بخشی از مقاله
عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها مطالعه موردي بانك كشاورزي
1-مقدمه
سرعت تغيير و تحول در سازمانهاي امروزي سريعتر از آن است كه با راه حلهاي گذشته و سنتي بتوان براي مسائل پيش رو چاره جويي كرد. در اين راستا اكثر سازمانها به طرق مختلف موفق به ارتقاء ظرفيت خود براي رويارويي با تغييرات پيچيده، تنوع محصول و پاسخگوئی به نيازهاي مشتريان در فضاي رقابتي جهاني شده اند.
مشاركت بعنوان يكي از فنون پيشرفته اداره سازمان مي تواند هدايت و كارگرداني كارآمدتر فعاليتهاي سازمان را جهت نوانديشي، پويايي و بقاء فراهم نمايد. يكي از سازوكارهاي نيرومند اين فرادگرد بر پايي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها مي باشد كه به منزله رهيافتي براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان، مشتريان وپيمانكاران با مديريت در اداره سازمان جهت حل مسائل و ايجاد بهبود مستمر در تمامي ابعاد است. نظام پيشنهادها تاكنون در بسياري از شركتهاي صنعتي بزرگ و كوچك و متوسط، كشورهاي پيشرفته از جمله ژاپن به اجرا درآمده است، به طوري كه شركت هاي صاحب نام، با ذكر تعداد پيشنهادهاي دريافتي از كاركنان و ميزان منافع حاصل از آن به عنوان افتخارات خود ياري مي كنند.
نظام پيشنهادها يكي از ابزارهاي كارآمد زير مجموعه مديريت مشاركتي است كه اجراي آن علاوه بر رشد فكري و آموزش خود جوش و مستمر كاركنان، موجب شكوفايي فكري، بهبود روابط انساني و … مي گردد. در كشور ما اين نظام از سال 1366 در بعضي از شركتهاي صنعتي و توليدي طراحي و اجرا گرديده است. براساس آمار ارائه شده تعداد پيشنهادهاي 83 واحد توليدي و خدماتي ايراني از سال 1366 لغايت 1380، با 153200 نفر پرسنل، 284000 فقره بوده است كه شاخص نفر-پيشنهاد آن براي اين مدت 85/1 فقره مي باشد.
در صورتيكه طبق آمار منتشر شده در كشور ژاپن تعداد پيشنهادهاي 620 واحد توليدي، خدماتي، تجاري و دولتي(از آوريل 1987 تا مارس 1988) با 2044000 نفر پرسنل، 50537000 فقره بوده و شاخص نفر پيشنهاد 7/24 فقره مي باشد.
در بانك كشاورزي، اين نظام از سال 1381 طراحي و پيشنهاد گيري كرده است. دراين تحقيق برآنيم تا بعضي عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در اين نظام را در بانك كشاورزي شناسايي كنيم، و با رفع موانع و كاستيهاي مربوط، به نتايج مورد انتظار از استقرار اين نظام برسيم. براين اساس عنوان اصلي پژوهش “ عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها، در بانك كشاورزي “ است.
هدف از اين تحقيق دستيابي به عوامل موثر بر مشاركت هر چه بيشتر كاركنان بانك كشاورزي در نظام پيشنهادها است، علاوه بر اين، تشريح ابعاد مختلف نظام و شناساندن اثرات مثبت اجرايي اين نظام و موانع احتمالي موفقيت آن از ديگر اهداف تحقيق مي باشد.
فرضيه هاي تحقيق كه طبق مطالعات مرتبط با پيشينه پژوهش تدوين شده اند به شرح زير است:
فرضيه اول: تحت سبك هاي مختلف مديريت در سازمان، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه دوم: با فرهنگ سازي در خصوص ارائه پيشنهاد، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه سوم: با ايجاد سيستم پاداش دهي موثر، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه چهارم: با آموزش هاي شغلي و ارتقاء دانش و توانمندي كاركنان، مشاركت آنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
فرضيه پنجم: با تسريع در بررسي پيشنهادها و اجراي سريع پيشنهادهاي پذيرفته شده، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها تفاوت معني داري پيدا مي كند.
متغيرهاي تحقيق :
متغير وابسته، مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها است
متغيرهاي مستقل، كه عبارتند از سبك مديريت، فرهنگ سازي براي ارائه پيشنهاد، پاداش دهي موثر، آموزشهاي شغلي، بررسي سريع پيشنهادها، اجراي سريع پيشنهادهاي مصوب.
2-ادبيات تحقيق
انسان عليرغم پيچيدگي هايي كه دارد بر پايه آفرينش خويش نياز به تعلق و پيوند با ديگران داشته و موجودي اجتماعي است. از طرفي عوامل زيادي باعث پيچيدگي محيط كار امروزي شده، كه توفيق سازماني و مديريت آن را با چالش روبرو مي كند.
نيروي انساني بعنوان انعطاف پذيرترين و حياتي ترين سرمايه سازمانها براي پويايي و بقاء در محيط پرتغيير امروز حائز اهميت گرديده بطوريكه ؛ در عرصه مديريت دسته بندي هاي گوناگون از سبكهاي مديريت ارائه شده است، ليكرت چهار نوع سيستم مديريت را پيشنهاد مي كند كه يكي از اين سيستمها مديريت مشاركتي مي باشد . اين سبك برپايه اشتراك مساعي و توسط سازوكارهاي نيرومندش از جمله نظام پيشنهادها پي آمدهاي مطلوبي را به ارمغان آورده است.
نظام پيشنهادها يا طرح بسيج انديشه ها، مشاركت فكري كاركنان و فراتر از آن مشتريان و پيمانكاران با مديريت بوده، بدين معني كه مديريت، فضا و امكاناتي را در سازمان به وجود مي آورد كه كليه كاركنان، مشتريان و پيمانكاران نظرات، ايده ها و پيشنهادهاي خود را در زمينه حل مشكلات و نارسائيها و ايجاد بهبود مستمر در فعاليتهاي سازمان تحت نظام خاصي ارائه مي نمايند. «به عبارتي ديگر نظام‌پيشنهادهاابزاري‌جهت‌كاناليزه‌كردن‌خلاقيت‌كاركنان است ».
فلسفه استقرار اين نظام در بانك كشاورزي افزايش توان بانك در پاسخگوئي به نيازها و خواستهاي بطور مرتب در حال تغيير مشتريان و يا به عبارت ديگر مصرف كنندگان خدمات يا محصولات از طريق ارج نهادن به برتري ها و توانائي هاي نيروي انساني و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف بانك و نهايتاَ بكارگيري صحيح و موثر تجربه، انديشه، آرا و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر جاي سازمان مي باشد.
تاريخچه ارائه پيشنهادها :
طبق نظر فردا تارنر (2003) نصب صندوق پيشنهادها در محيط كار اولين بار توسط ژاپنيها و در سال 1721 با ابلاغ و نصب اين پيام « به خلق ايده برجسته بپردازيد … به ايده هاي پذيرفته شده پاداشهايي داده خواهد شد» از طرف شوگان هشتم « يوشيموني توكاگاوا» در محيط كار شروع گرديد. « در سال 1867 نيز در آلمان اولين گام براي تشويق كارگران جهت ارائه پيشنهاد و در راستاي بهبود كار توسط آلفرد كروپ در كارخانه فولاد سازي كروپ در شهر آخن برداشته شده است. در سال 1880 اولين برنامه تشويق كارگران در انگلستان و در
موسسه كشتي سازي « ويليام دني و برادران » به اجرا گذاشته شده است ». شركت ماتسوشيتا در سال 1985، با دريافت 6 ميليون پيشنهاد در ميان تمام شركتهاي ژاپني مقام اول را به دست آورد. در كشور ما نيز از اوايل سال 1367 نظام پيشنهادها در چهار شركت صنعتي و توليدي شامل شركت رادياتور سازي ايران، شركت نورد و توليد قطعات فولادي، شركت آكام فلز و شركت سوليران طراحي و اجراء گرديد. در بانك كشاورزي نيز اين نظام از آذرماه 1381 با استقرار دبيرخانه آن در اداره آموزش بانك شروع به پيشنهاد گيري نموده است.
عوامل موثر در موفقيت نظام پيشنهادها :
1-پشتيباني جدي مديريت ارشد از نظام پيشنهادها .
2-وجود يا امكان به وجود آوردن انگيزه و ايمان در كاركنان به ايجاد بهبود مستمر در سازمان ؛ كاركنان سازمان با آموزش مي توانند هر روز با انگيزه و اعتقاد بهتر از ديروز بودن شروع به كار نمايند.
3-ثبات مديريت تا قبل از نهادينه شدن نظام پيشنهادها.
4-گماردن دبير اجرايي تمام وقت، علاقه مند، فعال و كارآمد.
5-قرار دادن رسمي تشكيلات دبيرخانه و مجري نظام پيشنهادها در نمودار رسمي سازمان و زير نظر مديريت ارشد.
6- برگزاري همايش هاي توجيهي براي مديران و كاركنان و …
موانع ذهني و اجرايي نظام پيشنهادها
1-موانع ذهني :
الف-تصورات ذهني و غير واقعي مديران در مورد نظام پيشنهادها
ب-تصورات نامطلوب كاركنان از مديران به خاطر عدم رعايت شايسته سالاري و ضوابط.
ج-فرهنگ سازماني نامناسب براي مشاركت و عدم توجيه سطوح مختلف سازمان.
د-ترجيح « برون گرايي » به «درون گرايي » براي حل مشكلات سازمان از جانب مديريت.
و-ناشكيبايي مديران از ادامه اجراي نظام در اثر تعداد اندك پيشنهادها در ابتداي طرح.
ه-رويكرد مازلويي به سلسله مراتب نيازها.
ز-بي توجهي سازمان هاي ستادي به اجراي پيشنهادها در اثر انعطاف ناپذيري.
2-موانع اجرايي :
الف-مخالفت هاي مديران مياني و سرپرستان
ب-موانع ايجاد شده از جانب كاركنان به خاطر منتفع نشدن همه كاركنان از مزاياي نظام پيشنهادها
ج-موانع كارشناسي
د-موانع قانوني و عدم وجود ضوابط انعطاف پذير در سازمانها
و-بحراني بودن زمان اجرا ؛ مانند تغيير مديريت ارشد، تعديل يا بيكاري و …
ز-لاك پشتي حركت كردن مجموعه نيروي كار.
ك- اختلاف چشمگير حقوق و مزاياي مديريت و كاركنان.
ل-برخورد جناحي با پيشنهاد دهندگان.
م-پرداخت پاداش قبل از اجراي پيشنهاد.
كايزن و سيستم پيشنهادها :
داستان ژاپن، مديريت ژاپني و كايزن داستان تلاش و موفقيت است، كشوري شكست خورده و اشغال شده با تكيه بر ظرفيت ابداع مغزهايش، كه ازآن به عنوان گرانبهاترين ثروت مشترك همه بشريت ياد مي شود، حركت مي كند، اوج مي گيرد و بر صدر مي نشيند. كايزن مهمترين مفهوم در مديريت ژاپني و رمز موفقيت رقابتي اين كشور است. كه استراتژي آن بهبود براساس نيازها و خواستهاي مشتري است.
كايزن ،يعني بهبود، كايزن به معني بهبود مستمري است كه تمامي افراد يعني مديران، كاركنان و كارگران را در بر مي گيرد. كايزن بهبود بخشيدن به استانداردها، يعني استانداردهاي بالاتر است. بهبود مستمر، تنها از طريق رعايت استانداردهاي بالاتر از سوي كاركنان امكان پذير است.
كايزن موجود تفكر روندگراست. و غالباَ بي سرو صدا و ظريف است و نتايج آن اغلب فوراَ به چشم نمي آيد. كايزن پيشرفتي مداوم و بي وقفه است ؛ مي توان يك برنامه مطلوب كايزن را به سه بخش تقسيم نمود. 1-كايزن مديريت گرا 2-كايزن گروه گرا 3-كايزن فرد گرا.
1-كايزن مديريت گرا بر مسائل منطقي و استراتژيك تاكيد دارد.
2-كايزن گروه گرا بيانگر نگرش دائمي هسته هاي كنترل كيفيت و ساير فعاليتهاي گروهي است. اين نگرش دائمي، به اجراي كامل چرخه دمينگ تحت عنوان PDCA 1نياز دارد.
3-كايزن فردگرا به صورت سيستم پيشن هادها تبيين گرديده است. سيستم پيشنهادها جزء لاينفك كايزن فردگرا و ابزار اجرايي آن جهت به واقعيت پيوستن اين اصطلاح است كه فرد به جاي انجام كار دشوار بايد از فكر خود استفاده كند. بيشتر شركتهاي ژاپني داراي يك سيستم كنترل كيفيت و يك سيستم پيشنهادها هستند كه هماهنگ با يكديگر فعاليت مي كنند.
ابعاد نظام پيشنهادها :
1-نظام پيشنهادهاي فردي كاركنان
2-نظام پيشنهادهاي گروهي كاركنان
3-نظام پيشنهادگيري از مشتريان
4-نظام پيشنهادگيري از پيمانكاران
5-نظام پيشنهادگيري از خانواده كاركنان
كليات فرايند اجراي نظام پيشنهادها:
نظام پيشنهادها صرفاَ ارسال دعوتنامه و يا بخشنامه براي پيشنهاد دادن نيست. بلكه تمام موارد اجرايي آن( از جمله موارد زير) از قبل متناسب با ويژگي هاي سازمان بايد پيش بيني و طراحي گردد
• مطالعه امكان سنجي طرح نظام پيشنهادها
• ايجاد اعتقاد راسخ در مدير ارشد آموزش مديران ارشد
• ايجاد شرايط و بستر مناسب جهت اجراي سيستم پيشنهادها از طريق آموزش مديران مياني و سرپرستان آموزش عمومي و آگاهي كاركنان
• نسبت به فوايد مشاركت و نقش آنان در سيستم پيشنهادها.
• تهيه آيين نامه و دستورالعمل هاي اجرايي و ساختار تشكيلاتي اجراي نظام پيشنهادها
• اعلام عمومي نظام و آيين نامه پيشنهادها و تصويب آن توسط مدير عامل
• اجراي نظام پيشنهادها
• بازنگري نظام پيشنهادها
• استمرار نظام پيشنهادها
3-متدولوژي تحقيق
ازآنجائيكه موضوع تحقيق حاضر، «بررسي عوامل موثر بر مشاركت كاركنان در نظام پيشنهادها » مي باشد اين تحقيق از نوع تحقيقات كاربردي1 محسوب مي شود و به لحاظ اينكه از روش نظر خواهي استفاده مي شود، لذا روش تحقيق حاضر ميداني2 و پيمايشي3 است.
همانطور كه اشاره گرديد، موضوع پژوهش در بانك كشاورزي مد نظر قرار گرفته است، بر اين اساس پس از مطالعات لازم پرسشنامه اي در مقياس پنج گزينه اي ليكرت تهيه و تنظيم شد، كه پس از تعيين اعتبار و انجام اصلاحات لازم، پرسشنامه بين افراد نمونه توزيع گرديد و پس از گردآوري توسط نرم افزار SPSS , EXCEL اطلاعات آنها مورد پردازش قرار گرفت.
جامعه آماري
جامعه آماري تحقيق شامل:پرسنل شاغل در ادارات مركزي، صندوق بيمه محصولات كشاورزي، صندوق كمك به خسارت ديدگان كشاورزي، مديريت ها و شعب بانك در استان تهران، شرق تهران بزرگ، غرب تهران بزرگ و منطقه كرج در نظر گرفته شد كه طبق آمار اداره كل اموركاركنان و رفاه بانك در تاريخ بهمن ماه 1383، بالغ بر تعداد 2742 نفر است.
نمونه آماري
روش مورد استفاده براي نمونه گيري در اين تحقيق “ تصادفي با طبقه بندي “ است كه بر پايه آن ابتدا عناصر جامعه به دو طبقه، شامل:1-افراد شركت نكرده در نظام پيشنهادها به تعداد 2632 نفر 2-افراد شركت كرده در نظام پيشنهادها به تعداد 110 نفر ؛ تفكيك شد، سپس با روش نمونه گيري سيستماتيك اعضاء نمونه در هر طبقه به صورت تصادفي انتخاب گرديد. براي محاسبه تعداد كل افراد نمونه از فرمول زير استفاده شده است.
كه با در نظر گرفتن بيشترين مقدار براي حاصلضرب و خطاي 05/0=e و براي فاصله اطمينان 95 درصد(96/1=Z)، در اين پژوهش حجم نمونه 384 مي باشد.
اما به لحاظ اينكه نتايج اطلاعات دو طبقه براي تجزيه و تحليل ها و انجام آزمون هاي آماري مورد استفاده واقع مي شوند و از طرفي نيز كفايت اطلاعات مزبور متكي به تعداد پرسشنامه هاي توزيع شده و جمع آوري شده براي پوشش مناسب و مورد انتظار داده هاي پژوهش مي باشد، ضمن در نظر گرفتن حداقل 30 نفر براي گروه شركت كرده، در مجموع بيشتر از حجم نمونه پرسشنامه توزيع گرديد. كه با توجه به اين نكته عملاً حجم نمونه براساس پرسشنامه هاي توزيع شده شامل، 367 نفر از گروه شركت نكرده در نظام پيشنهادها و 45 نفر از گروه شركت كرده در نظام پيشنهادها است.
روش جمع آوري اطلاعات
ابزار گردآوري اطلاعات در اين تحقيق پرسشنامه است كه براساس مباني نظري تحقيق و با راهنمايي استادان محترم راهنما و مشاور شامل 44 سوال در مقياس پنج گزينه اي ليكرت است.
سوالات پرسشنامه براساس فرضيه هاي پژوهش در پنج گروه مرتبط با فرضيه ها تنظيم شده است. علاوه بر پنج گروه سوالات مورد نظر 5 سوال ويژه خود فرضيه و يك سوال براي تعيين بهترين اولويت بندي چهار نوع پاداش به پيشنهادهاي پذيرفته شده مد نظر قرار گرفت.
بدين صورت سوالات 1 الي 7 و 9 جهت فرضيه اول، سوال 10 نيز به صورت مجزا اما مرتبط با اين فرضيه، سوالات 11 الي 18 جهت فرضيه دوم، سوالات 20 الي 25 جهت فرضيه سوم، سوالات 27 الي 34 جهت فرضيه چهارم، سوالات 36 الي 41 جهت فرضيه پنجم، سوالات 8 و 19 و 26 و 35 و 42 و 43 مستقل و مرتبط با خود فرضيه ها و سوال 44 نيز جهت تعيين اولويت پاداش ها مي باشد.
براي آزمون پايايي پرسشنامه از ضريب آلفاي كرونباخ استفاده گرديد كه پايايي سوالات مربوط به هر فرضيه و كل پرسشنامه به شرح جدول زير است:
فرضيه اول فرضيه دوم فرضيه سوم فرضيه چهارم فرضيه پنجم كل پرسشنامه
880/0 886/0 646/0 894/0 723/0
اطلاعات جمع آوري شده از پرسشنامه هاي تحقيق با كمك نرم افزارهاي آماري Exeel و SPSS تجزيه و تحليل گرديد. همانطور كه قبلاً نيز اشاره شد، پرسشنامه هاي توزيع شده بيش از حجم نمونه مي باشد، براين اساس از 412 پرسشنامه توزيع شده، مجموعاَ 346 پرسشنامه دريافت شد كه 308 پرسشنامه از اين تعداد مربوط به گروه شركت نكرده و 38 پرسشنامه مربوط به گروه شركت كرده در نظام پيشنهادها است.
