مقاله بررسی نقش و جایگاه معیارهای HSE در مدل تعالی سازمانی EFQM

بخشی از مقاله

١- چکيده
در چند سال اخير که مبحث HSE به طور جدي مدنظر قرار گرفته و در تمامي قراردادها و استانداردهاي بين المللي لازم الاجرا مي باشد، سعي بر آن مي شود که هر سازمان به طور صحيح موارد HSE را اجرا کند. نکته شايان ذکر در اين مورد ارزيابي پروژه هاي HSE در سازمان هاي مخنتلف مي باشد به طوريکه هر سازمان بتواند در زمينه اجرا و بهبود HSE خود را با ديگر سازمان ها و به ويژه با بهترين ها مقايسه کند و جايگاه خود را در اين ميان پيدا کند. در بين روش هاي ارزيابي که در سازمان ها انجام مي شود مدل EFQM به عنوان سرآمد اين مدل ها مي باشد که چند سالي است در کشور ما به اجرا در آمده است .
مدل هاي تعالي سازماني يا سرآمدي کسب و کار، به عنوان ابزاري قوي براي سنجش ميزان استقرار سيستم ها در سازمان هاي مختلف به کار گرفته مي شود. با به کارگيري اين مدل ها، ضمن اينکه يک سازمان مي تواند ميزان موفقيت خود را در اجراي برنامه هاي بهبود در مقاطع مختلف زماني مورد ارزيا ي قرار دهد، مي تواند عملکرد خود را ا ساير سازمان ها ه ويژه با هترين آ ها نيز مقا سه کند.

مدل EFQM از سال ١٣٨٢ در ايران با نام جايزه ملي بهره وري و تعالي سازماني مورد توجه بسياري از شرکت ها قرار گرفت و به عنوان معيار و مدلي براي ارزيابي شرکت ها و امتيازدهي به آنها و رتبه بندي مورد استقبال عمومي شرکت ها قرار گرفته است .
با توجه به فراگير شدن اين مدل و اجراي آن در اکثر شرکت ها و سازمان ها، نقش HSE در معيارها و زيرمعيارهاي اين مدل کاربردي تر مي شود.لذا معيارهاي HSE را در قالب مدل EFQM بررسي و تعريف مي کنيم .
مدل هاي سرآمدي سازماني ، به ويژه مدل EFQM طي چند سال به کارگيري آن در بنگاه هاي ايراني ، چارچوب مشخصي براي الگوبرداري و بهينه کاوي ايجاد کرده است .
يکي از موارديکه مدل EFQM را از ديگر مدل ها متمايز کرده است اشاره به مسئله جامعه بصورت يک بند جداگانه مي باشد که اين کار در مدل دمينگ و اکثر مدل ها شکل نگرفته است . در اين بند يکي از کليدي ترين نقش ها را HSE ايفا مي کند که به تفضيل بيان شده است .

کلمات کليدي : HSE ،EFQM ، معيار هاي مدل ، توانمندسازها ، نتايج

٢- مقدمه
٢-١- تاريخچه بنياد اروپايي مديريت کيفيت و مدل سرآمدي EFQM سازمان هايي که حقيقتا سرآمد هستند، مي کوشند با دستاوردهايشان و نشان دادن اينکه چگونه به اين دستاوردها رسيده اند و اينکه در آينده چه دستاوردهايي خواهند داشت ، رضايت ذي نفعان خود را جلب کنند. انجام اينکار، حتي در مساعدترين شرايط ، کار دشواري است ، از اينرو در شرايطي که رقابت جهاني افزايش مي يابد، نوآوري هاي تکنولوژيکي به سرعت اتفاق مي افتند، فرآيندها تغيير مي کنند و تغييرات مداوم در اقتصاد، شرايط اجتماعي و محيط پيرامون مشتري رخ مي دهند، استمرار اينکار دشوارتر نيز خواهد شد.
با شناخت اين چالش ها بود که بنياد اروپايي مديريت کيفيت (EFQM) ايجاد شد تا رهيافتي به مديريت را بين سازمان هاي اروپايي ترويج کند که در ابعاد جهاني قابل طرح و راهنماي آنها به سوي سرآمدي پايدار باشد. بنياد اروپايي مديريت کيفيت ، يک سازمان غير انتفاعي است که در سال ١٩٨٨ ميلادي توسط چهارده شرکت معتبر اروپايي و با حمايت اتحاديه اروپا تاسيس گرديد. در حال حاضر بيش از ٨٠٠ شرکت اروپايي در اين سازمان عضويت دارند. ماموريت اين سازمان ايجاد يک نيروي راهبرنده در جهت سرآمدي عملکرد و چشم انداز آن درخشش سازمانهاي اروپايي در جهان است .
کار طراحي اين مدل به صورت جدي از سال ١٩٨٩ ميلادي آغاز شد و مدل سرآمدي (EFQM) در سال ١٩٩١ معرفي گرديد. اين مدل به سرعت مورد توجه شرکت هاي اروپايي قرار گرفت و مشخص گرديد که سازمان هاي بخش عمومي و صنايع کوچک هم علاقه دارند از آن استفاده کنند.
در سال ١٩٩٥ ويرايش مربوط به بخش عمومي و در سال ١٩٩٦ مدل مربوط به سازمان هاي

کوچک (SME) توسعه داده شد. اگر چه اين مدل همواره مورد توجه و بازبيني بنياد اروپايي کيفيت قرار داشته است اما مهمترين بازبيني که منجر به تغييراتي در مدل گرديد در سال ١٩٩٩ اتفاق افتاد.
مهمترين تغييرات عبارت بودند از توجه بيشتر به رويکردهايي که مي توانست نتايج مربوط به مشتريان را به دنبال داشته باشد و نيز توجه بيشتر به بحث شراکت و مديريت دانش . در سال ٢٠٠١ مدل سازمان هاي کوچک و متوسط با مدل سرآمدي EFQM هماهنگي بيشتري پيدا کرد و تحت نام مدل سرآمدي EFQM ويرايش سازمانهاي کوچک و متوسط معرفي گرديد. در سال ٢٠٠٣ ويرايش جديدي از مدل EFQM ارائه شد که نسبت به ويرايش سال ١٩٩٩ داراي تغييرات قابل ملاحظه اي در زيرمعيارها و نکات راهنماست .[١]

٣- شرح مقاله
٣-١- بررسي معيارهاي مدل EFQM و HSE
مدل سرآمدي EFQM يک مدل غير تجويزي است که از ٩ معيار تشکيل شده است . اين معيارها هسته و قلب اين مدل هستند و مبناي ارزيابي يک سازمان قرار مي گيرند.
معيارهاي مدل EFQM به دو دسته تقسيم مي شوند:
٣-١-١- توانمندسازها
پنج معيار اول اين مدل بوده و عواملي هستند که سازمان را براي رسيدن به نتايج عالي توانمند مي سازد.
٣-١-٢- نتايج
چهر معيار ديگرنتايجي هستند که سازمان سرآمد در حوزه هاي مختلف به آنها دست پيدا مي کند و بيان کننده دستاوردهاي حاصل از اجراي مناسب توانمندسازها هستند. در مدل EFQM معيارها روي هم ١٠٠٠ امتياز دارد ( ٥٠٠ امتياز براي توانمندسازها و ٥٠٠ امتياز براي نتايج ). به عبارتي اگر سازماني موفق شود که اين مدل را کاملا در سازمان خود پياده کند، مي تواند ١٠٠٠ امتياز بگيرد. ( بد نيست بدانيم که گرفتن ٧٠٠ امتياز از ١٠٠٠ امتياز، فقط در توان شرکتهايي با کلاس جهاني است ).
در شکل ١ اين معيارها و نحوه تعامل و ارتباط آنها با يکديگر و امتياز هر کدام را ملاحظه کنيد.

« شکل ١» شماتيک مدل EFQM

در HSE معيارها به ترتيب زير مي باشد
عناصر سيستم مديريت بهداشت ، ايمني و محيط زيست
١. رهبري و تعهد
٢. خط مشي و اهداف استراتژيک
٣. سازمان ، منابع و مستند سازي
٤. ارزيابي و مديريت ريسک
٥. طرحريزي
٦. استقرار و پايش
٧. مميزي و بررسي مجدد
در شکل شماره ٢ شکل شماتيک مدل HSE و معيارهاي آن نشان داده شده است .
« شکل ٢ » شماتيک مدل HSE
٣-٢- ساختار مدل EFQM
در توانمندسازها هر کدام از معيارها به تعدادي زيرمعيار و هر کدام از زيرمعيارها به تعدادي نکات راهنما تقسيم مي شوند.
ساختار معيارهاي نتايج با توانمندسازها قدري متفاوت است . معيارهاي ٦ و ٧ و ٨ از نتايج ، به شکلي مشابه به دو زيرمعيار به صورت زير تقسيم مي شوند.
الف - شاخص هاي برداشتي ب - شاخص هاي عملکردي
معيار ٩ به دو زيرمعيار به صورت زير تقسيم مي شود:
a٩- دستاوردهاي کليدي عملکرد
b٩- شاخصهاي کليدي عملکرد
٣-٣- بررسي معيارهاي HSE با معيار هاي مدل EFQM
٣-٣-١- رهبري
رهبران سرآمد چشم انداز و ماموريت سازمان را تدوين و زمينه دست يابي به آنها را تسهيل مي کنند. آنها ارزش ها و سيستم هايي را که براي موفقيت پايدار سازمان مورد نيازند ايجاد کرده و آنها را با اعمال و رفتارهاي مناسب خود اجرا مي کنند. در دوره هاي تغيير و تحول سازمان ، آنها ثبات در مقاصد را حفظ مي کنند. هرجا که لازم باشد، اين رهبران قادر به تغيير جهت گيري سازمان و ترغيب کارکنان به پيروي از آن هستند.
زيرمعيارهاي معيار رهبري موارد زير مي باشند:
a١- رهبران ماموريت ، چشم انداز، ارزشها و اخلاقيات سازمان را تدوين و خودشان به عنوان الگوي فرهنگ سرآمدي ، عمل مي کنند.
b١- رهبران از ايجاد، توسعه و به کارگيري سيستم هاي مديريت و بهبود مستمر آنها شخصا اطمينان حاصل مي نمايد.
c١- رهبران با مشتريان و شرکا و نمايندگان جامعه در تعامل هستند.
d١- رهبران فرهنگ سرآمدي را در بين کارکنان سازمان تقويت مي کنند.
e١- رهبران ، تحول سازماني را درک کرده و از آن حمايت مي کنند.
در تعريف HSE رهبري اعتقاد نيروي انساني در سطوح مختلف سازمان از صدر تا ذيل ( بالا به پايين ) و فرهنگ جاري در شرکت براي رسيدن به موفقيت نظام مديريت بهداشت ، ايمني و محيط زيست مورد بررسي و ملاحظه قرار مي گيرد.
شرکت بايستي نسبت به ايجاد و تداوم فرهنگي که حامي نظام مديريت HSE براساس :
. اعتقاد به علايق و خواسته هاي شرکت براي بهبود اجراء اصول بهداشت ، ايمني و محيط زيست .
. ايجاد انگيزه براي بهبود اجراء اصول بهداشت ، ايمني و محيط زيست توسط کارکنان .
. پذيرش مسئوليت فردي و پاسخگويي براي اجراء اصول بهداشت ، ايمني و محيط زيست .
. اعتقاد به يک نظام مديريت بهداشت ، ايمني و محيط زيست کار آمد.
باشد اقدام نموده و کارکنان شرکت و پيمانکاران آن بايستي درايجاد و حفظ يک چنين فرهنگ پويايي نقش داشته باشند[٢] .
نشانه هاي تعهد مديريت به نظام مديريت HSE
• تخصيص منابع مورد نياز اعم از مالي ، پشتيباني و غيره (نظير پول و زمان و ...) به موضوعات ايمني ، بهداشت و محيط زيست
• عنوان نمودن موضوعات مربوط به ايمني ، بهداشت و محيط زيست در ابتداي جلسات مختلف .
• مشارکت فعال در فعاليت هاي مربوط به ايمني ، بهداشت و محيط زيست و بررسي هاي مربوط به آنها در سازمان و بخشهاي تابعه آن .
• اهميت دادن و دخالت ملاحظات ايمني ، بهداشت و محيط زيست در تصميم گيريهاي مديريت

• قدرداني از مجريان و برسميت شناختن موضوعات پس از دستيابي به اهداف ايمني بهداشت و محيط زيست
• تشويق کارکنان براي ارائه پيشنهادات سازنده در زمينه معيارهاي بهبود اجراي ايمني ، بهداشت و محيط زيست .
• مشارکت و ارزش نهادن به نوآوريهاي که در داخل يا خارج سازمان در زمينه موضوعات ايمني ، بهداشت و محيط زيست حاصل گرديده است .
٣-٣-٢- خط مشي و استراتژي
سازمان هاي سرآمد ماموريت و چشم انداز خود را از طريق تدوين يک استراتژي متمرکز بر منافع ذي نفعان سازمان پياده مي کند که در آن بازار و بخشي از صنعت که در آن فعاليت مي کنند، مدنظر قرار مي گيرد. خط مشي ها، برنامه ها، اهداف درازمدت و فرآيندها به نحوي تدوين شده و در سازمان تسري داده شده اند که موجب تحقق استراتژي مي شوند.
زيرمعيارهاي معيار خط و مشي و استراتژي موارد زير هستند که در اين قسمت به معرفي آنها مي پردازيم :a ٢- خط مشي و استراتژي بر نيازها و انتظارات حال و آينده ذي نفعان مبتني است .
b٢- خط مشي و استراتژي بر اطلاعات حاصل از اندازه گيري عملکرد، تحقيقات ، يادگيري و فعاليتهاي بيروني مرتبط مبتني است .
c٢- خط مشي و استراتژي ، تدوين شده ، مورد بازنگري قرار گرفته و به روز مي شوند.
d٢- خط مشي و استراتژي از طريق چارچوبي از فرآيندهاي کليدي در سازمان اشائه داده شده و جاري مي شوند.
در تعريف HSE مديريت ارشد شرکت بايستي خط مشي ها و اهداف استراتژيک را تعيين و مستند
نموده و اطمينان حاصل کند که آنها:
. با اهداف و خط مشي تعيين شده از سوي شرکت مادر سازگار باشد.
. مرتبط با فعاليت ها، محصولات و خدمات قابل ارائه توسط شرکت بوده و همچنين تأثيرات آنها بر HSE نيز مد نظر قرار گيرد.
. با ساير خط مشي هاي جاري در شرکت سازگار باشد.
. به همان ميزان که به ساير خط مشي ها و اهداف اهميت داده مي شود، مورد توجه قرار گيرد.
. بدرستي استقرار يافته در تمامي سطوح سازمان مورد توجه قرار گرفته و در عمق سازمان جاري گردد.
خط مشي و اهداف استراتژيک
. در دسترس عموم قرار گيرد.
. تمامي الزامات قانون و قوانين مربوطه در آنها رعايت گردد.
. در جايي که قوانين و مقرراتي وجود ندارد، استانداردهايي که خودشان معيار قرار داده اند،
مورد استفاده قرار گيرد.

. شرکت را ملزم به کاهش ريسک ها و عوامل بالقوه آسيب رساندن بهداشتي ، ايمني و زيست محيطي ناشي از فعاليت ها، توليدات يا خدمات به پايين ترين حد ممکن نمايد.
خط مشي
خط مشي ايمني و بهداشت به عنوان مثال مي تواند در برگيرنده تعهد نسبت به :
. برقراري روشهاي اجرايي و ايجاد عادات توجه به ايمني وبهداشت وجد و جهد در مسير ايجاد محيط کاري ، عاري از حادثه باشد.
. فراهم نمودن تسهيلات ، تجهيزات و واحدهاي توليدي که براساس اصول مهندسي ساخته شده اند و حفظ نگهداري آنها در شرايط ايمن باشد.
. صراحت در بيان مشکلات و مسائل و همچنين مشارکت در طرح موضوعات ايمني ، بهداشت را ترويج نمايند.
. فراهم نمودن دوره هاي آموزشي به منظور توانا نمودن کارکنان براي انجام کار بطريق ايمن و حفظ سلامت آنها باشد.
. انجام سلسله فعاليت هاي تبليغي سازمان يافته و منسجم براي بالا بردن دانش و آگاهي ايمني ، بهداشت باشد.
. توجه صحيح نسبت موضوعات محيط زيست وجد و جهد نمودن به منظور کاهش ريسکهاي زيست محيطي به حداقل ميزان ممکن باشد.
. کاهش پساب (ضايعات ) و صرفه جويي در مصرف مواد، سوخت و انرژي باشد.
. کاهش و در صورت امکان اجتناب از برون ريز و خروجي هاي زيان آور براي محيط زيست
. فراهم نمودن شرايط لازم براي برگزاري دوره هاي آموزشي و همچنين بالا بردن آگاهي کارکنان
. مشارکت در فعاليت هاي پيشگامان زيست محيطي و تدوين مقررات مربوطه باشد.
. کاهش عوامل بالقوه آسيب رسان و تأثيرات سوء زيست محيطي طرح هاي جديد و توسعه اي به حداقل ميزان ممکن باشد.
. تلاش در جهت آرمان توسعه پايدار اقتصادي بر پايه موضوعات زيست محيطي باشد.
٣-٣-٣- منابع انساني (کارکنان )
سازمان هاي سرآمد، دانش و تمامي توان بالقوه کارکنانشان را در تمامي سطوح فردي ، تيمي و سازماني مديريت کرده ، توسعه داده و از آن بهره مي برند. اين سازمان ها عدالت و برابري را ترويج داده ، کارکنانشان را توانمند کرده و در کارها مشارکت مي دهند. آنها به نحوي از کازکنان مراقبت کرده ، با آنها ارتباط برقرار کرده ، از آنها قدرداني نموده و به آنها پاداش مي دهند که در آنها رغبت و تعهد ايجاد مي کند تا از مهارتها و دانش خود به نفع سازمان استفاده نمايند.
زيرمعيارهاي معيار منابع انساني (کارکنان ) موارد زير هستند:
a٣- منابع انساني ، برنامه ريزي و مديريت شده و بهبود مي يابند.
b٣- دانش و شايستگي کارکنان شناسايي شده ، توسعه يافته و حفظ مي شود.
c٣- کارکنان در مسايل سازمان مشارکت داده شده و توانمند مي شوند.
d٣- بين کارکنان و سازمان ، گفتمان دوسويه برقرار است .
e٣- کارکنان مورد تشويق ، تقدير و توجه قرار مي گيرند.
در تعريف HSE منابع انساني که شامل کارکنان نيز مي باشد به صورت اهداف زير بيان مي شود:
. فراهم نمودن منابع و نيروي انساني مناسب براي توسعه و استقرار نظام مديريت ايمني ، بهداشت و محيط زيست .
. اطمينان حاصل نمودن از انطباق هر اقدام با خط مشي HSE ، قبل از آغاز آن .
. دريافت در دسترس قرار دادن اطلاعات موجود در زمينه موضوعات HSE و تفسير آنها
. تعيين و تثبيت اقدامات اصلاحي و همچنين موقعيت هاي بهبود کارآيي اجراء HSE.
. پيشنهاد دادن يا فراهم نمودن ساز و کارهاي بهبود و تائيد نحوه استقرار آنها.
. کنترل فعاليت ها در حاليکه اقدامات اصلاحي انجام مي گيرد.
. کنترل موقعيت هاي اضطراري
٣-٣-٤- شراکتها و منابع
سازمان هاي سرآمد، شراکتهاي برون سازماني ، تامين کنندگان و منابع داخلي خود را به منظور پشتيباني از خط مشي و استراتژي سازمان و عملکرد موثر فرآيندهاي آن برنامه ريزي و مديريت مي کنند. در خلال برنامه ريزي و مديريت شراکتها و منابع ، اين سازمان ها بين نيازهاي حال و آينده سازمان ، جامعه و محيط زيست ، توازن برقرار مي کند.
زيرمعيارهاي معيار شراکت و منابع ، موارد زير هستند که در اين قسمت به معرفي آنها مي پردازيم :
a٤- شراکتهاي برون سازماني مديريت مي شوند.
b٤- منابع مالي مديريت مي شوند.
c٤- ساختمان ها، تجهيزات و مواد مديريت مي شوند.
d٤- تکنولوژي مديريت مي شود.
e٤- اطلاعات و دانش مديريت مي شوند.
در تعريف HSE به اين زيرمعيار به صورت دو معيار جداگانه پرداخته شده است .
١. زيرمعيار شراکتها که در HSE با معياري به نام معيار پيمانکاران سنجيده مي شود.
پيمانکاران
. بايد يک روش اجرايي وجود داشته باشد تا اطمينان حاصل شود که HSE پيمانکاران در قالب يک نظام مديريت با الزامات سازگار مي باشد.
. روشهاي اجرايي بايد تسهيل کننده روابط پيمانکاران با شرکت و نيز ساير پيمانکاران باشد.
در روش اجرايي بايستي توجه خاصي به موارد ذيل داشته باشيم :
. انتخاب پيمانکاران ، (علاوه بر ساير موارد) بايستي پس از ارزيابي دقيق خط مشي HSE، شيوه اجراء و کفايت نظام مديريت بهداشت ، ايمني و محيط زيست ايشان و متناسب بودن آن با ريسک هاي موجود در خدماتي که به ايشان محول گرديده ، انجام گيرد.