دانلود مقاله بررسی حسابداری موسسات خدماتی

بخشی از مقاله

بررسي حسابداري موسسات خدماتي

مقدمه :
نوعي سيستم باز است که دراين سيستم رويدادهاي مالي به عنوان ورودي ها وارد سيستم شده وپردازش مي‌شوند و پس از کنترل خروجي هاي آن درغالب گزارشهاي مالي ارائه ميگردند.
پردازش درسيستم مالي يا حسابداري يعني تشخيص،تجزيه تحليل ، ثبت و طبقه بندي و تلخيص رويدادهاي مالي است و بازخورد آن اثري است که بر استفاده کنندگان از صورتهاي مالي مي‌گذارد.
و کنترل آنرا حسابرسي گويند.

اجزاي سيستم مالي:
1) نيروي انساني
2) ابزارآلات و تجهيزات لازم
3) مجموعه فرمها و دفاتر
4) مجموعه دستورالعملها، روشها، قوانين و مقررات و ا

ستاندارهاي حسابداري و حسابرسي.
5) بودجه و اعتبار لازم
6) مکان (محل استقرار)
7) کنترل و نظارت
نيروي انساني:
مديرمالي
سرپرست بلافصل: معاون اداري مالي
شرايط احراز: حداقل ليسانس مالي يا مرتبط با ليسانس مالي.
وظايف:
1) نظارت بر پرسنل زيرمجموعه
2) تعيين بهترين روشهاي تامين مالي
3) تامين مالي بهينه
4) تجزيه تحليل صورتهاي مالي وارائه گزارشهاي مالي موردي و ساليانه
5) تعيين بهترين ترکيب دارايي
6) تعيين بهترين اندازه شرکت
7) تعيين بهترين ساختار سرمايه
8) به حداکثر رساندن نرخ رشد سودآوري

9) به حداکثر رساندن سود شرکت
10) تعيين نرخ استهلاک داراييهاي مشهود و نامشهود بادوام
11) بودجه بندي و ارائه بودجه ساليانه و اخذ تصميم آن از مجمع عمومي
12) تهيه پيش نويس پيشنهاد تقسيم سود براي مجمع عمومي
13) تصميم سازي براي مديران داخلي
14) تعيين روش مناسب افزايش سرمايه

15) مقايسه شرکت با ساير شرکتهاي مشابه و تهيه گزارشهاي لازم درمورد محيط اقتصادي
16) انجام ساير امور مربوط به مديريت مالي از مقامات مافوق
رئيس حسابداري:
سرپرست بلافصل: مدير مالي
شرايط احراز: ليسانس حسابداري
وظايف:
1) تهيه گزارشهاي لازم براي مقام مافوق
2) نظارت بر وجوه نقد صندوق به طور مستمر و روزانه
3) نظارت بر تهيه و تنظيم ليست حقوق و مزاياي کارکنان
4) نظارت بر فرمهاي حسابداري انبار
5) نظارت بر تهيه و تنظيم تراز آزمايشي
6) نظارت بر تحرير دفاتر
7) نظارت بر اموال و گزارشهاي اموال
8) همکاري در تهيه مغايرتهاي بانکي و صورتحساب مشتريان و فرو

شندگان
9) تعيين ميزان اعتبار تامين کنندگان کالا و مشتريان
10) تهيه گزارشات موجودي وجوه نقد به طور روزانه و مستمر و ارائه به مقامات مافوق
11) همکاري در تهيه صورتهاي مالي ميان دوره اي و پايان دوره اي
12) تهيه مکاتبات مالي با سازمانهاي تامين اجتماعي و دارايي
13) تهيه اظهار نامه مالياتي
14) ايجاد ارتباط باسازمانهاي دولتي از نظر حل و فصل مسائل کار بيمه و ماليات
15) ساير امور مروط به شغل طبق دستور مقام مافوق
حسابدار:
سرپرست بلافصل: رئيس حسابداري
شرايط احراز: فوق ديپلم حسابداري
وظايف:
1) انجام امور مربوط به صندوق
2) انجام امور مربوط به ليست حقوق و دستمزد
3) انجام امور مربوط به حسابداري انبار
4) انجام امور مربوط به دريافت و پرداخت
5) صدور اسناد و ثبت دفاتر
6) انجام امور مربوط به امور بانکي
7) تهيه تراز آزمايشي
8) تهيه صورتهاي مالي ساليانه
9) ساير امور مربوط
کمک حسابدار:
سرپرست بلافصل: حسابدار
شرايط احراز: ديپلم حسابداري

وظايف:
1) کمک در تهيه کارتهاي کارگري و پرسنلي
2) بايگاني اسناد
3) همکاري در تهيه گزارشات مالي
4) ساير امور به شغل و دستورات مافوق

مدير انبار:
سرپرست بلافصل: معاون اداري مالي
شرايط احراز: ليسانس يا فوق ديپلم

وظايف:
1) برنامه ريزي نيروي انساني انبار
2) هماهنگي با امور مالي دررابطه با موجودي کالا
3) برنامه ريزي و ارائه بودجه سرمايه اي انبار
4) نظارت بر ورود و خروج کالا
5) نظارت بر کدينگ و چيدمان کالا
6) نظارت در تهيه گزارشات ادواري و مستمر

7) سرپرستي در انبار گرداني ساليانه
8) ساير امور مربوط به شغل و دستور مقام مافوق
فرم :
درسيستم حسابداري براي انجام کنترلهاي داخلي ومستندسازي رويدادهاي مالي تعدادي فرم مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
ويژگيهاي انواع فرمهاي مورد استفاده:
بايد توجه داشت که در طراحي سيستم حسابداري براي استفاده ا

ز فرمها موارد زير بايد رعايت شود.
1) فرمها براساس سوابق و مدارک و فعاليت شرکت طراحي شود.
2) در طراحي فرمها اصول کلي طراحي بايستي رعايت شوند، مثلا با توجه به ابعاد استاندارد کاغذ چاپ فرمها به نحوي طراحي شوند که حاشيه بايگاني براي آن در نظر گرفته

شود.
3) در طراحي نسخ اضافي فرمها (نسخه1 ، نسخه2 ...) استفاده از رنگ خاص نبايد ملاک عمل قرار گيرد. البته استفاده از رنگها براي تفکيک مدارک درصورتيکه همگن باشند کارايي خواهد داشت.
4) در تعداد سفارش چاپ حجم فعاليت سالانه بايد درنظر گرفته شود.
5) هيچ فرمي قبل از تست آزمايشي نبايد سفارش چاپ دائمي داده شود.

6) براي هرفرم شماره و رمز خاصي در نظر گرفته شود تا از موارد احتمالي سوء استفاده جلوگيري شود.
7) درمحاسبه هزينه هاي چاپ وتکثير صرفه جوييلازم بعمل آيد.
8) شماره سريال چاپي درنظر گرفته شود و به ترتيب شماره در اختيار مصرف کنندگان قرار بگيرد.
انواع فرمها:
1) فرم رسيد صندوق (دريافت وجه نقد)
2) فرم پرداخت وجه صندوق
3) فرم اسناد واگذاري به بانک

4) فرم اسناد پرداختني
5) فرم دريافت اسناد دريافتني
6) فرم صدور چک
7) فرم دستور پرداخت
8) فرم حواله وجه

9) فرم رسيد انبار
10) فرم حواله انبار
11) گزارش عمليات صندوق
12) ليست حقوق و مزايا
فرم رسيد صندوق:

اين فرم هنگام دريافت وجه نقد در دونسخه صادر مي‌شود. نسخه اول به پرداخت کننده وجه تحويل مي‌گردد و نسخه دوم مربوط به صندوق است که در هنگام ارائه گزارش صندوق: روزانه،هفتگي و... ضميمه شده و به حسابداري تحويل مي‌گردد.
شرح اجزاء اين فرم:

شماره سريال: شماره اي که درهنگام چاپ روي برگها چاپ مي‌شود.
شماره دفتر صندوق: شماره اي که پس از ثبت دفتر صندوق توسط صندوقدار روي آن درج مي‌شود.
تاريخ: تاريخ صدور رسيد است.
مبلغ: مبلغي که توسط صندوق دريافت مي‌شود.
بابت: وجه دريافتي از چه موردي است.
از: شخصي که وجه از او دريافت مي‌شود.

دريافت کننده وجه: شخصي که وجه را دريافت مي کند (صندوقدار)
تائيد کننده: کسي که اجازه ميدهد اين وجه دريافت شود.
فرم ورود کالا به انبار:
اين فرم هنگامي که کالا به انبار وارد مي‌شود توسط انباردار در سه نسخه تهيه مي‌شود.
نسخه اول حسابداري

نسخه دوم انبارداري
نسخه سوم بصورت جداگانه بايگاني مي‌شود
روش کاربرد:
اين فرم حتما بايد داراي شماره سريال چاپي با سربرگ و تاريخ باشد.
پس از تائيد مجوز خريد کالا از انبار صادر مي‌شود.
در صورتيکه کالا از سفارش خاصي در چند مرحله وارد انبار مي‌شود شماره سفارش در اين محل نوشته مي‌شود.

سند حسابداري:
فرمي است که رويدادهاي مالي درزمان وقوع درآن ثبت مي‌شود.
اين فرم از روي مدارک رويداد مالياز قبيل صورتحساب، فاکتور، صورت وضعيت، قبض انبار و ... توسط حسابدار صادر مي‌شود و پس از امضا جهت تاييد به مدير مالي ارائه مي‌شود و پس از تصويب نهايي جهت ثبت در دفتر روزنامه، در زونکني به ترتيب تاريخ و ش

ماره سند بايگاني مي‌شود.
کدگذاري حسابها:
به اين صورت است که حسابهاي کل داراي کدي 3رقمي هستند به عنوان مثال: 111 نشانگر حساب صندوق است.
اول: دارائيها
دوم: دارائيهاي جاري
سوم: اولين دارايي جاري
گروه دارائيها
1- دارائيهاي جاري
2- دارائيهاي ثابت
3- دارائيهاي نامشهود

4- ساير دارائيها
دارائيهاي جاري:
111 صندوق
112 بانک
113 تنخواه گردانها

114 بدهکاران تجاري
115 بدهکاران غيرتجاري
116 اسناد دريافتني
117 موجودي کالا
118 سرمايه گذلري کوتاه مدت
119 ساير دارائيهاي جاري

دارائيهاي نامشهود:
131 امتيازات
132 سرقفلي
133 هزينه هاي قل از بهره برداري
134 هزينه هاي تاسيس

139 ساير دارائيهاي نامشهود

ساير دارائيها:
141 طرحهاي درجريان ساخت يا ايجاد
142 وام هاي دريافتني بلند مدت

143 سرمايه گذاريهاي بلند مدت
149 ساير دارائيها
گروه بدهي ها
1- بدهي ها جاري

2- بدهي هاي بلند مدت
3- ساير بدهي ها
بدهي هاي جاري:
211 بستانکاران تجاري
212 بستانکاران غير تجاري
213 اسناد پرداختني تجاري
214 اسناد پرداختني غير تجاري

215 پيش دريافتها
216 وامهاي کوتاه مدت پرداختني
219 ساير حسابهاي پرداختني
بدهي هاي بلندمدت:
221 وامهاي پرداختني بلندمدت
222 اسناد پرداختني بلندمدت

223 بستانکاران تجاري بلندمدت
229 ساير بدهيهاي بلندمدت
سايربدهي ها:
231 ذخيره بازخريد سنوات کارکنان
گروه حقوق صاحبان سرمايه (سهام)
1- سرمايه رسمي
2- سرمايه غير رسمي
سرمايه رسمي:
311 سرمايه رسمي‌پرداخت شده
312 سرمايه رسمي تعهد شده
سرمايه غير رسمي:
321 سرمايه مازاد پرداخت شده
322 صرف / کسر سهام
323 سود انباشته
324 سود و زيان سال جاري
325 اندوخته قانوني

326 اندوخته عمومي
گروه حسابهاي موقت درآمد
1- درآمدهاي عملياتي 2- درآمدهاي غيرعملياتي
درآمدهاي عملياتي:
411 درآمد حاصل از خدمات
419 ساير درآمدهاي عملياتي

درآمدهاي غيرعملياتي:
421 سود سپرده هاي بانکي
422 کارمزدهاي دريافتي غيرعملياتي
429 ساير درآمدهاي غيرعملياتي
گروه حسابهاي موقت هزينه
1- هزينه هاي عملياتي 2- هزينه هاي غيرعملياتي
هزينه هاي عملياتي:
511 هزينه هاي پرسنلي
512 هزينه هاي اداري تشکيلاتي
519 سايرهزينه هاي عملياتي
هزينه هاي غيرعملياتيک

521 هزينه هاي مالي مربوط به سپرده ها
522 کارمزدهاي پرداختي
523 حق العمل هاي پرداختي غيرعملياتي
529 ساير هزينه هاي غير عملياتي
گروه حسابهاي موقت رابط
1- تراز اختتاميه و افتتاحيه 2 -حسابهاي موقت رابط عملکرد مشتريان
611 تراز افتتاحيه
612 تراز اختتاميه
گروه حسابهاي انتظامي و طرف حساب آنها
711 اسناد وکالاي اماني ديگران نزدما
712 تضمينات
713 ظروف

714 اسناد و کالاي اماني ما نزدديگران
721 طرف اسناد و کالاي اماني ديگران نزد ما
722 طرف حساب تضمينات
723 طرف حساب ظروف
724 طرف حساب اسناد و کالاي اماني ما نزدديگران
دستورالعمل آماده سازي اطلاعات مالي براي استقرار سيستم

حسابداري:
1) جمع آوري اطلاعات کلي اساسنامه تاسيس شرکت ، سهامداران يا شرکاء، تاريخ تاسيس، نوع فعاليت و....
2) جمع آوري اطلاعات مالي خريدها و فروشها و اموال و تجهيزات و مدارک بانکها و ...
3) دسته بندي و طقه بندي اطلاعات بر حسب نوع، گروه، ماهيت و کاربرد.
4) صورت رداري از اموال و تهيه ليست فيزيکي اموال و دارائيهاي شرکت.
5) طبقه بندي و دسته بندي براي صورتهاي تهيه شده در رديف 4.
6) تطبيق صورتهاي تهيه شده ا اطلاعات موجود رديف3.
7) استخراج مغايرتها و تکميل و مستندسازي دارائيها و بدهيها و سرمايه.
8) بايگاني فني مدارک مالي به ترتيب تاريخ وقوع.
9) تهيه تراز افتتاحيه ( موقت – دائمي )
10) استقرار سيستم حسابداري ( نرم افزار)

11) آزمايش سيستم ( طي دوره آزمايش)
12) انجام فعاليت جاري شرکت.
گروه تحصيلي اداري مالي
بنگاه اقتصادي:
درعلم اقتصاد، عوامل اقتصادي مختلفي در اختيار افراد يا گروه هايي قرار دارد كه با تركيب اين عوامل به توليد كالا يا انجام خدمات مي‌پردازند. اين افراد يا گروهها را بنگاه اقتصادي مي نامند.
رويدادهاي اقتصادي يا مالي:
وقايعي هستند كه با خريد، توليد، توزيع و فروش و ارائه خدمات با فعاليت هايي مانند وام گرفتن و وام دادن سر و كار دارند.
تعريف حسابداري:

عبارت است از: شناسائي، اندازه گيري، ثبت و گزارش اطلاعات اقتصادي براي استفاده كنندگان به گونه اي كه امكان قضاوت و تصميم گيري آگاهانه براي آنها فراهم شود.
اطلاعات حسابداري:
خلاصه اطلاعات مربوط به رويدادهاي مالي مؤثر بر يك واحد اقتصادي خاص مي‌باشد.
شخصيت حسابداري:
واحد اقتصادي مشخص و جداگانه اي است كه اطلاعات و گزارشهاي حسابداري فقط در مورد آن تهيه مي‌شود.

رابطه اطلاعات حسابداري و تصميم گيري
انواع واحدهاي اقتصادي:
مؤسسات جدا و مستقلي هستند كه با تركيب عوامل مختلف اقتصادي منافع مالكين خود را دنبال مي‌كنند. از لحاظ مالكيت، شكل حقوقي و نوع فعاليت به شكل زير طبقه بندي مي‌شوند.
واحدهاي اقتصادي از نظر مالكيت به سه نوع تقسيم مي‌شوند:

1- واحدهاي عمومي: به طور مستقيم يا غير مستقيم در مالكيت دولت يا ساير نهادهاي عمومي قرار دارند. سازمان تأمين اجتماعي نمونه اي از اين واحدها مي‌باشد.
2- واحدهاي تعاوني: به منظور رفع نيازمندي هاي مشترك و بهبود وضع اقتصادي و اجتماعي اعضاي آن از طريق خريداري، كمك و همكاري متقابل تشكيل شده و در مالكيت اعضا قرار دارند. مانند شركتهاي تعاوني.
3- واحدهاي خصوصي: اين واحدها به يك يا چند نفر تعلق دارند و متعلق به بخش عمومي نيستند. مانند فروشگاهها.

واحدهاي اقتصادي از نظر هدف فعاليت به دو دسته تقسيم مي‌شوند:
۱ -واحدهاي انتفاعي: هر واحد اقتصادي كه با هدف سود و منفعت مادي تشكيل شود واحد انتفاعي نام دارد.
2- واحدهاي غير انتفاعي: هر واحدي را كه هدف از تشكيل آن كسب منفعت مادي براي مالكان آن نباشد واحد غير انتفاعي گويند.
واحدهاي اقتصادي از نظر نوع فعاليت به سه دسته تقسيم مي‌شوند:
1- واحدهاي خدماتي: واحدهايي هستند كه خدماتي به مشتريان ارائه مي‌كنند و معمولاً در قبال ارائه خدمات منفعت كسب مي‌كنند. مانند بانكها و هتلها.
2- واحدهاي بازرگاني: به خريد و فروش مواد خام، فرآورده ها و كالاها اشتغال دارند. مانند فروشگاهها.
3- واحدهاي توليدي: با استفاده از عوامل توليد به ساخت كالاهاي اقتصادي مي‌پردازند.
واحدهاي اقتصادي از نظر تعداد مالك به دو دسته تقسيم مي‌شوند:

1- واحدهاي انفرادي: مالكيت آنها به يك نفر تعلق دارد؛ مانند فروشگاهها، مغازه ها.
2- واحدهاي غير انفرادي: افراد، سرمايه هاي كوچك خود را با يكديگر جمع مي‌كنند و واحدهاي بزرگتري را تشكيل مي دهند. مانند شركتها.
دارائي ها:
منابع اقتصادي متعلق به يك واحد اقتصادي كه انتظار مي‌رود در آينده منفعتي را براي

دارائي هاي واحد اقتصادي = حقوق مالي اشخاص نسبت به دارائي هاي واحد اقتصادي

حقوق مالي اشخاص:
حقوق مالي اشخاص نسبت به دارائي هاي واحد اقتصادي شامل حقوق مالي مالك و حقوق مالي طلبكاران است.
بدهي:
حقوق مالي اشخاص غير از مالك نسبت به دارائي هاي يك واحد اقتصادي را بدهي گويند.
سرمايه:
حق يا ادعاي مالك يا مالكين نسبت به دارائي هاي يك واحد اقتصادي را، سرمايه گويند.
معادله حسابداري دارائي = بدهي + سرمايه
انواع دارائي ها:
1- نقد و بانك: از مهم ترين دارائي هاي واحد اقتصادي كه براي خريد كالاها و پرداخت بدهي ها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
2- حساب هاي دريافتني: واحدهاي اقتصادي در قبال ارائه يا فروش دارائي به طور

نسيه، از ديگران طلبكار مي‌شوند. اين قبيل دارائي ها را حساب هاي دريافتني گويند.
3- ملزومات: شامل كالاها و اجناسي است كه در جريان فعاليت هاي واحد اقتصادي خريداري و به مصرف مي‌رسد.
انواع بدهي ها:
1- حساب هاي پرداختي: اين نوع بدهي در ازاي خريد نسيه دارائي يا خدمات از ديگران ايجاد مي‌شود.
2- وام پرداختي: اين نوع بدهي در ازاي دريافت وام از مؤسسات اعتباري نظير بانكها ايجاد مي‌شود.
اهميت معادله حسابداري
حسابداران براي اينكه رويدادهاي مالي مربوط به يك واحد اقتصادي را ثبت و سپس اطلاعات حسابداري را به طور مناسب گزارش كنند؛ بايد:
1- رويدادهاي مالي مؤثر بر واحد اقتصادي را شناسائي كنند.
2- ميزان تأثير هر رويداد مالي را بر اجزاي معادله حسابداري ارزيابي و اندازه گيري نمايند.
مثال ۱: رويداد مالي زير در تعميرگاه تلويزيون ماهر طي دو ماهه ابتداي سال 1371 انجام شده است .آقاي ماهر در فروردين ماه سال ۱۳۷۱ تصميم به تأسيس تعميرگاه تلويزيون گرفت. ابتدا اقدام به دريافت پروانه كسب كرده، سپس در ۱٥ فروردين در بانك، حساب جاري را به نام تعميرگاه ماهر افتتاح مي‌كند و مبلغ
30000000 ريالبه عنوان سرمايه تعميرگاه به آن حساب واريز مي نماد.

تجزيه و تحليل:
با تأسيس تعميرگاه تلويزيون ماهر، يك واحد اقتصادي كه به آقاي ماهر، تعلق دارد با شخصيت حسابداري مستقل از آقاي ماهر ايجاد مي‌شود و با افتتاح حساب جاري و واريز 30000000 ريال به اين حساب، تعميرگاه ماهر صاحب يك قلم دارائي به نام نقد و بانك مي‌باشد.

ترازنامه:
صورتحسابي است كه دارائي ها و بدهي ها و سرمايه ي مالك يك واحد اقتصادي را، در يك تاريخ معين نشان مي دهد. معمولاً در تهيه تراز نامه بايد به نكات زير توجه كرد:
1- نوشتن عنوان: عنوان ترازنامه شامل موارد زير است:
الف) نام واحد اقتصادي ب) نام گزارش يا صورتحساب مالي ج) تاريخ گزارش
2- واحد اندازه گيري: واحد اندازه گيري رويدادهاي مالي، پولي رايج هر كشور است.
3- طرفين ترازنامه: در سمت راست ترازنامه دارائي ها و در سمت چپ بدهي ها و سرمايه مالك نوشته مي‌شود.
4-ترتيب نوشتن دارائي ها: در ترازنامه دارائي ها به ترتيب قابليت تبديل به نقد نوشته مي‌شوند.
5-ترتيب نوشتن بدهي ها: بدهي هاي مختلف واحد اقتصادي به ترتيب تاريخ سررسيد پرداخت در ترازنامه نوشته مي‌شوند.
6- موازنه: ترازنامه منطبق بر معادله حسابداري است. بنابراين هميشه بين جمع دارائي‌ها و جمع بدهي ها و سرمايه مالك توازن وجود دارد.
نمونه اي از يك ترازنامه در شكل زير توضيح داده شده است:
تعميرگاه تلويزيون ماهر
بدهي ها
دارئي ها
حساب هاي پرداختني ٠٠٠/٥٠٠/1 نقد و بانك ٠٠٠/۷٥٠ /٥
وام پرداختني ٠٠٠/٠٠٠/۱٠ حساب هاي دريافتني ٠٠٠/۲٥٠
جمع بدهي ها ٠٠٠/٥٠٠/11 ملزومات ٠٠٠/٥٠٠
سرمايه اثاثه ٠٠٠/٠٠٠/۳
سرمايه آقاي ماهر ٠٠٠/٠٠٠/۳٠ آپارتمان ٠٠٠/٠٠٠/۳۲
جمع بدهي ها و سرمايه ٠٠٠/٥٠٠/٤۱ جمع دارائي ها ٠٠٠/٥٠٠/٤۱
ترازنامه به تاريخ ۳۱/۲/۱۳۷۱
تجزيه و تحليل و ثبت رويدادهاي مالي
حساب:
به منزله پرونده اي مفصل از تغييراتي است، كه در يك دارائي خاص، يك بدهي خاص يا سرمايه صاحب مؤسسه، طي يك دوره زماني رخ مي دهد و ابزار اصلي ثبت و خلاصه كردن اطلاعات مالي است.
براي اينكه امكان دسترسي به اطلاعات موجود در حساب ها آسانتر شود، همه حساب هاي مربوط به يك واحد اقتصادي در يك دفتر خاص به نام «دفتر كل» نگهداري مي‌شود.
ثبت رويدادهاي مالي در حسابها:
براي اينكه اثر هر رويداد مالي را بر اجزاي معادله حسابداري نشان دهيم از شكل حساب T استفاده مي‌كنيم، كه داراي سه قسمت است:
1- عنوان حساب
2- سمت راست يا بدهكار
3- سمت چپ يا بستانكار
قاعده ثبت افزايش و كاهش در حسابها:
عنوان حساب
بدهكار بستانكار
افزايش هر دارائي در سمت راست (بدهكار) حساب آن دارائي، ثبت مي‌شود.

كاهش هر دارائي در سمت چپ (بستانكار) حساب آن دارائي، ثبت مي‌شود.
افزايش هر بدهي و سرمايه مالك در بستانكار حساب مربوط، ثبت مي‌شود.
كاهش هر بدهي مالك در بدهكار حساب مربوط، ثبت مي‌شود.
ارائي ها = بدهي ها + سرمايه مالك

افزايش
دارائيها
بدهكار
مي‌شود كاهش
دارائي ها

بستانكار
مي‌شود كاهش
بدهي ها

بدهكار
مي‌شود افزايش
بدهي ها
بستانكار
مي‌شود كاهش
سرمايه
بدهكار
مي‌شود افزايش
سرمايه
بستانكار
مي‌شود
مثال) در مثال قبل (تعميرگاه تلويزيون ماهر)، رويداد مالي ثبت گرديد و تجزيه و تحليل شد. اكنون از روش ديگري استفاده مي‌كنيم.
رويداد مالي ۱: سرمايه گذاري نقدي آقاي ماهر به مبلغ ٠٠٠/٠٠٠/ 30 ريال
تجزيه و تحليل
قاعده تشخيص
دارائي (نقد و بانك) افزايش يافته است افزايش دارايي، بدهكار مي‌شود بدهكار: نقد و بانك
٠٠٠/٠٠٠/۳٠ ريال
سرمايه مالك افزايش يافته است افزايش سرمايه، بستانكار مي‌شود بستانكار: سرمايه
آقاي ماهر

٠٠٠/٠٠٠/۳٠ ريال

مانده گيري حساب ها:
نخست، ارقام بدهكار و ارقام بستانكار را جداگانه جمع زده، زير هر ستون يادداشت و سپس جمع طرف كوچكتر را از جمع طرف بزرگتر كسر مي‌كنيم؛ به حاصل اين تفريق «مانده حساب» گويند.
ثبت رويدادهاي مالي در مدارك و دفاتر حسابداري
اسناد و مدارك مثبته:
به اسناد و مداركي كه دلالت بر وقوع يك معامله يا رويداد مالي مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته مي‌شود. مانند فاكتور فروش، رسيد بانكي، قبض آب و برق و ......

سند حسابداري:
برگه اي است كه اطلاعات مربوط به يك يا چند رويداد مالي قبل از ثبت در دفاتر حسابداري، در آن نوشته مي‌شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداري دفاتر حسابداري تنظيم مي‌گردد.

دفاتر حسابداري:
كليه رويدادها در دفاتر حسابداري ثبت مي‌شوند. دفاتر حسابداري را مي توان به دو گروه تقسيم كرد:
گروه اول، دفاتر رسمي يا قانوني، شامل دفتر روزنامه عمومي و دفتر كل مي‌باشد و گروه دوم، دفاتر غير رسمي يا كمكي، كه شامل دفاتر تأمين و ساير دفاتر مورد نياز حسابداران مي‌گردد.
1- دفتر روزنامه عمومي: دفتري است كه كليه معاملات و رويدادهاي مالي يك واحد اقتصادي روزانه به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي‌شوند.

مثال) خانم فضيلت اخيراً پس از كسب مجوزهاي لازم اقدام به تأسيس مؤسسه آموزش زبان دانا كرده است و طي آبان ماه ۱۳۷۶فعاليت هاي زير در مؤسسه انجام شده است.
۱۳ آبان ماه – افتتاح حساب جاري شماره 3520 بانك رفاه كارگران شعبه وحدت و واريز 32000000 ريال به اين حساب بابت سرمايه مؤسسه دانا، در قبال واريز اين مبلغ به حساب جاري مؤسسه دانا، بانك يك برگ رسيد بانكي به خانم فضيلت تحويل داد.
۶ آبان ماه – خريد نقدي يك دستگاه آپارتمان به بهاي 30000000 ريال در قبال تحويل چك شماره 21501 مورخ ۶ آبان ماه 1376 به مبلغ 30000000 ريال از حساب جاري مؤسسه دانا، يك برگ رسيد امضا شده از آقاي معتمدي فروشنده آپارتمان دريافت گرديد. همچنين تصويري از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته اين رويداد مالي تهيه شد.
۷ آبان ماه – خريد نسيه مقداري اثاثه از فروشگاه مجيدي به بهاي 3500000 ريال. آقاي مجيدي فاكتور فروش شماره 1703 مورخ 76/7/8 را به مؤسسه دانا تحويل داد.
۸ آبان ماه – آقاي فرشاد، مبلغ 10000000ريال به عنوان وام به حساب مؤسسه دانا واريز كرد. بانك يك برگ رسيد بانكي مبني بر واريز 10000000 به حساب 3520 مؤسسه دانا به آقاي فرشاد تسليم نمود كه ايشان به مؤسسه تحويل داد.
۱۱ آبان ماه – خريد نسيه 7500000 ريال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقاي حسن پور فاكتور فروش شماره 2211 مورخ 76/8/11 براي مؤسسه دانا ارسال كرد.
۱٤ آبان ماه – صدور تحويل چك شماره 21502 مورخ 76/8/14 به مبلغ 3000000 ريال به آقاي مجيدي بابت طلب ايشان از مؤسسه دانا. در قبال تحويل اين چك در همان روز يك برگ رسيد چك دريافت گرديد.
۱۸ آبان ماه – خريدي نقدي550/000 ريال صادر كرد و پس از اخذ رسيد چك آن را به

آقاي كريمي تحويل داد.
مرحله ۱- اين رويداد به شرح زير تجزيه و تحليل مي‌شود.
تجزيه و تحليل
قاعده تشخيص
دارائي (نقد و بانك) افزايش مي يابد افزايش دارائي بدهكار مي‌شود بدهكار: نقد و بانك 3200٠٠٠٠ ريال
سرمايه خانم فضيلت در موسسه دانا افزايش مي يابد افزايش سرمايه بستانكار
مي‌شود بستانكار: سرمايه خانم فضيلت32000000 ريال

مرحله ۲- تنظيم سند حسابداري
شماره ۱ موسسه آموزش زبان دانا شماره صفحه روزنامه ۱
تاريخ ۳/۸/۷۶ سند حسابداري تعداد ضمائم ۱
شرح بدهكار بستانكار
نقد و بانك
سرمايه خانم فضيلت
سرمايه گذاري اوليه خانم فضيلت در مؤسسه آموزش زبان ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
جمع ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
تنظيم كننده مسئول حسابداري مدير مالي
موسسه آموزش زبان دانا
دفتر روزنامه شماره صفحه ۱
شماره سند تاريخ شرح عطف بدهكار بستانكار
۱ ۱۳۷۶
3 ابان ماه نقد و بانك
سرمايه خانم فضيلت
سرمايه گذاري اوليه خانم فضيلت در موسسه
آپارتمان
نقد و بانك
خريد يك دستگاه آپارتمان از آقاي معتمدي به صورت نقد
اثاثه
حسابهاي پرداختني

خريد مقداري اثاثه از فروشگاه مجيدي به طور نسيه
نقد و بانك
وام پرداختني
دريافت وام از آقاي فرشاد
اثاثه
حسابهاي پرداختني
خريد اثاثه به طور نسيه از فروشگاه حسن پور
حسابهاي پرداختني
نقد و بانك
پرداخت قسمتي از طلب آقاي مجيدي
ملزومات
نقد و بانك
خريد ملزومات اداري به طور نقد 1
35 ۳۲٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
۲ 6ابان ماه 20
1 ۳٠٠٠٠٠٠٠ ۳٠٠٠٠٠٠٠
۳ 7 ابان ماه 15
25 ۳٥٠٠٠٠٠ ۳٥٠٠٠٠٠
٤ 8 ابان ماه 1
30 ۱٠٠٠٠٠٠٠ ۱٠٠٠٠٠٠٠
٥ 11 ابان ماه 15

25 ۷٥٠٠٠٠٠ ۷٥٠٠٠٠٠
۶ 14 ابان ماه 25
1 ۳٠٠٠٠٠٠ ۳٠٠٠٠٠٠
۷ 18 ابان ماه 10
1 ٥٥٠٠٠٠ ٥٥٠٠٠٠
نقل به صفحه ۲ ۸۶٥٥٠٠٠٠ ۸۶٥٥٠٠٠٠

دفتر كل:
عبارت است از مجموعه حساب هايي كه براي ثبت و خلاصه كردن اطلاعات مربوط به رويدادهاي مالي يک واحد اقتصادي استفاده مي‌شود. نوشتن دفتر كل بعد از رويدادهاي مالي در دفتر روزنامه انجام مي‌گيرد.
براي ثبت رويدادهاي مالي در دفتر كل ابتدا رويداد مالي ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتيب زير انجام مي‌شود:
1- پيدا كردن صفحه حسابي كه در دفتر روزنامه بدهكار شده است.
2- نوشتن شماره رويداد مالي (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر كل
3- ثبت تاريخ رويداد مالي در ستون تاريخ
4- درج مبلغ بدهكار در ستون بدهكار
5- نوشتن شرح مختصري از رويداد مالي در ستون شرح
6- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
7- درج شماره صفحه اي از دفتر كل كه رديف بدهكار رويداد مالي در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه

8- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
9- تعيين نوع مانده حساب در ستون تشخيص با نوشتن كلمه «بد» به جاي بدهكار يا «بس» به جاي بستانكار نمونه اي از انتقال رويداد مالي مؤسسه دانا به حسابهاي دفتر كل شرح داده شده.
حساب: نقد و بانك دفتر كل صفحه ۱