بخشی از مقاله
بررسی ارتباط سیستم اطلاعات مدیریت باسیستم اطلاعات حسابداری وچالشهای فراروی آنها
چکیده:
امروزه شاید هیچ واژه ای درمدیریت به اندازه واژه سیستم اطلاعات مدیریت کاربرد نداشته باشد.تمام فعالیتهایی که به کمک رایانه صورت می پذیرد،سیستم اطلاعاتی گویند.ازسیستمهای سخت افزار پیچیده تاگزارشهای جاری حسابداری،ازسیستمهای بازده قوی که موقعیت فضا پیماهاراترسیم می کند،تا منابع داده های اولیه نظیر حسابها وصورتحسابها جملگی بیانگرسیستم اطلاعاتی است.ولی سیستم اطلاعات مدیریت،سیستمی ر
سمی درسازمان است که گزارشهای لازم برای فراگرد تصمیم گیری مدیران درسطوح مختلف سازمان را فراهم می آورد." MIS" یک مجموعه کاملی است که،دارای سه جز اصلی نظام پردازش معامله، نظام گزارشهای مدیریت و نظام پشتیبانی تصمیم می باشد.
بایدتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کندو تکامل وکاربرد مفاهیم آن با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافته است.
همچنین سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری وسیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید و بازاریابی وفروش متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل زیرمجموعه های سیستم اطلاعات مدیریت می باشند.
سیستم اطلاعات حسابداری ،ترکیبی از مطالعه وممارست علم حسابداری ،همراه با طراحی،اجرا وپایش سیستم های اطلاعاتی می باشد.چنین سیستمی منابعی ازتکنولوژیهای جدیدبهمراه متدهای کنترل سنتی حسابداری را برای پشتیبانی اطلاعاتی استفاده کنندگانی که برای مدیریت سازمانهای خود نیازمنداطلاعات به روزشده می باشند،فراهم می سازد. این سیستم،مجموعه ای از ذخیره های اطلاعاتی است که معمولابراساس کامپیوتر بنا نهاده شده که م
فاهیم اساسی حسابداری رابامزیت های سیستمهای اطلاعات مدیریتی ترکیب نموده وبا تجزیه وتحلیل وثبت ونگهداری معاملات تجاری وآماده سازی صورتهای مالی وارائه اطلاعات لازم به استفاده کنندگان را میسرمی سازد. آنچه كه در هر دو رشته حسابداری و سی
ستم اطلاعاتی مدیریت مشترك است توجه محوری به اطلاعات است.دراصل سیستم اطلاعات حسابداری بوسیله سیستم های اطلاعات مدیریتی پوشش داده می شوند واز اطلاعات تولید شده توسط آن استفاده می کند؛همچنین، دو هدف عمده ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری را دنبال می کند.
پردازش مبادلات در یك سیستم اطلاعاتی حسابداری بوسیله زیر سیستمها انجام می شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به صورت صحیح طراحی شده باشد باعث می شود داده ها به خوبی و با دقت كنترل شوند و عمل پردازش كارآمد و موثر باشد.
در این مقاله، نویسنده سعی کرده است ضمن بررسی وتشریح اهداف عمده سیستمهای اطلاعات حسابداری، فعالیتهای لازم برای زسیدن به آن اهداف را بیان کرده و همچنین به دلایل عدم استقرار نظامهای اطلاعات حسابداری در ایران بپردازد.
مقدمه
امروزه شاید هیچ واژه ای درمدیریت به اندازه واژه سیستم اطلاعات مدیریت کاربرد نداشته باشد.تمام فعالیتهایی که به کمک رایانه صورت می پذیرد،سیستم اطلاعاتی گویند.ازسیستمهای سخت افزار پیچیده تاگزارشهای جاری حسابداری،ازسیستمهای بازده قوی که موقعیت فضا پیماهاراترسیم می کند،تا منابع داده های اولیه نظیر حسابها وصورتحسابها،از بانکهای اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات راجمع آوری می کند،سامان می دهد،ذخیره وتلخیص می کندتاسیستمهای ذخیره سازی کنونی که ازبیست سال پیش وجود داشته است،ازسیستمهای ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تاترمینالهای از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است،جملگی بیانگرسی
ستم اطلاعاتی است.ولی سیستم اطلاعات مدیریت،سیستمی رسمی درسازمان است که گزارشهای لازم برای فراگرد تصمیم گیری مدیران درسطوح مختلف سازمان را فراهم می آورد.
دنیای امروز، دنیای اطلاعات است و کسی برنده است که اطلاعات بیشتر و مربوط‌تر
ی در اختیار داشته باشد. بی توجهی به این مهم می‌تواند منشاء مخاطراتی عمده در تصمیم گیریها باشد. در ادبیات مدیریت،تصمیم گیری را از اهم وظایف مدیران وگاه تمام شغل آنها می‌دانند. تردیدی نیست که مدیران سازمانها دائماً مواجه با موقعیتهایی می‌شوند که نیازمند اتخاذ تصمیمات درست است و تصمیم گیری چیزی جز انتخاب راه کاری معین از میان گزینه های موجود و ممکن نیست. آنچه بیش از هر چیز در تصمیم‌گیری اهمیت دارد، تعریف صحیح مشکل یا مسأله است و پس ازآن، یافتن راه‌حلهای ممکن برای آن مسأله و نهایتاً انتخاب از میان این راه حل هاست که اهمیت می‌یابد. در تمامی این فرآیند نقش برجسته و مهم اطلاعات کاملاً مشهود است. در واقع بدون اطلاعات صحیح و نسبتاً دقیق امکان تعریف درست مشکل وجود ندارد و بدون اطلاعات، نه می‌توان راه حلهای مناسب را مشخص کرد و نه راهنمایی برای انتخاب صحیح در دست است. در اغلب سازمانها بخش عمده تصمیمات مدیران به نحوی درگیر با اطلاعات مالی است و به همین دلیل اطلاعات مالی در بیشتر موارد نقش کلیدی دارد. ضعف نظام اطلاعاتی سازمان معمولاً نقصان نظام اطلاعاتی حسابداری را نیز در بطن خود دارد و ناتوانی در دسترسی صحیح و به موقع به اطلاعات مالی زیانهایی گاه جبران ناپذیر، به بار می‌آورد. آیا شکل گیری یک نظام درست اطلاعات مالی در عصر پیشرفت تکنولوژی اطلاعات آن قدر مشکل است که نباید به فکر آن بود؟ ریشه های ضعف موجود در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بسیاری از شرکتها در کجاست
؟
سیستم اطلاعات مدیریت
MIS یا سیستم های اطلاعات مدیریتی یک نظام رسمی تامین اطلاعات به موقع ودقیق ضروری برای تصمیم گیری وبرنامه ریزی عملیات وکنترل اثربخش می باشد.این نظام یکی از نظامهای متعددی است که برای اداره کردن جنبه های معینی از دنیای روز به روز درحال تغییروپیچیده مدیریت تدوین یافته است. براین اساس،داشتن اطلاعات به موقع ودقیق برای همه مدیران ضروری است چرا که بدون آن نمی توانند تصمیمهای اثربخش اتخاذکرده وموسسه ها را برای بهره وری بیشتروموفقیت بازار رهبری نمایند.همچنین برای مدیریت درقرن 21 نمی توانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی بکاربردن سیستمهای اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعات وارتباطات ضروری می نماید.
ارزش ونیازهای اطلاعاتی:
اطلاعات درسازمان دو ارزش یانقش پر اهمیت دارد: نخست برای تصمیم گیری مدیریتی ضروری است ومی تواند آن رابهبودبخشد.کیفیت تصمیمها درست مانندکیفیت اطلاعاتی است که مبنای تصمیم قرارگرفته است،بنابراین اطلاعات کلیدتصمیم گیری است.دوم، اطلاعات،به دارنده آن در بازار مزیت رقابتی می دهد.به این دلیل اطلاعات اسلحه ای است كه مدیر مسوولیت بدست آوردن،بکار بردن ونگهداری آنرا به عهده دارد. مدیران رده های مختلف، نیازهای اطلاعاتی متفاوتی دارند.ارزشMIS دراین است که می تواند اطلاعات لازم را برای کسانی که به آن احتیاج دارندتامین نماید.مدیران رده عالی به اطلاعات کلی برای استفاده دربرنامه ریزی استراتژیک سازمان نیازمندند.مدیران رده پایین یا سرپرستان واحدها،به اطلاعات تفصیلی عملیات روزمره احتیاج دارند.
بخشهای مختلف MIS:
1-نظام پردازش معامله(TPS ):
این نظام،اطلاعات مربوط به معاملات جاری موسسه را سامان می دهد.معامله در واقع هرگونه فعالیت یا رخدادی است که در درون سازمان یا بین سازمان ومحیط آن (مثلاسفارش مواد،پرداخت،رهن یا اجاره ویا فرستادن صورتحساب)روی می دهد. TP
Sبرای تعدادانبوهی معاملات تکراری بااطلاعات روزمره وفرایندکاملاشناخته شده که اغلب دستورالعملهای عملیاتی استاندارد نامیده می شوند،سودمنداست.TPS باتصمیم گیری سروکار ندارد.
2-نظام گزارشهای مدیریت (MRS ):
برای تصمیم گیریهای تکراری بکار می رود.بیشتر تصمیم گیریهای بازرگانی از این نظر که عوامل تصمیم گیری واطلاعات موردنیازجهت تصمیم گیری درآنها شناخته شده اند،ساده وتکراری محسوب می شوند.این اطلاعات را می توان در یک چارچوب از پیش تعیین شده قرار دادواز طریق تکنولوژی کامپیوتربرای تهیه گزارشهای تکراری مورد لزوم تصمیم گیری بکاربرد.اگراحتیاجات اطلاعات تغییریابد،نظام راباید تعدیل کرد.
3-نظام پشتیبانی تصمیم (DSS):
براي تصميمهايي بكار مي روند كه ساده وتكراري نيستند.نظربه اينكه اطلاعات موردنیاز چنین تصمیمهای بدون ساختاروغیرتکراری مشابه نیستندوشناختن آنهاساده نیست،طراحی DSS دشوار است.رمزآن انعطاف پذیری است،نظامی که می تواند اطلاعات را به شیوه های گوناگون پردازش نماید. (Montana,1991)
MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشدکه مختصرا به شرح هرکدام از این واژه ها می پردازیم.
الف-مدیریت
مديريت ، فراگرد به کارگيري موثر و کار آمد منابع مادي و انساني بر مبناي يک نظام ارزشي پذيرفته شده است که از طريق برنامه ريزي ، سازماندهي ، بسيج منابع و امکانات
، هدايت ، و کنترل عمليات بر دستيابي اهداف تعيين شده ، صورت مي گيرد.
ب-مفاهیم سیستمها
سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تب
دیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظرقرار می دهد.(Mcleod l998,12)
روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی
بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد.
ج- اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها،ما ابتدا تعریفی ازاین دورا ارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشند. وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند. پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پرد
ازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دوباشد .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن است، پس آنها از سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم
گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک سیستماتیک یعنی از پیش تعیین شده وسبک حسی یا اقتضایی به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.
ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده از اطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است. (مک لوید 1378،34).
سیستمهای اطلاعاتی
بایدتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات، تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است؛ این مسأله به نرم افزار ویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است.
متخصصان اطلاعاتی
متخصص اطلاعات می توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند. وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش کارمتخصصین اطلاعات به شمار می رود. آنها، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وکلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند. متخص
صان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند.
سیستم های اطلاعات مدیریت:
سیستم های اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حرکت خودادامه داد وشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود. باتوسعه رایانه‌ها
ی باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:
1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخور اطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است.MIS نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد.
زیرمجموعه های سیستم MIS
- سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی
- سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری
- سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید و بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است.
مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری را ایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیر MIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند..
ویژگیهای سیستمهای اطلاعات مدیریت
1ـ اطلاعات دقیق رابموقع در اختیارتصمیم گیرندگان قرار می دهدکه این امر توسط کاربران مشخص می شود.(دیویس واولسون،1985،ص6)
2ـ پاسخگوی کنکاشهای مدیریت برای دستیابی به اطلاعات باشد.
3ـ گزارش برمبنای استثنا به مدیریت ارائه دهد،یعنی مدیران خواستار آگاهی از عواملی هستند که از کنترل خارج شده اند ویا به زودی خواهندشد(اسکات،1986،ص99)
4ـ توان ادغام درآینده را داشته باشد.توان ادغام راعموما سازگاری می نامند.(موردیک ودیگران،1991،ص8)
5 ـ موردپذیرش کاربران باشد،یعنی اگر تمامی شرائط قبلی فراهم باشد ولی اگر به هردلیلی سیستم مورد پذیرش کابران نباشد،موفق نخواهد بود(راس ودیگران،1983،ص10)
دامهایی در طراحی سیستم اطلاعات مدیریت
علی رغم گامهایی که در پردازش اطلاعات برداشته شده است،بسیاری ازمدیران امروز از نظر تصمیم گیری در وضعیت بهتری نسبت به گذشته قرار ندارند.یکی ازصاحبنظران،دلیل آنرا مفروضات غیر واقعی وخطای طراحان اینگونه سیستمها می داند و درنتیجه،سیستمی راکه طراحی می کنندنه تنها سیستم اطلاعات مدیریت نیست بلکه سیستمی است که اطلاعات نادرست را در اختیار مدیریت قرار می دهد.مفروضات زیر بنایی این گونه سیستم هاعبارتنداز:(رضائیان،1388،ص 18 )
1- اطلاعات بیشتری باید به مدیران داده شود.یکی از صاحبنظران معتقداس
ت که مدیران از فراوانی بیش از اندازه اطلاعات رنج می برند واین بار زیاد، فقط مشکل مدیر را بزرگ می سازد.
2- مدیر اطلاعاتی رامی خواهد که مورد نیازش است.هنگامی که مدیران درک درستی ازتصمیمات خود ومتغیرهای وابسته به آن را ندارند،گرایش آنها به تقاضا برای تمامی اطلاعات موجودی که ممکن است برتصمیم اثرداشته باشد،خواهد بود.
3- درصورتی که اطلاعات مورد نیاز مدیر به او داده شود،تصمیم گیری اوبهبود خواهد یافت.حتی اگر سیستم اطلاعات مدیریت بتواند اطلاعات مربوط را دراختیار مدیر قرار دهد،تضمینی برای بهبود تصمیم گیری وی نخواهد بود(آگسلسان،1976،ص28).
4- ارتباطات، بیشتر بمعنای عملکردبهتر است. فرض اینکه چنین ارتباطاتی ضرورتا وهمیشه خوب است،خطاست وممکن است در میان گذاشتن اطلاعات موجب تضاد یا رقابت نشود(شودربک ودیگران،1977،ص198)
5- مدیر نیازی به دانستن طرز کارسیستم اطلاعات مدیریت ندارد.بلکه باید تنها چگونگی استفاده از آنها رابداند. در واقع اگرقرار باشد مدیران بتوانند سیستم را ارزیابی کنندوکنترل کامل برآن داشته باشند،باید دانشی عمیقتر از طرز استفاده آنرا داشته باشند(شودربک ودیگران،1977،ص199)
سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری ،ترکیبی از مطالعه وممارست علم حسابداری ،همراه با طراحی،اجرا وپایش سیستم های اطلاعاتی می باشد.چنین سیستمی، منابعی ازتکنولوژیهای جدیدبهمراه متدهای کنترل سنتی حسابداری را برای پشتیبانی اطلاعاتی استفاده کنندگانی که برای مدیریت سازمانهای خود نیازمنداطلاعات به روزشده می باشند،فراهم می سازد. این سیستم،مجموعه ای از ذخیره های اطلاعاتی است که معمولابراساس کامپیوتر بنا نهاده شده که مفاهیم اساسی حسابداری رابامزیت های سیستمهای اطلاعات مدیریتی ترکیب نموده وبا تجزیه وتحلیل وثبت ونگهداری معاملات تجاری وآماده سازی صورتهای مالی وارائه اطلاعات لازم به استفاده کنندگان را میسرمی سازد.البته هنوز برخی از سیستمهای اطلاعات حسابداری دستی هستند،یعنی هنوز استفاده از قلم وکاغذ وثبت آن در دفاترحسابداری مرسوم می باشد.
چگونه این سیستمها قابل استفاده می باشند؟
این سیستم ها برای پاسخگویی به نیازهای کسب وکار بنانهاده شده است.بعنوان مثال متخصصان فناوری اطلاعات مسوول فرایندهای کسب وکار ومتخصصان فناوری مسوول سیستمهای حسابداری می توانند باهمدیگر برای توسعه وپیاده سازی چنین سیستمی فعالیت نمایندکه اطلاعات خود را بطورخودکار از منابع دیگر اخذ می نمایند که پیشتر بوسیله سایر مراکز کسب وکار مشابه مورد استفاده قرار می گرفت.همچنین این سیستم می تواند مجموعه ای ویژه از عملکردهای خاص که برای کسب وکار اهمیت دارند را فراهم نموده وسایر فعالیتهای خرد وزائد راحذف نماید. اطلاعات می تواند هم بصورت دستی وهم بصورت خودکاربه داخل سیستم اطلاعات حسابداری یک کسب وکار وبطور سریع ودر مواقع ضروری تغذیه شود.
مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعات حسابداری چیست؟
موسسات کسب وکار،سیستم اطلاعات حسابداری را برای آسان س
ازی،سرعت ودقت بیشتر در فعالیتهای حسابداری خود از زمان تجزیه وتحلیل داده های ثبت شده وتهیه صورتهای مالی در داخل سیستم تا زمان استفاده صحیح وبدون اشتباه کارکنان را فراهم می سازند.از آنجاییکه بیشتر سیستمهای اطلاعات حسابداری،مجهز به مکانیسمهای کاهش خطاونگهداری اطلاعات معاملات الکتریکی بوده وبطور خوکار هستن،لذا محاسبات اشتباه،بسیار بندرت مشاهده می شود.همچنین از زمان استفاده از چنین سیستمهایی که اغلب خودکار وعمومیت یافته در معاملات مختلف می باشد،بسیاری از فعالیتهای طاقت فرسا ودست وپاگیر حسابداری، بطور چشمگیری کاهش یافته است.البته پیاده سازی چنین سیستمی،مستلزم سرمایه گذاری در منابع وزمان زیادی است ولی با این حال،منافع بدست آمده در آینده،بسیار بیشتر از هزینه های صرف شده خواهد بود.همچنین باید درنظر گرفت که کدام شرایط کسب وکار،به سیستم اطلاعات حسابداری نیازمند می باشد وچه سیستمی را برای فرایندحسابداری وکسب وکار نیازمندهستیم که بتواندشرائط دقیق را برای تشخیصهای ما فراهم سازد. آنچه كه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعاتی مدیریت مشترك است، توجه محوری به اطلاعات است.دراصل سیستم اطلاعات حسابداری بوسیله سیستم های اطلاعات مدیریتی پوشش داده می شوند واز اطلاعات تولید شده توسط آن استفاده می کند.سیستم اطلاعاتی حسابداری دو هدف عمده یعنی ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری دارد: برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد:
الف) پردازش مبادلات ب ) پردازش اطلاعات
مبادلات حسابداری به وسیله ثبت های اساسی حسابداری پردازش می شوند. مثال این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و….
پردازش مبادلات در یك سیستم اطلاعاتی حسابداری بوسیله زیر سیستمها انجام می شود.اگرسیستم پردازش مبادلات به صورت صحیح طراحی شده باشد، باعث می شود داده ها به خوبی و با دقت كنترل شوند وعمل پردازش كارآمد و موثر باشد. سیستم اطلاعات حسابداری به تصمیم گیرندگان از طریق سنجش و پردازش و انتقال اطلاعات كمك می كند و از این نظر می توان دو نوع از سیستم های اطلاعاتی حسابداری را برشمرد:
1-سیستم های حسابداری مدیریت و سیستم های اطلاعاتی حسابداری مالی.
2-سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیریت اطلاعات مربوط به فعالیت های مالی، سرمایه گذاری و عملیاتی را برای آن دسته از تصمیم گیرندگان داخلی تهیه می كنند كه مسئولیت تحقق اهداف سوددهی و نقدینگی را بر عهده دارند. سیستم اطلاعاتی حسابداری مالی گزارشهایی را تهیه می كند و آنها را به تصمیم گیرندگان بیرونی منتقل می كنند تا آنان بتوانند موفقیت آن واحد تجاری را در رسیدن به هدفهایشان ارزیابی كنند .
سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعات مدیریت همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت برای اجرای وظایف برنامه ریزی، كنترل و سایر وظایف وی ارائه می دهد. ارائه دهندگان این اطلاعات، حسابداران هستند كه با اس
تفاده از سیستم اطلاعاتی حسابداری داده ها را پردازش كرده و اطلاعات مورد تقاضا را به مدیریت و سایر استفاده كنندگان ارائه می دهند.یك سیستم اطلاعات حسابداری كه به خوبی طراحی شده باشد می تواند اطلاعات مفید و سودمندی را ارائه دهد و باید توانایی ارائه اطلاعات را در هر زمان و با قابلیت اتكا و اطمینان بالا داشته باشد.
جایگاه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانه
ا
در هر سازمانی،مدیریت، در برابر طرفهای داخلی و خارجی سازمان، مسؤولیت دارد. برای جوابگویی به تمامی مدعیان داخلی و خارجی، مدیران به اطلاعات مربوط، به موقع، دقیق وکافی نیاز دارند و هرگونه مسامحه یا بی دقتی در ارائه این اطلاعات به طرف مقابل، می‌تواند موجب بروز مشکلاتی در امر اداره سازمان یا به دردسر افتادن خود مدیران شود. نکته حائز اهمیت، این است که در قریب به اتفاق سازمانها، بخش عمده‌ای از اطلاعات موردبحث در قلمرو اطلاعات مالی است و به همین دلیل اهمیت و نقش برجسته این قبیل اطلاعات در افزایش توان جوابگویی و تصمیم گیری مدیران کاملاً مشهود است.
دلایل عدم استقرار نظامهای اطلاعاتی حسابداری صحیح در سازمانهای ایران:
1ـ ناآگاهی مدیران از نقش و اهمیت سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
این مشکل در عدم سامان یافتن نظامهای اطلاعاتی حسابداری نقشی غیرقابل انکار داشته است و اگر چنین مشکلی وجود نمی‌داشت زمینه های پیشرفت بیشتری برای سازمانها از طریق اتخاذ تصمیمات صحیح و به موقع و متکی بر اطلاعات به جای اتخاذ تصمیمات شهودی و متکی بر تجربه شخصی، پدید می‌آمد. مدیران غالباً نسبت به فرآیندهای تولید اطلاعات مالی نا آگاهند و نمی‌دانند آثار روشهای مختلف حسابداری بر ارقام تولید شده چیست. تکنیکهای محاسبه بهای تمام شده و تفاوت آنها با یکدیگر کدام است و تورم چگونه بر ارقام ترازنامه و سود و زیان شرکت اثر می‌گذارد. قلمرو حسابداری مدیریت را نمی‌شناسند و از کمکی که می‌تواند به اتخاذ تصمیمات صحیح تر توسط آنها کند، ناآگاهند. یکی از دلایل اصلی عدم آشنایی مدیران اغلب سازمانها با توانایی و قابلیتهای سیستمهای اطلاعاتی حسابداری به زمینه تحصیلات و تجربیات آنها باز می‌گردد. در بیشتر موارد مدیران سازمانها از بین کسانی انتخاب می‌شوند که دانش مالی اندکی دارند و تحصیلات خود را در زمینه های غیرمالی به اتمام رسانده اند. تجربیات چنین مدیرانی نیز اغلب فاصله بسیاری از حوزه دانش حسابداری دارد.
علاوه بر تحصیلات و تجربیات نامربوط به موضوعات مالی، ناآگاهی مدیران نسبت به نقش اطلاعات در تصمیم گیریها و اعتماد بعضاً نادرست به تجربیات شخص
ی نیز دلیل بروز چنین مشکلی بوده است. نتیجه این نگرش، روی آوردن به تصمیم‌گیریهای انفعالی و گاه دستپاچگی در برابر هجوم تحولات و رویدادهای پیش‌بینی نشده محیطی است.
2- مالیات مدار شدن نظامهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانهای انتفاعی ایرانی
استفاده کنندگان اطلاعات مالی به دو گروه تقسیم می‌ش
وند: گروه اول،استفاده کنندگانی هستند که سازمان ناگزیر از ارائه اطلاعات به آنهاست (مثل دولت و سهامداران) این گروه قانوناً حق مطالبه اطلاعات مختلف راجع به عملیات سازمان و نتایج این عملیات را دارند. طبعاً مؤسسات تأمین مالی و بانکها نیز به هنگام تصمیم گیری در مورد اعطای تسهیلات مالی به سازمانها، چنین اطلاعاتی را مطالبه می‌کنند و سازمان ناگزیر از ارائه اطلاعات است. اما گروه دوم استفاده کنندگانی هستند که اطلاعات مالی به اتخاذ تصمیم درست توسط آنها کمک می‌کند، اما الزام قانونی مشخصی در مورد ضرورت ارائه اطلاعات به آنها و یا نوع و شکل گزارشدهی به ایشان وجود ندارد. به خاطر وجود این دو دسته عمده از استفاده کنندگان اطلاعات مالی، سیستمهای اطلاعاتی حسابداری باید بگونه ای شکل بگیرند که قادر به ارائه دو نوع اطلاعات باشند: الف- اطلاعات مبتنی بر الزامات قانونی و استانداردهای معین گزارشدهی مالی که عملاً حاصل حسابداری مالی و مشتمل بر صورتهای مالی اساسی و یادداشتهای مرتبط با آنهاست.
ب-سایر اطلاعات موردنیاز کاربران اطلاعات مالی.
مدیران یک سازمان در راه انجام وظایف و تصمیم گیریهای خود در زمره استفاده کنندگان گروه دوم بشمار می‌روند. انواع اطلاعات و گزارشهای مالی در اشکال مختلف و زمان بندیهای متفاوت و متناسب با نیازهای مدیریت، در واقع محصول اصلی یک سیستم اطلاعاتی حسابداری تلقی می‌شود. این واقعیت را نباید نادیده گرفت که سیستم اطلاعاتی حسابداری زیر مجموعه سیستم اطلاعاتی مدیریت است یعنی هدف اولیه و اصلی آن تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیریت است. اگرچه بخشی از این اطلاعات برای جوابگویی به طرفهای خارجی و از جمله دولت استفاده می‌شود (اطلاعات نوع اول) اما قسمت عمده تولیدات سیستم اطلاعاتی حسابداری مصرف داخلی دارد (یا علی القاعده باید این طور باشد) . جالب اینجاست که درخیلی از موارد، هر دو نوع محصول یاد شده را می‌توان از مواد اولیه (داده) مشابهی تولید کرد.
متأسفانه به علت همان موانعی که در مورد دلیل اول (ناآگاهی از قابلیت اطلاعات مالی) ذکر شد امروزه تولید اطلاعات مالی منحصر به اطلاعات نوع اول شده است. البته در این زمینه هم شاید قدری خوشبینانه قضاوت می کنیم، اگر بگوییم همان اطلاعات نوع اول نیز در اغلب موارد صحیح و متناسب با الزامات، قوانین، استانداردها و مقررات فراهم می‌شود، بد نیست به آمار گزارشهای حسابرسی و نوع اظهار نظر حسابرسان توجه کنیم و تحقیقی در مورد دلایل اصلی اظهار نظرهای مردود و مشروط و یا عدم اظهار نظر به عمل آید. اما با فرض اینکه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، اطلاعات و گزارشهای نوع اول را در مطلوب ترین شکل آن ارائه می‌کنند هنوز کفایت این سیستمها زیر سؤال است. این ابهام ناشی از عدم کفایت سیستمه
ا در تولید اطلاعات مورد نیاز مدیران است. امروزه توقع اصلی مدیران از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری آن است که قدرت پاسخگویی سازمان در برابر طرفهای قدرتمند دولتی و به ویژه سیستم مالیاتی را افزایش دهد و سیستم اطلاعاتی را از دید این استفاده کنندگان، صحیح و قانونمند نشان دهد. به همین علت الزامات مالیاتی و قانونی تبدیل به
محور اصلی گردآوری اطلاعات و گزارشدهی شده است و سیستمها و حتی حسابدارانی مطلوب اند که بتوانند از موانع مالیاتی بهتر عبور کنند و اگر بشود منافع شرکت را بیشتر حفظ کنند. سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعات مدیریت همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت برای اجرای وظایف برنامه ریزی، كنترل و سایر وظایف وی ارائه می دهد.
نتیجه گیری
پژوهشهای مختلف در دنیا ،نشان داده اند که کاربردی ترین بخش مدیریت،در واقع،سیستمهای اطلاعات مدیریت می باشد که ازسیستمهای سخت افزار پیچیده تاگزارشهای جاری حسابداری،ازسیستمهای بازده قوی که موقعیت فضا پیماهاراترسیم می کند،تا منابع داده های اولیه نظیر حسابها وصورتحسابها جملگی بیانگرسیستم اطلاعاتی است. سیستم اطلاعات مدیریت،سیستمی رسمی درسازمان است که گزارشهای لازم برای فراگرد تصمیم گیری مدیران درسطوح مختلف سازمان را فراهم می آورد. سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات ،تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت؛ قرارگرفته وازآن استفاده می کندو تکامل وکاربرد مفاهیم آن با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافته است. آنچه كه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعاتی مدیریت مشترك است، توجه محوری به اطلاعات است.دراصل سیستم اطلاعات حسابداری بوسیله سیستم های اطلاعات مدیریتی پوشش داده می شوند واز اطلاعات تولید شده توسط آن استفاده می کند.سیستم اطلاعاتی حسابداری دو هدف عمده یعنی ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری دارد.
در ایران، نخست، به دلیل اینکه اکثر مدیران آگاهی بسیار کمی درارتباط با سیستم اطلاعات حسابداری دارند ودوم اینکه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانهای انتفاعی ایرانی,بیشتر مالیات مدار است،یعنی بجای اینکه اطلاعات تولید شده دراختیار تصمیم گیرندگان داخلی قرار گیرد، عمدتا این اطلاعات،طوری سازماندهی می شوند که منابع دولتی و رسمی ،فقط برای تعیین میزان مالیات از آن بهره مند گردند که اساسا این نوع طراحی ،راهی برای فرار از مالیاتهای قانونی است.لذا فرایندهای قانونی والزامات آن بایستی شرایطی را فراهم آورند که اطلاعات لازم ،بموقع وبه میزان دلخواه در اختیارمدیران داخل سازمان، برای تصمیم گیری های صحیح، قرار گیرد.
منابع ومآخذفارسی:
1-رضائیان،علی،1388،سیستم اطلاعات مدیریت(مدل سازی اط
لاعات)،تهران:سمت
2-رضائیان،علی ،1376،تجزیه وتحلیل وطراحی سیستم،تهران:سمت
3-رابینز،استیفن پی،1379،مبانی مدیریت،ترجمه محمداعرابی،انتشارات دفتر پژوهشهای فرهنگی
4-مانتانا،پاتریک،1384،فرهنگ فراگیری دانش مدیریت ،ترجم
ه سهراب خلیلی،انتشارات یادواره کتاب
منابع ومآخذانگلیسی:
1-Axelson,Charles F,How to Avoid the pitfalls of Information Systems Development.Financial Executive,Apr
il 1976
2-Davis,Gardon B.and Margarehe H.Olson. Management Information Systems. Conceptual Foundation,Mc Graw-Hill Book Co ,1985.
3-McLeod,Raymond JrوManagement Information Systems,Seventh edition,New jersey:Prentice-Hill,inc,1998.
4-Murdick,Robert G,and john C.Munson,MIS Concepts and Design,2nd edition,New Jersey :Prentice-Hill,inc,1986.
5-Schudrbek, Peter P.,Asterios G.Kefalas,and Charles C. Schudrbek, Management Systems: Conceptual considerations,DallastTexas,1975.
6-Scott, George M, principles of Management Information Systems,New York, Mc Graw-Hill Book Co,1986.
7-www.ezine Articles.com
8-www.blurtit.com
