پاسخ" :درصورتي انتخاب ميگردد كه فرستنده منتظر پاسخگويي نامه در مهلتي كه در مقابل اين گزينه تعيين ميكند باشد درآنصورت نامه مزبور در مهلت مقرر بايد پاسخ داده شود .
3- ارجاع موازي: تعيين ميكند كه نامه به چند نفر يا چند واحد ارسال يا ارجاع گردد , كه در آنصورت پس از انتخاب اين دكمه بايد روي دكمه تيك كه در كنار جدول ديده ميشود كليك كنيم تا اطلاعات وارد شده در فرم بالا به جدول منتقل گردد حال فرم مربوط به ارجاع /ارسال را براي نفر بعدي تكميل مينمائيم و ....
پس از تكميل موارد فوق روي دكمه ارسال/ ارجاع كليك مينمائيم .
درصورتيكه براي يك مديريا شخصي كه سمتي را داراست شخص ديگري به عنوان مسئول رسيدگي به نامه ها و امور مربوطه در نظر گرفته شده باشد (مانند رئيس دفتر) مدير سيستم اين شخص را به عنوان ارجاع گيرنده پيش فرض تعريف ميكند و باكليك روي اين دكمه به طور اتوماتيك اين نامه به كارتابل "براي ارجاع" شخص ارجاع گيرنده پيش فرض انتقال مي يابد.
جستجوي نامه :
در اين پنجره ، ميتوان با استفاده از اطلاعاتي كه راجع به نامه داريم آنرا جستجو نمائيم و در برگه نتايج جستجو متن كامل نامه را مشاهده كنيم .
1- نوع دفتر انديكاتور ميتواند براي عمل جستجو انتخاب گردد.
2- نوع نامه كه ميتواند صادره يا وارده باشد در
اين قسمت تعيين ميشود .
3- درصورتيكه نامه بايگاني شده باشد اين گزينه انتخاب ميگردد.
4- محدوده عددي شماره ثبت درصورتيكه شماره دقيق آنرا ندانيم در اين بخش تعيين ميشود.
5- محدوده تاريخي كه در آن نامه يا نامه هاي مورد نظرمان ثبت گرديده اند نيز در مقابل اين گزينه تعيين ميشود .
6- محدوده عددي شماره نامه و تاريخ آن در مقابل اين دو گزينه وارد ميگردد .
7- درصورتيكه نام فرستنده را بدانيم در مقابل اين گزينه نام آن يا كد اختصاص يافته به فرستنده را وارد مينمائيم .
8- درصورتيكه نام گيرنده را بدانيم در مقابل اين گزينه نام آن يا كد اختصاص يافته به گيرنده را وارد مينمائيم .
9- در مقابل كد موضوع ، طبقه بندي موضوعي نامه يا كد مربوط به آنرا در صورتيكه از آن اطلاع داشته باشيم وارد ميكنيم .
10- در مقابل گزينه هاي "موضوع" ، "ارجحيت " و "طبقه بندي" نيز موارد مربوط به آنرا وارد مينمائيم.
پس از ورود تعدادي از موارد بالاكه در مورد نامه مورد نظرمان از آن اطلاع داريم روي دكمه "شروع جستجو" كليك مي نمائيم .
نكته : هر چه فاكتورهاي مربوط به جستجوي نامه بيشتر وارد شود عمل جستجو دقيق تر بوده و خروجي اين عمل تعداد كمتري از نامه ها را در برميگيرد .
در برگه "نتايج جستجو " عناوين كلي نامه هايي كه با فاكتورهاي جستجوي وارد شده در برگه قبل يكسان هستند ديده ميشود با انتخاب هر نامه و كليك روي دكمه "نمايش نامه" محتويات نامه نمايش داده ميشود . همچنين كاربري كه تصحيح و تغيير در نامه در حد دسترسي او تعريف شده باشد با كليك روي دكمه "تصحيح" ميتواند در نامه تغيير ايجاد نمايد .
موضوعات :
طبقه بندي موضوعي نامه كه در گزينه هاي نامه هاي وارده و صادره ديده شد ، در اين قسمت تعريف ميگردد . براي تعريف يك موضوع جديد ابتدا در مقابل كد ، كد تعريف شده آن و در مقابل شرح ، توضيح مربوط به آنرا وارد نموده و روي به منظور تأييد كليك مينمائيم . درصورتيكه بخواهيم موضوعاتي را به صورت زيرمجموعه يك موضوع اصلي تعريف كنيم ابتدا روي موضوع اصلي كليك راست نموده ،گزينه "ايجادموضوع " را انتخاب مينمائيم و سپس كد و شرح مربوط به آن كد را تايپ مينمائيم . براي حذف موضوعاتي كه به اشتباه ايجاد شده اند يا به هر دليل مايل به حذف آنها باشيم ، روي آن موضوع كليك راست كرده و گزينه "حذف موضوع" را انتخاب ميكنيم .
براي تصحيح موضوع ايجاد شده پس از انتخاب آن موضوع روي دكمه تصحيح كليك مينمائيم .
نكته : تنها كاربراني كه در دبيرخانه فعاليت ميكنند قادر به ايجاد ياويرايش موضوع نامه ها دارند .
ساختار بايگاني :
ساختار بايگاني از جهت طبقه بندي نامه ها در خود واحد بايگاني نيز حائز اهميت است و در اين گزينه تعيين ميگردد.
براي ايجاد يك ساختار، روي عبارت "ساختار بايگ
اني " كليك راست كرده و ايجاد موضوع را انتخاب ميكنيم . حال در مقابل كد ، كد عددي كه قبلا" در نظر گرفته شده و در مقابل "شرح" ،توضيح مربوط به آنرا وارد كرده و روي دكمه تأييد كليك مينمائيم .
