بخشی از مقاله
چکيده
اين پژوهش که به منظور بررسي نيازهاي مديران آب و فاضلاب انجام شده تلاش کرده است ضمن بررسي نظريه ها و روش هاي نيازسنجي اطلاعاتي، اطلاعات مورد نياز رده هاي مختلف مديران در شرکت آب و فاضلاب استان آذربايجان شرقي را با استفاده از مطالعه استراتژي و اهداف سازماني و بررسي وظايف مديران و هم چنين تعيين عوامل بحراني موفقيت و بررسي فعاليت هاي اصلي شرکت آب و فاضلاب در رويکردهاي از بالا به پائين و از پائين به بالا شناسائي و تعيين کند. در راستاي شناخت وضعيت موجود اطلاعات و سيستم اطلاعاتي از روش پرسش نامه و تحليل نتايج آن استفاده شده است .
جامعه آماري به صورت تمام شمار بوده و پرسش نامه به تعداد ٦٢نفر از مديران رده هاي مختلف توزيع گرديده است .
براساس تحليل به عمل آمده نشان ميدهد که سيستم اطلاعاتي موجود به لحاظ کمي و کيفي، 12/56درصد نيازهاي اطلاعاتي مديران شرکت را تامين ميکند و هم چنين 29/58درصداطلاعات توليد شده در سيستم موجود براي مديران آب و فاضلاب متناسب با نقش آن هاست . هم چنين ميزان انسجام و يکپارچگي و مطلوبيت لازم اطلاعات توليد شده در سيستم موجود براي مديران آب و فاضلاب ، به لحاظ شکل و محتوا 14/50درصد ميباشد.
کليد واژه ها:نيازسنجي اطلاعاتي،سيستم اطلاعاتي،عوامل بحراني موفقيت ،آذربايجان شرقي
١-مقدمه
در هر تشکيلاتي براي نيل به اهداف و انجام وظايف سازماني محوله در مقاطع مختلف نياز به تصميم گيـري وجـود دارد و بـراي تحقق تصميم گيري صحيح لازم است ظرف مدت معيني اطلاعات صحيح ، دقيق ، مطمئن و بهنگام در اختيار تصميم گيران قـرار گيرد. بديهي است صحت و سرعت تصميم گيري، در گرو صحت و سرعت دسترسي به اطلاعات اسـت و ايـن مسـئله نيـز خـود تابعي از وجود اطلاعات مورد نياز و جريان گردش اطلاعات در سازمان است .
تعاريف مختلفي براي اطلاعات ارائه شده است . اطلاعات عبارت است از تحريک ابتدايي رفتار به صورت مجموعه اي از علايم .
اطلاعات لايه اي بين دو لايه دانش است .
اطلاعات ، مهم ترين منبع مدير براي تصميم گيري محسوب ميشود. از آنجا که حجم و سـرعت توليـد اطلاعـات همـواره رو بـه فزوني است ، تعيين نيازهاي واقعي اطلاعاتي و ايجاد نوعي سيستم که تمامي اين اطلاعات را پالايش ، فشـرده ، ذخيـره و منتقـل کند، ضروري است و به همين علت بررسي نيازهاي اطلاعاتي و تـدوين سيسـتم اطلاعـات مـديريت در سـازمان ضـرورت پيـدا ميکند. سيستم مجموعه اي از اجزا و روابط ميان آن هاست که به وسيله ويژگيهاي معين به هم وابسته و يا مـرتبط مـيشـوند يا ميتوان گفت يک سيستم مجموعه اي از عناصر به هم وابسته است کـه بـراي رسـيدن بـه اهـدافي مشـترک بـا هـم در تعاملند.
بيشتر مديران از اطلاعات اضافي رنج ميبرند و وقت زيادي را صرف بدست آوردن اطلاعات مورد نيـاز از ايـن انبـوهي اطلاعـات ميکنند و چه بسا در ميان انبوهي اطلاعات ، اطلاعات مورد نياز آنها يا اصلا توليد نميشود و يا در فرمت ها و زمان هاي غيرقابـل استفاده اي توليد ميشود. بررسي وجود و يا عدم وجود اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري در رده هاي مختلف سـازمان جـزو ضرورت هاي کاري مدير سازمان ميباشد.
٢-بيان مسئله پژوهش
بـــه طـــور معمـــول در اغلـــب ســـازمان هـــا وجـــود اطلاعـــات بـــه صـــورت گـــزارش هـــا و جـــداول جهـــت اســتفاده هــاي مـــديريتي و ارائــه آمـــار و عملکـــرد معمــول بــوده و مـــديران در ســازمان هـــا بـــا گســترش حيطـــه فعاليـــت و افـــزايش ارتباطـــات و لـــزوم اداره ســـازمان روز بـــه روز بـــه اهميـــت اطلاعـــات در امـــر تصـــميم گيـــري و برنامــه ريــزي و نظــارت و کنتــرل ســازمان پــي مــيبرنــد. مــديران بــراي انجــام وظــايف و هــدايت بهينــه ســازمان و اســتفاده مطلــوب از فرصــت هــا و تهديــدها و مقابلــه آگاهانــه بــا چــالش هــاي ســازمان ، نيــاز بــه اطلاعــات دقيــق و مربوط و به موقع دارند.
يک سيستم اطلاعاتي ميتواند از نظر فني به عنوان مجموعه اي از مولفه ها مرتبط به هم ،اطلاعات را جهت تصميم گيـري و کنترل در يک سازمان گردآوري، پردازش ،ذخيره سازي و توزيع کند.سيستم اطلاعاتي نوعي ويژگي از سيستم کـاري اسـت که از تکنولوژي اطلاعات براي دريافت ،انتقال ،ذخيره سازي، بازيابي و اداره يا نمايش اطلاعات استفاده ميکند. با توجـه بـه عدم سازمان يافتگي توليد اطلاعات در اغلب سازمان ها، موضوع وجود و يـا عـدم وجـود اطلاعـات مـورد نيـاز در شـرکت آب و فاضلاب در اين پژوهش مورد بررسي قرار ميگيرد. اين تحقيق ضمن بررسـي وضـعيت سيسـتم اطلاعـاتي موجـود و اطلاعـات موجود در آن ، به تعيين نيازهاي اطلاعاتي تصميم گيران شرکت ميپردازد.
٣-اهميت و ضرورت پژوهش
با توجه به نقش اطلاعات در برنامه ريزي و سازماندهي و کنترل وظايف در سازمان ها ضرورت تعيين اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري در شرکت هاي آب و فاضلاب ، جهت هدايت شرکت در راستاي جوابگوئي و خدمات رساني به مشترکين (با پوشش جمعيتي در حدود ٩٦% از جامعه ) و تنظيم ارتباطات برون سازماني با دستگاه ها و ادارات ذيربط به عنوان مشتريان بيروني، امري مشهود و بديهي است . درقدم بعدي پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه جهت ارزيابي عملکرد واحدهاي مختلف وبدست آوردن ديدگاه هاي مديريتي و کارشناسي در موارد برنامه ريزي، نظارت بر نحوه ي خدمات رساني و وصول درآمد، ضروري به نظر ميرسد.مديريت به معناي برنامه ريزيوکنترل منابع فيزيکي و انساني يک سازمان و يک پروژه براي نيل به اهداف مورد نظر ميباشد. با توجه به اهميت اطلاعات مرتبط در تصميم گيري و مضرات اطلاعات غيرمرتبط در تصميم گيري، اين تحقيق به دنبال شناسائي اطلاعات ، دسته بندي، اولويت بندي و طراحي مدلي است که در آن ، جهت تصميم گيري مديران ، اطلاعات مربوط در اختيار آن ها قرار گيردطراحيسيستم ، جهت اصلاح و بهينه سازي فرايندهاي تصميم گيري شرکت آب وفاضلاب ، در راستاي ايجاد سازماني مشتريمدار و بهبود و ارتقاء خدمات رساني به کليه مشتريان اعم از مشترکين ، سازمان ، واحدهايدرون سازماني امري حياتي است ، که خود وامداروجود اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري در سازمان ميباشد.
٤-اهداف پژوهش
هــــدف از انجــــام ايــــن تحقيــــق بررســــي نيازهــــاي اطلاعــــاتي مــــديران شــــرکت آب و فاضــــلاب ميباشد. با انجام اين تحقيق به اهداف زيرميرسيم :
١- بررسي وضعيت موجود سيستم اطلاعات مديريتي و آمارها و گزارشات به لحاظ کمي و کيفي و تحليل آنها
٢- بررسي نيازهاي اطلاعاتي مديران شرکت .
٣- شناسائي، اولويت بندي، دسته بندي نيازهاي اطلاعاتي مديران رده هاي مختلف شرکت آب و فاضلاب .
٥-سؤالات پژوهش
با انجام اين تحقيق به پرسش هاي زيرپاسخ داده خواهد شد:
سيستم اطلاعاتي موجود به لحاظ کمي و کيفي، تا چه حد نيازهاي اطلاعاتي مديران را تامين ميکند؟
آيا اطلاعات توليد شده در سيستم موجود براي مديران آب و فاضلاب متناسب با نقش آن هاست ؟
آيا اطلاعات توليد شده در سيستم موجود براي مديران آب و فاضلاب ، انسجام و يکپارچگي و مطلوبيت لازم را دارند؟ آيا اطلاعات توليد شده در سيستم موجود براي مديران آب و فاضلاب ، به لحاظ شکل و محتوا مطلوبيت لازم را دارند؟ در وضعيت کنوني براي انجام بهينه وظايف و مسئوليت ها، چه اطلاعاتي مورد نياز مديران شرکت ميباشد؟
٦-روش جمع آوري اطلاعات
در اين تحقيق براي جمع آوري داده ها و اطلاعات از روش کتابخانه اي و روش ميداني استفاده شده است .
٦-١-روش کتابخانه اي
در تهيه قسمتي از مطالب اين تحقيق از روش کتابخانه اي استفاده شده که شامل مطالعه و بررسي درکتاب هاي داخلي و خارجي و پايان نامه ها و مقالات و مجلات و نشريه ها و اينترنت ميباشد. گزارش هاي آماري و مستندات و مدارک شرکت و وزارت نيرو در تهيه نتايج و يافته هاي تحقيق مورد استفاده قرار گرفته است .
٦-٢-روش ميداني
براي آگاهي از نظرات مديران در خصوص وضع موجود از روش پرسش نامه و براي تهيه و بدست آوردن اطلاعـات مـورد نيـاز از بررسي اسناد و مدارک استفاده شده است .
٦-٢-١-بررسي اسناد و مدارک
اين اسناد و مدارک در چند دسته شامل : الف –قوانين و آئين نامه ها و روش هاي اجرائي
ب -مستندات مربوط به ماموريت ها، اهداف و سياست ها و خط مشيها پ -شرح وظايف و حدود اختيار مديران
ت -مستندات مربوط به مجموعه سازمان دهي و تشکيلات شرکت
ث -گزارش هاي آماريکه به منظور بررسي و تعيين نيازهاي اطلاعاتي مديران مورد استفاده قرار گرفته است .
٦-٢-٢-استفاده از پرسش نامه
به منظور آگاهي از نظرات مديران در مورد وضعيت سيستم اطلاعاتي موجود شرکت و بررسي آن از روش پرسش نامـه اسـتفاده شده است .
جنبه محرمانه بودن پاسخ ها و عدم نياز به ذکر مشخصات فردي در ارائـه پاسـخ هـاي دقيـق مـيتوانـد مفيـد باشـد. در ابتـداي پرسش نامه هدف از تکميل ، با رعايت مسائل فوق براي پاسخ دهنده توضيح داده شده است .
سوالات پرسش نامه به صورت بسته به تعداد ٣٤عدد، براي هر سوال اصلي تحقيق بر اساس جدول ذيل طراحي شده اسـت کـه سوالات به صورت پنج گزينه اي و با طيف ليکرت خيليکم ، کم ، متوسط ، زيادو خيلي زياد) تهيه شده اند.
با توجه به برابر نبودن تعداد سوالات فرعي هر سوال اصلي تعديل دامنه سوالات از صفر تا صد از فرمول تعديل ديوايس استفاده شده است .
