بخشی از مقاله
الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای: روشی به منظور برنامه ریزی برای محیط غیر قابل پیشبینی آینده
چکیده:
یکی از الگوهای انعطاف پذیری که امروزه بیشتر از سایر الگوها مورد توجه قرار گرفته است، الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای می¬باشد. انعطاف پذیری وظیفه¬ای به معنی توانایی شرکت در سازگاری، توسعه و هماهنگ نمودن مهارتهای نیروی¬کار با دامنه وسیعی از وظایف است. این الگو معمولا شامل گروههای کاری چند وظیفه ای، گروههای خود کنترل و حذف حد و حدود دقیق مرزهای کاری است.
دلیل اهمیت الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای از این جهت است که این الگو باعث ایجاد شرایطی می¬شود که شرکت بتواند با تغییر تعداد کارکنانی که در اختیار دارد، بر تغییرات محیطی غلبه نماید و از سوی دیگر بتواند با تغییر پراختی به افراد مختلف، در درآمد شرکت، انعطاف پذیری بوجود آورد.
مقدمه:
بر اساس بررسی¬های انجام شده توسط محققان، پنج نوع الگوی انعطاف¬پذیری شناسایی شده است که عبارتند از: الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای (شکستن مرزهای شغل و دادن فرصت به کارکنان برای برخورداری از مهارتهای گوناگون)؛ الگوی انعطاف¬پذیری عددی (توانایی پاسخگویی به نوسانات تقاضا از طریق توسعه و ایجاد تنوع در تعداد کارکنان استخدام شده)؛ الگوی انعطاف¬پذیری موقت ( توانایی پاسخگویی به نوسانات تقاضا از طریق تغییر در الگوی ساعات ک
اری کارکنان)؛ الگوی انعطاف¬پذیری مالی (استفاده از سیستم¬های پاداش مالی به منظور تشویق انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای ، ارائه پاداش به مهارتهای کمیاب و یا عملکرد فردی) و الگوی انعطاف¬پذیری مکانی (انجام کارهای شرکت در خارج از محیط رسمی کار) .
الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای به معنی تطبیق پذیری کارکنان و توانایی آنها برای انجام وظایف گوناگون و جابجایی در مشاغل مختلف ـ به منظور پاسخگویی به تغییرات تقاضا ـ است؛ ک
ه این تغییرات می توانند بازار محور (مانند جابجایی کارکنان در میان خطوط تولید) ، تکنولوژی محور (مانند نیاز به دسترسی بیشتر به مهارتهای تشخیصی و فرایندی و توسعه بیشتر این مهارتها نسبت به مهارتهای دستی) و یا تحت تاثیر سیاست و خط مشی شرکت باشند (مانند استفاده از مهندسین به جای فروشندگان به منظور بهبود و توسعه مهارتهای فنی نیروی فروش شرکت). در شرکتهایی که از الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای استفاده می¬شود، مهارتها و جابجایی کارکنان بیشتر از آنکه بر فعالیتهای گذشته آنها موثر باشد، بر فعالیتهای حال و آینده آنها تاثیر می¬گذارد.
انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای صحیح نیازمند آموزش کارکنان است؛ به طوری که بتوانند وظایف خارج از محدوده تخصصی خود را انجام دهند. این الگو بویژه برای صنایع تولیدی مناسب است؛ زیرا در این صنایع، مرزهای مصنوعی، محدودیتی برای توانایی مدیریت در جابجایی بهینه کارکنان هستند که این مسئله به ویژه در مرزهای میان بخش های تولید و نگهداری و همچنین در درون بخش های تولید و نگهداری وجود دارد.
البته این الگو برای بخش خدمات نیز مورد استفاده قرار می گیرد. انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای بویژه برای آن دسته از بخشهای خدماتی بکار می رود که هدف در آن شرکت، ارائه انواع خدمت به مشتریان در یک محل می¬باشد. در این شرایط کارکنان باید نسبت به کالاها و خدمات شرکت آشنایی و شناخت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال در شرکتهای بیمه، کارکنان ممکن است مجبور شوند با انواع مختلف بیمه اعم از بیمه منزل، اتوموبیل و ... آشنایی پیدا کنند.
انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای می تواند از بالا به پایین، از پایین به بالا و یا به صورت افقی باشد: مثلا انعطاف پذیری برای یک کارگر تولیدی می تواند شامل انجام وظایف همکارش در زمان غیبت وی باشد و یا انجام خدمات نگهداری ماشین آلات بجای اینکه به متصدی مربوطه اطلاع دهد. انجام برخی کارهای گروهی نیز می تواند باعث بوجود آمدن انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای در شرکت شود؛ زیرا در این شرایط، هر یک از کارکنان در زمینه های دیگر نیز تبحر پیدا می کنند، اما در عین
حال می توانند وظایف اصلی خود را نیز انجام دهند.
نتایج تحقیقات انجام شده در انگلیس نشان می دهد که انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای در شرکتها به صورت فراگیر و گسترده مورد استفاده قرار می¬گیرد که علت آن را می¬توان تغییر از وضعیتی که وظایف به طور دقیق تعریف شده¬اند و مسئولیت¬ها کاملا مشخص شده¬اند به وضعیتی که تنها نحوه دستیابی به اهداف به طور کامل بیان می¬شود، دانست. نمودار زیر نشانگر این شرایط است؛ به طوری که بخش مرکزی کلاه، نشانگر بخش اصلی کار و حاشیه کلاه نشان دهنده بخ
شکل 2-1. تغییر وضعیت از شغل به نقش
Source: Reilly, P. (2001). Flexibility at Work, p.29
در شکل فوق، وضعیت اول، کلاه لبه¬دار و وضعیت دوم کلاه اسپانیایی نام دارد. در هر دو وضعیت، بخش مرکزی کلاه که نشانگر بخش اصلی و دایمی کار است، با رنگ تیره نشان داده شده است و حاشیه کلاه که نشانگر بخش انعطاف¬پذیر کار است با رنگ روشن مشخص شده¬است. در وضعیت اول وظایف و مسئولیت های افراد به کار کامل مشخص شده اند و تنها بخش محدودی از کار قابل انتقال می باشد. اما در وضعیت دوم، تنها نحوه رسیدن شرکت به اهدافش به طور کامل مشخص شده است و به افراد اجازه داده می شود تا بخش عمده ای از وظایف را برای رسیدن به این اهداف انجام دهند.
انواع روشهای انعطاف پذیری وظیفه ای
به طور کلی دو نوع انعطاف پذیری وظیفه ای وجود دارد؛ یکی جایگزینی کامل کار است که
شامل جابجایی کارکنان در مشاغل مختلف و انجام سایر مشاغل در صورت نیاز می¬باشد و دیگری رویکرد شکستن و ازبین رفتن مرزها است که شامل مشترک بودن بخشهایی از مشاغل مختلف می¬باشد به طوری که وظایف از یک فرد به فرد دیگر منتقل می¬شوند ـ به جای اینکه افراد از یک شغل به شغل دیگر منتقل شوندـ . به عنوان مثال در یک هتل زمانی جایگزینی کامل کار صورت می گیرد که یک پیشخدمت رستوران برای یک روز کامل به کافه منتقل شو
د و رویکرد حذف مرزها زمانی اتفاق می افتد که یک پیشخدمت رستوران، در بعداز ظهر که زمان اضافی دارد و هنوز زمان شام فرا نرسیده است، در کافه به دیگران کمک نماید. نوع اول انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای نیازمند آموزش برنامه¬ریزی شده است در حالی که نوع دوم انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای بیشتر بنیادی و تحولی است.
رویکرد برنامه ریزی شده
بر اساس این روش، در شرکت، از قبل برنامه ریزی شده است که در زمانهای مشخص، تعداد خاصی از کارکنان از یک بخش به بخش دیگر منتقل گردند. اقدامات لازم برای بکارگیری الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای از قبل برنامه ریزی شده به صورت زیر قابل تعریف است
- تعیین میزان نیاز به جایگزینی
- تعیین وظایفی که باید در آنها جایگزینی صورت گیرد
- تعیین سطوح جایگزینی
- آموزش مورد نیاز برای دستیابی به سطح جایگزینی مورد نظر
به عنوان مثال در یک هتل از یک سو باید میزان نیاز به جا
یگزینی میان رستوران و کافه و یا میان سایر بخشها مشخص شود و از سوی دیگر باید مشخص شود که در کدام شغلها باید جایگزینی انجام گیرد. همچنین باید میزان مهارتهای مورد نیاز برای هر کدام از کارکنان نیز تعیین گردد. زیرا در این شرایط است که می¬توان تعیین نمود که چه تعداد از کارکنان رستوران باید آموزش¬های لازم برای کار در کافه را ببینند و چه تعداد از کارکنان بخش کافه باید آموزش¬های لازم برای کار در رستوران را ببینند. سپس جزئیات برنامه های آموزشی و فرایند ها و رویه های آمورش تعیین می¬گردد.
رویکرد حذف مرزها
ایلس (1996) معتقد است که یکی از روشهای انعطاف¬پذیری که بیشتر مورد توجه قرار گرفته است، شکستن مرزهای مشاغل و فراهم نمودن فرصت برای کارکنان به منظور استفاده از مهارتهای مختلف ـ بویژه در تکنولوژی پیشرفته استخدام در گروهها ـ می¬باشد.
بر اساس رویکرد حذف مرزها ، انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای یک استراتژی است که نوسانات عرضه نیروی کار را کاهش می¬دهد. همچنین توسعه انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای نیازمند افرادی است که از یک سو گرایش زیادی به انجام کارهای تخصصی شرکت داشته باشند و از سوی دیگر این افراد بیشتر، خود را کارمند شرکت بدانند تا اینکه کارمند یک بخش خاص از شرکت. محققان معتقدند که رویکرد بنیادی بسیار اثربخش¬تر از رویکرد از قبل برنامه¬ریزی شده است؛ زیرا این رویکرد از درون به مرزها و موانع حمله می¬کند.
اولین حالت بیان شده در فوق (رویکرد برنامه¬ریزی شده)
نیاز به بررسی دقیق¬تر دارد. در اینجا دو سؤال مطرح می¬شود : اول اینکه اگر انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای یک راه حل است، آیا می¬توان میزان نیاز شرکت به آن را تخمین زد؟ و دوم اینکه مناسب ترین راه برای شروع بکارگیری انعطاف¬پذیری وظی
فه¬ای در یک شرکت و تقویت نمودن آن در شرکت کدام است؟
آیا می توان میزان نیاز به انعطاف پذیری وظیفه ای را
تخمین زد؟
برای پاسخ به این سؤال ، باید در عمل آن را مورد بررسی قرار داد. به طور کلی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای به معنی تاکید بر وظایف مدیریت در هنگام مواجهه با تغییرات روزانه است که یکی از رویکردهای مهم برای پاسخگویی به انواع مشکلات مربوط به تغییرات روزانه، طراحی یک سیستم اطلاعاتی برای افزایش سرعت عمل مدیریت در پاسخگویی صحیح به شرایط محیطی می¬باشد. به طور کلی روزانه تغییراتی در محیط اتفاق می¬افتد و
مدیریت باید توانایی نشان دادن واکنش صحیح نسبت به آن تغییرات و سازگاری با شرایط را داشته باشد، در این شرایط، سیستم اطلاعاتی نیز باید بتواند کمبود و مازادهای روزانه را پیش بینی نماید . باید توجه داشت که اگر انجام تغییرات فقط برای آینده امکان پذیر باشد، سیستم اطلاعاتی باید توانایی توصیف تغییرات موجود بین روزها را نیز داشته باشد.
اصول جایگزینی:
در ساده ترین حالت، انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای به معنی در اختیار داشتن کارکنان چند مهارته است به طوری که بتوانند در صورت نیاز بین مشاغل و وظایف مختلف جابجا شوند. بنابراین یکی از مسائل مهمی که وجود دارد این است که تا چه اندازه یک کارمند می تواند در یک شغل جایگزین کارمند دیگری شود. اصول راهنما برای جایگزینی می تواند تحت تاثیر رابطه میان فناوری و بازار نیروی کار باشد. از سوی دیگر جایگزینی می تواند بر استاندارهای کیفیت تاثیر گذاشته و باعث کاهش کیفیت شود. بنابراین باید تمامی این مسایل را مورد توجه قرار داد.
توانایی یک شرکت در جایگزینی یک فرد به جای دیگری تحت تاثیر عوامل زیر است:
ارائه آموزش بیشتر توسط شرکت
وجود مشاغل زیادی در شرکت که نیازمند مهارتهای تخصصی نباشند
حداقل وابستگی شغل به دانش و تخصص گذشته فرد
توانایی دستیابی به اطلاعات و دانش بیشتر از طریق جایگزینی افراد
شرکت شما تا چه اندازه به انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای نیازمند است؟
برای این منظور، باید دو مفهوم را مورد بررسی قرار داد که این دو مفهوم شامل ظرفیت انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای مورد نیاز و میزان سطوح انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای است. میزان انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای مورد نیاز شرکت به میزان نوسانات (تغییرات) درون سیستم بستگی دارد؛ به عبارت دیگر تفاوت میان عرضه و تقاضای نیروی کار، راهنماهایی برای تعیین میزان انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای مورد نیاز هستند. برای تعیین ظرفیت مور
د نیاز انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای ، شرکت باید توانایی لازم برای پیش بینی نوسانات عرضه و تقاضای نیروی کار را داشته باشد که این به عنوان مقیاسی برای کل تعدیلات مورد نیاز در یک دوره زمانی خاص، بکار می رود.
دومین مفهوم شامل سطوح انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای است. فرض کنید که شرکتی دارای 10 رسته شغلی باشد؛ در صورتی که هر فرد در شرکت بتواند تمامی 10 شغل را انجام دهد، انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای به طور کامل انجام می شود. البته نیازی نیست که انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای تا این اندازه و به طور کامل مورد استفاده قرار گیر
د؛ بلکه می-توان استراتژی¬ای در مورد انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای اتخاذ نمود که بر اساس آن هر فرد بتواند یک یا چند شغل دیگر را نیز انجام دهد.
محاسبه ظرفیت انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای در یک شرکت به تعداد تعدیلاتی که مدیر می¬تواند در برخورد با تغییرات محیطی انجام دهد، بستگی دارد. یک فرمول مناسب برای تعداد تغییرات بالقوه عبارت است از:
nPR = تعداد تغییرات ممکن
n = تعداد کل کارکنان
r = تعداد سطوح جایگزینی
مزایای انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای
انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای دارای مزایای زیادی برای کارکنان و کارفرمایان می¬باشد و شرکت را برای پاسخگویی به تغییرات آینده توانا می سازد. استفاده از الگوی انعطاف-پذیری وظیفه¬ای باعث افزایش توانایی کارفرما برای استفاده از روشهای استخدام بهتری و ایجاد انباره ای از کارکنان شایسته و مهارتهای مناسب در شرکت می گردد که افزایش انباره¬ای از مهارتها باعث ایجاد انعطاف¬پذیری بیشتر در نیروی کار شده و در نتیجه منجر به کاهش هزینه نیروی کاری و بهبود کارایی و بهره وری شرکت می گردد. به علاوه، همزمان با اینکه افراد در سطوح پایین شرکت دارای مهارتهای متنوع میگردند، این امر می تواند منجر به کاهش نیاز به نظارت بر کارکنان و یا کاهش هزینه های غیر مستقیم کارکنان گردد.
از سوی دیگر احتمال می رود که انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای باعث افزایش جنبه های انسانی در کار شود، امنیت شغلی بیشتری را برای کارکنان فراهم نماید و جذابیت شغل و امکان برخورداری بیشتر کارکنان از مشاغل گوناگون را به دنبال داشته باشد.
در رابطه با هزینه ها، شرکت باید تصمیم بگیرد که برای چه مشاغلی نیاز به توسعه مهارتهای کارکنان دارد و همچنین باید تصمیم بگیرد که از چه راهی ،
سیاستهای مدیریت بر کارکنان باید از این سرمایه گزاری ها حمایت نماید. به عنوان مثال باید سیاستهای مربوط به توسعه بازار داخلی نیروی کار را تعیین نماید. سیکز و همکاران معتقدند انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای از راههای زیر می تواند باعث کاهش هزینه ها گردد:
- ادغام وظایف: این ادغام می تواند به صورت افقی(کارکنان
می توانند با چرخش در مشاغل گوناگون، وظایف گوناگونی را انجام دهند) و یا عمودی باشد
- افزایش مهارت کارکنان(کارکنان چند مهارته): به گونه ای که بتوانند عملیات کنترل کیفیت، نگهداری و هدایت تجهیزات تولیدی را انجام دهند
- تاکید بر مسئولیت پذیری:به گونه ای که مسئولیت نظارت و سرپرستی، میان اعضای گروه تقسیم شود.
رویکردهای پیشنهادی برای بکارگیری الگوی انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای در ساختار شرکت
برخی رویکردهای پیشنهادی برای بکارگیری انعطاف¬پذیری وظیفه¬ای در ساختار شرکت عبارتند از:
عدم تمرکزو مسطح نمودن ساختار شرکت ( به منظور نزدیکی به فعالیتها)
تقسیم بندی سلولی ( با تاکید بر تساوی قدرت)
جداسازی نیروی کاری پیر از جوان ( به منظور افزایش وضوح و شفافیت فرهنگی و حمایت از آن)
شرکتهای ماتریسی (به منظور ایجاد نقش های دوگانه و چندجانبه)
شرکتهای شبکه ای
کارآفرینی، یادگیری سازمانی و ایجاد شایستگی ها و
مهارتهای چندگانه ادغام شده توسط مکانیزم های نیرومند
نتیجه گیری
امروزه با توجه به تغییرات غیرقابل پیش بینی و بازارهای رقابتی بین المللی، یکی از مسائل مهم این است که با توجه به تغییر محصولات و شیوه های تولید، کارکنان توانایی ایجاد تغییرات لازم در خود به منظور هماهنگی با تغییرات صورت گرفته را داشته باشند که این امر از طریق جابجایی کارکنان در مشاغل و وظایف گوناگون و به طور کلی از طریق بکارگیری الگوی انعطاف پذیری وظیفه ای صورت می پذیرد.
انعطاف پذیری وظیفه ای دارای دو رویکرد برنامه ریزی شده و حذف مرزها است که در این مقاله، رویکرد برنامه ریزی شده مورد بررسی قرار گرفته است. زیرا به علت سرعت زیاد نوسانات محیطی، یکی از راههای که به شرکتها برا غلبه بر این نوسانات کمک می نماید، پیش بینی میزان نیاز به استفاده از این الگو است. بنابراین به طور کلی به علت
تغییرات شدید محیط، تنها روش مناسب برای تخمین میزان نیاز به انعطاف¬پذیری وظیفه-ای، تعیین ظرفیت پوشش تمامی تعدیلات شناخته شده است. البته بدون پیش بینی¬های لازم درباره نوسانات موجود و اطلاع مدیریت از آنها، نمی توان این رویکرد را به طور اثربخش اجرا نمود. بنابراین نیاز زیادی به توسعه سیستم¬های اطلاعاتی وجود دارد؛ زیرا می¬توانند داده¬های مناسب و به موقع برای برنامه¬ریزی و پیش¬بینی عملیات تولید فراهم نمایند.
