بخشی از مقاله
افزایش سینرژي سامانه هاي مدیریت دانش از طریق تحلیل پنج شکاف در کاربرد
فناوري اطلاعات
چکیده
پیشرفت سریع دانش و فناوري اطلاعات (IT) ، محیط کسب و کار را پیچیده تر نموده است. به منظور مقابلـه بـا عـوارض متعاقب آن ، شرکت ها بایددائماً به نوآوري بپردازند زیرا درغیر این صورت شرایط بسیار دشواري براي انان در فضـاي بـازار به وجود خواهد آمد. از این رو بسیاري از شرکت ها فناوري اطلاعات را به منظور کاهش هزینه هاي تولید ، معرفی نـوآوري در محصولات و خدمات، ارتقاء رشد ، توسعه داده اند. به عبارت دیگر IT می تواند به شرکت ها جهت بدست آوردن مزیـت رقابتی و هم افزایی کمک کند. علاوه بر این بسیاري از پژوهش ها به این نتیجه رسیده اند کهعمدتاً ارزش کسب و کـار بـه دنبال دارایی هاي نامشهود همچون دانش بدست می آید. بنابراین ، براساس تعریفی که از 5 شکاف درسامانه هاي مدیریت دانش((KMS ، این پژوهش به بررسی نقش و تاثیر IT در پیاده سازي و افزایش سینرژي KMS در شرکت ها می پردازد.
واژههاي کلیدي : فناوري اطلاعات ، مدیریت دانش ، پیاده سازي سامانه مدیریت دانش، سینرژي.
.1 مقدمه
در سال هاي اخیر ، توسعه سریع فناوري اطلاعات (IT) به کارکنان ، مشـتریان ، تـامین کننـدگان و شـرکاي تجـاري اجازه داده در هر یک از کارکردهاي تجاري و حرفه اي خود بسیار آسان تر از گذشته به فعالیت و فعل و انفعـال بپردازنـد ، بـه علاوه همکاري هاي میان بخشی در توسعه تولید محصولات ، بازاریابی ، پخش و خدمات پس از فروش امکان پذیر شده اسـت.
البته IT تنها به توسعه تولید عملیات بهره ور تجاري ، کارهاي گروهی و برنامه هاي همکاري و تصمیم گیري هاي موثر حرفه اي کمک نمی کند بلکه می تواند به کلی ، را و مسیر و شیوه تجارت را عوض کند.[43] از ایـن رو آشـکار اسـت کـه IT بـراي بنگاه هاي اقتصادي در راه رسیدن به مزیت هاي رقابتی، هم افزایی و بهسازي سازمانی ابزاري غیر قابل چشم پوشی است. بـه دلیل انقلاب IT و پیشرفت اینترنت ، ارزش دارایی هاي دانش مدارانه بسیار بالا رفته است . بسـیاري از شـرکت هـا دسـت بـه تاسیس سامانه مدیریت دانش KMS زده اند تا از این راه قادر به مدیریت آموزش هاي سازمانی مهارت هاي حرفه اي تجـاري باشند. هدف از چنین سیاست هایی کمک به کارکنان صاحب دانش جهـت هـم افزایـی، ارایـه دانسـتنی هـاي مهـم تجـاري ،
سازماندهی آن ها و در دسترس قرار دادن آن در هنگام لزوم است .[40] البته می توان ارزش هاي تجاري را نیز بـا اسـتفاده از
IT افزود.[42] ارزش برتر IT براي KM در توسعه و تعمیم حوزه دانش و افزایش سرعت انتقال پذیري آن است . به علاوه بـا بکارگیري IT می توان دانش را در افراد و گروه ها ، بازیافت و ذخیره نمود که این ، توانایی به اشتراك گذاشتن دانش با بخـش هاي دیگر در همان سازمان یا سایر شرکاي تجاري در جهان را می دهد . همچنین IT در تجمیع و حتی شـبیه سـازي دانـش نوین مشارکت خواهد داشت . [15 ] امروزه مزیت و برتري در رقابت هاي دیرپا و سنگین تنها زمانی ممکـن خواهـد بـود کـه "
شرکت ها " به " شرکت هاي تولید کننده دانش " تبدیل شوند .[50] [10] اگر چه بسـیاري از آن هـا بـا انـواع مشـکلات در پیاده سازي KMS روبرو هستند . از جمله این که اگر دانش تنها در مغز کارکنان گردآوري شود راهی براي ضـبط نظـام منـد این دانش وجود نخواهد داشت و دیگر این که حتی اگر این دانش ضبط شود و در پرونده هاي مختلف در اختیـار قـرار گیـرد ، جستجو در بین آن ها و بازیافت و بازبینی شان بسیار دشوار خواهد بود و این مشکل سدي است که در برابر انتشـار دانـش قـد علم کرده است . بنابراین در گذشته حتی اگر مدیران از اهمیت KM اطلاع داشتند ، پیاده سازي موفقیـت آمیـز آن را بسـیار دشوار یافته بودند. [7 ] مدیریت دانش سازمانی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت شرکت ها در شرایط رقابتی و عصر اطلاعات است . اهمیت این موضوع به حدي است که امروزه شماري از سازمان ها، دانش خود را اندازه گیري می کنند و به منزله ي سرمایه فکري سازمان و نیز شاخصی براي درجه بندي شرکت ها در گزارش هاي خود منعکس می کنند[3 ] این مؤسسه ها، استقرار مدیریت دانش در سازمان را، به عنوان بخشی از راهبرد سازمان، ضروري میدانند [2]
.2 رابطه مدیریت دانش و فناوري اطلاعات
اگرچه مفاهیم IT در محیط تجاري امروز دنیا رسوخ کرده اند ، هنوز تعاریف آن داراي برخی نمودهاي غیر قابل درك و ناملموس است . در این مطالعه به IT به عنوان ابزاري که توانایی مدیریت ، ذخیره و تبادل دانش را دارد پرداخته می شود .
این علم می تواند سازمان ها را در راه ارایه دانش ذخیره شده در مغز انسان ها و پرونده ها و مستندات مختلف به کارکنان یک سازمان یاري دهد.[15] در فرآیند KM ، جذب ، خلق ، ترتیب ، انتقال و انتشار دانش همگی وابسته به بکارگیري و همیاري
IT است . دانش شامل حقایق و باورها، مفاهیم و اندیشه ها، قضاوت ها و انتظارات، متدلوژي یا علم اصول و نحوهی انجام فنون است.[1] خاندلوال و گاتسچالک در سال 2003 تاکید می کنند که کاربرد IT در KMظاهراً بر نتایج همکاري هاي دانش مدارانه در یک سازمان تاثیر می گذارد. اسپیگلر نیز در سال 2003 در پی پژوهشی می گوید روش هاي قطعی مانند داده کاوي( استخراج داده ها با الگوهاي خاص) می تواند به یک سازمان در استخراج اطلاعات ارزشمند از پایگاه داده ها کمک کند ، به ویژه اگر با حوزه هایی مانند بازاریابی ، مدیریت ارتباط با مشتري 1( CRM) و تجارت الکترونیک ارتباط داشته باشند . شر و لی در سال 2004 پیشنهاد دادند که هر دو گونه دانش درونی و بیرونی را می توان با بکار بستن IT به شکل موثري مدیریت نمود همچنان که می توان از این طریق ظرفیت پویایی بنگاه هاي اقتصادي را افزایش داد . بنابراین IT در موفقیت یا عدم موفقیت اجرا و پیاده سازي KMS نقش مهمی بازي خواهد کرد. [27] مفاهیم رمز گذاري و رمز گشایی دانش در دنیاي سازمان ها چیز جدیدي نیست و برعکس ، سال ها است که سازمان ها مشغول رمز گذاري بر برنامه هاي آموزشی ، سیاست هاي سازمانی ، روال ها و رویه ها ، گزارشات و راهنماها و دستورالعمل هایشان هستند . تنها با پیشرفت IT بود که رشد و حرکت رو به جلوي KM شتاب گرفت .[4] بنابراین رشد KM به شدت به فناوري اطلاعات و ارتباطات گره خورده است ]
[13 و این نتیجه حاصل می شود که در اجرا و پیاده سازي KMS باید نقش مهمی براي IT قایل شد. [25 ] با این حال کمتر مطالعه اي در زمینه نقش IT در پیاده سازي KMS انجام شده و به همین دلیل ، هدف این مقاله رسیدگی و بررسی نقش و اثر IT در هم افزایی و پیاده سازي KMS است.همچنین بحث بر سر راه هاي تقویت و بهره ور کردن و هم افزایی KMS از طریق بکار بردن IT نیز مورد توجه و بحث خواهد بود .
.3 مدل مفهومی تحقیق
بر اساس مفهوم " شکاف " ها در KM که توسط لین و تسنگ در سال 2005 ارایه شده است ، این مقاله یک چهارچوب کل نگر ارایه می کند که در نمودار (1) به نمایش در آمده است . در این مدل تحلیلی نقش و اثر IT در KM مورد کاوش قرار می گیرد . مدل شکاف هاي KM به پنج شکاف تقسیم می گردد ( شکاف 1 تا ( 5 و به طور کامل شکاف هاي مدیریتی که ممکن است در پیاده سازي KMS رخ دهد را به تصویر می کشد . این شکاف ها چنین تعریف می شوند :
شکاف :1 شکاف بین دانش لازم براي پیشبرد و تقویت رقابتی شدن یک فعالیت یا بنگاه اقتصادي آن گونه که مدیریت سطح بالاي آن واحد درك می کند و دانشی کهواقعاً و در عمل براي پیشبرد و تقویت رقابتی شدن لازم است .( سطح دانش مورد نیاز )
شکاف : 2 شکاف بین دانش لازم براي پیشبرد و تقویت رقابتی شدن یک فعالیت یا بنگاه اقتصادي آن گونه که مدیریت سطح بالاي آن واحد درك می کند و نقشه و طرح پیاده سازي ) . KM طراحی )
شکاف : 3 شکاف بین طرح پیاده سازي KM آن گونه که مدیریت سطح بالاتر پیشنهاد می کند و پیشرفت برنامه پیاده سازي
) . KM فرآیند پیشرفت پیاده سازي و استقرار مدیریت دانش )
شکاف : 4 شکاف بین دانش بدست آمده پس از پیاده سازي KM و دانش لازم براي پیشبرد و تقویت رقابتی شدن یک فعالیت یا بنگاه اقتصادي . ( نتایج حاصل از پیاده سازي KM از نظر تولید دانش جدید )
شکاف : 5 شکاف بین دانش لازم براي پیشبرد و تقویت رقابتی شدن یک فعالیت یا بنگاه اقتصادي آن گونه که مدیریت سطح بالاي آن واحد درك می کند از یک سو و آن گونه که کارمندان و دست اندر کاران واحد درك می کنند از سوي دیگر. (
مقایسه بین ادراك مدیریت و کارکنان در زمینه مدیریت دانش )
به این ترتیب بر اساس تعریف پنج شکاف در پیاده سازي KMS این تحقیق در پی جستجوي نقش و اثر IT بر فرآیند هم افزایی و پیاده سازي KMS در شرکت ها و موسسات و بنگاه هاي تجاري است . در خلال مقاله با استفاده از مصاحبه هایی با متخصصین و تحلیل پرسش نامه ها ارتباط بین هر شکاف و IT تحلیل و بررسی می شود .
روش تحقیق
روش تحقیق به طور کل به دو گونه تقسیم می شود :تحقیق کمی و تحقیق کیفی . هدف اصلی این تحقیق جستجوي نقش و اثر IT در KMS با تاکید بر عوامل وابسته به شواهد مناسب براي پیشبرد تحقیقات کیفی است . به بیان
دیگر هنوز مشخص نشده است که آیااصلاً رابطه واقعی بین IT و KMS وجود دارد یا خیر . اگر ارتباطات مسلم و قطعی کشف شود می توان در آینده در مورد آن تحقیق و مطالعه نمود و در آن صورت خصوصیات روش تحقیق کیفی به بهتر شدن مطالعه کمک خواهد کرد .[5] [23] به علاوه براي ارزیابی این موضوع که نتایج تحقیق کیفی معتبر است یا خیر ، روش تحقیق کیفی براي آزمون این تحقیق و آزمودن صحت و سقم آن ها به کار می رود . به این ترتیب در این تحقیق از روش هاي مصاحبه و پرسشنامه براي جمع آوري اطلاعات استفاده شد . به طوري که پرسشنامه به صورت حضوري و مصاحبه با مدیران ارشد و کارکنان چهار شرکت بزرگ که با KM سروکار داشتند تکمیل گشت .
.5 مطالعات تجربی محدود
مطالعات موردي در تحقیقات کیفی یکی از عمومی ترین شیوه هایی است که مورد استفاده قرار میگیرد.تحلیل موارد، نقطه شروع خوبی براي فرآیند استنتاجی ساختار نظریه است.[53 ] [52] به علاوه این روش مناسبی براي مطالعه استنتاجی است که به پژوهشگر اجازه می دهد اطلاعات مربوط به پدیده هاي طبیعی جدید یا کشف نشده را مشاهده و جمع آوري کند . هدف مطالعه موردي در این تحقیق جستجو در زمینه ارتباط بین IT و KMS است . از آن جا که این پژوهش ریشه در مسایل سازمانی دارد نه مسایل تکنیکی بنابراین می توان مطالعه موردي را براي اهداف این پژوهش مناسب تلقی نمود .
. 5-1 انتخاب مورد
این مطالعه موردي نقش و اثر IT بر KMS را در سازمان هاي تجاري بررسی می کند بنابراین چهار شرکت براي مطالعه برگزیده شدند . اولین شرکت در حوزه تجهیزات و قطعات مورد استفاده در وسایل الکترونیکی فعالیت دارد . شرکت دوم به کار توسعه و تولید صنایع الکترونیکی مشغول است . شرکت سوم در حـوزه تولیـدات مـواد غـذایی فعالیـت دارد . و شـرکت چهارم نیز در بازار محصولات صنعتی فعال می باشد .
در ادامه رزومه اي از خصوصیات، اطلاعات و محیط رقابتی این شرکت ها ارایه می گردد:
-1 شرکت اول : این شرکت در سال 1379 تاسیس شد و به یکی از رهبران تولید و کنترل بازار در حوزه فعالیت خود تبدیل شده است . سیاست این شرکت ، سرمایه گذاري در بخش تحقیق و توسعه ابزار کارآمد و طراحی و تولید و بازاریابی در زمینه قطعات الکترونیکی با بکارگیري فناوري فرآیندهاي دقیق و مونتاژ پیچیده و خودکارسازي است . کاربرد اصلی تولیدات آن ها در تجهیزات و قطعات مورد استفاده در نیمه هادي ها و صنایع الکترونیکی است . این شرکت به طور همزمان در عرصه تحقیقات صنعتی ، پاسخ به نیاز مشتریان ، آخرین فناوري روز ، محصولات سفارشی و چند کاره و رقابتی ملی و منطقه اي نیز حضور دارد .
-2 شرکت دوم : این شرکت در سال 1381 تاسیس شده و فعالیت خود را متمرکز بر تولید نسل جدید نمایشگرهاي گرافیکی نموده است . محصولات آن ها در دو گونه اصلی تولید می شود : نمایشگرهاي دیجیتال و محصولات ارتباطی و مخابراتی . با توجه به رواج زندگی به سبک دیجیتال ، ارتباطات تصویري امروزه نقش مهمی در سبک زندگی مردم بازي می کند . این شرکت با توجه به میزان عظیم دانش و تکنولوژي که در اختیار دارد و همچنین با توجه به مشتریان منطقه اي خود ، تکنیک هاي تولید نمایش گر گرافیکی را پیاده سازي می کند تا به پتانسیل تمام نشدنی سبک زندگی رنگی از واقعیت بزند .
-3 شرکت سوم : این شرکت در سال 1349 تاسیس شده و از زمان تاسیس تا کنون ، حیطه فعالیت تجاري آن ها تغییر کرده و از تولید پودر ، غذاي آماده و آشامیدنی ها به سمت شمول فروشگاه هاي زنجیره اي کوچک براي عرضه محصولات ، پخش مواد غذایی و از این دست امور رفته است . این شرکت به اصول کیفیت برتر ، اعتبار بالا در بازار ، ارایه بهترین خدمات و قیمت معقول و مناسب اعتقاد دارد . آن ها به این اصل معروف که بالاترین سرمایه یک سازمان منابع انسانی اش است معتقدند و همین اعتقاد باعث شده که به سمت مجموعه اي از نوآوري ها و توسعه در مدیریت منابع انسانی گام بردارند . آن ها کارکنان
شان را ترغیب می کنند که در دوره هاي اجرایی مدیریت شرکت کنند و تجربیات شان را با سایر افراد شاغل در حرفه هاي دیگر به اشتراك بگذارند .
-4 شرکت چهارم:این شرکت در سال 1380 پایه ریزي شد که اکنون در زمینه تولید نیمه هادي ها و ارایه خدمات مربوط به آن می باشد . این شرکت دامنه محدودي از محصولات پیشرفته نیمه هادي و IC ها را تولید و روانه بازار می کند . هدف شرکت تبدیل شدن به بهترین تولید کننده در بین رقباي ملی و منطقه اي و ایجاد رضایت در مشتریان است و در عین حال ، رضایت مندي کارکنان نیز از اهداف شرکت می باشد . این هدف با انعطاف پذیري بالا حین کار کردن با مشتریان و شرکا برآورده خواهد شد .
براي جستجوي مجموعه فراگیري از آثار IT بر KMS هم صنایع سنتی و هم صنایع مدرن با فناوري پیشرفته در مصاحبه ها شرکت داده شدند . در تحقیق حاضر هر چهار شرکت مذکور؛ واحدي براي پیاده سازي KM اختصاص داده اند و در این کار نیز موفق به نظر می رسند و براي مطالعه آثار IT بر پیاده سازي KM می توان از تجربیات آن ها بهره برد .
. 5-2 تحلیل شکاف پنج گانه KMS براي موارد تجربی معرفی شده
.5-2-1 شکاف : 1 بر طبق مصاحبه هاي انجام شده ، فناوري اطلاعات نقش مهمی در مدیریت و عملیات دارد که این تاثیر در حوزه هاي مختلف کار می تواند متفاوت باشد . به عنوان مثال ، کارگران متخصص تنها تولید را افزایش نمی دهند بلکه در شیوه هاي کار نیز قابلیت انعطاف بیشتري ایجاد می کنند . به دلیل افزایش حجم و چرخش اطلاعات ، مدیرانی که از IT به خوبی استفاده می کنند می توانندتصمیم سازان بهتري نیز باشند . بنابراین فناوري اطلاعات این قابلیت را به مدیران می دهد که درك بهتري از مشکلات موجود در سازمان خود و فضاي رقابتی داشته باشند .
بنابراین اصلی ترین عوامل ذي نفوذ در شکاف 1 به این ترتیب تعمیم داده می شود :
-1 بصیرت و تیزبینی در مورد مشکلات یک سازمان: مزیت اولیه IT در تقویت توانایی شناسایی و هدف گیري دانش ارزشمند و مفید است.IT می تواند در تحلیل منابع دانش حوزه هاي دیگر و اجرا بر اساس دانش ضمنی و دانش آشکار کمک کند.
بهعلاوه می تواند به مدیریت سطح بالاتر کمک کند که دید عمیق تري نسبت به مشکلات اصلی و مرکزي سازمان خود پیدا کند و این موضوع به ساده سازي فرآیند تصمیم گیري مدیران کمک خواهد کرد.[46] [9]
-2 تشخیص و شناسایی : IT در بازاري که به سرعت در حال تغییر است به کمک فناوري اطلاعات می توان از عدم تمرکزهاي بیهوده جلوگیري کردمثلاً. شرکت هایی که از جریان کار مجتمع و ابزار کار منتج به KM استفاده نمی کننـد، منـابع دانـش خود را هدر خواهند داد . به علاوه IT از امکانات تولید دانش که محدود هستند حمایت می کنـد . بنـابراین، شـرکت بایـد آن گونه از IT که دانش را در سازمانش پرورش می دهد را شناسایی کند . یافتن IT مناسـب مـی توانـد اثربخشـی KM را نیـز افزایش دهد.[49] [35 ] [21]
.5-2-2 شکاف : 2 مصاحبه شوندگان عنوان کردند به ندرت پیش می آید موسسه اي که در آن استخدام شده اند به کارکنانش کمک کند تا ارتباطی بین شغل خود و هدف تجاري که موسسه دنبال می کند برقرار کنند . اگر شرکت بخواهد دانش موجود نزد کارکنان را وسعت بخشد مدیریت نیز این موضوع را به عنوان هدف در نظر می گیرد و تصمیمات مقتضی جهت رسیدن به آن اتخاذ می کند . آن ها همچنین توضیح دادند که حین فرآیند هم افزایی و پیاده سازي KMS ، بسامد استفاده از سامانه ذخیره دانش بسیار بالا بود و این سامانه در تمام فرآیند KM نفوذ داشت و بنابراین این سه نقش را در فرآیند بازي می کرد : نخست اینکه منبعی براي تبدیل دانش حین بدست آوردن دانش جدید به حساب می آمد . دوم تدارك پرسنلی با دانش نظام مند در طول فرآیند انتشار دانش و سوم هم همان نقش پایگاه ذخیره دانش در مرحله انباشت دانش را ایفا می کرد . بر اساس نتایج جمع آوري شده از مصاحبه ها ، علل اولیه شکاف 2 را می توان چنین بیان نمود :
• مدیران باید اهداف برنامه مدیریت دانش را تنظیم کنند
• سامانه ذخیره دانش به عنوان دستیار مدیران در تنظیم برنامه مدیریت دانش باید پرورده شود
• روزآمد شدن اطلاعات قطعی و تعیین کننده است بنابراین اصلی ترین عوامل ذي نفوذ در شکاف 2 به این ترتیب تعمیم داده خواهد شد :
-1 تنظیم اهداف براي KM :هدف نهایی KM براي ایجاد ارزش حین استفاده از دانش .[51 ] بنابراین باید مسجل شـود کـه این اهداف کاربردي ، رده بندي شده ، تصحیح شده ، قابل اشتراك و ... هستند [37] [31]
-2 بنا کردن سامانه ذخیره دانش : تکنیک هاي انباشت دانش به بازیافت و توزیع موثر دانش کمک می کند. [41 ] این سامانه در مواقعی که دانش از منابع مختلف به دست می آید براي تجمیع آن ها به کار می رود و بنابراین به یک موسسه کمک می کند برنامه هاي مدیریت دانش ، آموزش هاي سازمانی و برنامه سازي و فرآیند تصمیم گیري را تقویت کرده و عینیت ببخشد .
فرآیند تاسیس سامانه ذخیره دانش شامل ساختن پلت فرم دانش ، ذخیره اطلاعات ، ابزار تبدیل و مضامین مدیریتی می شود
. [29 ] [11]
-3 روز آمد کردن بی وقفه دانش هاي پویا : دانش تنها از یافته و دانسته هاي کارکنان داخلی حاصل نمی شود بلکه محیط بیرون را نیز شامل خواهد شد.[51] به علاوه ، به روز کردن و به اشتراك گذاشتن بی وقفه دانش اهمیت ویژ هاي دارد چرا که
تنها از این طریق می توان به سستی و سکون دانش غلبه کرد . روند به روز کردن دایمی دانش می تواند فرآیند اجتماعی کردن ، برونی کردن ، ترکیب و درونی کردن 1(SECI) دانش را تسهیل کند.[39] به علاوه به روز کردن دانش ، به اشتراك
گذاري ، ارسال و تبدیل ، خلاقیت و اثربخشی دانش را نیز افزایش می دهد .[12]
.5-2-3 شکاف : 3 مصاحبه شوندگان به وضوح اشاره می کنند که KMS می تواند آموزش هاي سازمانی را تقویت کند چراکه می توان از آن به عنوان ابزاري جهت تبدیل دانش ضمنی و مستتر به دانش آشکار و همه فهم استفاده نمود(یعنی خارجی کردن و عینیت بخشیدن ) دقیقاًو به همان خوبی می تواند دانش صریح و آشکار را در ذهن افراد به دانش ضمنی و مستتر تبدیل کند ( یعنی درونی سازي )ضمناً. مصاحبه شوندگان عنوان می کنند که بین پیاده سازي و برنامه ریزي KM
تفاوت وجود دارد چون کارکنان تمایل دارند دانش و برآورد خود از بهره وري برنامه KM را به اشتراك بگذارند از سوي دیگر براي مدیران نیز راحت تر است که فرآیند را از طریق KMS به صورت فوري و بی درنگ کنترل نمایند. بر اساس نتایج جمع آوري شده از مصاحبه ها ، مسبب هاي اولیه شکاف 3 را می توان چنین توصیف کرد :
• براي تقویت نقشه موثر KMS لازم است که KMS پیاده سازي شود .
• KMS می تواند به اشتراك گذاري ، تحقیق و کنترل دانش را همچون دیگر کارکردهایش تقویت کند .
بنابراین اصلی ترین عوامل ذي نفوذ در شکاف 3 را به این ترتیب می توان تعمیم داد :
-1 پیاده سازي KMS : KMS به عنوان یک روش جدید در شبیه سازي خلاقیت و نوآوري در سازمان هاي از قبل صنعتی رخ نموده است. [28] [8 ] چنین سامانه اي به کارکنان اجازه تشخیص اطلاعات به صورت مستقیم را می دهد و آن ها را ترغیب می کند که دانش خود را با دیگران به اشتراك بگذارند . به این ترتیب این سامانه باعث ایجاد یک فضاي رقابتی در تجارت و محیطی دانش پذیر و جویاي دانش می شود. [45 ]
-2 نظارت و کنترل بر : KMS یک ابزار کلیدي براي خلق ، به رمز درآوردن ، ذخیره ، ارتباطات ، تحلیل ، انتشار و ساماندهی اطلاعات و دانش . [43] بنابراین مدیران می توانند با نظارت و کنترل بر برنامه هاي پیاده سازي KMS کارآمدي مدیریتی را تقویت بخشند. [47 ]
.5-2-4 شکاف : 4 مصاحبه کنندگان با جدیت معتقد بودند آن دسته از ابزار KM که براي انسان کاربرپسند نیست براي کاربران خوشایند نخراهد بود . در صورت استفاده از این گونه ابزار تنها ارزش هاي تجاري پدید نمی آید بلکه موجب ریزش دانش خواهد بود اینجا IT به عنوان ابزار کمکی به پشتیبانی می آید تا محیطی خوش آیند براي استاندارد کردن و ذخیره اطلاعات ارایه شود و همچنین تبادل و ارتباط دانش از این طریق بین کارکنان و یا بین سایر قسمت ها صورت خواهد گرفت .
همچنین مصاحبه کنندگان پیشنهاد دادند که سامانه اي براي ارزیابی پدید آید تا مشخص کند آیا پس از پیاده سازي KMS
