بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
سوالات پيش فرض
lمحيط الكترونيكي و خصوصيات آن چيست؟
lسند و سند دولتي چيست؟
lسند الكترونيكي چيست؟
lمقصود از ساماندهي چيست؟
lچرا ساماندهي اسناد الكترونيكي بايد از مبدا انجام شود؟
lتجربيات موجود در اين زمينه چيست؟
اسلاید 2 :
تكنولوژي و اسناد
lتكنولوژي الكترونيكي امكان توليد و نگهداري اسناد الكترونيكي را فراهم مي آورد اما تغييرات ساختاري ، پردازشي و ارتباطي سازمانها ،شكل دهنده هدف، محتوا، مبدأ و استفاده از اسناد الكترونيكي است
lگرايشات مهم و متعدد در يك سازمان، موجب مي شود تا تغييراتي در نوع اسناد توليد شده بوجود آيد و سبب مي گردد تا طريقه ارتباط بين اسناد الكترونيكي و اسناد سنتي ، روشهاي كنترل و مديريت اسناد ، نحوه دست يابي و استفاده از اسناد دستخوش تحول شود
اسلاید 3 :
تعريف سند از نگاه قانون تاسيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي
lتبصره ماده اول قانون تاسيس: اسناد مذكور در اين ماده شامل كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است .......
اسلاید 4 :
تعريف سند دولتي
lهر اطلاعي كه در يك سازمان دولتي و يا وابسته به آن، در راستاي انجام وظايف اداري و يا ماموريتهاي سازماني و يا به موجب الزام قانوني توليد ، ارسال و يا دريافت گردد، سند دولتي ناميده مي شود.
اسلاید 5 :
معتبر بودن سند
lاطمينان از چهار ويژگي قابليت استناد به سند را تضمين مي كند:
.1اصالت Authenticity ( بازنماي واقعي از محتوا، توليد كننده و زمان ايجاد و يا ارسال باشد)
.2اعتبار Reliability (از منبع مسئولي صادر شده باشد)
.3يك پارچگي Integrity (مخدوش نشده باشد)
.4قابليت استفاده Usability (بتوان به آن دسترسي يافت)
اسلاید 6 :
تعريف اسناد الكترونيكي
¡
¡اسناد الكترونيكي اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد(created) ، منتقل و مرتبط(communicated) و نگهداري(maintained) شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي متولد شده (born digital)و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.)
¡- National Archives of Australia, Digital recordkeeping, Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital records, Exposure Draft May 2004. http://www.territoryrecords.act.gov.au/__data/assets/pdf_file/0003/125463/Guideline_No6_-_Digital_Records.pdf
اسلاید 7 :
خصوصيات اسناد الكترونيكي
¡اسناد الكترونيكي داراي سه خصوصيت هستند.
lمحتوا (content )
lشكل يا زمينه (context )
lساختار (structure )
محتوا: چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير.
شكل يا زمينه: عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار ، و يا منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش.
ساختار: پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن.
اسلاید 8 :
برخورداري از محتوا، شكل(زمينه)، ساختار
برخورداري اسناد الكترونيكي از محتوا ، شكل و ساختار به اين معني است كه:
¡اسناد الكترونيكي داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند.
¡از سياق و شكل اين اسناد كه در ارتباط با محتواي آنهاست، مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد.
¡ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.
اسلاید 9 :
مديريت اسناد الكترونيكي
¡در سيستمهايي كه ماهيتا شامل داده هاي تغيير پذير و قابل به روز شدن هستند مديريت اسناد، كاملا مسئله اي چالشي خواهد بود زيرا اسناد نه تنها در بردارنده محتوا هستند بلكه حاوي اطلاعاتي در شكل (زمينه) و ساختار نيز مي باشندكه توسط ابر داده ها(Metadata) اطلاع رساني مي شوند.
و اين ابرداده ها موجب شناسايي اسناد و اشخاص مي شوند و به چرخه عمليات و روشهايي كه آنها را توليد و مديريت كرده و مورد استفاده قرار مي دهند، اعتبار مي بخشند و سياستهاي حاكم بر اسناد را تضمين مي نمايند.
اسلاید 10 :
1- الف: دريافت(Capture)
nسازمانها به طرق مختلف اسناد را توليد و جمع آوري مي نمايند. متداول ترين نوع، اسنادي هستند كه براي امور دفتري ايجاد شده و يا اسنادي هستند كه توسط سيستم اطلاعات كاري بوجود مي آيند.
nمعمولا اسناد را در دوشكل منفرد و مجموعه اي بررسي ميكنند زيرا توليد آنها به اين دو شيوه انجام مي شود.
nالبته مجموعه هاي اسناد يا به جهت وجود خصوصيات مشترك پديد مي آيند و يا اينكه به علت ارتباطات پياپي بين اسناد وابسته ايجاد مي شوند. نوع ارتباط بين اسناد در يك چنين مجموعه هايي، وابستگي تمام عيار به ملاكهايي نظير هدف، ساختار سيستم كاري، محتوا و شكل خود اسناد دارد. بنابر اين مجموعه اسناد از چند سند مرتبط بوجود مي آيد و مجموعه، نسبت به اسناد منفرد در سطح بالاتري قرار مي گيرد ( مثلا فلدر نسبت به فايل) و روشي كه مجموعه اسناد را بوجود مي آورد به اطلاعاتي- اختصاص يافته به همان مجموعه- نيازمند است.
