بخشی از مقاله
چکیده
در دنیای رقابتی امروز بهره گیری مطلوب و بهینه از منابع و امکانات موجود و توسعه ابداعات و نوآوریها برای حفظ رقابت پذیری برای سازمان ها امری حیاتی است. یکی از مهمترین اهداف مدیران در سازمان ها بدست آوردن حداکثر بازدهی از منابع موجود و دسـتیابی بـه سطوح بالاتر بهره وری است. با توجه به اهمیت موضوع تعالی و عملکرد برتر سازمانی، در این مقاله سعی شده با الویـت بنـدی تکنیکهـای نوین مدیریتی مؤثر بر بهره وری به این مهم پرداخته شود. جامعه آماری تحقیق شعب بانک های دولتی و خصوصی شهرستان تبریـز مـی باشد. برای تحلیل داده ها از آزمون آماری فریدمن بهره گرفته شده است. براساس تحلیل یافته ها روش ها و فنون مؤثر بر بهبود عملکرد و افزایش بهره وری در شعب بانک ها الویت بندی شدند.با توجه به نتایج حاصله فنون مدیریتی مدل های تعـای سـازمانی و پوکایوکـه از دید جامعه آماری پژوهش حائز بیشترین و کمترین تأثیر ممکن بر بهبـود عملکـرد و افـزایش بهـره وری در شـعب بانـک هـای دولتـی و خصوصی شهر تبریز بوده اند و فنون دیگر بین این دو قرار می گیرند. در پایان راهکارهای اثربخشی به منظور ارتقا بهره وری در این نهادها ارائه شده اند.
کلمات کلیدی: بهبود بهره وری، روش ها و فنون مدیریتی، تعالی سازمانی، مدیریت کیفیت و بانک های دولتی و خصوصی
.1 مقدمه
بررسی نظریه اندیشمندان سازمان و مدیریت در دو دهه اخیر انباشته از مفاهیمی است که همگی تأکید بر تغییر در محیط سازمان ها و شرایط و شیوه های کسب و کار دارند .]1] محیط و ساختار پویای سازما های امروزی تغییر و تحـولات اساسـی را در دیدگاههای مدیریتی ایجاد نموده است. شرایطی که سازمانها در دهه های 50 و 60 و نخستین سال های دهـه 1970 بـا آن روبرو بودند و به حرکت در آبهای آرام شناخته شده بود در دو دهه اخیر به دست فراموشی سپرده شده و به وضـعیتی شـباهت دارد که سازمان از جامعه صنعتی خارج و به دنیایی گام برداشته که تحت سلطه اطلاعات و عقاید جدید اسـت و بـه حرکـت در آبهای کف آلود معروف است .[2] آنچه حائز اهمیت است تغییر نگرش در عرصه رقابت سازمانی و تلاش در جهت کاهش هزینه و افزایش بهره وری سازمانی است.
.2 ادبیات پژوهش
سرعت رشد صنایع در دهه های اخیر حاکی از آن است که کشورمان درحال گذر از یک اقتصاد نیمه صنعتی به یک اقتصاد صنعتی است. توجه به تولید و بهره ور بودن آن می تواند ضمن سرعت بخشیدن بـه رشـد و توسـعه صـنعتی آن را در مسـیری صحیح و اصولی هدایت کند. از این رو به آشنایی شرکتها با مفاهیم بهره وری و راهکارهای افزایش آن تاکید می شود. بنـابراین،
می توان گفت درجه توسعه یافتگی صنایع به میزان قابل توجهی به بهره گیری مطلوب و بهینه از منابع و امکانات تولید بستگی دارد. از این رو بهره وری و افزایش مستمر آن در شرکتها از جایگاه ویژه ای برخوردار است. به این ترتیب مشخص می شود کـه برای رشد و توسعه صنایع می بایست به بهره وری و افزایش مستمرآن در شرکتها توجه و اهمیت بیشـتری داده شـود. بررسـی شرکتها نشان می دهد که توجه به بهره وری در شرکتهای مختلف به شکلهای متفاوتی صورت گرفته و می گیرد. البته باتوجـه به شرایط شرکتها و سیاستهای مدیریتی طبیعی است که به راههای مختلف و متناسب با وضعیت موجود می بایست اقدام کرد. به همین خاطر در این مقاله سعی بر آن شـــده است تا ضمن اشاره به مفاهیم اصـلی بهـره وری، بـه رویکردهـا و راهکارهـای مختلف افزایش بهره وری پرداخته شود. مهمترین رویکردهای ارتقا بهره وری در زیر به اختصار تشریح شده اند:
مهندسی ارزش: اگر سازمان ها بخواهند در عرصه خواسته های متغیر و انتظارات متنوع مشتریان به همراه محـیط متحـول امروز، به حیات خود ادامه دهند؛ چاره ای جز این ندارند، که برای مشتریان و جامعه مرتبط با آن به دنبال ارزش آفرینی باشند. مهندسی ارزش یکی از ابزارهای خلق و بهبود ارزش برای محصولات و خدمات بوده، که علاوه بر اینکه در زمینه هـای متفـاوتی اعم از صنعت، خدمات، کشاورزی، آموزش و پرورش، حمل و نقل، راه و ساختمان و پـروژه هـای عمرانـی کـاربرد دارد، در اخـذ تصمیمات کارآمد توسط مدیران، در حوزه های دولتی و غیر دولتی نیز موثر خواهد بود. مایلز در کتاب خود در مورد مهندسـی ارزش، تعریفی به شرح زیر ارائه نموده است: »تحلیل و مهندسی ارزش رویکردی سـازمان یافتـه و خـلاق اسـت کـه هـدف آن تعیین دقیق و کارآمد هزینه های غیرضروری است، هزینه هایی که صرف آن هیچ یک از جنبه های کیفی، کـاربردی، مشـتری مداری و ظاهری را بهبود نمی دهد.[3] « ثابت شده است که در هر نقطه از زمانبراساس دانش، تجربه و اطلاعات فنی برای یک محصول جدید، قابلیت بهبود % 25 در هزینه ها وجود داشته و اگر محصول با عجله به منظور استفاده وارد بازار شده باشد، این میزان تا % 50 نیز قابل افزایش است .[4] از آنجایی که بهبود در اقلام ارزش ساز محصول و بویژه هزینـه، بـرای حفـظ حیـات، رشد و موفقیت یک ضرورت است، مهندسی ارزش بر نواحی پرهزینه تمرکز دارد. در نمودار (1) پتانسیل صرفه جویی در هزینه یا بهبود و ارزش آفرینی، در هر مرحله از دوره عمر محصول و یا پروژه، به تصویر کشیده شده است .[5]
نمودار :1 میزان پتانسیل صرفه جویی، بهبود یا خلق ارزش در مراحل مختلف دوره عمر محصول و یا پروژه، منبع: [6]
دست یافتن به این صرفه جویی ها نیازمند رویکردی خلاق و نظام مند است. رویکرد مهندسی ارزش می تواند ایـن قابلیـت را با برنامه کار خود محقق سازد. نمونه برنامه کار مهندسی ارزش به شرح زیر است:
• گردآوری اطلاعات
• خلق دیدگاههای جدید
ٍ
• تحلیل و ارزیابی نقطه نظرها
• توسعه برنامه
• اقدام به منظور تهیه و ارائه پیشنهاد .[7]
مهندسی معکوس: مهندسی معکوس فرایند اکتشاف فناوری های بکار رفته در یک دسـتگاه، شـی و یـا سیسـتم از طریـق تحلیل ساختار، عملکرد و وظیفه آن می باشد. معمولا از این فرایند برای دستیابی به (برای مثال یک دسـتگاه مکـانیکی، قطعـه الکترونیکی و یا برنامه نرم افزاری) و تحلیل جزئیات نحوه عملکرد آن در نگهـداری یـا سـاخت یـک دسـتگاه یـا برنامـه مشـابه استفاده می شود. حاصل این فرایند مشابه کپی کردن یک چیز از روی اصل آن می باشد.
هدف از مهندسی معکوس تسهیل در اعمال تغییر از طریق فهمیدن سیستم نرم افزاری با توجه به ماهیت کار، چگونگی کار و نمایش معماری آن است. به عنوان اهداف پیگیری این مقصود می توان به ترمیم اطلاعات از دسـت رفتـه، تسـهیل جابجـایی بین بسترها، بهبود و یا تهیه مستندات جدید، استخراج عناصر قابل استفاده مجـدد، کـاهش تـلاش بـرای نگهـداری، مقابلـه بـا پیچیدگی، کشف عوارض جانبی، کمک به انتقال به محیط CASE ، و ایجاد محصولات مشـابه یـا رقـابتی اشـاره کـرد. از دیگـر مزایای مهندسی معکوس کاهش هزینه ها و سریع آماده شدن نرم افزار است .[8]
پوکا یوکه: پوکا یوکه که بهصورت (Poh-Kah Yoh-Key) تلفظ میشود، در فارسی به معنای پوکا ( خطاهای غیر عمدی) و یوکه (پرهیز) است. نتیجه اینکه پوکایوکه سیستمی است که از هدر رفتن انرژی، زمان و منابع قبل از بـروز خطـا در آینـده، جلوگیری میکند. پوکا یوکه روشی برای اجتناب از خطاهای انسانی در کار است. در مورد خطاهـایی کـه قـبلا رخ داده باشـند؛ آشکارسازی و کشف آنها و خطاهایی که در شرف رخ دادن باشند؛ پیش بینی کشف آنها. پوکا یوکه سه عملکـرد اساسـی بـرای پیشگیری یا کاهش خطا دارد: مسدود کردن، کنترل و هشدار .[9]
اساس پوکایوکه بر احترام به ذکاوت و هوش کارگران مبتنی است. پوکایوکه با حذف کارهـای تکـراری و فعالیـتهـایی کـه وابسته به حافظه و احتیاط هستند، وقت و فکر کارگران را آزاد میکند تا آنها بتوانند وقت خود را به انجـام فعالیـتهـای ارزش آفرین اختصاص دهند. در محیط پیچیده کاری، ممکن است بعضی از کارها اشتباه انجام شوند و هر روز این امکـان وجـود دارد که این اشتباهات به تولید محصول معیوب منجر شوند. عیوب، اتلاف محسوب میشوند و اگر شناسایی نشوند، انتظـارات کیفـی مشتری را به یأس مبدل خواهند کرد. پوکا یوکه بر این اعتقاد استوار است که نباید حتی تعداد کمی کالای معیوب تولید شود. برای مبدل شدن به یک رقیب جهانی، یک شرکت نه تنها باید فلسفه تولید با عیوب صفر (عدم تولیـد معیـوب) را دنبـال کنـد، بلکه باید آن را در عمل به کار بندد. روش های پوکایوکه مفاهیم ساده ای هستند که برای تحقق همین هدف به کار می رونـد. اصول پایه ای پوکایوکه، طراحی یا استفاده از ابزارهای پیشرفته یا گاه ساده ، تکنیکها و فرایندهایی است که اشـتباه کـردن را برای استفاده کننده غیر ممکن میکند. پوکایوکه قانون ساده ایست کـه باعـث صـرفه جـوییهـای کلانـی مـیشـود. بـا ایجـاد خطاناپذیری در سیستم، اگر استفاده کننده در شرایط عادی و نرمال هم نباشد، در استفاده از سیستم نمی تواند خطایی کنـد و این خود باعث جلوگیری از اتلاف، خرابی، ضایعات و حادثه می شود. در این سیستم روش جالبی وجود دارد. هر کسی از مـدیر گرفته تا سرپرست و حتی کارگر میتواند پوکایوکه را توسعه دهد. (حتی برای افراد خارج از سازمان مانند مـدیران و کارمنـدان بخش فروش، خدمات پس از فروش و یا جاهائی که با اسناد و مدارک سرو کار دارند). همه کارکنان دارای ایـن اختیـار هسـتند که با آموزشهای اندکی، در محیط اطراف خود، پوکایوکه های خوبی را اجرا کنند. انواع ابزارهای پوکا یوکه عبارتند از:
• اعلام خطا بهصورت هشدار
• بازرسی صد در صد
• جلوگیری از خطای فراموشی
• خطاناپذیری
َ
ارگونومی: واژه ارگونومی از دو لغت Ergon به معنی کار و Nomos به معنی قاعده و قانون مشتق شده است. ارگونـومی یـا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمی ترکیبی است که سعی دارد ابزارها، دستگاهها، محـیط کـار و مشـاغل را بـا توجـه بـه توانایی های جسمی- فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طرحی نماید. این علم با هـدف افـزایش بهـره وری، بـا عنایـت بـر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط شکل گرفته است. همچنین این علم در تلاش اسـت بجـای متناسـب سـازی انسـان بـا محیط، محیط را با انسان متناسب سازد. در مورد رفتار ارگونومیک تعریف منحصر به فردی ارائه نشده است، اما می توان تعریف ارائه شده در راهنمایی که توسط اداره ایمنی و بهداشت انگلستان در خصوص تغییر رفتـار در صـنایع نفـت و گـاز در خصـوص رفتار ایمن منتشر شده است را به رفتار ارگونومیک تعمیم داد. این تعریف عبارت است از » رفتار که مستقیما مرتبط بـا ایمنـی است مثل استفاده از عینک ایمنی و یا صحبت کردن در مورد ایمنی با همکاران.« حال می توان از این تعریف استفاده کـرده و رفتار ارگونومیک را این گونه بیان نماییم که: »رفتاری که مستقیما با ارگونومی در ارتباط است همچون حمل دستی بار به طور صحیح، قرار دادن بدن در وضع مناسب و صحبت کردن با همکاران در مورد ارگونومی.[10] « در این راستا سازمان بین المللی کار، واژه ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریـف کـرده اسـت. بخشـی از حیطـه هـای عملکـردی ارگونومی عبارتند از:
• بررسی میزان توانمندی شاغلین با توجه به نوع کار و انرژی مصرفی
• مطالعه ابعاد فیزیکی بدن (آنتروپومتری) و کاربرد این دسته از اطلاعات در طراحی ایستگاههای کار
• طراحی ارگونومیک ابزارهای دستی
• طراحی ایستگاههای کار نشسته، ایستاده (یا توأم)، و آنالیز سیستم انسان- ماشین
• بررسی های روان شناختی از دیدگاه نحوه ارتباط بین افراد
• تعیین رژیم های کار و استراحت (زمان های استراحت و مدت انجام کار)
• بررسی روش های حمل دستی کالا و طراحی خطوط بسته بندی و بارگیری دستی
• بررسی صدمات اسکلتی عضلانی مرتبط با کار و آنالیز وضعیت های بدنی
• بیومکانیک شغلی
• ارگونومی و کار در منزل
• کاربرد بهینه رنگ و موسیقی در محیط های کار11]و .[12
مدل های مهم تعالی سازمانی (جوایز کیفیت): ضرورت استفاده از الگوهایی که بتوانند ضمن ارزیابی وضعیت موجـود سـازمانها و تشخیص نقاط قوت و نواحی قابل بهبود، مبنای صحیحی جهت برنامه ریـزی اسـتراتژیک ایجـاد کننـد، بـیش از هـر زمـان دیگـری محسوس است. به همین دلیل در اثر تلاش وسیعی که توسط صاحبنظران کیفیت و بهـره وری صـورت پـذیرفت الگوهـای مختلفـی تحت عنوان »مدلهای تعالی سازمانی« یا » جوایز ملی کیفیت« ایجاد و به عنوان یکی از رایج ترین شیوه ها جهت دستیابی به اهـداف فوق مورد استفاده قرار گرفت. این مدل ها به چهارچوب های خودارزیابی (Self Assessment Frameworks ) نیز معروف هسـتند .[13] نگرش مدل تعالی سازمانی در مورد چگونگی مدیریت فرایندها در سطح سازمان تشریحی و جامع است و در واقع مـدل تعـالی سازمانی مبتنی بر شواهد و عینیات است و به همین دلیل مورد استقبال زادی واقـع شـده اسـت. هـدف از اسـتفاده از مـدل تعـالی سازمانی، استفاده از آن به عنوان یک ابزار الگوبرداری است؛ به نحوی که مقایسه سازمان ها با شرکت هایی بـا عملکـرد برتـر در هـر حوزه ای تسهیل گردد. همچنین چهارچوب امتیازدهی و نحوه امتیازدهی معیارها به دقت طراحی شده اند. به عبارتی می توان گفت این مدل هدفمند و مبتنی بر واقعیت است و تا حدود زیادی تجویزی است. به این معنا کـه براسـاس مشـاهده رفتـار سـازمان هـای مختلف در کشورهای مختلف تکامل یافته است. این مدل ها سازمان را بر آن مـی دارد کـه تنهـا براسـاس واقعیـات بدسـت آمـده از اطلاعات جمع آوری شده مدل را بکار گیرند و از آنجایی که معیارهای مدل برای تمام سازمان ها یکـی اسـت، بسـتر مناسـبی بـرای الگوبرداری سازمان ها از شرکت های برتر فراهم می آورد 14]و .[15 با توجه به اینکه همه مدلهای تعالی عملکرد براساس ارزشـهای TQM شکل گرفته اند، بررسیها نشان می دهد این مدلها در حال حرکت به یک سو بوده، همگی جهت گیری یکسانی را دنبال مـی
ُ
کنند علاوه بر سه مدل اصلی زیر مدلهای تعالی عملکرد آفریقای جنوبی، سنگاپور، نیوزیلند، استرالیا، کانادا، ایرلنـد، لیـنکلن، ناسـا و زیراکس نیز در سالهای اخیر مطرح شده اند.
• مدل دمینگ
برترین جایزه کیفیت در ژاپن، جایزه دمینگ است. این جایزه در سال 1951توسط انجمن مهندسین و دانشمندان ژاپن به پـاس قدردانی از خدمات ادوارد دمینگ در کنترل کیفیت و تحت تأثیر نظرها و عقاید وی طرح ریـزی و پیشـنهاد گردیـد.] ایـن جـایزه از قدیمی ترین جوایز کیفیت و بهره وری در سطح جهان است که با توجه به تئوریهای جدیـد مـدیریت و شـرایط نـوین اقتصـادی بـه منظور بهبود وضعیت صادرات کشور ژاپن از طریق بهبود کیفیت فراگیر در سطح شرکت یا کنتـرل کیفیـت جـامع در بـین صـنایع، شناخت راهبردهای موفقیت آمیز در امر کیفیت و ارتقای آگاهی در خصوص اهمیت و روشهای مدیریت کیفیت شکل گرفت. جـایزه کیفیت دمینگ در طول حیات خود بارها مورد بازنگری قرار گرفته و این بازنگری ها همچنان ادامه دارد. معیارهای دهگانـه دمینـگ که همه دارای امتیازهای یکسانی هستند در شکل 1 نشان داده شده اند:
شکل :1 معیارهای جایزه دمینگ
عمده ترین مفاهیم کلیدی و ارزشی در جایزه دمینگ عبارتند از: مشتری گرایی، نگـرش سیسـتمی، بهبـود مسـتمر، مسـئولیت پذیری عمومی، ایمنی و قابلیت اطمینان، کنترل فرایند آماری و فرایند گرایی .[17] هر یـک از معیارهـای دهگانـه دارای معیارهـای فرعی است 18] و .[19 چهارچوب ساده شده جایزه دمینگ در شکل 2ارائه شده است.
شکل :2 چهارچوب ساده شده جایزه دمینگ [19]
• مدل بالدریج
ِ
در سال 1978 به دنبال مطالعات صورت گرفته در وزارت بازرگانی آمریکادر خصوص علل توفیـق ژاپـن نسـبت بـه آمریکـا، جایزه ملی کیفیت آمریکا تهیه و با توجه به نقش مالکوم بالدریج در تهیه آن به نام جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج نامگـذاری شد. معیارهای مدل بالدریج بر مبنای مجموعه ای از ارزشهای محوری (Core Values) و مفـاهیم اساسـی و در جهـت تحقـق آنها تنظیم شده است. این روشها عبارتند از: رهبری آرمان گرا، مشتری گرایی، یـادگیری فـردی و سـازمانی، ارزش گـذاری بـه کارکنان و شرکا، سرعت عمل و انعطاف پذیری، تمرکز بر آینده، مدیریت نوآوری، مدیریت برمبنای واقعیات، مسـئولیت پـذیری عمومی و شهروندی، تمرکز بر نتایج، و ایجاد ارزش و نگرش سیستمی .[20] در مدل تعالی بالدریج هفـت حـوزه مـورد بررسـی قرار می گیرد و هر حوزه به تعدادی معیار تقسیم می شود. در هر معیار نیز زمینه ویژه ای مد نظر قـرار مـی گیـرد. چهـارچوب این مدل در شکل 3 نشان داده شده است.
شکل :3 چهارچوب مدل تعالی عملکرد بالدریج 21]، 22 و [23
• مدل تعالی عملکرد اروپایی 1(EFQM)
در سال 1998 چهارده شرکت بزرگ اروپایی در راستای ایجاد جایزه ای در سطح اروپا بر روی اصول و چهارچوبی در زمینه دستیابی به تعالی سازمان به توافق رسیدند که به سرعت نه تنهـا در سـطح اروپـا بلکـه در سـایر کشـورها نیـز مـورد اسـتقبال روزافزون واقع شد. در حال حاضر به عنوان پراستفاده ترین مدل با بیشترین اقبال جهـانی روبروسـت. ایـن مـدل بـر ارزشـها و مفاهیم کلیدی زیر بنا شده است: نتیجه گرایی، تمرکز بر مشتری، رهبری و اتفاق نظر، مدیریت براسـاس واقعیـات و فراینـدها، مشارکت و توسعه کارکنان، بهبود، نوآوری و یادگیری مستمر، توسعه شراکت و مسئولیتهای عمومی. در این مدل 9 حوزه مورد توجه است که پنج حوزه در رابطه با رویکردهایی است که ایجاد کننده توانمندی ها و قابلیت های مورد نیاز سـازمان هسـتند و به همین علت به عنوان توانمندسازها (Enablers) نامگذاری شده اند و چهار حوزه دیگر به بررسی نتایج حاصـل از بکـارگیری رویکردها پرداخته و به عنوان نتایج (Results) نامگذاری شده اند. چهرچوب این مدل در شکل 4 ارائه شده است. در این مدل امتیاز درنظر گرفته شده به نسبت 50 درصد بین نتایج و توانمندسازها تقسیم شده است .[24]
1 . European Foundation for Quality Management
ّ
شکل :4 چهارچوب پیشنهادی مدل تعالی عملکرد اروپایی
مدیریت کیفیت فراگیر :(TQM) مدیریت کیفیت فراگیر، بهبود در روشهای سنتی انجام کار و تجـارت و فنـی اثبـات شـده برای تضمین بقا در جهان رقابتی کنونی به شمار می رود. در تجزیه لغت TQM با سه کلمه زیر سروکار داریم:
• جامع: نشان دهنده همه گیر بودن آن است.
• کیفیت: درجه تطابق کالای تولید شده یا خدمت ارائه شده با نیاز مشتری را بیان می کند.
• مدیریت: فن، هنر یا روش اداره کردن، کنترل کردن، هدایت کردن و... می باشد.
بنابراین TQM هنر مدیریت تمام مجموعه برای بدست آوردن بهترینهاست. اقدامی اسـت هوشـمندانه، آرام و مسـتمر کـه تأثیری هم نیروزا در تأمین اهداف سازمان دارد و در نهایت به رضایت مشتری، افزایش کارایی و بالا بردن توانایی رقابت در بازار ختم می شود. جری و هانیس هرمن، مدیریت کیفیت جامع را از قول صاحبنظران آن، به شرح زیر تعریف کرده اند: روش انجام دادن کار گروهی است که برا ی بهبود مداوم کیفیت بهره وری، قابلیتها و استعدادهای مدیریت و نیروی کار مورد استفاده قـرار می گیرد و رویکردی مشتری محور و استراتژیک و منظم برای بهبود مداوم عملکرد است. نهایتا مدیریت کیفیت جامع متضـمن
ÔÔ اصل اساسی زیر می باشد:
• تمرکز بر مشتری
• تمرکز بر فراگرد (عملیات) و نتایج
• پیشگیری به جای بازسازی
• بسیج کردن مهارت و تخصص نیروی کار
• تصمیم گیری بر پایه اطلاعات
• بازخورد .[25]
نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر :(TPM) نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر اولین بار در کشور ژاپن توسعه یافت. ایـن سیستم شرکت «NIPPON DENSON» که تولید کننده قطعات یدکی اتومبیل است و بطور رسمی در سال 1971 اجرا شد. در این سیستم هر فرد سازمان در اجرای فعالیتهای نگهداری و تعمیرات بطوری اختیاری و کاملاً دواطلبانه سهیم می باشد.
در این روش عبارت »فراگیر« یا «TOTAL» بیانگر مشارکت کلی همه افراد در سازمان توسعه یافته مـی باشـد. بـرخلاف دیگر روشهای نگهداری و تعمیرات ، در این روش حفظ و نگهداری دستگاهها به تنهایی وظیفه متخصصـین تعمیراتـی نبـوده و اپراتورهای اداره بهره برداری نیز در انجام فعالیتهای نت دستگاه ها سهیم مـی باشـند. لازم بـه توضـیح اسـت کـه نگهـداری و تعمیرات پیشگیرانه در حقیقت در سال 1950،توسط آمریکایی ها به ژاپنی ها معرفی شد. زمانی که صنایع فرآیندی ژاپن، بعـد از جنگ تازه شروع به حرکت می کردند، نگهداری و تعمیرات بهره ور جامع کلی در سال 1960 توسعه یافت و با تلفیـق رشـته
ْ
هایی مثل طراحی پیشگیری از نیاز به نت طراحیM.P مهندسی قابلیت تعمیر پـذیری و مهندسـی اقتصـاد سـعی در افـزایش کارائی اقتصادی سرمایه گذاری دستگاه برای تمام طول عمـر آن را داشـت. موسسـه ژاپنـی نگهـداری و تعمیـرات کارخانـه یـا J.I.P.M پنج استراتژی کلی زیر را به منظور تعریف TPM ارائه می سازد:
