دانلود پاورپوینت مدیریت اسناد و بایگانی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

مديريت امور دفتری:

مجموعه اصول و روشهايی است که ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کليه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری يا سيستم گردش نامه های اداری

دريافت،ثبت، ارجاع ،پيگيری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نيز از اقدامها و مراحل جزيی تری برخوردارمی باشد.      

اسلاید 2 :

دبير خانه:

دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

اسلاید 3 :

نامه های اداری:

يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

اسلاید 4 :

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده          2- صادره 

.1 شخصی

.2 اداری

.3 محرمانه

               1- محرمانه   

               2- خيلی محرمانه

               3- سری

               4- کلی سری 

اسلاید 5 :

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری

دسته نامه های بازگشتی يا عطفی،پيرو وابتدا به ساکن تقسيم می شود.

اسلاید 6 :

عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری:

.1کارکنان با تجربه وآموزش ديده.

.2تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری

.3تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری

.4تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه

.5تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه 

.6تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه

.7تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين

اسلاید 7 :

عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

.1رئيس دفتر يا دبير خانه 

.2معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه

.3مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها

.4مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها

اسلاید 8 :

تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری:    

vعادی

vبازکردنی

vقابل کنترل

اسلاید 9 :

نامه های باز نکردنی: 

.1نامه های خصوصی و اداری وپژه

.2نامه های باز شدنی

اسلاید 10 :

فرم کنترل نامه:

مشخصات نامه های ارسالی وکليه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گيرندگان مشخص می نمايد.