بخشی از مقاله
ارائه چارچوبی مفهومی از عوامل کلیدي موفقیت درپیاده سازي مهندسی مجدد فرآیندها با تأکید بر نقش فناوري اطلاعات
چکیده:
مهندسی مجدد فرآیندها، رویکردي نوین در دنیاي مدیریت است که هنوز بیش از چند سال از عمر آن نمیگذرد.درواقع مدیریت امـروز بـا مهندسـی مجدد فرآیندها و استفاده ازروش هاي جدید توسعه سیستم هاي تجاري مبتنی بر تفکر وکاربرد فناوري اطلاعات وسیسـتم هـاي اطلاعاتی،توانسـته است فرآیندهاي تجاري وروش هاي مدیریتی خود را دگرگون سازند وموفقیت آن را به نحوه چشمگیري بهبود بخشند ودرنتیجه رضایت مشـتریان و سودآوري سازمان هاي خود را درعرصه رقابت تنگانگ جهانی امروز تضمین نمایند.
با وجود اینکه مفهوم مهندسی مجدد در حال حاضر مفهوم بسیار با ارزشی براي سازمان ها محسوب می شود و تمام سازمان ها علاقه مند به پیاده سازي آن هستند، ولی آمارها نشان می دهندفقظ که 30 درصد پروژه هاي مهندسی مجدد با موفقیت روبه رو می شوند .ازاین رو به نظر مـی رسـد
شناسایی عوامل کلیدي موفقیت در پیاده سازي مهندسی مجدد در آماده سازي سازمان ها درجهت اجراي موفقیت آمیز آن مفید باشد.دراین راستاو با توجه به اهمیت موضوع و همچنین پراکندگی مطالب علمی در این حوزه،در مقاله حاضر که به روش توصیفی و آرشیوي صورت گرفته با اسـتفاده از نتایج تحقیقات مختلف به بررسی و جمع آوري این عوامل پرداخته شده است و چهارچوبی مفهومی از این عوامل ارائه گردیده و بخش پایانی آن بهنیز طور ویژه برنقش فناوري اطلاعات در پیاده سازي مهندسی مجدد اختصاص یافته است.
-1 مقدمه
مهندسی مجدد فرآیندها از جمله مقوله هایی است کـه دردو دهـه اخیر به طور چشمگیري در حوزه مدیریت مورد توجـه قـرار گرفتـه است و دراین خصوص نتایج شگفت انگیـزي درسـازمان هـایی کـه موفق به اجراي آن شده اند،به ثبت رسیده است.جذابیت مهندسـی مجدد به این دلیل است که سازمان را قادربـه دسـتیابی بـه بهبـود هاي ریشه اي در عملکرد می کند و با اجراي آن فرایندهاي اساسی سـازمان سـاده تـر شـده وبــازدهی آن بیشـتر مـی شـود.[1]ایــن کارازطریق حذف مراحـل یافعالیـت هـایی مـازاد و یـا بـدون ارزش افزوده صورت می پذیرد،مراحل کار کـاهش و سـرعت جریـان کـار افزایش می یابد .[2]
مهندسی مجدد فرآیندها به عنوان منشور انقلاب سازمانی به جهان علم معرفی شده وادعا می نمود که منجر به تغییرات شگفت انگیز در بهره وري سازمان ها خواهد شد.[3]
ولی باید توجه نمود که مهندسی مجدد دارویی معجزه آسـا نیسـت که مشکلات را بدون تحمل درد حل کند،بلکـه کـاري بـس سـخت وپیچیده است و کارکنان درگیر درآن نه تنها موظف به تغییر همـه آن چیزي هستند که انجام می دهند،بلکه باید برنامـه هـایی بـراي جایگزینی شیوه هاي تفکر خود نیز داشته باشند.طبق تحقیقات بـه عمل آمده تنها30 درصد تلاش هاي صورت گرفته دراین حـوزه بـا
موفقیت روبه رو شده اندح به دلیل نرخ بالاي شکست، آماده سازي بیشتر و توجه بیشتر براي اجراي برنامه هاي مهندسـی مجـدد، در کلیه سازمان ها ضروري به نظرمی رسد[4]
عوامل مختلفی وجود دارد که به صورت مسـتقیم وغیرمسـتقیم بـر پیاده سازي موفق مهندسی مجدد اثر میگذارند که محققین مختلف هر یک به تعدادي از آن ها در کارهاي پژوهشی خـود اشـاره کـرده اند. این مقاله نیز با هدف گرداوري و ارائـه چهـارچوبی مفهـومی از این عوامل ارائه شده اسـت و درپایـان نیـز بـا توجـه بـه اهمیـت فناوري اطلاعات در پیاده سازي مجدد فرآیندها به نقش این فاکتور مهم پرداخته شده است.
-1 مفاهیم نظري:
-1-2 فرآیندهاي کسب وکار:
براي شروع کار مهندسی مجدد فرآیندها لازم است که در ابتـدا بـا مفهوم اصلی فرآیند کسـب و کـار آشـنا شـد.توربان (2006)1 یـک فرآیند کاري ر ا اینگونـه تعریـف مـی کنـد:»یـک فراینـد کـاريمجموعه اي از فعالیت هایی است که یک یـا چنـد نـوع ورودي را گرفته و به یک خروجی تبدیل می کندح[5]«
-2-2 مهندسی مجدد فرآیندها
مهندسی مجدد فرآیند ها بـراي اولـین بارتوسـط مـارکر همـر2 از دانشــگاه 1عقو همکــارش چــامپی3 رئــیس مرکــز مشــاوران ماساچوست در سال 1993 مطرح شد وامروزه یکی از کارآمد تـرین ابزارهاي مدیریت درساده سازي و مؤثر ساختن روش هـاي اجرایـی به حساب می آید.[3]
بـراي مهندسـی مجـدد فرآینـدها تعـاریف زیـادي ارائـه شـده کـه معروفترین آنها مربـوط بـه همـر وچـامپی(1993) 4 اسـت.این دو، مهندسی مجـدد را اینگونـه تعریـف نمـوده انـد:»مهندسـی مجـدد فرایندها به معنی بازاندیشی بنیادین و طراحی ریشه اي فرآیندها به منظور دستیابی به بهبود شگرف در شاخص هاي کلیـدي عملکـرد سازمان مانند هزینه،کیفیت ،خدمات رسانی و سرعت است.«
این تعریف برچند ویژگی اصلی تکیه شده است:
بنیادین: مهندسی مجدد با زیرسوال بردن اساس کسب و کار آغاز می شود.
شدید: طراحی مجدد یعنـی کـار را دوبـاره از پایـه خلـق کردن،ایجاد دگرگونی سطحی و سازگار با ساختار موجـود کافی نیست.
شگفت انگیز: هدف مهندسی مجدد دستیابی به جهشـی شگفت انگیز و چشمگیر است.
فرآیندها:اگر چه همه وظایف در یک فرآیند مهم هسـتند ولی اگر کل فرآیند نتیجه بخـش نباشـد و نتیجـه آن بـه دست مشتري نرسدآن وظایف-هرچنـد کـه بسـیا خـوب انجام شده است-ارزشی ندارد.[6] شکل 1 مفهوم باز مهندسی مجدد را نشان می دهد.
بر اساس تعریف مانگللی وکلین(1994)5مهندسی مجدد بـازطراحی ریشه اي و سریع فرآیندهاي ارزش افزاو راهبـردي کسـب وکـار بـه همراه سیستم ها،خط مشی ها و ساختار هـاي سـازمانی اسـت کـه آنها راپشتیبانی میکند به منظور بهینه سـازي جریـان هـاي کـار و بهره وري در یک سازمان.[7]
به اعتقاد اسمیت(1994) 1 هـدف از بازمهندسـی مجـدد فرآینـدها ابداع راه هاي جدید براي سازماندهی افراد و فرآیندها و همچنـین بازمهندسی سیستم هاي مبتنی بـر فنـاوري اطلاعـات در سـازمان است که این سیستم ها از فرآیندهاي سـازمانی بـراي رسـیدن بـه اهدافشان پشتیبانی می کند.[8]
-3 فاکتورهاي مؤثردر پیاده سازي مناسـب پـروژه هـاي
مهندسی مجدد در سازمان ها
فرآیند اجراي مهندسی مجدد بسیارپیچیده اسـت ولازم اسـت کـه عوامل موفقیت یا شکست آن بررسی شـوند تـا ازاجـراي موفـق آن
اطمینان حاصل شود و از دام های موجود بر سر راه آن اجتناب گردد. عوامل زیادی می تواند در موفقیت باز مهندسی مجدد فرآیند ها نقش ایفا کند. پس از مطالعه پژوهش های زیادی این عوامل در شش دسته کلی تقسیم شده اند. جدول 1 نشان دهنده این عوامل و محققانی است که در کار پژوهشی خود به آن اشاره کرده اند.
در ادامه به توضیح مختصري در مورد ریز فاکتورهاي هر بخش مـی پردازیم:
-1-3 فاکتورهاي مربوط به رهبري و مدیریت
حمایت و تعهد رهبران سازمان: مهندسی مجدد یک فعالیت از بـالا به پایین است وبدون حمایت هاي مدیریت ارشد سازمان به نتیجـه مطللـوبی نخواهـد رسـید.ازآنجایی کـه مهندسـی مجـدد تحـولات شگرفی رادرشیوه فعلی کارایجاد میکند نتایج آن مـی توانـد عمیقـا فعالیت ها و روابط قدیمی وبلند مدت کـاري رادگرگـون کنـد.براي اینکه سازمان توانایی تحمل چنـین تغییراتـی را داشـته باشـد،لازم است تا کارکنان مـدیریت ارشـد را درحـالی ببیننـد کـه عـلاوه بـر
آشنایی رهبران و مـدیران سـازمان از بـاز مهندسـی مجدد:رهبري باید به مفهوم مهندسی مجـددکاملا آگـاه بـود وخـود را بـدان متعهـد نمایـد.براي مـدیرت تنهـا ارشـدیت و اختیارمندي کافی نیست وشناخت وتشخیص درسـت نیازهـا نیز ضروري می باشد. اغلب متخصصـان معتقدنـد کـه پیـاده سازي مهندسی مجدد به شیوه رهبري دستوري بالا به پـایین نیاز دارند زیـرا کارکنـان دیـدگاه فراگیرراجـع بـه سـازمان و مشکلات فرآیندهاي آن ندارند و نمی توانند منشأ مشکلات را تشخیص دهندب،ذم
مدیریت ریسک: مدیرت ریسـک اجـراي مهندسـی مجـدد ضــروري اســت ومنجربــه مــدیرت اثــربخش پــروژه خواهــد شد.بنذم
-2-3 ریزفاکتورهاي مربوط به مدیریت پروژه مهندسـی
مجدد
دربحث مدیرت پروژه هاي مهندسی مجدد عوامل بسـیاري وجـود دراد که برموفقیت یا شکست این پروژه ها تأثیر می گذارند که ازآن
جمله می توان به مواردزیر اشاره نمود:
هماهنگی راهبردهاي مهندسی مجـدد بـا راهبردهـاي کلان:محققـان عـدم اتحـاد بـین سـازماندهی مجـدد واهـداف راهبردي براي سازمان را ازعوامـل اصـلی شکسـت بسـیاري از پروژه ها میداننـد.راهبرد شـرکت بایـد اهـداف و رهنمودهـایی رابراي مهندسی مجدد تعین نماید. بکذم
تعیین اهداف و معیارهاي عملکرد:مهندسی مجدد بـا یـک چشم انداز جدید،مأموریت جدید و مشتریان جدیـد آغـاز مـی شود و اگراهداف و چشم انداز جدید مد نظر نباشد تلاش هـاي مهندسی مجدد بی ارزش خواهد بودبتلم
مدیریت منابع :طراحی مجدد فرآیندهاي سـازمان پـروژه اي هزینه بر و نفس گیر است که عدم تأمین مناسب منـابع مـورد نیاز آن می تواند به راحتی منجر بـه شکسـت آن شـود.منابعی نظیرمنابع مالی،نیروي انسانی،تجهیزات،سیستم هاي اطلاعـاتی ،زمان ومهارت هاي فردي کارمندان از جمله منابع عموده مورد نیاز این گونه پروژه هاست.سازمان براي تأمین منابع خود بایـد برروي منابع یسرمایه گذاري نمایـد کـه نـه تنهـا ارزش هـاي هدایت آنها درمسیردرست،باجدیت درپشـت کارایسـتاده انـد.[18]
