بخشی از مقاله
تحول اداري
مقدمــه
درقرن حاضر سرعت تغيير تكنولوژي مشكلات وعوارض متعددي رابراي سازمانها درپي داشته است، مثل ناپايداري شيوه هاي توليد وكوتاهترشدن مداوم عمرمحصولات وخدمات ازيكطرف وناپايداري مهارتها ازسوي ديگر محاسبات مربوط به امكان سنجي تامين بموقع منابع ،
توليد محصول كيفي ومشتري پسند وتوزيع وفروش مناسب پيچيده تر گرديده است . درچنين عرصه اي ازرقابت همه جانبه مديريت سازمانها راناچاربه تغييراتي دررويه ها ، سازوكارها وزيرمجموعه هاي خود نموده است . بعضي از سازمانها ازجمله شركت مخابرات كه ازآخرين وپيشرفته ترين تكنولوژي وفناوري ارتباطات استفاده مي كند براي استمرار حيات سازمان ناچاراست تغييرات بنيادي ودامنه داري رابمنظور رويارويي با چالشهاي جديد درساختار سازماني ،
نيروي انساني، رويه ها وروشها وقوانين ومقررات موجود بوجود آوردتاظرفيتهاي لازم رابراي ايجاد توانمنديهاي جديد براي افزايش ضريب موفقيت سازمان دربلند مدت ايجاد نمايد. دراين راستا همگام با سياستهاي برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي وفرهنگي جمهوري اسلامي ايران اقدام به تشكيل كميسيون تحول اداري براي راهبري تحول اداري درچهارزمينه فوق نموده است كه درقالب چهاركميسيون فرعي متشكل از مديران وكارشناسان واحدهاي ذيربط شروع به فعاليت نموده است .
الزامات تحول اداري
دلايل وانگيزه هاي گوناگون رامي توان براي تبيين نياز سازمانها به انجام دادن تغييرات بنيادي وتحول اداري عنوان نمود ، اكثرسازمانهاي دولتي درچرخه عمري موجود خود دوران جواني وبالندگي راپشت سرگذاشته ووارد دوران افول تدريجي مي شوند واين در شرايطي است كه شركت مخابرات به تبع استفاده از آخرين فناوري وتكنولوژي روز درچرخه عمري خود در دوران شكوفايي ورشد بسر مي‌برد، ليكن بدلايل زيراين احتمال وجود دارد كه اين وضعيت نسبتا' مطلوب نتواند دربرهه زماني پرتلاطم فعلي وآينده در رويارويي با چالشها محيطي به قوت قبلي خود تداوم يابد.
گرچه مشكل مي توان فهرست جامعي ازشاخصها وعلائم هشداردهنده رابراي درك وضعيت سازمان وضرورت پرداختن به تغييرات بنيادي ارائه نمود، ليكن توجه به ظهور شاخصها وعلائمي كه درذيل به عنوان الزامات محيطي والزامات دروني سازمان به آن پرداخته مي شود مي تواند جرقه هاي لازم رادرذهن مديران شركت درخصوص توجه وحساسيت بيشتر براي اجتناب ازافول تدريجي شركت ايجاد نمايد.
الزامات محيطي :
1- پيشرفت ارتباطات وسرعت انتقال اطلاعات ودرحقيقت نزديكتر شدن جوامع جهاني به يكديگر
2- يكي شدن بازار توليد وخدمات وتشديد رقابت
3- تغيير سريع تكنولوژي وبه تناسب آن ارائه محصولات وخدمات جديد ومتنوع وروشهاي بهتر
4- كوتاهترشدن عمرمحصولات وسيكل حيات توليدات وخدمات وبــه تبع آن ســرعت آهنگ (R& D) پژوهش وتوسعه وكوتاه شدن عمردانشها وتخصصها
5- افزايش هرچه بيشتر توليد انبوه ، كاهش هزينه هاي ثابت توليد، بهبود نقطه سربه سرو درنتيجه بهبود قيمتها وايجاد رقابت شديد دربازاريابي عرضه محصولات وخدمات جديد
6- افزايش سطح آگاهي ودانش استفاده كنندگان ومصرف كنندگان خدمات وتوليدات سازمانها وشركتهاي خدماتي وتوليدي ودرنتيجه ارتقاء سطح انتظارات وتوقعات وسرعت تغيير الگوي مصرف
اين عوامل اصلي وبسياري از عوامل محيطي ديگر ازجمله تغيير ساختارهاي بين المللي وملي وتغيير قوانين ومقررات تجارت جهاني وبازرگاني داخلي وساير عوامل محيطي ديگر سبب شده است كه سازمانهاي امروزي درمحيطي بسيار درحال تغيير وتحول زندگي كنند. لذا شركت براي تضمين بقاء وحياتش بايد كل فرايند دگرديسي را طي نمايد بصورت:
1- حركت بسوي انسجام دوباره سازمان
2- كسب مزيتهاي جديد رقابتي درسطح ملي وبين المللي
3- جبران عقب افتادگي سازمان وقراردادن آن برمدار جديدي از رشد وشكوفايي
4- سامان بخشي فرهنگي براي جلب مشاركت ذينفعان خدمات وتوليدات شركت
الزامات دروني :
شاخصها وعلايم زيردرمجموع مي تواند مبين لختي سازمان وحركت روبه ضعف وافول تدريجي آن باشد.
1- سازگار نبودن ساختار سازمان ، تركيب نيروي انساني وتجهيزات سازماني بايكديگر
2- وجود ساختارها وفعاليتهاي موازي
3- توزيع نامناسب مسئوليتها واختيارات‌درسازمان، پراكندگي مراكز تصميم‌گيري ووجودديوانسالاري عريض وطويل درآن
4- كندبودن گردش اطلاعات درسازمان، عدم توازن ، انسجام وهم افزايي مناسب دربين واحدهاي مختلف شركت
5- عدم اشتغال كامل كاركنان شركت ، پائين بودن سطح آگاهي فني وتخصصي آنان نسبت به تكنولوژي وفن آوريهاي جديد ارتباطي ودرنتيجه پائين بودن درصد بهره وري نيروي كار
6- وجود نيروهاي مازاد دربرخي ازقسمتها به رغم كمبود نيروي متخصص درقسمتهاي ديگر شركت
باعنايت به شاخصهاي فوق شركت نيازمند تحولي بنيادين درزمينه هاي زير ميباشد:
الف- تغيير درنوع كاري كه انجام ميدهد.
ب – تغيير درچگونگي انجام امور شركت
ج – تغيير درفرهنگ سازماني
د- بازنگري درتركيب ودانش افرادي كه امور شركت رابايد انجام دهند.
دركسب وكار تخصصي شركت يعني سيستمهاي پيشرفته ديجيتال، فن آوري فيبرنوري براي انتقال عظيم سيگنالها، فن آوريهاي پيچيده سيستم ديتا وتلفن سيار با تركيب متجانس صدا، تصوير،
پيام و....... وارائه خدمات سازمان يافته به ميليونها نفر مشتريان اين سرويسهاي جديد واعمال اصلاحات پي درپي هم درزمينه سخت افزاري وهم نرم افزاري درسطحي باتوانمندي قابل تحسين درصدد ايجاد سيستمي هستيم كه سه ويژگي عمده درزمينه فرايند كارداشته باشد.
1- برتري خدماتي كه به مشتريان ارائه ميدهيم.
2- عملكرد بالا، توان بالا وافرادسخت كوش كه داوطلبانه وارد ميدان شوند ودرقالب گروههاي تخصصي كار را انجام دهند.
3- بازگشت مالي چشمگير براي تمامي ذينفعان
مابيرون از شركت داراي مشترياني هستيم كه ميخواهند تلفن بزنند ودرباره معاملات، معالجات ، دانش ورواديدشان اطلاع حاصل كنند وتغييرات بدهند وجواب فوري بگيرند
بنابراين بايد كاركناني داشته باشيم كه براي پاسخ به اين خواسته ها تربيت شده ومهارتهاي لازم رابراي پاسخگوئي وخوشنودساختن مشتري فراگيرند وبسترمناسب پاسخگوئي راهميشه آماده نگهدارند ومديراني كه هردوي اين دوگروه رابا روحيه نگهدارند ورهبري كه بتواند همه آنها را همزمان بسيج كند، بدون وجود چنين سيستمي هرگز به هدفهاي كسب وكار مان دست نخواهيم يافت .
دراين سيستم :
- مابه تمام مشتركين ومتقاضيان اهميت ميدهيم.
- مابراي ارائه خدمات بهتر به مشتريانمان ازبهترين تكنولوژي استفاده مي كنيم.
- مامصمم به انجام كارگروهي مي باشيم وساختار سازمانيمان رابه ساختارگروههاي كاري خودگردان تبديل مي كنيم .
- مادرانجام كارهايمان بصورت يكپارچه عمل مي كنيم ونسبت به يكديگر اعتماد داريم ماباقدرداني از كاركنانمان وراضي وخوشنود نگهداشتن آنان مصمم هستيم كه موفق شويم.
درصنعتي كه كارمي كنيم تحول تكنولوژي چنان پرشتاب است كه براي موفق شدن دركارمان ناچاريم بخشي از خدمات غيراصليمان رابه ساير بخشهاي غيردولتي واگذار كنيم.
حال بايد ببينيم براي انجام كارمان به اين شيوه به چه فرهنگي نيازداريم. تابه حال فرهنگ سازماني مامبتني بر دوعامل بوده است . يكي ساختار سلسله مراتبي كه شركت به ارث برده بود وديگري فرمانبرداري از اوامر ونواهي يك زنجيره فرمان با تبعيت ازمقتضيات وظايف بشدت كنترل شده ،
لايه هاي ضخيم ديوانسالاري ، تقسيم دقيق وظايف درچنين سيستم دولتي افراد به اندازه كافي متخصص ، به حدكافي سريع وبقدر كافي داراي قوه تخيل وبه ميزان كافي داراي روحيه بالا نيستند تاحمايت مشتريان راجلب كنند
درتحول اداري موضوع آرايش دوباره چگونگي وابستگي كاركنانمان به كارشان وبه يكديگر است ودراين ميان ارزشهاي فرهنگي حلقه ارتباطي ميان احساس ورفتارمان خواهدبود اين ارزشها به دودسته تقسيم مي شوند.
